К адровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание . Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей . При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
• на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда .

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.

Вопреки распространенному мнению, делопроизводством в компании занимается не только канцелярия или служба ДОУ. К работе над документами обычно привлекаются и другие сотрудники компании – работники структурных подразделений, а значит, служба документационного управления должна очень хорошо понимать, что происходит «на местах». От этого зависит качество работы с документами в компании в целом. В нашей статье мы расскажем о том, как назначить ответственных за делопроизводство лиц, какие функции следует им передать и как регламентировать новые правила.

Структурное подразделение представляет собой орган управления внутри организации, обладающий определенным набором функций. Количество и штатный состав структурных подразделений закреплены в организационных и кадровых документах компании.

Структурные подразделения можно разделить на внешние (их также называют обособленными – это филиалы и представительства) и внутренние, к которым относятся отделы, службы, управления и т.п. Ниже, говоря об организации делопроизводства в структурных подразделениях, мы будем иметь в виду последние, не обладающие признаками самостоятельной организации и территориально расположенные близко к аппарату управления компанией.

Именно в близости к руководству организации и таится основная сложность постановки делопроизводства в структурных подразделениях: руководители отделов считают, что если в организации имеется служба, отдел или рабочая группа, которые отвечают за работу с документами, то их отдел может этим не заниматься – «у него и без того достаточно функций».

Такая позиция верна лишь отчасти. Действительно, если в организации действует канцелярия, служба ДОУ, общий отдел или секретариат, документационное обеспечение управления считается их прямой обязанностью. Но без помощи подразделений им не обойтись, поскольку документироваться должна вся деятельность компании. Участие структурных подразделений в ДОУ организации обязательно. Тому, как наладить работу с отделами, и посвящена эта статья.

Традиционно выделяют три формы организации делопроизводства в компании: централизованную, децентрализованную и смешанную.

1. Централизованная форма предполагает, что делопроизводством занимается специальный отдел организации – канцелярия, служба ДОУ или общий отдел.

2. Децентрализованная форма – полная противоположность первой: здесь каждое подразделение разрабатывает собственную систему работы с документами.

3. Смешанная форма , как следует из названия, представляет собой разделение функций по работе с документами между канцелярией и подразделениями.

Подобная форма организации делопроизводства встречается чаще всего.

Шаг 1: назначение ответственных за делопроизводство

Независимо от того, какая из форм организации делопроизводства практикуется в компании, в каждом структурном подразделении должен быть работник, ответственный за делопроизводство. Круг его обязанностей определяется исходя из тех функций, что передаются подразделениям канцелярией.

Работник, ответственный за делопроизводство, назначается приказом руководителя организации. В его должностную инструкцию вносятся соответствующие изменения.

Целесообразно также отправить ответственных на краткие курсы по делопроизводству или же обучить самостоятельно. При грамотном распределении функций работники, ответственные за делопроизводство, становятся незаменимыми помощниками сотрудников службы ДОУ.

Приказ о назначении ответственных рекомендуется пересматривать хотя бы раз в год. В случае если работник продвинется по служебной лестнице, уволится или уйдет в долгосрочный отпуск, издается новый приказ на того, к кому перешли обязанности ответственного за делопроизводство. Не стоит забывать и о замене сотрудника на время ежегодного отпуска или больничного: начальник отдела должен точно знать, кто будет заниматься документами в эти периоды.

Поправки в должностную инструкцию работника можно внести, например, опираясь на Типовую инструкцию по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (утв. приказом ФТС России от 18.10.2004 № 160).

Шаг 2: распределение обязанностей

Ответственным за делопроизводство в структурных подразделениях передается часть обязанностей по работе с документами, которые выполняются под общим и методическим руководством службы ДОУ.

Создание и учет документов

Рассмотрим виды документов, создание и учет которых могут быть переданы в ведение ответственных за делопроизводство. В каждом конкретном случае приведенный перечень может изменяться. Мы рекомендуем обратить внимание на то, чтобы базы данных по документам (журналы регистрации) были едиными для всей компании. Также мы не станем касаться здесь документов по профилю деятельности подразделения: разумеется, право и обязанность работы с ними останутся за отделом или службой, как и прежде.

Если в организации были назначены и наделены определенными обязанностями ответственные за делопроизводство, это совершенно не означает, что служба ДОУ может вздохнуть с облегчением и вспоминать об их существовании только в дни получения отчетов. Необходимо вести постоянный мониторинг работы ответственных, вовремя замечать и корректировать ошибки, находить общие проблемы и решать их совместными усилиями.

