Алгоритм заполнения и корректировки личных документов сотрудников отражен в законе. В статье разберем, за какие записи в трудовой книжке не будет последствий.

Из этой статьи вы узнаете

Правила оформления трудовой книжки при приеме на работу

Трудовая книжка - основной документ о . Записи в нем делайте в период работы сотрудников в компании, но внимательно проверяйте уже внесенную информацию при трудоустройстве. Вписывайте сведения о приеме, переводах, получении новых профессий, об увольнении. Если человеку повысили квалификацию, наградили за успехи в работе, сделайте отметку в документе.

Информацию вносите на основании приказа директора. Следите, чтобы она дублировала текст приказа. Это следует из 10 пункта Правил, утвержденных постановлением Правительства от 16 апреля 2003 года под № 225.

Ведите личные документы на каждого человека, который работает в компании больше пяти дней. Но учитывайте, что работа для сотрудника должна быть основной, а не совместительству (ч. 3 ст. 66 ТК). Узнайте о том, от экспертов «Системы Кадров».

Обратите внимание! Не просите от сотрудника написать заявление, на основании которого вносятся записи в трудовую. Оно нужно только в случаях, когда документ утерян или требуется завести новый.

Прежде чем делать записи в трудовой книжке , изучите нормативную базу:

• Постановление Правительства под №225 - правила ведения, хранения трудовых.
• Постановление Министерства Труда под №69 - требования к заполнению документов, фиксирующих деятельность.
• Трудовой кодекс: ст. 66, ст. 192-193, ст. 83.
• Ст. 5.27 КоАП - последствия несоблюдения законодательства относительно учета, ведения и хранения книжек.

Совет от редакции: если вы сомневаетесь, как правильно оформлять , вкладыши в них и другие личные документы сотрудников, пройдите курс в по направлению «». Вы узнаете много актуальной информации, которая облегчит повседневную работу. После обучения выдадут диплом, подтверждающий квалификацию.

Как делать записи в трудовой книжке: образец заполнения титульного листа

Если нужно сделать запись в трудовой книжке сотрудника, но у него это первое место работы, заведите новый документ. Заполните разделы, предусмотренные для внесения личных данных. Проверьте правильность написания сведений. При обнаружении ошибок документ подлежит уничтожению, но при условии, что в нем нет иных записей, и заводится новый бланк. При заполнении бланков следуйте Инструкции, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 года под № 69.

Если завели новую , заполняйте ее с титульного листа. Впишите сведения о работнике. Укажите фамилию, имя, отчество и дату рождения. Сделайте записи на основании паспорта. Заполните сведения об образовании по документу: удостоверению, аттестату или диплому (п. 2.1 Инструкции под № 69).

Укажите профессию или же специальность (п. 9 Правил под № 225). Напишите дату, когда заполнили титульный лист. Попросите сотрудника поставить подпись. Обязательно заверьте документ своей подписью. Если компания использует печать, поставьте ее (п. 2.2 Инструкции под № 69).

Практическая ситуация

По общему правилу, работодатели продолжают вести предъявленную трудовую книжку (). Если специалист поступает на работу впервые, трудовую заводит работодатель. Организация вправе приобретать бланки документа только по договору с официальными распространителями (п. , Порядка, утв. )…

Образец записи в трудовую книжку о приеме на работу

Способ внесения записи в трудовую книжку о приеме на работу в филиал

Филиалы вправе заключать трудовые договоры, если директоры наделены полномочиями по доверенности (ч. 4 ст. 20 ТК). Но работодателем по договору все равно считается головная компания. Запись о приеме на работу в филиал укажите в основном разделе третьей графы в сведениях о трудоустройстве: «Принята на должность бухгалтера во Владимирский филиал».

Делая запись в трудовой о приеме, правильно пишите наименование филиала. Указывайте его номер, если он есть. Опирайтесь на , чтобы не допустить ошибок. Узнайте, . В «Системе Кадры» вы найдете алгоритм действий, который поможет избежать вопросов со стороны проверяющих органов и сотрудников.

Как делать запись в трудовой о приеме на работу директора?

