В кассе предприятия могут храниться:

• наличные денежные средства;
• ценные бумаги;
• денежные документы (марки, авиа- и железнодорожные билеты, путевки и т. п.);
• бланки строгой отчетности.

Для проверки их фактического остатка и соответствия этого остатка учетным данным проводится инвентаризация кассы. По итогам процедуры составляется акт инвентаризации наличных денежных средств в кассе и проводится анализ полученных результатов.

Инвентаризация помогает:

• сократить число нарушений кассовой дисциплины;
• контролировать кассовых работников на предмет хищений и качества их работы.

Рассмотрим подробно ее последовательность, а также порядок заполения акта по форме № ИНВ-15 .

Когда проводится инвентаризация кассы

Согласно ч.3 ст.11 Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) случаи, сроки и порядок проведения инвентаризации экономический субъект определяет самостоятельно в локальном нормативном акте (далее - ЛНА) с учетом положений Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 г. № 49, которым утверждены Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (далее - Методические указания № 49). При этом существует ряд случаев, когда проверка является обязательной ():

• смена материально ответственных лиц;
• составление годовой бухгалтерской отчетности;
• передача имущества в аренду, его выкуп или продажа;
• выявление фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
• стихийные бедствия, пожар, аварии и т. п.;
• реорганизация / ликвидация организации.

Действущее законодательство также устанавливает иные случаи обязательной инвентаризации. Например, при продаже предприятия как имущественного комплекса (ст.561 ГК РФ). Помимо этого, руководство компании может дополнить законодательный список. Допустим, предусмотреть в ЛНА обязательную ежеквартальную ревизию кассы. Все указанные случаи являются основанием для плановых проверок.

Внеплановая (внезапная) инвентаризация проводится неожиданно для материально ответственного лица (кассира) с целью контроля его деятельности. Такая проверка осуществляется:

• по решению руководителя (с целью выявления причины возникшей ошибки или для усиления системы внутреннего контроля);
• по требованию следственных и контрольных органов.

Поскольку сроки проведения внеплановых ревизий на законодательном уровне не определены, значит установить их должен субъект предпринимательства.

Кто проводит инвентаризацию кассы

Инвентаризацией кассы занимается постоянно действующая инвентаризационная комиссия (). Ее состав закрепляется приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (). В него входят:

• административно-управленческий персонал;
• бухгалтерские работники;
• работники службы безопасности и другие специалисты (экономисты, юристы, инженеры, техники и т. д.);
• представители службы внутреннего аудита компании, сторонние специалисты (например, сотрудники независимых аудиторских организаций и др.).

При этом не следует включать в члены комиссии или делать ее председателем материально ответственное лицо. В противном случае получится, что кассир проверяет сам себя. Тогда теряется весь смысл проверки.

Если предстоит большой объем работы, то для проведения инвентаризации можно создать еще и рабочую комиссию, также приказом (постановлением, распоряжением). Если проверить нужно немного, то осуществить проверку кассы может и ревизионная комиссия, т. е. создавать инвентаризационную комиссию не надо.

В ситуации, когда в штате числится всего один сотрудник, приказ о назначении инвентаризационной комиссии не издается. Создание такой комиссии подразумевает наличие в ее составе не менее 2-х человек - председателя и членов ( и ). Поэтому в организации, в которой числится только директор, инвентаризационную комиссию сформировать не получится.

Обратите внимание! Компания не обязана ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии, если ее состав остается неизменным.

До начала проверки материально ответственное лицо представляет инвентаризационной комиссии последние (текущие) кассовые документы. В частности, это приходные (форма № КО-1) и расходные кассовые ордера (форма № КО-2) или отчеты о движении денежных средств (например, справка -отчет кассира операциониста формы № КМ-6, Z-отчет и пр.).

Также ответственный работник письменно подтверждает, что:

• все документы, связанные с кассовыми расчетами, сданы в бухгалтерию или вручены комиссии;
• поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны в расход.

Забежим немного вперед и отметим, что для этого в акте инвентаризации наличных денежных средств по форме № ИНВ-15 предусмотрен специальный раздел «Расписка».

Председатель комиссии визирует полученные документы с указанием «до инветаризации на «(дата)»». Это служит основанием для определения работниками бухгалтерии остатков денежных ценностей по данным бухгалтерского учета к моменту начала инвентаризации.