П оводом для статьи стали два вопроса читателей о назначении ответственных за делопроизводство. Но они оказались сложнее, чем кажутся на первый взгляд, в т.ч. из-за недостаточной регламентации законодательством.

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема:

Подскажите, пожалуйста, в одной организации может быть два ответственных за делопроизводство? Если да, то надо выпустить приказ об разделении их обязанностей?

Свернуть Показать

Куда: delo@сайт
Тема: Бесплатные консультации для подписчиков

Планируем приказом по организации назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и закрепить за ними определенные обязанности. Просим осветить этот вопрос более подробно, а именно: что должно входить в обязанности ответственных за делопроизводство в подразделениях и как это закрепить документально?

Руководитель за все в ответе!

Ответственность за документальный фонд организации , а значит, и за систему делопроизводства и ее построение, несет руководитель (т.е. единоличный исполнительный орган). За документы корпоративного управления и соответствующее делопроизводство такую же ответственность несут совет директоров / его председатель и корпоративный секретарь . Это - ответственность перед учредителями / собственниками за организацию деятельности и ответственность в соответствии с действующим законодательством, в том числе и перед государственными контролирующими органами.

Но ни в одном действующем нормативном правовом акте ответственность руководителя за весь документальный фонд организации, к сожалению, не зафиксирована в прямой форме, в виде конкретной формулировки. Она выражается опосредованно , как правило, в форме полномочий органов управления по утверждению документов, изданию приказов, назначению ответственных / делегированию полномочий опять-таки на основании приказов.

Свернуть Показать

Роман Авалян , главный редактор журнала «Юридический справочник руководителя»

С апреля 2016 года скорректирована статья 15.11 КоАП РФ: теперь за отсутствие в течение установленных сроков хранения бухгалтерских документов (первичных учетных, регистров, отчетности, аудиторского заключения) «должностные лица» могут быть оштрафованы, а при повторном нарушении - и дисквалифицированы. Но кого понимать под должностными лицами, в этой статье не прописано.

Поэтому обратимся к части 1 статьи 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Там сказано, что на руководителя возлагается обязанность организовать ведение бухучета и хранение соответствующих документов. Следовательно, если руководитель возложил обязанность по ведению учета и хранению документов, скажем, на главного бухгалтера, то именно ему придется понести наказание. Если же такая обязанность не возложена ни на одного работника, то штраф придется платить самому руководителю.

Правильность такого подхода подтвердил Пленум Верховного Суда РФ в п. 24 постановления от 24.10.2006 № 18 «О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Особенной части Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях». Там сказано, что, решая вопрос о привлечении должностного лица к административной ответственности, необходимо обращаться к законодательству о бухгалтерском учете, в соответствии с которым руководитель несет ответственность за организацию учета , а главный бухгалтер - за ведение учета и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности.

Суды тоже считают такой подход правомерным (см., например, постановления Московского городского суда от 06.05.2015 № 4а-0628/15 и от 29.04.2014 № 4а-748/2014). Они часто отменяют решения нижестоящих судов, которые привлекают к ответственности руководителя при наличии в штате главного бухгалтера.

А еще есть замечательный пункт 4 статьи 10 Федерального закона от 26.10.2002 № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)», который прямо позволяет переложить выплату долгов на руководителей обанкротившегося юрлица в т.ч. в случае отсутствия документов «бухгалтерского учета и (или) отчетности, обязанность по ведению (составлению) и хранению которых установлена законодательством» или если информация в них была искажена.

Нарушения в ведении кадрового делопроизводства подпадают под часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая опять же позволяет штрафовать не только юрлицо, но и должностное лицо работодателя (кто это: руководитель или непосредственный исполнитель?). Если например, руководитель Иван Иванович надлежащим образом делегировал (документально оформил) обязанность по ведению трудовых книжек Марье Ивановне, а та потеряла трудовую книжку работника, то к ответственности будет привлечена именно она (абз. 2 п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»).

Конечно, Иван Иванович может подвергнуть Марью Ивановну дисциплинарному взысканию, уменьшить премию и т.п., но в суде или чиновниками трудовой инспекции наказано может быть как ответственное лицо - непосредственный исполнитель (см., например, решение Московского городского суда от 10.07.2012 по делу № 7-1306/2012), так и генеральный директор (см., например, решение Московского городского суда от 08.07.2015 по делу № 7-6031/2015).