Порядок заполнения «Сведений о работе» имеет особенности. Первую и вторую графу заполняйте как обычно. В третью внесите следующую запись «Избран на должность генерального директора». А в четвертой отразите один из документов: приказ о вступлении в должность (п. 3.1 Инструкции под № 69); протокол общего собрания участников об избрании директора (письмо Роструда от 22 сентября 2010 года под № 2894-6-1).

Делайте директора только после того, как проверите его в реестре. Не принимайте на работу дисквалифицированных лиц, которым запрещено возглавлять организацию. В противном случае вам придется вносить и запись об увольнении, так как человек не имеет права приступать к выполнению должностных обязанностей.

В некоторых случаях возникают сложности с оформлением документов и в них, если на должность генерального директора избирают одного и того же человека несколько раз подряд. Эксперты «Системы Кадры» расскажут, .

Вносите записи в трудовую книжку в течение недели. Ведите отчет со дня издания приказа. При увольнении сотрудника сделайте отметку в личном документе в последний рабочий день. Придерживайтесь требований закона, отслеживайте изменения в нормативной базе. Старайтесь избегать ошибок, чтобы у сотрудников не возникало сложностей при оформлении пенсий, пособий и других льгот.

Ей отведены следующие функции:

она отражает информацию о стаже и опыте человека с момента его первого трудоустройства до выхода на пенсию;

позволяет узнать, почему человек уволился с предыдущего места работы;

содержит сведения о наличии награждений за добросовестную работу

Вносить записи в нее может только специалист отдела кадров. Титульный лист заполняется в присутствии владельца документа. В подтверждение правильности внесенных данных он ставит свою подпись.

Итак, чтобы завести данный документ, нужно трудоустроиться.

С какого возраста можно устроиться на работу?

В любом случае, на работника обязательно заводится бланк.

Для его получения необходимо написать заявление на оформление трудовой книжки впервые, образец: “В связи с заключением трудового договора впервые, согласно ч.4 ст.65 ТК РФ прошу оформить мне трудовую книжку”.

Как получить бланк книжки?

Каждая организация должна приобретать за свой счет бланки, которые выдаются работникам при первичном трудоустройстве. Запись о трудоустройстве должна быть внесена в документ не позднее пяти рабочих дней, после того, как человек вышел на работу и приступил к своим обязанностям.

Где закреплены правила оформления трудовой?

О том, как правильно оформить трудовую книжку, можно узнать из законодательных актов РФ, регулирующих данный вопрос. Перечислим их:

Какие документы нужны для оформления бланка?

Для первичного оформления в отдел кадров предприятия нужно представить следующие документы:

Паспорт или свидетельство о рождении;

Диплом об образовании либо справку из учебного заведения, если человек является учащимся или студентом.

Эти данные указываются на титульном листе документа.

Как оформить трудовую книжку впервые образец

Как должен оформляться бланк?

Требования к оформлению трудовой книжки следующие: заполнять бланк можно только чернилами синего или черного цвета. Цифры при заполнении используются арабские. Недопустимы сокращения. А любые сведения вносятся только на основании официального распоряжения.

Какая информация указывается на титульном листе?

На титульном листе указывается следующая информация:

Дата рождения;

Образование;

Специальность;

Дата заполнения.

Внизу титульного листа ставится печать предприятия и подпись сотрудника отдела кадров. В знак ознакомления с записями работник также ставит свою подпись в отведенном для этого месте. На следующей странице, согласно правилам заполнения бланков, делается запись, подтверждающая факт трудоустройства.

В каком порядке вносятся записи о работе в документ?

Правильное оформление трудовой книжки выглядит так: в первой графе прописывается номер записи по порядку, во второй - дата. Далее указываются сведения о принятии на конкретную должность. В четвертую графу записываются основания для внесения записи. Например, приказ о приеме на работу.

Она является бланком строгой отчетности, поэтому после заполнения регистрируется в . В нем указывается номер и серия документа и сведения о работнике. Бланк хранится в отделе кадров до момента увольнения сотрудника.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

По смыслу статьи 66 Трудового кодекса основной документ, подтверждающий места и периоды работы, это трудовая книжка . Было немало заявлений со стороны законодателей, что книжки пора упразднять в век информационных технологий, однако до сих пор предпочтение отдаётся бумажным документам с живыми печатями и подписями работодателей. О том, где взять трудовую книжку, можно не задумываться тому, кто впервые устраивается на работу, в остальных же случаях при трудоустройстве книжка нужна.

