Понятие документооборота в логистических операциях

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации принято называть документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работами, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др.
Размещено на реф.рф
Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всœеми работниками бухгалтерии.

Как говорилось, информационный поток сонаправлен материальному, ᴛ.ᴇ. информация сопровождает любое передвижение ресурсов. При этом материальный поток сопровождается следующими документами.

1. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность базовых средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

Платежное поручение или платежное требование-поручение в двух экземплярах (один непосредственно покупателю, другой - через банк);

Товарно-транспортные накладные;

Квитанции с желœезнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

2. В отделœе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объёма, ассортимента͵ сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Вместе с тем, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделœе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа͵ номер, дату и сумму счета͵ род, груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса 6 розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массы. В случае обнаружения недостачи мест или массы, .повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один определœенный вид материала, во втором записывают всœе принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают экспедитор и заведующий складом. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными приходовать материалы разрешается без выписки приходного ордера. В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, их приемку осуществляет комиссия и оформляет ее актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

В случае если материал перевозят автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателœем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей, четвертый - основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

3. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателœем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

4. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Οʜᴎ выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчёты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целœесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. В случае если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

5.Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счёт или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии, в котором излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

6. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. В случае если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателœей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета͵ которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объём учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

На предприятиях малого бизнеса отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг можно осуществлять упрощенными способами. Фактически израсходованные материалы по, их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске готовой продукции. Акты составляются, как правило, -подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителœем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

Понятие документооборота в логистических операциях - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Понятие документооборота в логистических операциях" 2017, 2018.

Хозяйствующие субъекты могут получать материальные ценности от разных поставщиков на основании договоров, являющихся правовыми документами, определяющими права и обязанности поставщика и покупателя. Основными реквизитами такого договора являются: наименования сторон (поставщика и покупателя), предмет договора (наименования и количество материалов), цены, сроки поставки, порядок расчетов и др. Поставщики, отгружая (отпуская) товары, выписывают документы двух видов. Один вид документов (товарные) сопровождает товары на всем пути их следования от поставщика до конечного получателя. Другой вид документов (расчетные) представляется в банк и служит основанием для расчетов за товары.

Основными товарными документами являются счет-фактура и товарно-транспортная накладная.

Счет-фактуру выписывают в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик, счет-фактуру выписывают в четырех экземплярах. Первый остается у поставщика, второй предназначен покупателю, третий и четвертый прилагают к расчетным документам для передачи в банк.

В зависимости от формы расчетов, согласованной договором поставки, расчетным документом может служить платежное требование или платежное поручение.

Товарные и расчетные документы поставщиков должны быть тщательно проверены. При этом необходимо обращать внимание, насколько соблюдены условия договора поставки по срокам, количеству, ассортименту, качеству товаров, а также на правильность цен, возможных скидок транспортных расходов, арифметических подсчетов.

По характеру приемки различают приемку:

По количеству;

По качеству и комплектности.

Приемка по количеству – это приемка товаров в установленные сроки: по массе нетто и количеству товарных единиц поставляемых без тары или открытой таре; или по массе брутто и числу мест продукции, поставляемой в таре, с последующей проверкой массы нетто и количества товарных единиц в каждом месте.

Приемка по качеству – это проверка в установленные сроки сохранности качества и комплектности товаров, соответствия требованиям стандартов, технических условий, образцам, рецептурам и другим условиям, предусмотренных договором поставки.

Во всех случаях товары должны принимать работники предприятия, с которыми заключен договор о материальной ответственности за сохранность вверенных им ценностей, поскольку в бухгалтерском учете порядок приемки товаров тесно связан именно с моментом возникновения материальной ответственности. Материальная ответственность возникает с момента приемки товаров по количеству материально ответственными лицами.

Необходимо отметить, что если приемка товаров по качеству совпадает по времени с приемкой по количеству, то она дополняет последнюю, и материальная ответственность наступает в полном объеме.

Приемка материалов по качеству и комплектности, в случае ее несовпадения по времени с приемкой по количеству, дает основание для списания с материально ответственных лиц по актам сумм, связанный с несоответствием качества или комплектности товаров, а также для предъявления претензий и санкций поставщику. Приемку товаров следует проводить в установленные сроки и организовывать ее так, чтобы можно было определить, где, когда и по чьей вине произошла недостача товаров или ухудшение их качества.

Таким образом, документальное оформление операций при складировании материальных запасов имеет важное значение в обеспечении сохранности товарно-материальных ценностей и сокращении товарных потерь.

Логистика: конспект лекций Мишина Лариса Александровна

7. Документальное оформление заказа

Использование большинством фирм в условиях рыночной экономики сложившихся ранее документов во многих случаях не удовлетворяет современным требованиям.

Относительно ведения документации по закупкам руководителям соответствующих отделов целесообразно разработать стандартные бланки.

1) обозначить его, в целях выделения бланка заказа среди других документов словом «заказ» или «заказ на поставку»;

2) присвоить документу порядковый номер. Он применяется в документах, прилагаемых к копии заказа (товарно-транспортная накладная, счет-фактура и т. п.).

Наличие порядкового номера поможет быстрому поиску нужного документа;

3) указать название и адрес компании. Эти сведения служат информацией поставщику, с кем ему предстоит иметь деловые отношения, куда поставлять товар и отсылать счет;

4) в бланке заказа должно быть указано должностное лицо, желательно, чтобы им являлся человек, стоящий у истока заказа. Это поможет поставщику при необходимости решить возникшие у него проблемы с конкретным человеком.

Ему же он может адресовать интересующие его вопросы, связанные с заказом;

5) указывается дата, наименование и адрес поставщика.

6) поставить сроки и указать количество поставляемых товаров;

7) описать товар. В заказе на поставку должны быть четко определены необходимые товары со ссылками не предложение о закупках и заявкой на спецификацию;

8) если адрес поставки не тождественен основному адресу предприятия, названного в бланке заказа, необходимо его указать;

9) цена на товар должна быть проставлена в бланке заказа во избежание конфликта при расплате за поставленные товары;

10) нужно предоставить свои банковские реквизиты, чтобы не возникали различные финансовые недоразумения.

Для правильного оформления операций поставок необходимо тщательно работать с документами, их отражающими.

Копия заказа направляется в подразделения потребителя для проверки на соответствие уведомлениям о поставке поступившего товара.

При проверке используется описание товара.

Уведомление об отгрузке направляется поставщиком после подготовки продукции к отправке. В этом документе указывают номер заказа и время поставки.

Когда поставщик пользуется транспортом другой фирмы, оформляется документ поставщика. В нем указывается:

1) адрес отправителя и его название, описание продукции, количество мест, вес продукции, специфика транспортировки, название поставщика. Для информирования подразделений-потребителей о факте доставки товара, для контроля бухгалтерией соответствия уведомления об отгрузке товара подтверждением получения поставки являются копии заказа и счета;

2) номер сопроводительного письма, дата поставки, способ транспортировки, отправитель – все это в книге регистрации товаров вместе с их кратким описанием. Некоторые предприятия не используют приведенные виды уведомления, предпочитая хранить нужные сведения непосредственно в компьютере, но при недобросовестнности поставщика лучше иметь письменные документы;

3) не будет лишним в некотором документе описывать брак и другие недостатки предоставленного товара для принятия нужных мер отделом закупки.