Есть и другие участки работы, регламентируемые отдельным законодательством (например, работа с обращениями граждан ). Здесь все упирается в то, кого можно считать должностным лицом. Четкий ответ есть только в пункте 5 статьи 4 Федерального закона от 02.05.2006 № ­59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (далее - Закон об обращениях граждан):
«должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции...».

Кого накажет суд за нарушение порядка рассмотрения обращений граждан по ст. 5.59 КоАП РФ: руководителя (организующего работу и подписывающего ответы) или должным образом уполномоченного рядового исполнителя (который ведет всю работу и готовит документ на подпись)? Оказывается, первого из них! Подтверждением служит, например, позиция Верховного Суда РФ (постановление № 11-АД12-11), который в ноябре 2012 года отменил решения нижестоящих судов, сняв ответственность с исполнителя и переложив ее на руководителя (в силу ст. 4 и 10 Закона об обращениях граждан).

Итак, отдельные участки работы могут регулироваться специальным законодательством, и тогда нужно внимательно разбираться, что там написано. Во всех остальных случаях (специально не регулируемых), «все пути ведут» к руководителю.

В уставе почти каждой организации устанавливается ответственность исполнительных органов (коллегиального - правление или единоличного - председатель правления, генеральный директор) за организацию системы управления, а система управления документами (делопроизводство) в настоящее время рассматривается как одна из важнейших инфраструктурных составных частей, наряду с системами управления персоналом, бухгалтерского и налогового учета, управления проектами, информационной безопасности, управления качеством, финансирования и бюджетирования и т.п. Кроме того, устав каждой организации и типовые уставы, которые разрабатываются для предприятий среднего и малого бизнеса, предусматривают ответственность за передачу документов организаций в случае ликвидации в соответствующее архивное учреждение / архив. Ликвидационная комиссия / конкурсный управляющий принимают документы по акту от первого руководителя организации.

Обзоры арбитражной практики и практики судов общей юрисдикции , которые публикуются на страницах нашего журнала, также показывают, что материальную и административную ответственность за документальный и архивный фонды несут прежде всего руководители организаций.

См. новость «Субсидиарная ответственность бывшего руководителя обанкротившейся организации перешагнула миллиардный рубеж »

См. новость «За сохранность научно-технической документации (в отличие от финансово-хозяйственной) директор ответственности не несет! »

От руководителя организации, который утверждает организационную структуру, штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции, зависит в конечном счете создание, подчиненность и название службы делопроизводства, ее численный состав и квалификационные требования к сотрудникам. Запомним также, что номенклатуру дел организации, с помощью которой систематизируется документальный фонд, описи дел и акты о выделении документов к уничтожению утверждает руководитель организации. Приказом об утверждении номенклатуры дел / своей подписью в грифах утверждения он оформляет и подтверждает свою ответственность за документальный фонд, его состояние и движение. Инструкция по делопроизводству, бланки и типовые унифицированные формы документов организации также утверждаются приказами руководителя. А если он предоставляет право издавать подобные приказы одному из своих заместителей и возлагает контроль за их соблюдением на него или даже на руководителя службы делопроизводства , то в соответствии с законодательством, уставом организации и принципами делегирования полномочий он все равно несет ответственность за реализацию переданных полномочий всеми уполномоченными им лицами .

К сожалению, не всегда и не все руководители понимают, что информация и документы являются собственностью и активом организации. А документальный фонд и система делопроизводства формируются и развиваются. Не случайно действующие стандарты по управлению документами, отражающие опыт мировых «лучших практик», закрепляют эту концепцию по отношению к документам и предназначены прежде всего для руководства / топ-менеджмента организаций:

• ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования» и
• ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «Система стандартов по информации, библио­течному и издательскому делу. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь».

См. статью «Новый ГОСТ Р ИСО 30300-2015 » о стандарте, вступившем в силу 1 июля 2016 г. Обратите внимание на «революцию» в понимании термина «система управления документами» (СУД), а также на терминологические «шероховатости» нового ГОСТа

Кадровым службам организаций рекомендуем внести в положение о должности председателя правления / генерального директора (и соответственно руководителей структурных подразделений) организации необходимые формулировки об ответственности (причем лучше в раздел 1 «Общие положения»), образец см. в Примере 1.

Подобная регламентация в положениях о должностях руководителей организации и в должностных инструкциях руководителей структурных подразделений является организационной основой для обеспечения документированного приема-передачи дел по акту в случае смены этих лиц .

