Одним из основных вопросов, связанных с определением той или иной научной дисциплины, является характеристика ее с точки зрения параметров, присущих любой науке. К таким параметрам относятся: объект, предмет и структура науки, ее связь с другими науками, место в системе наук, методы науч­ных исследований. Важное значение имеет также рассмотре­ние истории формирования данной науки, анализ главных концепций относительно ее объекта и задач.

Прежде чем приступить к конкретным вопросам дадим рабо­чую дефиницию документоведения: это - наука о документе, ис­следующая процессы создания и функционирования документов.

8.1. Основные этапы развития и главные концепции документоведения

Документоведение, как знание о документе вообще, имеет древние корни: почти с того времени, когда возникли сами до­кументы, люди начали накапливать знания о том, как созда­вать документы, как их оценивать, как обращаться с ними. Но эти знания возникали отдельно на различных участках и на­правлениях создания и использования (в том числе хранения и распространения) документов 1 .

Научное оформление знаний о документе происходит в XVII-XVIII вв. Изучением официальных и частных докумен­тов юридического содержания стала заниматься дипломатика, оформившаяся в научную дисциплину во Франции в XVII в.

Одновременно формируются несколько специальных исто­рических дисциплин, направленных на исследование доку­ментов как исторических источников. Они получили общее название - историческое источниковедение. В его составе выделилось несколько вспомогательных исторических и фило­логических дисциплин: палеография - исследует историю письма (способ написания, форму букв, особенности материа­ла, на котором писали, и т. п.), его эволюцию и характерные особенности; сфрагистика - изучает печати, которыми скреп­лялись письма и удостоверялись грамоты; текстология - ис­следует произведения письменности, литературы и фольклора, исторические документы для установления точного текста и дальнейшего изучения их, комментирования и опубликова­ния; археография изучает теорию и практику издания пись­менных исторических источников, разрабатывает принципы и методы опубликования исторических документов. К докумен-товедческим знаниям можно отнести и книговедение, или биб­лиографию (эти понятия сначала трактовались как синони­мы), начинающую развиваться в XVIII - начале XIX в. Но отдельной научной дисциплины, объектом которой был бы лю­бой документ, долгое время не существовало.

Лишь в начале XX в. возникла документациопная наука, основателем которой был бельгийский ученый Поль Отле. П. Отле называл документацией как практическую деятель­ность по сбору, хранению и использованию документов, так и научные исследования этой деятельности. Вместе с тем он предложил и отдельное название для научной деятельности:

документология, или библиология. В связи с отождествлени­ем документа и книги он считал синонимичными названия "документология" и "библиология". П. Отле заложил теорети­ческие основы документологии во многих статьях, моногра­фии "Трактат о документации" (1934 г.), а также в практичес­кой деятельности Международного института документации и, позже, Международной федерации по документации.

Идеи документации нашли широкое распространение, были одобрены и поддержаны многими исследователями, имевши­ми дело с документами различного происхождения: библио­течного, архивного, музейного.

В начале 50-х годов XX в. на базе документации возникает новое научное направление: наука об информации, или ин­формационная наука (information science ). Ее возникновению способствовала разработка теории коммуникации (или теории информации) в конце 40-х гг. XX в. (основатели - Норберт Ви­нер, Клод Шеннон).

Сторонники информационной науки подчеркивали, что ра­бота с документами не является самоцелью, что ее главная цель - фиксация, сохранение и использование информации, содержащейся в документах. В связи с этим документацион-ная наука трансформируется, даже по названию, в докумен-тационно-информационную науку, а Международная феде­рация по документации - в Международную федерацию по информации и документации (в настоящее время - Междуна­родная федерация по информации).

Постепенно "документационная" часть названия науки утрачивается, она превращается в сугубо "информационную науку", информатику как науку, которая "изучает законо­мерности информационных процессов в социальных комму­никациях" 1 . Документ стал частью объекта информатики, поскольку именно документы являются основным источни­ком информации и обязательной составляющей информаци­онных процессов в обществе.

В 60-е годы XX в. информатика развивалась преимущест­венно как научная информатика, изучавшая процессы научно-информационной деятельности и, соответственно, научные документы (или документы как источники научной информа­ции).

Общие закономерности создания и использования докумен­тов в 60-70-е годы XX в. начала изучать документалистика (наиболее известный российский представитель этого направ­ления - Геннадий Григорьевич Воробьев) 1 . Заинтересован­ность документом возникла в связи с необходимостью изуче­ния новых, компьютерных, документов, которыми в то время были перфокарты и перфоленты. Однако это научное направ­ление впоследствии не получило широкого распространения.

С конца 40-х годов XX в., а особенно интенсивно с 60-х годов начало развиваться документоведение в рамках подготовки специалистов по архивному делу. Раньше документоведческие знания были вкраплены в разные архивоведческие дисципли­ны. Главной целью новой научной дисциплины стало изучение процессов подготовки управленческих документов, которые после выполнения своих основных функций попадают на хра­нение в архив. Вместе с тем в пределах этого научного направ­ления ставились и рассматривались вопросы общего характера об определении документа, его функциях, методах исследова­ния и совершенствования документов, а также о научно-техни­ческой документации, кинофотофонодокументах, машиночи­таемых документах и других, попадающих на хранение в архивы.

