Транскрипт

1 Создание и редактирование текстового документа в Microsoft Word 2003 Текстовый редактор это программа, которая позволяет создать документ с текстовыми данными. Текстовый процессор это программа для ввода, редактирования и обработки текстовых документов с различной информацией (например, с таблицами, графикой и т.д.). Начало работы с Word После запуска Word на экране отображается окно, в котором виден пустой текстовый документ. В окно пустого текстового документа можно ввести текст, вставить таблицу, рисунок и т.д. Пустой документ имеет название Документ 1, которое видно в строке заголовка. Текстовый документ в Word можно создать следующими способами: выбрать команду Создать в меню Файл, затем в области задач (изменится режим на «Создание документа») в разделе Создание выбрать «Новый документ», основанный на шаблоне Обычный или разделе Шаблоны в пункте На моем компьютере выбрать предопределенный шаблон или мастер, на основе которого требуется создать документ или шаблон.;

2 щелкнуть пиктограмму Создать на панели инструментов Стандартная, откроется пустой документ Документ 1, основанный на шаблоне Обычный. При создании новых документов им будут последовательно присваиваться номера 2, 3, 4, 5 и т.д. В пустом документе вверху слева видна мерцающая вертикальная линия, которая называется курсором ввода. Курсор указывает, куда будет вводиться символ с клавиатуры или вставляться какой-либо объект (рисунок, таблица и т.д.). Положение курсора можно изменить клавишами управления курсора или манипулятором мышь только в пределах набранного текста. В строке состояния редактора на экране дисплея виден номер строки документа и номер позиции в ней, где в текущий момент находится курсор. Режим работы Word вставка или замена Текстовый процессор Word работает в режиме Вставка или Замена. Индикация режима осуществляется в строке состояния на экране дисплея. Режимы можно переключать с помощью клавиши Ins. В режиме «вставка» вводимые с клавиатуры символы сдвигают вправо текст документа, расположенный за курсором. В режиме замены вместо символа, расположенного справа от курсора, вводится новый символ с клавиатуры. Перед вводом текста целесообразно установить параметры и необходимую ориентацию страницы, выполнив команду Файл / Параметры страницы, вкладка Поля.

3 Сохранение документа Word Во время работы с документом, он находится в оперативной памяти. Для того чтобы записать этот файл на диск, необходимо в меню Файл выбрать команду Сохранить, и задать необходимые параметры в окне диалога Сохранение документа. При сохранении документа в окне диалога необходимо: Указать Имя файла, выбрать Тип файла (автоматически сохраняется Документ Word), выбрать папку, в которой сохраняются атрибуты файла, и диск на котором будет сохранен файл. Открытый файл можно сохранить на диск под другим именем, выбрав в меню Файл команду Сохранить как. Закрытие документа и выход из Word Для закрытия документа, а не приложения, необходимо выбрать команду Файл/Закрыть. Для выхода из программы, можно воспользоваться одним из следующих способов: выбрать в меню Файл команду Выход щелкнуть кнопку Закрыть на строке заголовка дважды щелкнуть кнопку оконного меню выбрать в оконном меню команду Закрыть

4 Открытие документа в Word Документ в Word можно открыть несколькими способами: Выбрать команду Открыть в меню Файл и в окне диалога Открытие документа указать имя и местоположение файла. Щелкнуть кнопку Открыть на панели инструментов Стандартная и дважды щелкнуть значок файла в окне диалога Открытие документа или щелкнуть кнопку Открыть. Для одновременного открытия нескольких файлов их имена необходимо выделить в окне диалога, удерживая нажатой клавишу Ctrl, а затем щелкнуть кнопку Открыть.

5 Многооконный режим работы Word Текстовые процессоры могут одновременно работать с несколькими документами в различных окнах. Ввод и редактирование текста осуществляется в активном окне, в котором возможен доступ к командам меню. Команды в меню Окно позволяют упорядочивать окна документов, переходить из одного окна в другое и разделять рабочую область окна на две части. Основными этапами Создания (подготовки) текстовых документов в Word являются: набор текста редактирование текста форматирование проверка правописания печать текста сохранение Каждый этап состоит из выполнения определенных операций. Ввод текста можно осуществлять посредством его набора с клавиатуры и вставлять в документ различные текстовые фрагменты из других документов. Набор текста осуществляется нажатием клавиш на клавиатуре ПК, при этом очередной символ отображается на экране в позиции курсора, а курсор перемещается на одну позицию вправо. Пробелы, которые текстовый редактор автоматически вставляет для выравнивания строк, называют «Мягкими». «Жесткие» пробелы вносятся в текст при нажатии клавиши Пробел на клавиатуре ПК. Признаком отделения слова от слова является «Жесткий» пробел, поэтому между словами необходимо устанавливать один «Жесткий» пробел. Знак препинания не надо отделять пробелом от предшествующего слова, а после знака препинания необходимо вводить пробел. «Жесткий» признак конца строки создается нажатием клавиши Enter для указания завершения абзаца.

6 Редактирование текста в Word После ввода текста он подвергается различным изменениям. Редактирование документа в Word осуществляется командами меню или нажатием клавиш на клавиатуре ПК. Операции редактирования (удаление, вставка, перемещение) осуществляются над: Символами Строками Фрагментами Ввод символов осуществляется с клавиатуры (в режиме вставка или замена), а для удаления символов используют клавиши Backspace или Delete. Операциями редактирования для строк являются: удаление строки, разделение одной строки на две, слияние двух строк в одну, вставка пустой строки. Операции редактирования (копирование, перемещение и удаление) для фрагментов. Фрагментом называется непрерывная часть текста. Для удаления, копирования, перемещения фрагмента необходимо его выделить. Выделить фрагмент можно с помощью мыши или клавиатуры. В Word применяются различные способы выделения для слова, строки, предложения, абзаца (одинарный, двойной или тройной щелчок мышью в абзаце или слева от абзаца на полосе выделения). Выделенный текст можно копировать, перемещать и удалять как с помощью буфера обмена, так и методом перемещения при помощи мыши (при нажатой левой или правой клавише). После выделения фрагмента операцию копирования или перемещения его можно выполнить следующими способами: используя левую или правую кнопки мыши (перетаскивание: на выделенный фрагмент навести курсор мыши и удерживая нажатой левую или правую кнопки мыши перетащить текст в нужное место); с помощью команд меню Правка; с помощью команд контекстного меню; с помощью пиктограмм на панели инструментов (вырезать, копировать, вставить) с клавиатуры (набор клавиш: Ctrl+X- вырезать; Ctrl+C копировать; Ctrl+Vвставить). Для отмены ошибочного действия в Word применяется операция откатки. Команда отмены находится в меню Правка и на панели инструментов. Кроме команды откатки существует команда отмены откатки.

7 Редактирование существующего текста в Word с помощью команды Правка / Заменить Предусмотренная в Word возможность поиска и замены текста значительно ускоряет процесс редактирования (правки) большого текста. Кроме того, с помощью этой команды можно осуществлять поиск и замену определенных параметров форматирования, специальных символов и других объектов документа. Для замены во всем тексте слова процессор на микропроцессор в меню Правка выбрать команду Заменить и в открывшемся диалоговом окне в строке Найти набрать слово процессор, а в строке Заменить на микропроцессор. Затем щелкнуть на кнопке Заменить, если вы хотите последовательно менять слово за словом и Заменить все, если это можно выполнить сразу по всему документу.

Технология работы в текстовом редакторе Microsoft Word 1. Запуск Microsoft Word Пуск Программы Microsoft Office Microsoft Word. 2. Правила набора текста в Microsoft Word: При наборе текста в Word придерживаются

Лабораторная работа 2 Редактирование и форматирование документа Цель работы: сформировать навык по выполнению основных приемов редактирования и форматирования текста (выделение, копирование, перемещение

Основные задачи в Word 2010 Общие сведения о приложении Word Microsoft Word 2010 это текстовый процессор, предназначенный для создания профессионально оформленных документов. Объединяя в себе лучшие средства

6.1. ТЕКСТОВЫЙ ПРОЦЕССОР MICROSOFT WORD 2000. ВВОД И ФОРМАТИРОВАНИЕ ТЕКСТА 6.1.1. Общие сведения Текстовый процессор MICROSOFT WORD на сегодняшний день является наиболее популярным в мире текстовым редактором.

Общие сведения о редакторе MS WORD Основные возможности тестового процессора Создание документа посредством: Ввода и форматирования текста; Создания таблиц и табличных форм; Верстки текста в несколько

Основы работы в Word Word это предлагающий широкие возможности текстовый редактор и приложение для настройки макета документов, но чтобы использовать его наиболее эффективно, необходимо знать основы работы

Основы работы в текстовом редакторе Основные программы для работы с текстом WordPad (есть во всех компьютерах Windows) MS Word Open Office Открываем программу двойным щелчком по иконке программы на рабочем

ВРЕМЯ ВЫПОЛНЕНИЯ РАБОТЫ: 2 часа. 1. Внеурочная подготовка Оформить титульный лист. Смотри ПРИЛОЖЕНИЕ 1 2. Работа в лаборатории Основные сведения Сразу после запуска Word автоматически создает новый документ

1. Текстовый процессор OpenOffice.org Writer. Ввод и форматирование текста Общие сведения Текстовый процессор Writer на сегодняшний день является наиболее известным приложением OpenOffice.org. Как текстовый

Тамбовское областное государственное бюджетное образовательное учреждение среднего профессионального образования «Приборостроительный колледж» Лекционные материалы по теме «Текстовый редактор Microsoft

Как открыть программу Microsoft Word 2010 3. Основы работы в MicrosoftWord 2010 MicrosoftWord это многофункциональная программа обработки (редактор) текстов настольная издательская система. В Word е мы

КОНТРОЛЬ ЗНАНИЙ Тест по Microsoft Word Задание 1 Размер шрифта это... 1. гарнитура 2. интерлиньяж 3. кегль 4. колонтитул. Задание 2 Вид шрифта (графический образ символов шрифта) это... 1. гарнитура 2.

ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР Word Текстовый редактор Word программа создания, редактирования, форматирования, сохранения и печати текстовых документов, проверки орфографии в документе. Запуск Word Запустить Word

ОСНОВНЫЕ КОМАНДЫ И ОПЕРАЦИИ! Проверьте, как Вы запомнили изученный материал Операционная система Windows 7 и текстовый процессор MS Word Основные действия при работе в Windows 7. Выделить значок Щелкнуть

Тема: Цель: Время: Задание: Литература: Практическая работа 8. Основы редактирования. Форматирование текста, абзаца. Работа с несколькими документами. Получить практические навыки в работе с фрагментами

Практическая работа 1 Задание 1. Исправить ошибки, допущенные в тексте, при помощи функции правописания. Создание дакумента и перимещение по нему После запуска Word на экране отображается окно, в котором

Тема: Практическая работа 3. Основы работы в Windows. Копирование, перемещение, переименование и удаление объектов в Windows. Цель: Научиться работать с файлами и каталогами (папками) в среде Windows (XP,

4. РАБОТА С ФАЙЛАМИ И ПАПКАМИ 4.1. Общие сведения Вся информация, размещаемая на компьютере, имеет некоторую структуру, цель которой состоит в обеспечении удобства в ориентации пользователя. Эта структура

Лабораторная работа 2 Редактирование и форматирование документа Цель работы: сформировать навык по выполнению основных приемов редактирования и форматирования текста (выделение, копирование, переме-щение

Лабораторная работа 1_2. Работа с папками и файлами в Windows. В Windows предусмотрены средства, позволяющие удобно организовать работу с документами и программами. Файлы можно не только создавать и хранить

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 4 1. ТЕМА: «Настройки текстового процессора Microsoft Word» 2. ОБЩАЯ ЦЕЛЬ РАБОТЫ: получить навыки выполнения первичных настроек текстового редактора; ознакомления с элементами строки

Глава 3 Основы редактирования Вводимому в документ тексту обычно не удается сразу придать завершенный вид. Иными словами, после ввода текст обычно редактируется. Данная глава посвящена различным аспектам

При создании новый документ по умолчанию имеет заданное количество листов таблиц. Нередко по ходу работы с документом возникает необходимость добавить в книгу еще один или несколько листов. Для добавления

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА 1. ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА MS WINDOWS Цель лабораторной работы: освоить работу с главным меню, значками, ярлыками, панелями, папками Мой компьютер, Корзина; освоить работу с файловой системой

Работа с таблицами 1. Преобразование текста в таблицу. а) Вставьте знаки разделителей, такие как запятая или знак табуляции, в местах, где текст должен быть разбит по столбцам. Используя знак абзаца, укажите,

Лабораторная работа 1. Основы работы с операционной системой семейства Windows. Общая характеристика Windows Любая операционная система (ОС) семейства Windows обеспечивает многозадачную и многопоточную

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА 1. РАБОТА С MICROSOFT WORD. ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ ЦЕЛЬ РАБОТЫ Познакомится с возможностями пакета Microsoft Word. КРАТКИЕ ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ СВЕДЕНИЯ Знаки форматирования служат для корректного

Основы работы в программе MS Word 2007 Описание окна программы После запуска программы MS Word на экране открывается ее окно. В заголовке окна написано имя открытого файла или Документ1, Документ2, если

Глава 5 Работа с документами Word В Редактирование документа Перемещение по документу Поиск и замена слов Проверка грамматики и орфографии Подсчет слов Сохранение документа же из названия этой программы

Текстовый редактор Word 2007 ИНТЕРФЕЙС ПРОГРАММЫ Текстовый редактор (процессор) это универсальная прикладная программа, предназначенная для создания и обработки текстов с помощью компьютера, позволяющая

Лекция посвящена созданию презентаций в Microsoft PowerPoint. Определены основные этапы создания презентации. Описаны способы создания презентаций. Показаны процедуры создания презентаций с использованием

Апробация Министерство образования и науки Российской Федерации Саратовский государственный технический университет Балаковский институт техники, технологии и управления OpenOffice.org Writer: работа с

Практическая работа 3.1. Создание, редактирование, форматирование документа MS Word Цель работы. Выполнив эту работу, Вы научитесь: вводить с клавиатуры, удалять, копировать, перемещать фрагменты текста;

Министерство образования Российской Федерации Пензенский государственный университет Е.Г. Шереметьева Основы работы с текстовым процессором MS Word 2003/2007/2010 Набор вопросов для тестирования Пенза

Лекция 8 Автозамена Команда меню [Файл Параметры Правописание Параметры автозамены] позволяет автоматически вставлять в документ часто используемые текстовые и графические объекты, а так же автоматически

Белоконь М.В. Внедрение рисунка из графического редактора Paint в текстовый редактор Word Pad 1. В текстовом редакторе WordPad набрать следующий текст: «К дополнительным устройствам ПК относятся: мышь,

Практическая работа 15 Ввод, редактирование, форматирование и сохранение текста. Списки Цель работы: получить начальные навыки работы с текстовым документом, познакомиться с основными приемами редактирования

Стр. 1 из 24 Организация данных на листе Способы организации данных Существует два способа организации данных на листе: таблица и список. При организации данных в виде таблицы формируются строки и столбцы

Примерный перечень вопросов для подготовки к тестированию по теме «ОС Windows» 1. К какому типу программ относится Windows? А. операционные системы B. языки программирования C. текстовые редакторы D. графические

Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования "Южный федеральный университет" Островская И.В. ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ НА ТЕМУ: ОПЕРАЦИОННАЯ СИСТЕМА WINDOWS Методические

Лекция 6 РАБОТА С ТАБЛИЦАМИ В РЕДАКТОРЕ MICROSOFT WORD 2010 Цель лекции. Изучить основные приемы работы с таблицами в MS Word 2010. Вопросы лекции: 1. Создание таблицы Word 2010. 2. Вставка таблиц Excel

Лекция 3 ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О ТЕКСТОВОМ ПРОЦЕССОРЕ MS WORD 2010/ ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ В MS Word 2010 Цель лекции. Изучить предназначение и элементы окна процессора Ms Word, форматирование текста, табуляцию

ТЕСТОВЫЕ ЗАДАНИЯ для зачета по дисциплине «Информатика» для студентов специальности «Сестринское дело» (вечернее отделение) 2 курс, 4 семестр 1. Для создания и редактирования текстового файла в Windows

Назначение программы Автоматизация всех видов действий с текстами. Функции создание, редактирование, форматирование, сохранение, обработка и вывод на печать. Word 2007 профессиональный текстовый редактор,

Практическая работа 3 РАБОТА С ТЕКСТОВЫМ ПРОЦЕССОРОМ MICROSOFT OFFICE WORD 2003. ВВОД И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТА. ФОРМАТИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТА Цель работы: 1. Получение практических навыков по созданию и редактированию

Практикум Создание ярлыков Ярлык это файл, который ссылается на другой файл. Имеет объём 400-600 байт. Открытие ярлыка приводит к запуску программы или открытию папки или документа, на который он ссылается.

Работа с графическими объектами в редакторе Word Краткие теоретические сведения В текстовом редакторе имеется множество стандартных изображений, включающих геометрические фигуры, стрелки, линии и др. Эти

Самостоятельная работа Списки. Подготовка текстового документа к печати Колонтитул. Постройте ассоциативный куст к понятию «нумерованный список». Нумерованный список. Запишите последовательность создания

Редактор формул Microsoft Equation Общие сведения Редактор формул Microsoft Equation является специальной версией редактора формул MathType (компания Design Science), настроенной для использования с программами

ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАНЯТИЕ 5 ТЕМА: Комплексное использование возможностей MS Word для создания больших документов ЦЕЛЬ РАБОТЫ: Научиться комплексно использовать возможности MS Word для создания больших документов

Основные операции с файлами и папками С файлами и папками можно делать следующие операции: Копировать файл (папку) создавать копию файла (папки) в другом месте компьютера; Удалить файл (папку) убрать файл

Краткое руководство по использованию Cистемы редактирования сайта Оглавление 1. Введение... 3 2. Знакомство с основными элементами системы редактирования... 4 3. Панель управления основными командами...

Работа с примечаниями О примечаниях Примечание представляет собой информацию (данные), относящуюся к ячейке и хранящуюся независимо от содержимого этой ячейки. Это может быть какая-либо поясняющая информация,

Общие сведения о таблицах Таблицы в документах Word используют, большей частью, для упорядочивания представления данных. В таблицах можно производить вычисления, таблицы можно применять для создания бланков

Глава третья Работа с текстом 3.1 На компьютере можно написать и напечатать текст. Для вывода текста на бумагу вам понадобится специальное устройство принтер. Создавать текст, оформлять его помогают специальные

Глава 1 Основы работы в OpenOffice.org Calc Рассмотрим основные принципы ввода и редактирования данных в среде пакета OpenOffice.org Calc н а конкретном примере. ПРИМЕР 1.1. 1. Ввести данные указанные

Оглавление. 1 ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР WORD...2 ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ...2 СПРАВОЧНАЯ СИСТЕМА...2 ОСНОВЫ РАБОТЫ С ТЕКСТОМ...2 ВСТАВКА ТЕКСТА...2 УДАЛЕНИЕ ТЕКСТА...2 ВЫДЕЛЕНИЕ ТЕКСТА...2 ЗАМЕНА ВЫДЕЛЕННОГО ТЕКСТА

Тема 1. назначение, возможности и классификация систем обработки текстов. Обзор среды текстового процессора Цель: ознакомиться с назначением, классификацией и основными функциями систем обработки текстов;

Чтобы перенести текст или его фрагмент, а также графические объекты или таблицы в новое место документа, используйте вырезание или копирование, а затем вставку. При этом скопированный текст или объект

Цель: научиться создавать в текстовом редакторе шаблоны, электронные формы, а также выполнять слияние документов разных форматов.

Требования к содержанию, оформлению и порядку выполнения

Перед выполнением лабораторной работы необходимо создать папку «Ваша фамилия Lab1» (например: «IvanovLab1»). В эту папку в ходе выполнения работы необходимо сохранять требуемые материалы.

Лабораторные работы необходимо выполнять согласно своему варианту . Варианты лабораторной работы распределяются согласно номеру компьютера за которым вы работаете (см. Таблицу)

Перед выполнением лабораторной работы изучите теоретический материал. Далее необходимо изучить примеры выполнения лабораторной работы, а затем приступать к выполнению своего варианта лабораторной работы.

Задания лабораторной работы необходимо выполнять последовательно, при необходимости результат выполнения сохранять в свою папку.

После выполнения лабораторной работы ответьте на контрольные вопросы.

Теоретическая часть

1. Использование шаблонов для создания документов в Word

Деятельность любого учреждения невозможна без создания тех или иных документов: формуляров, справок, служебных записок и т. д. Текстовый редактор Microsoft Word является удобным средством создания электронных текстовых документов. Для автоматизации делопроизводственных процессов чаще всего используются заранее созданные шаблоны всех основных видов документов. Это ускоряет процесс создания, обработки и поиска документа, а главное, избавляет от многочисленных ошибок в их оформлении. Создание и оформление документа на компьютере начинается с вызова формы (шаблона), на базе которой будет создаваться документ. Это может быть встроенный шаблон Word, бланк организации, унифицированная форма, разработанная в организации, или чистый лист.

Понятие шаблона является одним из фундаментальных понятий MS Word. Итак, шаблон – это совокупность параметров документа, предназначенных для многократного использования. Шаблон определяет основную структуру документа и определяет совокупность параметров, с помощью которых будет осуществляться форматирование документа. К этим параметрам можно отнести начертание шрифта, величину полей, установки табуляторов и т. д.

Шаблон включает в себя части документа и средства, характерные для документов данного типа, а именно:

• колонтитулы;

• параметры страницы;

• элементы автотекста;

• пользовательские меню и команды;

  панели инструментов и кнопки;

  комбинации клавиш.

