Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

• СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
• Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
• СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
• Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
• СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
• Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
• Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

• К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

• Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
• Высокая степень защиты данных пользователя.
• Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
• Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

• Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
• Не самая добросовестная работа технической поддержки.
• Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

• В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
• Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
• Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

• Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
• Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

• Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
• Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
• Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
• Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
• Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

• Потребление большого количества системных ресурсов.
• Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

• Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
• Сканирование программой-антивирусом.
• Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
• Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

• Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

• Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
• Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
• Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
• Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

• Работа только с браузером Internet Explorer.
• Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
• Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

• Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
• Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
• Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

• Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
• Слабые возможности по расширению функционала.
• Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

• Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
• Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
• Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
• Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

• В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
• Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

• Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
• Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
• Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

• Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

режде чем говорить о системах автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД), остановимся на определении этих понятий. Под делопроизводством понимается документационное обеспечение управления или отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документооборот — это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления (ГОСТ Р 51141-98).

В России и на Западе сложились разные концепции документооборота, которые отразились в различиях систем автоматизации. Одно из таких принципиальных различий — это централизованная (российский подход) и децентрализованная (западный подход) система контроля. Российские и иностранные системы следует рассматривать отдельно, и в данной статье речь пойдет в основном об отечественных системах, а также о возможностях электронного документооборота.

Электронный документооборот по сравнению с традиционным бумажным имеет целый ряд преимуществ:

• простота внесения изменений в документ;
• возможность помещать в документ не только текст, но и мультимедийные данные;
• возможность использовать заранее заготовленные формы;
• более высокая скорость передачи информации по большому количеству адресов;
• экономия бумаги;
• компактность архивов;
• простота контроля информационных потоков;
• высокая скорость поиска и извлечения информации;
• возможность защиты документов от несанкционированного доступа и разграничения прав доступа сотрудников к информации.

Следует отметить, что внедрение САДД дает определенные преимущества руководству предприятий и организаций для осуществления эффективного управления и оперативного принятия решений, а именно:

• прозрачность деятельности сотрудников и отделов;
• высокая скорость получения аналитических справок и отчетов;
• укрепление исполнительской дисциплины;
• снижение негативного влияния человеческого фактора на деятельность компании;
• уменьшение количества сотрудников, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).

На рисунке показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В условиях электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на настройку документооборота при изменении внешних условий, например требований по изменению формы отчетности. Внедрение системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота сопровождается оптимизацией всего процесса управления, который становится более простым и логичным. Улучшается качество принимаемых решений, эффективнее ведется контроль над исполнением управленческих решений, снижаются прямые и косвенные общественные издержки, связанные с содержанием аппарата управления.

Документы пересылаются с помощью автоматизированной системы документооборота, которая содержит единые для всей организации базы классификаторов, словарей и нормативов. Маршрутизация документов обычно определяется в зависимости от вида документа и сложившихся правил работы (правда, данная функция поддерживается не всеми системами). Обмен документами с внешними организациями при наличии договоренностей с ними обеспечивается с помощью корпоративного информационного портала.

Многие из существующих САДД позволяют перейти внедрившим их компаниям на безбумажный документооборот. Однако даже при наличии САДД часто имеет место так называемый смешанный документооборот, когда большая часть работы с документами ведется в электронном виде (проекты документов, их согласование и т.п.), а распечатывается, подписывается и хранится в бумажном виде только их часть. Обусловлено это несколькими причинами. Во-первых, законодательная база не позволяет целиком перейти на электронные документы. Во-вторых, сами пользователи этих систем еще не готовы полностью отказаться от привычки работать с бумажными документами. На практике электронный документооборот охватывает сейчас в основном документооборот внутренний и значительно реже (при наличии договоренностей между организациями) — межкорпоративный.

При использовании электронного документооборота возникает и весьма непростой технический вопрос. Поскольку документы любой организации или предприятия находятся как в электронном, так и в бумажном виде, то важной процедурой, упрощающей переход на безбумажные технологии, является перевод бумажных документов в электронные. Программно-аппаратные решения на основе стандартных домашних сканеров не обеспечивают производительности, требуемой корпоративными заказчиками, которым необходимы так называемые технологии потокового сканирования. И только специализированные программные комплексы в совокупности с высокопроизводительным офисным оборудованием позволяют без задержек распространять по организации электронные версии документов, поступивших в бумажном виде.

Выбор САДД-продукта

дной из главных тенденций последних лет стало использование промышленных систем автоматизации вместо собственных разработок, что говорит и о возросших требованиях заказчиков, стремящихся получить законченное решение, и о зрелости рынка, готового предложить САДД-решения в совокупности с сервисными услугами. Сегодня на рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации, разработанных российскими компаниями. В соответствии со своей спецификой предприятия и организации могут выбрать подходящий им вариант: только для автоматизации функций делопроизводства, для организации смешанного или полностью электронного документооборота.