В 70-80-е годы XX в. специалисты по библиотековедению (Ю.Н. Столяров) и библиографоведению (О.П. Коршунов) вво­дят понятие "документ" в терминосистему этих наук. Посте­пенно осознается необходимость преподавания документо-ведения будущим библиотекарям-библиографам. В пределах библиотечно-библиографического образования зарождается новое направление документоведения, изучающее общие про­блемы документа. При этом книга рассматривается как вид документа. Конечно, это направление не такое уж "новое", пото­му что опирается на идеи документации (документологии), разрабатывавшейся Полем Отле в начале XX в., но в связи с временным прекращением документологических исследова­ний в 40-60 годы XX в. оно воспринимается как нечто новое, не присущее "традиционному" документоведению. Процесс оформления этого направления происходит в 90-е годы XX в. Разными авторами создаются учебные программы, выходит учебник Н.Н. Кушнаренко "Документоведение" 1 , публикуют­ся статьи и рецензии, обсуждается понятийный аппарат доку­ментоведения.

В настоящее время в Украине господствуют две главные кон­цепции документоведения, которые С.Г. Кулешов предлагает называть "общим документоведением" (то есть изучающим об­щие проблемы определения и функционирования документа во всех сферах общественной деятельности) и "традиционным (или специальным) документоведением" (изучающим докумен­ты, создаваемые в сфере управления, которыми занимается де­лопроизводство и которые после выполнения своей основной функции поступают для хранения в архивы) 2 . Утверждая это, мы имеем в виду трактовку документоведения широким кру­гом специалистов, имеющих дело с документами разных видов, а также смысловое наполнение учебных курсов по докумен­товедению в разных учебных заведениях. Существенный вклад во внедрение идей общего документоведения внес учебник Н.Н. Кушнаренко, ставший практически доступным всем же­лающим благодаря неоднократным переизданиям.

Михаил Семенович Слободяник считает, что в настоящее время в Украине существуют три концепции документоведе­ния: "расширенная (Н.Н. Кушнаренко), специализированная (С.Г. Кулешов), информационная (М.С. Слободяник), в основу которых положено разное понимание сущности, структуры и других базовых понятий документоведения и его места в систе­ме наук" 1 . На наш взгляд, перечисленные концепции являют­ся разновидностями общего документоведения, потому что все они признают единую (широкую) трактовку документа как объекта документоведения. Дискуссии, происходящие между представителями данной концепции, являются свидетельс­твом недостаточной разработанности, несогласованности от­дельных положений и в конечном итоге должны привести не к разветвлению общего документоведения, а к его обогащению позитивными моментами из каждого подхода. Следует отме­тить, что именно благодаря развитию общего документоведе­ния в конце XX - начале XXI в. произошло значительное обо­гащение его теории, распространение его идей даже среди представителей "традиционного" (управленческого) докумен­товедения 2 .

В настоящее время представители общего документоведе­ния пришли к выводу о необходимости изменить его название на "документологию", чтобы избежать беспредметных дискус­сий о том, какое документоведение "правильное" и "традици­онное". В частности, Ю.Н. Столяров писал: "...существует объ­ективная необходимость в создании специальной научной дисциплины, изучающей структуру и функции всякого, како­го бы то ни было, документа во всех его связях и опосредовани-ях. Назовем эту дисциплину документологией" 3 . Переимено­вание общего документоведения в документологию могло бы быть сугубо техническим, терминологическим решением, призванным снять существующие противоречия между общим и управленческим документоведением.

Это предложение украинские ученые встретили практичес­ки без возражений, однако возникла потребность в согласова­нии принятых ранее решений о трактовке научной и учебной дисциплины "документоведение", специальности "Докумен-товедение и информационная деятельность", представлений о структуре документоведения и месте в ней (или вне ее) доку-ментологии и другие теоретические и практические проблемы. Несколько противоречивой была позиция М.С. Слободяника, который, с одной стороны, признал, что "переименование од­ного из направлений науки о документе является возможным с тактической точки зрения вариантом снятия определенного напряжения в нашей профессиональной общественности", а с другой - побаивался, что такое переименование может услож­нить переход от документоведения как комплекса научных дисциплин к единой, интегрированной науке о документе и к дискуссии о соотношении документоведения и документоло-гии 1 . Вместе с тем, М.С. Слободяник активно включился в на­званную дискуссию и фактически признал документологию как новое название науки о документе, не только в широком значении, но и относительно всех видов и типов документов, включая управленческую документацию и делопроизводство.

Вторым "болевым моментом" в развитии документоведения является его соотношение с книговедением как наукой и учеб­ной дисциплиной. По этому вопросу развернулась непримири­мая дискуссия 2 , которая, на наш взгляд, несколько преувеличивает противоречия между этими науками и невозможность их одновременного сосуществования и развития.

Итак, в начале XXI в. наука о документе переживает период бурных дискуссий и превращений, которые в конечном итоге должны содействовать ее последующему развитию и утвержде­нию.

В связи с расширение экономической деятельности и вступлением России в ВТО проблемы информационной защиты документов, как на бумажных носителях, так и на электронных, возрастает. Обострение проблем безопасности в современном обществе является одним из следствий технического прогресса. К настоящему времени стало достаточно очевидно, что проблемы безопасности имеют не только технические, но и социальные аспекты. Поддержание устойчивого развития экономики при использовании качественного документоведения становится всё более насущной задачей.

Информационная безопасность носит атрибутивный характер, а процессы информатизации ускоряют общественное развитие, одновременно привнося в него известную долю неопределенности, обостряют существующие и проецируют новые риски. Поэтому, являясь следствием научно- технического прогресса и порожденных им социально-экономических и политических процессов, актуальность современных проблем информационной безопасности не исчезает. Наряду с позитивными результатами проявились проблемы обеспечения информационной безопасности и в документоведе- нии. Сегодня это одно из перспективных направлений не только в практической области применения, но и теоретические изыскания поднимаются на новую ступень исследования.

Документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных отношений. При росте документооборота с начала XVIII века стали складываться правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач .

С развитием информатики в конце 1960-х годов переосмысливаются достижения документационной науки, но прекращается существование последней в виде автономной научной дисциплины. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки разработать концептуальные основы документа с помощью информационного анализа. Вплоть до середины 1980-х годов информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной основе, условия его производства, хранения и организации работы с документами.

В начале 1990-х годов понимается необходимость в создании науки о документе, либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе используются формулировки: информационно-коммуникационная наука, документационноинформационная наука. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации .

Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документо- ведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической - изучением категорий документ, информация; и 2) прикладной - рассмотрением электронного документа и исследованием информационных систем документооборота. Обе эти части также непосредственно взаимосвязаны. Круг задач, которые изучаются документоведением, достаточно широк, но главными из них являются:

• - закономерности образования документов;
• - основы информации;
• - создание и сохранение электронных документов;
• - принципы организации документооборота;
• - совершенствование документационных процессов в обществе.

После длинного исторического периода на современном этапе сложились некоторые особенности документоведения которые заключаются в том, что оно, во-первых , не ориентировано на потребности управления, и не акцентируется внимание на форме или истории документа. Во-вторых, содержательная часть документоведения концентрируется вокруг материального носителя информации. В-третьих , информация в документоведении рассматривается как объект защиты, а не как объект принятия управленческого решения. В-четвертых , понятие «документ» и «защищенная информация» в документоведении являются тождественны. Поэтому, выявляется пятая особенность в том, что основная цель документоведения заключается в его сущности.

Сущность документоведения сосредоточена на трех составляющих: сохранность полученной информации с целью её дальнейшего использования; перенос информации на материальный носитель для защиты информации от отрицательного воздействия, т.к. в противном случае информация никакой другой полезной функции выполнять уже не сможет; защита материального носителя.

Следовательно документоведение, на сегодняшний момент, представляет из себя научную дисциплину, изучающую закономерности образования документов как носителей информации, способы их сохранения, переноса и защиты, а так же развитие современных информационных систем документоведения.

Объектом изучения документоведения является информация на документе.

Предметом изучения документоведения, для направления 090900.62, является защищенное документационное обеспечение всех сфер деятельности.

Целью документоведения на современном этапе является изучение проблем документирования с точки зрения правового, экономического, управленческого, социального, технического и научного информационного обеспечения и формирование систем электронного документооборота, обеспечивающего жизнедеятельность организаций.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины:

• - теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;
• - обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования;
• - формирование высокоорганизованной доступной информационной среды.

Как научная дисциплина документоведение имеет в своей основе нижеследующие принципы исследования.

Исторические принципы выполняют социальные функции в докумен- товедении: функция социальной памяти (накопление и сохранение в памяти человечества опыта всех прошлых поколений); научно-познавательная функция; воспитательная функция; идейно-политическая функция (социальная составляющая). В целом исторические принципы формируют научнопознавательные предпосылки для проведения конкретно-исторических исследований по документоведению. Они, достигая своей главной цели, создают научные предпосылки для:

• - формирования позитивного общественного самосознания в издающихся распорядительных и прочих государственных документах;
• - прогнозирования и управления развитием.

Социальные (общественные) принципы имеют общий объект исследования и различаются предметами своего изучения. Каждая социальная наука изучает общее, присущее определённой сфере общественной жизни. Вместе с развитием общества идет процесс развития и видоизменения коммуникативных средств, обслуживающих данное общество. Эти видоизменения происходят не без столкновения и конкуренции между устоявшимися нормами изучения.

Функциональный принцип отражает динамику исследуемого объекта. Важность этого принципа состоит в том, что он непосредственно связан с прагматическими и прикладными аспектами социальной коммуникации документов, с их базовыми функциями взаимодействия и воздействия.

Системный принцип предполагает определенное строение структуры, а структура предполагает наличие типовых отношений между элементами. Реализация принципа системности предполагает упорядоченность единиц и систематизацию категорий. В документоведении такими основаниями являются признаки упорядоченной принадлежности информации к документам и их взаимодействие в информационных системах.

Принцип целостности в документоведении представляет из себя целостный, синтезированный анализ документа его структуры и функций. Нарушение этого принципа ведет к незавершенности исследования или даже к искажению его результатов. Так, например, если не учесть хотя бы один из пунктов приказа, мы получим неполное, а значит, в какой-то мере искаженное представление о распоряжении в целом. Соблюдение этого принципа важно еще и потому, что лишь в целостном представлении документа можно определить его функции.

Когнитивный принцип связан с общефилософской теорией познания и является методологической базой для документоведения. Поскольку в когнитивной теории часто используются смежные понятия "знание” и "познание", следует уточнить их содержание применительно к документоведении). Знание - это совокупность сведений, необходимых для понимания и продуцирования информации. Познание - это процесс, обеспечивающий понимание и продуцирование информации; иногда познание понимается как результативный факт знания. Познавательный принцип не имеет четко очерченных границ, возможности его использования определяются спецификой документа. В документоведении этот принцип предполагает исследование роли информации для функционирования и реализации документом своих функций. Прагматическое направление в документоведении охватывает проблемы коммуникации и позволяет изучить способы эффективной передачи и адекватного восприятия информации в соответствии с её изложением в документе.