Пример 1

Свернуть Показать

Наконец, поскольку за систему делопроизводства и документальный фонд организации ответственность несет первый руководитель, со времен Единой государственной системы делопроизводства (М., 1974; далее - ЕГСД) существует очень правильная рекомендация о закреплении подчиненности службы делопроизводства непосредственно руководителю организации .

Кто будет вести делопроизводство?

Таким образом, ответственным за делопроизводство, являющееся инструментом системы управления, фактически является руководитель организации. Он определяет, как делопроизводство будет организовано, назначает ответственных за ведение делопроизводства в организации и структурных подразделениях .

От первого руководителя зависит, как будет построена система делопроизводства, будет ли создана и как будет называться служба делопроизводства, каковы будут ее штатный состав и наименования должностей специалистов, фонд оплаты труда и т.п. организационные аспекты. При этом, конечно, должны приниматься во внимание направления и масштаб деятельности, территориальная распределенность, организационно-правовая форма и т.п. факторы. Учитывается объем документооборота, от которого зависит структура службы делопроизводства и ее численность. Типовые наименования службы делопроизводства (управление делами, канцелярия, общий отдел, секретариат) были в свое время установлены ЕГСД. А расчет численности сотрудников службы делопроизводства (или ответственных за его ведение) и в настоящее время рекомендуется осуществлять в соответствии с действующими нормативно-методическими документами:

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72) и
• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23).

См. статью «Штатная численность службы документационного обеспечения ». В ней предлагается несколько методик расчета необходимой численности делопроизводственного персонала. Язык цифр как минимум поможет вам доказать руководству перегруженность своих людей и защитить их от сокращения, а как максимум - обосновать наем новых

В небольшой организации (или в территориально обособленном подразделении) с незначительным объемом документооборота все операции по ведению делопроизводства могут выполняться секретарем организации (или секретарем подразделения ). Такая система делопроизводства называется централизованной. А если объем документооборота большой, то даже в небольших организациях может быть создана служба / отдел / сектор / группа делопроизводства или ДОУ , состоящая из 1-2 сотрудников, трудовые функции которых будут связаны исключительно с ведением делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство (за его ведение) , о которых идет речь в вопросе, назначаются, как правило:

• в небольших организациях со скромным объемом документооборота, за всю обработку которого они и отвечают;
• или, наоборот, в крупных организациях со значительным объемом документооборота, когда служба делопроизводства (управление делами или т.п.) является специализированным структурным подразделением, которое создается исключительно для организации системы управления документами всей компании, а «на местах» в подразделениях сидят непосредственные исполнители, которые ведут делопроизводство на своем участке и отвечают за него.

При создании служб делопроизводства рекомендуем в настоящее время исходить из определения, закрепленного Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477): «Служба делопроизводства - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях». Таким образом, ответственных за ведение делопроизводства в организации может быть несколько .

Эта ответственность предполагает, что ведение делопроизводства для данного сотрудника может являться не основной, а дополнительной функцией , наряду с теми, которые он выполняет, будучи специалистом другой предметной области (а с документированием связаны практически все функции). Такая ответственность за ведение делопроизводства в настоящее время возлагается на сотрудников, занимающих самые младшие позиции в организации, и без какого-либо увеличения заработной платы.

Анализ практики выявил 3 основных способа оформления ответственности за ведение делопроизводства .

Первый способ , при котором в должностную инструкцию, например, бухгалтера, инженера, администратора, специалиста по продажам или юрисконсульта, которые имеют наименьший квалификационный уровень (или недавно были приняты в организацию), просто включают соответствующие трудовые функции, связанные с ведением делопроизводства. И на этих условиях заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Он применяется в небольших организациях с небольшим объемом документооборота. Например, в раздел 1 «Общие положения» должностной инструкции любого специалиста может быть внесен пункт:

Пример 2

Фрагмент должностной инструкции ответственного за делопроизводство

Свернуть Показать

1.2. Младший юрисконсульт осуществляет ведение делопроизводства в соответствии с инструкцией по делопроизводству ООО «Техносервис» и иными локальными нормативными актами, регламентирующими вопросы делопроизводства.

Конечно, инструкция по делопроизводству должна быть заранее составлена и утверждена, поскольку от ответственного за ведение делопроизводства, выполняющего эту функцию как дополнительную, требовать разработки инструкции нельзя и даже трудно требовать качества выполнения делопроизводственных операций. Такой способ соответствует лучшим зарубежным практикам, но увеличивает стоимость делопроизводственных работ, поскольку оплата труда специалиста отрасли (например, младшего юрисконсульта) обычно выше, чем заработная плата делопроизводственного работника. Да и качество выполнения делопроизводственной функции в виде дополнительной требует более тщательного контроля.

