Л.В. Чхутиашвили , аудитор, член ИПБ Московского региона, канд. экон. наук

Рабочий мобильный телефон, когда работодатель предоставляет сотруднику аппарат и (или) оплачивает мобильную связь, – распространенное явление. Как правильно учесть расходы на приобретение мобильных телефонов и оплату услуг связи?

Работодатель может пойти двумя путями, обеспечивая сотрудникам мобильную связь:

1) подключать их к корпоративному тарифу, тем самым полностью оплачивая мобильную связь;

2) оплачивать или компенсировать расходы по тарифу, которым пользуется сотрудник.

В обоих случаях возможны различные варианты: работодатель может приобрести телефонные аппараты и выдавать их сотрудникам вместе с sim-картами или без них, может выдать только sim-карты, может перевести номер, которым пользуется сотрудник, на корпоративный тариф, может оплачивать (компенсировать) расходы на мобильную связь по тарифу, которым пользуется работник, полностью или частично.

Налог на прибыль

По общему правилу расходы на мобильную связь могут быть учтены при налогообложении прибыли на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ. Однако, как видим, круг расходов по обеспечению сотрудников услугами связи может быть довольно широк, и не все из них можно списать на основании данной нормы.

Как сказано в пункте 1 статьи 252 НК РФ, любые расходы, признаваемые в налоговом учете, должны быть обоснованны и документально подтверждены. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами подразумеваются затраты, подтвержденные документами, оформленными в том числе в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Конституционный суд РФ неоднократно указывал, что налогоплательщик сам определяет обоснованность и целесообразность затрат (Определения от 04.06.2007 № 366-О-П и от 16.12.2008 № 1072-О-О). С этим согласен и Минфин России (письма от 21.05.2010 № 03-03-06/1/341 и от 21.01.2010 № 03-03-06/1/14).

В Постановлении от 09.03.2011 № 8905/10 Президиум ВАС РФ указал, что Налоговый кодекс РФ не содержит положений, позволяющих налоговому органу оценивать расходы налогоплательщика с позиции их экономической целесообразности. Субъекты предпринимательской деятельности обладают самостоятельностью в принятии управленческих решений. Обоснованность расходов не должна оцениваться с точки зрения их целесообразности.

Мобильный телефон

Приступая к учету расходов на мобильную связь, прежде всего необходимо отразить в учете затраты на приобретение мобильного телефона. Именно от цены телефона (речь идет о цене собственно телефона, без учета стоимости sim-карты) будет зависеть порядок учета его стоимости для целей налогообложения прибыли.

Телефоны стоимостью более 40 000 руб. относятся к амортизируемому имуществу, расходы на приобретение которого уменьшают налогооблагаемую прибыль через механизм амортизации (п. 1 ст. 256 НК).

Если же стоимость аппарата менее 40 000 руб., у организации есть возможность списать затраты на его приобретение единовременно. Такие суммы включаются в состав материальных расходов в полном объеме на дату ввода телефона в эксплуатацию (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК).

Передачу мобильных телефонов сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников, которые с момента получения телефонов несут ответственность за их сохранность и будут обязаны вернуть их при увольнении из организации. Может ли работник забрать телефон с собой, получить в подарок или выкупить по остаточной стоимости у организации? Эти вопросы всегда решаются индивидуально по соглашению сторон.

Когда работник использует для рабочих разговоров свой личный мобильный телефон, организация может компенсировать ему использование, износ (амортизацию), а также расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которых определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Использование личного имущества работника в служебных целях должно быть обусловлено его должностными обязанностями, характером его работы. На это указывает Минздравсоцразвития России в письмах от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3), от 12.03.2010 № 550-19, от 26.05.2010 № 1343-19.

Как отмечается в письме Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43, размер возмещения расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием личного имущества работника для целей трудовой деятельности. Организация должна располагать документами (или их заверенными в установленном порядке копиями), подтверждающими как право собственности на используемое имущество, так и расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.

Подтверждением как того, что расходы носят производственный характер, так и того, что право собственности на используемое имущество принадлежит работнику, должны быть соответствующие распорядительные документы. Размер возмещения расходов может:

Определяться соглашением между работником и работодателем в письменной форме в виде отдельного документа (письма Минфина России от 02.03.2006 № 03-05-01-04/43 и от 02.11.2004 № 03-05-01-04/72);

Быть зафиксирован в должностной инструкции этого работника, где указывается необходимость обеспечения работника на соответствующей должности мобильной связью (письмо Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275) или в самом трудовом договоре (письмо Минфина России от 31.12.2004 № 03-03-01-04/1/194).

Чтобы данные расходы были экономически обоснованными, необходимо доказать, что работник использовал личный мобильный телефон в рабочих целях. Производственный характер таких расходов могут подтвердить такие документы, как служебная записка работника с описанием причин разговоров с личного сотового телефона, подробная детализация счета, приказ или распоряжение руководителя об оплате стоимости разговоров.

Sim-карты

Sim-карта, по сути, является инструментом, с помощью которого происходит подключение к услугам мобильной связи. А значит, расходы на приобретение sim-карт можно списывать на основании подпункта 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ как расходы на оплату услуг связи.

Как правило, организация приобретает sim-карты, когда заключает договор с оператором мобильной связи на подключение к корпоративному, или бизнес-тарифу. Однако не все карты могут быть активированы, а зачисленные на счета суммы использованы. Sim-карта может быть подарена работнику или утеряна. Поэтому затраты на приобретение sim-карт в налоговом учете учитываются как материальные расходы организации.

Если по правилам оператора мобильной связи стоимость sim-карты полностью или частично зачисляется на счет абонента и будет расходоваться на оплату услуг связи в дальнейшем, такую стоимость (ее часть) sim-карты отражать в налоговом учете необходимо по мере ее расходования на основании счетов оператора связи (подп. 3 п. 7 ст. 272, пункты 1 и 2 ст. 318 НК). Если же сумма, уплаченная за sim-карту, не зачисляется на абонентский счет, такие расходы организация может учесть единовременно в момент приобретения.

Передачу sim-карт, как и мобильных телефонов, сотрудникам необходимо осуществлять по отдельной ведомости за подписью работников.

Оплата мобильной связи

Рациональным для организации будет установить лимиты на оплату звонков сотрудникам, подключенным к корпоративной связи, и зафиксировать их в трудовом договоре либо в отдельном локальном нормативном акте. Вместе с тем следует подписать соглашение с оператором связи. В таком случае сумму счета в рамках установленного лимита организация сможет учесть в общехозяйственных расходах.

Минфин в письме от 27.07. 2006 № 03-03-04/3/15 рекомендовал следующую методику: «В налоговом учете превышение работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов только после того, как работник возместит фирме указанные затраты. При этом уплачиваемое работником возмещение будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации». Так, в себестоимость продукции, работ, услуг организации не будут включены расходы на личные разговоры сотрудников по мобильной связи.

