Компенсация расходов на общественный транспорт сотруднику. Возмещение расходов на командировку

Многие компании, помимо , гарантий и компенсаций, предусмотренных трудовым законодательством, по своей инициативе предоставляют своим работникам определенный набор компенсаций и льгот социального характера.
Работодатель в зависимости от желания и финансовых возможностей компании сам устанавливает конкретный набор таких выплат. Так, сотрудникам за счет собственных средств организации могут быть оплачены: обучение, проезд к месту работы и обратно, фитнес.
Однако, прежде чем начать предоставлять различные социальные льготы, компании следует оценить не только эффективность и целесообразность таких методов поддержки своих работников, но и требуемый объем расходов и документооборота.

Обучение за счет компании

Необходимость профессиональной подготовки и переподготовки кадров для собственных нужд работодатель определяет сам (ч. 1 ст. 196 ТК РФ). Если работодатель заинтересован в увеличении объема знаний своих сотрудников для эффективности работы компании в целом, он может отправить работников на обучение и оплатить соответствующие расходы. Выгода здесь будет обоюдная:

сотрудник получит дополнительные знания, необходимые для выполнения трудовых функций;
работодатель - более квалифицированного работника.

Варианты обучения могут быть различными. Так, можно направить сотрудника:

повышать квалификацию на курсы и семинары;
получать дополнительное среднее профессиональное или высшее образование.

Недостатки такого способа появляются в случае, когда обученный сотрудник решит сменить место работы и компании придется отправлять на учебу кого-то другого. Избежать этого можно, заключив дополнительное соглашение о компенсации затрат.

Документальное оформление

Коллективный договор . Условия и порядок повышения квалификации должны быть установлены коллективным договором или соглашением, трудовым договором (дополнительным соглашением к нему или дополнительным договором) (ч. 2 ст. 196 и ч. 2 ст. 197 ТК РФ).

План обучения и приказ . Если , то необходимо составить план или программу обучения на текущий год. В плане надо пояснить, что обучение направлено на повышение квалификации сотрудников, то есть расходы на него связаны с основной деятельностью организации. Также нужно оформить приказ руководителя о направлении работника на обучение (Письмо Минфина России от 16.05.2002 N 04-04-06/88).

Образец 1

План обучения (фрагмент)

Дополнительные документы :

договор с образовательным учреждением, который заключен от имени компании (абз. 16 п. 7 Типового положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 26.06.1995 N 610 (далее - Типовое положение)), с приложением к нему учебной программы образовательного учреждения (с указанием количества часов посещения);
копия лицензии на ведение образовательной деятельности (для российского учреждения) или подтверждения соответствующего статуса (для иностранного учреждения);
копия документа, подтверждающего факт обучения работника (диплом, аттестат, удостоверение и т.п.);
акт об оказании образовательных услуг с указанием периода обучения, наименования программы обучения и его стоимости в рублях. При долгосрочном обучении акт следует составлять отдельно за каждый отчетный период, то есть один раз в квартал, а расходы на оплату образовательных услуг включать в состав затрат ежеквартально.

Налог на прибыль . Расходы на обучение работников учитываются при общем режиме (только в том случае, когда заказчиком образовательных услуг является работодатель, а не работник) (пп. 23 п. 1 ст. 264 НК РФ), при упрощенной системе (пп. 33 п. 1 ст. 346.16 НК РФ) и при ЕСХН (пп. 26 п. 2 ст. 346.5 НК РФ).

Правда, при всех режимах налогообложения для отражения расходов необходимо выполнение условий, указанных в п. 3 ст. 264 НК РФ. В частности, у организации должны быть все перечисленные выше документы, у образовательного учреждения, в свою очередь, должны быть лицензия или статус, а программа обучения связана с профессиональными обязанностями работника (Письмо Минфина России от 08.06.2012 N 03-03-06/1/297).

Примечание. Если работники посещают семинары, надо помнить, что к расходам на обучение относится только стоимость учебного, а не консультационного семинара.