Второй способ применяется в крупных организациях, когда необходимо возложить ответственность за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Вся система делопроизводства в этом случае будет строиться как смешанная , при которой часть делопроизводственных операций выполняется централизованно, а часть - в структурных подразделениях специально назначенными сотрудниками. Ответственность «центральной» службы делопроизводства при этом возрастает, т.к. она:

• в инструкции по делопроизводству организации определяет, на каких специалистов в структурных подразделениях может быть возложено ведение делопроизводства, какие операции они выполняют. В каждом разделе инструкции по делопроизводству могут быть выделены подразделы:
  • «управление делами осуществляет...»,
  • «ответственный за делопроизводство в структурном подразделении осуществляет...»;
• при необходимости разрабатывает и организует утверждение инструкции или правил ведения делопроизводства в структурных подразделениях (с учетом документов, относящихся к специальным системам документации - бухгалтерской, научно-технической, производственной, финансовой и др., а также делопроизводства по обращениям граждан и кадрового делопроизводства, которые могут реализовываться в данных структурных подразделениях);
• при необходимости разрабатывает типовую должностную инструкцию ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, которая действует в статусе дополняющей к основной должностной инструкции по должности / специальности / профессии;
• инициирует издание приказов (в крайнем случае обязательно согласовывает их, если инициатором подобного приказа выступает руководитель подразделения) о возложении ответственности за ведение делопроизводства в структурных подразделениях на конкретных сотрудников и об освобождении от ответственности в связи со сменой кадрового состава. Данные приказы могут быть отнесены к приказам по административно-организационной деятельности, имеющим 5-летний срок хранения. При подготовке проектов приказов рекомендуем применять стандартные речевые формулы:

  Пример 3

  Фрагмент приказа о назначении ответственного за ведение делопроизводства в подразделении

  Свернуть Показать

  1.1. Возложить ответственность за ведение делопроизводства (или возложить функцию ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» на специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

  Пример 4

  Фрагмент приказа о снятии ответственности за ведение делопроизводства в подразделении

  Свернуть Показать

  1.1. Освободить специалиста отдела продаж и клиентской работы Мешкова Олега Васильевича от выполнения обязанностей ответственного за ведение делопроизводства (или выполнения функции ведения делопроизводства) в отделе продаж и клиентской работы ПАО «Техсертификация» с 22.09.2016 (на основании соглашения об изменении определенных сторонами условий трудового договора с Мешковым О.В.).

  1.2. Приказ вступает в силу с даты подписания.

• ведет списки сотрудников, назначенных ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, актуализирует их;
• совместно с кадровой службой вносит соответствующие дополнения в должностные инструкции сотрудников, на которых возложена ответственность за ведение делопроизводства;
• организует повышение квалификации сотрудников и участвует в их аттестации в части качества выполнения трудовых функций и операций в процессе ведения делопроизводства;
• при необходимости организует заменяемость ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях в случае их временного отсутствия.

Данный способ часто используется в территориально-распределенных организациях и холдингах, когда в подразделениях не только не создают специализированных отделов делопроизводства, но и экономят на введении должностей соответствующих специалистов. Такой способ, к сожалению, также не благоприятствует качеству работы с документами.

Третий способ , самый распространенный, предусматривает простое введение в штатное расписание обычных должностей секретарей или делопроизводителей в качестве ответственных за делопроизводство в подразделениях крупных организаций, что возможно при смешанной системе делопроизводства (когда некоторые делопроизводственные операции или часть их выполняются центральной службой (управлением делами, канцелярией, общим отделом), а часть - децентрализованно в подразделениях секретарями или делопроизводителями). Наименования должностей и необходимые квалификационные уровни ответственных за ведение делопроизводства секретарей и делопроизводителей должны соответствовать новому профессиональному стандарту «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (утв. приказом Минтруда России от 06.05.2015 № 276н). Должностные инструкции, трудовые договоры и приказы о приеме на работу секретарей и делопроизводителей в настоящее время разрабатываются с учетом данного профстандарта.

На практике можно встретить и иные ситуации, когда ответственность возлагается за ведение делопроизводства по обращениям граждан, за ведение делопроизводства по исполнению договоров, за работу с научно-технической документацией и ее хранение и т.п. Самое главное - комплексная регламентация этой ответственности в рамках построения системы управления организацией и ее документами.

