Преимущества системы

Внедрение системы «Е1 Евфрат» дает возможность в значительной степени повысить эффективность деятельности как организации в целом, так и отдельных сотрудников, снизить время обработки и согласования документов, повысить исполнительскую дисциплину, упростить процесс поиска документов и устранить проблему их утери, снизить затраты на ведение архива, повысить безопасность работы c информацией, а также вывести бизнес на новый уровень оперативности, гибкости и мобильности.

Технологии

Сетевая схема

Составной элемент Е1 - платформа Cognitive Nexus служит посредником между любой корпоративной системой и СУБД, преобразуя запросы корпоративной системы, сформулированные в терминах структурированных документов (например, XSD, XML, XPath), в команды СУБД (например, на языке SQL).

Ядро распознавания CuneiForm , встроенное в Е1, позволяет производить полнотекстовое распознавание скан-копий документов в один клик, а технология Drag & Recog делает процесс работы со скан-копиями документов простой, как никогда. Система интеллектуального сжатия и обработки изображений Cognitive PDF/A, встроенная в Е1, не только сокращает размер скан-копии документа до 100 раз, но также улучшает внешний вид копии документа, и позволяет создать электронный архив документов, соответствующий ISO 19005-1:2005 стандарту долгосрочного архивного хранения электронных копий документов.

Не стоит забывать также про современный тренд – SaaS решения. E1 Team Cloud – это не просто облачное решение, это персональное облако, среда коллективной работы и новое слово в подходе к реализации архитектуры систем управления предприятием. Технология обмена данными в рамках системы Е1 не требует наличия центрального сервера, и позволяет полноценно работать в локальном режиме. Такой подход дает возможность использования Е1, независимо от местоположения устройства работы с системой, а также позволяет обмениваться данными с каждым устройством в отдельности.

Функционал системы

  • Электронное делопроизводство
  • Электронный документооборот
  • Электронный архив
  • Управление договорной деятельностью
  • Управление продажами
  • Учет и ведение работы с контрагентами
  • Работа с финансовыми документами
  • Работа с кадрами
  • Документооборот для электронных торгов
  • Автоматизация бизнес-процессов, workflow
  • Выдача и контроль исполнения поручений

Архитектура системы поддерживает полноценную работу с любыми объектами учета (документы, задачи, контрагенты, проекты, структуры данных), при этом обеспечивая полную информационную безопасность.

Безопасность документов

Интегрированная среда обеспечения информационной безопасности Е1 соответствует требованиям и высоким стандартам отрасли, а также совмещает в себе передовые подходы и инструменты для организации безопасной рабочей среды. Гибкие механизмы динамического управления и контроля прав доступа, представленные в Е1, позволяют реализовать многоуровневую, максимально эффективную систему защиты информации.

В СЭД «Е1 Евфрат» реализованы основные принципы защиты информации (защита от утечки за счет мониторинга и протоколирования действий в сети, от несанкционированного доступа, от непреднамеренных/намеренных воздействий на защищаемую среду – система логинов и паролей, гибкое разграничение прав доступа).

СЭД «Е1 Евфрат» позволяет работать как с бесплатным центром сертификации, входящим в состав MS Windows Server 2008, так и с квалифицированными центрами сертификации от КриптоПро. Кроме этого, поддерживается работа с усиленной квалифицированной электронной подписью, реализованной на базе КриптоПро 3.6, с поддержкой цепочки отозванных сертификатов (OCSP) и штампов времени (TSP).

Для территориально распределенной организации важно отметить возможность СЭД «Е1 Евфрат» обеспечить удаленный доступ к централизованной базе данных через Интернет по защищенному каналу с использованием SSL.

Лицензирование

Существенным преимуществом СЭД «Е1 Евфрат» является политика лицензирования системы, позволяющая использовать СЭД на любом количестве рабочих мест и учитывающая только активные подключения к базе в единицу времени – конкурентные лицензии. А тот факт, что все компоненты СЭД «Е1 Евфрат» разработаны компанией Cognitive Technologies, дает ей важное преимущество функциональной и ценовой гибкости при внедрении.

В СЭД «Е1 Евфрат» все эти возможности собраны вместе, входят в базовую комплектацию и не требуют приобретения компонент сторонних разработчиков.

2016

Оптимизация работы с закупочными и фискальными документами

В связи с реализацией правительственной программы по окончательной оцифровке бухгалтерии интернет-компаний (законопроект о переходе предпринимателей на контрольно-кассовую технику (ККТ) с поддержкой передачи информации о расчетах налоговым органам в электронном виде в режиме реального времени), Cognitive Technologies подготовила специальную версию ПО для синхронизации фискальных документов и электронных чеков. Для этого в СЭД создана отдельная рабочая область, в которой бухгалтер или финансовый специалист компании могут вести единый учет всех электронных фискальных документов .