Работников следует под роспись ознакомить с приказом, согласно которому разговоры на личные темы по служебному телефону вестись не должны. Если телефоны, подключенные по безлимитным тарифам, используются работниками для осуществления как производственных, так и личных разговоров, организации необходимо утвердить предельный размер расходов, возмещаемых работнику. Этот размер может варьироваться в зависимости от занимаемой работником должности. Такой подход полностью соответствует позиции Минфина, изложенной в письме от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217.

Большинство организаций, оплачивающих своим работникам мобильную связь, предпочитают подключение к корпоративному тарифному плану. Это позволяет существенно сэкономить на расходах по оплате услуг сотовой связи. Это выгодно и экономически – фирма получает большие скидки от обслуживающей телефонной компании, и практически – в документах расходы отображаются одной суммой, что удобно для проведения счета. Такие тарифы предусматривают льготные звонки между сотрудниками одной организации и многое другое.

Порядок учета расходов на мобильную связь зависит от того, какой тарифный план был выбран организацией: безлимитный или с поминутной (посекундной) тарификацией.

Расходы налогоплательщика на почтовые, телеграфные и другие подобные услуги, расходы на оплату услуг связи, вычислительных центров и банков, включая расходы на услуги факсимильной и спутниковой связи, электронной почты, а также информационных систем (СВИФТ, Интернет и иных аналогичных систем), относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Так сказано в подпункте 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Минфин России и суды разрешают учитывать расходы на мобильную связь по безлимитным тарифам для целей расчета налоговой базы по налогу на прибыль (письма Минфина России от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378 и от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 27.10.2009 по делу № А32-246/2008-12/27). Главное, чтобы такие расходы были экономически обоснованными и документально подтвержденными (п. 1 ст. 252 НК).

Тарифные планы, как правило, являются дорогостоящими, и далеко не каждая организация может себе их позволить. Фиксированная месячная плата, как правило, позволяет сотрудникам организации свободно общаться только в пределах того региона, где они находятся. Междугородные и международные звонки оплачиваются отдельно.

Большинство организаций выбирают тарифные планы с поминутной тарификацией и устанавливают ограничение по компенсации мобильных разговоров (внутренний лимит). О таком лимите и порядке компенсации расходов на мобильную связь внутри организации сотрудника знакомят под подпись.

Как правило, для этих целей издается специальный приказ. Максимальный размер средств, оплачиваемый организацией, может быть указан в трудовом договоре с ним (письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@).

Следует отметить, что Минфин России придерживается мнения, что даже те звонки, которые осуществлены в рамках корпоративного лимита, могут быть сделаны не по рабочим целям. А значит, для подтверждения расходов на мобильную связь требуется представить следующие документы (письмо от 19.01.2009 № 03-03-07/2):

Утвержденный руководителем организации перечень должностей сотрудников, которым предоставляется мобильная связь в рабочих целях;

Договор с оператором на оказание услуг связи;

Детализированные счета оператора связи (по каким номерам, когда и на какую сумму велись переговоры с абонентами).

В письме Минфина России от 27.07.2006 № 03-03-04/3/15, на основании которого было выпущено письмо УФНС России по г. Москве от 20.09.2006 № 20-12/83834.1, разъясняется, что форма детализированного счета должна содержать детализацию общей суммы платежа за предоставленные оператором сотовой связи услуги в разрезе отдельных субсчетов, открываемых по каждому числящемуся за налогоплательщиком абонентскому номеру, в том числе: номера телефонов всех абонентов, даты и время переговоров, тарификацию услуги.

Однако мало иметь расшифровку с указанием номеров, с которыми велись переговоры, нужно еще доказать, что данные номера принадлежат контрагентам. Номера телефонов, указанные в расшифровке, должны фигурировать в служебной переписке, договорах, актах выполненных работ, накладных, счетах-фактурах и т.п.

Это сложная задача. Часто представители контрагентов используют сотовые номера, не занесенные в договоры, а то и личные телефоны. Не удивительно, что распечатки по конкретным служебным телефонам оказываются недостаточной для анализа документацией.

В налоговом законодательстве не содержится требований об обязательном подтверждении мобильных расходов таким документом, как счет оператора связи. Большинство судов в последнее время приходят к выводу, что отсутствие данного документа не является основанием для исключения сумм, перечисленных на оплату мобильной связи, из состава расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль (постановления ФАС Московского округа от 22.06.2010 по делу № КА-А40/6056-10, от 29.01.2010 № КА-А40/14759-09-2, ФАС Центрального округа от 06.03.2009 № А35-4080/07-С8, ФАС Московского округа от 24.12.2009 № КА-А40/12845-09-П, ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, ФАС Северо-Западного округа от 27.06.2007 № А42-5778/2006).

В организации должен быть издан приказ со списком работников или должностей сотрудников, которым в связи с их профессиональной деятельностью необходимо использовать для работы мобильную связь. В приказе следует указать номера мобильных телефонов и sim-карт, закрепленных за конкретными сотрудниками, цели использования мобильных телефонов (письма Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2 и от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350).

Это условие должно быть также отражено в соответствующих должностных инструкциях, трудовых договорах. Кроме того, в должностной инструкции работника можно зафиксировать, что для выполнения трудовых обязанностей (в связи с разъездным характером работы по служебной необходимости) ему необходима мобильная связь.

Официальная позиция Минфина России заключается в том, что расходы на услуги сотовой связи по безлимитным тарифам работников учитываются при налогообложении прибыли в пределах лимита, установленного для работника, исходя из его должностных обязанностей, внутренним локальным актом организации (письмо Минфина России от 13.10.2006 № 03-03-04/2/217). В то же время в Постановлении ФАС СКО от 27.10.2009 № А32-246/2008-12/27 суд признал затраты общества на предоставление своему работнику безлимитной мобильной связи обоснованными в связи с тем, что она ему необходима для выполнения служебных обязанностей.

Стоимость сверхлимитных звонков организация не может учесть в составе расходов для целей налогообложения прибыли (письмо Минфина России от 13.10.2010 № 03-03-06/2/178). Исключением может быть издание руководителем организации специального приказа, в котором норматив расходов на мобильную связь в данном месяце для конкретного сотрудника увеличивается в связи со служебной необходимостью.

В противном случае сумма превышения либо удерживается из зарплаты сотрудника, либо оплачивается за счет чистой прибыли. При этом если работник компенсирует перерасход, сумма превышения работником установленного лимита будет учитываться в составе прочих расходов для целей налогообложения только после возмещения работником организации указанных затрат. При этом сумма возмещения, уплачиваемая работником, будет учитываться для целей налогообложения в доходах от реализации (письмо Минфина России от 19.01.2009 № 03-03-07/2).

На основании статьи 272 НК РФ расходы признаются в том отчетном (налоговом) периоде, в котором они возникают, исходя из условий сделок (по сделкам с конкретными сроками исполнения) и принципа равномерного и пропорционального формирования доходов и расходов (по сделкам, длящимся более одного отчетного (налогового) периода).

Когда организация компенсирует работнику расходы на сотовую связь, связанные с личным мобильным телефоном, она учитывает их в составе расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

НДС, НДФЛ и страховые взносы

Оказание услуг мобильной связи на территории Российской Федерации признается объектом обложения НДС (ст. 146 НК РФ). Сотовый оператор (если он является плательщиком НДС) обязан выставить организации счет за услуги мобильной связи с учетом НДС, а также оформить и выставить счет-фактуру в порядке, предусмотренном статьями 168 и 169 НК РФ.