Что такое трудовая книжка

Это главный документ о трудовой деятельности, созданный ещё в далёком 1938 году для учёта трудового стажа.

По большому счёту в книжке отражается профессиональная биография человека:

• образование;
• квалификация;
• карьерный рост;
• отношение к труду.

В книжку записываются данные о приёме, переводе и увольнении с указанием дат и номеров приказов. О совмещении тоже можно внести запись – нужно попросить об этом основного работодателя и принести справку с места работы, где вы работаете совместителем.

Для чего нужна трудовая книжка

Изначально именно по трудовой книжке устанавливалась личность человека и выдавались продпайки, ведь паспортов ещё не было. Российская трудовая книжка уже утратила часть своих функций, хотя и продолжает оставаться документом о подтверждении стажа .

Так в ПФР уже не обязательно предоставлять книжку при оформлении пенсии, потому что пенсионный фонд ведёт реестр пенсионных дел, в которых учитывается стаж.

Для оплаты больничного книжка тоже теперь не нужна, так как отменена зависимость оплаты от перерывов в трудовом стаже.

Книжку сейчас требуют:

• при оформлении кредита (заверенную копию);
• при оформлении загранпаспорта (тоже копию);
• в исполнительном производстве (иногда требуют приставы у алиментщиков);
• при подтверждении квалификации (например, только в книжке можно увидеть запись о присвоении разряда);
• соответственно, при приёме на работу.

Для кадровика трудовая книжка облегчает работу по подбору персонала. Из записей о работе кадровик может увидеть:

• как часто претендент меняет место работы ;
• по каким статьям увольнялся претендент;
• поощрялся ли претендент (записи о поощрениях и награждениях вносятся обязательно, а вот взыскания и наказания не записываются. Наказание может быть указано только в качестве основания увольнения).

Кто ведёт и оформляет книжки

Ведение и хранение книжек подчиняется установленным правилам (Постановление №255 от 16.04.2003г. ) и возложено на работодателей.

Хранение трудовых книжек

Хранятся книжки в сейфе и учитываются в специальном журнале. За сдачу или выдачу книжки работник обязательно должен расписаться в журнале – нет подписи, нет факта!

При поступлении на работу претендент должен предъявить книжку. Но где взять трудовую книжку, если нигде не работал? По Правилам, если вы устраиваетесь впервые, кадровик обязан в пятидневный срок со дня приёма завести трудовую книжку и заполнить её. Так как это обязанность работодателя, то денег за бланк с работника требовать незаконно!

Если же работник не первый раз устраивается на работу, он должен предоставить книжку с записями о предыдущей работе . Если вдруг она потерялась или испортилась, нужно заводить дубликат.

Трудовые книжки с момента их создания изменялись дважды. Сейчас действуют образцы 2003 года, но можно встретить и экземпляры 1938 и 1973 годов . Все формы действительны, менять их не нужно .

В день увольнения книжка должна быть возвращена владельцу. Если этого не будет сделано, работник может взыскать через суд моральный вред и убытки, которые могут быть вызваны тем, что без книжки его не приняли на другую работу, из-за чего он и потерял часть заработка.

Пересылка трудовых книжек

По письменной просьбе работника книжку можно отправить заказным отправлением по почте.

Дубликат трудовой книжки

Если книжка вся исписана и некуда уже вносить сведения о работе, кадровиком вшивается вкладыш . Если же книжка обгорела, испачкалась или потеряна, оформляется дубликат .

Дубликаты оформляются по прежнему месту работы в течение 15 дней с момента подачи заявления работником . Туда вносятся записи:

• об общем или непрерывном стаже;
• о работе и награждениях на последнем месте работы.

Стаж считается суммарно со всех мест работы, а сведения о нём должны храниться либо в архиве работодателя, либо в районном архиве. В личное дело любого работника при поступлении вкладывается и копия трудовой книжки, на основании которой и делается запись о стаже.

Если копии нет, запись можно сделать на основании справок с каждого места работы. Если нет и таковых, запись не делается совсем. Если очень уж нужно подтвердить стаж, это можно сделать в суде, но свидетели должны подтвердить – где и сколько вы проработали .

За дубликат работнику придётся заплатить или купить бланк самостоятельно. Стоимость его примерно 200 рублей.

