Когда сотрудник увольняется или с ним разрывается трудовой договор, для расчета необходимой в этой ситуации выплаты (заработной платы либо компенсации за нерастраченные дни отпуска и т.д.) оформляется записка-расчет.

Имеется специальная единая форма Т-61, которой пользуются в данном случае. Ответственные за оформления этого документа специалисты – кадровик и бухгалтер. Сотрудник кадровой службы заносит общие сведения о работнике, информацию об увольнении и факте расторжения договора (на лицевую стороны документа). На другой стороне бухгалтер рассчитывает сумму положенной ему выплаты.

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61). Правила заполнения документа

• Документ заполняется с двух сторон разными сотрудниками.
• Первая сторона должна быть заполнена сотрудником кадровой службы и в ней должны присутствовать следующие данные:

— номер трудового договора (срочного или бессрочного) с сотрудником;

— дата, когда сотрудник зачислен в штат;

— порядковый номер, присвоенный записке-расчету и дата ее заполнения;

— ФИО увольняемого сотрудника;

— его табельный номер;

— отдел или подразделение, в котором числится данный сотрудник;

— кто он по профессии и специальности, его должность.

• Потом прописывается информация, касающаяся увольнения (или расторжения договора):

— дата, с которой сотрудник будет уволен;

— статья ТК РФ, согласно которой сотрудник будет уволен (основание для увольнения);

— присвоенный номер и дата приказа (Вы можете скачать пример заполнения данного приказа).

• Указывается количество дней неиспользованного отпуска за период работы. Если сотрудник был в отпуске авансом, то вписывается количество лишних дней. Сумма за перерасходованные дни будет вычтена из расчета.

• После внесения всех данных кадровик ставит свою подпись и дату заполнения.
• Оборотная сторона бланка прописывается сотрудником бухгалтерии. Он должен внести данные в таблицу из 19 граф. Каждая графа предназначается для определенной информации. В графах с 1-ю по 9-ю указывается информация о расчете за дни отпуска, которые сотрудник не истратил.

— Графа 1 – год расчетного периода (необходим для вычисления среднего дневного заработка).

— Графа 2 – 12 календарных месяцев (до даты увольнения).

— Графа 3 — доход сотрудника за каждый из взятых месяцев, которые учитываются при увольнении.

— Графа 4 — количество календарных дней в расчетном периоде.

— Графа 5 — количество часов расчетного периода (необходимо указывать, если оплата почасовая).

— Графа 6 — средний заработок в день (строка «Итого» в графе 3 делится на число, указанное в графе 4).

— Графа 7- количество отпускных дней, которые были взяты авансом.

— Графа 8 — неиспользованные дни отпуска (количество).

— Графа 9 – денежная сумма за указанное количество неиспользованных дней отпуска, которая будет начислена сотруднику. Считается следующим образом: (графа 8 минус графа 7) умножить на графу 6.

• В графы с 10 по 19 вносятся данные по расчету суммы, которую должны выплатить сотруднику.

— Графа 10 – сумма выплачиваемой заработной платы.

— Графа 11 – сумма из графы 9 (за отпускные).

— Графа 12 – другие начисления, которые будут выплачены сотруднику.

— Графа 13 – общая сумма всех начислений.

— Графа 14 – подоходный налог, который удерживается от суммы начислений.

— Графа 15 – другие удержания;

— Графа 16 – общая сумма удержаний;

— Графа 17 – оставшаяся задолженность организации перед сотрудником;

— Графа 18 – оставшаяся задолженность сотрудника перед компанией.

— Графа 19 – итог, который должен быть выплачен при увольнении. Формула расчета – графа 13 минус графа 16 плюс графа 17 и минус 18.

• Общая сумма выплат записывается ниже таблицы, как прописью, так и цифрами. Также вносится номер платежной ведомости или РКО, которые служат основанием для выдачи денежной суммы из кассы.
• Бухгалтер, выполнивший все расчеты и оформивший форму Т-61, ставит свою подпись под внесенными им данными.
• Когда сотрудник увольняется, в его трудовую книжку вносится запись об увольнении. Также в личную карточку сотрудника (форма Т-2) делается пометка.

10936

• Темы:
• Трудовые отношения
• Расчет отпускных

Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику оформляют, когда сотрудник уходит в ежегодный (или иной) оплачиваемый отпуск. Составить документ можно по утвержденной форме Т-60 или в свободном виде. В статье есть бланк и образец заполнения записки-расчета о предоставлении отпуска работнику.