При выборе САДД следует обратить внимание на системные требования, масштабируемость и универсальность решения.

Хранение данных и собственно работа САДД обеспечиваются программными платформами. Это могут быть MS SQL, Oracle, Lotus Notes и др.; иногда системы поддерживают работу на нескольких СУБД или платформах разработки. По мнению специалистов, надежность их работы примерно одинакова, различаются они спецификой работы, максимально возможным объемом вводимых документов и стоимостью.

Обычно заказчики выбирают ту систему, для которой в организации уже есть СУБД. Например, если в организации стоит SQL-сервер или Lotus Notes, то выбор системы наверняка будет ограничиваться работающими на той же платформе САДД. Отметим, что на MS SQL работают системы «Гран-Док» от «Гранит Центр» (www.granit.ru) и «Кодекс» (agregat.kodeks.net). Одновременно на MS SQL и на Oracle — Landocs от компании «ЛАНИТ» (www.landocs.ru), «ДЕЛО» от компании «Электронные Офисные системы» (www.eos.ru). На Lotus Notes — «БОСС-Референт» от «АйТи» (www.it.ru), «Золушка» от НТЦ ИРМ (www.mdi.ru), причем последняя работает также на MS SQL и на Oracle. Собственная база данных существует у коробочного решения «ЕВФРАТ-Документооборот» от Cognitive Technologies (www.evfrat.ru), хотя в проектных решениях система может быть реализована на MS SQL и на Oracle.

В зависимости от степени настройки САДД условно разделяют на коробочные и заказные. Коробочное решение представляет собой типовой вариант, который подходит для большинства организаций и который в определенных рамках можно настроить под требования заказчика. Заказное решение состоит из различных модулей и в гораздо большей степени настраивается под нужды организации, что позволяет лучше учесть специфические требования заказчика.

При кажущемся преимуществе заказного решения стоит отметить несколько важных его особенностей. Установка и настройка такой системы весьма сложна и почти всегда требует привлечения специалистов компании-разработчика, причем в некоторых случаях даже партнеры компании-разработчика не в силах осуществить ее установку. К тому же внедрение такой системы стоит значительно больше. Если документооборот организации отличается целым рядом особенностей, которые не в состоянии учесть ни одно коробочное решение, то ей не обойтись без проектного решения. Однако отметим, что в случае слишком необычных форм документооборота высока вероятность того, что он в принципе неэффективен, тогда как внедрение типовой системы способно упорядочить работу организации. Компаниям с традиционным делопроизводством и документооборотом больше подойдет коробочное решение, ибо такой продукт опробован многими заказчиками, учитывает пожелания и замечания клиентов; здесь всегда имеются подробная документация и список типовых ошибок — короче говоря, все плюсы типового решения, в том числе и меньшая цена. Из коробочных решений можно назвать такие, как «Гран-Док», «ДЕЛО», «ЕВФРАТ-Документооборот», из проектных — почти все западные разработки, а также Landocs, «БОСС-Референт», «Золушка».

Очевидно, что универсальных решений, учитывающих всю полноту специфических потребностей различных организаций, вообще не бывает. Чтобы выяснить заточенность системы под определенного заказчика, лучше всего обратиться к списку клиентов компании-разработчика — он наиболее точно характеризует специализацию системы. Если компания, аналогичная вашей, в списке клиентов есть, то вполне возможно, что система подойдет и вам. Для получения более полной информации можно обратиться к постоянным клиентам и поинтересоваться их мнением о системе, а также узнать о возникших при внедрении сложностях.

А теперь более подробно остановимся на самых распространенных отечественных продуктах.

Кодекс: Документооборот

Производитель: ГП «Центр компьютерных разработок» (http://agregat.kodeks.net/esed/esed1.html)

Корпоративная система «Кодекс: Документооборот» — это комплекс взаимосвязанных систем делопроизводства, банков документов и корпоративных сервисов, обеспечивающих автоматизированное решение задач делопроизводства и документооборота в органах государственной власти и других организациях.

• готовые решения для типовых задач (функций) делопроизводства — каждая из систем, входящих в состав корпоративной системы, специализирована для реализации типовых задач обработки документов: регистрации и контроля движения служебной корреспонденции, регистрации и контроля рассмотрения обращений граждан, централизованного контроля распорядительных документов, поручений и др.;
• поддержка и обслуживание бумажного документооборота, постепенный переход от бумажного к электронному документообороту;
• модульность в сочетании с единой информационной логикой — обмен документами между подсистемами, централизованное ведение глобальных справочников, реализация повсеместного доступа к базам данных по технологии Интернет/интранет, рассылка сообщений, сводок, предупреждений по электронной почте;
• экономичность системы определяется использованием собственных продуктов и технологий, ориентиром на наиболее массовые программно-технические платформы, прежде всего Microsoft, невысокими затратами на внедрение.

