Каждый человек, который отправляется в командировку, должен получить служебную записку. Это позволит оформить денежные средства под отчетность и корректно оформить всю остальную документацию при необходимости.

Что это такое?

Служебная записка – это документ, удостоверяющий факт пребывания работника обратно на место трудоустройства.

Документ регламентирует также дату приезда и возвращения из служебной поездки.

Такой документ необходим:

• при осуществлении поездки на личном автотранспорте или на арендованном;
• при отсутствии подтверждающих документов по факту приезда.

Для чего требуется?

Документ такого типа просто необходим при . Дополнительно влияет на расчет суммы для выплат по приезду, которые зависят от времени нахождения сотрудника на служебном выезде.

Записка служит подтверждением всех расходов, которые понес сотрудник за все время нахождения вне своего населенного пункта.

Законодательная база

Ни один правовой акт не регулирует вопрос, связанный с оформлением служебных записок. производится только при направлении сотрудников в командировку.

Если руководство желает закрепить основные положения по направлению, то они вносят новые во внутренние правовые документы. А это действие регулируется пунктом 3 .

Служебная записка на командировку

Служебная записка оформляется сотрудником сразу же по приезду с командировки. Это делается для начисления ему заработной платы и суточных расходов.

Если некорректно заполнить документ, то денежные средства за поездку не выплачиваются.

Об отмене

Организация предполагает несколько нюансов. И случается и так, что нужно срочно отменить поездку. И причин для этого может быть много – начиная от личных причин работника, заканчивая ненадобностью компании отправлять в командировку.

Если человек заболевает, то он также может отказаться от выезда. Но предупредить об этом он должен заблаговременно.

Все эти пункты также должны отображаться в локальных нормативных актах. Все денежные средства, полученные на поездку, гражданин должен возвратить в полном объеме.

Бухгалтерия обязывает сотрудника возвратить деньги в установленные сроки:

• не позже трех дней с момента поездки;
• при отмене сроки возврата отображаются в приказе.

В случае, когда денежные средства уже израсходованы на нужды организации – билет в командировку или за жилье, то все это списывается на убытки организации. Это делается в целях снижения налогообложения.

Но здесь имеются несколько нюансов:

• поездка в другую местность напрямую должна быть связана с получением доходности;
• причина отмены действительно вызвана серьезными обстоятельствами.

О продлении

Действующее законодательство не оговаривает возможность продления и сокращения сроков командировки. То есть регулируется поездка такого типа внутренними правовыми актами и приказом.

Форма приказа произвольная. Документ изготавливается с обоснованием после получения докладной.

За границу

Служебная записка на командировку ничем не отличается от стандартной документации.

Она оформляется отделом кадров и работником, прилагая дополнительные документы к заявлению и . Поездка за границу сопровождается дополнительными расходами, которые должна учитывать компания.

На личном автомобиле

Сотрудник может самостоятельно выбрать на каком именно транспорте он поедет в командировку.

Необходимо заранее определиться с данным вопросом, так как придется подтвердить подтверждающими документами. То есть гражданин в бухгалтерию предоставляет паспорт технического средства и правоустанавливающие документы.

Он должен подготовить по использованию транспортного средства:

• маршрутный лист;
• все оплаченные квитанции;
• документы–маршруты, доказывающие факт поездки.

На служебном транспорте

Если человек отправляется на служебном транспорте, то он должен приготовить также все подтверждающие документы.

Все вышеперечисленные документы сдаются в бухгалтерию в виде отчетности для начисления суточных.

В выходной день

Если командировка необходима , то служебная записка пишется в свободной форме и оставляется на месте работодателя.

Естественно, отдел кадров и бухгалтерия в эти дни не работает. Но если нет возможности ждать до рабочего дня, то нужно составить документ в выходной, а уже в рабочий день будет издан приказ задним числом.

Директора

Директор также является сотрудником организации. И поэтому на него должен составляться такой документ. В законодательстве и во внутренних правовых актах, как правило, нет послаблений для руководства. Именно поэтому, директор должен оформить служебную записку в установленном порядке.

Хотя Роструд до сих пор считает, что нет никакой нужды составлять документ, так как он сам подписывает такую документацию.
А это уже дублирование документов.

Для минимизации документирования лучше указать во внутренних документах освобождение директора от такого функционала.

Предпринимателя

Если ничего иного не прописано во внутренних правовых актах, то предприниматель вправе поехать в командировку, даже не составив служебной записки.

Если что–то иное указано в локальных актах, то стоит руководствоваться именно этими правилами.

Правила оформления

Существуют определенные правила оформления документов. Для начала необходимо написать , затем подтвердить его у руководства, собирать все платежные документы для дальнейшего возврата расходов.