Компания вправе сама решить, какую форму использовать. Документ можно составить по унифицированной форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска». Бланк утвержден постановлением Госкомстата России от 05.01.04 № 1. Либо использовать в работе свой бланк, составленный на основе унифицированной формы Т-60. Это подтвердил Роструд в письме от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику Форма Т-60 Образец

Как составить записку-расчет о предоставлении отпуска

В документа надо заполнить все обязательные реквизиты. Необходимо привести данные о продолжительности и времени отпусков. Обязательно делается расчет отпускных и расчет НДФЛ с этих отпускных. В итоге должна получиться сумма к выдаче на руки, уже «очищенная» от НДФЛ.

Если форма Т-60 заполняется в одном месяце, а отпуск приходится на следующий месяц, то сумма начисленных выплат указывается в столбце «Будущий месяц». Также в этом столбце может быть указана часть начисленных отпускных, приходящихся на следующий месяц (месяцы), если отпуск выпадает на несколько месяцев.

Документ подписывают работник кадровой службы и бухгалтер, выполнивший расчет. Но если в компании ведение кадрового документооборота передано бухгалтерии, то, возможно, ее сотрудники заполнят и первую часть.

Все мы ждем отпуска с нетерпением, чтобы возобновить силы для дальнейшей активной деятельности. Но для администрации работодателя это еще одна «головная боль». Как правильно рассчитать отпускные и оформить необходимые документы?

Рассчитываем отпускные правильно

Пойти в отпуск может любой работник только лишь после того, как отработает на предприятии шесть месяцев. Срок такого отпуска составляет 28 дней, что гарантировано действующим законодательством о труде. Существуют также категории, которые позволяют получать более длинный отпуск, скажем, на 42 дня.

Важно: каждый работодатель обязан осуществить оплату отпускных до начала отпуска. В противном случае инспекция по труду применит штрафные санкции за нарушение прав работника, поэтому при расчете отпускных необходимо быть очень внимательными к таким требованиям.

Основанием для расчета отпускных является записка‑расчёт. Это специальный документ, где отображаются периоды работы определенного сотрудника:

• год, в течение которого он осуществлял деятельность;
• период отпуска за год.

Законодательством установлена специальная форма для такой записки - подсчёта отпускных Т-60. Ее бланк не обязательно применять, но все же им обычно пользуются бухгалтера компаний и предприятий разных форм собственности. В данной форме имеются все обязательные реквизиты.

Подготовка такого документа обычно возлагается на кадровика:

• для необходимости оформления очередного отпуска работникам;
• для оформления увольнения работника с целью правильного расчета для выплаты необходимой компенсации при наличии неизрасходованного отпуска.

На данный момент согласно требований законодательства процесс расчёта отпуска выглядит следующим образом:

• работник пишет заявление о выходе в отпуск, визирует его у директора и передаёт кадровику;
• предприятие издаёт приказ о выходе в отпуск данного работника;
• бухгалтерия или кадровик оформляет записку‑расчёт;
• осуществляется оплата отпускных в течение трех дней до момента отпуска (при увольнении — в последний день работы).

Кто должен оформлять?

Документ имеет двухсторонний формат, лицевая его часть должна быть заполнена специалистом по кадрам, а обратная — бухгалтером. Перед составлением записки‑расчёта специалисты должны проверить наличие одного из видов документов:

• приказа об увольнении;
• приказа на отпуск работника.

Для оформления первой страницы бланка кадровик должен внести следующие данные:

• номер и период составления;
• данные работника;
• его номер в табеле;
• должность работника, его профессию (с точным указанием на разряд);
• отдел;
• дату начала и окончания рабочего года;
• количество дней отпуска.

Также здесь необходимо будет зафиксировать информацию о дополнительном отпуске, если таковой предусмотрен для данной категории работников. Здесь отображается его вид, период, реквизиты приказа. В завершение специалист пишет свою фамилию, должность и дату составления.

Что же касается заполнения оборотной стороны бланка, то здесь располагается расчётная часть, которую обязан заполнить бухгалтер. В строке «расчётный период» необходимо указать периоды работы, которые подлежат оплате (месяц и год). Во внимание не берется период ухода за ребенком сотрудниц. Но вот все официальные отчисления все же необходимо сюда занести. Это и оплата оклада, и премии, и надбавки, и так далее.