Функциональные подсистемы, входящие в состав «Кодекс: Документооборот»:

• «Кодекс: Служебная корреспонденция» — регистрация входящих и исходящих документов организации (подразделения); формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения, организация движения документов по исполнителям и контроль их исполнения; постановка документов на централизованный контроль с передачей данных в подсистему «Кодекс: Контроль исполнения документов»;
• «Кодекс: Контроль исполнения документов» — регистрация контрольных документов, заданий, исполнителей, рассылка контрольных карт по исполнителям; регистрация переносов сроков заданий; автоматическое и ручное снятие с контроля полностью отработанных контрольных документов; формирование соответствующего дела на основе номенклатуры дел данного подразделения; автоматическая перерегистрация документов при передаче контрольных документов в подведомственные подразделения, работающие с аналогичной подсистемой;
• «Кодекс: Письма и обращения граждан» — ввод данных о заявителях; регистрация обращений и вопросов, поставленных в них; контроль рассмотрения обращений и поручений руководителя, данных в связи с их рассмотрением;
• «Кодекс: Система подготовки документов» — создание электронного полнотекстового архива документов;
• «Кодекс: Система регистрации нормативных и распорядительных документов» — регистрация документов организации, рассылка текстов документов в электронном виде для их исполнения, а также создание электронного хранилища полнотекстовых документов организации;
• «Кодекс: Справочная система документооборота» — обеспечение доступа к базам документов по технологии Интернет/интранет и оперативное получение информации о документообороте с любого удаленного компьютера.
• «Кодекс: Обмен документами» — обмен документами между подсистемами как в рамках локальной компьютерной сети, так и между территориально удаленными подсистемами.

Системы реализованы в двух вариантах — файл-серверном и клиент-серверном.

DocsVision 2.0 «Архив-Делопроизводство»

Система DocsVision представляет собой законченное приложение, предназначенное для создания архивов документов для автоматизации основных делопроизводственных процедур и бизнес-процессов обработки документов в организации.

Функции системы:

• ведение картотеки документов;
• создание электронного архива документов компании;
• ведение справочников контрагентов и сотрудников организации;
• организацию циклов разработки согласования документов;
• организацию контроля исполнения документов и заданий;
• маршрутизация документов в организации и вне ее;
• автоматизация разнообразных процессов обработки документов;
• организация процедур периодической обработки документов и широковещательной рассылки документов.

Данная система может быть использована как законченное решение для внедрения в компаниях либо служить в качестве прототипа при разработке приложения на заказ. Структура системы может быть настроена в соответствии с потребностями конкретной организации.

CompanyMedia-Делопроизводство

Данная система предназначена для автоматизации документооборота c отслеживанием движения документов в реальном масштабе времени.

Функции системы:

• прием, обработка и распределение поступающей (входящей) корреспонденции;
• подготовка, подписание, регистрация и рассылка исходящей корреспонденции;
• подготовка, подписание, регистрация и отправка внутренних и организационно-распорядительных документов, а также контроль их исполнения;
• организация переписки между организациями и отдельными подразделениями;
• поддержка многолетнего режима работы.

Основные характеристики системы:

• неограниченное количество рабочих мест и неограниченное количество организаций;
• сквозное делопроизводство;
• 100% гарантия доставки информации;
• механизм замещения, то есть возможность предоставления постоянного или временного доступа к документам, относящимся к определенным сотрудникам, для других сотрудников организации («замещающих»).

OfficeMedia — Делопроизводство

Система предназначена для автоматизации работы секретарей или отдела делопроизводства и предоставляет руководителям всех уровней возможность давать поручения по полученным документам и контролировать их исполнение.

Комплект «OfficeMedia — Делопроизводство» состоит из следующих баз данных:

• «Регистрация документов» — для организации систематического учета документов, контроля исполнительской дисциплины сотрудников, подготовки отчетов и т.п.
• «Библиотека рабочих документов» — для подготовки документов, их классификации, хранения, контекстного поиска информации и печати документов;
• «Согласование» — для автоматизации рассылки документов на согласование и контроля над процессом;
• «Ознакомление» — для автоматизации рассылки документов на ознакомление.
• «Обращения граждан» — для ведения делопроизводства на основании обращений физических лиц;
• «Организационно-распорядительные документы» — для формирования проектов приказов, распоряжений, служебных записок, их согласования, подписи и контроля исполнения.

DOCS Open

Производитель: «Лоция Софт» (http://www.lotsia.com/techno-ds.html)

Комплекс по управлению технической документацией на основе DOCS Open представляет собой интеграционное решение, которое основано на передовых разработках зарубежных и отечественных компаний, являющихся лидерами в областях создания электронных архивов, технического документооборота, управления составом изделия и проектными данными, а также ввода информации с бумажных носителей. Решение построено по архитектуре «клиент-сервер».

