"В каком порядке нужно знакомить работников с локальными нормативными актами и изменениями к ним?"

ТК РФ особо оговаривает вопрос ознакомления работников с локальными нормативными актами. Согласно ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором. Обратите внимание, именно с теми актами, которые непосредственно связаны с трудовой деятельностью работника, а не со всеми подряд. Т. е., например, не нужно знакомить с положением о командировках работника, которого в командировки не направляют и направлять не собираются.

Поскольку точный порядок ознакомления с локальным нормативным актом кодексом не определен, на практике существуют различные варианты:

1) К локальному нормативному акту прикрепляются ознакомительные листы, на которых работники ставят подписи, подтверждающие ознакомление и даты ознакомления. Такие листы прошиваются вместе с локальным нормативным актом. Данный вариант подходит для небольших организаций, в которых трудится немного работников. Однако неудобен для крупных компаний. В них чаще используется следующий вариант.

2) Ведение журналов ознакомления с локальными нормативными актами, в которых работники и ставят подписи, подтверждающие ознакомление, и указывают даты ознакомления. При приеме работника на работу в текст трудового договора может быть включена фраза о том, что работник ознакомлен с локальными нормативными актами работодателя, и перечислены эти акты.

Если в локальный нормативный акт вносятся изменения, то с такими изменениями работников тоже нужно знакомить. Обычно это делается в том же порядке, что и первоначальное ознакомление.

Напомним, что особенности ознакомления работников с локальными нормативными актами могут быть предусмотрены коллективным договором или иным локальным нормативным актом (коим может оказаться даже приказ). И эти особенности Вам нужно учесть при ознакомлении работников.

Подписчикам журнала "Кадровик-практик" также доступны:

• ПРИКАЗ ОБ УВОЛЬНЕНИИ БЕЗ ПОДПИСИ РАБОТНИКА: ОСТОРОЖНО, НЕ ОШИБИТЕСЬ!
• ПРИНЯТЫЙ РАБОТНИК ОТКАЗЫВАЕТСЯ ПОДПИСАТЬ ТРУДОВОЙ ДОГОВОР
• НЕПРАВИЛЬНОЕ ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ В ЛОКАЛЬНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ АКТЫ ВЛЕЧЕТ ШТРАФ

«Оформляли прием на работу одного сотрудника. Ознакомили его под роспись с ПВТР, положением об оплате, должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами. А перед подписанием трудового договора наш будущий работник отказался работать, забрал документы и ушел. В общем, прием на работу не состоялся. Получается, что в журнале ознакомления с локальными нормативными актами и в листке ознакомления с должностной инструкцией стоит подпись постороннего человека. Могут ли меня наказать за это?»

Согласно ч. 3 ст. 68 ТК РФ «при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».

Законодатели подчеркнули, что знакомство с условиями работы по предполагаемой должности и в организации в целом должно происходить именно до подписания трудового договора, чтобы будущий сотрудник мог составить мнение, основываясь на документах, и принять взвешенное информированное решение о готовности работать. Поэтому ситуация, когда с локальными актами знакомятся «посторонние», вполне логична.

Необходимо ли делать какую-либо пометку в документе, где сотрудник расписался? На наш взгляд, это необязательно. Возможно, определенный порядок ознакомления с локальными нормативными актами закреплен в одном из локальных актов Вашей организации, и в таком случае делается отметка либо готовится какой-то документ (служебная записка, акт).

Книга предназначена по большей части новичкам в кадровом делопроизводстве, но будет весьма полезна и опытным специалистам со стажем, ведущим кадровую работу в организациях и у предпринимателей. В первом томе подробно рассказывается об оформлении различных кадровых документов, о приеме работников на работу, переводах на другую работу и иных изменениях условий трудового договора (по соглашению сторон и по инициативе работодателя), перемещениях работников на другое рабочее место, об отстранении от работы, поручении работнику дополнительной работы в порядке совмещения должностей (профессий), расширения зон обслуживания, увеличения объема работ, исполнения обязанностей временно отсутствующего работника, касается защиты коммерческой тайны работодателя и персональных данных работников.

Для обеспечения непрерывной работы на предприятии, руководство имеет возможность составлять и вводить локальные нормативные акты. Эти документы являются обязательными для выполнения всеми работниками, и будут однозначно регулировать отношения в какой-либо области - выдаче зарплаты, начислении премий, поездкам в командировки и другие. С каждым таким локальным актом сотрудник должен ознакомиться под роспись.

Это такие правовые документы, которые работодатель имеет возможность разрабатывать и использовать в границах своей компетенции.