При использовании шаблон остается неизменным, но документу, создаваемому на его основе, доступны все его элементы, что позволяет экономить время при подготовке документов, избегать опечаток в общих местах, привести документы одного типа к общему формату и виду.

Для создания документов на основе какого-либо шаблона необходимо выполнить следующие действия:

Рис.1 Создание документа.

Приступая к работе с шаблонами необходимо ознакомиться со всеми встроенными в MS Word шаблонами. Если среди множества шаблонов найдется сходный с требуемым документом, то внеся в него некоторые изменения и дополнения, можно получить новый шаблон.

Рис. 2.1. Окно диалога Создание документа

Часто документы создаются на основе шаблонаНовый документ (илиОбычный ), который содержит определенный набор установок: стандартная настройка меню, клавиатуры панелей инструментов, стандартные встроенные стили.

В качестве альтернативного способа для создания нового документа, основанного на обычном шаблоне, можно использовать комбинацию клавиш Ctrl+N или кнопкуСоздать на стандартной панели инструментов. В результате будет открыт новый документ, основанный на обычном шаблоне, без вывода на экран окна диалогаСоздание документа .

Общие шаблоны.

Общие шаблоны, включая шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для использования настроек, хранящихся в другом шаблоне, можно загрузить нужный шаблон в качестве общего шаблона. После загрузки шаблона элементы, сохраненные в этом шаблоне, доступны в любом документе до окончания текущего сеанса работы с Microsoft Word.

Шаблоны документов. Создание шаблонов документов.

Шаблоны документов, например шаблоны записок или факсов в диалоговом окне Шаблоны , содержат настройки, доступные только для документов, основанных на соответствующих шаблонах.

Доступные шаблоны документов отображаются в диалоговом окне Создание документов на различных вкладках.

Для создания новых шаблонов документов необходимо (как и в случае создания документов) использовать команду Файл/Создать , но в диалоговом окнеШаблоны установите переключательСоздать , расположенный в нижнем правом углу в положениеШаблон .

Создать новый шаблон документа можно также следующим способом:

Создать новый документ на основе какого-либо шаблона;

При сохранении документа в диалоговом окне Сохранение документа выбрать тип файлаШаблон документа. dot .

При сохранении шаблона Microsoft Word автоматически выбирает расположение, заданное для типа файлов шаблоны пользователя (менюСервис , командаПараметры , вкладкаРасположение ). По умолчанию используется папкаШаблоны и ее подпапки. Шаблоны, сохраненные в других папках, не будут отображаться в диалоговом окнеШаблоны .

Шаблоны, сохраненные в папке Шаблоны , отображаются на вкладкеОбщие диалогового окнаШаблоны . Чтобы создать в диалоговом окнеШаблоны пользовательские вкладки для шаблонов, создайте новую подпапку в папкеШаблоны , а затем сохраните шаблоны в этой подпапке. Имя, заданное для подпапки, будет присвоено новой вкладке.

Любой файл с расширением DOC, сохраняемый в папке Шаблоны , также используется как шаблон.

Открытие шаблона.

Текстовый редактор Microsoft Word позволяет открывать шаблоны для их изменения. Для открытия шаблона необходимо выбрать команду Файл/Открыть в спискеТип файлов выбратьШаблон документа. dot , а затем перейти к папке, содержащей открываемый шаблон, выбрать нужный шаблон и нажать на кнопкуОткрыть .

Замена шаблона.

Иногда большое значение имеет не содержимое документа, а его оформление. Для каждого типа документов существует специальный шаблон, позволяющий оформить его так, как того требует его назначение. Если изменить шаблон, то получится новый документ, хотя содержание может оставаться тем же.

Для замены шаблона необходимо выполнить следующее:

1. Выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки . Откроется окно диалогаШаблоны и надстройки .

2. Нажать кнопку Присоединить , откроется окно диалогаПрисоединение шаблона .

3. Выбрать нужную папку, а в папке – название требуемого шаблона. Нажать Открыть . Снова будет открыто окно диалогаШаблоны и надстройки.

4. Установить флажок Автоматически обновлять стили документа . НажатьОК .

В активном документе используемые стили будут изменены на стили из присоединенного шаблона.

Перенос элементов одного шаблона в другой. Организатор.

Можно перенести нужные элементы из одного шаблона в другой. Причем, если эти элементы находятся в специальном шаблоне, то удобнее скопировать их в общий шаблон, например Обычный , чтобы можно было использовать их в других шаблонах, основанных наОбычном . Можно также сделать элементы, хранящиеся в другом шаблоне, временно доступными в любом документе, если загрузить шаблон в MS Word в качестве общего шаблона. Для этого надо выполнить следующие действия:

1. Выбрать команду Сервис/Шаблоны и надстройки . Откроется одноименное окно диалога.

2. Нажать кнопку Организатор . Откроется окно диалогаОрганизатор (рис. 2.2).

3. Перейти на вкладку, обеспечивающую доступ к элементам, которые нужно копировать.

Рис. 2.2. Вид диалогового окна Организатор

В MS Word по умолчанию в окне всегда появляется активный документ и шаблон Обычный (Normal . dot ) . Если требуются другие шаблоны, следует нажать кнопкуЗакрыть файл . При этом кнопка поменяет название наОткрыть файл .

4. Нажать кнопку Открыть файл , на экране появится окно диалогаОткрытие документа .

5. Выбрать нужный документ или шаблон, из которого требуется скопировать необходимый элемент.

6. Выбрать из соответствующего списка нужные элементы для копирования, а затем нажать кнопку Копировать .

Если требуется скопировать ряд элементов, расположенных подряд, указать первый элемент списка, нажать клавишу Shift и, не отпуская ее, указать последний элемент.

Если элементы расположены в произвольном порядке, отметить их при нажатой клавише Ctrl .

7. По завершении процесса копирования нажать кнопку Закрыть .

Создание документов в текстовых редакторах

Текстовые редакторы. Для обработки текстовой информации на компьютере используются приложения общего назначения - текстовые редакторы. Текстовые редакторы позволяют создавать, редактировать, форматировать, сохранять и распечатывать документы.

Простые текстовые редакторы позволяют редактировать текст, а также осуществлять простейшее форматирование шрифта.

Более совершенные текстовые редакторы, которые называют иногда текстовыми процессорами , имеют широкий спектр возможностей по созданию документов (вставка списков и таблиц, средства проверки орфографии, сохранение исправлений и др.).

Для подготовки к изданию книг, журналов и газет в процессе макетирования издания используются мощные программы обработки текста - настольные издательские системы .

Для подготовки к публикации в Интернете Web-страниц и Web-сайтов используются Web-редакторы .

Способы создания документов. В текстовых процессорах для создания документов многих типов со сложной структурой (письма, резюме, факсы и т. д.) используются мастера. Разработка документа с помощью мастера производится путем внесения необходимых данных в последовательно появляющиеся диалоговые панели. Например, можно использовать мастер создания календаря, который должен разместить на странице в определенном порядке обязательный набор надписей (год, месяц, дата и др.).

Создание документов можно производить с помощью шаблонов , т. е. пустых заготовок документов определенного назначения- Шаблоны задают структуры документов, которые пользователь заполняет определенным содержанием. Текстовые процессоры имеют обширные библиотеки шаблонов для создания документов различного назначения (визитная карточка, реферат и др.).

Однако в большинстве случаев для создания документов используется пустой шаблон Новый документ , который пользователь заполняет содержанием по своему усмотрению.

Выбор параметров страницы. Любой документ состоит из страниц поэтому в начале работы над документом необходимо задать параметры страницы: формат, ориентацию и размеры полой (рис. 3.1).

Формат страниц документа определяет их размеры. При создании реферата или заявления целесообразно выбрать формат страницы А4 (21 х 29,7 см), который соответствует размеру стандартного листа бумаги для принтера. Для объявлений и плакатов подходит формат A3, размер которого в два раза больше стандартного листа. Для писем можно выбрать формат А5, который в два раза меньше стандартного листа.

Ориентация задает расположение страницы на экране монитора. Существуют две возможные ориентации страницы - книжная и альбомная . Для обычных текстов чаще всего используется книжная ориентация, а для таблиц с большим количеством столбцов - альбомная.

На странице можно установить требуемые размеры полей (верхнего и нижнего, правого и левого), которые определяют расстояния от краев страницы до границ текста.

Колонтитулы и номера страниц. Для вывода на каждой странице документа одинакового текста (например, имени автора, названия документа и др.) удобно использовать верхний и нижний колонтитулы. Расстояния от краев страницы до колонтитулов можно изменять.

Контрольные вопросы

1. Какие существуют способы создания новых документов?
2. Какие параметры страниц необходимо задать перед началом создания документа?

Ввод и редактирование документа

Ввод текста. Основой большинства документов является текст, т. е. последовательность различных символов: прописных и строчных букв русского и латинского алфавитов, цифр, знаков препинания, математических символов и др. Для быстрого ввода текста целесообразно научиться (например, с использованием клавиатурного тренажера) десятипальцевому "слепому" методу ввода символов.

Для представления текстов могут использоваться 256 или 65 536 символов, однако не все эти символы возможно ввести с клавиатуры компьютера. Для ввода некоторых знаков математических операций букв греческого алфавита, денежных знаков и многих других символов используются таблицы символов (рис. 3.2). Для ввода символа его необходимо найти в таблицах и нажать клавишу {Enter).

Вставка изображений, формул и других объектов в документ. Большинство современных документов содержат не только текст, но и другие объекты (изображения, формулы, таблицы, диаграммы и т. д.). Текстовые редакторы позволяют вставлять в документ изображения, созданные в графических редакторах, таблицы и диаграммы, созданные в электронных таблицах, и даже звуковые и видеофайлы, созданные в соответствующих приложениях.

При решении задач по физике или математике часто необходимо вставлять формулы, которые требуют двухстрочного представления и использования специальных математических знаков. Для ввода формул в текстовые редакторы встроены специальные редакторы формул (рис. 3.3).

Копирование, перемещение и удаление фрагментов документа. Редактирование документа производится путем копирования, перемещения или удаления выделенных символов или фрагментов документа. Выделение производится с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре при нажатой клавише {Shift}.

Копирование позволяет размножить выделенный фрагмент документа, т. е. вставить его копии в указанные места документа:

- после выделения фрагмента документа и ввода команды Копировать выделенная часть документа помещается в буфер обмена (специальную область памяти);
- с помощью мыши или клавиш управления курсором на клавиатуре курсор устанавливается в определенное место документа и вводится команда Вставить. Копируемый фрагмент документа, хранящийся в буфере обмена, помещается в указанное место;
- для многократного копирования фрагмента достаточно несколько раз повторить команду Вставить.

Перемещение позволяет вставить копии выделенного фрагмента в указанные места документа, но удаляет сам выделенный фрагмент.

Удаление позволяет удалить выделенный фрагмент.

Например, если исходный документ содержит слово "информатика", то после операций копирования, перемещения и удаления фрагмента текста "форма" документ примет вид, отображенный в табл. 3.3.