Технология делопроизводства, или Как распределим обязанности между «центром» и «ответственными»

Делопроизводство представляет собой технологию , в которой последовательно выполняются взаимосвязанные операции. Делопроизводство и анализируется, и регламентируется пооперационно, особенно при смешанной, самой распространенной форме его организации. Для установления ответственности за ведение делопроизводства необходимо про­анализировать и закрепить в соответствующих локальных нормативных актах (как минимум в инструкции по делопроизводству) какие операции (действия) и с какой категорией / видами документов / документопотоками выполняются «центральной» службой делопроизводства, а какие операции и действия могут выполнять ответственные за делопроизводство, на которых, по существу, возлагается не ответственность в понимании действующего законодательства, а только функция ведения делопроизводства - выполнение отдельных операций с документами при методическом или непосредственном линейно-функциональном руководстве со стороны «центральной» службы делопроизводства.

Покажем возможный вариант распределения обязанностей по ведению делопроизводства при смешанной форме. Из Примера 5 видно, что за «центральной» службой делопроизводства, которая непосредственно взаимодействует с первым руководителем организации, должно быть закреплено решение организационных вопросов, разработка локальных нормативных актов по делопроизводству, методическое руководство их применением, а также вопросы бюджетирования расходов на прием, доставку и передачу документов. Ответственные за делопроизводство могут находиться в непосредственном административном подчинении у руководителей подразделений, в том числе и территориально-обособленных, но ведение делопроизводства они должны реализовывать строго под методическим руководством «центральной» службы делопроизводства, которая осуществляет функциональное руководство выполнением этих операций.

См. статью «Полномочия: распределяем и делегируем» в № и ’ 2013. Показаны образцы документов для оформления разных вариантов передачи полномочий: на постоянной основе (например, при реорганизации), на долговременной и эпизодически (на время отпуска или командировок замещаемого работника). Вы поймете, чем отличаются штатное заместительство от совмещения и перевода на другую работу

Здравствуйте! В этой статье мы расскажем про назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства.

Сегодня вы узнаете:

1. Кому передается кадровое делопроизводство;
2. Юридическое оформление назначения делопроизводителя;
3. Права и обязанности кадровика.

Назначение ответственного за кадры

Назначение ответственного за ведение кадрового делопроизводства – это необходимая процедура для любой организации или индивидуального предпринимателя, у которых есть работники. Лицо, выполняющее функции кадрового делопроизводителя, занимается практически всеми вопросами, связанными с трудоустройством работников, их деятельностью, правами, обязанностями, увольнением.

Обычно такое назначение требуется только в больших организациях, так как работодателю с небольшим штатом выгоднее оставить эти функции за руководителем.

Кадровое делопроизводство передается человеку, который обладает соответствующим опытом. Также это может быть юрист, секретарь, менеджер управления, заведующий хозяйством.

Совершаяназначение делопроизводителя, нужно обратить внимание на такие качества соискателя, как внимательность, устойчивость к различным стрессам и коммуникабельность, так как именно этот работник скорее всего, будет основным связующим звеном между трудовым коллективом и руководством.

Итак, существует 3 основных варианта возложения полномочий кадровика:

• На руководителя организации, например, директора;
• На действующего работника организации, путем расширения его полномочий;
• На принимаемого для работы нового работника.

При этом тип назначения зависит от того, какие задачи при организации работы ставит руководитель. Если ему необходимо лишь составление небольшого количества документов по движению кадров и подготовка табеля, то можно ограничиться расширением собственных функций или наделением дополнительными полномочиями кого-либо из работников.

А вот если необходимо организовать разработку новых должностных инструкций, проведения множества инструктажей, обучения, современных тренингов, то следует принять на работу сотрудника, который будет полностью заниматься вышеуказанными вопросами, иначе добиться эффективного управления коллективом будет невозможно.

