• Разъездной характер работы
  • Компенсационные выплаты

    • Все предприятия и компании в ходе осуществления своей деятельности применяют мобильную связь, так как она дает возможность быстро решать рабочие задачи, поддерживать связь со своими клиентами и поставщиками. Кроме того, без нее просто нельзя обойтись тогда, когда работа подразумевает разъездной характер трудовой деятельности или частые и длительные командировки. Рассмотрим, как должна быть оформлена компенсация мобильной связи сотрудникам, и какие важные нюансы стоит при этом учитывать.

    Из этой статьи вы узнаете:

    • особенности компенсационных выплат на мобильную связь;
    • как оформлять предоставление компенсации на мобильную связь;
    • варианты установления компенсация расходов на мобильную связь.

    Сегодня согласно нормам действующего законодательства обеспечить свою компанию и сотрудников связью можно одним из двух нижеприведенных вариантов или их комбинацией. Речь идет о таких способах как:

    • Корпоративная связь. Подразумевается заключение соглашения между мобильным оператором и работодателем. При этом работники используют сим-карты, которые являются собственностью владельца фирмы.
    • Компенсация расходов за связь. Этот вариант подразумевает, что сотрудники заключают договор с оператором сами и для рабочих целей применяют личную сим-карту.

    Нас интересует именно последний способ, его особенности мы и рассмотрим.

    Особенности компенсационных выплат на мобильную связь

    В шестьдесят третьей статье закона 126-ФЗ указано, что налоговики не могут требовать предоставления некоторых видов бумаг у работодателя. Речь идет о гарантиях, которые распространяются на тайну переписки при использовании мобильной связи. Под этим подразумевается детализированный счет и расшифровка переговоров.

    По правилам двести шестьдесят четвертой статьи НК при исчислении налога на прибыль затраты на связь нужно включать в прочие расходы. При этом согласно двести семнадцатой статье НК компенсационные выплаты работникам за применение мобильного налогом не облагают.

    Компенсация расходов сотрудников за связь в рабочих интересах, которая подтверждена всеми нужными документами, не подлежит обложению налогом НДФЛ. Все это разъясняется в двести семнадцатой статье НК, девятой статьей № 212-ФЗ, а также письмом Минфина
    № 03-04-06/22274 от двадцатого апреля 2015-го года. Налог должен отчисляться с издержек за связь согласно двести шестьдесят четвертой статье и статье 346.16 НК.

    Оформляем предоставление компенсации на мобильную связь

    Порядок оформления компенсации за мобильную связь такой же, как и во всех других случаях, когда речь идет о применении личного имущества сотрудников.

    В соответствии с письмом Минфина от тринадцатого октября 2010-го года № 03-03-06/2/178 и третьим пунктом письма Минздравсоцразвития от шестого августа 2010-го года № 2538-19, для подтверждения обоснованности компенсации нужно использовать такие документы:

    • утвержденный главой компании список работников, применяющих мобильную связь с целью осуществления своей трудовой деятельности;
    • должностная инструкция сотрудников;
    • трудовой договор либо другое соглашение в письменной форме между нанимателем и работником, в данном соглашении обязательно должен быть указан размер, а также правила осуществления выплат;
    • копия соглашения сотрудника с оператором сотовой связи;
    • копия счета за услуги связи, при этом счет должен иметь перечень всех звонков, чтобы можно было подтвердить тот факт, что сотрудник звонил по рабочим целям.

    Очень важным нюансом в данном случае является то, что список работников использующих мобильную связь, и правила использования мобильного должны в виде приложения быть внесены в коллективный договор.

    В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

    Как определить сумму расходов на мобильную связь?

    Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.

    Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.

    Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е. выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров. Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.

    Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:

    1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.

    2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.

    3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.

    4. Данные правила распространяются на работников, использующих служебные телефонные номера.

    Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.

    Преимущества и недостатки детализации переговоров.

    Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.

    Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.

    Преимущества и недостатки лимитирования.

    Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.

    Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.

    Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?

    Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.

    Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.

    Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.

    Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь.

    Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки.

    Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.

    Рассмотрим случай на примере.

    Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.

    В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату. В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления. В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку

    Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь

    В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:

    Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013
    Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей - входной НДС на мобильную связь
    Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей - входной НДС принят к вычету

    Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?

    Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:

    Правила пользования служебными мобильными телефонам;

    Перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.

    Оба эти документа утверждаются руководителем.

    Должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.

    Договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.

    Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.

    Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?

    Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.

    Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты - это работодатель.

    Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты. Обычно услуга по предоставлению номера и подключению к сети бесплатна. К тому же, денежные средства, на которые покупались сим-карты, обычно сразу зачисляют на счет абонента. В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

    Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.

    Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?

    Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.

    При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются. Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях. Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

    Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

    Часто операторы предоставляют дополнительные услуги связи для своих абонентов (международный роуминг, режим ожидания и переадресации вызова, голосовая почта, определитель номера и другие). Эти расходы при определении базы по налогу на прибыль можно списать как прочие (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документы, которыми можно подтвердить такие расходы – счета, акты и пр. К тому же, необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. Здесь нужно руководствоваться должностными обязанностями. Либо, как и по аналогии с мобильной связью: составить приказ о пользовании дополнительными услугами связи и список лиц, имеющих на это право. Можно внести данные в трудовые договора сотрудников и прописать необходимые пункты в должностных инструкциях.