Если обучение проводилось в интересах работодателя, то страховые взносы во внебюджетные фонды и на страхование на случай травматизма начислять не нужно (пп. "е" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ, далее - Закон N 212-ФЗ, и пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ, далее - Закон N 125-ФЗ). По этой же причине не нужно удерживать и НДФЛ (п. 21 ст. 217 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

В бухгалтерском учете расходы на повышение квалификации сотрудников отражают проводками:

Дебет 60-2 Кредит 51

Перечислена предоплата за повышение квалификации сотрудника;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 60-1

Плата за обучение отражена в составе расходов на повышение квалификации сотрудника;

Дебет 60-1 Кредит 60-2

Зачтена сумма выданного аванса;

Стоимость обучения работника отнесена на себестоимость.

Оплата проезда работников к месту деятельности и обратно

Работодатель может взять на себя расходы своих сотрудников на проезд к месту работы и обратно (например, компенсировать им стоимость проезда). Выплату компенсации можно организовать следующим образом.

Вариант первый . По истечении месяца работник предоставляет в бухгалтерию документы, подтверждающие расходы на проезд к месту деятельности и обратно (проездные билеты), после чего ему выплачивают компенсацию, равную сумме расходов. Как правило, в этом случае организация устанавливает верхний предел компенсации (например, компенсация на проезд выплачивается в сумме фактических расходов, но не более 4000 руб.).

Вариант второй . Можно выплачивать компенсацию в фиксированном размере, установленном работодателем произвольно на основании средних расходов на проезд (например, 5000 руб. в месяц). В этом случае компенсация будет частью зарплаты, поэтому проездные документы не понадобятся. Оплачивать проезд работников можно и иными способами, например приобрести специальный автобус, чтобы развозить работников, или проездные билеты для всех сотрудников.

Документальное оформление

Трудовой договор . Если компания хочет выплачивать работникам компенсацию за проезд, то надо добавить в трудовые договоры соответствующее условие. Это позволит включить выплаченные компенсации в расходы, уменьшающие налоговую базу (п. 25 ст. 255 НК РФ). А в трудовом договоре указать, в каком размере будет выплачиваться компенсация:

фиксированном;
в соответствии с произведенными расходами.

Приказ . На выплату компенсаций оформляется приказ или распоряжение (в произвольной форме).

Образец 2

Приказ о выплате компенсации

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль . Компенсации, выплаченные работникам по собственной инициативе работодателя, относятся к расходам на оплату труда. Но лишь в случае, когда они предусмотрены трудовыми договорами (п. 25 ст. 255 и п. 26 ст. 270 НК РФ).

Примечание. Если выплата компенсации за проезд не указана в трудовом или коллективном договоре, то ее нельзя учесть в расходах.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ . На сумму компенсаций необходимо начислять страховые взносы во внебюджетные фонды и в ФСС РФ на случай травматизма (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Также следует удерживать НДФЛ (п. 1 ст. 210 и пп. 6 п. 1 ст. 208 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Выплату компенсации расходов на проезд отражают так:

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 73, субсчет "Компенсация транспортных расходов",

Начислена компенсация расходов на проезд;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 69, субсчет "Расчеты с ПФР по страховой части трудовой пенсии",

Начислены пенсионные взносы на финансирование страховой части трудовой пенсии;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 69, субсчет "Расчеты с ПФР по накопительной части трудовой пенсии",

Начислены пенсионные взносы на финансирование накопительной части трудовой пенсии;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование",

Начислены взносы на социальное страхование;

Дебет 20 (25, 26, 44) Кредит 69, субсчет "Расчеты с ФСС по взносам на травматизм",

Начислены взносы на травматизм;

Дебет 73, субсчет "Компенсация транспортных расходов", Кредит 68, субсчет "Расчеты по НДФЛ",

С суммы компенсации расходов на проезд удержан НДФЛ;

Дебет 73, субсчет "Компенсация транспортных расходов", Кредит 50 (51)

Выплачена (перечислена) компенсация расходов на проезд;

Дебет 90-2 Кредит 20 (25, 26, 44)

Компенсация проезда отнесена на себестоимость.

Бесплатный фитнес и оплата отдыха

Многие работодатели идут дальше, не ограничиваясь только тем, что может быть полезно исключительно для организации рабочего процесса, и предоставляют дополнительные бонусы своим сотрудникам, причем не связанные с выполнением их должностных обязанностей. Одни работодатели приобретают для работников клубные карты в фитнес-клуб, другие - абонементы в плавательный бассейн, третьи - санаторно-курортные и туристические путевки и т.п.