Модуль для электроэнергетических компаний

Компания Cognitive Technologies провела исследование среди руководителей энергетических компаний и с учетом его результатов адаптирует свою СЭД «Е1 Евфрат» под нужды электроэнергетических компаний. Отвечая тенденциям рынка, Cognitive Technologies создает на базе СЭД «Е1 Евфрат» специальный модуль для использования малыми и средними предприятиями электроэнергетической отрасли. Модуль позволит энергетическим компаниям автоматизировать юридически значимые операции по основным направлениям своей деятельности.

«Функционал внедряемой системы СЭД зависит от того, каким из двух направлений деятельности занимается энергетическая компания. Первое направление - это непосредственно производство электроэнергии. Здесь более важны технические вопросы: эксплуатация имеющихся объектов, их содержание и обслуживание, строительство новых - то есть в СЭД у таких компаний ведется работа преимущественно с проектно-сметной и нормативно-правовой документацией. Второе направление - это поставка электроэнергии. В этом случае в центре внимания оказывается непосредственная работа с клиентами - реальными потребителями: через СЭД происходит выставление счетов, обработка платежей, тарификация и автоматизация учета электроэнергии, а также ведется претензионная работа с неплательщиками», - уточнил гендиректор Cognitive Technologies. По его словам, специальный модуль «Е1 Евфрат» учитывает нюансы каждого из данных направлений и предоставляет заказчику готовую рабочую среду, оптимизированную под конкретные нужды энергетической компании - в зависимости от того, занимается ли она производством электроэнергии или ее последующей поставкой и обслуживанием инфраструктуры.

2015

Модернизирован "лёгкий клиент" Е1 Евфрат

«Выход новой версии одного из ключевых продуктов компании на основе независимых от зарубежного ПО и открытых программных средств является очередным примером реализации одного из основных направлений политики Cognitive Technologies - импортозамещения продукции западных разработчиков на российских предприятиях», - поведала Ольга Ускова , президент Cognitive Technologies .

Новая версия поддерживает все основные функции новой СУБД , помогая хранить документы, файлы, процессы и задачи в базе данных, а также осуществлять полнотекстовый поиск файлов в формате MS Word и PDF без подключения дополнительных модулей к СУБД . Стоит отметить, что СУБД PostgreSQL работает как на Windows , так и на Linux серверах. Кроме того, «Е1 Евфрат» полностью совместим с СУБД PostgreSQL версии 9.3.

Новая усовершенствованная версия СЭД «Е1 Евфрат» значительно облегчает работу с большим количеством информации, позволяя хранить большие объемы документов в СУБД PostgreSQL , а также предоставляет возможность резервного копирования и восстановления документов в случае их уничтожения.

«Мы выпустили новую версию системы с поддержкой СУБД PostgreSQL , так как потребность в ней у рынка давно назрела, и сейчас мы готовы предложить пользователям полностью отечественный продукт, который отвечает всем требуемым критериям. Новая версия не требует дополнительных лицензий на приобретение, а следовательно и дополнительных затрат»,- отметил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies . - СЭД «Е1 Евфрат» стала первой полнофункциональной тиражируемой системой класса ECM на бесплатной СУБД на российском рынке».

Вышла версия «Е1 Евфрат» SP 17.1

По словам руководителя направления электронного документооборота Cognitive Technologies Ивана Тарханова , «Нам было крайне важно понять возможности нашей системы в пограничных ситуациях стресс - тестирования, когда сервер загружен максимально. Такая возможность «Е1 Евфрат» несомненно представляет интерес для крупных предприятий».

За отказ от иностранного ПО - 60% скидка и бесплатный конвертер

28 октября 2014 года компания Cognitive Technologies сообщила результаты опроса, проведенного отделом маркетинга компании в сентябре-октябре 2014 года: в России более 43% организаций–пользователей систем электронного документооборота зарубежного производства готовы заменить их отечественными аналогами.

В исследовании приняли участие 2975 респондентов – представителей крупных и средних предприятий из 27 регионов России.

В этой связи, а также содействуя реализации программы импортозамещения в России, компания Cognitive Technologies объявила о готовности предоставить скидку в размере 60% на приобретение лицензий СЭД «Е1 Евфрат», как и на техническую поддержку - компаниям, желающим заменить системы западных разработчиков.

Ольга Ускова , президент Cognitive Technologies , отметила: «Стимулируя отечественные организации к приобретению собственных ИТ-решений мы помогаем нашему государству сформировать устойчивый технологический контур, на который западные страны не смогут оказать никакого воздействия. В современной политической ситуации это крайне важный фактор».
Михаил Потапенко , руководитель департамента продаж Cognitive Technologies сообщила о выпуске обновления ПО «Е1 Евфрат».

Отличительная особенность нового релиза - значительное повышение производительности СЭД . Согласно заявлению разработчиков, время исполнения основных операций системы сократилось в 2,5 – 5 раз. Этот результат достигнут посредством усовершенствования модели разграничения прав доступа на документы.

В механизмы поиска и процедуры проверки прав доступа системы внесены значительные изменения. Сохраняя гибкость и надёжность систем безопасности, проверки прав доступа специалисты компании-разработчика сумели существенно снизить время выполнения операций и нагрузку на сервер.

Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборот Cognitive Technologies отметил: "Обновлённый вариант системы «Е1 Евфрат » оснащён модулем поддержки новых форм документов, что позволяет сделать процесс работы в системе более удобным и продуктивным».

Объявлено бета-тестирование новой версии «Е1 Евфрат»

В декабре 2014 года компания Cognitive Technologies объявила о начале бета-тестирования новой версии системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «Е1 Евфрат». Основные изменения коснулись лёгкого клиента «Е1 Евфрат», был усовершенствован его интерфейс. Основной особенностью нового лёгкого клиента является то, что он имеет адаптированный новый дизайн, который одинаково удобно отображается, как на мобильных устройствах, так и в браузере desktop клиента.

В новой версии лёгкого клиента «Е1 Евфрат» пользователи смогут:

  • Регистрировать новые документы
  • Искать документы и задачи по ним
  • Просматривать и редактировать регистрационную и контрольную информацию документа
  • Просматривать, согласовывать документы и исполнять задачи по документам
  • Создавать задачи по документу и запускать его по типовому маршруту
  • Добавлять и просматривать файлы, а так же создавать новые версии файлов
  • Просматривать системные папки «на контроле», «исполнении» и т.д.

2013: Е1 SP4

30 октября 2013 года Cognitive Technologies сообщила о выпуске новой версии «Е1 Евфрат », которой присвоен идентификатор Е1 SP4 .

Разработчикам удалось снизить объем трафика между клиентом и сервером более, чем в два раза, одновременно увеличив скорость открытия объемных форм, словарей, адресной книги. Это позволит более чем в 1,5 раза сократить время загрузки системы, ее элементов (регистрационных карточек, маршрутов согласования) и оптимальным образом распределять выделенные системные ресурсы.

Значительные изменения претерпел механизм регистрации документа на основе существующего. В интерфейсе новой версии предусмотрено появление нового окна авторизации и вывод журнала событий, происходящих в системе, за выбранный временной диапазон. Новый механизм регистрации позволит сделать внутренний документооборот более прозрачным: становится возможным - прослеживать действия всех пользователей в системе за произвольный промежуток времени.

Для удобства использования, в клиентском модуле разработчиками добавлена возможность создания подмаршрута на основе типового маршрута, изменены некоторые принципы ввода и отображения информации в системе (отображение связок в предварительном просмотре регистрационной карточки, ввод значений в поля таблиц при поиске по форме и др.), скорректирован лист согласования по документу.

Система электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов ЕВФРАТ предназначена для построения полноценной системы управления бизнес-процессами и документами организации.

Год выхода: 2010
Версия: 15.1
Язык интерфейса: Русский
Лекарство: Присутствует
Размер: 608.45 Mb

Евфрат-Документооборот 15.1:

Инструментарий, входящий в комплект поставки системы ЕВФРАТ, позволяет реализовать технологии электронного документооборота в любой компании, независимо от ее численности и формы собственности. Система рассчитана на работу как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков.

Система ЕВФРАТ разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition) и удовлетворяет требованиям стандарта ISO 9000. Гибкость системы позволяет реализовать поддержку бизнес-процессов организации, обеспечивая:
* автоматизацию традиционного делопроизводства в соответствии с требованиями ГОСТ;
* электронный документооборот в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Скриншоты:

Делопроизводство и документооборот на предприятии:

«Делопроизводство и документооборот на предприятии» предлагает готовые решения сложных вопросов, которые возникают у руководителей и специалистов служб ДОУ (отделов документационного обеспечения управления, канцелярий, управлений делами, секретариатов, архивов), секретарей небольших компаний и личных помощников руководителей – всех тех, кто профессионально работает с документами.

С нашей помощью вы приведете свое делопроизводство и документооборот в соответствие с требованиями стандартов (ГОСТ Р 6.30-2003, ГОСТ Р ИСО 154891 и др.) и законодательства (законов «Об архивном деле Российской Федерации», «О персональных данных», «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», «Об исполнительном производстве», «Об электронной цифровой подписи», Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» и др.).

Наши рекомендации по оформлению документов не ограничиваются разбором необходимых реквизитов. Мы смотрим на эту задачу шире: показываем образцы различных вариантов составления документа для различных ситуаций, даем юридические комментарии относительно используемых формулировок. Ведь чтобы ваш документ имел юридическую силу, нужно знать и отдельные положения Трудового кодекса, Гражданского кодекса, КоАП, а также многих других нормативно-правовых актов.

Основное внимание мы уделяем организационно-распорядительным документам: как подготовить приказ, составить протокол, профессионально написать деловое письмо, докладную записку. Кроме того, с нами вы сможете грамотно оформить трудовую книжку, навести порядок в кадровом делопроизводстве, договорной работе, в бухгалтерских документах и др.

Мы показываем современные технологии работы с бумажными и электронными документами. Наш лозунг: сначала оптимизируй, потом автоматизируй! С этих позиций помогаем наладить систему электронного документооборота (СЭД), долговременное хранение электронных документов, которых в последнее время становится все больше.