Сумма НДС, уплаченная организацией в составе платы за мобильные телефоны, sim-карты и услуги мобильной связи, может быть принята к вычету из бюджета на основании статей 171 и 172 НК РФ.

Денежная компенсация за использование сотового телефона, принадлежащего работнику, не облагается налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в пределах установленных организацией размеров.

Использование телефона с безлимитным бизнес-тарифом в служебных целях является основанием для списания полной суммы ежемесячной платы за услуги мобильной связи в расходы и освобождения от НДФЛ и страховых взносов, так как документально подтвержденные расходы НДФЛ не облагаются (п. 3 ст. 217 НК РФ).

На основании подпункта «и» пункта 2 части 1 статьи 9 Федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» сумма компенсации, выплачиваемая работнику организации за использование личного имущества (мобильного телефона), не подлежит обложению страховыми взносами, если использование данного имущества связано с исполнением трудовых обязанностей (разъездной характер исполнения трудовых обязанностей, служебные цели), в размере, определяемом соглашением между организацией и таким работником (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 № 2538-19 (п. 3)).

Что касается обложения сумм компенсации за мобильную связь НДФЛ и страховыми взносами, то если разговоры сотрудник вел исключительно в служебных целях, облагать указанные выплаты налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами не придется (п. 2 ст. 9 Закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, п. 3 ст. 217 НК РФ). Если же разговоры велись в собственных интересах сотрудника и соответствующие расходы он работодателю не компенсирует, с указанных сумм придется перечислить в бюджет НДФЛ и страховые взносы.

Бухгалтерский учет

При наличии всех необходимых первичных документов, подтверждающих расходы на услуги мобильной связи, организация может включить такие расходы в состав расходов по обычным видам деятельности на основании пункта 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации». Конкретный способ их учета зависит от специфики деятельности предприятия (осуществляемых видов предпринимательской деятельности, принятой учетной политики, требований руководства к аналитическим данным и т.п.).

В соответствии с пунктом 18 ПБУ 10/99 расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической выплаты денежных средств и иной формы осуществления.

Расходы признаются в бухгалтерском учете при наличии следующих условий:

1) расход производится в соответствии с конкретным договором, требованием законодательных и нормативных актов, обычаями делового оборота;

2) сумма расхода может быть определена;

3) имеется уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации. Уверенность в том, что в результате конкретной операции произойдет уменьшение экономических выгод организации, имеется в случае, когда организация передала актив либо отсутствует неопределенность в отношении передачи актива.

Если в отношении любых расходов, осуществленных организацией, не исполнено хотя бы одно из названных условий, в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность (п. 16 ПБУ 10/99).

Приведем примеры, каким образом отражаются на счетах бухгалтерского учета расходы на мобильные телефоны и сотовую связь.

Пример 1

Организация торговли ООО «Контакт» приобрела для своего сотрудника мобильный телефон и sim-карту за 17 700 руб. (в том числе НДС – 18%).

Дебет 60 Кредит 51

– 17 700 руб. – уплата за мобильный телефон для сотрудника включена в состав расходов на продажу;

Дебет 10 Кредит 60

– 15 000 руб. – поступление (оприходование) мобильного телефона с SIM-картой на склад организации;

Дебет 44 Кредит 60

– 15 000 руб. – телефон поступил в эксплуатацию;

Дебет 19 Кредит 60

– 2 700 руб. – отражен налог на добавленную стоимость;

Дебет 68 Кредит 19

– 2 700 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по мобильному телефону.

Пример 2

Согласно выставленному счету оператора сотовой связи расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%).

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 60 Кредит счета 51

– 7 080 руб. – произведена ежемесячная оплата за услуги мобильной связи;

Дебет 44 Кредит 60

– 6 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг мобильной связи;

Дебет 19 Кредит 60

– 1 080 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

– 1 080 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи.

Пример 3

Согласно выставленному счету оператора сотовой связи, расходы ООО «Контакт» на сотовую связь составили 7 080 руб. (в том числе НДС – 18%). Работник использует для работы личный мобильный телефон.

Приказом руководителя организации установлен лимит расходов на мобильные переговоры – 5 900 руб. (в том числе НДС – 18%).

Стоимость личных переговоров сотрудников организации составляет 1 180 руб. (7 080 руб. – 5 900 руб.). Эта сумма удерживается из зарплаты сотрудников.

В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

Дебет 44 Кредит 60

– 5 000 руб. – включена в расходы стоимость услуг связи согласно установленному приказом руководителя лимиту (5 900 руб. – 5 900 руб. x 18% /118% = 5 900 руб. – 900 руб.);

Дебет 19 Кредит 60

– 900 руб. – отражен налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 68 Кредит 19

– 900 руб. – принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам связи;

Дебет 60 Кредит 51

– 7 080 руб. – оплачены переговоры по мобильным телефонам ООО «Контакт»;

Дебет 73 Кредит 60

– 1 180 руб. – отражена задолженность сотрудников за личные переговоры со служебных сотовых телефонов предприятия;

Дебет 70 Кредит 73

– 1 180 руб. – удержана из заработной платы работников стоимость личных переговоров, превышающих установленный лимит (Дебет 50, 51 Кредит 73, если отражается внесение в кассу или на расчетный счет фирмы суммы, подлежащей перечислению за услуги оператору сотовой связи).

Часто работа некоторых специалистов компании (менеджеры, специалисты отдела кадров и др.) требует значительную часть времени общаться по телефону. Руководство в такой ситуации может либо компенсировать расходы на телефонную связь и износ личных мобильных телефонов работников, либо самостоятельно приобрести служебные аппараты и SIM-карты.

Выбор того или иного варианта зависит от материальных возможностей и размера компании. С точки зрения бухгалтерского учета как в первой, так и во второй ситуации возникают некоторые нюансы, которые будут рассмотрены в статье.

Учет компенсаций за использование в служебных целях личного телефона работника

Часто, по согласованию сторон, работник компании использует личный телефон. Рассмотрим ситуацию, когда работодатель компенсирует работнику износ телефона, при этом работник использует корпоративную SIM-карту. При пользовании личным мобильным телефоном сотрудник имеет право совершать с помощью корпоративной SIM-карты звонки и служебного, и личного характера.

Компенсация использования личного мобильного телефона отлична от оплаты счетов работников за мобильную связь. То есть, на основании детализированного счета работодатель обязан оплатить расходы мобильной связи сотрудника по работе (за исключением личных звонков) и дополнительно предоставить сумму компенсации.

Пример
Расчет компенсации за использование работником личного мобильного телефона.

Ситуация А
Стоимость личного мобильного телефона сотрудника составляет 5000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. В течение месяца работник совершает звонков производственного характера на сумму 1000 руб. (было совершено 100 служебных звонков). По согласованию с сотрудником руководство, учитывая вышеизложенные факторы, установило ежемесячные компенсационные выплаты за износ телефона в размере 300 руб. (то есть из расчета 3 руб. за один звонок производственного характера).