Функции системы:

• преобразование в электронную форму документов с бумажных носителей с последующей обработкой (распознавание текстов и т.п.);
• работа с текстовыми и графическими форматами документов, а также использование специализированных приложений для работы с иными форматами;
• поиск документов по неограниченному числу критериев; контекстный поиск на русском языке; нечеткий поиск;
• наличие средств свободной и предопределенной маршрутизации с поддержкой контроля исполнения; ведение мониторинга работ (полная история работы с документами и история выполнения заданий и работ), получение полной информации о статусе документа, о состоянии работы и задействованных исполнителях;
• надежный контроль за доступом к документам и защита от несанкционированного доступа.

Для установки и визуализации логических связей между документами служит дополнительный модуль «Смотритель», который предоставляет возможность отображения логической структуры архива с помощью механизма представлений.

Серверная часть комплекса может работать как на платформе PC, так и на рабочих станциях под управлением различных версий ОС UNIX (HP, Sun и др.). В качестве клиента используются различные версии Windows. Поддерживается работа через Интернет. В качестве СУБД может использоваться один из наиболее популярных индустриальных серверов баз данных (Sybase SQL Anywhere, MS SQL Server, Sybase SQL Server, Oracle) на практически любой программно-аппаратной платформе.

«ГРАН-ДОК» для Windows

Производитель: «Гранит-Центр» (http://www. granit.ru/products_info.asp?id=10)

«Гран-Док» — специализированная система для автоматизации делопроизводства и документооборота в государственных и муниципальных структурах управления. Эту САДД можно отнести к специализированным системам автоматизации делопроизводства и документооборота.

Функции системы:

• учет всех деловых документов, хранение и работа с текстами документов;
• контроль каждого этапа рассмотрения и пути прохождения документа от поступления до списания в дело;
• получение справочной информации о документах;
• анализ документооборота.

«Гран-Док — Lite» — однопользовательская версия для муниципальных структур управления, имеющих небольшой объем документооборота. Предназначена для учета и работы с документами на одном рабочем месте. Платформа — Microsoft SQL.

«Гран-Док — сетевая версия» — адресована государственным и муниципальным структурам управления с объемом документооборота от 5 до 30 тыс. документов в год и с количеством пользователей от 20 до 150.

«Гран-Док — корпоративная версия» (на основе «Единой системы электронного документооборота и делопроизводства муниципальных структур управления административного округа») — предназначена соответственно для ведения электронного документооборота и делопроизводства административного округа.

ДЕЛО

Производитель: «Электронные Офисные Системы» (http://www.eos.ru)

«ДЕЛО» — это комплексное промышленное решение, позволяющее автоматизировать делопроизводство и внедрить электронный документооборот как в отдельно взятых организациях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах. Использование системы «ДЕЛО» позволяет автоматизировать административные регламенты и организовать эффективный контроль за движением и исполнением как бумажных, так и электронных документов организации.

Функции системы:

• регистрация и ввод документов;
• работа над проектами документов;
• исполнение документов;
• контроль исполнения;
• поиск документов;
• опись дел и архивное хранение.

Дополнительные компоненты системы — «Архивное дело», «ДЕЛО-web», «ЭЦП и шифрование», «Мастер паролей» и «Поточное сканирование».

1С-Архив

«1С:Архив» является системой управления документами масштаба предприятия и служит для повышения эффективности коллективной работы сотрудников с архивами электронных документов и контроля исполнительской дисциплины.

Функции системы:

• организация централизованного хранилища всех документов организации, структурирование их по папкам-рубрикаторам и обеспечение коллективного доступа сотрудников как по локальной сети, так и по Интернету;
• выдача поручений; выбор исполнителей или группы исполнителей; установка контрольных сроков и автоматическая рассылка оповещений сотрудникам о поступлении новых поручений;
• хранение всех версий документов с возможностью вернуться в любой момент времени к нужной версии или сравнить любые две версии документов;
• поиск как по реквизитам учетно-регистрационной карточки, так и по содержанию (полнотекстовый поиск) с учетом морфологии русского языка;
• управление правами пользователей и установление различных прав доступа к папка-рубрикаторам и содержащимся в них документам для различных пользователей.

Технология WebPortal предназначена для динамической публикации архивов документов в сети Интернет и обеспечения доступа к документам с помощью обычных web-браузеров для клиентов, удаленных офисов или сотрудников, работающих по модему.