Но стоит обратить внимание как именно написать документ на оформление командировки.

Как написать?

Служебная записка оформляется работником после возвращения самостоятельно. Это делается для возвращения расходов в будущую заработную плату.

Стоит рассмотреть основные нюансы вопроса.

Требования

Действующее законодательство не оговаривает определенную форму документа. Если в локальных правовых актах этого не предусмотрено, то документ заполняется в свободной форме.

Как правило, в компании предусмотрен образец заполнения, что позволит работнику быстро сориентироваться.

Здесь прописывается должность руководства, ФИО, а также эти данные заявителя. Далее излагается суть мысли, описываются документы и проставляется дата.

Кто подписывает

Подписывает документ директор или руководитель компании. Как правило, подписывает это отдел кадров, передавая в вышестоящие инстанции.

Сроки сдачи

Как таковых сроков сдачи не регламентируется федеральными правовыми актами. То есть по сути, лучше сдать документ чем раньше, тем лучше.

Но некоторые компании оговаривают сроки в трехдневный период во внутренней документации.

Пример заполнения (образец)

Для минимизации шанса некорректного заполнения, лучше сразу ознакомиться с образцом. И уже на основании этого заполнить свою отчетность.

Сопроводительные документы

Из сопроводительных документов человек должен предоставить:

• квитанции на оплату бензина;
• квитанции на проезд;
• на оплату питания, проживания и иные расходы.

После рассмотрения документа человеку в ближайшую заработную плату.

На видео об оформлении служебной командировки

Служебная записка – это внутренний документ, на основании которого можно подтвердить отправку работника в командировку. Чаще всего ее пишут, когда отсутствуют проездные билеты, документы на проживание, которые могут доказать работу в другом населенном пункте. Рассмотрим, как правильно подтвердить поездку.

Кто должен подтверждать командирование

Служебная записка о направлении в командировку. Образец и правила составления

В законодательстве не прописано требований, которым надо следовать при составлении служебки, поэтому ее можно составлять в свободной форме, но с учетом определенных требований.

1. Служебная записка составляется на листе форматом А4. Если у компании есть фирменный бланк, то разъяснения лучше составлять именно на нем.
2. Документ адресуется лицу, который принимает решение о направлении в командировку, например, руководителю организации. Его должность и Ф.И.О. прописываются в правом верхнем углу.
3. Ниже необходимо уточнить, кто является автором служебной записки, командированным. Также вписывается его должность и персональные данные.
4. Примерно во второй трети листа по центру указывание название документа. Точка в конце не ставится.
5. Далее идет подробный текст, где подробно объясняется, по каким причинам, с какими целями, кто и на какой срок был направлен в командировку. Дополнительно необходимо указать, использовался ли личный либо рабочий транспорт. Если да, то вписываются государственные регистрационные номера транспортных средств, а также данных о водителе. Кроме того, в этом разделе стоит уточнить время отправки и возвращения, поскольку это позволит точно определить длительность поездки.
6. Следующий раздел - приложения. В нем надо прописать, какие именно первичные документы предоставлены, чтобы подтвердить командирование. Это может быть путевой лист, кассовые чеки с заправок, квитанции на парковку, отчет о выполненной работе и т.п. Поскольку перечень оправдательных бумаг ничем не регламентирован, чем больше чеков, квитанций и счетов будет приложено, тем проще бухгалтеру списать расходы на командировку.
7. Последнее, что надо сделать, - поставить дату составления записки и подписать ее.

Примерный образец документа

Документ отдается в бухгалтерию, где его регистрируют, передают на согласование с руководством, а затем используют по назначению.

Если незапланированные поездки по работе - частое явление в компании, в одном из ее внутренних документов можно утвердить образец или бланк служебной записки. Тогда работникам будет проще отчитываться, а бухгалтеру - вести учет и списывать расходы.

Особенности при командировании ИП и директора

Когда речь идет о командировании наемных работников, ничего сложного нет. А если по работе в другой населенный пункт отправляется индивидуальный предприниматель? Надо ли ему подтверждать поездку и расходы на нее? В письме Министерства финансов от 05.07.2013 № 03-11-11/166 сказано, что в принципе в рабочие поездки направляют наемных работников, а сам на себя ИП может ничего не делать. Однако лучше перестраховаться и такой документ написать, а также приложить доказательства. В таком случае у налоговиков не будет оснований подозревать предпринимателя в каких-то схемах по уклонению от налогообложения.