    Бесплатная книга

    Скорее в отпуск!

    Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку "Получить книгу".

    Как отразить в учете расходы на сотовую связь сотрудников, использующих служебные мобильные телефоны

    Договор с оператором

    Чтобы обеспечить сотрудников мобильной связью, организация может не только компенсировать им телефонные разговоры, но и самостоятельно заключить контракт с сотовым оператором.

    Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328. По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

    Правила пользования служебным телефоном

    Совет : для контроля за расходованием средств целесообразно разработать правила пользования служебными мобильными телефонами . В них можно установить:

    • лимит расходов на служебные телефонные переговоры;
    • запрет на ведение личных телефонных переговоров;
    • порядок возмещения расходов на оплату личных переговоров и т. п.

    На основании этих правил организация может квалифицировать ведение личных переговоров как нанесение материального ущерба и (ст. 232 ТК РФ).

    При выдаче сим-карт сотрудников нужно ознакомить с этими правилами под подпись.

    Бухучет

    Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).

    В зависимости от того, в каком подразделении работает сотрудник и какие функции он выполняет, начисление затрат на мобильную связь отразите проводкой:

    Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 60

    - отражена стоимость услуг мобильной связи (на основании документов, предъявленных оператором связи).

    Расплачиваться с оператором связи организация может деньгами или с помощью карт экспресс-оплаты (п. 43 и 44 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 25 мая 2005 г. № 328).

    Оплату услуг мобильной связи по безналичному расчету отразите проводкой:

    Дебет 60 Кредит 51

    - оплачены услуги мобильной связи.

    Ситуация: как отразить в бухучете расчеты с оператором мобильной связи с помощью карты экспресс-оплаты ?

    Если организация рассчитывается с оператором связи с помощью карт экспресс-оплаты, в учете нужно показать разницу между реальной и номинальной стоимостью карты. Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи. При выдаче аванса на покупку карты в учете сделайте запись:

    Дебет 71 Кредит 50

    - выдан аванс на покупку карты экспресс-оплаты (на основании расходного кассового ордера).

    После того как карта будет активирована и сотрудник представит авансовый отчет, в учете нужно сделать две проводки:

    Дебет 60 Кредит 71

    - оплачены услуги оператора мобильной связи (на сумму номинальной стоимости карты);

    Дебет 20 (23, 25, 26, 29, 44…) Кредит 71

    - отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты (на разницу между реальной и номинальной стоимостью карты).

    Пример отражения в бухучете расчетов с оператором мобильной связи с помощью карт экспресс-оплаты

    Менеджер ООО «Альфа» А.С. Кондратьев включен в состав сотрудников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет организации. Должностной инструкцией Кондратьева предусмотрено использование мобильной связи для исполнения служебных обязанностей.

    В марте Кондратьев находился в командировке. Для проведения срочных телефонных переговоров он приобрел карту экспресс-оплаты услуг мобильной связи. Номинальная стоимость карты - 500 руб. При ее покупке Кондратьев заплатил продавцу 520 руб.

    По возвращении из командировки он приложил к авансовому отчету использованную карту и кассовый чек на сумму 520 руб.

    В учете бухгалтер организации сделал следующие записи:

    Дебет 60 Кредит 71
    - 500 руб. - оплачены услуги оператора мобильной связи;

    Дебет 26 Кредит 71
    - 20 руб. - отражены расходы, связанные с приобретением карты экспресс-оплаты;

    Дебет 71 Кредит 50
    - 520 руб. - возмещен сотруднику перерасход по авансовому отчету.

    Помимо служебных организация может оплатить и личные переговоры сотрудников. Если сотрудники не возмещают эти затраты, включите их в состав прочих расходов (п. 11 ПБУ 10/99):

    Дебет 73 Кредит 60

    - отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;

    Дебет 91-2 Кредит 73

    - списана стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;

    - удержан НДФЛ, рассчитанный со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников (при выплате очередной зарплаты);

    Дебет 91-2 Кредит 69

    - начислены страховые взносы со стоимости личных телефонных переговоров, не подлежащей возмещению за счет сотрудников.

    Если сотрудники возмещают стоимость личных переговоров, сделайте проводку:

    Дебет 73 Кредит 60

    - отражена стоимость личных телефонных переговоров, подлежащая возмещению за счет сотрудников;

    Дебет 70 Кредит 73

    - удержана из зарплаты сотрудника стоимость личных телефонных переговоров.

    НДФЛ и страховые взносы

    Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. 4 ст. 226 НК РФ).

    На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора. Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. Такой вывод следует из части 1 статьи 7, статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1, статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ.

    Порядок расчета остальных налогов и взносов зависит от того, какую систему налогообложения применяет организация.

    ОСНО: налог на прибыль

    При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров. Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

    Ситуация: какие документы подтверждают производственный характер разговоров сотрудника по мобильному телефону? Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи .

    Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен. Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от 4 мая 2005 г. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от 27 мая 2005 г. № А58-1983/03-Ф02-2300/05-С1).