Поиск и замена. В процессе работы над документом иногда бывает необходимо заменить одно многократно встречающееся слово на другое. Если делать это вручную, то процесс замены отнимет много времени и сил.

К счастью, в большинстве текстовых редакторов существует операция Найти и заменить , которая обеспечивает автоматический поиск и замену слов во всем документе (например, замену слова "ЭВМ" на слово "компьютер") (рис. 3.4).

Проверка правописания. В процессе создания документа могут быть допущены орфографические ошибки в написании слов и грамматические ошибки в построении предложений.

Ошибки можно исправить, если запустить встроенную во многие текстовые редакторы систему проверки правописания , которая содержит орфографические словари и грамматические правила р,яя нескольких языков (это позволяет исправлять ошибки в многоязычных документах). Система проверки правописания не только выделяет орфографические ошибки (красной волнистой линией) и синтаксические ошибки (зеленой волнистой линией), но и предлагает варианты их исправления (рис. 3.5).

Рис. 3.5. Проверка правописания в документе

Проверку правописания текстовые редакторы могут проводить как непосредственно в процессе ввода текста, так и в готовом документе по команде пользователя.

Автозамена частых опечаток. В процессе ввода текста иногда допускаются опечатки (например, в начале слова случайно вводятся ДВе прописные буквы). В этом случае срабатывает функция Автозамена , которая автоматически исправляет такие опечатки.

Кроме того, каждый пользователь может добавить в словарь автозамены те слова, в которых он часто делает ошибки (например, неправильное "програма" должно заменяться на правильное "программа") (рис. 3.6).

В процессе работы над окончательной редакцией документа может быть проведено сравнение исправлений различных авторов и принят лучший вариант.

Контрольные вопросы

1. Какие существуют способы ввода содержания документов?
2. Какие существуют способы редактирования документов?

Сохранение и печать документов

Сохранение документов. В процессе сохранения документа необходимо, прежде всего, в иерархической файловой системе компьютера выбрать диск и папку, в которой файл документа необходимо сохранить.

Кроме того, необходимо выбрать формат файла, который определяет способ хранения текста в файле. Существуют универсальные форматы текстовых файлов, которые могут быть прочитаны большинством текстовых редакторов, и оригинальные форматы, которые используются только определенными текстовыми редакторами.

Формат ТХТ (только текст , расширение в имени файла txt) является наиболее универсальным текстовым форматом. Файлы, сохраненные в этом формате, могут быть прочитаны приложениями, работающими в различных операционных системах. Достоинством этого формата является небольшой информационный объем файлов, а недостатком то, что не сохраняются результаты форматирования текста.

Формат RTF (расширенный текстовый формат , расширение в имени файла rtf) является также универсальным форматом текстовых файлов, в котором сохраняются результаты форматирования. Недостатком этого формата является большой информационный объем файлов.

Формат РОС (документ Word , расширение в имени файла doc) является оригинальным форматом текстового редактора Microsoft Word. В этом формате полностью сохраняются результаты форматирования. Этот формат фактически является универсальным, так как понимается практически всеми текстовыми редакторами.

Формат Web-страница (расширение в имени файла htm или html) используется для хранения Web-страниц в компьютерных сетях, так как файлы в этом формате имеют небольшой информационный объем, и при этом сохраняются результаты форматирования. Документы в этом формате создаются в Web-редакторах, а также могут сохраняться с использованием многих текстовых редакторов. Достоинством этого формата является его универсальность, так как Web-страницы могут просматриваться с использованием специализированных программ (браузеров ) в любых операционных системах.

Современные текстовые редакторы обеспечивают автоматическое преобразование текстового файла из одного формата в другой при его открытии и сохранении.

Печать документа. Перед выводом документа на печать полезно выполнить предварительный просмотр документа, это позволяет увидеть, как будет выглядеть документ, напечатанный на бумаге с использованием подключенного к компьютеру принтера.

Вид напечатанного документа (например, распределение текста по страницам) может зависеть от используемого принтера, так как могут несколько различаться шрифты, используемые в разных принтерах.

При выводе документа на печать необходимо установить параметры печати: задать номера выводимых на печать страниц, количество копий документа и др.

Кроме того, целесообразно проверить установки самого принтера: ориентацию бумаги, качество бумаги, качество печати и др.

Контрольные вопросы

1. Какие существуют форматы текстовых файлов и чем они отличаются друг от друга?
2. В каком формате нужно сохранить файл, чтобы он мог быть прочитан в других приложениях с сохранением форматирования? Без сохранения форматирования?
3. Какие параметры необходимо установить перед началом печати документа?
4. Влияет ли на вид напечатанного документа выбор принтера? Почему?

МОДУЛЬ 2. ТЕКСТОВЫЙ РЕДАКТОР MICROSOFT WORD XP

ЛЕКЦИЯ 1. СОЗДАНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ ТЕКСТОВОГО ДОКУМЕНТА

Фирма Microsoft поставляет пакет программ Microsoft Office , в который входят наиболее используемые деловые программы фирмы. Пакет программ Microsoft Office не входит в состав Windows . Это значит, что его необходимо устанавливать дополнительно. Как правило, если пакет программ Microsoft Office установлен, на рабочем столе отображается панель инструментов Microsoft Office .

Microsoft Office XP поставляется в двух вариантах: стандартном и профессиональном. В состав пакета входят следующие приложения:

Microsoft Excel XP – табличный редактор, позволяющий создавать, оформлять и рассчитывать таблицы любой сложности.

Microsoft Word XP – современный текстовый редактор.

Microsoft PowerPoint XP – позволяет подготовить материалы к презентации. Программа использует информацию остальных программ пакета Microsoft Office .

Microsoft Outlook XP – информационная система, обеспечивающая хранение и обмен информацией с другими пользователями сети.

Microsoft Access XP (только в профессиональном варианте) – реляционная база данных.

Фирма Microsoft создала пакет программ в расчете на взаимодействие приложений, входящих в пакет. Благодаря этому можно создавать интегрированные документы, опирающиеся на данные различных приложений. Пользователь осуществляет переход от одного приложения к другому, практически не замечая этого. Программам пакета Microsoft Office характерны многочисленные общие черты интерфейса (способа общения).

Запуск Word

Для запуска Microsoft Word:

1. щелкните на кнопке Пуск в панели задач;

2. в появившемся главном меню Windows наведите курсор на строку Программы ;

3. В ее меню щелкните левой кнопкой мыши по строке Microsoft Word . Запускается Word и создается документ, который по умолчанию называется Документ1.

Чтобы создать документ Word в окне папки, нужно открыть меню Файл окна папки,навести курсор на строку Создать и в ее меню щелкнуть левой кнопкой мыши по строке Документ Microsoft Word . То же можно сделать, открыв контекстное меню окна папки, наведя курсор на пункт Создать и в следующем меню щелкнув по строке Документ Microsoft Word . В окне папки создается файл, который по умолчанию называется Документ Microsoft Word . Щелкнув два раза левой кнопкой мыши по его пиктограмме или нажав клавишу Enter , когда файл выделен, открываем файл для работы с ним.

Окно Word

Окно Word состоит из 2- частей - из окна программы и окна документа, в которое можно вводить текст. Окно Word содержит различные элементы (рис. 1).

Рис 1. Элементы окна Word

Описание элементов окна Word

Создание нового документа в окне Word

Когда Word уже запущен, можно создать новый документ, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов Стандартная , или по команде Создать меню Файл , или нажав комбинацию клавиш Ctrl+N .

Выход из программы

Закончив работу в Word, можно закрыть программу несколькими способами:

В меню Ф а йл щелкните левой кнопкой мыши по команде Выход .

Нажмите комбинацию клавиш Alt+F4 .

Щелкните на кнопке Закрыть в строке заголовка окна программы.

Если изменения в документе не были сохранены, Word предложит сохранить их, прежде чем выйти из программы. Если вы не собираетесь сохранять изменения в документе, достаточно щелкнуть по кнопке Нет .

Первое сохранение нового документа

Когда в Word создается документ, по умолчанию он временно сохраняется в оперативной памяти компьютера под именем Документ N , где N – порядковый номер, начиная с 1. Этот документ "сохраняется" в памяти до тех пор, пока вы не выйдете из программы или не выключите компьютер. Для того чтобы сохранить документ навсегда, так, чтобы можно было работать с ним в дальнейшем, нужно присвоить ему имя и сохранить на диске.

1. В меню Файл выберите команду Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или нажмите Ctrl+ S. Появится диалоговое окно Сохранение документа .

2. В раскрывающемся списке Папка щелкаем по кнопке с треугольником, выбираем нужный диск, открываем папку, куда хотим сохранить документ.

3. В текстовом поле Имя файла вводим имя, которое хотим присвоить своему документу. Можно щелкнуть по кнопке с треугольником, открыв список ранее использовавшихся имен, которые можно использовать как шаблон для имени этого документа. Расширение и точка перед ним не обязательны, если в окошке Тип файла стоит Документ Word (*. doc ) . Имя файла может иметь до 255 символов и описывает содержание документа.

Рис. 2. Диалоговое окно Сохранение документа

Сохранение документа в процессе работы

После того как вы дали имя документу и сохранили его, все равно нужно периодически его сохранять. После того как вы назвали документ, его легко можно сохранить под тем же именем и в той же папке одним из следующих способов.

Щелкните в меню Файл покоманде Сохранить .

Нажмите комбинацию клавиш Ctrl + S .

Word автоматически использует текущее имя документа, поэтому диалоговое окно не появляется.

Сохранение документа под другим именем

1. В меню Файл щелкните по команде Сохранить как . Появится диалоговое окно Сохранение документа , в котором в поле Имя файла будет представлено текущее имя документа.

2. В поле Имя файла замените имя файла на новое.

3. При необходимости в списке Папка выберите другой диск и откройте другую папку, чтобы сохранить документ в другой папке.

Открытие документа в окне Word

Чтобы открыть любой документ, созданный в Word, для работы с ним, в меню Файл щелкаем левой кнопкой мыши по команде Открыть или щелкаем на кнопке Открыть панели инструментов Стандартная . Появится диалоговое окно Открытие документа (рис. 4.3).

Список файлов показывает все документы Word и подкаталоги в текущей папке. В поле Папка высвечивается имя текущей папки. В диалоговом окне можно сделать следующее:

Открыть файл, 2 раза щелкнув на его пиктограмме в списке файлов или выделить файл и щелкнуть на кнопке Открыть .

Найти файлы, не являющиеся документами Word. Для этого из раскрывающегося списка Тип файлов : выберите нужный тип файла.

Из раскрывающегося списка поля Папка выбрать нужный диск или папку.

Перейти к папке на один уровень выше, щелкнув на кнопке Переход на один уровень вверх .

Перейти в любую папку, дважды щелкнув на ее пиктограмме в списке папок.

Если нужно быстро открыть документ, с которым недавно работали, обратитесь к списку недавно использовавшихся файлов Word. Для просмотра этого списка откройте меню Файл , - список находится в конце меню, прямо над командой Выход . Чтобы открыть файл из списка, щелкните по нужному имени файла.

