Прежде чем выбрать программный продукт из множества предлагаемых на рынке, организация должна четко определиться относительно основной цели приобретение автоматизированной системы и ее возможностей, сформулировать свои требования к программному продукту.

Требования относительно программного обеспечения АСУД рекомендуется зафиксировать в техническом задании. Однако цели автоматизации управления документами для любых учреждений, независимо от их организационно-правовой формы, довольно схожи и сводятся к следующим:

o повышение качества и оперативности управления в учреждении путем усовершенствования делопроизводства;

o объединение в единый діловодний цикл всех структурных подразделений, в т. ч. территориальных отделений;

o обеспечение оперативного и в то же время разделенного доступа к информационных (документационных) ресурсов учреждения;

o снижение трудовых и временных затрат и накладных расходов и, как результат, получения экономического эффекта;

o закладка фундамента для постепенного перехода учреждения от бумажного к электронному документообороту на перспективу, в т. ч. внедрение электронной цифровой подписи.

При выборе АСУД важное значение имеет полнота информации о рынке программного обеспечения управления документами. Необходимо владеть информацией не только о самих автоматизированные системы, но и о компании-разработчики АСУД и продавцов АСУД. Очевидно, что в одном классе могут оказаться несколько систем, сходных по функциям, технологиями и характеристиками. Следовательно, возникает необходимость их оценки.

АСУД следует оценивать по следующим параметрам :

1. Область применения системы.

Необходимо выяснить, на какую организационную структуру учреждения рассчитана система (одно структурное подразделение, все структурные подразделения одного учреждения (включая территориально удаленные), несколько учреждений.

2. Функциональные характеристики системы (функции управления документами).

Может быть выделено значительное количество функциональных характеристик АСУД. Учреждения должны самостоятельно определять набор функциональных требований к системе задач и уровня автоматизации.

3. Эксплуатационные характеристики.

Во время оценки эксплуатационных характеристик системы следует учитывать:

o объем документооборота (АСУД должна обеспечивать работу со всеми документами учреждения в пределах своего функционального назначения; системы должны соответствовать реальным объемам документооборота учреждения и иметь необходимый резерв);

o эксплуатационную надежность системы (АСУД должно быть присущ достаточный уровень надежности; сбои и поломки программно-технических средств АСУД не должны влиять на безопасность и сохранность документационного фонда учреждения);

o количество пользователей, которые одновременно могут работать в системе.

4. Программная реализация системы.

При анализе программной реализации автоматизированной системы оценивают такие технические и технологические характеристики:

o интеграция с программными приложениями, интеграция в информационную среду учреждения (возможность подключения к системе других модулей, разработанных той же компанией, другими компаниями или самостоятельно; выделение в системе коммуникационного ядра, предназначенного для администрирования, разработки и самостоятельного ее использования; возможность автоматического внесения в систему сведений о структуре учреждения, обеспечение информационной единства учреждения, интеграции с существующими средствами автоматизации управления документами, включение всех документов, баз и банков данных без искажений, потерь информации и изменения характеристик; возможность интеграции с архивом учреждения);

o поддержка украинской (по желанию - русского) языка;

o технические требования АСУД (технология "клиент - сервер"; средства разработки в АСУД (наличие интерфейса прикладных программ (API), возможность самостоятельных модификаций); операционная система серверной части АСУД; операционная система клиентской части автоматизированной системы делопроизводства; система управления базами данных, используется как основа; программный комплекс, используемый АСУД; телекоммуникационные возможности; аппаратные возможности серверной и клиентской частей);

o маршрутизация документов (в зависимости от задач управления и делопроизводственной практики учреждения при выборе АСУД следует обращать внимание на возможность фиксации или изменения маршрута документа);

o отслеживание версий и підверсій документов;

o возможность работы с мобильными (удаленными) пользователями и группами пользователей;

o наличие в АСУД модулей для сканирования документов (или возможность интеграции с профессиональными системами управления образами);

o возможность совместной работы над документами;

o протоколирование действий в системе.

5. Технология делопроизводства.

Технология поддержания АСУД может быть условно названа "отечественной" или "западной". АСУД, что поддерживают отечественные технологии процессов делопроизводства (к ним относятся и российские программные продукты), ориентированы прежде всего на использование в государственных учреждениях и отражают все принятые в них традиции и нормы делопроизводства (четко выраженный характер движения документов внутри учреждения, отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационно-контрольных формах, специализированные службы для обеспечения единого порядка обработки документов). АСУД, что поддерживают "западные" технологии делопроизводства (движение документов преимущественно горизонтальный, отсутствие централизованного (в рамках всей организации) контроля, регистрация документов непосредственно исполнителями, отсутствие специализированных служб делопроизводства), ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев. Основной особенностью "западной" технологии является моделирование конкретных процессов документооборота и настройка на эти модели программных систем.