Прагматическое направление тесно связано с познавательным направлением по принципу дополнительности. Исследуя различные стороны деятельности потребностей общества в информации и документах, эти принципы существенно дополняют друг друга. В силу своей многоплановости они способствуют исследованию документоведения как целостного объекта.

Благодаря проведенному исследованию документоведения как науки, можно перейти к изучению документа как носителя информации.

ВВЕДЕНИЕ 2

1. Основные этапы развития документоведения 5

2. Структура документоведения 8

3. Взаимосвязь документоведения с другими науками 10

4. Источники в документоведении 22

Заключение 33

Список литературы 36

ВВЕДЕНИЕ

Создание в нашей стране правового государства с эффективно работающими институтами представительной, исполнитель­ной, судебной властей, производства, науки и образования обуславливается не только всесторонним и полноценным юридическим обоснованием их дея­тельности, но и формированием рациональных, конкретных правил и проце­дур их функционирования, в том числе в области работы с документами.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и по­треблении информации. Информация фиксируется в документах, которые придают ей органи­зационную форму и перемещают ее во времени и пространстве.

Все большее значение в современном управлении приобре­тают компьютерные технологии и средства, обеспечивающие на базе дейст­вующего законодательства и других правовых норм оперативность фикса­ции, сбора, обработки, поиска и передачи информации. Переход на принципиально новые способы организации ин­формации и доступа к ней, обуславливают актуальность курса “Документоведение”.

Существуют разные определения понятия “документоведение”, однако ни одно из них не стало общепринятым. Впрочем, как и понятие “документ”. И это закономерно, поскольку “документоведение” – термин многоаспектный, структурно-разветвленный, касающийся различных сторон документа и документно-коммуникационной деятельности – явлений не менее сложных и многоплановых.

Можно сказать, что документоведение – это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата – в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.

Объект науки отвечает на вопрос: что изучает наука. Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Документ создается в ходе документно-коммуникационной деятельности, поэтому объектом науки являются все виды этой деятельности – создание, производство, хранение, распространение и использование документов, создание систем документации.

Предмет науки должен ответить на вопрос: каким именно образом, зачем, с какой целью и для чего именно изучают объект, а через него и объективную реальность. Предмет науки определяет содержание научного знания об объекте – документе и документно-коммуникационной деятельности. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.

Документоведение изучает документ в его историческом развитии, закономерности его образования, способы создания, принципы организации систем документации и документирования. Таким образом, документоведение наиболее полно изучает все функции, как общие, так и частные, присущие документам. Однако документоведение не ограничивается лишь пассивным изучением документа. Выявляя закономерности документообразования, документоведение начинает активно влиять на сам процесс документирования, внося в него научные основы, проводя унификацию и стандартизацию документов и систем документации, относя определенные группы видов документов к функциональным и отраслевым системам, внутри них к отдельным операциям.

Целью настоящей работы является углубленное изучение документа и систем документации в их историческом развитии, теоретических и практических проблем создания документированной информации учреждений любой организационно-правовой формы.

В ходе достижения цели решаются следующие задачи:

показать взаимосвязь документоведения с другими науками;

проследить эволюцию документа как носителя информации;

проанализировать процесс формирования и развития систем документации;

1. Основные этапы развития документоведения

Документоведение относится к разряду молодых наук, оно еще окончательно не сформировалась как научная дисциплина, обобщающая совокупность знаний о документе. Эта наука возникла не сразу, она прошла в своем развитии несколько этапов.

Исторически первой в этом ряду стоит документационная наука, возникшая в конце XIX в. и получившая международное признание в первой половине XX в. Под этим названием развивалась наука, предметом которой была документационная деятельность, включающая процессы сбора, систематизации, хранения, поиска и распространения (а с середины 1940-х годов – и создания) документов во всех сферах общественной жизни. Эта наука еще имела название “книго-архиво-музееведение”.

Основоположником документационной науки является Поль Отле. Он предлагал назвать науку, изучающую документную деятельность, библиологией или документологией, что было связано с отождествлением книги и документа.

Со временем в процессе дифференциации в качестве самостоятельных научных дисциплин выделились теория классификации документов, теория документных потоков, теория индексирования и реферирования.

История документационной науки оказалась короткой. В середине XX в. (50-60-е годы) процессы коммуникации начинают рассматриваться не только в ракурсе одного из их средств – документа, но и более широко – как информационные. Понятие “документ” уступает место понятию “информация”, поскольку первое является производным от второго. Первоначальные представления о предмете документационной науки были модернизированы и приобрели информационное и кибернетическое содержание.

С начала 1960-х годов начинают развиваться научные направления под названием документалистика и документоведение. Первая рассматривается как прикладная отрасль кибернетики, занимающаяся оптимизацией управления документными системами всех типов – от изобразительного искусства до канцелярского делопроизводства. С этой целью документалистика изучает структуру и свойства матричных документов, методы и средства автоматической обработки, хранения, поиска и использования их, документные потоки и документные массивы для оптимизации управления крупными, главным образом, многоканальными документными системами. Однако документалистика не отражает всего диапазона исследований документа, проблем его производства, распространения и использования и не может быть обобщающей наукой о документе.

В это время документоведение развивается как научное направление, в задачи которого (по К.Г. Митяеву) входит изучение в историческом аспекте развития способов, отдельных актов и систем документирования явлений объективной действительности и его результата – создания документов, их комплексов и систем. Позднее под документоведением стали понимать науку о правилах оформления административных документов и ведения документационного хозяйства. Документоведение отождествляют с делопроизводством и рассматривают как раздел архивоведения. Такая узкая трактовка документоведения сохранилась в известной степени и до наших дней. Естественно, что в таком понимании документоведение не могло претендовать на роль обобщающей науки о документе, т. к. оно ограничено управленческой сферой. За его пределами оказываются другие сферы человеческой деятельности – наука, техника, культура, социальная жизнь и т.д.