Но даже в наш век современных технологий мы понимаем, что «делопроизводство – это, прежде всего, работа с людьми, которые работают с документами». Поэтому рубрика «Формула успеха» в каждом номере журнала дает дельные рекомендации – с их помощью вы сможете грамотно выстроить отношения с коллегами, руководством и подчиненными.

Скриншоты:

Скачать "Евфрат-Документооборот 15.1 + Делопроизводство и документооборот на предприятии":

Одним файлом Zalivka.com:
http://zalivka.com/file/339/Evfrat_Document_Circulation_15.1.rar.html

Скачать с Letitbit.net:
http://letitbit.net/download/673312/5882.59ea610936b0cde86c7a588776500c44/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part1.rar.html
http://letitbit.net/download/673312/5479.5dfa43d7ca83dbc3c5fd31e1b97c3780/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part2.rar.html
http://letitbit.net/download/673312/3122.373bb44cf3d6271b67b1045847580519/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part3.rar.html
http://letitbit.net/download/673312/2706.291632098f09211f9d1dc3c4cc363d6e/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part4.rar.html

Скачать с RapidShare.com:
http://rapidshare.com/files/409588483/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part1.rar
http://rapidshare.com/files/409588642/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part2.rar
http://rapidshare.com/files/409588736/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part3.rar
http://rapidshare.com/files/409588758/Evfrat_Document_Circulation_15.1_200.part4.rar


Пожалуйста

Юлия Кривоблоцкая

При исследовании рынка систем электронного документооборота на первый взгляд кажется, что все СЭД похожи одна на другую. Это неудивительно, ведь все они призваны ускорить работу с документами, освободить сотрудника от рутинной работы, оптимизировать процессы делопроизводства. Но все-таки у каждой системы есть то или иное существенное отличие, которое может сыграть важную роль при выборе СЭД в вашей компании.

Система электронного документооборота "ЕВФРАТ-Документооборот" разработана компанией Cognitive Technologies, которая образована в 1993 году на базе Лаборатории искусственного интеллекта Института системного анализа РАН. Следует отметить, что СЭД "ЕВФРАТ-Документооборот" имеет свои интересные технологические разработки, созданные специалистами компании Cognitive Technologies, о чем подробнее будет рассказано ниже.

Организация работы в системе

По своему пользовательскому интерфейсу программа "ЕВФРАТ-Документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу - текст выбранного сообщения.

В папки "входящие", "исходящие" и "отправленные" поступают сообщения по внутренней электронной почте. Найденные пользователем документы отображаются в "результате поиска". В папку "поручения" приходят документы, по которым получатель назначен исполнителем, а в папку "контроль" - соответственно контролером.

Здесь сообщения отображаются группами: сообщения, относящиеся к одному документу, объединены в одну группу. В "корзину" попадают документы и задания, вышедшие из оперативной работы. Но это не означает, что после их помещения в корзину они удаляются из системы - все документы в системе "ЕВФРАТ-Документообо-рот" хранятся на сервере, и сотрудники в любой момент могут их "поднять" и посмотреть, кто и как по ним работал.

Организация электронного документооборота представлена в системе в виде "потоков" - деления документов по видам. В коробочном варианте системы три потока - входящие, исходящие и внутренние документы. Пользователь может создавать дополнительные потоки в соответствии с потребностями организации. В каждом потоке существует своя автоматическая нумерация документов с использованием суффиксов и префиксов в номере.

Окно просмотра документа

Документ в системе - это совокупность регистрационной карточки, присоединенных файлов и контрольной карточки документа, содержащей список поручений и согласований по исполнению документа. Все эти компоненты одновременно представлены в окне просмотра документа.

Для каждого потока существует своя регистрационная карточка (РК) с определенным набором полей, обязательных для заполнения. С помощью внутреннего инструментария систему можно легко адаптировать к особенностям документооборота и бизнес-процессов конкретной организации: поля в РК можно переименовывать, вносить дополнительные реквизиты или убирать их. В РК есть функция, с помощью которой можно сделать отметку: пришло ли письмо по факсу, доставлено курьером или почтой. Система автоматически проверяет документы на дублирование: если сначала в РК были внесены реквизиты документа, пришедшего по факсу, а затем пришел оригинал и пользователь заполняет для него новую РК, система предупредит о том, что такой документ уже существует.

Для удобства заполнения РК применяются словари, которые можно пополнять. Поиск документов осуществляется по любым реквизитам РК с учетом морфологии русского языка. Например, если в поиске вы набрали слово "люди", система может найти документ со словом "человек". Это одна из технологических разработок, созданных специалистами компании Cognitive Technologies. В РК можно устанавливать связки с другими документами из любых потоков: если вы зарегистрировали входящий документ, отработали его, то на его основании можно зарегистрировать исходящий.