Ситуация Б
Стоимость личного мобильного телефона работника составляет 50 000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. По решению руководства компенсационные выплаты будут основаны на расчете амортизационных отчислений по телефону. Подобные телефонные аппараты, согласно постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 N 1, относят к третьей амортизационной группе. Предположим, что учетной политикой компании закреплен срок полезного использования основных средств третьей амортизационной группы 40 месяцев.

Рассчитаем норму амортизационных отчислений за месяц:
1: 40 = 0,025 x 100 = 2,5%.

Амортизационные отчисления за месяц составят:
50 000 руб. x 2,5% = 1250 руб.

Каждый месяц сотруднику полагается компенсационная выплата в размере 1250 руб. Отражение в учете:
Дебет 26 Кредит 73
- 1250 руб. - начислена компенсация работнику за использование личного мобильного телефона в служебных целях.

Основные факторы, влияющие на размер компенсации - это текущая рыночная ситуация, уровень инфляции и примерное количество звонков, совершаемых работником в служебных целях, покупная стоимость мобильного телефона, расчет амортизации телефона (если его стоимость превышает 40 тыс. руб.).

Лучше прописать конкретную сумму возмещения сразу, а не указывать "плавающую" сумму из месяца в месяц, так как конкретная сумма позволит признать совершаемые расходы в целях налогообложения прибыли. Необходимость компенсации и связанный с ней учет регламентирован рядом нормативно-правовых актов (см. рис. на с. 82). В трудовом договоре с сотрудником можно прописать: "При использовании личного мобильного телефона Работодатель обязан выплачивать Работнику компенсацию за износ устройства. Ее размер устанавливается соглашением сторон и приказом руководителя организации".

Пример
Главный бухгалтер компании "Энергия" Иванова Т.Ю. работает в удаленном доступе. Для осуществления служебных разговоров Иванова Т.Ю. использует личный мобильный телефон. Работодатель компенсирует сотруднице оплату мобильной связи и предоставляет компенсацию на износ (амортизацию) мобильного телефона в размере 500 руб. в месяц, по согласованию сторон. Отразим операции в учете.

Способ 1
Дебет 26 Кредит 60

Дебет 73 субсчет 3 "Расчеты по использованию личного имущества сотрудника" (далее - 73.3) Кредит 60
- 2000 руб. - отражена стоимость личных разговоров сотрудницы;
Дебет 60 Кредит 51
- 6000 руб. - произведена оплата счета на стоимость служебных и личных разговоров сотрудницы;
Дебет 70 Кредит 73.3
- 2000 руб. - удержана из заработной платы стоимость личных разговоров сотрудницы (за минусом компенсации за использование личного мобильного телефона);
Дебет 26 Кредит 73.3
- 500 руб. - отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы.

Способ 2
Дебет 26 Кредит 60
- 4000 руб. - стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);
Дебет 60 Кредит 51
- 4000 руб. - произведена оплата счета на стоимость служебных разговоров сотрудницы;
Дебет 26 Кредит 73.3
- 500 руб. - отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы;
Дебет 73.3 Кредит 50 (51)
- 500 руб. - выдана компенсация за использование личного мобильного телефона.

Что касается налогового учета, то здесь важно правильно документально оформить операцию. Так, включить расходы в базу по налогу на прибыль можно только при наличии подтверждающих служебные разговоры детализированных счетов. НДФЛ на компенсацию работнику не начисляют, при наличии все тех же детализированных счетов, соглашения между работником и работодателем о размере компенсационных выплат (причем они не должны быть "очень большими", может возникнуть необходимость их обосновать), а также документов, подтверждающих право собственности сотрудника на телефон. При наличии этих документов также не начисляют и страховые взносы. Перечень необходимых документов указан в письмах контролирующих ведомств*(2).

Иногда сотруднику приходится очень много разговаривать по служебным вопросам в течение дня. Выходом из положения могут служить безлимитные тарифы от различных сотовых операторов. В случаях, когда количество звонков всегда разное и не очень большое, безлимитные корпоративные тарифы невыгодны. Что касается бухгалтерского учета таких тарифов - все предельно просто. Заключается договор с оператором на конкретных сотрудников. В детализации счетов нет необходимости, так как подтверждением служебных разговоров будет являться сам договор.

Работник также может использовать для служебных целей собственную SIM-карту. Работодатель на основании детализации счетов может возместить сотруднику и оплату служебной связи, и износ телефона. Но признать такие расходы при УСН будет очень сложно. Поэтому лучше потратить некоторое время и оформить корпоративную SIM-карту.
Сотрудник может заключить с работодателем договор аренды мобильного телефона. Работодатель будет обязан выплачивать за телефон арендную плату. Такая плата уменьшает налоговую базу при упрощенной системе налогообложения*(3). При этом налог на доходы физических лиц уплачивать придется, страховыми взносами сумма арендных платежей не облагается*(4). Однако сами сотрудники редко соглашаются на договор аренды личного телефона, предпочитая соглашение о выплате компенсации. Причина проста - при договоре аренды личным телефоном работника имеет право пользоваться и любой другой работник компании.

Учет служебных мобильных телефонов и SIM-карт

Обычно служебные мобильные телефоны приобретают для своих сотрудников работодатели из более крупных компаний. В данном случае и телефон, и SIM-карта являются корпоративными (с заключением договора с продавцом телефона и мобильным оператором). Выдавать работникам телефон и SIM-карты следует под роспись в специально созданных для этих целей регистрах учета. Специалистам кадрового учета желательно сделать запись о предоставлении служебных устройств в личных карточках работников и в трудовом договоре. В случае потери телефона так будет легче доказать факт предоставления устройств работнику.

Сотрудник потерял служебный мобильный телефон, который был выдан ему под подпись. Можно ли возместить стоимость телефона с сотрудника? Да, получить возмещение от сотрудника, потерявшего служебный мобильный телефон, можно. Однако его сумма зависит от того факта, был ли заключен с работником договор о материальной ответственности за телефон. Если да, то можно возместить стоимость служебного мобильного телефона полностью. Если договора не было, можно возместить сумму телефона, но не более размера среднемесячного заработка сотрудника.

Предоставление служебной SIM-карты не предполагает личных звонков. С этой точки зрения учет должен быть более строгим. Особенно это касается анализа детализации звонков. Если у проверяющего возникают сомнения относительно того или иного телефонного номера, можно потребовать от работника написать объяснительную или служебную записку с расшифровкой организации, которой был адресован звонок. Объяснительную или служебную записку следует написать на имя руководителя организации.

Можно ли получить от работника возмещение за личные телефонные разговоры по корпоративной SIM-карте, если работник уволился? Да, получить такое возмещение можно. Для этого следует обратиться в суд*(5). Лучше, чтобы за сотрудником под подпись был закреплен телефон (в случае если он служебный).