В конце 1960-х годов с развитием информатики (А.И. Михайлов, А.И. Черный, Р.С. Гиляревский) переосмысливаются в значительной мере достижения документационной науки, существование последней в виде автономной научной дисциплины фактически прекращается. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки (Г.Г. Воробьев, К.Н. Рудельсон) обобщить теоретические сведения о документе, разработать его концептуальные основы с помощью информационного анализа. Часть вопросов, связанных с классификацией документов, созданием информационных моделей документа, исследованием документных информационных потоков, вошли в соответствующие разделы библиотеко-, библиографо-, архивоведения и информатики.

Вплоть до середины 1980-х годов обобщающими науками о документе считались документалистика и информатика. Однако информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной ипостаси, условия производства, хранения, организации работы с документами. Поэтому, как и документалистику, использовать информатику в качестве обобщающей науки о документе достаточно сложно.

Ко второй половине 1980-х годов осознается тот факт, что именно обобщающее понятие документа наиболее адекватно отражает предмет профессиональной деятельности сотрудников библиотек, органов информации, архивов, музеев, книжных магазинов и т.д. Этому способствовало внедрение в профессиональную деятельность компьютерной техники и машиночитаемых носителей информации.

Дальнейшее развитие общедокументальных подходов связано с именами Д.Ю. Теплова, А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, О.П. Коршунова, в работах которых понятие “документ” выступает как самостоятельная лексическая единица. Авторами наиболее фундаментальных работ, посвященных анализу понятия “документ”, классификации документов, являются Ю.Н. Столяров, Г.Н. Швецова-Водка, С.Г. Кулешов. С появлением их работ в становлении и развитии документоведения начинается качественно новый этап. Проблемы документоведения приобретают междисциплинарный характер, ими занимаются библиотеко- и библиографоведы, специалисты в области информатики, книговеды.

В начале 1990-х годов ощущается необходимость в создании науки о документе либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе начинает использоваться ряд названий: информационно-коммуникационная наука (А.В. Соколов), документационно-информационная наука (Г.Н. Швецова-Водка) и т.д. Ядро такого комплекса наук о документе составляют библиотеко-, библиографо-, книго-, архиво-, музееведение и информатика. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации.

Каждая из этих областей знания имеет свои специальные задачи, формы и методы работы с документами, однако теория и история документа являются общими для них. К общетеоретической проблематике относится, прежде всего, функциональный анализ документов, изучение их особенностей как материальных объектов с зафиксированной в них информацией, вопросы классификации и типологизации документов и т.д. Изучением общедокументных вопросов призвано заниматься документоведение.

2. Структура документоведения

Как и любая научная дисциплина, документоведение имеет структуру, которая пока находится в стадии формирования. Структурно документоведение делится на две подсистемы: общее и особенное документоведение Содержанием общего документоведения являются общетеоретические, исторические и организационно-методические проблемы науки о документе и документно-коммуникационной деятельности, т.е. ее сущность, объект, предмет и структура, терминология, концепции, установление соотношения с другими науками, закономерности и принципы развития и функционирования документа в системе документных коммуникаций и т.д. Общее документоведение состоит из трех разделов: теория документа, история документа, история и теория документно-коммуникационной деятельности.

Раздел 1: Документоведение, как научная дисциплина. объект, предмет, задачи, методы, терминосистема

1. Документоведение как научная дисциплина: объект, предмет и задачи изучения

Документоведение - научная дисциплина, изучающая документ в историческом развитии, закономерности образования документов, способы их создания, становление и развитие систем документации.

Документоведение охватывает все проблемы, связанные с понятием "документ".

"Документоведение" – наука молодая. Как всякая теория документоведение прошло путь от отдельных частных исследований до самостоятельной области научных знаний. Документоведение относится к информационно-документационным наукам.

Появление той или иной научной дисциплины обусловлено общественными потребностями. Такой потребностью стало упорядочение документообразования, так как объем документации, образующейся в обществе, растет в геометрической прогрессии с усложнением социальной организации и развитием средств коммуникации, технических средств документирования и связи.

Отечественное документоведение развивалось именно в этом направлении. К первым попыткам привести в систему знания о документе можно отнести так называемые русские письмовники или сборники образцов документов и их текстов. Первые из них относятся к XVI в. Письмовники составлялись для использования в делопроизводстве государственных учреждений, судебных органов и присутственных мест. В дальнейшем документоведение развивалось как прикладная дисциплина, задачей которой долгое время было совершенствование делопроизводства.

1) единством дисциплинарных знаний и способов действия с ними;

2) общим содержанием специальной подготовки исследований и формы их идентификации;

3) единым набором средств дисциплинарной коммуникации и институтов, регулирующих функционирование дисциплины.

Документоведение зародилось в конце XIX – начале XX вв, приобретает черты научной дисциплины с созданием 1960 г. в МГИАИ был создан факультет государственного делопроизводства, и в 1966 г. кафедры документоведения.

Основные заслуги в постановке вопроса о формировании научной дисциплины принадлежат первому заведующему кафедрой К.Г Митяеву. К.Г. Митяев первым ввел в научный оборот термин «документоведение». Однако он рассматривал документоведение как новую архивоведческую дисциплину. Документоведение выросло из практических потребностей архивного дела, задач классификации, описания, каталогизации документов, хранящиеся в архивах.