Юридическое оформление назначения на кадровое делопроизводство

1. Расширение полномочий руководителя организации . Учредитель организации может издать отдельный приказ о возложении на руководителя функций кадрового специалиста. Хотя обычно такое оформление не требуется. Исполнительный орган предприятия, такой как директор, может просто самостоятельно заниматься кадровыми вопросами без дополнительного документального оформления. Это возможно, потому что руководитель – лицо, по умолчанию ответственное за любую деятельность организации, которое может самостоятельно заниматься любым направлением ее деятельности.
2. Расширение полномочий иного работника организации уже потребует подготовки и принятия нескольких важных документов. Первое, что нужно сделать – это оформить дополнительное соглашение к и внести изменения в должностную инструкцию. Подписанное дополнительное соглашение будет означать, что работник согласен со своим новым назначением, а должностная функция о том, что ему известны все его новые обязанности, права и ответственность. Далее, принимается приказ о назначении на должность, в котором указывается размер ставки, размер доплачиваемой заработной платы за выполнение кадровых функций.
3. Прием на работу нового сотрудника . Это стандартная процедура, при которой кандидат на должность должен предоставить заявление с просьбой принять его на работу, предоставить необходимые документы, в том числе паспорт, СНИЛС, банковские реквизиты для получения заработной платы, трудовую книжку при наличии. Заключается трудовой договор, происходит ознакомление с учредительными документами организации, локальными актами, должностной инструкцией. Стоит помнить, что назначение работника на должность кадрового делопроизводителя возможна только после того, как эта должность будет включена в организации. Это документ, который руководитель должен подготовить заранее, а в дальнейшем, после назначения кадровика штатным расписанием будет заниматься он.

Текст приказа о возложении дополнительных функций на работника выглядит следующим образом.

• Скачать приказ о назначении ответственного за ведение кадрового делопроизводства

Назначить библиотекаря Петрова Ивана Петровича ответственным за работу с кадрами в ООО «Ватрушки» с 01.04.2017 года на 0,25 ставки. Бухгалтерии учреждения производить ежемесячные доплаты Петрову И.И. за выполнение обязанностей ответственного за работу с кадрами в размере 5 000 рублей.

Основание: заявление Петрова И.П., дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.03.2017 года.

Права и обязанности кадровика

Права:

Перечень прав специалиста по кадрам и кадровому делопроизводству конкретизируется в должностной инструкции. В соответствии с трудовым кодексом это лицо обладает всеми основными правами, как и любой другой работник, такими как право на оплату труда, отпуск, различные гарантии и компенсации, 8 часовой рабочий день.

В силу специфики своей деятельности он имеет право требовать от руководства организации все необходимые для работы локальные акты, иные документы. Кадровый работник может запрашивать у сотрудников различные персональные данные, необходимые для оформления трудоустройства, различных пособий, гарантий и компенсаций.

Обязанности:

В большинстве случаев перечень обязанностей кадровика можно разделить на несколько условных блоков:

1. Поиск кандидатур для занятия вакантных должностей организации. В том числе размещение объявлений, проведение собеседования с соискателями, запрос дополнительных сведений в правоохранительных и иных органах. Взаимодействие с центрами занятости населения.
2. Движение работников. Этот блок включает в себя подготовку приказов о приеме на работу, наделение работников дополнительными функциями, увольнение, ознакомление с этими приказами работников и подписание их руководителем.
3. Организация различных служебных проверок, подготовка приказов о наложении дисциплинарных взысканий, создание комиссий для составления актов, вынесения предписаний структурным подразделениям.
4. Вопросы расчета заработной платы, такие как составление табелей, учет сверхурочной работы.
5. Организация хранения кадровых документов в соответствии с действующей номенклатурой и требованиями законодательства.
6. Внесение изменений и подготовка проектов должностных инструкций для утверждения руководителем.
7. Внесение изменений в трудовые книжки работников.

Таким образом, специалист по кадрам отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. При увольнении он обязан передать своему приемнику всю необходимую информацию, оформив специальный акт передачи документов.

Структура акта передачи-приема документов:

• Информация о сторонах и факт передачи. Пример: Сидоров Петр Петрович, специалист по персоналу ООО «Тяв» передал, а работник Малинин Александр Федорович принял документы по кадровому делопроизводству, согласно разделу «Кадры» номенклатуры учреждения.
• Указывается подробный перечень передаваемых документов, с указанием количества экземпляров и листов. Пример: Приказы о приеме на работу в кол-ве 99 шт., каждый по 1 экз., каждый на 1 л.
• Ставит отметка о том, что документы приняты в целости и претензий к качеству указанных документов не имеется.

Акт составляется в 2 экземплярах и подписывается сторонами.

• Скачать акт приема-передачи документов

Ответственность

За нарушение должностных обязанностей специалист кадровой службы несет дисциплинарную ответственность, установленную трудовым кодексом в виде замечания, выговора или увольнения.

Однако, мало кто знает, что кадровик несет также дополнительные виды ответственности в случае нарушения законодательства о персональных данных. Ведь в его ведении находятся личные дела сотрудников, содержащие информацию об их личной биографии, месте регистрации, семейном положении, состоянии здоровья и многое другое.