Что касается директоров, то распространено мнение, будто им тоже разрешается не составлять служебные записки. Объясняется это тем, что директор сам подписывает приказ о командировании, поэтому не имеет смысла дублировать его текст. Но с точки зрения налогообложения такая позиция неверна. Ведь, служебка составляется именно для того, чтобы подтвердить длительность командировки и расходы. И одного приказа в этом случае будет недостаточно.

Служебная записка - это документ, который подтверждает время нахождения работника в командировке, а также дату отъезда и прибытия из нее. Поэтому в первую очередь служебка нужна для того, чтобы начислить суточные. Ведь именно для их расчета важно знать время, которое сотрудник находился в служебной поездке.

Кроме того, наряду с другими первичными документами (путевыми листами, чеками, квитанциями), служебная записка подтверждает сами командировочные расходы. В частности, затраты на проезд и нахождение в пути, на бензин, парковку и пр. При этом включать в налоговую базу при УСН расходы на основе одной служебки нельзя. Нужно обязательно получить от работника первичные документы, подтверждающие конкретные траты. И только потом - списывать затраты (письмо Минфина России от 20.04.2015 № 03-03-06/22368).

Оформляется служебная записка по возвращении из командировки. К ней сотрудник прикладывает подтверждающие бумаги и весь пакет документов передает работодателю. Такие правила установлены пунктом 7 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Так как обычно бухгалтер получает от сотрудников все документы по возвращении из поездки, в том числе служебную записку, и принимает их к учету, поэтому вам важно знать, как должна быть оформлена служебная записка, чтобы потом не было проблем со списанием расходов. И еще помните, что этот документ подтверждает не использование автомобиля, а период нахождения в месте командирования.

Подборка статей на тему "Командировки":

Пригодится в работе: Все КБК в однмо месте.

Командировка предпринимателя

Командировать можно только наемный персонал, а индивидуальный предприниматель к категории работников не относится (письмо Минфина России от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Именно поэтому бизнесмен не может сам себя направить в командировку. Ведь отдать себе распоряжение отправиться в поездку по служебной необходимости нельзя. А значит, не нужно оформлять на самого себя приказ о командировке, служебную записку и путевой лист.

Однако если вам нужно поехать в другой регион по служебным делам, то расходы на поездку при УСН все-таки учесть можно. Например, траты на оплату счета гостиницы вы можете списать как затраты на аренду (подп. 4 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). А расходы на бензин - как материальные затраты (подп. 5 п. 1 ст. 346.16 и ст. 254 НК РФ). Но в таком случае обязательно подтвердите расходы документально.

Так, подтверждающими бумагами в этом случае будут квитанции на оплату проживания в гостинице и кассовые чеки на бензин. Кроме того, вам надо будет обосновать производственную необходимость своей поездки. Для этого подойдет любой документ, который докажет, что вы ездили по рабочим делам. Например, протокол переговоров с потенциальным поставщиком или новый договор.

А вот путевой лист не нужен, потому как он как раз говорит о том, что была командировка, а не служебная поездка бизнесмена на личном авто. Если же вы все-таки оформили командировочные документы, а налоговики сняли ваши расходы на поездку, можете попробовать отстоять свою точку зрения в суде. Иногда арбитры встают на сторону бизнесменов. Полагая, что коммерсант не лишен возможности отправляться в служебные командировки самостоятельно (постановления ФАС Уральского округа от 06.06.2011 № Ф09-3147/11-С3 и от 16.05.2011 № Ф09-819/09-С3).

Информация в служебной записке

Унифицированной формы служебной записки законодательством не установлено. Поэтому вам нужно разработать свой собственный бланк. А сотрудник по возвращении из поездки просто заполнит все необходимые поля.

Отразите в служебной записке следующие данные. Поскольку служебка в данном случае - это первичный документ (нужна для начисления суточных и подтверждает расходы на командировку), значит, она должна содержать все обязательные реквизиты для «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Отметим их.

Так, обязательно укажите в документе его наименование - служебная записка. И поставьте название компании или фамилию, имя, отчество предпринимателя. Далее внесите данные о месте командировки, то есть в какую страну, город, местность и организацию был направлен работник.

Затем зафиксируйте сведения об автомобиле - его марку и номер. А также отразите информацию о времени и дате начала и окончания поездки и укажите срок командировки, то есть сколько всего дней сотрудник был в поездке (п. 7 Положения № 749). Эта информация, как уже было отмечено выше, необходима для начисления суточных. Причем, обратите внимание, данные сведения должны совпадать со сведениями путевых листов.

Ниже перечислите все документы, подтверждающие использование автомобиля для проезда, которые были приложены к служебке. Например, путевой лист, кассовые чеки и квитанции. И поставьте свою подпись и дату .