С конца 1960-х гг. центральное место как объекта документоведения занимает история делопроизводства и современные требования к его организации.

В 1970-е гг. документоведение определялось как научная дисциплина, изучающая способы создания документов, принципы организации систем документирования в их историческом развитии. Это определение было закреплено в первом терминологическом стандарте по делопроизводству и архивному делу ГОСТ 16487-70.

1970-е гг для документоведения являются периодом социального заказа. Этот заказ заключался в потребности рационализировать процессы фиксации и восприятия документированной информации. Документоведение стало пониматься как теория делопроизводства.

В 1980-е гг. наступил переломный момент в понимание предмета документоведения. Это было связано с внедрением в управление средств автоматизации документооборота и изменениями в фиксации, передаче и чтении информации.

Сегодня объектом изучения документоведения как научной дисциплины является документ, как самодостаточный объект для исследования, как феномен, явление культуры, продукт социальной практики, инструмент социальной коммуникации. Делопроизводство выделилось в самостоятельную научную дисциплину под называнием «Организация и технология документационного обеспечения управления».

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Объектом документоведения являются также системы документации. Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по

признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Предметом документоведения является изучение исторических закономерностей документообразования, совершенствование технологии ДОУ, научное прогнозирование развития документации и документирования.

Задачи документоведения:

1. теоретическое обоснование процессов документационного обеспечения аппарата управления;

2. выработка рациональных норм организации ДОУ.

2. Методы документоведения.

Знания в области документоведения необходимы для глубокого и всестороннего овладения технологией ДОУ. Без знаний основных теоретических положений, заложенных в документоведении, нельзя правильно решить вопросы составления и обработки документов, классификация документированной информации и др.

В документоведении получили распространение методы:

- общенаучные (системный, функциональный, моделирования, формализации, экономико-математические, статистические методы),

- частные (описание, анализ, классификация и т.д.);

- специальные (стандартизации; унификации; оптимизации; однократности; экспертизы ценности).

Стандартизация – деятельность по установлению единых норм, правил и характеристик.

Унификация – приведение объектов, процессов, технологий и процедур к единообразию.

Объектом унификации в документоведении являются документы (форма,

и содержание), состав (системы документации), процессы документирования, технология работы с документами.

Метод оптимизации – предусматривает выбор наиболее рациональной технологии, сведение к минимуму путей движения документа в организации, учреждении, предприятии (документооборота).

Метод однократности подразумевает однократность всех делопроизводственных операций, исключения их дублирования.

Метод экспертизы подразумевает экспертизу ценности документов, которая проводится в делопроизводстве неоднократно. Главная ее цель – отбор документов для последующего хранения или к уничтожению.

3. Терминосистема документоведения.

Как всякая научная дисциплина документоведение имеет свои основные базовые понятия, которые составляют ее понятийный аппарат или терминосистему.

Понятия – основа любой научной дисциплины, представление о наиболее существенном в явлениях и предметах, которые она изучает. Научные понятия обозначаются специальными словами – терминами.

Термин – слово или устойчивое словосочетание, которому приписано определенное научное или специальное понятие.

Дефиниция – краткое логическое определение, устанавливающее существенные отличительные признаки предмета или значение понятия, т.е. его содержание и границы.

Поэтому, когда речь идет о терминах, мы должны иметь в виду, что термин лишь называет понятие, а его содержание раскрывает определение.

Терминологию своей профессиональной деятельности специалисту надо знать и уметь применять. Оперирование терминами, является одним из отличий профессионала от дилетанта.

Употребление терминов в любой профессиональной области должно быть стабильным, а терминосистема – устойчивой. Эта устойчивость терминосистемы достигается ее нормированием в государственных стандартах. Стандарт устанавливает строго однозначную систему терминов, обязательную к применению и не допускающую искажений или иного толкования.

Таким терминологическим стандартом в области ДОУ является ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.». Стандарт содержит 140 терминов из области ДОУ и архивного дела. Терминология, представленная в стандарте, обязательна для применения всеми организациями, учреждениями и предприятиями в их практической работе с документами, в учебной и научной деятельности.

4.Связь документоведения с другими научными дисциплинами.

Документоведение тесно связано с другими научными дисциплинами. Прежде всего с архивоведением, из которого, как принято считать, документоведение «выросло». Архивоведение – наука, изучающая организацию хранения и использования архивных документов.

Документоведение связано с историческими дисциплинами, используя накопленный ими опыт изучения документа: источниковедением, дипломатикой, археографией.

Источниковедение – специальная историческая дисциплина, изучающая документ как исторический источник.

Дипломатика (греч. «диплом») – вспомогательная историческая дисциплина, изучающая форму документа ее изменение в процессе исторического развития.

Археография – научно-методическая дисциплина о собирании, описании и издании документальных памятников.

Документоведение связано с теорией управления, экономическими, информационными и правовыми дисциплинами, психологией, статистикой, лингвистикой. Документоведение использует опыт исследования документа, накопленный этими науками, и, в свою очередь оказывает влияние на развитие этих наук.

На развитие документоведения значительное влияние оказывает теория управления, поскольку процесс создания документов (документирование) отражает функции управления.

Документоведение связано с юридическими дисциплинами, потому что документирование информации регламентируется законами и подзаконными актами.

Документоведение связано с информационными науками. Сегодня мы все чаще сталкиваемся на практике с понятием «электронный документ». В современном обществе в условиях широкого применения ИТ к документационным массивам добавляются информационные. В совокупности они образуют информационные ресурсы, которыми необходимо эффективно управлять.