Вы можете задавать количество файлов в этом списке и появление списка вообще:

1. Щелкните в меню Сервис по команде Параметры – появится диалоговое окно Параметры .

2. Щелкните на корешке Общие , а затем установите флажок опции Помнить список из... файлов , чтобы включить/выключить вывод списка на экран. Для изменения количества файлов, включаемых в список, введите их число в поле Помнить список из... файлов или щелкните на кнопке со стрелкой, указывающей вверх/вниз, чтобы изменить заданное количество.

3. Щелкните на кнопке ОК .

Основы редактирования. Ввод текста

При создании нового документа Word , основанного на шаблоне Normal. dot , рабочая область пустая и содержит один элемент - мерцающую вертикальную линию - курсор , или точку ввода, которая отмечает место в документе, куда будет введен текст и где можно осуществлять редактирование.

Чтобы ввести текст, просто набирайте его на клавиатуре. По мере набора текст будет появляться, и курсор будет двигаться вправо. Если строка текста достигнет правого края окна, Word автоматически начнет новую строку, то есть выполнит перенос слов. Не нажимайте клавишу Enter до тех пор, пока не захотите начать новый абзац. Если вы наберете больше строк, чем помещается в окне, Word прокрутит ранее введенный текст вверх, чтобы оставить курсор в поле зрения.

Если вы сделали ошибку:

Нажмите клавишу Backspace , чтобы удалить символы слева от курсора

Нажмите клавишу Delete , чтобы удалить символы справа от курсора

Вы можете передвигать курсор, чтобы добавлять и редактировать текст в любой части документа.

Основные средства передвижения курсора

Чтобы переместить курсор:

на одну позицию влево или вправо, на одну строку вверх или вниз - нажмите на клавиатуре клавишу с соответствующей стрелкой;

в начало или конец строки - нажмите клавиши Нome или End ;

вверх или вниз на высоту рабочей области окна - нажмите клавиши Page Up или Page Down ;

в начало или конец документа - удерживая нажатой клавишу Ctrl , нажмите Но m е или Еnd .

Прокрутка документа с помощью мыши

Выделение текста

Многие задачи, которые выполняются в Word, требуют вначале выделить текст, который вы будете изменять. Текст можно выделить с помощью мыши или с помощью клавиатуры. При работе с мышью используйте полосу выделения - область слева от левого поля документа. Когда курсор мыши располагается в полосе выделения, он меняет I-образную форму на стрелку, направленную вверх и вправо.

Способы выделения текста

Для отмены выделения щелкните где-нибудь на экране или передвиньте курсор с помощью клавиатуры.

Удаление, копирование и вырезание текста

Чтобы удалить часть текста, сначала выделите ее.

Если нужно просто удалить текст – нажмите клавишу Delete или Backspace .

Если удалив текст, нужно заменить его другим, - наберите новый текст.

Чтобы переместить или скопировать текст, сначала выделите его.

1. Чтобы скопировать текст, в меню Правка щелкните по команде Копировать или щелкните на кнопке Копировать панели инструментов Стандартная , или нажмите Ctrl+C.

Чтобы переместить текст, в меню Правка щелкните по команде Вырезать , или щелкните по кнопке Вырезать панели инструментов Стандартная или нажмите Ctrl+X .

2. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите переместить или скопировать текст.

3. В меню Правка щелкните по команде Вставить , или щелкните на кнопке Вставить панели инструментов Стандартная или нажмите Ctrl+ V .

Для перемещения и копирования небольших блоков текста можно использовать мышь.

1. Выделите текст;

2. Установите курсор мыши на этот текст. Форма указателя поменяется с I-образного на стрелку, нажимаем и держим нажатой левую кнопку мыши;

3. Для копирования текста нажимаем и удерживаем клавишу Ctrl. Для перемещения текста не нажимаем Ctrl .

4. Перетащите курсор в новое место, после этого текстовый курсор (|) покажет новое положение текста.

5. Отпустите кнопку мыши и, если текст копировался, клавишу Ctr l .

Параметры страницы

Поля страницы представляют собой пустое пространство возле краев страниц. Как правило, текст и графические элементы вставляются в область печати, ограничиваемую полями страницы. Однако некоторые элементы, например верхние и нижние колонтитулы и номера страниц, можно разместить на полях.

Изменение полей страницы

1. в меню Файл щелкните по команде Параметры страницы , а затем откройте вкладку Поля .

2. На вкладке Поля установите необходимые параметры.

Выбор ориентации страницы

1. Выберите в меню Файл команду Параметры страницы , а затем откройте вкладку Поля .

2. В группе Ориентация выберите вариант книжная или альбомная .

Форматирование шрифтов

Word предлагает широкий выбор шрифтов для использования в документах. Каждый шрифт имеет специфическую гарнитуру, которая определяет вид его символов. Гарнитуру можно опознать по названиям, таким как Arial, Courier, Times New Roman. Каждый шрифт, кроме того, имеет размер, который указывается в пунктах (пункт равен 1/72 дюйма, таким образом, в шрифте размером 36 пунктов высота символов равна 1/2 дюйма). В большинстве документов используются шрифты, размер которых находится в диапазоне от 8 до 14 точек, но большие и меньшие размеры используются в заголовках и других случаях.

Выбор шрифта

Чтобы установить шрифт для текста, который только собираемся набрать, устанавливаем курсор в начало будущего текста. Быстро выбрать шрифт и его размер можно с помощью раскрывающихся списков Шрифт и Размер на панели инструментов Форматирование . В списке Шрифт недавно использовавшиеся шрифты находятся вверху списка.

Чтобы изменить шрифт уже набранного текста, вначале выделяем этот текст.

Выбрать шрифт и его параметры можно также с помощью диалогового окна Шрифт :

1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт . Открывается диалоговое окно Шрифт .

2. В списке Шрифт представлены названия существующих шрифтов. Прокрутите список и выберите нужный.

3. В списке Размер указан размер текущего шрифта. Выберите новый размер из списка или введите число в текстовом поле, щелкнув в нем левой кнопкой мыши. В окне Образец появится вид выбранного шрифта.

4. Щелкните на кнопке ОК .

Рис. 4. Диалоговое окно Шрифт

Использование курсива, полужирного начертания и подчеркивания

Любой шрифт Word может использоваться с начертаниями: полужирным, курсивом или с подчеркиванием. Можно использовать два или три эффекта одновременно. Чтобы быстро установить нужное начертание, щелкните на кнопке на панели инструментов Форматирование . , а чтобы отключить его, щелкните на ней снова. Когда курсор попадает в ту часть документа, где введен один из этих видов форматирования, соответствующая кнопка на панели принимает вид нажатой.

Установить начертание для выбранного шрифта можно с помощью диалогового окна Шрифт . Для этого:

1. Выберите в меню Формат команду Шрифт для открытия диалогового окна Шрифт .

2. В поле Начертание выберите Курсив , Полужирный или Полужирный Курсив . Чтобы вернуться к обычному начертанию, выберите Обычный .

3. Из раскрывающегося списка Подчеркивание выберите нужный стиль подчеркивания или выберите опцию (нет ) для удаления подчеркивания.

4. Щелкните на кнопке ОК .

Изменение межсимвольного интервала. Смещение текста

1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт . Открываем закладку Интервал .

2. В списке Интервал выбираем Разреженный или Уплотненный . В окошке на :

3. Нажимаем ОК.

Чтобы сместить текст вверх или вниз относительно строки, выделяем текст, в списке Смещение выбираем Вверх или Вниз и в окошке на: указываем, на сколько пунктов.

Применение специальных эффектов для шрифтов

В Word существует множество специальных эффектов шрифтов: верхние и нижние индексы, зачеркивание, тень, контур и др. Кроме того, можно скрывать текст, это значит, что он не будет отображаться на экране и не будет распечатываться. Чтобы применить эти эффекты к выделенному тексту или тексту, который вы собираетесь набирать:

1. В меню Формат щелкаем по команде Шрифт .

2. На закладке Шрифт в области Видоизменение установите нужные флажки, а чтобы отключить эффект, снимите соответствующий флажок. В области Образец вы увидите текст с выбранным эффектом.

Окно программы Word_________________________________________________________ 2

Методы представления документа_______________________________________________ 2

Работа с несколькими документами_____________________________________________ 2

Ввод и редактирование текста__________________________________________________ 3

Перемещение курсора_________________________________________________________ 3

Средства поиска и замены______________________________________________________ 3

Отмена действия ошибочных команд_____________________________________________ 3

Определение вида и начертания шрифта_________________________________________ 4

Выравнивание абзацев_________________________________________________________ 4

Форматирование абзацев_______________________________________________________ 5

Форматирование с помощью линейки____________________________________________ 5

Автоматизация форматирования. Стили__________________________________________ 5

Маркированные и нумерованные списки__________________________________________ 6

Преобразование текста в список___________________________________________________ 6

Оформление текста в несколько столбцов_______________________________________ 6

Создание таблиц______________________________________________________________ 7

Форматирование документов сложной структуры_________________________________ 8

Проверка правописания________________________________________________________ 8

Работа с планом документа____________________________________________________ 9

Создание форм и бланков______________________________________________________ 9

Указатели и оглавления_______________________________________________________ 10

Предварительный просмотр и печать документов________________________________ 10

Окно программы Word

Структура окна Word 9x типична для приложений Windows. В нее входят элементы, необходимые для редактирования и формати­рования текстов. В верхней части окна располагаются панели команд, к которым относится строка меню и панели инструментов. После установки программы в ней но умолчанию присутствуют две панели инструментов - Стандартная и Форматирование. Однако если в ходе работы возникает необходимость в других панелях инструментов, их тоже можно открыть и расположить вдоль любой границы окна или отдельно.

Под панелями инструментов располагается линейка, проградуированная в сантиметрах или дюймах. Она помогает контролиро­вать размещение элементов страницы и управлять операциями форматирования,

Основную часть окна занимает рабочая область, содержащая окно редактируемого документа. Если окно документа развернуто на всю рабочую область, то оно совпадает с окном программы. Поэто­му в окне присутствуют два набора кнопок управления размером. Верхние кнопки относятся к программе, а нижние - к документу, и путать их не надо,

Вертикальная полоса прокрутки программы Word 9x имеет особен­ность. Под ней расположены три дополнительные кнопки перехода:

на страницу вверх и вниз или к избранному объекту, в качестве которою может выступать страница, раздел, таблица, сноска, заголовок, рисунок и т. п.

В самой нижней части okh;! располагается строка состояния. Она содержит справочную информацию о документе и индикаторы, указывающие на текущий режим работы.

Методы представления документа

Начинать работу по изучению программы Word 9x следует с загрузки готового документа. Такой документ должен иметь рас­ширение,DOC. Загрузив произвольный документ, можно поэкспериментировать с режимами представления документа на экране. Таких режимом несколько.

1. Слева от горизонтальной полосы прокрутки располагаются четыре кнопки, позволяющие выбрать вид отображения документа в рабочей области.