После этого, все указанные выплаты необходимо суммировать и полученный результат занести в строку итога. Общее количество дней работы за год заносится в 4‑ю графу, после рассчитывается средний дневной доход работника путем деления общего заработка на количество отработанных дней.

Размер отпускных выплат необходимо рассчитывать исходя их умножения дневного заработка на количество дней отпуска.

Также необходимо помнить о расчете подоходного налога, который включается в отпускные и отображается в документе. Как результат, работник получает итоговую сумму, из которой уже был исключен налог или другие обязательные платежи (к примеру, алименты).

Из общей суммы начислений необходимо будет исключить выплаты за период отсутствия работника, когда:

1. за специалистом был сохранен средний заработок согласно действующему законодательству Российской Федерации, за исключением периодов, когда был перерыв для кормления ребенка;
2. сотрудник получал компенсацию по временной потере трудоспособности или пособие для женщин в декретном отпуске (по беременности и родам);
3. сотрудник не работал по причине простоя, получившегося по вине работодателя или по не зависящим от работодателя и работника причинам;
4. работник не принимал участие в забастовке, но из-за нее не имел возможности в нормальном графике и в установленные сроки выполнять работу;
5. штатному сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для определенных целей, таких как уход за детьми-инвалидам, больными родственниками и прочие;
6. работник в прочих аналогичных ситуациях был освобожден от выполнения своих обязанностей с полным или частичным сбережением за ним заработной платы или без нее согласно требованиям законодательства Россий-ской Федерации (об этом идет речь в п. 5 Постановления № 922, которое часто применимо судами на практике в процессе решения споров в данной сфере).

Правила расчёта на 2016-2017 год

На данный момент расчет отпускных выплат имеет некоторые нюансы, хотя в общем процесс не претерпел существенных изменений. Так, в процессе стоит учитывать, что:

• для сотрудников, которые отработали лишь шесть месяцев учитывается именно этот срок, как расчётный период;
• за полный расчетный год необходимо принимать 11 или 12 месяцев, если работник трудится в компании полный год.

Рассмотрим более детально на примере:

Работник оформил трудоустройство 2 марта 2015 года, а взять отпуск пожелал лишь частично - на 15 дней, начиная с 5 апреля следующего года. Здесь рабочий период такого сотрудника составляет с 02.03.2015 до 01.03.2016. Рабочий год, необходимый для начисления полного отпуска был отработан полностью, поэтому и отпускные будут начислены, исходя из этого периода, с учетом средней заработной платы.

Практика показывает, что при наличии отработанного полного месяца работник имеет право на два с половиной отпускных дня.

Однако бухгалтерам необходимо обратить внимание на то, что не все суммы, которые были выплачены за год работнику, необходимо принимать в расчёт. Так, к примеру, если бухгалтерия начислила и выделила сотруднику материальную помощь в размере до 4 тысяч рублей , тогда ее необходимо будет включить в средний заработок. Все, что больше этой суммы не входит в расчет.

Стоит отметить, что отпуск в авансовом порядке уже не пугает работодателя. Если работник пожелает уволиться до завершения рабо-чего года, в счет которого ему уже был предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск, то здесь рабо-тодателю дается право на удержание из его заработной платы суммы задолженности за те дни отпуска, которые он не отработал (ст. 137 ТК РФ).

Как получить документ?

Записка‑расчёт является внутренним документом, который помогает проследить правильность начисления отпускных выплат на предприятии в отношении каждого работника. Он сохраняется на предприятии, но не вручается сотруднику. Для того чтобы каждый работник мог быть надлежащим образом уведомлен о размере начисленных отпускных, существует специальный расчетный листок. Его как раз и можно получить, обратившись в бухгалтерию.

Но действующий кодекс в ст.62 закрепил право сотрудников на информацию, поэтому если сотрудник изъявит такое желание, то работодатель обязан выдать ему любой документ, в котором имеется расчётная информация относительно его работы или начисления. Для выдачи таких документов работник должен зарегистрировать в канцелярии работодателя соответствующее заявление. Копия запрошенного документа должна быть выдана в течение трёх дней с момента регистрации такого обращения.

Стоит отметить, что количество обращений не регламентировано действующим законодательством, поэтому работник имеет право подавать заявления данного рода любое количество раз, по своему усмотрению.

Таким образом, данный документ имеет большое значение для правильности расчёта отпускных.

Каждый работающий гражданин имеет законное право на ежегодный отпуск. И если работник устроен в компании официально, то за каждый такой отдых он получает отпускные.