6. Способы защиты системной информации.

Для обеспечения информационной безопасности могут использоваться аппаратные, программные и организационные средства.

7. Открытость и масштабируемость системы.

АСУД должна обеспечивать возможность ее модернизации без существенных экономических и организационных расходов, без потери информации при возможных изменениях в организации делопроизводства учреждения.

8. Стоимость.

Для определения стоимости АСУД нужна оценка следующих показателей: базовая стоимость системы; стоимость лицензионного программного обеспечения, необходимого для установки и эксплуатации АСУД; стоимость дополнительных программных и технических средств, не входящих в базовый комплект поставки (средства электронной цифровой подписи, системы оптического распознавания текста и т.п.); стоимость работ (с обследования учреждения, установка программного обеспечения, обучение администраторов и пользователей, первоначального конфигурирования системы, ее модернизации, технического обслуживания и т.п.).

Такой комплексный подход к избранию АСУД позволит осуществить внедрение системы, которая полностью будет отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности учреждения.

Выбрав систему, можно начинать внедрение сначала пилотного, а затем и полномасштабного проекта автоматизации делопроизводства и электронного документооборота. Однако, выбор АСУД - это не просто технологическая или инженерная задача, он должен быть связан с общей стратегией развития учреждения.

Всю работу по выбору наиболее подходящей системы выполняют сотрудники отделов информационных технологий и служб делопроизводства.

Внедрению системы должна предшествовать этап обследования и рационализации делопроизводства. Положительных результатов от внедрения АСУД можно ожидать лишь в случае, если в учреждении предварительно будет проведена оптимизация состава документации, документопотоков, четко распределены функции и задачи между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками службы делопроизводства, определено, какие информационные процессы станут безбумажными, а которые будут фиксироваться в документах с бумажными носителями.

Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

1. 1. Основные функции СУД
2. 2. Архитектура СУД

2.1. Хранилище документов

2.2. Система управления документооборотом

2.3. Коммуникационная среда

2.4. Интеграционные компоненты

2.5. Системные компоненты

Заключение

Список литературы

Введение

Система управления документами (СУД) - система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы - поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.

Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".

Основными функциями СУД являются:

• прием, регистрация и учет документов;
• упорядочение и классификация документов;
• обработка документов;
• дописывание комментариев к документам;
• поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;
• создание личных библиотек документов;
• изменение конфигурации документов;
• контроль версий документов при их модификации;
• предоставление возможности удаленного доступа к документам;
• управление информацией в базе данных;
• обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;
• пересылка и рассылка документов;
• администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем , решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные - прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Коммуникационная среда

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.

Системные компоненты

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.

Заключение

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.

Список литературы

1. Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.
2. Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.
3. Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.
4. Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.
5. IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (2000. февр.).

Одной из важнейших составляющих корпоративной информационной системы является система электронного управления документами.

Основные цели создания общекорпоративной системы электронного управления документам:

Формирование единой политики и координирования работ в области электронного управления документами.

Выработка корпоративных стандартов работы с электронными документами.

Эффективное управление документами в течение всего их жизненного цикла (создание, разработка, согласование, утверждение, регистрация, хранение, контроль исполнения, работа, рассылка, использование, маршрутизация, архивирование).

Оптимизация существующих деловых процессов.

Создание информационных порталов. Системы электронного управления документами, обладающие средствами совместной работы, дают возможность накапливать и использовать информацию в распределенной корпоративной среде на основе применения единых бизнес-правил, контекста и метаданных.

Система электронного управления документами (СЭУД) реализует следующие функции:

Управление жизненным циклом. Возможность управления документами в течение всего их жизненного цикла - от разработки, редакции, согласования, утверждения до распространения и архивирования.

Распределенная работа с документами. СЭУД позволяет сотрудникам, работающим в различных территориально удаленных подразделениях, совместно использовать документы на локальных серверах, сохраняя при этом целостность документов в масштабе всей распределенной организации.