Пересчитывается денежная наличность (бумажные купюры и монеты), а также другие ценности в присутсвии всех членов комиссии. Фактический остаток сверяется с данными кассовой книги. Если кассовый учет автоматизирован, то он сопоставляется с данными программы.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности производится по ():

• видам с учетом их начального и конечного номеров;
• местам хранения;
• материально ответственным лицам.

Результаты инвентаризации кассы

По итогам проверки инвентаризационная комиссия составляет акт инвентаризации наличных денежных средств . При этом используется его уфиницированная форма № ИНВ-15 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88) или та, что разработана самим предприятием (ч.4 ). Все зависит от того, какие формы документов для отражения результатов инвентаризации утверждены в учетной политике.

Вся информация, полученная в ходе проверки, обобщается в акте, который составляется не менее чем в 2-х экземплярах (). Его можно заполнить:

• на компьютере;
• от руки (черной или синей ручкой, без помароки подчисток).

В акте не допускается оставлять пустые строки. Документ подписывается председателем и всеми членами комиссии. А также материально ответственным лицом, которое таким образом подтверждает, что все перечисленные в акте денежные средства находятся на его ответственном хранении.

В специальном разделе акта инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15) кассир дает письменное объяснение излишков или недостач, если таковые выявлены в результате проверки.

Если в акт необходимо внести какие-либо исправления, то их должны оговорить и подписать все члены комиссии и материально ответственные лица. Причем исправляются все экземпляры документа.

Образец формы акта инвентаризации наличных денежных средств можно скачать по ссылке:

Указания по заполнению формы акта инвентаризации наличных
(Унифицированная форма № ИНВ-15)

Применяется для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводится для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй - остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй - материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий - в бухгалтерию.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии. Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

При проведении инвентаризации наличных денежных средств в кассе стоит придерживаться норм законодательства РФ. Законом предусмотрено обязательное заполнение акта, т. е. формы ИНВ-15 (Постановление Госкомстата РФ от 18 августа 1998 года №88, с изм. и доп., актуально в 2017 году).

Всё по порядку

Внеплановая же ревизия может начаться в любой момент. Поэтому начинать надо с полной подготовки к ней. Заведомо позаботьтесь о наличии чистых бланков формы ИНВ-15.

Для фиксации одного результата внеплановой ревизии денежных средств понадобится 3 бланка. В случае плановой инвентаризации - 2 бланка.

Шаг за шагом

1. Оформление приказа руководителя о созыве специальной комиссии. Кстати, это может быть и решение учредителя (протокол собрания собственников). Все члены комиссии обязаны ознакомиться с изданным приказом под подпись.
2. Ответственное за сумму наличных денег в кассе составляет расписку о том, что бланки строгой отчётности переданы на сохранение в финансовую службу компании. И также в расписке указывается утверждение того, что сумма наличности в кассе соответствует подтверждающим финансовым документам (чекам, квитанциям, отчётам, актам и т. д.).
3. Непосредственно сам факт проведения инвентаризации. Комиссия сравнивает документы, касающиеся ведения кассовых операций, и фактические денежные средства. Это делается путём грамотного подсчёта.
4. Оформление бланка ИНВ-15. Обязательно ставятся подписи членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность наличных.
5. Результаты инвентаризации оглашаются руководителю.
6. Распределение экземпляров заполненных бланков: 1 - в бухгалтерскую службу, 1 - материально ответственному за сохранность денег лицу.

Как проводится ревизия кассы и кассовых операций:

Заполнение бланка ИНВ-15 при смене лиц, ответственных за денежные средства, осуществляется в 3-х экземплярах. Каждой из участвующих сторон достаётся по одному экземпляру. В этом случае участвуют в инвентаризации три стороны:

• Комиссия. После акт инвентаризации передаётся в бухгалтерскую службу.
• Лицо, сдающее полномочия.
• Лицо, принимающее полномочия.

Во время проведения описи финансов работа с клиентами приостанавливается.

Внимание!

Во время инвентаризации операции по приёму и выдаче денег, разных ценностей и документов не производятся.

Не допускается проведение инвентаризации при неполном составе инвентаризационной комиссии.

Никаких подчисток и помарок в описях не допускается. Исправления оговариваются и подписываются членами комиссии и материально ответственным лицом.

Акт инвентаризации наличных денежных средств: форма ИНВ-15

Как заполнять: правила + образец

В бланке ИНВ-15 при заполнении выделяют три блока. Первый - сведения об организации, второй - опись данных при инвентаризации, третий - заполнение объяснительной записки.