Если производится , то он в обязательном порядке должен быть познакомлен с (когда такой имеется в компании), а также с другими нормативными актами, которые будут непосредственно касаться его будущей деятельности в компании.

Такого рода актами считаются:

• Правила, согласно которым производится обработка и хранение персональных сведений о всех работниках;
• Документы по охране труда (техника безопасности, правила, инструкции и т. д.);
• Должностная инструкция (если она есть);
• Иные локальные нормативные акты, ознакомление с которыми закреплено в коллективном договоре или других документах.

Важно! Факт ознакомления с документами должен быть зафиксирован росписью сотрудника. О том, как это сделать читайте ниже.

Ознакомление с должностной инструкцией

При , его необходимо знакомить с должностной инструкцией, относящейся к его будущей работе. В этом документе четко закреплены его конкретные задачи и обязанности, а также определена его ответственность перед работодателем.

Но при этом, если все эти сведения были ранее прописаны в трудовом соглашении между сотрудником и компанией, то должностную инструкцию допускается не оформлять.

Если же они не указаны в договоре, но и инструкции нет, то все же рекомендуется ее составить. При этом необходимо принимать во внимание, что обязанности, указанные в трудовом соглашении, не должны отличаться от тех, что прописаны в инструкции.

Внимание! Процесс оформления должностной инструкции не регулируется на законодательном уровне, поэтому компания сама для себя решает, какие разделы в нее войдут, и каким образом при необходимости будут вноситься изменения.

Однако Роструд в своей письме считает, что при создании документа необходимо все же учитываться положения ГОСТ Р 6.30-2003.

Нужно или ознакомить сотрудника со штатным расписанием?

Согласно трудовому законодательству, при приеме нового сотрудника необходимо обязательно знакомить с теми локальными актами, которые непосредственно затрагивают его трудовую деятельность.

Однако при этом нигде не указывается, что конкретно относится к таким документам. Из-за этого у работодателей часто возникает сложность - нужно ли ознакомить работника со штатным расписанием?

Этот документ применяется в компании для закрепления структуры фирмы, штатного состава и численности работающих. В него вносятся наименования действующих структурных подразделений, должностей, специальностей с обозначением необходимой квалификации, а также установленное количество единиц.

Отсюда следует, что просто фиксирует какое количество работников на какой должности должны работать в компании. Эти сведения не затрагивают основную деятельность работников.

Внимание! Значит, знакомить вновь принятых сотрудников с таким документом при оформлении не обязательно. Однако это придется сделать, если соответствующий пункт закреплен в или другом, вышестоящем локальном акте.

Как подтвердить, что сотрудника ознакомился с документами?

Подтверждением факта, что сотрудник был ознакомлен с локальным актом, является наличие его личной подписи. Ее можно проставить в следующих местах:

• Непосредственно на листе локального акта. Для этого в конце документа можно предусмотреть специальную таблицу с указанием фамилии, даты и подписи. Такой способ ознакомления вызывает наибольшее доверие у судов и контролирующих органов, поскольку не позволяет работодателю в дальнейшем подменить или дополнить документ в одностороннем порядке;
• Проставление подписи на отдельном листе ознакомления. Его можно заводить в отдельности на каждый нормативный акт, или же иметь единый для всех локальных документов компании. При этом важную роль играет графа с датой ознакомления, которая позволяет соотнести факт с определенной редакцией документа. В идеале, с работников необходимо также брать росписи при каждом внесении изменений в первоначальный документ;
• Ведение вместо отдельного листка специального журнала. Если листы должны быть пронумерованы и прошнурованы, а записи вносятся последовательно по каждому факту ознакомления;
• Внесение соответствующего пункта в трудовое соглашение. Особенностью этого момента является то, что в компании не предусмотрены отдельные журналы или листки, а работник, подписывая договор, одновременно делает отметку об ознакомлении с локальными актами. Во время судебных разбирательств такой способ признается правомерным и считается, что сотрудник принял на себя обязанности и ответственности, предусмотренные нормативными документами.

Что такое локальные нормативные акты (ЛНА) или «локалка», как по-свойски называют эти документы кадровики? Это понятие не определяется в Трудовом кодексе, но упоминается в связи с правами и обязанностями работодателя.

Работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью (ст. 22 ТК РФ).

Определение ЛНА можно найти в судебных решениях. Арбитражный суд Новосибирской области в решении от 24.03.2008 года по делу N А45-2016/2008 выделил следующие признаки ЛНА:

Неоднократность применения;

Наличие волевого содержания;

Внутриорганизационный характер;

Распространение на неопределенный круг лиц.