Раздел 2. Документ и его функции.

1.Понятие «документ».

Понятие «документ» тесным образом связано с понятием «информация», поскольку документ является основным ее носителем. Определение понятия «информация» дается Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» от 25 января 1995 г.

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Такое определение документу дается в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Слово «документ» происходит от латинского «doceo», т. е. извещаю. В русском языке термин «документ» появился в XVIII в. при Петре I и имел значение письменного свидетельства.

В гражданском праве так назывался любой материальный предмет, служащий доказательством юридических отношений, событий: межевые столбы, определяющие границы владений, билеты в театр и др. Но преимущественно под термином «документ» подразумевались документы на бумажном носителе, способные служить письменным доказательством юридических отношений и событий. Широкое и узкое понимание термина.

Энциклопедический словарь Ф. А. Брокгауза и И. А. Эфрона (1893 г.) дает следующую классификацию документов:

1. Составляемые без всякого расчета на то, что им придется иметь юридическое значение (дневники, частные письма).

2. Специально подготовленные для того, чтобы скрепить доказательствами юридических событий и отношений (вексель).

По характеру составления различаются:

1. Документы публичные, которые исходят от органов государственной власти.

2. Частные документы (приватные).

Несмотря на то, что термин «документ» появляется в России уже в XVIII в., с делопроизводством его значение долго не было связано. Его заменяли такие термины как «грамота», «акт», «бумага», «дело». Термин «документ» устойчиво входит в употребление лишь в советском делопроизводстве в 1930-е гг.

В понятии «документ» можно выделить три аспекта: правовой, управленческий, исторический.

В правовом аспекте документы рассматриваются как средство документирования и доказательства правовых отношений.

В управленческом аспекте документ понимается как инструмент управления, как любой материальный носитель с закрепленной на нем

информацией, которую можно идентифицировать через реквизиты – элементы оформления документа. Реквизиты отражают движение документа в системе управления.

Историческая наука рассматривает документ как важнейший исторический источник.

Общие закономерности создания документа, складывания и развития систем документации и систем документирования изучает документоведение.

Документы являются основным носителем информации в обществе: управленческой, научной, технической, статистической и иной социальнозначимой информации.

Документы – носители первичной информации. Это характерное, отличительное свойство документа по сравнению с другими источниками информации. В них содержится вторичная, переработанная информация.

Документ – это зафиксированная информация. Фиксация информации позволяет ее накапливать, сохранять, передавать во времени и пространстве и многократно использовать.

2.Функции документа.

Документ выполняет определенные функции, призванные удовлетворять те или иные социальные потребности. Функция документа – это его целевое назначение.

Изучение функций документа имеет существенное значение. Его задачами является:

1. Установление цели создания документа и заключенной в нем информации;

2. Определение роли документа в конкретной социальной структуре и системе экономических и социально-политических связей;

3. Научная классификация документов;

4. Выработка требований к организации, содержанию, форме и технологии обработки документов;

5. Разработка теоретической базы оптимизации документационных процессов.

Современное документоведение выделяет следующие функции: информационная, коммуникативная, социальная, культурная, управленческая, правовая, политическая, учетная, историческая.

Информационная функция документа Основной функцией документа является информационная. Особенность информационной функции состоит в том, что она характерна для всех без исключения документов. Необходимость фиксировать и передавать информацию, одна из основных причин создания любого документа.

Информация в документах может быть представлена в знаковой, графической форме, в виде изображения, звука, электронного файла и др., в зависимости от способов документирования и носителей информации.

Все остальные функции документа являются подфункциями информационной функции.

Коммуникативная функция. Тесно связана с информационной функцией коммуникативная. Суть ее заключается в передаче информации между акторами (участниками) коммуникации. Документ – это инструмент коммуникации, средство передачи информации. У коммуникативной функции есть две подфункции:

1. одностороннего действия. Ориентирует движение документов в одном определенном направлении: сверху вниз (т. е. от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному) и снизу вверх (от подчиненного к руководителю).

2. двустороннего действия. Организует двусторонне движение

документов (служебная и личная переписка, договоры и т. д.).

В настоящее время существует три канала коммуникации: устная, документная, электронная. Преобладает документная.

Социальная функция документа. Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче социально-значимой информации. Любая информация, которую содержит документ, является социальной. Социально значимым, т. е. выполняющим определенную социальную функцию, является любой документ, т. к. его появление вызвано той или иной социальной потребностью.

В то же время, документ не только является продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения, в известной степени способствовать их формированию. Поэтому социальная функция документа определяется и его социальной ролью.

Существуют документы, которые лишь отражают процессы, происходящие в обществе, но есть и такие, которые сами влияют на социальное развитие. Они могут, как стимулировать, так и тормозить его. Даже если документ фальсифицирован, содержащаяся в нем информация не перестает быть социальной. Более того, такой документ позволяет выяснить, какой общественной потребностью была вызвана фальсификация.

Изучение социальной функции документа помогает воспроизвести механизм социальных отношений.

Социальная информация – это информация не только об обществе, но и о личности, ее социальном статусе.

Культурная функция документа. Одна из важнейших функций документа – культурная. Любой документ выступает в качестве средства выражения и передачи культурных традиций той исторической эпохи, в которой он создавался. Документ сообщает нам о том, какие носители информации использовались для составления документа в ту или иную эпоху, какие использовались чернила или другие средства документирования. Дает представление о системы ценностей, поведения и деятельности, ритуалов, выработанных и сохранившихся в обществе. Любой документ – это продукт и остаток культуры, культурный образец.