2. Первая кнопка включает обычный режим. Этот режим использу­ют при простом уводе и редактировании текста. В этом режиме не отображаются специальные элементы страницы, рисунки и столбцы текста. Это режим предназначен только для работы с текстом.

3. Режим электронного документа наиболее удобен, если речь идет не о редактировании, а о просмотре готового документа. Слева открывается дополнительная панель с содержанием доку­мента. Она дает наглядное представление о структуре документа и обеспечивает удобный переход к любому разделу.

В этом режиме на экране не отображаются кнопки выбора метода представления документа, поэтому в данный режим легко войти, но сразу не сообразишь, как из него выйти. Надо воспользоваться меню Вид. В нем имеются нужные элементы управления.

4. В режиме разметки документ представляется на экране точно так, как он будет выглядеть при печати на бумаге. Этот режим наиболее удобен для операций форматирования.

5. Последняя кнопка открывает документ в режиме структуры. Этот режим удобен для работ над планом документа (составление, просмотр, редактирование).

Работа с несколькими документами

Активное окно документа имеет собственные кнопки: сворачиваю­щую, разворачивающую и закрывающую. После сворачивания окно документа отображается в виде небольшой панели в левом нижнем углу рабочей области. При разворачивании окно занимает всю рабочую область окна приложения. Название текущею файла переносится и строку заголовка приложения, а кнопки управления размером окна - в строку меню.

Размеры отдельных окон документов можно изменять методом протягивания. Это делается так же, как изменение размера обыч­ных окон приложений.

Для переключения в окно нужного документа можно щелкнуть кнопкой мыши в любом месте этого окна. Если же нужное окно полностью закрыто окнами других документов, то для переклю­чения можно использовать меню Окно. Оно содержит пункты, соответствующие каждому из открытых документов.

Последовательно переключиться между открытыми окнами доку­ментов можно с помощью клавиатурных комбинаций. Комбинацией CTRL+F6 перебирают окна S прямом порядке, a CTRL+SHIFT+F6 - в обратном.

Команда Окно » Упорядочить все позволяет увидеть в рабочей области все окна документов одновременно, В этом случае окна располагаются друг над другом. Все они принимают одинаковый размер, а их суммарная высота соответствует высоте рабочей области. В таком режиме удобно работать только на мониторах большого размера. На менторах малого размера удобный прием состоит в раскладывании окон каскадом, но он выполняется вручную.

Ввод и редактирование текста

1. Окно текущего документа всегда содержит мигающую верти­кальную черту - курсор. Ввод текста осуществляется путем набора с клавиатуры, Вводимые символы появляются в месте расположения курсора. Курсор при вводе сдвигается вправо.

2. Чтобы вводимый текст замешал, а не сдвигал текст, имевшийся ранее, включают режим замены. Переключение режима замены осуществляют нажатием клавиши INSERT или двойным щелчком на индикаторе ЗАМ в строке состояния.

3. По достижении правого края страницы текст автоматически переносится на новую строку. Чтобы принудительно "завершить строку и начать новый абзац, надо нажать клавишу ENTER.

Перемещение курсора

4. Установить курсор в нужное место документа проще всего щелчком мыши в нужной точке. То же можно выполнить кур­сорными клавишами. Прочие доступные клавиатурные комби­нации приведены и сопроводительной таблице.

Работа с фрагментами текста

5. Для удаления, копирования и перемещения фрагментов текста соответствующий фрагмент должен быть сначала выделен. Выделение фрагмента производится протягиванием мыши или любой "командой перемещения курсора при нажатой клавише SHIFT.

6. Выделенный фрагмент удаляют нажатием клавиши DELETE или просто путем набора замещающего текста. Перемещение фрагмента можно осуществить методом перетаскивания, хотя намного удобнее использовать буфер обмена.

Средства поиска и замены

При работе с длинными документами иногда приходится вносить в них повторяющиеся изменения. Программа Word 9x имеет специальные средства для поиски и замены. Эти средства позволяют найти в тексте фрагмент, заданный в виде текстовой строки, и заменить указанную строку новым текстом. Команда поиска полез­на, когда известно, о чем говорится в нужном абзаце, но совер­шенно неизвестно, в какой части документа он располагается-

1. Диалоговое окно Найти и заменить открывают командой Прав­ка » Найти или комбинацией CTRL+F. Можно также щелкнуть на кнопке Выбор объекта перехода и на открывшейся панели выбрать значок Найти.

2. В поле Найти вводят фрагмент разыскиваемого текста.

3. Чтобы задать дополнительные параметры поиска, надо щелкнуть на кнопке Больше.

4. Дополнительные кнопки Формат ч Специальный позволяют разыскивать текст, отформатированный указанным образом, и специальные «непечатаемые» символы. Поиск начинается после щелчка на кнопке Найти далее.

5. Для автоматической замены найденного текста используют элементы управления вкладки Заменить.

6. Заменяющую строку вводят в поле Заменить на. Стандартный прием поиска и замены заключается в том, что по щелчку на кнопке Найти далее разыскивается очередное место, где задан­ная строка встречается в документе, а затем щелчком на кнопке Заменить выполняется замена (если она необходима). Если заранее известно, что замену следует произвести но всему доку­менту и во всех случаях, можно сразу щелкнуть на кнопке Заме­нить все.

7. Элементы управления вкладки Перейти используют для перехо­да к специфическому тексту или объекту, например к заданной странице, сноске или рисунку.

8. Тип объекта выбирают в раскрывающемся списке Объект перехода, после чего в поле Введите номер задают его абсолютный или относительный номер.

9. Переход выполняют щелчком на одной из кнопок Следующий, Предыдущий или Перейти.

Отмена действия ошибочных команд

Человеку, как известно, свойственно ошибаться, и работа в тек­стовом процессоре не является исключением. Ошибки, приво­дящие к потере больших фрагментов текста, могут потребовать значительного времени на их исправление, а если оригинал тек­ста не сохранился, то трудности могут быть непреодолимыми.

Текстовый процессор Word 9х обеспечивает своего рода «стра­ховку» oт подобных ошибок. Он позволяет отменять действие ошибочных команд и восстанавливать состояние документа, предшествующее неправильным операциям.

Отмену последней выполненной команды выполняют командой Правка > Отменить, кнопкой Отменить на панели инструментов или клавиатурной комбинацией CTRL+Z. Серия отмен позволяет отменить действие нескольких предыдущих команд.

Для отмены нескольких последних команд можно также щ щелкнуть на раскрывающей кнопке рядом с кнопкой Отменить на панели инструментов. При этом открывается список команд, отмена действия которых возможна.

Отмена подразумевает восстановление состояния документа таким, каким оно было до исполнения соответствующей команды. Поэтому при движении вниз по данному списку отменяемые команды выбираются автоматически. Выбранные команды выде­ляются цветом, а в нижней строке указывается общее число отме­няемых команд. Отмену группы команд выполняют щелчком мыши на последней отменяемой команде.

Если операция была отменена по ошибке, то сразу после этого ее можно повторить с помощью команды Правка Повторить, кнопки Вернуть или комбинации клавиш CTRL+Y. Последовательное выполнение такой операции позволяет повто­рить ряд отмененных команд. Кнопка Вернуть, как и кнопка Отме­нить, имеет раскрывающийся список, позволяющий повторить группу команд.

Повторение операций возможно только непосредственно после их отмены. Если вместо этого выполнить другую операцию, например ввод, то список повторяемых команд очищается, а кнопка Вернуть становится неактивной.

Определение вида и начертания шрифта

Один из наиболее простых и, в то же время, наиболее вырази­тельных способов изменения внешнего вида текста состоит в изменении шрифта, которым он написан. Правда, прикладные программы не занимаются управлением шрифтами. установлен­ными на компьютере, - этим занимается сама операционная сис­тема Windows- Прикладные программы в этом вопросе лишь опираются на операционную систему, хотя и могут создавать некоторые дополнительные специальные эффекты.

1. В Word 9x по умолчанию нее операции изменения шрифта применяются к выделенному фрагменту текста или, при отсут­ствии выделения, к слову, на котором располагается курсор. Для простейших операции по изменению вила и начертания шрифта используют панель инструментов Форматирование.

В раскрывающемся списке Шрифт выбирают гарнитуру, в спис­ке Размер шрифта определяют размер символов, а кнопками Полужирный, Курсив и Подчеркнутый изменяют их начертание.

2. Эффекты, недоступные с панели инструментов Форматиро­вание, можно создать в диалоговом окне Шрифт, которое открывают командой Формат > Шрифт или пунктом Шрифт в контекстом меню. В нижней части всех вкладок этого диало­гового окна приводится пример текста, написанного в соответ­ствии с заданными параметрами шрифта.

3. Элементы управления вкладки Шрифт соответствуют элемен­там панели инструментов Форматирование. Раскрывающийся список Подчеркивание предоставляет нестандартные варианты подчеркивания текста (например, двойной чертой или пункти­ром). Цвет отображения текста изменяют в раскрывающемся списке Цвет. Эта операция имеет смысл только для электрон­ных документов и документов, которые будут распечатываться на цветном принтере. Нестандартные эффекты оформления текста создают установкой флажков на панели Эффекты.

4. Элементы управления вкладки Интервал позволяют изменить интервал между символами. Благодаря этому текст может быть уплотнен или разрежен, что нередко используют в заголовках.

5. Средства вкладки Анимация используют для динамического оформления текста, но только в электронных документах.

Выравнивание абзацев

Основной смысловой единицей текста обычно является абзац. Поэтому команды выравнивания и операции форматирования предназначены для изменения внешнего вида отдельных абзацев.

Выравнивание абзаца - это расположение его текста в соответ­ствии с заданными правилами. Чаще всего речь идет о горизон­тальном выравнивании текста, то есть о его расположении между правым и левым полями страницы.

1. При выравнивании по левому краю все строки абзаца начинаются с одной и гой же позиции, то есть левый край абзаца образует вертикальную линию.

2. При выравнивании по правому краю то же можно сказать о пра­вой границе абзаца.

3. При выравнивании по ширине ровными оказываются и левая, и правая границы.

4- В случае выравнивания по центру строки располагаются симмет­рично относительно вертикальной оси, проходящей через середину страницы. Такое выравнивание нередко применяют для заголовков.

5. Книги, журналы и другие печатные издания и документы на русском языке традиционно оформляют с использованием выравнивания по ширине. В англоязычных документах обходятся только выравниванием по левому краю.

6. В программе Word выравнивание задают щелчком на соответ­ствующей кнопке на панели инструментов Форматирование. Из четырех кнопок (По левому краю, По центру, По правому краю и По ширине) может быть включена только одна.

Форматирование абзацев

1. Для полного форматирования абзаца используют диалоговое окно Абзац, которое открывают командой Формат > Абзац или с помощью пункта Абзац в контекстном меню, вызываемом щелчком правой кнопки мыши.

2. Вкладка Отступы и интервалы определяет выравнивание абзаца И его размещение в потоке текста документа,

3. Способ выравнивания задают в раскрывающемся списке Вырав­нивание, Раскрывающийся список Уровень задает смысловой уровень абзаца в общей структуpe текста.