Широкий набор средств управления документами. СЭУД обеспечивает все основные функции управления документами:

• - регистрация документов;
• - рассылка;
• - постановка на контроль исполнения;
• - контроль версий;
• - полнотекстовый поиск;
• - ведение контрольных журналов;
• - работа с шаблонами;
• - уведомление об изменениях и другие.
• · Редактирование/согласование/утверждение. СЭУД управляет всем интерактивным циклом редактирования и внесения изменений в документы вплоть до окончательного утверждения.
• · Многоуровневый контроль версий. Позволяет структурировать и хранить все черновики документов.
• · Защита данных:
  • - средства защиты и шифрования промышленного уровня;
  • - полномасштабные средства идентификации пользователей;
  • - средства RSA и SSL.
• · Поддержка широкого выбора клиентов. Возможность совместной работы в масштабах всей корпоративной сети с использованием для этого web-браузеров или клиентов. Для доступа и сохранения документов в СЭУД возможно использование файлов любых офисных приложений.
• · Масштабируемость системы. Предусмотрена возможность внедрения системы с небольшого шага, а затем развертывание и наращивание функционала системы.

Ядро СЭУД реализует стандартные процессы работы с входящими, исходящими и внутренними документами. Следовательно, для данного блока системы целесообразно использовать уже готовые программные решения [Сысоева 2006: 35-36].

Выбор эффективной СЭУД (классификация систем электронного управления документами)

Выбор действенной системы управления документами является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций и предприятий. Установление порядка движения документов, или управление документацией организации заключается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и доведение ее до потребителей в установленные сроки и с наименьшими затратами. Таким образом, оно включает в себя организацию документооборота, включая технологию личной работы исполнителей, создание информационно-поисковых систем по документам организации, контроль их исполнения.

Системы электронного управления документами (ЭУД) призваны обеспечить следующие процессы: создание, управление доступом и распространение больших объемов документов в компьютерных сетях, а так же обеспечивала контроль над потоками документов организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Общими возможностями систем ЭУД является создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность.

Системы электронного управления документами включают:

• 1) системы электронного документирования (делопроизводства);
• 2) системы электронного документооборота;
• 3) корпоративные системы электронного управления документами.

Для обеспечения эффективной деятельности современных учреждений системы электронного управления документами должны удовлетворять следующим требованиям:

• · Масштабируемость. Система должна поддерживать различное количество пользователей и ее способность наращивать мощность должна определяться только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена.
• · Распределенность. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие территориально распределенных структурных подразделений организации. При этом в качестве коммуникационных средств могут быть использованы разнообразные каналы связи.
• · Модульность. Система ЭУД должна состоять из отдельных модулей, интегрированных между собой, что обеспечивает возможность поэтапного внедрения системы.
• · Открытость. Открытая архитектура системы позволяет, во-первых, быстро расширять платформу управления документами в ответ на появление новых бизнес-целей, во-вторых, интегрировать систему с другими прикладными программами, которые используются в организации, в-третьих, интегрировать управление документами с более широкими стратегическими инициативами, такими как управление знаниями. Система должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.
• · Надежность. Система должна обладать техническими и программными средствами, обеспечивающими надежную и бесперебойную работу системы при различных видах сбоев.
• · Защищенность. Гибкость управления доступом ко всему спектру документов, от электронной почты до баз данных, от видеоклипов до формализованных документов всех типов.
• · Доступность. Возможность обеспечения доступа к документам через web-браузеры, настольные приложения и другие общедоступные типы клиентов. Поддержка различных категорий пользователей (локальных, удаленных, мобильных).
• · Поддержка стандартов. Поддержка стандартов на различных этапах жизненного цикла электронного документа.
• · Комплексная функциональность

Поддержка полного жизненного цикла работы с документами, что включает автоматизацию работы с образами документов, управление записями и потоками работ, управление контентом и так далее.

Таким образом, в настоящее время большинство организаций стараются внедрить такие программные системы, которые предоставляют не только средства формирования электронных дел и контроль версий, но и обладают широким спектром возможностей по распространению документов и информации в рамках всей организации, средствами управления контентом и знаниями на базе web-технологий, обеспечивают поддержку документоориентированных бизнес-процессов. В соответствии с рассмотренными выше характеристиками и сферами применения систем электронного управления документами их можно классифицировать так, как показано в таблице 3.

Таблица 3 - Классификация систем электронного управления документами

Управление документами - важная составляющая общего процесса управления организацией. Система управления документами позволяет установить общие правила работы с документами и их хранения, обеспечивающие эффективную работу и системы качества, и самого предприятия.

Из статьи вы узнаете:

Что такое система управления документами

Определение термина «управление документами» содержится в ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Этим регламентом управление документами определяется как совокупность последовательных и эффективных действий, направленных на создание, использование, хранение и уничтожение документов юридического лица с целью подтверждения и для обоснования проведения деловых и управленческих операций.