Если такие данные станут достоянием общественности и будут им разглашены он может понести административную ответственность, а в случаях когда такое разглашение повлекло вред интересам граждан специалист по кадрам может быть привлечен к уголовной ответственности – максимальное возможное наказание составит до 4 лет лишения свободы.

Строго определенных норм по ведению архивов в коммерческих предприятиях на законодательном уровне не установлено. Это означает, что руководство каждой компании вправе самостоятельно разрабатывать данные требования, которые затем включаются в пакет локальных нормативных актов. Именно в соответствии с ними и осуществляется надзор за архивом.

ФАЙЛЫОткрыть эти файлы онлайн2 файла
Скачать пустой бланк приказа о назначении ответственного за архив.doc Скачать образец приказа о назначении ответственного за архив.doc

Основными условиями грамотного ведения архива является его недоступность для посторонних лиц (в числе прочего для ее реализации служит установка металлических шкафов и сейфов). Все стеллажи должны быть пронумерованы, документы разложены по отдельным папкам. Если архив очень большой, то в организации должна быть разработана и утверждена его схема.

Регулярно (не реже одного раза в пять лет, а лучше ежегодно) документы, хранящиеся в архиве, должны проверяться. Те, которые устарели и утратили свою актуальность, подлежат утилизации – для нее в законе установлена специальная процедура. Остальные продолжают находиться в архиве вплоть до того момента, как срок их хранения также истечет.

В архивном помещении должна быть определенная температура и влажность. Совершенно недопустимо попадание солнечных лучей на архивные документы (они от этого выгорают и портятся).

Также здесь строжайшим образом необходимо сохранять противопожарную безопасность – архив сплошь состоит из легковоспламеняющихся предметов.

Особенности формирования приказа, общие моменты

Если перед вами поставлена задача по составлению приказа о назначении ответственного за архив сотрудника, а вы никогда прежде не сталкивались с таким документом, воспользуйтесь приведенными ниже советами. Посмотрите и пример - с его учетом вам без особых сложностей удастся создать собственный бланк.

Прежде чем дать детальное представление об этом конкретном приказе, расскажем о некоторых общих сведениях, которые имеют касательство ко всем таким распорядительным актам.

• Во-первых, если в организации есть шаблон приказа, зафиксированный в ее учетной политике, документ нужно создавать по его типу. Но если такого шаблона нет, не беда – можно составлять приказ в произвольной форме, с точки зрения законодательства это вполне допустимо.
• Во-вторых, каждый приказ должен чем-то обосновываться. В качестве обоснования обычно указывается фактический повод для создания документа (в данном случае, это может быть производственная необходимость). Также выпуск приказа всегда на чем-то основывается – чаще всего основанием выступает ссылка на какой-либо законодательный акт, норму или внутренний документ, например, служебную записку.
• В-третьих, приказ разрешается писать вручную или набирать на компьютере, однако если используется электронный вариант, документ после формирования следует обязательно распечатать – это нужно для того, чтобы директор или исполняющий его функции работник, мог заверить его при помощи своего автографа. Также если на предприятии принято использовать печати для удостоверения внутренних бумаг, приказ надо проштамповать.
• И, наконец, в-четвертых, документ следует делать в одном оригинальном экземпляре.

Отметку о приказе обязательно нужно внести в специальный журнал учета, который всегда лежит у секретаря предприятия или другого ответственного сотрудника.

Образец приказа о назначении ответственного за архив

По своей структуре и содержанию приказ о назначении ответственного за архив сотрудника не так уж и сложен, поэтому особых трудностей при его формировании возникнуть не должно.

1. В начале документа пишется наименование компании, а также название самого документа.
2. Далее приказу присваивается номер, указывается дата и место его составления.
3. После этого идет основная часть бланка. Первым делом сюда вписывается основание и обоснование, отмечается, в каких целях назначается ответственное лицо. Далее указывается, на кого именно возлагается данная миссия: обозначается должность, ФИО работника, дата, с которой ответственность за архив переходит к нему. Затем следует указать, какими документами, нормативными актами и статьями закона сотрудник должен руководствоваться в своей деятельности. И наконец, назначается работник предприятия, который отвечает за исполнение настоящего распоряжения (это может быть сам директор, кто-либо из его заместителей или, к примеру, начальник отдела кадров).
4. Документ подписывается руководителем организации и его подчиненным, на которого возложена ответственность за архив (своей подписью последний удостоверяет то, что ознакомлен с приказом и ничего не имеет против выполнения новых функций).

>Документ об ответственности за оборудование