Где купить чистую трудовую книжку

Есть ещё причина для работника завести новую книжку – нежелательная запись . Очень редко, но встречаются анекдотичные случаи: горе-работник настолько допёк начальника, что в его трудовой появляется запись, противоречащая всем правилам, иногда даже с нецензурными выражениями. Тогда перед работником встаёт вопрос – где купить трудовую книжку. Пустую книжку можно сейчас приобрести в киосках «Роспечать» или в магазине канцтоваров .

Обратите внимание : не все, но некоторые магазины продают чистые бланки книжек только по доверенности от работодателя! Если вы пользуетесь интернетом, просто наберите в поисковике запрос «где взять трудовую книжку» и укажите ваш город. Можно обзвонить несколько магазинов и выбрать подходящий – подешевле и без доверенности.

Перспектива трудовых книжек

В 2015 году Президент приказал привести российское трудовое законодательство к международным стандартам. На основании приказа с 2017 года начнётся упразднение трудовых книжек : все работодатели в обязательном порядке должны будут провести аудит трудовых книжек и передачу их в архив ПФР.

Отмена трудовых книжек обусловлена тем, что всю информацию, которая вносится в книжку, присутствует в других источниках:

• данные о стаже – в реестре ПФР;
• об образовании – в дипломах, аттестатах или удостоверениях;
• о награждениях, приёме, переводе и увольнении – в приказах.

Готовьтесь к отмене трудовых книжек

Уже сейчас требуйте заверенные копии приказов, которые касаются лично вас . Тем более, что вы имеете на это право.

Кадровику полезно знать все нюансы о трудовых книжках:

Часто граждане интересуются, где завести трудовую книжку? Это можно сделать при первом трудоустройстве. Работодатель обязан оформить сотруднику данный документ при его фактическом отсутствии. Как правило он обращается к работодателю с заявлением.

Образец заявления

В заявлении указывается причина отсутствия документа (не работал ранее).

Не все знают, с какого возраста можно завести трудовую книжку. Она оформляется с момента, когда гражданин начинает официально работать. Как правило, на работу принимаются люди, достигшие возраста 16 лет. Но, согласно статье 63 ТК РФ , трудоустроиться могут дети младше этого возраста. Правда, для этого нужно получить разрешение родителей подростка и органов опеки.

Вторая трудовая книжка

Вопрос как завести вторую трудовую книжку встает перед гражданином, когда он:

• решил скрыть от работодателя неприятные факты из своей профессиональной деятельности;
• пытается сменить профессию;
• потерял первый бланк и не хочет тратить время на его поиски;
• пытается устроиться на две работы одновременно.

Единственно законный способ завести второй бланк — это написать заявление работодателю об утрате первого экземпляра.

Если утерянный документ впоследствии будет найден, его придется принять и продолжить его ведение. Второй экземпляр необходимо будет уничтожить.

Если слова о пропаже окажутся ложью, работодатель вправе уволить такого работника за предоставление заведомо ложной информации и сокрытие документов. Поэтому перед тем, как задуматься: "Могу ли я завести вторую трудовую книжку?", нужно узнать про ответственность за принятое решение.

Ответственность

Что будет, если завести вторую трудовую книжку? Вот несколько вариантов.

Гражданин, предоставивший заведомо ложные сведения при приеме на работу, может быть уволен на основании пункта 11 статьи 81 ТК РФ .

Так как налоговые вычеты производятся по одному месту работы, стоит знать, что в случае, если человек работает где-то еще, второй по времени работодатель будет вправе взыскать сумму налогового вычета с такого работника в судебном порядке.

При оформлении пенсии, ПФР не примет второй документ о стаже человека.

С гражданина в принудительном порядке могут быть взысканы компенсационные выплаты, которые он получил по больничному листу, потому что пособие по временной нетрудоспособности можно получать только по одному месту работы. Попытки получить пособие в двух местах сразу могут быть расценены как незаконное обогащение.

Человек может быть привлечен к уголовной ответственности в порядке статей 159 и 327 УК РФ. Конечно, второй бланк назвать фиктивным трудно, если в него по всем правилам вносились записи сотрудниками отдела кадров. Но то, что он является вторым документом, действующим в роли первого, незаконно.