Управленческая функция документа. В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности.

Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе управления. Управленческие документы составляют наиболее значительный массив документации.

Управление может быть эффективным лишь при наличии актуальной (оперативной) или даже опережающей (перспективной) информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основное свойство документов, обладающих управленческой функцией их оперативный характер.Оперативную информацию, необходимую для управленческой деятельности можно разделить на два вида: осведомительную и распорядительную. Осведомительная информация формируется, главным образом, на низших уровнях управления. В процессе передачи ее вверх, т. е. при движении от низших ступеней управления к высшим, происходит ее сжатие, устранение избыточности и дублирования. Распорядительная информация образуется на высших уровнях управления. При движении ее вниз средние и низшие звенья управления обычно вырабатывают дополнительную информацию и происходит ее увеличение.

Управленческие документы отражают как структуру, так и стадии и этапы управления и в то же время, сами оказывают серьезное воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает, прежде всего, в нормативной роли как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения.

Правовая функция документа . Правовая функция – функция закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Существуют две категории документов, выполняющих правовую функцию: изначально созданные в правовых целях и приобретающие правовую функцию временно.

К первой категории относятся все документы, устанавливающие, изменяющие правовые нормы и правоотношения, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. К ним относятся правовые акты представительных и распорядительных органов, т. е. все правовые акты органов государственной власти (указы, законы, постановления и т. п.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты и акты управления, издаваемые учреждениями и влекущие за собой определенные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и т. д.). Сюда же следует отнести документы, фиксирующие договорные отношения:

а) между государствами (договоры, конвенции, соглашения)

б) между государством и учреждениями (лишение на права деятельности)

в) между учреждениями (договоры)

г) между гражданским или физическим лицом и государством (паспорт, виза)

д) между лицом и учреждением (контракт, трудовое соглашение) е) между частными лицами (завещание, расписка).

прокуратуры, нотариате, арбитраже. В принципе, любой документ может быть доказательством, и, тем самым, временно будет наделен правовой функцией.

Политическая функция документа. Политическую функцию как и правовую могут выполнять документы, специально созданные в политических целях, и приобретающие ее на время. Существуют документы, которые одновременно являются правовыми нормами и выполняют политическую функцию. Существуют политические документы, которые не являются правовыми нормами, не содержат прямых указаний, но способны воздействовать на сознание людей и побуждать их к принятию тех или иных решений и совершению тех или иных действий.

Учетная функция документа . Функция учета выражается в количественной характеристике информации, зафиксированной в документе.

Функция учета – есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации. Учет – необходимое условие управления экономикой, правильной политики во многих других сферах социальной жизни. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, управленческий находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

Историческая функция документа. Историческую функцию документ приобретает тогда, когда отраженная в нем информация превращается из оперативной в ретроспективную. Документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию выполняют только 12-14% всех создаваемых в обществе документов, которые имеют научное, практическое, историческое и культурное значение и поступают на хранение в государственные архивы.

Не существует документов, выполняющих лишь одну, строго определенную функцию. Документ полифункционален, т. е. одновременно выполняет несколько функций. Поэтому разграничить их можно только условно, для удобства классификации и анализа. Однако полифункциональность документа не исключает доминирующей роли какой-либо одной из его функций.

Удельный вес той или иной функции со временем изменяется, так как изменяется роль самого документа в обществе. Например, через 30, 50, 100 лет после создания документа удельный вес коммуникативной, управленческой, правовой и учетной функций уменьшается, тогда, как удельный вес исторической функций становится доминирующей.

Все перечисленные функции можно подразделить на функции, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, коммуникативная, учета), и бессрочные функции (информационная, социальная, культурная, историческая).

Раздел 3. Документообразующие признаки и свойства документа

1. Документообразующие признаки

Прежде всего, документ – это объект, созданный человеком в процессе его деятельности. Основная цель создания документа – зафиксировать информацию. Зафиксировать или записать информацию можно только на какой-нибудь материальной основе.

Документ – это объект, изготовленный из какого-либо материала, имеющий как все материальные объекты внешнюю физическую пространственную форму и другие внешние признаки.

и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 внешние признаки документа – это признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, элементы информации.

Поэтому первой группой признаков, по которым мы выделяем документ из окружающего нас предметного мира, являются признаки, характеризующие его как материальный объект: форма, размер, тип материального носителя. Документ имеет вещественную (внешнюю) форму, обеспечивающую его сохранность, долговременное использование, перемещение во времени и пространстве.

Второй группой признаков, по которым мы идентифицируем документ, являются признаки, характеризующие документную информацию, зафиксированную на материальном носителе.

К третьей группе признаков документа можно отнести признаки, характеризующие форму организации зафиксированной на материальном носителе информации (внутреннюю форму документа или его структуру).

Согласно терминологическому стандарту в области делопроизводства

и архивного дела ГОСТ Р 51141-98 носитель документированной информации – это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Носители информации подразделяются на естественные и искусственные.

С древнейших времен для записи информации использовались естественные природные носители: камень, дерево, глина, кожа.

Искусственные носители изготавливаются с помощью технологий, изобретенных человеком. К ним относятся пергамент, папирус, бумага, фотоматериалы, магнитные и лазерные диски и др. Носителям информации с очки зрения их физических и химических характеристик будет посвящена отдельная тема, в которой о них будет рассказано более подробно.

В рамках этой темы остановимся на внешней геометрической пространственной форме носителя.