Эффект Офис

Производитель: ИКК «Гарант Интернэшнл» (http://www.garant.spb.ru/products/eof_eto.shtm)

• «Эффект Офис» — это серия программных продуктов для систематизации, безопасного хранения и эффективного поиска документов;
• «Эффект Офис — система управления документами» — предназначена для создания электронного архива документации и организации компьютерного документооборота предприятия. Реализованы локальный и клиент-серверный варианты;
• «Эффект Офис — персональный архив» — специальная версия системы для одного пользователя;
• «Эффект Графика», «Эффект Графика Плюс» — для работы с графическими изображениями;
• «Эффект Секретарь» — рабочее место секретаря;
• «Эффект Почта» — система централизованного приема, отправки и регистрации электронной почты.

LanDocs

Система LanDocs предназначена для комплексной автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов. В систему входят:

• LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — базовая система автоматизации процессов делопроизводства и ведения архива электронных документов;
• LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ — серверное программное обеспечение для централизованного управления хранением документов (файлов документов) в электронном архиве; взаимодействует с системой LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО;
• LanImage: СКАНИРОВАНИЕ И ВИЗУАЛИЗАЦИЯ ИЗОБРАЖЕНИЙ — система сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов;
• LanDocs: ИНТЕРНЕТ-ДОСТУП. Специализированный web-сервер;
• LanDocs: ПОЧТОВЫЙ СЕРВЕР и LanDocs: ПОЧТОВЫЙ КЛИЕНТ;
• LanDocs: ПОДСИСТЕМА БЕЗОПАСНОСТИ — защита информации посредством электронной цифровой подписи и шифрования;
• LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ — моделирование процессов движения документа посредством построения графических карт; дополняет LanDocs: ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО.

OPTiMA-WorkFlow

Производитель: OPTiMA (http://www.optima-workflow.com/rus/)

Данная система, предназначенная для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота, включает:

• графический редактор для описания сценариев движения документов и технологических операций на этапах работы с ними;
• возможности контроля соблюдения требований технологии работы с документами и контроля исполнения поручений;
• механизм контроля версий;
• средства для создания отчетов;
• возможность работы в распределенных корпоративных сетях;
• возможность индивидуальной настройки интерфейса рабочего места пользователя.

DIS:системы

Документоориентированные корпоративные информационные системы (DIS:системы) обеспечивают повышение эффективности управленческой деятельности за счет автоматизации документационного обеспечения управления. Этот продукт ориентирован на организацию делопроизводства в органах государственной власти.

Системы гибко настраиваются, реализованы на различных платформах и имеют удобную модульную структуру:

• «DIS:class — Электронная канцелярия ”Золушка”» — представляет собой технологию классического делопроизводства со сквозным контролем исполнения документов и позволяет автоматизировать основные функции канцелярии, общего или организационного отдела (регистрацию, обработку и контроль исполнения документов);
• «DIS:library — Библиотека» — автоматизированная система ведения библиотек и архивов электронных документов. Позволяет организовать библиотеки документов по функциональному направлению деятельности, библиотеки информационных материалов, бланков и типовых форм. Работает с текстовыми, графическими, аудио- и видеоматериалами;
• «DIS:reception — Деловая почта» — автоматизированная система обработки электронной переписки организации;
• «DIS:manager — Поручения» — автоматизированная система документирования и контроля исполнения поручений;
• «DIS:contact — Досье» — автоматизированная система накопления информации о контактах и событиях, организациях, проектах и ходе их исполнения;
• «DIS:writer — Подготовка документов» — автоматизированная система для подготовки и согласования документов;
• модули «DIS:users — Пользователи», «DIS:structure — Структура» и «DIS:assistant — Рабочее место» — предназначены для решения вопросов администрирования.

БОСС-Референт

«БОСС-Референт» — программный комплекс, разработанный на платформе Lotus Notes/Domino и позволяющий построить полноценную систему для управления деловыми процессами обработки документов и для контроля за их выполнением, является шагом на пути построения системы управления знаниями организации или предприятия. Система использует различные базы данных по документам, событиям, отчетам и пр.

Компоненты системы:

• корпоративная система электронного документооборота;
• встроенная электронная почта;
• средства выхода на внешние системы электронной почты, на глобальные компьютерные сети.

Функции системы:

• подготовка, распространение и хранение внутренней нормативно-распорядительной информации;
• создание и контроль поручений;
• планирование и оптимизация работы в отношении контактов с внешними организациями;
• контроль договоров;
• работа с корпоративными, экономическими и политическими новостями.
• совместное обсуждение различных вопросов в рабочей группе, для чего используется режим конференции.

ЕВФРАТ- Документооборот

Производитель: Cognitive Technologies (http://www.cognitive.ru/products/euph-doc.htm , http://www.evfrat.ru)

«ЕВФРАТ-Документооборот» позволяет организовать управление информационными потоками и документами организации и содержит весь необходимый инструментарий для успешной автоматизации документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, так и в рамках всей организации со сложной схемой информационных потоков. «ЕВФРАТ-Документооборот» отличается гибкостью и простотой настройки. В стандартный комплект поставки входит весь необходимый инструментарий (дизайнер форм, дизайнер маршрутов, менеджер журналов и отчетов), который позволяет заказчику своими силами и в кратчайшие сроки адаптировать систему к особенностям своей компании. Главным преимуществом системы является то, что при высокой функциональности она является по-настоящему коробочным решением и имеет низкую общую стоимость владения.