    • договорами с оператором мобильной связи на оказание услуг;
    • детализированными счетами операторов мобильной связи;
    • должностными инструкциями, в которых сказано, при исполнении каких обязанностей сотрудник может пользоваться мобильной связью;
    • приказами руководителя организации об утверждении списка сотрудников, которым в силу выполняемых ими обязанностей необходима мобильная связь.

    Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2011 г. № 03-03-06/1/378, от 5 июня 2008 г. № 03-03-06/1/350, от 27 июля 2006 г. № 03-03-04/3/15. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г. № КА-А40/8318-08, Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. № А65-23196/2004-СА1-32).

    Совет : есть аргументы, позволяющие организациям учесть при налогообложении расходы на оплату услуг мобильной связи без детализированных счетов. Они заключаются в следующем.

    Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. 1 ст. 252 НК РФ). Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст. 63 Закона от 7 июля 2003 г. № 126-ФЗ). А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

    Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. п. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. № КА-А40/4697-09-2, от 24 февраля 2009 г. № КА-А40/12268-08, от 9 июля 2008 г. № КА-А40/5861-08 и от 19 июля 2007 г. № КА-А40/5441-07, Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. № А56-6560/2008, Поволжского округа от 23 мая 2008 г. № А55-10554/07, от 16 мая 2008 г. № А55-13148/07, Центрального округа от 6 марта 2009 г. № А35-4080/07-С8).

    Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т. п.

    Требовать отчеты о содержании телефонных разговоров налоговые инспекторы не вправе (абз. 8 письма МНС России от 22 мая 2 000 г. № ВГ-9-02/174).

    Совет : во внутренних документах организации закрепите обязанность сотрудников составлять отчеты о служебных звонках, совершенных в течение месяца по предоставленной мобильной связи.

    Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов.

    Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. 3 п. 7 ст. 272 НК РФ). Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. 3 ст. 273 НК РФ).

    Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете налога на прибыль не учитывайте (исключение - случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров). Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. Москве от 19 октября 2005 г. № 20-12/75319).

    Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на услуги мобильной связи. Организация применяет общую систему налогообложения

    В марте ООО «Альфа» заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты. Оператор предоставил организации 2 абонентских номера. По приказу руководителя «Альфы» мобильной связью вправе пользоваться:

    • коммерческий директор;
    • главный бухгалтер.

    Организация определяет доходы и расходы методом начисления. В марте «Альфа» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. В апреле оператор выставил организации детализированный счет и счет-фактуру. Общая стоимость телефонных переговоров в апреле составила 4720 руб. (в т. ч. НДС - 720 руб.). По расшифровке счета бухгалтер организации определил, что стоимость личных телефонных переговоров составила 590 руб. (в т. ч. НДС - 90 руб.). Из них:

    Стоимость личных телефонных переговоров сотрудники не возмещают.

    Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Альфа» рассчитывает по тарифу 0,2 процента. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация начисляет по общим тарифам.

    В учете организации сделаны следующие записи.

    В марте:

    Дебет 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным» Кредит 51
    - 5000 руб. - перечислена предоплата за оказание услуг мобильной связи за апрель.

    В апреле:

    Дебет 26 Кредит 60
    - 3500 руб. (4720 руб. - 720 руб. - (590 руб. - 90 руб.)) - отражена стоимость служебных телефонных переговоров за апрель;

    Дебет 19 Кредит 60
    - 630 руб. (720 руб. - 90 руб.) - учтен НДС на услуги мобильной связи;

    Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
    - 630 руб. (720 руб. - 90 руб.) - принят к вычету НДС со стоимости служебных телефонных переговоров;

    Дебет 73 Кредит 60
    - 590 руб. - отражена стоимость личных телефонных переговоров, не подлежащая возмещению за счет сотрудников;

    Дебет 19 Кредит 73
    - 90 руб. - учтен НДС по услугам мобильной связи;

    Дебет 91-2 Кредит 73
    - 500 руб. - отражена стоимость личных телефонных переговоров, не возмещаемых сотрудниками;

    Дебет 91-2 Кредит 19
    - 90 руб. - списан НДС со стоимости личных телефонных переговоров;

    Дебет 60 Кредит 60 субсчет «Расчеты по авансам выданным»
    - 4720 руб. - зачтена сумма предоплаты;

    Дебет 70 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
    - 77 руб. (590 руб. × 13%) - начислен НДФЛ со стоимости личных звонков сотрудников;

    Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ПФР»
    - 129,80 руб. (590 руб. × 22%) - начислены пенсионные взносы;

    Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование»
    - 17,11 руб. (590 руб. × 2,9%) - начислены взносы на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в ФСС России со стоимости личных переговоров сотрудников;

    Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФФОМС»
    - 30,09 руб. (590 руб. × 5,1%) - начислены взносы на медицинское страхование в ФФОМС со стоимости личных переговоров сотрудников;

    Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний»
    - 1,18 руб. (590 руб. × 0,2%) - начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний со стоимости личных переговоров сотрудников.

    При расчете налога на прибыль за апрель бухгалтер «Альфы» включил в состав прочих расходов 3677 руб. (4000 руб. - (590 руб. - 90 руб.) + 177 руб.). В учете отражено постоянное налоговое обязательство:

    Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
    - 118 руб. (590 руб. × 20%) - отражено постоянное налоговое обязательство с расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

    Неизрасходованная сумма аванса в размере 280 руб. (5000 руб. - 4720 руб.) засчитывается в счет оплаты услуг мобильной связи в следующем месяце.