Часто сотрудники передают рабочий телефон своим коллегам для совершения звонков, а потом забывают об этом факте. Если дело дойдет до суда и работник подчеркнет этот факт, много шансов, что суд встанет на сторону работника, обвинив руководство организации в том, что не до конца разобрались в ситуации. Поэтому, хотя анализ требует больших временных затрат (как правило, бухгалтера), необходимо проводить его тщательно.

Если работник все же использовал служебный мобильный телефон не по назначению, причем на значительную сумму, то он обязан возместить причиненный работодателю ущерб (то есть личные разговоры по мобильному телефону)*(6).

Кроме того, на сумму расходов по личным разговорам у сотрудника возникает доход, другими словами, по сути, работодатель оплачивает мобильную связь работнику*(7). Такой доход облагается налогом на доходы физических лиц.

Может возникнуть ситуация, когда работник, совершив звонки в личных целях на оставшуюся на SIM-карте сумму денежных средств, не сделал срочные служебные звонки, в связи с чем компания могла получить значительные потери. Обосновать такие потери отсутствием телефонного звонка вряд ли удастся. Компания может только возместить себе сумму, на которую были совершены личные звонки работника (то есть остаток денежных средств на SIM-карте, который был использован).
При предоставлении сотруднику служебного телефона возникает необходимость носить с собой и личный, и рабочий телефон, что не совсем удобно и может способствовать потере одного из телефонов. Поэтому оптимально, если работодатель приобретет мобильный телефон на две SIM-карты. Тогда работник вместо двух может использовать один телефон, переключая по необходимости SIM-карты, принимать и передавать звонки.

Если работа сотрудника не сопряжена с поиском данных в Интернете, а, судя по телефонному счету, работник пользовался Интернетом, эту стоимость также можно возместить с работника. Это же правило относится к SMS- и MMS-сообщениям.

В случае потери телефона работодатель имеет право удержать его сумму из заработной платы работника.

В заключение хочется отметить, что в учете мобильной связи, как с личных устройств сотрудников, так и со служебных, важно правильно детализировать личные и служебные звонки. Это важное требование позволит обосновать свои действия и учесть расходы с точки зрения налогового учета. А еще важнее кадровым специалистам на должность соответствующего сотрудника подобрать человека, который будет ответственно относиться к работе и к имуществу работодателя. Но это уже совсем другая история.

Затраты на услуги мобильной связи Налоговый кодекс РФ причисляет к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

При покупке мобильного телефона все расходы должны быть экономически обоснованны, подтверждены документально и оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 2 ст. 346.16 НК РФ со ссылкой на п. 1 ст. 252 НК РФ). Для этого организации необходимо оформить типовые документы, предназначенные для учета материально-производственных запасов и основных средств. Их формы утверждены Постановлениями Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а и от 21.01.2003 № 7.

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на покупку мобильного телефона зависит от того, является ли он амортизируемым имуществом.

Если стоимость телефонного аппарата (вместе с подключением) превышает 40 000 руб., то в целях налогообложения его придется учитывать в составе основных средств и начислять по нему амортизацию. Это утверждение верно и для бухгалтерского учета (ПБУ 6/01). На баланс телефон принимается по покупной стоимости за вычетом НДС (п. 8 ПБУ НК РФ).

Сотовые телефоны, первоначальная стоимость которых не превышает 40 000 руб. (приказ Минфина России от 24.12.2010 № 186н, который внес изменения в нормативные правовые акты по бухгалтерскому учету, в частности в п. 5 ПБУ 6/01), в налоговом учете амортизируемым имуществом не признаются. Это означает, что сразу после передачи мобильных в эксплуатацию их стоимость включается в материальные расходы (пп. 3 п. 1 ст. 254 НК РФ).

Берем в аренду

Вариант, когда на балансе организации «сотовые» отсутствуют, а сотрудники пользуются личными мобильными телефонами в служебных целях, встречается довольно часто.

По закону, за использование работником его личного имущества — мобильного телефона - должна выплачиваться компенсация за износ (амортизацию), а также возмещаться расходы, связанные с использованием такого имущества, размер которого определяется соглашением сторон трудового договора (ст. 188 ТК РФ).

Есть несколько способов оформления таких соглашений. К примеру, компания может заключить с сотрудником договор аренды мобильного телефона (ст. 606–625 ГК РФ). В нем необходимо установить размер арендной платы, причитающейся работнику, порядок и сроки ее выплаты. Другой вариант – внести в трудовой договор или должностную инструкцию работника условия о том, что для ведения служебных телефонных переговоров он пользуется личным мобильным телефоном, оговорив размер компенсации, порядок и сроки выплаты.

Также можно заключить договор безвозмездного пользования мобильным телефоном, принадлежащим работнику (ст. 689–701 ГК РФ) или назначить сотруднику компенсацию за использование личного имущества в служебных целях.

Начисление НДФЛ

Если оплата работнику услуг мобильной связи связана с выполнением им своих трудовых обязанностей, на такие суммы не нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ). А вот выплаты работникам, превышающие лимиты компенсаций за использование их телефонов в служебных целях, установленных приказами, либо произведенные при отсутствии таковых, подлежат обложению НДФЛ в установленном порядке (ст. 211 НК РФ).

Кстати, отсутствие на балансе организации сотовых телефонов не лишает ее возможности учесть расходы на оплату услуг связи при расчете налога на прибыль. По мнению судей, налогоплательщик вправе учесть расходы на оплату телефонной связи независимо от наличия на балансе мобильного телефона (Постановления ФАС Северо-Западного округа от 24.04.2007 по делу № A56-33529/2006, ФАС Волго-Вятского округа от 02.02.2006 № A38-4091-12/222-2005).

Передай другому

SIM-карта – это карта, с помощью которой обеспечиваются идентификация абонентского устройства (сотового телефона), его доступ к сети мобильной связи, а также защита от несанкционированного использования абонентского номера.

Расходы на подключение для целей бухгалтерского учета учитываются в составе расходов по обычным видам деятельности (п. 5 ПБУ 10/99). Расходы на подключение в целях налогообложения признаются в качестве прочих расходов, связанных с производством и реализацией.

В ситуации, когда сим-карта принадлежит организации, ее движение необходимо контролировать, так как в течение отчетного месяца она может выдаваться разным сотрудникам.

Поэтому, во-первых, сим-карту должен выдавать работник склада под роспись в журнале выдачи корпоративных телефонных карт с указанием фамилии, имени и отчества работника, его должности, номера карты и даты ее выдачи.

Во-вторых, чтобы контролировать затраты на связь, необходимо запрашивать у оператора данные о расходовании денежных средств с лицевого счета по каждой SIM-карте.

Подробный отчет

Налоговый кодекс РФ и законодательство о бухгалтерском учете не содержат перечня документов, которыми можно подтвердить расходы на услуги сотовой связи. Свою позицию по этому поводу высказал Минфин РФ (письмо ведомства от 23.06.2011 № 03-03-06/1/378).

Для того, чтобы компании подтвердить расходы на сотовую связь, необходимы:

приказ руководителя;
договор с оператором на оказание услуг связи;
детализированные счета оператора связи.