Для используется записка-расчет о предоставлении отпуска.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

(Москва)

(Санкт-Петербург)

(Регионы)

Это быстро и бесплатно !

Что это за документ?

Записка-расчет представляет собой утвержденную правительством унифицированную форму Т-60 . Но руководство компании может использовать собственный бланк документа, который должен быть утвержден приказом по фирме.

Заполненные формы следует хранить 5 лет . Если организация не имеет лицевых счетов, то срок хранения увеличивается до 75 лет .

Кто и когда его заполняет?

Этот бланк используется для расчета суммы отпускных, которые сотруднику должны быть выплачены до того, как он уйдет в отпуск. Сумма рассчитывается после того, как работник напишет . На основании этого документа составляется . Дальше заявление и приказ передаются в бухгалтерию, где и выполняется расчет отпускных.

Вся сумма должна быть выплачена не позже чем за 3 дня до ухода работника в отпуск.

Форма Т-60 имеет лицевую и оборотную стороны . Лицевую обязан заполнять сотрудник кадрового подразделения. Оборотная сторона содержит расчет суммы выплачиваемых средств, поэтому ее должен заполнять бухгалтер.

Бланк должен быть подписан и бухгалтером, и работником кадрового подразделения.

Процесс расчета отпускных подробно разобран на следующем видео:

Инструкция по заполнению

В записке-расчете должна быть указана следующая информация:

• название компании;
• данные о сотруднике, включая занимаемую им должность;
• количество дней и вид отдыха;
• расчет средней суммы дневного заработка и отпускных.

На обратной стороне формы присутствует раздел «Расчет оплаты отпуска» . В нем в графе 3 указываются суммы заработной платы за каждый месяц расчетного периода.

Стоит отметить, что в течение рабочего года работник может получать надбавки или премиальные, в таком случае бухгалтеру необходимо указывать скорректированную сумму, а не выполнять расчеты в таблице. А под ней следует сделать отметки о том, с какого числа состоялось повышение зарплаты или в каком месяце сотрудник заработал надбавку или премию.

Заработки за все месяцы плюсуются, а полученная сумма указывается в строке «Итого» . На основе этой строки рассчитывается среднедневной заработок.

Бывает, что сотрудник уходит в отпуск через полгода после трудоустройства. В таком случае в строке «Период работы» нужно указывать целый год. А если отдых предоставляется по беременности или уходу за ребенком, то заполнять данную графу нет необходимости.

В графе 4 указывается число календарных дней расчетного периода. При этом количество дней за полностью отработанный месяц составляет 29,4 дня . Это число является условным. Но бывает, что сотрудник берет отгулы или болеет, тогда количество дней в этом месяце необходимо рассчитывать по формуле:

• условное число отработанных дней / фактическое количество дней в месяце * (фактическое количество дней — количество дней, когда работник отсутствовал)

Рассмотрим конкретный пример. В феврале сотрудник Рогач Д. проболел 7 дней. В связи с этим количество дней составит:

• 29,4 / 28 * (28-7) = 1,05 * 21 = 22,05

Если работник трудится по суммированному учету рабочего времени, то необходимо заполнять графу 5. В противном случае ее следует оставлять пустой.

В 6 графе бухгалтер указывает среднедневной заработок. Чтобы его узнать, необходимо итоговую сумму заработной платы за расчетный период поделить на количество дней данного периода.

Расчеты по всем начислениям работника указываются в таблице «Начислено» . В графе №8 вписывается сумма отпускных. Ее вычисление выполняется по формуле:

• сумма за отпуск = среднедневной заработок * число дней отпуска

Например, если гражданин Рогач Д. имеет среднедневной заработок в размере 400 руб., а количество дней отдыха составляет 28, то отпускные начисляются в размере 11 200 руб.

В графе 14 указывается размер иных начислений, если они имеются. В случае, когда работник имеет дополнительные начисления, в графе 15 записывается сумма их и отпускных. Если для сотрудника они не рассчитываются, то в этой графе просто еще раз записывают размер отпускных. Именно с суммы, указанной в данной графе, удерживаются налоги.

Налоговые отчисления, которые были удержаны из отпускных, указываются в таблице «Удержано» . В графе 22 записывается общий размер средств, удержанных на все виды налогов. А в графе 23 указывается «чистая» сумма отпускных, выдаваемая на руки. Данная сумма вписывается обязательно как цифрами, так и прописью.