Седьмой арбитражный апелляционный суд в постановлении от 11.06.2008 № 07АП-2847/08 указывает ещё один признак: «…в ряде случаев для принятия локального нормативного правового акта требуется учет мнения представительных органов работников…».

То есть локальный нормативный акт – это документ, регулирующий порядок действий в определённых ситуациях. Он действует в рамках данной организации и может распространяться как на весь коллектив, так и на часть коллектива. Содержащиеся в нём правила применяются всякий раз, когда фактические условия или результаты труда работников совпадают с указанными в данном акте.

Ознакомление с локальными нормативными актами организации

В каких случаях работник должен быть ознакомлен с ЛНА?

1. При приёме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

2. При принятии новых локальных нормативных актов (ст. 22 ТК РФ).

3. При внесении изменений и дополнений в существующие ЛНА.

4. При изменении своего статуса.

Последний пункт поясню на примере.

Допустим, вы работаете делопроизводителем в канцелярии. При поступлении на работу вас ознакомили с должностной инструкцией делопроизводителя и положением о канцелярии.

Затем вы переводитесь в отдел кадров на должность инспектора по кадрам. Теперь вы должны быть ознакомлены с другими ЛНА:

Положением об отделе кадров;

Должностной инструкцией инспектора по кадрам;

Инструкцией о порядке формирования, ведения, хранения и выдачи личных дел;

Инструкцией о ведении и хранении штатного расписания;

Приказом о порядке разработки графика отпусков

и т.д.

Такой же порядок действует, если вы будете совмещать должность инспектора по кадрам.

Или, допустим, вы остаётесь на своей должности, но вас включили в дисциплинарную комиссию – значит, должны ознакомить с положением об этой комиссии.

Избрали в коллегиальный орган управления организацией – должны ознакомить с ЛНА, регулирующим работу данного органа и т.д.

О том, когда нужно направлять работников на медосмотр, читайте . ‎Какие документы могут заменить паспорт при приеме на работу, и как истребовать с работника необязательные документы, смотрите .

До подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить лицо, поступающее на работу, с правилами внутреннего трудового распорядка (ПВТР), иными локальными нормативными актами (ЛНА), непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором (часть 3 ст. 68 ТК РФ).

Закон, как мы видим, не устанавливает форму и порядок ознакомления работника с необходимыми документами работодателя. Установлены только два основных требования:

• ознакомление должно производиться под роспись,
• и до момента подписания трудового договора.

Выполнить требование «под роспись» можно следующими способами:

1. Приложить к каждому локальному нормативному акту (или коллективному договору) листы ознакомления , на которых работники будут проставлять визы ознакомления. Виза ознакомления должна включать:

• личную подпись,
• дату ознакомления,
• расшифровку личной подписи.

Лист ознакомления можно заготовить в виде таблицы:

Можно добавить столбцы: должность, подразделение. Но это не обязательно.

Листы ознакомления подшиваются к локальному акту.

2. Оформить специальный Журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.

Журнал нужно пронумеровать, прошить, сделать контрольную надпись. Например: «В журнале пронумеровано и прошнуровано 96 (девяносто шесть) листов. Должность, подпись, расшифровка подписи» . И заверить надпись печатью.

В Журнале ознакомления можно выделить блоки для ПВТР, Положения о защите персональных данных, Положения об оплате труда, прочих ЛНА.

А крупным компаниям с большой численностью работников целесообразно для каждого локального акта оформить отдельный Журнал ознакомления.

3. Для каждого работника составить Лист ознакомления с локальными актами. В этом листе перечислить все документы, с которым необходимо знакомить работника при приеме на работу. После прочтения документа, работник расписывается в листе ознакомления напротив соответствующего документа (подпись, дата, расшифровка подписи).

Оформленный перечень приложить к трудовому договору, заключенному с работником. Если ведется личное дело работника, лист ознакомления с ЛНА можно поместить туда.

Все способы удобны и применяются на практике. Выбирайте.

Как выполнить требование «до подписания трудового договора»?

Это можно сделать двумя способами:

1. Проставлять время ознакомления с ЛНА и время подписания договора, дополнив таблицу графой «Время ознакомления».
2. В тексте трудового договора перед блоком «Подписи сторон» разместить текст, примерно следующего содержания: «С локальными актами (перечислить) ознакомлен до подписания договора. Подпись, расшифровка подписи, дата.»

Может быть, многим покажется, что не стоит обращать внимание на такие пустяки. Но если Вы не сможете доказать, что при приеме конкретного работника был соблюден порядок, штраф Вам обеспечен. Нарушение порядка приема на работу является длящимся, поэтому наказание за него наступает с момента обнаружения.

В мы поговорим о заключении трудового договора.