К РК могут быть присоединены файлы любых форматов: это может быть текст электронного документа, изображение, график, диаграмма, аудио- и видеоматериал. Сама РК может существовать и без приложенного файла, который можно присоединить позднее. С момента присоединения файл хранится на сервере, и изменить его могут только пользователи, наделенные соответствующими правами.

Контрольная карточка, содержащая список поручений и согласований по документу, отображается в левом нижнем углу окна документа.

При регистрации документа пользователь выбирает поток, куда будет зарегистрирован документ и заполняет соответствующую этому потоку РК. В системе можно добавлять свои потоки и создавать для них регистрационные карточки. Например, можно завести поток "Документы по совещаниям" и создать регистрационную карточку именно для этого потока, в которой будут свои особенные реквизиты.

Создание поручений и согласований по документу

После того как руководителем была наложена резолюция на документ, он или его Секретарь расписывает поручения сотрудникам в контрольной карточке документа. Это функция заменяет "бегунок", который обычно прикрепляется к бумажному документу. В списке указываются сотрудники-контролеры (обычно это начальники отделов или руководители департаментов) и, если это требуется, устанавливается общий срок исполнения по документу (число, месяц, год). Это можно сделать, указав конкретную дату. Кроме этого, в системе можно указывать сроки исполнения конкретных поручений и подпоручений по документу. В случае если указанный срок исполнения отдельных поручений превышает общий срок исполнения документа, система не примет эти параметры и оповестит пользователя. В программе можно задавать как последовательные, так и параллельные поручения. После того как контрольная карточка будет сохранена, сотрудникам будут посланы уведомления о появившихся у них заданиях и назначениях.

Например, на своем рабочем месте Контролер назначает Исполнителя. На рабочем столе у Исполнителя в папке "поручения" появляется уведомление о том, что он назначен ответственным исполнителем. Ему необходимо принять документ к исполнению, чтобы Контролер знал: либо Исполнитель его выполнит, либо откажется (по причине ухода в отпуск, командировки и так далее). Исполнитель может принять поручение с комментариями или без них. После того, как документ принят в работу, Исполнитель может создавать поручения своим подчиненным, писать отчеты, комментарии. Когда все работы по документу выполнены, Исполнитель отправляет документ Контролеру, отчитываясь перед ним. Если исполненный документ Контролер признает неудовлетворительным, он может отправить его обратно на доработку или снять его с контроля. Полностью исполненный документ может быть списан в архив.

Согласование происходит по той же схеме, что и создание поручения. Здесь тоже можно установить срок согласования документа, назначить согласующего. Есть возможность создания типовых маршрутов согласования. Это удобно, когда документ в организации проходит постоянно один и тот же маршрут.

В системе одновременно хранится и обрабатывается информация разных уровней конфиденциальности. В связи с этим, каждому сотруднику даются определенные права на доступ к потокам, на работу в системе, на регистрацию и контроль документа. Права администратор прописывает в карточке сотрудника. Руководителю обычно дается право на расширенный контроль.

Для организации работы в режиме временного или постоянного замещения одного сотрудника другим в системе применяется механизм "пользовательских ролей".

Встроенная почта системы "евфрат-документооборот"

В программе существует встроенная почтовая система для обмена электронными сообщениями между пользователями, наподобие электронной почты в сети Интернет. Просматривать сообщения могут только их адресаты. Интегрированная почта служит только для отправления документов программы. Единовременно можно отправить только один документ, но зато с помощью "адресной книги" разослать его сразу нескольким адресатам или целым группам. В случае если нужно связаться с удаленным пользователем (внешним контрагентом) не использующим "ЕВФРАТ-Документооборот", то документ отправляется по внешней электронной почте (Microsoft Outlook, The Bat), с которой интегрирована система.

Модули системы

Модуль "Менеджер журналов и отчетов" позволяет создавать отчетные формы с определенным набором полей, которые впоследствии можно использовать для подготовки отчетов по документам, проверки исполнительской дисциплины и так далее. В стандартную поставку системы входит ряд отчетов по документам и контролю исполнения, а с помощью данного модуля заказчики могут разработать необходимые им шаблоны для отчетов в соответствии с их спецификой. В системе пользователи могут сформировать журнал входящих/исходящих документов, а также общие журналы за все время работы или за отдельные периоды времени. Можно создать общий журнал за все время работы или по определенному потоку документов. Журнал создается автоматически, надо лишь выбрать временной интервал и установить соответствующие параметры.

С помощью модуля "Дизайнер форм" администратор может настроить поля РК. На данный момент требования ГОСТа носят рекомендательный характер и организации имеют право самостоятельно решать, как им оформить тот или иной документ. Документ с одинаковым названием в разных организациях может иметь разные реквизиты. Гибкость системы позволяет настроить поля РК под конкретного пользователя.

система электронного документооборота, позволяющая построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации. «ЕВФРАТ-Документооборот» содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота в любой компании, независимо от численности и формы собственности, и рассчитана на работу как в рамках небольшого отдела, например, секретариата или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. Разработчиком системы является российская компания Cognitive Technologies .