Трудовая книжка - документ учета рабочего стажа гражданина РФ. Ее оформление, последующее заполнение и сохранение происходит в кадровом отделе организации, при отсутствии такового обязанность возлагается на руководителя или уполномоченное им лицо. Вопрос оформления важен, так как это влияет на получение пенсии сотрудником при достижении определенного возраста.

При найме нового работника на вакантную должность в организации может возникнуть вопрос, как оформить трудовую впервые.

Запись в трудовой книжке о приеме на работу и перевод на другую должность

Этот документ содержит в себе три параграфа. Первоначально заполняют титульный лист на основании предоставленного паспорта сотрудником:

• полная дата рождения;
• специализация;
• образование;
• дата оформления книги;
• сопутствующие подписи и пояснения;
• заверение печатью компании.

Далее впервые заполняется параграф, который содержит данные о трудоустройстве. Все записи делают одним типом чернил одного цвета. Для указания дат используют арабские цифры. Исключены сокращения, данные фиксируют в полном объеме и разборчивым почерком.

Правила оформления трудовых книжек

Как правильно оформить трудовую, должен знать каждый ответственный сотрудник кадрового отдела. Графы заполняются с предельной внимательностью и аккуратностью.

Обязательно отметить страницу данных о работе штампом, содержащим полное название и адрес предприятия. Если штампа нет, необходимая информация вносится вручную.

Обозначается дата и порядковый номер записи о трудоустройстве. Сама отметка содержит полную формулировку. Правомерность сведений подтверждает подпись сотрудника и уполномоченного лица.

В книжку также вносят отметки о наградах и регалиях, которые подтверждены соответствующими документами и свидетельствами. Отмечают, кем было произведено награждение. Денежные премиальные выплаты не указываются.

При полном заполнении сведений о трудоустройстве вклеивают специальный вкладыш. Запрещено делать записи о работе на других листах.

Как вносятся изменения в трудовую книжку

Ошибочно внесенные данные нельзя закрашивать или стирать. Пометка «исправленному верить» также исключена. Возможна , которая производится на последнем месте работы.

Оформление титульного листа - очень важный момент. Если он подлежит корректировке, неактуальную информацию аккуратно зачеркивают одной чертой, например, фамилию. Новые данные вносят сверху. На обратной стороне обложки указывают документацию, послужившую основанием для изменений. Сноски заверяются печатью организации и подписью руководителя. Дальнейшие корректировки производят с указанием правильной отметки ниже, не зачеркивая предыдущую запись.

Правильное оформление трудовой книжки напрямую связано с начислением в дальнейшем пенсии гражданам.

Если на предыдущем месте работы при внесении информации в трудовую была сделана ошибка, то для исправления потребуется письменное подтверждение прежнего нанимателя. Любую корректировку данных производят только после того, как предыдущая запись признана недействительной.

Правила оформления вкладышей

Иногда возникает вопрос, что делать, если один из параграфов полностью заполнен. В этом случае берут и вклеивают в определенный раздел или в конец. После подобных манипуляций в книжке делается отметка, которая информирует о добавлении вкладыша, указывают его серийный номер. Пример оформления показывает, что вкладыш, предъявленный отдельно, недействителен.

Если произошла утеря трудовой, недостаточно просто выдать новую. Необходимо оформить дубликат, о чем сотрудник должен подать заявление. Отдел кадров подготавливает документ в течение 15 дней. В дубликате указывают суммарный стаж работника, до текущего момента трудоустройства. Переносят особые отметки, например, о награждении.

Как оформляется совместительство и увольнение в трудовой книжке

Где оформить трудовую книжку, работая в двух местах? Запись, указывающую на занятость по совместительству, делают на основном месте трудоустройства. Часто подработка оформляется в виде соглашения.

Данные, информирующие о переводе сотрудника, увольнении, совместительстве и прочих изменениях, вносят в третью графу параграфа сведений о работе. Также указывают нюансы, связанные с изменением трудовых отношений.

В день увольнения работнику выдают его трудовую книжку. Если сотрудник не забрал ее, отправляют уведомление о том, что нужно получить документы или дать согласие на их почтовую пересылку.

Невостребованные книги учета трудового стажа хранятся в кадровом отделе 2 года, после чего передаются в архив компании.

Во избежание недоразумений следует очень внимательно относиться к манипуляциям с трудовыми книжками граждан.