Скачать бланк формы ИНВ-15 .doc

Сведения об организации указываются согласно данным в учредительных документах. Приказ, который издаётся руководителем, имеет свои реквизиты. Их обязательно стоит указать при заполнении бланка. Копию приказа желательно приложить к заполненному бланку ИНВ-15. Дата и номер акта инвентаризации должны быть актуальными.

Как правильно провести инвентаризацию основных средств:

Второй блок акта ИНВ-15 содержит сведения о результатах сверки. Указывается сумма подсчитанной наличности. При необходимости перечисляются находящиеся в кассе финансовые документы. Внимательно читайте указания к заполнению строк: суммы указываются и в числовом значении, и прописью. После сверки денег в соответствующие строки вписываются суммы фактического наличия денег и по данным бухучёта.

Все подписи участников инвентаризации обязательно должны быть поставлены в соответствующих строках.

Третий блок: заполнение оборотной стороны бланка. Это потребуется в случае, если зафиксировано несовпадение сумм имеющейся наличности в кассе с бухгалтерскими данными.

Излишки и недостача: как оформить

Сведения о денежных средствах в кассе и по данным бухгалтерского учёта в идеале должны совпасть. Если же этого не произошло, ответственное за наличные средства заполняет оборотную сторону бланка ИНВ-15. Это, по сути, объяснительная записка. Виновное лицо письменно поясняет, почему произошёл факт недостачи денег или образовался их излишек.

На основании полученных сведений руководитель организации принимает меры, которые также отражаются в акте сверки ИНВ-15. Налоговые органы вправе затребовать на проверку хранящиеся в организации акты инвентаризации. Если проверка наличности проводилась по инициативе налоговой службы, то представители её также обязаны отметить в акте меры наказания виновного лица. Всё это заверяется подписью руководителя и лиц, имеющих отношение к составлению акта.

Сверка денежных средств руководством компании должна производиться при возникновении подозрений на несовпадение. Профилактические меры снизят риск возможных штрафов со стороны контролирующих служб.

Чтобы провести ревизию наличных, которые хранятся в компании, проводится инвентаризация кассы. Бланк ИНВ-15, образец заполнения и инструкция по оформлению - ниже на странице.

Бланк ИНВ-15: скачать бесплатно (word)

Проверку может проводить как налоговая, так и руководитель организации. Если компания делает ревизию по необходимости, например, при смене материально ответственного лица, акт инвентаризации кассы (ИНВ-15) составляют в трех экземплярах: по одному на бывшего и нового сотрудников и в бухгалтерию. Если проверка плановая - достаточно двух копий. При этом можно использовать бланк в любом удобном для вас формате - word или excel. Образец заполнения акта инвентаризации кассы - далее.

Форма ИНВ-15: скачать бланк в Excel

Руководитель сам решает, когда проводить инвентаризацию кассы. Но есть и обязательные поводы:

• перед тем как составлять годовые отчеты,
• когда меняются кассиры,
• если нашлись хищения, недостачи или излишки.

Бланк ИНВ-15: образец заполнения

Акт инвентаризации наличных денежных средств (форма ИНВ-15) заполняется с двух сторон - оборотная нужна при выявлении расхождений.

Скачайте образец заполнения ИНВ-15 в формате word или excel. В нем все обязательные графы выделены цветом - не ошибетесь.

Порядок проведения инвентаризации кассы закрепляют во внутренних документах организации. Разберем, как проходит проверка и как оформлять документы.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Далее материально ответственный сотрудник дает расписку о том, что он передал все приходные и расходные ордеры в бухгалтерию, а наличные оприходованы. Потом этот сотрудник должен от руки вписать в акт инвентаризации денежных средств в кассе свою должность и дату, подписаться и расшифровать подпись.

С материально ответственным сотрудником обязательно заключите договор о полной материальной ответственности , иначе вы не сможете взыскать недостачу в полном объеме.

Следующую часть заполняет инвентаризационная комиссия.

Акт инвентаризации кассы: скачать бланк и образец

Ниже мы разобрали часто задаваемые вопросы о порядке проведения инвентаризации кассы и о том, как оформлять документы.

Когда инвентаризация кассы обязательна?

В Методических указаниях Минфина №49 перечислены случаи, когда инвентаризация кассы обязательна. Проверку проводят, когда:

• передают имущество компании в аренду, выкупают его или продают,
• составляют годовую отчетность,
• меняют материально ответственных сотрудников,
• находят хищения или порчу ценностей,
• происходят стихийные бедствия, пожары и другие чрезвычайные ситуации,
• ликвидируют или реорганизовывают компанию.