Описание и возможности

«ЕВФРАТ-Документооборот» - система электронного документооборота корпоративного уровня, совмещающая в себе отлаженность и готовность к работе коробочного продукта и гибкость проектного решения. Благодаря этому система, с одной стороны, готова к быстрому вводу в эксплуатацию, что обеспечивает быструю отдачу от инвестиций во внедрение СЭД, а с другой содержит инструменты адаптации, которые позволяют учесть специфику деятельности конкретного предприятия и используемых им информационных систем в рамках «мини-проектов». В настоящее время система установлена более чем в 3000 организаций.

Функционал системы позволяет решать различные задачи работы с документами (автоматизация делопроизводства и организация корпоративного документооборота):

  • автоматизировать регистрацию документов и заданий;
  • обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
  • осуществлять мгновенный поиск информации;
  • контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
  • проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет
  • формирования различных журналов и отчетов;
  • организовать долговременное хранение документов организации;
  • обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Подсистема взаимодействия удаленных серверов, реализованная в системе «ЕВФРАТ-Документооборот», позволяет создать единый и прозрачный корпоративный документооборот в территориально-распределённой структуре. Имеется возможность не только обмениваться документами между филиалами, но и выдавать и контролировать исполнение заданий и поручений, а также получать отчеты об их выполнении. Кроме этого, наличие внутренней почты позволяет сотрудникам удалённых офисов быстро общаться между собой и отправлять документы по электронной почте внешним адресам с использованием почтовых программ.

Архитектура системы

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» имеет клиент-серверную архитектуру. Подобный подход позволяет развивать функциональность системы, не производя полного пересмотра программного кода, и обеспечивает ей гибкость, масштабируемость, безопасность и надёжность. Благодаря дополнительному модулю «WEB-сервер» доступ к системе может осуществляться через Интернет. В качестве базы данных используется СУБД собственной разработки – НИКА, которая поставляется вместе с продуктом, либо промышленная СУБД MS SQL Server 2005 и 2008. В рамках проектов возможно использование СУБД Oracle и DB/2.

Модули

Система «ЕВФРАТ-Документооборот» состоит из 8 базовых и 2-х дополнительных модулей. Базовые модули включают все необходимое для организации полноценного электронного документооборота, включая встроенный инструментарий, позволяющий адаптировать систему к требованиям организации без привлечения специалистов компании-разработчика. Базовые модули: АРМ «Пользователь» - универсальное рабочее место доступа к системе; АРМ «Администратор» - средство настройки и администрирования системы; «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации; «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек; «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; Модуль ЭЦП, модуль «Монитор безопасности» - средства настройки ЭЦП и протоколирования действий пользователей; «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты. Дополнительные модули системы: «Web-сервер» - дает возможность работать с документами и поручениями при помощи web-браузера через протоколы http и https, позволяя организовать доступ к системе как для отдельных сотрудников, работающих с документами вне офиса, так и для удаленных подразделений с небольшим штатом. В качестве Web-сервера может использоваться как отдельный компьютер, так и компьютер, выделенный для использования в качестве сервера самой системы. APM «Архивариус» - предоставляет средства автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов, вышедших из оперативного обращения. Модуль поддерживает принятую в организации номенклатуру дел, а также связь с оперативными документами.

Стандартная конфигурация

В комплект поставки системы ЕВФРАТ-Документооборот уже входят стандартные настройки, позволяющие в короткие сроки самостоятельно автоматизировать типовой контур документооборота. Регистрационно-контрольные карточки (РКК) документов, предназначенные для учета различных типов документов: Входящие документы Исходящие документы Внутренние документы Договоры Служебная записка Шаблоны журналов, справок и отчетов: Журнал входящих документов Журнал исходящих документов Журнал внутренних документов Общий журнал по потокам документов Отчёт о выполнении документов по потокам Отчет по документам, которые надо выполнить Отчет о выполнении поручений Отчёт по поручениям, которые надо выполнить Общий отчёт по потокам документов

Преимущества

Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как коробочного решения: Полнота комплекта поставки; Отлаженность и стабильность работы; Готовность к внедрению «по клику» (установка «ЕВФРАТ-Документооборот» занимает менее 10 минут); Отсутствие необходимости в дорогостоящем консалтинге; Проработанность методик обучения работе в системе и ее сопровождения; Лёгкость администрирования и настройки; Низкая стоимость владения системой. Преимущества системы «ЕВФРАТ-Документооборот» как проектного решения: Высокая масштабируемость за счет работы на промышленной СУБД MS SQL; Широкие возможности интеграции СЭД в инфраструктуру предприятия; Создание индивидуальных конфигураций системы и специализированных рабочих мест; Возможность решения уникальных задач заказчика. Кроме этого, система «ЕВФРАТ-Документооборот» также обладает рядом преимуществ, таких как:

Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, требованиям стандарта ISO 9000 и рекомендациям WfMC (Workflow Management Coalition); Конкурентные лицензии, не ограничивающие количество рабочих мест системы; Встроенные средства сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию DragRecog (распознавание «на лету»); Широкие возможности поиска документов, в том числе с применением морфологического анализа текста; Поддержка версионности файлов, позволяющей отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла; Развитая система напоминаний и уведомлений с возможностью дублирования сообщений на электронную почту; Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей»; Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи (ЭЦП); Возможность использования АРМ «Мобильный клиент», адаптированного для работы в системе с нетбуков, КПК, телефонов и других мобильных устройств; Интеграция с MS Office 2003-2007, проводником MS Windows, MS Exchange, OpenOffice, Active Directory, 1С, поддержка работы в Windows Vista; Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот».