    Переговоры совершены в нерабочее время

    Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость мобильных телефонных переговоров, совершенных в нерабочее время? Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи .

    Ответ: да, можно.

    Для этого в должностной инструкции сотрудника укажите, что вести служебные переговоры он может и в нерабочее время. Например, связываться с контрагентами из регионов, расположенных в других часовых поясах. Кроме того, можно указать, что руководитель организации (непосредственный руководитель) всегда должен иметь возможность связаться с сотрудником. Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 7 декабря 2005 г. № 03-03-04/1/418. Подтверждает ее судебная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. № А05-692/2007, Московского округа от 19 января 2009 г. № КА-А40/12732-08, от 31 мая 2006 г. № КА-А41/4511-06).

    Приобретение мобильного телефона за счет организации

    Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на приобретение мобильного телефона для директора организации? Стоимость телефона менее 40 000 руб. Телефонные переговоры директор будет оплачивать из собственных средств .

    Ответ: нет, нельзя.

    Чтобы учесть расходы при расчете налога на прибыль, они должны быть и (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Оплата телефонных переговоров из собственных средств сотрудника (директора) означает, что сам телефон был приобретен для его личного пользования. Такой телефон нельзя признать имуществом, которое используется в деятельности, направленной на получение доходов. Следовательно, расходы на его приобретение не являются экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Приобретение карт экспресс-оплаты

    Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость карт экспресс-оплаты мобильной связи, приобретенных для сотрудников? Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи .

    Ответ: да, можно. Но такие расходы должны быть экономически обоснованны и документально подтверждены (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    Расходы на услуги связи уменьшают облагаемую налогом прибыль в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

    Но в случае с картами есть один нюанс. Дело в том, что после их активации остается лишь сама карточка, на которой указан только номер карты и ее номинал. Отсюда Минфин России заключает: карты экспресс-оплаты сами по себе не являются основанием для списания расходов на их покупку (письмо Минфина России от 26 января 2006 г. № 03-03-04/1/61). Нужно доказать производственную направленность разговоров, оплаченных за счет них. Для этого организация может представить иные подтверждающие документы (ведомость выдачи карт, приказы, должностные инструкции сотрудников и т. д.) (п. 1 ст. 252 НК РФ).

    В ходе осуществления деятельности любая компания использует мобильную связь. В некоторых случаях речь идет о так называемых, корпоративных тарифах, когда работниками выдается телефон с сим-картой на время работы, в некоторых служащий вынужден оплачивать связь за свои деньги, а работодатель компенсировать все затраты. В статье подробно разберем оба варианта.

    Позиция законодателя

    В ст. 164 ТК РФ законодатель определяет, что денежная компенсация выплачивается работодателем при покрытии расходов, которые служащий понес в результате исполнения своих должностных обязанностей.

    В ст. 188 ТК РФ написано, что такая компенсация состоит из трех слагаемых:

    • использование вещей;
    • амортизация имущества;
    • траты, связанные с употреблением имущества.

    При этом величина возмещения, как правило, определяется по соглашению сторон. Этот вопрос должен быть освещен либо в тексте трудового договора, либо в дополнительном соглашении к нему.

    Однако ст. 41 и 45 ТК РФ устанавливают требование, согласно которым, вопросы о компенсации мобильной связи должны быть включены в текст коллективного договора или в иной локальный акт предприятия.

    Работодатель вправе установить твердый размер выплат или привязать его значение к каким-либо показателям. При этом все суммы должны быть экономически обоснованными и подтверждаться соответствующими документами.

    Документально расход подтверждается следующими документами:

    • приказом руководителя предприятия, в соответствии с которым служащему компенсируется мобильная связь;
    • заявлением сотрудника, в котором он сообщает о совершённых им затратах;
    • отчетом работника о сделанных им звонках по работе с указанием лица, которому был совершён звонок, времени и цене звонка;
    • детализацией звонков от оператора связи;
    • трудовым договором, в текст которого включена обязанность по выплате работодателем компенсации за мобильную связь;
    • договором о предоставлении услуг связи мобильным оператором.

    Федеральный арбитражный суд Центрального округа в своем постановлении № А35-8471-2009 от 24 июня 2011 года постановил, что работодатель вправе:

    • определять размер выплат и порядок их назначения;
    • уточнять условия возмещения расходов на мобильную связь;
    • утверждать локальные акты, которые будут содержать обоснования выплат.

    Обращаем ваше внимание на то, что возмещение расходов на мобильную связь работодателем обязательно только в том случае, если между ним и работником заключен трудовой договор. При оформлении отношений в рамках гражданско-правового соглашения положения ТК РФ на них не распространяются.

    Расходы организации на приобретение мобильных телефонов

    После приобретения мобильных телефонов для нужд организации, бухгалтерия должна оформить проводку расходов в установленном законом порядке с учетом того, что стоимость приобретенной продукции будет постепенно снижаться. Бухгалтерия должна провести расходы, которые направлены на приобретение сотовых телефонов и сим-карт к ним, по статье ПБУ 6/01. При этом на баланс организации они могут быть отнесены либо к обычным, либо к прочим расходам. Алгоритм «зачисления» покупки на счет организации будет зависеть и от ее стоимости. Например, телефоны, цена которых свыше 40 000 руб. будут отнесены к основным средствам. Поэтому в этом случае на них будут начисляться амортизационные отчисления, которые должны покрыть все расходы на поддержание телефонов в рабочем состоянии. Если цена телефонов меньше 40 000 руб., то они включаются в состав материальных расходов. Все средства, которые были потрачены на покупку мобильных телефонов должны быть подтверждены соответствующими чеками, квитанциями.