Примечание. Спорт - это путь к здоровью, поэтому все больше работодателей задумывается, а не отправить ли сотрудников на фитнес, чтобы повысить их работоспособность и снизить количество больничных листов.

Документальное оформление

Трудовой договор . Все дополнительные социальные гарантии для работников, предоставляемые организацией, стоит указывать в трудовых договорах либо в дополнительных соглашениях к ним, чтобы подтвердить серьезность намерений работодателя. Другими словами, соответствующие положения, включенные в трудовой договор (дополнительное соглашение), будут своего рода страховкой для работника от того, что работодатель может передумать и отказаться от обещаний, даваемых работнику при приеме на работу. Но на порядок налогообложения соответствующих расходов это никак не повлияет.

Приказ и ведомости . При покупке клубных карт, путевок на лечение, абонементов в бассейн составляется соответствующий приказ руководителя, в котором указываются только те лица, которые получат эти бонусы.

Также необходима ведомость, в которой работники должны будут расписываться за получение указанных льгот. Это важно, так как тогда стоимость клубных карт, путевок, абонемента и прочего можно будет включить в доход работников, облагаемый НДФЛ (подробнее об этом поговорим чуть позже).

Образец 3

Фрагмент ведомости на выдачу клубных карт

Налоговый учет, НДФЛ и страховые взносы

Налог на прибыль . Покупка карт в фитнес-клуб, абонементов в бассейн или оплата путевок - все это приятно для работника и делается работодателем с целью повышения мотивации. Однако доказать налоговым органам экономическую обоснованность подобных расходов будет практически невозможно. В соответствии с п. 29 ст. 270 НК РФ не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль расходы на посещений культурно-зрелищных или физкультурных (спортивных) мероприятий, оплату путевок на лечение или отдых, экскурсий или путешествий, занятий в спортивных секциях, кружках или клубах, на оплату товаров для личного (индивидуального) потребления работников, а также другие аналогичные расходы, произведенные в их пользу. Это связано с тем, что одно из условий, обозначенное в п. 1 ст. 252 НК РФ, не выполняется.

Напомним, что для признания затрат работодателя расходами, уменьшающими налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы затраты были экономически обоснованны, а именно непосредственно связаны с деятельностью организации, направленной на получение ею дохода. Наличие или отсутствие пунктов, содержащих соответствующие положения в трудовых и (или) коллективных договорах, в данном случае не имеет значения.

Страховые взносы, взносы на травматизм, НДФЛ . На стоимость всех предоставленных работникам бонусов нужно начислять страховые взносы во внебюджетные фонды (ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ и п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ).

Кроме того, у сотрудников возникает доход в натуральной форме, который облагается НДФЛ (пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ).

Исключение составляет стоимость путевок на лечение и отдых в санаторно-курортные и оздоровительные организации на территории РФ (за исключением туристических). Суммы оплаты или компенсации стоимости таких путевок освобождены от обложения НДФЛ (п. 9 ст. 217 НК РФ).

Бухгалтерские проводки

Существует несколько вариантов оплаты работникам занятий спортом:

работодатель оплачивает спортивные занятия работников в спортзале;
приобретает абонементы со скидкой и затем продает их своим сотрудникам;
переводит деньги в профсоюзный орган, который выдает фитнес-карты работникам;
работник сам приобретает абонемент, организация возмещает ему понесенные затраты.

От выбранного компанией варианта оплаты спортивных карт будет зависеть бухгалтерский учет приобретаемых абонементов. Рассмотрим вариант, когда у сотрудника удерживается стоимость абонемента из зарплаты. В этом случае проводки будут такими:

Дебет 60 Кредит 51

Оплачены абонементы в фитнес-центр для работников, подписан договор со спортивным заведением, получены платежные документы;

Дебет 73 Кредит 60

Фитнес-клуб выдал абонементы, учтены фитнес-карты на основании документов, выданных фитнес-центром, абонементы;

Дебет 70 Кредит 73

Клубные карты выданы сотрудникам, их стоимость удержана из зарплаты (получено заявление сотрудника с его подписью, сотрудник расписался в ведомости о получении спортивной карты).