Программно-аппаратные требования:

Минимальные программно-аппаратные требования к клиентской части системы «ЕВФРАТ-Документооборот», необходимые для ее нормального функционирования: Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium III; 256 Mb оперативной памяти; от 180 Mb свободного дискового пространства; Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista с поддержкой русского языка; Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше; Для работы в локальной сети на всех компьютерах, участвующих в работе, должен быть установлен сетевой протокол TCP/IP. Минимальные программно-аппаратные требования к серверной части: Персональный компьютер на базе процессора Intel Pentium IV; 1 Gb оперативной памяти; 15 Gb свободного дискового пространства; Операционная система MS Windows 2000/XP/Vista и MS Windows Server 2003/2008 с поддержкой русского языка; Web-браузер Microsoft Internet Explorer v. 6.0 и выше; Для работы почтового клиента системы «ЕВФРАТ-Документооборот» необходимо наличие протокола POP3.

1. Общая информация

Тип: Системы автоматизации документооборота

Разработчик: Cognitive Technologies

Лицензия: Проприетарная

Размер дистрибутива: 350 Мбайт

2. Основные модули и архитектура

Работу системы «ЕВФРАТ-Документооборот» обеспечивают следующие модули:

    АРМ «Пользователь» - рабочее место для доступа к системе; АРМ «Администратор» - рабочее место настройки и администрирования системы; модуль «Графический дизайнер маршрутов» - инструмент для проектирования типовых процессов обработки документов в организации; модуль «Дизайнер форм» - средство настройки регистрационно-контрольных карточек; модуль «Менеджер журналов и отчетов» - инструмент для настройки шаблонов отчетов по деятельности организации; средства настройки электронно-цифровой подписи (ЭЦП) и протоколирования действий пользователей; модуль «Почтовый клиент» - средство работы с сообщениями электронной почты.

Дополнительно в комплект поставки системы могут входить:

    APM «Архивариус» - рабочее место для автоматизации процессов списания и долговременного хранения документов; ЕВФРАТ-Документооборот. WEB-сервер - средство организации полнофункционального доступа к системе через Интернет.

Архитектура системы «ЕВФРАТ-Документооборот»

3. Основными функциями системы «ЕВФРАТ-Документооборот» являются:

· регистрация документов в системе (заполнение регистрационной карточки):

Регистрация нового документа на основе существующего;

Автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации;

· присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;

· ведение номенклатуры дел;

· сканирование и распознавание документов:

Поддержка потокового сканирования;

Распознавание «на лету» (Drag&Recog);

· работа со словарями и справочниками:

Поддержка иерархических словарей и справочников;

· постановка документов на контроль:

Назначение контролера и ответственного по документу;

· слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний:

Настраиваемый список уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания;

Автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления;

· поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка :

Сохранение поисковых запросов;

Использование поисковых запросов со сложными логическими условиями;

· подготовка и печать журналов и отчетов:

Формирование отчетов по результатам поиска контрольных документов и поручений;

Возможность использования при формировании отчетов данных о ходе исполнения каждого поручения;

Возможность использования диаграмм для формирования наглядных отчетов;

§ экспорт отчетов в MS Word, MS Excel, MS Internet Explorer;

· автоматизация процессов списания и хранения документов в архиве.

4. Возможности 14 версии системы

Система электронного документооборота «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» имеет 14 основных отличий от своей предыдущей версии:

Бизнес-ориентированный интерфейс

В «ЕВФРАТ-Документооборот v.14» реализована принципиально новая модель пользовательского места, в котором вся необходимая в данный момент времени информация предоставляется пользователю в главном окне при загрузке системы. В свою очередь, удобная навигация по документам и поручениям позволяет сократить время, требуемое на выполнение операций с документами и поручениями.

Новые возможности анализа информации

В 14-ую версию системы встроен новый Генератор отчетов, который позволяет, используя любые комбинации реквизитов системы, создавать и получать различные аналитические справки и отчеты, необходимые для эффективного управления.

Интеграция с 1С

В новой версии реализован механизм интеграции с приложениями 1С-Предприятие (версии 7 и 8). Теперь пользователи системы 1С могут получить всю необходимую им информацию из системы электронного документооборота. В основу взаимодействия систем положена модель, разработанная специалистами Cognitive Technologies на основе анализа потребностей организаций, работающих с системами 1С.