    Для подтверждения основания компенсация, которые касаются всех расходов по использованию мобильной связи, руководителю предприятия необходимо выполнить ряд действий:

    • утвердить локальны актом перечень должностей, на которых предполагается необходимость оперативного использования мобильной связи;
    • разработать правила пользования корпоративной мобильной связью.

    При этом таким акты могут быть включены в качестве приложений в коллективный договор.

    Обеспечение сотрудников средствами связи

    Обеспечение служащих средствами мобильной связи со стороны работодателя может проходить несколькими способами:

    1. Работодатель закупает мобильные телефоны, оформляет сим-карты, работник пользуется ими в пределах установленных лимитов.
    2. Возмещает работнику расходы за использование личного мобильного, при этом включая в них амортизацию имущества.
    3. Заключает с работником договор аренды телефона.

    При этом работодатель может включить в текст трудового договора условия о применении личного мобильного телефона и определить размер компенсации. Кроме этого, в текст должностной инструкции могут быть включены положения о порядке пользования корпоративной связью.

    Вопросы налогообложения

    Ст. 209 НК РФ уточняет, что все доходы, которые получают физические лица в процессе осуществления трудовой деятельности, должны подлежать налогообложения. При этом в качестве налогового агента выступает работодатель, который «собирает» со служащих НДФЛ. Работодатель должен исчислять сумму налога в соответствии с произведенными затратами.

    Ст. 252 НК РФ расходы, которые осуществлены на мобильную связь, должны подтверждаться следующими документами:

    • платежками;
    • договорами с организациями (например, о приобретении сим-карты);
    • перепиской с оператором связи и т.д.

    При этом налоговые инспекторы не вправе запрашивать некоторые документы от работодателя. Речь идет, прежде всего, о детализации счета, расшифровки звонков. Эти моменты законодатель относит к тайне переписки.

    Все расходы работодателя на оплату услуг мобильной связи, согласно ст. 264 НК РФ при исчислении налога на прибыль организации, должны быть отнесены к числу прочих расходов. При этом налогом не должны облагаться все компенсационные выплаты, которые совершаются сотрудникам за использование их личных мобильных телефонов.

    Размер компенсации мобильной связи работникам

    Для того, чтобы уточнить размер выплат работнику, который использует личный телефон и сим карту для решения рабочих вопросов, работодатель и работник проводят переговоры в результате которых определяют суммы выплат. Далее эта информация включается в текст трудового договора, который подписывается сторонами. При необходимости, если трудовые отношения уже начаты, можно подписать дополнительное соглашение к договору, в котором уточнить все необходимые пункты.

    В тех случаях, когда выплата компенсаций за использование мобильного аппарата сотрудника не носит единичный характер, можно всю информацию прописать в коллективном договоре, а именно, порядок использования и формулу исчисления размера компенсации. С работником же в последующем может быть подписано соглашение о выплате компенсации для уточнения ее размера.

    Помимо этого, рекомендуем работодателю в должностной инструкции работника прописать информацию об использовании личной мобильной связи в интересах организации, а также меры ответственности за исчерпание лимита связи. Это необходимо для того, чтобы впоследствии работник не посчитал, что его права нарушены, так как он не знал о лимите связи и последствиях его окончания.

    Для выплаты компенсации работодатель должен издать соответствующий приказ, в котором будет определена сумма, сроки и порядок перечисления. С приказом работник ознакамливается под роспись. Данный документ необходим для бухгалтерии и в последствии, для налоговой инспекции в качестве подтверждающего расходы на мобильную связь.

    Каким образом высчитывается сумма компенсации?

    В некоторых случаях работник может использовать без лимитный тариф, стоимость которого не меняется. В этом случае работодатель перечисляет служащему фиксированную сумму ежемесячно. Однако такие тарифы неудобны работодателю, так как в ежемесячный лимит входят только звонки в пределах региона. Междугородние соединения приходится оплачивать дополнительно. Поэтом работодателю целесообразно подключить тариф, в котором идет посекундная тарификация и снижены цены на междугородние звонки.

    Второй вариант – предоставление работником в конце месяца детализации звонков и уточнение суммы за каждый звонок. В этом случае работодатель оплачивает фактически проговоренное время по тарифам оператора.

    Работодатель при использовании мобильного телефона сотрудника в интересах организации, должен истребовать у него документы, подтверждающие право собственности на приобретённый телефон.

    Если работодатель установит лимиты на телефонные переговоры в течение года, и документально подтвердит их, то он может быть освобожден от уплаты НДФЛ в отношении них. При этом при необходимости лимит можно повышать.

    Если работнику была выплачена излишняя сумма компенсации, то остаток может быть перенесен на следующий месяц. Но при ситуации, когда работник выходит за пределы ежемесячного лимита, он должен за счет собственных средств возместить расходы. Условие об этом также должно быть доведено до работника посредством включения его в текст трудового договора.