Функции системы:

• регистрация, хранение и поиск документов;
• создание и изменение регистрационных карточек без привлечения разработчика с помощью дизайнера форм;
• работа с документами в бумажной и электронной форме;
• контроль исполнения поручений;
• создание типовых маршрутов документов с помощью дизайнера маршрутов;
• создание различных журналов и отчетов по исполнительской дисциплине, документам, сотрудникам и т.д.;
• надежный учет и хранение документации;
• разграничение прав и защита от несанкционированного доступа;
• списание документов в архив;
• возможность удаленной работы с системой на обычном рабочем месте пользователя или через тонкий клиент (MS Internet Explorer);
• удаленное администрирование системы;
• безопасность работы через Интернет с помощью специального модуля для идентификации пользователя.

Потоки информации и движение документов образуют докумен тооборот.

Все документы имеют общие и специальные функции. Общие функции:

Информационная (документ создают для сохранения информации);

Социальная (документ является социально значимым объектом, т. к. связан с определенной социальной потребностью);

Коммуникативная (документ выступает средством связи между организациями и другими общественными структурами);

Культурная (документ закрепляет и передает культурные традиции). Специальные функции:

Управленческая (документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели);

Правовая (документ является средством закрепления и измене­ния правовых норм и правоотношений в обществе);

Историческая (документ - это источник исторических сведений о развитии общества).

Электронный документооборот предполагает наличие двух обязательных компонентов:

Система автоматизации документооборота,

Программное обеспечение.

Малые и средние предприятия с небольшим объемом документооборота, имеющие один или несколько компьютеров, могут использовать для автоматизации документооборота достаточно широко распространенные и удобные текстовые редакторы и электронные таблицы.

Малые и средние предприятия с большим объемом документооборота, а также все крупные предприятия должны использовать специализированные системы управления документооборотом.

Использование компьютеров не меняет основных задач и принципов делопроизводства, а лишь помогает более эффективно организовывать работу с документами.

а) Электронное делопроизводство с использованием пакета программ Microsoft Office. Создание стандартных бланков документов для делопроизводства (приказы, распоряжения, инструкции, письма, отчеты и т. д.) можно осуществить, применяя автоматизированные офисные технологии с применением пакета программ Microsoft Office. Существуют значительные преимущества электронного делопроизводства по сравнению с ручным изготовлением.

б) Специальные системыэлектронного документооборота. Любая система документооборота может содержать элементы каждой из приведенных ниже категорий, но большинство из них имеют конкретную ориентацию в одной из областей, связанную в первую очередь с позиционированием продукта.

Системы с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА). Электронный архив - это частный случай системы документооборота, ориентированный на эффективное хранение и поиск информации. Некоторые системы особенно выделяются за счет развитых средств полнотекстового поиска: нечеткий поиск, смысловой поиск и т. д., другие - за счет эффективной органг зации хранения.

Системы с развитыми средствами workflow (WF) - "поток работ". Эти системы в основном рассчитаны на обеспечение движения неких объектов по заранее заданным маршрутам (так называемая "жесткая маршрутизация"). На каждом этапе объект может меняться, поэтому его называют общим словом "работа" (work). К работам могут быть привязаны документы, но не они являются базовым объектом этих систем. С помощью таких систем можно организовать опре­деленные работы, для которых заранее известны и могут быть прописаны все этапы.

Системы, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний. Это "гибридные" системы, которые обычно сочетают в себе элементы двух предыдущих. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Для управления организацией нужна как "жесткая", так и "свободная" маршрутизация, когда маршрут движения документа назначает руководитель ("расписывает" входящий документ), поэтому обе технологии в том или ином виде могут присутствовать в таких системах. Эти системы активно используются в государственных структурах управления, в офисах крупных компаний, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При этом сотрудники коллективно создают документы, готовят и принимают решения, исполняют или контролируютих исполнение. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, поэтапного внедрения, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т. д.

Системы, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration). Это новое веяние в области систем документооборота, связанное с пониманием изменчивости рыночных условий в современном мире и с необходимостью иметь для быстрого движения "только самое нужное", без лишнего, очень полезного, но тяжелого балласта. Такие системы, в противоположность предыдущим, не включают понятия иерархии в организации, не заботятся о какой-либо формализации потока работ. Их задача - обеспечить совместную работу людей в организации, даже если они разделены территориально, и сохранить результаты этой работы. Обычно реализованы в концепции "порталов". Они предоставляют сервисы хранения и публика­ции документов во внутренней сети организации, поиска информации, обсуждения, средства назначения встреч (как реальных, так и виртуальных). Такие системы находят заказчиков среди быстро раз­вивающихся коммерческих компаний, рабочих групп ь крупных фир­мах и государственных структурах.