При этом в учетной политике организации могут быть прописаны и другие случаи, когда обязательна инвентаризация кассы. Бланк ИНВ-15, образец заполнения -

Как часто проводить инвентаризацию кассы?

Периодичность устанавливает руководитель, она указывается в учетной политике компании.

Если при проверке отсутствует хотя бы один член комиссии, ее результаты будут недействительными.

Можно ли разработать свой бланк акта инвентаризации денежных средств в кассе?

Можно. Форму ИНВ-15 применять необязательно, ее можно заменить аналогичным документом. Но лучше используйте уже готовый акт инвентаризации кассы. Скачать бланк и заполненный образец, в котором нужные строки выделены цветом, можно

В соответствии с законами Российской Федерации экономические субъекты всех форм собственности обязаны осуществлять внутренний контроль финансовой деятельности (ст.19 ФЗ No 402-ФЗ). Обязательными к заполнению по единой утверждённой форме являются первичные бухгалтерские материалы и документы строгой отчётности. Акты внутренней ревизии к таким материалам не относятся, поэтому практически у всех бухгалтеров возникает вопрос, по какой форме составлять акт инвентаризации наличных денежных средств. Приведём образец этого документа и рассмотрим порядок его заполнения.

Основания для инвентаризации

Форма акта (ИНВ-15) была рекомендована постановлением Госкомстата Российской Федерации No 88 от 18 августа 1998 года, как обязательная и называлась «Акт инвентаризации наличных денежных средств». Изменения в документ вносились 27 марта 2000 года. А с 01.01.2013 форма ИНВ-15 переведена в разряд рекомендуемых (инф. Минфина РФ N ПЗ-10/2012).

Необходимость проведение инвентаризация наличных денег в кассе предприятия может возникнуть в ряде случаев.

• Замена кассира в случае его увольнения.
• Замещение кассира на период его отпуска или временного отсутствия по другой причине.
• Появились сведения об имеющихся нарушениях финансовой дисциплины со стороны кассира.
• Накануне проведения государственной ревизионной проверки.

Необходимость, целесообразность и периодичность данного вида ревизионных работ определяется руководителем предприятия, учреждения или организации. Проверка кассы проводится комиссией, специально назначаемой для этой цели.

Особенности ревизии наличных денежных средств

На должность кассира обычно принимаются сотрудники, которым доверяет руководство компании. Не утверждаются лица:

• с непогашенной судимостью;
• состоящие на учёте в психоневрологическом диспансере;
• злоупотребляющие спиртным или употребляющие наркотики.

При назначении комиссии по проверке остатка наличных денег в кассе учитываются родственные отношения кассира и членов комиссии и личные отношения. В состав комиссии обычно назначаются:

• один из руководителей компании;
• сотрудник бухгалтерии;
• кассир, сдающий кассу;
• принимающий деньги кассир.

Возможно назначение в комиссию представителя независимой аудиторской фирмы.

Работа комиссии регламентирована приказом по компании и должностными инструкциями членов комиссии.

При проведении ревизионных работ по остатку наличности в торговых организациях, использующих кассовые аппараты, установлен особый порядок, который в рамках данной статьи не рассматривается.

Образец приказа о замещении кассира

Документ составляется на фирменном бланке организации в свободной форме. Обязательным является указание:

• персональных данных и должности замещающего лица;
• предполагаемый срок исполнения обязанностей кассира;
• сумма (процент) доплаты за совмещение должностей или её отсутствие.

Форма приказа об утверждении состава комиссии по проведению ревизии

Для проведения проверки соблюдения кассовой дисциплины или ревизии остатка наличных денег, как было указано выше, назначается комиссия. Пример приказа о её составе приведён ниже.

Порядок заполнения акта ИНВ -15

О проведении акта инвентаризации наличных денег в кассе фирмы кассир уведомляется за несколько дней до ревизии. Это позволяет подготовить необходимые документы и упрощает работу членов комиссии. Кассир составляет последний отчёт, служащий основой для проверки. Уведомление может осуществляться как в устной форме, так и в форме ознакомления с приказом.

Обратите внимание, что если проводится внезапная ревизия остатка денежных средств, об этом должен быть осведомлён только сотрудник, подготавливающий соответствующий приказ.