От качества документов, которые генерируются в организации, от того, насколько быстро и эффективно обрабатываются входящие документы, во многом зависит качество и эффективность ее деятельности. Обеспечивая качество документации и работы с ней, организуя эффективную систему управления документами, предприятие обеспечивает высокую производительность труда, качество выпускаемой продукции, предоставляемых услуг.

Область управления документами не должна ограничиваться каким-то одним или несколькими их видами. Правила и требования обработки, хранения и уничтожения для каждого вида документации должны быть единообразными. В задачи службы ДОУ должны входить контроль и обеспечение оперативного хранения той документации, которая находится в подразделениях. Сотрудники должны уметь формировать документы в дела и строго придерживаться порядка их передачи на архивное хранение.

Внедрение системы управления документами организации подразумевает высокую степень регламентации требований по работе с документами. Но следует учесть - чем строже будут выполняться установленные правила, чем больше внимания служба ДОУ будет уделять формированию, распространению и совершенствованию методологии делопроизводства , тем выше будет качество и эффективность обработки документов. Это означает, что будет сокращаться время прохождения и принятия управленческих решений и повышаться их оперативность, обеспечивая повышение производительности.

Организация оперативного управления документами

Первоначальной задачей управления документами является классификация тех видов документации, которые имеют хождение на конкретном предприятии. Это, в том числе, определяется той отраслью экономической деятельности, в которой оно работает, а также основных видов его производственной деятельности, масштабами и локальными регламентами.

Документация, входящая в систему управления документами организации, может подразделяться на следующие виды:

1. нормативная;
2. организационно-распорядительная;
3. технологическая;
4. финансово-бухгалтерская;
5. конструкторская;
6. кадровая (документы по личному составу);
7. закупочная;
8. информационно-справочная.

Эти виды объединяют все основные документы управления, обеспечивающие непрерывность, эффективность и легитимность деятельности организации.

При этом некоторые виды документов имеют свои специфические особенности составления и обработки. Эти особенности, которые нужно будет учесть при управлении документами в зависимости от их вида, также могут определяться спецификой производственной деятельности предприятия.

Обратите внимание! Особенности составления и обработки документов в организации также могут определяться и субъективными факторами - требованиями контрагентов или руководства предприятия.

Далее, разрабатывая систему управления документами в организации, необходимо определить, какие конкретно документы будут входить в каждый из перечисленных видов и какая схема управления будет использоваться при их обработке, хранении и уничтожении. Для каждой группы необходимо подобрать свои средства управления документами, обеспечивающие максимальное качество работы с ними.

С этой целью нужно определить порядок обработки документов одного наименования, выявить те группы, обработка которых осуществляется по общим алгоритмам. Это позволит для управления документами выделить и использовать только несколько однотипных схем обработки и движения, установить общие правила для каждой из этих схем.

Внедряемая на предприятии система управления документами не должна затруднять работу отдельных его служб.

Необходимо проконтролировать, насколько процесс управления документами на предприятии отвечает требованиям национального стандарта РФ ГОСТ Р ИСО 9001-2008 «Системы менеджмента качества. Требования». Некоторые из требований, установленных данным стандартом, могут оказаться неприменимыми к отдельным видам документации. Также нужно проверить соответствие системы управления документами тем требованиям, которые законодательство устанавливает в отношении бухгалтерской, налоговой и кадровой отчетности.

На завершающем этапе нужно будет дополнить систему управления нормативными документами теми обязательными действиями, которые предусмотрены на уровне федерального законодательства, отраслевых стандартов. При возможности, нужно выбрать такой метод выполнения требований регламентов, который в максимальной степени будет соответствовать специфике деятельности компании и ее техническим возможностям. Например, уничтожение документов небольшая компания может производить своими силами в соответствии с установленными правилами, а крупная - осуществлять эту работу на договорной основе.

Внедрение системы управления документами в организации

Чтобы система управления документами в организации действительно работала эффективно, управленческий персонал должен пройти соответствующее обучение и изучить технологию работы с документами. Эта технология во-многом будет зависеть от того, какая форма организации делопроизводства применяется на предприятии:

централизованная , при которой вся работа с документацией поручается службе ДОУ;

децентрализованная , при которой в каждом структурном подразделении имеется свой делопроизводитель, назначенный приказом;

смешанная , когда обязанности по обработке документов разделены между службой ДОУ и структурными подразделениями.

Чаще всего на практике применяется смешанная форма организации делопроизводства и управления документами, как наиболее удобная и обеспечивающая необходимую оперативность. Но это подразумевает необходимость обучения сотрудников и осуществления постоянного контроля над тем, как ими выполняются требования, установленные системой управления документацией.