Системы, имеющие развитые дополнительные сврвисы. Могут иметь различные уровни сложности. Например, сервис управления связями с клиентами (CRM - Customer Relation Management), управ­ления проектами, электронной почты и пр.

Системы документооборота, представленных в России: Docs Fusion и Docs Open, Documentum, LanDocs, Microsoft SharePoint, Portal Server, Optima Workflow, "БОСС-Референт", "Дело", "Евфрат", Company Media, Lotus Domino.doc, "Эффект-Офис". Информацию об этих системах можно узнать на сервере конференции Docflow, http:/www. Docflow.ru и др.

Во всех системах имеется интеграция с приложениями Microsoft Office, генерация отчетов, стандартные средства поиска.

Внешний электронный документооборот. Как известно, про­блема обмена корреспонденцией между организациями, исполь­зующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной ин­формацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим обра­зом: документ, созданный в СЭД одной организации, распечаты­вался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организа­ций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неодно­кратно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Одной из задач целевой федеральной программы "Электронная Россия" является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспек­тивных вариантов, применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно по высить эффективность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними организациями. XML-технология состоит в том, чтобы от­делить данные (содержание) от их визуального представления (фор­мы и формата), что позволяет представлять один и тот же документ в различных формах и форматах.

Выбор системы документооборота - это не просто технологиче­ская или инженерная задача, он связан с общей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяет­ся во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компа­ния придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом вне­дрения.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Подобные документы

Современные электронные системы управления и работы с документами. Проблемы традиционных и электронных технологий ДОУ. Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами). Защищенность электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 12.12.2007


Использование информационных технологий в здравоохранении. Автоматизация электронного документооборота. Обзор рынка медицинских услуг. Здравоохранение в США. Программная реализация автоматизации электронного документооборота медицинских учреждений.

отчет по практике , добавлен 27.04.2016


Понятие бизнес-процесса. Формы автоматизации регистрации документов. Функции систем электронного управления делопроизводства и документооборота, обоснование их выбора и практическое применение. Структура рынка программных продуктов в области ЭУД.

курсовая работа , добавлен 17.07.2013


Задачи системы электронного документооборота. Анализ существующих информационных систем. Методы и средства инженерии программного обеспечения. Концептуальная модель данных в BPWin. Построение инфологической модели системы документооборота "Doc_Univer".

курсовая работа , добавлен 25.03.2014


Классификация и сравнение программных продуктов в области электронного управления документацией. Информационное исследование и анализ процессов, подлежащих автоматизации на предприятии. Внедрение системы корпоративного электронного документооборота.

дипломная работа , добавлен 29.06.2012


Применение информационных технологий в управлении проектами (инновациями), определение их эффективности. Методические принципы защиты информации. Виды и особенности интеллектуальных информационных систем. Организация электронного документооборота.

курс лекций , добавлен 29.04.2012


Принципы организации документооборота управленческой деятельности. Создание компонентов систем электронного документооборота. Directum: краткое описание системы, решаемые задачи, архитектура. Безопасные приемы работы. Виды опасных и вредных факторов.

дипломная работа , добавлен 17.03.2013

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов - договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование - Ленкевич Л.А. Делопроизводство. - М.: Академия, 2009.

В целом система автоматизации коммерческой деятельности должна выполнять следующие функции - Михеева Е.В., Титова О.И. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера. - М.: Академия, 2009:

• 1. Обеспечение полного контроля поступления и продажи товара. Торговля включает в себя покупку или производство товара, его хранение и продажу. Весь этот процесс сопровождается различными бумагами: накладными, счетами, счетами-фактурами, которые необходимы для бухгалтерской отчетности. Соответственно, система торговли должна автоматизировать все операции по движению товара и предоставлять соответствующие им бухгалтерские документы.
• 2. Взаимодействие с системой автоматизации бухгалтерского учета необходимо для наиболее полной автоматизации финансовой деятельности компании. В идеальном случае программа бухгалтерского учета должна являться составной частью системы автоматизации торговли. На самом деле, учитывая разнообразие бухгалтерских программ, давно используемых компаниями, система автоматизации торговли должна, по меньшей мере, обеспечивать сохранение необходимой информации в форматах этих программ.
• 3. Разграничение доступа к информации в системе автоматизации коммерческой деятельности не только является мерой для обеспечения секретности, но и служит для более четкого распределения функций между сотрудниками.
• 4. Максимальная автоматизация операций служит для повышения эффективности работы сотрудников и позволяет избежать многих ошибок, следствием которых могут стать финансовые потери.
• 5. Регулярное обновление и поддержка системы фирмой-производителем необходимы для обеспечения устойчивого функционирования торговой компании. Действительно, система автоматизации торговли должна отвечать всем требованиям финансового учета, принятым в стране, и всем реалиям рынка.