4. Панель Отступ определяет правую и левую границу абзаца

относительно правой и левой границ страницы.

5. Раскрывающийся список Первая строка позволяет задать нали­чие и размеры "красной строки» (абзацного отступа).

6. Панель Интервал позволяет задать промежутки между абзацами, а также между строками данного абзаца. Увеличенный интер­вал между абзацами нередко заменяет абзацный отступ,

7. Вкладка Положение на странице предназначена для формати­рования абзацев, попадающих на границу между страницами. Здесь можно запретить отрывать от абзаца одну строку, потре­бовать, чтобы абзац размещался на одной странице целиком, «присоединить» следующий абзац к данному или начать теку­щим абзацем новую страницу.

Форматирование с помощью линейки

Линейка не только предоставляет информацию о разметке документа, но и является мощным инструментом форматирования. Она позволяет управлять боковыми границами и позициями табуляции текущего абзаца. Границы абзаца задают путем перемещения (перетаскивания) специальных маркеров.

1. Треугольный маркер, расположенный слева внизу (острием вверх) задает левую границу для всех строк абзаца, кроме первой.

2. Перевернутый треугольный маркер слева вверху залает линию начала первой строки абзаца и позволяет сформировать абзац­ный отступ.

3. Квадратный маркер под линейкой - это элемент управления, всегда располагающийся непосредственно под треугольным маркером левой границы абзаца. При его перетаскивании оба маркера левой границы перемещаются вместе, с сохранением их относительного положения. Такое специальное оформление абзаца можно использовать при форматировании эпиграфов, особенно важных фрагментов текста, цитат и так далее.

4. Треугольный маркер, расположенный справа, задает правую границу текущего абзацу.

5. Линейку также используют для задания позиций табуляции. Позиции табуляции применяют, когда строка состоит из нескольких полей, например в несложной таблице. По умолча­нию позиции табуляции распола1аются через каждые полдюйма и отмечаются на линейке короткими вертикальными засечками.

6. Символ, обозначающий позицию табуляции, располагается на линейке слева. Он имеет вид «уголка». Щелкнув па нем, можно изменить вид символа табуляции и, соответственно, метод отоб­ражения текста.

Выбранный символ табуляции устанавливают щелчком на линейке. В дальнейшем его положение можно изменять перетаскиванием. Для удаления символа табуляции его перетаскивают за пределы линейки. После установки позиции табуляции вручную все пози­ции табуляции, задаш1ые по умолчанию и расположенные до нее, удаляются.

Автоматизация форматирования. Стили

В длинных документах большинство абзацев форматируется оди­наково. Точнее говоря, обычно существует несколько вариантов оформления абзаца, которые многократно используются внутри документа.

форматировать абзац вручную при каждом изменении текста неудобно, особенно если учесть, что, вероятнее всего, уже существует абзац, отформатированный так, как нужно. Программа Word решает эту проблему, позволяя производить форматирование по образцу, я также путем применения наперед заданных стилей фор­матирования.

1. Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо устано­вить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцу. Далее можно щелкнуть на абзаце, формат которого требуется изменить, и он будет выглядеть точно так же, как выбранный в качестве образца.

2. Если требуется изменить формат нескольких абзацев, надо дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесе­ния всех необходимых изменении, надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцу или нажать клавишу ESC.

3. Стиль форматирования -- это совокупность всех параметров оформления, определяющих формат абзаца. Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Стиль, расположенном на панели инструментов Форматирование. В начале работы с программой Word этот список содержит перечень стилей, задан­ных по умолчанию.

4. При выборе одного из стилей, представленных в данном списке, изменяется формат текущего абзаца (абзаца, в котором располо­жен курсор) ми формат выделенного фрагмента.

5. С точки зрения компьютера абзацем считается любой фрагмент текста, ограниченный с двух сторон символами «.возврат каретки» (код 13). Этот код вводится в текст всякий раз, когда мы нажимаем клавишу ENTER. Этот код считается невидимым, поскольку ему не соответствует ни одна буква. Но увидеть его все-таки можно, если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы.

Маркированные и нумерованные списки

Упорядоченную информацию часто удобно представлять в виде списков. Так представляют инструкции (описания порядка дейст­вий), наборы поясняющих утверждении, перечни предметов или объектов.

Word поддерживает два вида списков ~ маркированные списки, в которых каждый пункт помечается одинаковым маркером, и нуме­рованные списки, где пункты последовательно Нумеруются.

1- Для преобразования существующего текста в нумерованный или маркированный список, надо выделить этот текст и щелкнуть на кнопке Нумерация или. соответственно, Маркеры на панели инструментов. Процессор Word автоматически преобразует новый абзац в элемент нумерованного списка, если он начинается с числа, за которым следует точка. Если абзац начинается с символа «звездочка» (*), то он автоматически преобразуется в элемент маркированного списка.

Последующие абзацы также рассматриваются как элементы начавшегося списка. При вводе элементов списка следующий абзац автоматически начинается с маркера или номера. Созда­ние списка заканчивают двукратным нажатием на клавишу ENTER в конце абзаца.

2. Чтобы изменить или настроить формат списка, следует дать команду Формат > Список или выбрать в контекстном меню пункт Список. При этом открывается диалоговое окно Список.

3. Вкладки Маркированный и Нумерованный позволяют выбрать вид маркера или способ нумерации списка. Если стандартное оформление списка не подходит, можно щелкнуть на кнопке Изменить и задать как вид, так и положение маркеров или номеров, а также пунктов списка.

4. Вкладка Многоуровневый позволяет задать специальный спи­сок, содержащий до девяти уровней пунктов, нумеруемых или маркируемых отдельно. Для перехода на более низкий уровень служит кнопка Увеличить отступ на панели инструментов Форматирование.

5. Для возврата на более высокий уровень служит кнопка Уменьшить отступ.

Оформление текста в несколько столбцов

В газетах и некоторых книгах (обычно словарях и энциклопедиях) информацию нередко представляют в несколько столбцов. Это связано с тем, что короткие строчки легче читать.

1. Для разбиения текста на столбцы его вводят обычным образом, затем выделяют и щелкают на кнопке Колонки. В открывшемся меню выбирают количество создаваемых столб­цов. По умолчанию столбцы имеют одинаковую ширину.

2. На линейке форматирования появляются маркеры столбцов. Перетаскиванием "этих маркеров изменяют положение проме­жутка между столбцами и его ширину.

3. Если несколько столбцов текста целиком размещаются на

одной странице, можно сделать так, чтобы колонки имели оди­наковую длину. Для этого надо дать команду Вставка » Разрыв, установить переключатель На текущей странице и щелкнуть на кнопке ОК.

4. Если стандартный метод формирования столбцов неудовлетво­рителен. следует использовать диалоговое окно Колонки, которое открывают командой Формат » Колонки.

5. На панели Тип этого диалогового окна приведены стандартные варианты размещения колонок. Кроме того, число колонок можно задать с помощью счетчика. В этом случае на панели Ширина и промежуток задают размеры колонок и величины интервалов между ними.

6. Если установить флажок Колонки одинаковой ширины, то все колонки и все интервалы между ними будут иметь одну и ту же ширину.

7. Флажок Разделитель позволяет отделить столбцы друг от друга вертикальной линией.

8. Раскрывающийся список Применить указывает, какую часть документа следует разбить на столбцы. Доступные варианты зависят от того, был ли предварительно выделен фрагмент текста.

9. Если установить флажок Новая колонка, то последующий текст документа располагается в начале нового столбца.

Создание таблиц

Самый простой способ создать таблицу r программе Word состоит в использовании позиций табуляции. Но этот способ недостаточно гибок потому что многие таблицы трудно представить в простой форме. Основной метод создания таблиц в программе Word не страдает от таких ограничений и предоставляет самые широкие возможности но отображению текст и рамках таблиц.

1. Небольшие таблицы создают с помощью кнопки Добавить таблицу на напели инструментов. Открывшаяся палитра позволяет быстро создать пустую таблицу.

2. Пустую таблицу с произвольным числом строк и столбцов создают с помощью команды Таблица > Добавить таблицу. Число строк и столбцов задают с помощью счетчиков диалого­вого окна Вставка таблицы.

3- Кнопка Таблицы и границы, а также команда Таблица » Нарисовать таблицу позволяют нарисовать таблицу в документе вручную. При этом открывается панель инструментов Таблицы и границы. Сначала рисуют внешний контур таблицы, а за тем разбивают ее на отдельные ячейки.

4. Строки или столбцы таблицы могут содержать разное число ячеек. Для этого сначала создают таблицу с равным числом ячеек в строках и столбцах, а потом объединяют или разделяют отдельные ячейки. Выделив необходимые ячейки, дают команду Таблица > Объединить ячейки или Таблица ^ Разбить ячейки.

5. Линии, разбивающие таблицу, можно рисовать или удалять вручную. На панели инструментов Таблицы и границы дан этой цели служат кнопки Нарисовать таблицу и Ластик.

Ввод в таблицу осуществляют по ячейкам, причем в любом порядке. Ячейка может содержать несколько абзацев текста. Клавиша TAB позволяет переходить от текущей ячейки к следующей- Каждую ячейку таблицы можно форматировать независимо от остальных. Более того. если щелкнуть на ячейке правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню пункт Направление текста, то стро­ки текста в ячейке таблицы можно расположить вертикально.

6. Если таблицу используют не как особый элемент оформления текста, а она действительно содержит «табличные данные», то ее можно отформатировать стандартным образом. Команда Таблица » Автоформат (или кнопка Автоформат на панели Таблицы и границы) позволяет применить один из готовых стандартных форматов, определяющих шрифты, [Ж" границы и цвета ячеек таблицы.

7. Для изменения границ и цвета заливки ячеек таблицы вручную служат кнопки Внешние границы и Цвет заливки на напели инструментов Таблицы и границы. Раскрывающиеся палитры, вызываемые этими кнопками, можно «оторвать» от соответству­ющих кнопок и использовать как независимые панели инстру­ментов.

Форматирование документов сложной структуры

Если открыть любую книгу (например, чту), то можно заметить, что помимо основного текста она содержит дополнительные эле­менты, размещаемые в верхней и нижней частях страницы (в част­ности. номера страниц). Такие элементы (их называют верхними и нижними колонтитулами) ооле1чают работу с длинными доку­ментами. Программа Word позволяет использовать колонтитулы для оформления книг и повышения их удобочитаемости.

t. Word рассматривает документ как последовательность разделов. В каждом разделе используется последовательная нумерация страниц и один набор колонн-пулов. Если эти данные в рамках документа должны меняться, следует разбить документ на раз­делы. Команда Вставка » Разрыв открывает диалоговое окно Разрыв, в котором надо включить один из переключателей группы Новый раздел, указывающий, с какой страницы начи­нается новый раздел.

2. Для настройки нумерации страниц надо дать команду Вставка » Номера страниц. При этом открывается диалоговое окно Номе­ра страниц, позволяющее указать, где именно должны распо­лагаться колонцифры. Для этого используют списки Положение и Выравнивание- Щелчок на кнопке Формат позволяет выбрать метод нумерации. Если документ разбит на разделы, страницы разных разделов могут нумероваться по-разному.