    Таким образом, работодатель может организовать обеспечение сотрудников мобильной связью либо путем предоставления корпоративной связи и мобильного телефона, либо посредством возмещения расходов при использовании последними личного имущества.

    Как правильно организовать мобильную связь для сотрудников

    Сотовая связь с каждым годом становится все доступнее. Стоимость аппаратов и контрактов неуклонно снижается. Более того, для корпоративных клиентов операторы предлагают специальные тарифы, делающие мобильную связь даже дешевле стационарной. Неудивительно, что все большее количество организаций предоставляют своим работникам корпоративную сотовую связь. А значит, и проверок по этим вопросам со стороны налоговых органов становится больше. Как правильно обеспечить сотрудников мобильной связью, чтобы не возникло претензий со стороны налоговых органов?

    У работодателя, решившего обеспечить своих сотрудников мобильной связью, есть следующие варианты.

    Во-первых, организация может самостоятельно закупить телефонные аппараты, подключить их к корпоративному тарифу и уже такие готовые телефоны выдавать сотрудникам.

    Во-вторых, организация может выдать сотрудникам лишь СИМ-карту, подключенную к корпоративному тарифу. Соответственно, сотруднику для пользования корпоративной сотовой связью придется пользоваться своим телефонным аппаратом.

    Наконец, в-третьих, организация может вообще не тратиться ни на телефонные аппараты, ни на заключение контрактов с сотовым оператором, а лишь компенсировать сотрудникам расходы, которые они понесли при использовании собственных сотовых телефонов.

    Рассмотрим теперь каждый из этих вариантов подробнее.

    Выдача подключенного телефона

    Первый вариант, как мы помним, предполагает выдачу сотрудникам телефонного аппарата, уже подключенного к тому или иному сотовому оператору.

    Соответственно, организации придется потратиться на покупку самих аппаратов.
    Расходы на такую покупку учитываются по-разному в зависимости от стоимости приобретенных аппаратов. В большинстве случаев расходы на приобретение аппарата будут включены в состав материальных затрат в полном размере на дату ввода в эксплуатацию на основании пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ. Дело в том, что с 1 января стоимость имущества, признаваемого в налоговом учете амортизируемым, увеличена до 40 000 руб. И редкий телефонный аппарат превысит по стоимости этот рубеж (стоимость определяется без учета НДС). Тут нужно отметить, что если одновременно с телефоном приобретаются и аксессуары к нему - чехлы, гарнитуры, зарядные устройства, док-станции и т.п., то каждый аксессуар нужно учитывать отдельно. Другими словами, телефонный аппарат и аксессуары к нему не являются комплексом имущества и их стоимость в целях налогового учета не суммируется (см. Постановление ФАС Поволжского округа от 16.02.2009 по делу N А55-9496/2008).

    Ну а если все же куплен дорогой аппарат, то при начислении амортизации по нему нужно учитывать, что телефонные аппараты сотовой связи относятся к третьей амортизационной группе со сроком использования свыше трех и до пяти лет включительно по коду ОКОФ 14 3222000. И ситуация не изменяется в связи с тем, что столь дорогостоящие аппараты обычно являются уже мини-компьютерами и способны обеспечивать работу с документами, электронной почтой и т.п. Все эти функции телефона не делают его компьютером и не переводят в другой код ОКОФ и, соответственно, во вторую амортизационную группу. Не забудьте также, что отнесение телефона к основным средствам повлечет обязанность начисления налога на имущество (ст. 374 НК РФ).

    С учетом телефонного аппарата мы разобрались. Перейдем теперь ко второй составляющей - расходам на подключение к сети, или, проще говоря, на приобретение СИМ-карты. Поскольку приобретение СИМ-карты по своей сути означает предоставление организации телефонного номера и доступа к сети мобильной связи, ее стоимость учитывается на основании пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ в качестве расходов на оплату услуг связи. А вот порядок учета таких затрат (единовременно или равномерно) зависит от того, на что будут расходоваться средства, уплаченные при приобретении СИМ-карты. Если эти средства зачисляются на абонентский счет и будут в дальнейшем расходоваться на оплату услуг связи, то и учесть эту сумму можно по мере использования на основании счетов оператора связи (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. п. 1 и 2 ст. 318 НК РФ). Если же данные средства на счет абонента не зачисляются, то учесть их можно единовременно.

    Выдача СИМ-карты

    Второй вариант обеспечения сотрудников мобильной связью за счет организации заключается в выдаче сотрудникам корпоративных СИМ-карт, а аппараты сотрудники используют свои. Очевидно, что в таком случае организация несет расходы только на заключение контракта с оператором сотовой связи и приобретение СИМ-карт.
    Порядок учета этих расходов не отличается от случая, когда СИМ-карты выдаются не отдельно, а вместе с корпоративным телефонным аппаратом. То есть в зависимости от того, как будут расходоваться уплаченные суммы, они учитываются либо единовременно (средства не зачисляются на абонентский счет), либо по мере их расходования на услуги сотовой связи на основании счетов оператора связи (средства зачисляются на счет абонента).