Согласно постановлению Правительства РФ №1595, подписанному 29.12.2014 года, теперь, уезжая в командировку, не нужно составлять удостоверения, писать служебное задание и подавать отчет о выполненной работе. С 2015 года единственным документом, сопровождающим рабочую командировку, является служебная записка.

Служебная записка может потребоваться в том случае, если сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте. Особых требований к составлению этого документа нет, т.к. он пишется в свободной форме. Однако в служебной записке об использовании личного автомобиля в командировке обязательно должна указываться следующая информация: дата и время начала и окончания поездки. Эта информация необходима для того, чтобы бухгалтерия предприятия могла посчитать сумму суточных. Например, если сотрудник возвращается из командировки после 12-ти часов ночи, в сумму его суточных будет добавлен еще один день.

Согласно правилам, служебная записка должна быть дополнена следующими наименованиями:

• путевой лист;
• квитанции об оплате парковки;
• кассовые чеки на бензин.

Кроме того, в этом документе следует указать все траты, связанные с использованием транспорта – платные дороги и пр.

Пример служебной записки на командировку

Директору ООО «Восток-центр»

Петрову Богдану Александровичу

от старшего менеджера по продажам

Хмельницкого Дмитрия Юрьевича

Служебная записка

Сообщаю, что я, Хмельницкий Дмитрий Юрьевич, отправился в командировку 16.01.2016 года в 10 часов 00 минут из г. Москва в г. Санкт-Петербург, используя собственный автомобиль.

Наименование: легковой автомобиль

Марка: Skoda Octavia

Регистрационный номер: А798АР73

Вернулся из командировки 20.01.2016 г. в 19 часов 30 минут.

Общая продолжительность командировки составила 5 календарных дней.

К служебной записке прилагаю следующие документы:

1. Путевой лист.

2. Кассовые чеки на бензин;

3. Квитанцию об оплате парковки.

Чем крупнее предприятие, тем дальше его руководитель от «кухни» совершения сделок и контактов. Но при этом именно он, директор, является работодателем для всех работников, и формально именно он отправляет их в командировки. Поэтому если начальник отдела считает необходимым послать своего подчиненного в служебную поездку, он должен сообщить об этом директору. Либо сам работник хочет поехать и обосновывает эту необходимость перед шефом. В обоих случаях вопрос решается одинаково: пишется служебная записка на командировку.

Обратимся к букве закона, и прочитаем внимательно главу 24 Трудового кодекса РФ, в ней перечислены понятия командировки, о гарантиях работодателя и материальных компенсациях. Очень подробно о командировках у нас уже написана целая серия статей:

А сегодня коротко:

Исключения из правил

Командировкой не считается три случая. Если, во-первых, сотрудника изначально брали на работу, предусматривающей разъездной характер работы (синдром «коммивояжёра»). Во-вторых, чья трудовая деятельность носит разъездной характер (это относится к профессиям «торгового представителя», «представителя компании в режиме хоум-офис» и так далее). В-третьих, под командировку не попадает случай, если сотрудник, отправляемый в поездку, не имеет трудовых отношений с предприятием-работодателем.

Инициатором командировки может быть как работодатель, так и сотрудник. Если работодатель, то все документационное обеспечение командировки – по крайней мере, на уровне управленческих документов, – сводится к изданию соответствующего приказа. Служебная записка не нужна: не будет же генеральный директор писать ее сам себе.

Служебная записка на командировку

Однако бывает иначе, когда с инициативой отправиться в служебную поездку выступает работник. Эта информация доводится до сведения руководителя самим работником или его непосредственным начальником при помощи служебной записки.

На основании этой служебной записки в отделе кадров будет составляться приказ о направлении в командировку, а бухгалтер будет рассчитывать выплаты. Поэтому очень важно подать информацию максимально полно. Для того, что бы не «наломать дров» сотруднику при составлении служебной записки на командировку, необходимо соблюсти несколько правил:

• указать в документе кто едет: должность, фамилию, имя и отчество полностью;
• указать в документе город и организацию, куда должен прибыть командированный;
• обозначить цель командировки (сотрудник не может поехать куда хочет и просто так). Служебная записка на командировку должна изложить причину поездки. Самый универсальный вариант формулировки в данной ситуации: «Для выполнения производственного поручения». Однако лучше писать конкретно, например так: «Для участия в выставке», «Для участия в обучающем семинаре», «Для передачи документов», «Для участия в согласительном совещании при администрации г.о. Тольятти» и т.д.;
• прописать в документе сроки командировки в днях. Отдельного внимания, заслуживает пребывание сотрудника в командировке, например, в выходные дни или в дни государственных праздников. Это тема отдельного разговора, но если коротко: выходные и праздники, проведенные в командировке, тоже считаются.