3. Для введения колонтитулов, содержащих дополнительную информацию, служит команда Вид » Колонтитулы. Колонтитулы могут располагаться на верхнем или нижнем полях страницы. Данная команда временно прекращает редактирование основ­ного текста документа, но зато дает возможность ввода текста в поле верхнего колонтитула. Одновременно открывается панель инструментов Колонтитулы. Она предоставляет дополнительные возможности, в том числе возможность перехода к редактиро­ванию нижнего колонтитула.

4. Кнопки панели инструментов Колонтитулы позволяют: вставить в колонтитул номер страницы, дату и время; просмотреть и скопировать колонтитулы других разделов; переключиться между верхним и нижним колонтитулами. Редактирование колонтитулов завершают щелчком на кнопке Закрыть или и о игорной командой Вид ^ Колонтитулы.

Проверка правописания

Текстовый процессор Word существенно облегчает создание гра­мотных и литературно правильных документов. Проверка текста и исправление ошибок в нем может производиться автоматически или вручную. Контроль опечаток и ошибок происходит уже по ходу ввода текста,

1. Неверное слово подчеркивается красной волнистой линией, а неудачное или неправильное словосочетание - зеленой линией.

2. Если щелкнуть на помеченном тексте правой кнопкой мыши, открывается контекстное меню с возможными вариантами ис­правлении ошибки. Можно выбрать любой из этих вариантов.

3. Пункт Добавить используют в тех случаях, когда слово пра­вильное, но отсутствует в словаре программы. Оно будет счи­таться правильным для всех последующих документов.

4. В ситуациях, когда словосочетание подчеркнуто зеленой линией, программе обычно трудно самой предложить правильный спо­соб исправления ошибки. В этом случае в контекстном меню приводится только правило, которое, но мнению программы, оказалось нарушенным.

5. Провести проверку правописания после создания документа позволяет командная кнопка Правописание. Получив такую команду, программа проверяет весь документ, останавливаясь при обнаружении ошибки и позволяя ее исправить.

6. Значок книги в строке состояния указывает на состояние режи­ма проверки правописания. Если значок помечен крестиком, значит, проверка не проводилась или были обнаружены ошибки. При отсутствии ошибок используется «галочка».

Литературное редактирование

Качество текста нередко можно улучшить, заменив слово более подходящим по смыслу - Обычно для этой цели используют словарь синонимов Программа Word содержит команду Сервис * Язык > Тезаурус, выполняющую те же функции.

7- В диалоговом окне Тезаурус слово, на которое указывал курсор, помещается в список Синонимы для. Поле Значения содержит варианты значений слова. Поле со списком Замена синонимом

содержит найденные синонимы. 8. Выбрав подходящий синоним и щелкнув на кнопке Заменить, "окно заменить слово, входящее в исходный текст. Кнопка "поиск позволяет проводить поиск синонимов к синонимам, что расширяет круг доступных слов.

9. Программа может указывать на предложения, безупречные с грамматической точки зрения, но неудачные литературно, например, содержащие слишком много существительных или глаголов. Разумеется, предложить надежный автоматический способ устранения подобных недостатков программа не может.

Работа с планом документа

При работе с длинными документами нередко нужно охватить весь документ в целом и просмотреть или изменить его план. Часто само создание документа начинают с составления плана. В текстовом процессоре Word для этого используют режим структуры.

1. Переход в режим структуры выполняют щелчком на кнопке Режим структуры, которая располагается в левом ниж­нем углу окна документа. Можно также использовать команду строки меню Вид > Структура.

2. Структура документа фактически является его планом и представляет собой список заголовков различного уровня, имеющихся в документе.

3. При работе в режиме структуры на экране появляется панель инструментов Структура.

4- По умолчанию работа начинается с ввода заголовка первого (самою высокого) уровня. Для понижения уровня заголовка можно использовать клавишу TAB или кнопку Понизить уро­вень на панели инструментов Структура- Для повышения уровня используют кнопку Повысить уровень или комбина­цию клавиш SHIFT+TAB.

5. Знак «плюс» возле заголовка указывает на наличие подразделов. Щелчок на этом значке позволяет выделить весь соответствую­щий раздел. Метод перетаскивания позволяет переставлять заголовки вместе с соответствующими разделами с одного места

на другие.

6. Кнопки с цифрами на панели инструментов Структура позво­ляют свернуть все уровни ниже выбранного. Кнопки Свернуть и Развернуть позволяют сворачивать и разворачивать уровни заго­ловков поодиночке.

7. Когда план создан, ввод текста разделов выполняют в одном из обычных режимов. Переход выполняют с помощью пунктов меню Вид или щелчком на одной из кнопок в левом нижнем углу окна документа.

8. Если нужно одновременно видеть и структуру (план) документа и его содержание, следует дать команду Вид > Схема документа. В этом случае в левой части экрана открывается область, содер­жащая только заголовки. Переход к любому разделу документа выполняют щелчком на заголовке.

Создание форм и бланков

Анкеты, опросные листы и многие другие документы представляют собой бланки, предназначенные для заполнения и последующей обработки, Часто бланк также называют формой. Программа Word позволяет! создавать формы и бланки, которые можно распространять в электронном виде и заполняй, на компьютере.

Электронный бланк используется многократно. Поэтому он созда­ется не как обычный документ, а как шаблон. Шаблон является основой для других документов, а сам остается неизменным.

1. Чтобы создать шаблон, надо открыть диалоговое окно Создание документа с помощью команды Файл > Создать и установить в нем переключатель Шаблон.

2. Бланк содержит статические данные и пиля формы, в которые информация вносится при заполнении бланка. Содержимое бланка определяется при его создании.

3. Размещение полей формы удобнее всего осуществлять с помо­щью таблицы. В этом случае элементы формы можно точно позиционировать, и в случае необходимости перемещать группу элементов как единое целое.

4. Поля формы создаются в шаблоне с помощью панели инструментов Формы. Она открывается командой Вид > Панели инструментов » Формы.

5. В программе Word возможны три вила полей формы. Текстовые поля служат для ввода строк текста, флажки указывают на положительный или отрицательный ответ на вопрос, раскрывающиеся списки позволяют выбрать один из нескольких вариантов.

6- Настройку полей выполняют в диалоговом окне Параметры - Чтобы открыть его, следует выбрать поле и щелкнуть на кнопке Параметры поля формы на панели инструментов Формы.

7. Чтобы при заполнении формы данные можно было вносить только в поля формы, выполняется защита формы. Для этого надо щелкнуть на кнопке Защита формы на панели инструментов Формы.

8. Для использования формы надо дать команду Файл > Создать и выбрать в диалоговом окне Создание документа шаблон, соответствующий нужной форме. Поля формы выбираются клавиатурными командами TAB и SHIFT+TAB. Заполнив форму, ее можно сохранить в виде обычного документа или распечатать.

Указатели и оглавления

Почти все книги, содержат оглавление, а многие к тому же содержат в конце книги указатель терминов. Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов. имеющих сложную структуру. Текстовый процессор Word позволяет автоматизировать создание оглавлений и указателей.

Создание указателя терминов

Создание указателя является достаточно сложной работой. Она выполняется в два этапа. Сначала подготавливают слова и терми­ны, включаемые в указатель, а потом этот указатель создают.

1. Слова, включаемые в указатель, необходимо предварительно пометить. Для этого выделяют нужное слово и нажимают комбинацию клавиш ALT+SHIFT+X. При этом открывается диалоговое окно Определение элемента указателя.

2. Выделенный текст переносится в это диалоговое окно. Его можно сразу принять как пункт указателя или сначала отредактирован,. В поде Дополнительный можно ввести один или два дополнительных элемента указателя (через точку с запятой). Поле Параметры определяет, как именно будет изображайся ссылка на данный термин в готовом указателе.

3. Включение выбранного о элемента в указатель выполняют щелчком на кнопке Пометить. Если щелкнуть на кнопке Пометить все, то в указатель будут включены все ссылки на данный тер­мин, имеющиеся в документе.

4. Такую операцию необходимо проделать со всеми терминами по всему документу. На этом заканчивается подготовительный этап.

5. Для создания указателя терминов надо перевести курсор в конец документа, ввести заголовок указателя и дать команду Вставка > Оглавление и указатели, открывающую диалоговое окно Оглавление и указатели.

6. Вкладка Указатель данного диалогового окна содержит эле­менты управления. позволяющие определить способ формати­рования указателя в документе.

7. Вид указателя в выбранном формате отображается в поле Обра­зец. Указатель терминов генерируется автоматически и встав­ляется в то место, где располагается курсор.

Создание оглавления

Создать оглашение заметно проще, чем указатель. Если для оформления заголовков использовались специальные стили, программа Word включит такие заголовки в оглавление автоматически.

8. Установив курсор в то место, куда будет вставлено оглавление, следует дать команду Вставка > Оглавление и указатели. В диалоговом окне Оглавление и указатели надо выбрать вкладку Оглавление.

Элементы управления данной вкладки позволяют задать формат оглавления и указать, какие из заголовков следует в пего включить. В некоторых документах имеет смысл даже создать два оглавления разной степени подробности.

Предварительный просмотр и печать документов

Форматирование документов особенно важно в тех случаях, когда документ предназначен не для просмотра в электронном виде, а для печати на бумаге. Процессор Word способен представить документ на экране точно в том же виде. в каком он будет выведен на печать, а также произвести саму печать при наличии принтера, подключенного к компьютеру.

1. Чтобы убедиться в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используют специальный режим предварительного просмотра. Для перехода в этот режим служит кнопка Предварительный просмотр или команда Файл ^ Предварительный просмотр.

2. В режиме предварительного просмотра документ нельзя редак­тировать. Управляющие кнопки на панели инструментов позво­ляют только изменять способ отображения.

3- Если внешний вид документа по каким-либо причинам не уст­раивает автора, следует подумать над оформлением документа. Возможно, стоит изменить параметры страницы. Для этого используют диалоговое окно Параметры страницы, которое открывают командой Файл » Параметры страницы.

4. Это диалоговое окно содержит четыре вкладки. Вкладка Поля позволяет задать поля листа бумаги со всех четырех сторон. Элементы вкладки Размер бумаги управляют размером листа бумаги и его ориентацией. На вкладке Макет расположены элементы управления, задающие специальные параметры, если документ должен распечатываться особым образом.

5. Щелчок на кнопке Печать на панели инструментов - самый быстрый, но не самый лучший способ распечатать документ. По такой команде документ печатается с параметрами, заданными по умолчанию. Если эти параметры еще не настроены и не проверены, то, скорее всего, отпечатанный документ придется выбросить в урну.

6. Поэтому в абсолютном большинстве случаев используют коман­ду Файл » Печать (или клавиатурную комбинацию CTRL+P). В этом случае открывается диалоговое окно Печать, позволяю­щее настроить параметры печати и свойства принтера по своему усмотрению.