Основным документом обеспечения управления документацией может стать локальный нормативный акт, которым будут установлены регламенты обработки всех групп документов, используемых в организации. Это положение или инструкция, разработанная при активном участии службы делопроизводства, будет содержать образцы документов, с которыми в качестве примера всегда может ознакомиться любой сотрудник. Использование готовых шаблонов и форм также сделает их работу более комфортной, поскольку в шаблоне уже будут отражены все требования к оформлению и структуре данного вида деловых бумаг.

Обратите внимание! Сотрудникам компании необходимо обеспечить доступ к актуальной версии локального акта, регламентирующего вопросы управления документами в организации.

Внедрение грамотного подхода может помочь обеспечить и служба управления персоналом - документы, с которыми работник будет знакомиться при приеме на работу, могут включать в себя инструкцию по работе с документацией. С новым сотрудником также может проводится вводный инструктаж, примерный перечень его вопросов представлен ниже.

Все сотрудники компании, работающие с документацией, должны иметь копию локального акта, которым определены и документально зафиксированы основные принципы политики в области управления документами.

Контроль над тем, как выполняются положения этого акта, регламентирующего процесс управления документами, может осуществлять секретарь организации или сотрудник службы ДОУ. При этом могут использоваться такие формы, как:

Контроль соблюдения правил оформления документов, их соответствия требованиям стандартов. При обнаружении несоответствия, документы должны возвращаться исполнителям на доработку и исправление. Для некоторых видов документов, перечень которых будет установлен инструкцией, подписание может осуществляться только после согласования со службой ДОУ;

Контроль исполнения документов, соблюдения сроков, установленных локальным нормативным актом или инструкцией;

Контроль над тем, как ведется делопроизводство в структурных подразделениях, как соблюдаются правила оперативного хранения документации, требования к порядку формирования дел и передаче их в архив.

Если система управления документами внедряется в крупной организации, есть смысл поручить контрольные функции специально созданной комиссии, в состав которой войдут представители службы ДОУ, секретарь, архивариус, компетентные сотрудники.

Пример приказа о создании такой комиссии приведен ниже.

Назначени е – автоматизация всего комплекса работы с документами.

Цели: 1. Повышение производительности труда.

2. Повышение оперативности в работе с документами.

2. Расширение возможностей справочного обслуживания (вопросы, связанные с документом).

3. Улучшение качества подготовки, обработки и воспроизведения документа

4. Улучшение контроля за движением и исполнением документов.

Факторы, определяющие технологию обработки документов.

1. Вид документа (тип носителя информации, структура документа).

2. Требования жизненного цикла документа (частое копирование, частые изменения, редкое использование, секретный документ).

3. Традиции организации.

4. Текущее представление исполнителей о возможностях современных систем управления.

СУД – система управления документами.

Перед внедрением СУД должен проводиться системный анализ деятельности учреждения.

Результатом системного анализа являются:

1. Основные задачи организации

2. Уровни организационной структуры.

3. Группы пользователей и их информационные запросы.

4. Этапы жизни документов и ответственные службы.

5. Схема функционирования системы (информационные потоки).

6. Состав и структура БД, моделирующей организацию.

7. Формы предоставления входных и выходных данных.

Основные задачи СУД.

1. Классификация документов.

2. Размещение документов.

3. Предоставление пользователям интерактивного (диалогового) доступа к документам.

Конкретное содержание и важность задач СУД определяется на основе анализа модели деятельности организации - организованной совокупности взаимосвязанных процессов (деловых процессов).

Функциональная характеристика СУД.

Ввод документов в систему.

1. Документ возникает (порождается) внутри организации. Используются штатные средства (ПО для создания и обработки документов) текстовые, графические редакторы, программные компановки видео и звуков.

2. Документ поступает из внешней среды.

2.1. В электронном виде – может возникнуть необходимость конвертирования в кодировке и в формате, принятые в исполнительной СУД.

2.2. В бумажном виде.

2.2.1. Сканирование – получение изображений документа в электронном виде.

Ввод большого количества бумажных документов (библиотеки, издательства, архивы, налоговые).

Проблема ввода документов в СУД решается дешевле, проще и адекватнее путем реорганизации деятельности учреждения таким образом, чтобы вновь создаваемые документы формировались сразу в машинном виде.

2.33. Оперативное и архивное хранение документов (надёжность хранения, стоимость хранения, миграции документов между устройствами хранения).

Способы обеспечения надежности хранения.

1. Избыточность хранения.

2. Территориальная распределенность хранения.