Приказ, утверждающий перечень должностных лиц, которые имеют право пользоваться услугами сотовой связи, должен содержать предельный размер расходов в месяц на каждого работника в соответствии с занимаемой им должностью (Письмо УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@). Если предельный размер расходов указан в трудовых договорах, то в приказе должна иметь место отсылка к трудовым договорам.

Что касается предоставления налогоплательщиком детализированных счетов оператора связи, то мнение Минфина РФ по данному вопросу остается неизменным уже несколько лет – детализация нужна (Письма от 19.01.2009 № 03-03-07/2, от 05.06.2008 № 03-03-06/1/350). Налоговики солидарны с позицией Минфина (письма УФНС России по г. Москве от 05.10.2010 № 16-15/104055@ и от 25.06.2010 № 16-15/066760@).

При детализации общей суммы платежа в счете, выставленном оператором, в нем указываются номера всех телефонов абонентов, с которыми велись переговоры с данного телефона, коды городов (стран), дата и время переговоров, продолжительность и стоимость каждого разговора. Каждый телефонный звонок должен быть детализирован, подтвержден документально и экономически обоснован, в противном случае неизбежно возникнут споры по расчету налога на прибыль. Поэтому хорошо, если на предприятии практикуется оформление служебных заданий на осуществление звонков, а впоследствии на них пишутся отчеты о проделанной работе. И то и другое должно быть составлено в произвольной форме, с учетом всех реквизитов, предусмотренных Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Но стоит отметить, что в последнее время большинство судов приходит к выводу, что детализированные счета и требование инспекторами расшифровки разговоров – излишество. Ведь, по закону «О связи», содержание переговоров составляет тайну (в соответствии со ст. 63 Федерального закона от 07.07.2003 № 126-ФЗ).

Общение по лимиту

Порядок бухгалтерского и налогового учета расходов на оплату услуг мобильной связи зависит от того, кому принадлежит право собственности на мобильный телефон и сим-карта к нему. Хозяйствующие субъекты могут организовать корпоративную сотовую связь несколькими способами: а) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат организации; б) телефонный аппарат и сим-карта принадлежат работнику; в) телефонный аппарат принадлежит работнику, а сим-карта – организации.

Наиболее распространенным является вариант, когда работник использует телефонный аппарат и сим-карту, принадлежащие организации. В этом случае могут быть установлены два вида оплаты услуг мобильной связи сотрудникам: возмещение расходов на мобильную связь исходя из фактически затраченных сумм или компенсация расходов в пределах заранее установленного лимита.

Самый простой способ – заключить с оператором связи договор на предоставление услуг по безлимитному тарифу. Тогда вносимая предприятием абонентская плата фиксирована и не зависит от количества звонков, а значит, не предполагает детализации счетов по мобильным номерам. Обоснованием использования мобильного телефона в служебных целях будет служить договор с оператором, в котором прописаны фамилии конкретных сотрудников.

Единственный недостаток безлимитного тарифа – его дороговизна и то, что, как правило, фиксированная месячная плата распространяется только на местные звонки (междугородные звонки придется оплачивать отдельно).

Другой вариант – организация может установить лимит на каждый номер в месяц. Такие расходы, если они подтверждены документально (т.е. разговоры вызваны служебной необходимостью), не облагаются НДФЛ.

По распоряжению руководства лимит расходов на сотовую связь может быть повышен.

Не использованные в течение месяца суммы на следующий месяц не переносятся. В случае превышения установленного лимита работник должен компенсировать организации излишние расходы (Письмо Минфина России от 13.10. 2010 № 03-03-06/2/178).

Способы оплаты услуг

1.Оплата услуг связи авансом

Если договором установлено условие об оплате услуг связи авансом, то в бухгалтерском учете организации-абонента проводимые ею платежи следует квалифицировать в качестве авансовых платежей. Как правило, подобные договоры уже содержат условие о зачислении на счет абонента денежных средств в размере, уплачиваемом им при заключении договора.

2. Карты экспресс-оплаты

Затраты на услуги связи, оплаченные картами экспресс-оплаты (телефонные карты) без тщательного документального оформления могут привести к спорам с налоговиками. Минфин объясняет, что«если налогоплательщик может документально подтвердить произведенные расходы по оплате услуг связи посредством телефонных и интернет-карт, а также экономическую обоснованность этих расходов, то такие расходы могут быть учтены для целей налогообложения прибыли» (письмо ведомства от 31.05.2007 № 03-03-06/1/348).

В качестве подтверждающих документов компании необходимо иметь саму телефонную карту, кассовый чек, доказывающий ее покупку и служебную записку сотрудника с указанием причин покупки карты и перечнем звонков, которые были им сделаны. Записка должна быть завизирована руководителем предприятия.

3. Компенсация

Бывает и такое, что руководство компании не заключает договоров с сотовыми операторами. Сотрудники в производственных целях используют личные сим-карты и впоследствии предприятие возмещает им стоимость служебных звонков. Схема такова: сотрудник получает счет от оператора связи с расшифровкой звонков и выделяет в ней служебные звонки. Представив эти документы в бухгалтерию предприятия, он получает возмещение.

Подобный вариант пользования мобильной связью вполне приемлем и не вызывает претензий у налоговиков. Единственное, что советуют в такой ситуации инспекторы – подтверждать экономическую обоснованность таких звонков путем составления служебной записки с краткими пояснениями по каждому из них.

Стоимость личных разговоров должна учитываться отдельно. В бухгалтерском учете такие расходы отражаются в составе прочих расходов на счете 91. Для целей налогообложения прибыли расходы, произведенные в пользу работников, в составе расходов, уменьшающих налоговую базу, не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ).

При этом не забудьте удержать НДФЛ со стоимости личных разговоров сотрудника, оплаченных за него организацией. Эта сумма является доходом, полученным сотрудником в натуральной форме. Она облагается НДФЛ по налоговой ставке 13% (п. 1 ст. 210, п. 2 ст. 211, п. 1 ст. 224 НК РФ). Кроме того, на эту сумму необходимо начислить страховые взносы во внебюджетные фонды (письма Минздравсоцразвития России от 23.03.2010 № 647-19 и от 17.05.2010 № 1212-19). Исключение – суммы, перечисленные в ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, они страховыми взносами не облагаются.

Звоним по праздникам

Еще одним непростым моментом для бухгалтеров является отражение в отчетности звонков, которые совершают сотрудники компании в праздничные и выходные дни по рабочим моментам. Как обосновать, что звонки были сделаны не по личным вопросам?

В этом смысле позиция налоговиков довольно снисходительна. Ведомство полагает, что затраты на телефонные переговоры, осуществленные в производственных целях во время нахождения сотрудника на отдыхе, в том числе в официально установленные выходные и праздничные дни и в период отпуска, могут учитываться в расходах при условии соответствия произведенных расходов требованиям п. 1 ст. 252 НК РФ.

В качестве подтверждения могут, в частности, использоваться любые внутренние документы компании, в которых указано, кому из работников разрешено пользоваться служебным телефоном в производственных целях. Организация может установить правило, что генеральный директор, его заместители, главбух и другие лица обязаны круглосуточно находиться на связи. Подобные обязательства компания может включить в трудовой (коллективный) договор, заключаемый с конкретным работником.