Задачи, решаемые при автоматизации деятельности документооборота компании, во многом зависят от характера ее бизнеса, инфраструктуры, административного устройства и многих других факторов. Но вне зависимости от специфики каждой отдельной фирмы существует ряд общих требований к системам автоматизации офисной деятельности. Поэтому для того, чтобы определить эти требования, необходимо понять, что общего имеется в задачах автоматизации деятельности офисов различных компаний - Михеева Е.В. Информационные технологии в профессиональной деятельности. - М.: Академия, 2008.

1. Обеспечение совместной деятельности.

Прежде всего офис -- это группа людей, поэтому на первый план выдвигаются средства организации внутрикорпоративного взаимодействия. Конкретный состав этих средств, их содержание и наполнение во многом зависят от специфики деятельности компании. Так, например, торговой организации необходима система автоматизации коммерческой деятельности (торговли); компании, занимающейся выполнением различных проектных работ, -- развитые средства управления проектами и задачами. Практически перед любой фирмой встает вопрос автоматизации канцелярии.

Таким образом, при организации внутрикорпоративных деловых процессов внутри компании (а значит, и ее офисов) возникает потребность в автоматизации различных видов деятельности ее сотрудников. Наиболее общими из них являются нижеследующие.

2. Документооборот.

В принципе, весь документооборот сводится к присвоению документу номера (регистрации документа в канцелярии) и к его исполнению, возможно, сопровождаемому контролем. Документооборот охватывает все структурные подразделения компании -- от канцелярии до руководства -- и является важной частью системы управления фирмой.

Если регистрация документа достаточно однотипна для всех компаний, то процессы его исполнения и контроль над его прохождением формализуются трудно и во многом зависят от административного устройства организации. Исходя из этого система документооборота должна содержать развитые средства адаптации к административной структуре компании и порядку работы с документами, принятому в ней.

Система автоматизации документооборота должна поддерживать рассылку и визирование документов, что является отражением реальных процессов работы с бумагами в любой организации. Также при автоматизации документооборота должна быть обеспечена и другая типичная операция при работе с бумагами -- контроль над прохождением документов. Кроме того, данная система должна обеспечивать: ввод в систему документов из различных источников: бумажная документация, сообщения электронной почты, факсы, файлы различных прикладных программ.

3. Планирование работ и управление ими.

Планирование работ включает в себя составление регламента работ, калькуляцию затрат по ним и планирование ресурсов. Планирование работ неразрывно связано с планированием мероприятий как для отдельных сотрудников, так и для рабочих групп.

4. Автоматизация коммерческой деятельности (торговли).

В отличие от документооборота все производственные процессы, связанные с торговлей, формализуются значительно проще. Хотя, как показывает практика разработки, продажи и внедрения пакетов автоматизации коммерческой деятельности, у каждой компании есть свои нюансы, но это не мешает широкому распространению подобных систем.

5. Связь с внешним миром.

Деятельность любой компании немыслима без средств удаленного взаимодействия между ее офисами и без связи с другими компаниями. Следовательно, любой компании необходимы:

• - средства электронной почты;
• - автоматизация службы факсимильных сообщений;
• - средства для организации удаленного доступа и взаимодействия между офисами компании.
• 6. Защита данных.

Самой ценной составляющей любой информационной системы, тем, во имя чего она и существует, являются хранящиеся в ней данные. Даже при самом надежном решении всегда существует риск потери информации, жизненно важной для предприятия - Сапков В.В. Информационные технологии и компьютеризация делопроизводства. - М.: Академия, 2007.

Защита корпоративных данных является комплексной задачей, частями которой являются:

• - Предотвращение несанкционированного доступа к данным. Разграничение доступа к информации, с одной стороны, необходимо для обеспечения ее секретности и защиты от умышленного разрушения, а с другой -- служит для более четкого разграничения обязанностей между сотрудниками.
• - Антивирусная защита. Не следует преуменьшать опасность проникновения вирусов в информационную среду. В условиях бурного развития локальных и глобальных сетей и технологий, связанных с Интернетом, один вирус, попавший в сеть, может принести компании катастрофические убытки.
• - Резервное копирование данных. Какой бы надежной ни была информационная среда компании, всегда существует вероятность потери данных. В этом случае уменьшить связанные с этим потери поможет развитая система резервного копирования. Как показывает практика внедрения информационных систем, редко кто из IT-менеджеров не устанавливает систему резервного копирования, но при этом далеко не всегда используются современные технологии, предлагаемые для этих систем.