    Сложности в данной ситуации могут возникнуть в связи с тем, что организация заключила контракт с сотовым оператором и несет расходы на оплату предоставляемых услуг, несмотря на то что на балансе (или за балансом) у нее не числятся телефонные аппараты. Чтобы избежать ненужных споров, хотя они в большинстве случаев заканчиваются победой налогоплательщиков, ведь Налоговый кодекс не ставит учет расходов на услуги связи в зависимость от наличия у организации на балансе соответствующего оборудования, нужно документально оформить факт использования сотрудниками собственных телефонных аппаратов в интересах работодателя (см., например, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу N А56-33529/2006).

    Делается это следующим образом. Сотрудник, получивший корпоративную СИМ-карту, должен подготовить докладную записку на имя руководителя организации. В этой записке он уведомляет руководителя о том, что в связи с получением корпоративной СИМ-карты без телефонного аппарата он будет использовать в интересах работодателя собственный телефонный аппарат. Далее нужно указать, что это за аппарат и с какого момента сотрудник начинает его использовать. Руководителю организации нужно завизировать такое заявление и подшить к личному делу сотрудника.

    На основании завизированного заявления издается приказ по организации о том, что сотрудник использует собственное имущество в интересах работодателя. В этом же приказе устанавливается размер компенсации за такое использование. Докладная записка и приказ будут достаточным основанием для учета в расходах сумм компенсаций, выплачиваемых сотруднику за использование личного имущества в служебных целях (пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). Кроме того, использовать телефон сотрудника можно по договору аренды или ссуды (подробнее об этом см. статью «Варианты оформления использования сотрудником личного имущества» на с. 124 этого номера).

    Оплата расходов сотрудника

    Третий вариант телефонизации сотрудников - компенсация им расходов на те звонки, которые они произвели с использованием собственных телефонных аппаратов и собственных СИМ-карт. Здесь организации потребуются документы, обосновывающие выплату таких компенсаций.

    Такими документами могут быть внутренние документы, устанавливающие перечень должностей, по которым работники имеют право на получение компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях. На основании этого перечня приказом по организации утверждается уже конкретный список фамилий сотрудников, которые будут получать подобные компенсации. В приказе желательно привести обоснование необходимости использования сотовой связи в служебных целях по каждому из таких сотрудников. Например, указать, что расходы на сотовую связь будет компенсироваться водителям и курьерам для оперативного и своевременного решения сложных ситуаций, возникающих при доставке товаров покупателям. Или менеджерам по продажам для оперативной связи с клиентами.
    Далее нужно подготовить регламент использования сотовой связи в служебных целях. В нем прописываются условия выплаты компенсаций - только ли за звонки, совершенные в рабочее время, или возможна оплата и звонков, совершенных в нерабочее время, по выходным. Также в регламенте прописывается порядок подтверждения сотрудниками своих расходов на сотовую связь.

    Обратите внимание! Регламенты использования сотовой связи в служебных целях, а также перечни должностей и приказы рекомендуется составлять не только когда работодатель компенсирует сотрудникам расходы на связь, но и если выбраны другие способы обеспечения сотрудников связью. Дело в том, что эти документы являются главным доказательством экономической обоснованности и производственной направленности расходов на сотовую связь.

    На вопросах подтверждения расходов на связь, если сотрудник использовал свой собственный телефон, стоит остановиться подробнее. В принципе для признания расходов на сотовую связь (независимо от способов обеспечения сотрудников доступом к ней) требуется всего два документа - договор с оператором сотовой связи на оказание соответствующих услуг и счет от оператора связи. Поэтому от сотрудников, получающих компенсацию за использование собственных телефонов и СИМ-карт, первым делом нужно потребовать принести такой договор, ведь он заключается и с физическими лицами. И этот документ лучше приобщить к личному делу сотрудника в оригинале.

    А вот со счетами ситуация сложнее. Дело в том, что некоторые тарифные планы, по которым подключают к сотовой сети физических лиц, не предусматривают выставление счета даже за дополнительную плату. Пользователи могут лишь посмотреть свои расходы на сайте оператора связи в личном кабинете. В таком случае счет оператора связи нужно будет заменить распечаткой детализации переговоров из личного кабинета и служебной запиской сотрудника, в которой он укажет на то, какие звонки были служебными.

    Лимиты на связь

    В некоторых организациях бухгалтеры предпочитают не усложнять себе жизнь сбором детализированных счетов и их анализом на предмет отделения личных переговоров от служебных, а просто устанавливают лимит оплаты расходов на сотовую связь. Например, 1000 руб. в месяц. И неважно, как сотрудник использовал телефон.
    Подход действительно заманчивый, но, к сожалению, он все равно не освобождает от законной обязанности включать в расходную часть только экономически обоснованные расходы. Да и от обоснования производственной направленности расходов лимиты не освободят.

    Соответственно, даже при введении лимитов на оплату сотовой связи бухгалтеру все равно потребуются подтверждающие документы. Как минимум отчеты сотрудников о произведенных расходах, с обоснованием их производственной направленности. А лучше всего, если все же будут детализированные счета.