Сроки проведения ревизии наличности зависят от масштабов предприятия и объёма оборота наличных денег. Обычно на проверку денег в кассе уходит один-три часа. Для каждой фирмы предусмотрено максимально допустимое количество наличности . Эта сумма может превышаться в дни выдачи заработной платы и в случае форс-мажорных обстоятельств. В такие дни ревизия, как правило, не проводится. Однако, проверка соблюдения лимита является одной из задач ревизионной проверки.

Форма ИНВ - 15 хоть и является необязательной, однако компаниям рекомендуется заполнять её в случае ревизии кассы. Государственные проверки требуют такие акты нечасто, однако может возникнуть необходимость в их предоставлении. Например, при проведении доследственной проверки в рамках принятия решения о возбуждении уголовного дела. Можно использовать произвольную форму (информация Минфина России N ПЗ-10/2012), но не все контролирующие органы об этом знают.

При проведении инвентаризации должны в обязательном порядке присутствовать все члены комиссии . Проверка проводится по приведённой ниже схеме.

Присчитывание наличных денег. Форма пересчёта может быть различная. Как автоматическая, так и ручная. Купюры разного достоинства пересчитываются раздельно. В малых предприятиях и при незначительной сумме подсчёт всех денег можно оформить одной строкой.

На второй стадии проводится проверка кассовых документов. Основным документом является кассовая книга. За основу берутся ранние отчёты кассира. Проверяются:

• приходные ордера. Сопоставляется их наличие и соответствие регистрации в книге;
• аналогично поступают с проверкой расходных ордеров и книгой их регистрации;
• платёжные ведомости и их регистрация;
• журнал депонированных сумм.

В ходе проверки сверяются даты, указанные в первичных документах, с датами их регистрации в журналах, а также производится арифметический расчёт остатка наличности и его сравнение с фактическим остатком.

Контролируется форма заполнения первичных кассовых документов. Не должно быть исправлений и подчисток, подписи ответственных сотрудников должны соответствовать оригинальным образцам. Параллельно проверяется соблюдение лимитов наличных, правильность корреспонденции счетов, своевременность депонирования невыплаченных денег.

Как заполнить акт об итогах проверки денежной наличности

Все результаты проверки заносятся в заранее распечатанный бланк формы ИНВ-15. Дебет по счету 50 «Касса» должен совпадать с реальным остатком наличных денег. Если установлено расхождение по общему балансу, сверка проводится по кассовым ордерам и отчётам кассира.

Окончательные результаты ревизионной проверки заносятся в соответствующие разделы на втором листе формы ИНВ-15. Ниже пример акта инвентаризации наличных денежных средств формы ИНВ-15.

Бланки строгой отчётности, марки и ценные бумаги проверяются поштучно, и результаты заносятся в бланк, соответствующий форме ИНВ-16. Бланк ИНВ-16 можно посмотреть и скачать по этой ссылке .

По завершении проверки (ревизии) акт должен быть подписан всеми членами комиссии и передан руководителю для ознакомления. Руководитель принимает решение по акту проверки и заверяет акт своей подписью.

Проводка излишка или недостачи

При обнаружении излишка следует разобраться в причине его образования. Если выявлена счётная ошибка, бухгалтер вносит соответствующие корректировки, в противном случае - проводит сумму, как неучтенные средства, дебет 50–1, а кредит 91–1 прочие доходы (выявленные инвентаризаций). Бланки строгой отчётности проводятся по дебету 006. В кассовых книгах делают соответствующие записи.

Составление акта ИНВ-15 подразумевает наличие объяснение от кассира относительно выявления излишков или недостачи наличности в кассе . Если устанавливается вина кассира, то к нему могут применяться меры дисциплинарной ответственности и положения о полной материальной ответственности в части возмещения убытка. Возмещение убытка проводится по дебету счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям» - «Расчёты по возмещению материального ущерба»

Кассир имеет право не подписывать объяснение. Этот факт фиксируется на втором листе акта ИНВ-15 подписями других членов комиссии. Материалы в отношении кассира, допустившего крупную недостачу, могут быть переданы в следственные органы. Проводка по результатам инвентаризации отражается в отчётности месяца, в котором она была проведена.

Цель инвентаризационных проверок кассы предприятия заключается в контроле над движением наличных денег. Принципиальное значение ревизий ещё и в том, чтобы защитить сотрудников от ответственности за нарушения предшественников, обучить резерв на замещение должностей и повысить ответственность кассиров. Для отражения результатов инвентаризации следует заполнить форму ИНВ-15 и заверить её подписями всех членов ревизионной комиссии.