Настраиваемая структура пользовательских и общих папок

В новой версии появилась возможность настраивать структуру общих папок документооборота. При этом поддерживается гибкое разграничение прав доступа в зависимости от должностных обязанностей пользователя. Кроме этого, для удобства работы сотрудников с информацией реализована возможность создания личных папок для использования только на своем рабочем месте.

Бизнес-роль «Администратор документооборота»

«Администратор документооборота» - новая роль в системе «ЕВФРАТ-Документооборот v.14». В компетенцию сотрудника, являющегося «Администратором документооборота», входит организация процессов документального обеспечения управления на предприятии. Он наделен правами администратора системы в части, касающейся постановки и последующего реинжиниринга процессов работы с документами.

Поддержка версионности документов

В новой версии реализована возможность работы с версиями документов, позволяющая отслеживать изменения в документе на всех стадиях его жизненного цикла. Пользователи могут приостановить работу с текущим вариантом, внести в него необходимые изменения и создать новую версию документа. В системе сохраняется полная история работы с версиями документов.

Работа с проектами документов

Теперь пользователи могут работать с проектами документов, которые после всевозможных процессов обработки в системе и окончательного визирования и утверждения (в том числе с применением электронной цифровой подписи) регистрируются как электронные документы с присвоением им регистрационного номера.

Тесная интеграция с MS Office и Проводником MS Windows

В 14-ой версии реализована глубокая интеграция с офисными приложениями, что позволит упростить процедуру регистрации электронных документов в системе «ЕВФРАТ-Документооборот» из традиционных средств создания документов.

Монитор безопасности

Встроенный в систему монитор безопасности позволяет следить за действиями пользователей в режиме реального времени, а также настраивать фильтры на отображение определенных событий в системе и оперативно реагировать на нештатные ситуации.

Развитие подсистемы Workflow

В версии v.14 реализованы новые возможности моделирования и организации деловых процессов с документами. В частности, поддерживаются условные переходы, появились новые права доступа и обеспечивается связь маршрутов движения документов с потоками, сотрудниками, группами и ролями.

С помощью листа визирования руководитель может оперативно получить информацию о том, когда и кем был одобрен документ. Лист визирования также позволит ознакомиться с историей согласования документа в случае, если руководитель по какой-то причине не работает в системе, и в организации реализуется так называемый смешанный документооборот.

Возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту

В новой версии реализована возможность дублирования сообщений и уведомлений на электронную почту, что позволит сотрудникам оперативно получать информацию о стоящих перед ними задачах, а руководителям осуществлять более эффективный контроль и управление процессами работ.

Работа под управлением Windows Vista

Рабочие места пользователей в 14-ой версии могут работать под управлением новой операционной системы Windows Vista.

Новая стандартная конфигурация системы

В основу базовой конфигурации для новой версии системы взята конфигурация «Быстрый старт», которая позволяет автоматизировать типовой для большинства организаций контур документооборота в кратчайшие сроки и с минимальными затратами. В дальнейшем конфигурацию можно развивать с учетом специфики документооборота и структуры организации посредством перевода работы с другими документами в систему электронного документооборота (документы по СМК, другая специфика организации) и тиражирования в филиалах (реализация взаимодействия удаленных подразделений).

5. Преимущества

    Для установки и эксплуатации системы «ЕВФРАТ-Документооборот» не требуется наличия дополнительного программного обеспечения . В отличие от других программ, предлагаемых на рынке, система функционирует на базе собственной встроенной СУБД «Ника», которая входит в комплект поставки. Соответствие нормативным требованиям российского делопроизводства, а также требованиям стандарта ISO 9000. Система разработана в полном соответствии с рекомендациями WfMC (Workflow Management Coalition). Система «ЕВФРАТ-Документооборот» обладает интуитивно понятным интерфейсом, проста и удобна в настройке и использовании. Наличие в системе встроенного инструментария («Дизайнер форм», «Дизайнер маршрутов», «Менеджер журналов и отчётов») для адаптации системы под требования организации. В системе реализована функциональность для работы с документами и деловыми процессами с поддержкой технологии workflow. Наличие встроенных средств сканирования и распознавания объектов с поддержкой потокового ввода документов, включая уникальную технологическую разработку компании Cognitive Technologies – технологию Drag&Recog (распознавание «на лету»). Расширенные возможности поиска с применением морфологического анализа текста. Наличие в системе встроенного генератора отчётов. Наличие в системе подсистемы обмена документами для работы в территориально-распределённых организациях. Возможности работы с документами и поручениями при помощи веб-браузера из любой точки мира. Применение сертифицированных средств криптографического шифрования и использование электронной цифровой подписи. Гибкие возможности управления правами доступа, в том числе и с использованием пользовательских «ролей». Система не требует больших ресурсов на внедрение и администрирование. Открытый API для разработки интеграционного программного обеспечения на платформе системы «ЕВФРАТ-Документооборот» .
Интеграция

Интеграция с приложениями - MS Office 2003 и 2007 и программой «1С: Предприятие».

Использованная литература