    ООО «Доставим быстро»

    г. Москва

    В целях обеспечения постоянного контроля за деятельностью сотрудников курьерской службы, а также для обеспечения возможности оперативной и своевременной связи с сотрудниками при решении сложных и неотложных задач

    приказываю:

    1. Выдавать сотрудникам курьерской службы, занимающим должности «Курьер» и «Старший курьер», по их письменному заявлению служебные средства связи - сотовые телефоны, подключенные к тарифу оператора связи.
    2. Установить, что сотрудники вправе использовать служебные средства связи как в рабочее время, так и за его пределами, если это необходимо для выполнения возложенных на них служебных обязанностей. При этом по фактам использования служебных средств связи во внерабочее время сотрудники обязаны составлять докладные записки не реже чем раз в 10 рабочих дней.
    3. Установить, что оплата переговоров, произведенных сотрудниками с использованием служебных средств связи в интересах организации, производится в полном размере за счет средств организации.
    4. Установить, что сотрудники, получившие служебные средства связи, обязаны ежемесячно, не позднее десятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, представлять в бухгалтерию служебную записку, содержащую отчет об использовании служебных средств связи. В случае нарушения сроков представления данного отчета сотрудник лишается права на использование служебных средств связи с одиннадцатого рабочего дня текущего месяца.
    5. Поручаю юридическому отделу в месячный срок разработать регламент использования служебных средств связи и форму отчетности.
    6. Поручаю кадровой службе в десятидневный срок известить работников о возможности использования служебных средств связи, собрать необходимые заявления и передать их в бухгалтерию с сопроводительной запиской, содержащей указание на общее количество сотрудников, нуждающихся в обеспечении служебными средствами связи.
    7. Поручаю бухгалтерской службе в месячный срок с момента получения заявок и служебной записки, указанной в п. 6 настоящего Приказа, обеспечить приобретение нужного количества телефонных аппаратов и заключение договоров с оператором связи.

      8. Контроль за исполнением настоящего Приказа поручаю заместителю директора по общим вопросам Седову Н.П.

      Директор

    Н.П.Добролюбова

    Регламент
    использования служебных средств связи

    Утверждено приказом директора ООО «Доставим быстро»

    Настоящий Регламент определяет порядок предоставления служебной мобильной связи в ООО «Доставим быстро».

      Общие положения.
      1.1. Служебная мобильная связь - обеспечение сотрудника возможностью вести служебные переговоры по мобильному телефону за счет организации.
      1.2. Обеспечение сотрудников служебной мобильной связью осуществляется посредством получения ими служебных телефонных аппаратов, подключенных к тарифу оператора связи.
      1.3. Использование сотрудниками личных телефонов в служебных целях не допускается.
      1.4. Служебной мобильной связью обеспечиваются сотрудники следующих отделов:
      - отделы доставки центрального офиса и всех региональных подразделений;
      - отделы продаж региональных подразделений.
      1.5. Для каждого пользователя служебной мобильной связи устанавливается лимит на служебные переговоры по мобильным телефонам в размере двух тысяч рублей в месяц.

      Порядок обслуживания.
      2.1. Все служебные мобильные телефоны подключены к оператору сотовой связи «Бенефон». Выбор тарифных планов, подключение и пополнение лицевых счетов служебных мобильных телефонов производит бухгалтерия по согласованию с заместителем директора по общим вопросам.
      2.2. Сотрудникам, использующим служебную мобильную связь, запрещается самостоятельно подключать или отключать какие-либо услуги оператора связи, а также использовать какие-либо дополнительные платные услуги без предварительного письменного согласования с заместителем директора по общим вопросам.
      2.3. Сотрудникам запрещено самостоятельно пополнять счет служебного мобильного телефона. Внесенные в нарушение данного требования средства организацией не возмещаются.
      2.4. Обслуживание и ремонт служебных телефонных аппаратов осуществляет хозяйственный отдел.

      Порядок использования служебной связи.
      3.1. Сотрудники вправе использовать служебную мобильную связь для ведения телефонных переговоров и передачи/получения данных.
      3.2. В случае служебной необходимости телефонные переговоры, а также передача данных по служебной мобильной связи могут осуществляться в выходные дни и (или) за пределами рабочего времени.
      3.3. Сотрудникам запрещено использовать служебную мобильную связь в личных целях. В случае обнаружения факта ведения личных переговоров с использованием служебной мобильной связи сотрудник лишается права на использование служебной мобильной связи и обязан сдать телефонный аппарат в хозяйственный отдел в течение 2 дней с момента предъявления данного требования.
      3.4. В случае утери служебного телефона нужно незамедлительно письменно сообщить об этом в хозяйственный отдел.

      Порядок выдачи служебных телефонов.
      4.1. Выдачу сотрудникам служебного мобильного телефона производит хозяйственный отдел.
      4.2. Выдача телефонов производится в течение 10 рабочих дней с момента передачи в хозяйственный отдел соответствующего заявления сотрудника, завизированного его непосредственным руководителем.
      4.3. Выдача служебного мобильного телефона, а также инструкции по его эксплуатации фиксируются в ведомости о получении оборудования. Выдача телефона производится только после ознакомления сотрудника с настоящим Регламентом.
      4.4. Служебный мобильный телефон должен быть возвращен в хозяйственный отдел в следующих случаях:
      - увольнение сотрудника;
      - переход сотрудника в другое подразделение;
      - нарушение сотрудником правил использования служебной связи.

    По материалам КонсультантПлюс