Екатерина Петрова

Для ответа на вопрос были использованы следующие документы и нормативно-правовые акты:

Налоговый кодекс РФ (НК РФ);

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);

Письмо Министерства финансов РФ от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387;

Письмо Министерства финансов РФ от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138;

Письмо Управления Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве от 21.01.2008 г. № 28-11/4115;

Письмо Управления Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве от 18.09.2007 г. № 18-11/3/088759@;

Постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 24.06.2011 по делу № А35-8471/2009;

Постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 по делу N А53-14011/2008-С5-14.

Исходя из предоставленной информации, считаем необходимым сообщить:

Использование личного телефона в интересах работодателя возможно в двух вариантах: использование непосредственно аппарата, а также несение работниками затрат на мобильную связь, вызванных переговорами в рамках трудовой деятельности.

Законодатель в ст. 164 ТК РФ определяет компенсации как денежные выплаты, которые установлены для возмещения работнику расходов, понесенных им в целях исполнения им трудовых обязанностей или связанных с трудовыми обязанностей. Согласно ст. 188 ТК РФ в случае если работник с ведома работодателя использует принадлежащее работнику имущество (автотранспорт, какое-либо оборудование, иные технические средства, материалы), работнику выплачивается компенсация за использование и амортизацию указанных вещей и возмещаются расходы, связанные с использованием таких вещей. Работник имеет право на компенсацию, если упомянутые вещи используются в интересах работодателя. Таким образом, компенсация работникам использования телефонов в служебных целях, а также расходов на оплату звонков в интересах службы – не возможность, а необходимость. Т.е. указанная компенсация является обязанностью работодателя.

В соответствии со ст. 188 ТК РФ размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора (работника и работодателя), совершенным в письменной форме. Согласно ст. 11 ТК РФ нормы трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права, не распространяются на лиц, работающих по гражданско-правовому договору. Из этого следует, что для возникновения у работодателя обязанности возместить работнику использование им телефона и расходы на мобильную связь, между работодателем и работником обязательно должен быть заключен трудовой договор, а размер компенсации определен либо в самом трудовом договоре, либо в ином двухстороннем соглашении. Вопросы компенсаций также могут быть урегулированы в коллективном договоре или соглашении (статьи 41, 45 ТК РФ).

Указанная выше позиция изложена, в т.ч., в разъяснениях, данных Министерством финансов РФ в письме от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387, письме от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138. С данными выводами согласно Управление Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве, указавшее на это в письме от 21.01.2008 г. № 28-11/4115, письме от 18.09.2007 г. № 18-11/3/088759@.

Согласно ст. 209 НК РФ доходы физических лиц, являющихся налоговыми резидентами РФ, облагаются налогом на доходы физических лиц. В соответствии со ст. 24 и 226 организация-работодатель является налоговым агентом по НДФЛ и обязана его исчислить, удержать и уплатить в бюджет. Вместе с тем согласно подп. 3 ст. 217 НК РФ компенсации работнику в связи с использованием мобильного телефона в интересах службы, а также компенсация расходов на сотовую связь налогом на доходы физических лиц не облагается.

Министерство финансов РФ, Управление Федеральной налоговой службы РФ по г. Москве в своих письмах подчеркивают, что указанные компенсации должны быть экономически обоснованными. В связи с тем, что налоговое, а также трудовое законодательство не содержат требований или состава документов, которыми должна быть подтверждена обоснованность размера компенсации, суды предоставляют право работодателю самостоятельно определять порядок компенсации работникам расходов на используемые мобильные телефоны и расходов на мобильную связь и перечень документов, подтверждающих такие расходы (постановление Федерального арбитражного суда Центрального округа от 24.06.2011 по делу № А35-8471/2009).

Исходя из вышеизложенного, примерный состав документов для осуществления компенсаций работникам за используемые для нужд работы мобильные телефоны и компенсации расходов на мобильную связь таков:

Наличие трудового договора, должностной инструкции или иного документа, из которого следует, что работнику для надлежащего выполнения своей трудовой функции необходимо использовать мобильный телефон. Вряд ли землекопу необходим мобильный телефон. Впрочем, если работодатель считает, что использование мобильного телефона работником будет иметь экономический эффект для организации, то некоторое обоснование может быть изложено в приказе по организации.

Письменное соглашение между работником и работодателем, в котором закреплен размер компенсации. Размер компенсации за использование именно телефонной трубке необходимо определить либо в твердой сумме, либо в процентном соотношении от цены телефона. Так как работник имеет право на компенсацию в связи с использованием своего имущество, необходимо подтвердить тот факт, что телефон принадлежит работнику, для чего организации целесообразно иметь копии документов о покупке работником телефона. В случае если речь идет о компенсации расходов на мобильную связь, письменное соглашение не обязательно, т.к. размер расходов определяется на основании счетов оператора связи. В этом случае вполне достаточно будет приказа по организации, в котором указано, кто из работников имеет право на компенсацию расходов на мобильную связь и в каких пределах (постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 по делу № А53-14011/2008-С5-14).

Размер компенсации, как указано выше, определяется либо на основании письменного соглашения с работником, либо (в случае компенсации расходов на мобильную связь) – на основании счетов оператора. В случае если тариф – безлимитный, можно оплачивать его полную стоимость. Если сумма зависит от времени разговоров, целесообразно определять стоимость звонков по работе на основании детализации счета, предоставленного работником.

Хотите получить юридическую консультацию по Вашему вопросу? Позвоните мне сейчас!

Компания вправе сама выбрать, каким образом возместить сотрудникам расходы на мобильную связь. Например, она может выплатить компенсацию за звонки и использование личного телефона в служебных целях. Другой вариант — фирма сама покупает и выдает работникам телефоны и SIM-карты. Расскажем о тонкостях учета расходов в обоих случаях.

Учет компенсаций за использование в служебных целях личного телефона работника

Расчет компенсации за использование работником личного мобильного телефона.

Ситуация А

Стоимость личного мобильного телефона сотрудника составляет 5000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. В течение месяца работник совершает звонков производственного характера на сумму 1000 руб. (было совершено 100 служебных звонков). По согласованию с сотрудником руководство, учитывая вышеизложенные факторы, установило ежемесячные компенсационные выплаты за износ телефона в размере 300 руб. (то есть из расчета 3 руб. за один звонок производственного характера).

Ситуация Б

Стоимость личного мобильного телефона работника составляет 50 000 руб. Данная цифра подтверждена чеком. Телефон куплен 1 месяц назад и находится в отличном состоянии. По решению руководства компенсационные выплаты будут основаны на расчете амортизационных отчислений по телефону. Подобные телефонные аппараты, согласно постановлению Правительства РФ от 01.01.2002 № 1, относят к третьей амортизационной группе. Предположим, что учетной политикой компании закреплен срок полезного использования основных средств третьей амортизационной группы 40 месяцев. Рассчитаем норму амортизационных отчислений за месяц:

1: 40 = 0,025 × 100 = 2,5%.

Амортизационные отчисления за месяц составят:

50 000 руб. × 2,5% = 1250 руб.

Каждый месяц сотруднику полагается компенсационная выплата в размере 1250 руб. Отражение в учете:

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73

1250 руб. — начислена компенсация работнику за использование личного мобильного телефона в служебных целях.

Размер компенсации устанавливается соглашением сторон, которое должно быть выражено в письменной форме (см. рис. 1).

Основные факторы, влияющие на размер компенсации — это текущая рыночная ситуация, уровень инфляции и примерное количество звонков, совершаемых работником в служебных целях, покупная стоимость мобильного телефона, расчет амортизации телефона (если его стоимость превышает 40 тыс. руб.).

Лучше прописать конкретную сумму возмещения сразу, а не указывать «плавающую» сумму из месяца в месяц, так как конкретная сумма позволит признать совершаемые расходы в целях налогообложения прибыли. Необходимость компенсации и связанный с ней учет регламентирован рядом нормативно-правовых актов (см. рис. 2). В трудовом договоре с сотрудником можно прописать: «При использовании личного мобильного телефона Работодатель обязан выплачивать Работнику компенсацию за износ устройства. Ее размер устанавливается соглашением сторон и приказом руководителя организации».

В соответствии с ПБУ 10/99 (ПБУ 10/99, утв. приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н) компенсация работнику за использование служебного телефона является расходом по обычным видам деятельности. По усмотрению работодателя возмещение затрат на оплату мобильной связи (с последующей выплатой компенсации за использование личного мобильного телефона) может быть организовано двумя способами:

1. Работодатель оплачивает все расходы сотрудника на мобильную связь (включая расходы на личные звонки) за месяц, в последующем удерживает из заработной платы работника стоимость личных звонков.

2. Работодатель оплачивает только стоимость служебных разговоров (на основе анализа детализированных счетов) сотрудника и выплачивает ему компенсацию.

На практике чаще всего применяется первый способ. В любом случае, анализировать личные и служебные звонки сотрудника работодателю придется. Так, самый первый момент, на который нужно обратить внимание, — это звонки в рабочее и во внерабочее время. Следует помнить, что при применении первого способа с работника следует взять письменное согласие на удержание денежных сумм по личным телефонным разговорам из заработной платы. Причем, если сумма личных переговоров превышает средний заработок работника, из заработной платы эту сумму лучше не возмещать, а обратиться в суд.

Главный бухгалтер компании «Энергия» Иванова Т.Ю. работает в удаленном доступе. Для осуществления служебных разговоров Иванова Т.Ю. использует личный мобильный телефон. Работодатель компенсирует сотруднице оплату мобильной связи и предоставляет компенсацию на износ (амортизацию) мобильного телефона в размере 500 руб. в месяц, по согласованию сторон. Отразим операции в учете.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

ДЕБЕТ 73 субсчет 3 «Расчеты по использованию личного имущества сотрудника» (далее — 73.3) КРЕДИТ 60

2000 руб. — отражена стоимость личных разговоров сотрудницы;

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

6000 руб. — произведена оплата счета на стоимость служебных и личных разговоров сотрудницы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 73.3

2000 руб. — удержана из заработной платы стоимость личных разговоров сотрудницы (за минусом компенсации за использование личного мобильного телефона);

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73.3

500 руб. — отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы.

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 60

4000 руб. — стоимость служебных разговоров в течение месяца отнесена на расходы (на основании детализированных счетов от оператора связи);

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

4000 руб. — произведена оплата счета на стоимость служебных разговоров сотрудницы;

ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 73.3

500 руб. — отражена компенсация за использование личного мобильного телефона сотрудницы;

ДЕБЕТ 73.3 КРЕДИТ 50 (51)

500 руб. — выдана компенсация за использование личного мобильного телефона.

Что касается налогового учета, то здесь важно правильно документально оформить операцию. Так, включить расходы в базу по налогу на прибыль можно только при наличии подтверждающих служебные разговоры детализированных счетов. НДФЛ на компенсацию работнику не начисляют, при наличии все тех же детализированных счетов, соглашения между работником и работодателем о размере компенсационных выплат (причем они не должны быть «очень большими», может возникнуть необходимость их обосновать), а также документов, подтверждающих право собственности сотрудника на телефон. При наличии этих документов также не начисляют и страховые взносы. Перечень необходимых документов указан в письмах контролирующих ведомств (письма Минфина России от 23.05.2005 № 03-03-01-04/1/275 и УФНС России по г. Москве от 09.02.2005 № 20-12/8153).

Иногда сотруднику приходится очень много разговаривать по служебным вопросам в течение дня. Выходом из положения могут служить безлимитные тарифы от различных сотовых операторов. В случаях, когда количество звонков всегда разное и не очень большое, безлимитные корпоративные тарифы невыгодны. Что касается бухгалтерского учета таких тарифов — все предельно просто. Заключается договор с оператором на конкретных сотрудников. В детализации счетов нет необходимости, так как подтверждением служебных разговоров будет являться сам договор.

Сотрудник может заключить с работодателем договор аренды мобильного телефона. Работодатель будет обязан выплачивать за телефон арендную плату. Такая плата уменьшает налоговую базу при упрощенной системе налогообложения (подп. 18 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). При этом налог на доходы физических лиц уплачивать придется, страховыми взносами сумма арендных платежей не облагается (подп. «ж» п. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Однако сами сотрудники редко соглашаются на договор аренды личного телефона, предпочитая соглашение о выплате компенсации. Причина проста — при договоре аренды личным телефоном работника имеет право пользоваться и любой другой работник компании.

Учет служебных мобильных телефонов и SIM-карт

Сотрудник потерял служебный мобильный телефон, который был выдан ему под подпись. Можно ли возместить стоимость телефона с сотрудника?

Да, получить возмещение от сотрудника, потерявшего служебный мобильный телефон, можно. Однако его сумма зависит от того факта, был ли заключен с работником договор о материальной ответственности за телефон. Если да, то можно возместить стоимость служебного мобильного телефона полностью. Если договора не было, можно возместить сумму телефона, но не более размера среднемесячного заработка сотрудника.

Можно ли получить от работника возмещение за личные телефонные разговоры по корпоративной SIM-карте, если работник уволился?

Да, получить такое возмещение можно. Для этого следует обратиться в суд (ст. 232 и 381 ТК РФ; пост. Пленума ВС РФ от 16.11.2006 № 52). Лучше, чтобы за сотрудником под подпись был закреплен телефон (в случае если он служебный).

Кроме того, на сумму расходов по личным разговорам у сотрудника возникает доход, другими словами, по сути, работодатель оплачивает мобильную связь работнику (ст. 211 НК РФ). Такой доход облагается налогом на доходы физических лиц.

При предоставлении сотруднику служебного телефона возникает необходимость носить с собой и личный, и рабочий телефон, что не совсем удобно и может способствовать потере одного из телефонов. Поэтому оптимально, если работодатель приобретет мобильный телефон на две SIM-карты. Тогда работник вместо двух может использовать один телефон, переключая по необходимости SIM-карты, принимать и передавать звонки.

В случае потери телефона работодатель имеет право удержать его сумму из заработной платы работника.