Сентябрь 2013 г.

Вопрос:
Работодателем принято решение оплачивать проезд работникам от места проживания до места работы и обратно, при этом речь не идет об использовании работниками личного транспорта.
Как документально с точки зрения трудового законодательства оформить отношения между работником и работодателем по оплате работникам стоимости проезда от дома к работе и обратно?

Ответ:
Трудовым кодексом РФ не установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость проезда работников от места проживания до места работы и обратно. Однако такая компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда, несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не нарушают трудовое законодательство (часть вторая ст. 9, часть четвертая ст. 8 ТК РФ). Если выплата такой компенсации закреплена в указанных документах, в силу части второй ст. 22 ТК РФ оплата проезда работников от места проживания до места работы и обратно является обязанностью работодателя.
В соответствии с частью четвертой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре стороны могут оговорить дополнительные условия, то есть условия, не перечисленные в части второй этой статьи в качестве обязательных для включения в трудовой договор, при условии, что они не ухудшают положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Руководствуясь этой нормой, работник и работодатель вправе включить в трудовой договор условие об обязанности работодателя компенсировать работнику расходы проезда от места проживания на работу и обратно. Стороны вправе определить вид транспорта, проезд на котором оплачивается работодателем, установить порядок определения размера компенсации расходов работников на проезд, а также определить ее максимальный размер, зафиксировать в трудовом договоре порядок выплаты компенсации расходов работников на проезд, а также другие условия.
В случае если условия об оплате проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками, стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в трудовые договоры. Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с каждым работником организации в отдельности (ст. 72 ТК РФ).

В договорном порядке стороны трудовых отношений вправе урегулировать вопрос оплаты проезда работников от места проживания до места работы и обратно путем включения соответствующих условий в коллективный договор, действующий в организации. В ст. 41 ТК РФ указывается, что в коллективный договор могут включаться, в том числе, обязательства работников и работодателя по вопросам выплаты компенсаций, а также по другим вопросам, определенным сторонами. Согласно ст. 44 ТК РФ дополнение коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.
Согласно статьям 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе регулировать трудовые отношения с работниками посредством издания локальных нормативных актов.
Согласно части третьей ст. 8 ТК РФ коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Порядок такого согласования установлен ст. 372 ТК РФ. Если в коллективном договоре соглашении, действующих в организации, предварительное согласование с представительным органом работников не предусмотрено, работодатель вправе самостоятельно разработать положения о компенсации расходов на проезд работников от места проживания до места работы и включить их в уже действующий в организации локальный нормативный акт, либо утвердить отдельный локальный нормативный акт, целиком посвященный вопросам компенсации работникам расходов на проезд. Локальный нормативный акт работодатель принимает или изменяет своим приказом (распоряжением).
С локальными нормативными актами работодатель обязан знакомить работников под роспись, в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ). Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит. По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками. Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст. 22 ТК РФ с локальным нормативным актом, устанавливающим обязанность последнего по оплате расходов работников на проезд. Ознакомление работников должно производиться в обязательном порядке и в случае, когда уже существующий локальный нормативный акт дополняется положениями о компенсации работникам расходов на проезд.
Вновь принимаемого сотрудника работодатель обязан ознакомить под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ). Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ (с изменениями, внесенными в локальный нормативный акт) не устанавливает.
Отметим также, что работодатель сможет подтвердить факт ознакомления только в том случае, если у него будет иметься письменный документ с росписью работника в ознакомлении.

Материал подготовлен юристами Правового консалтинга ГАРАНТ

Как задать свой вопрос по трудовому праву, можно прочитать

Работник, отправляясь в командировку, получает компенсационную выплату трат, связанных с поездкой.

В расходы на командировку, подлежащих возмещению, входят:

заработная плата за все трудовые дни, в т.ч. те, когда сотрудник был в пути;
оплата проезда туда обратно, кроме такси;
аренда жилья;
дополнительные расходы, связанные с поездкой при согласовании с руководителем.

К дополнительным расходам относят, участие в мероприятиях по работе, страхование, аренда авто, траты на оформление визы при заграничных командировках.

При подтверждении расходов документально, они учитываются при начислении налога на прибыль и при УСН.

Общие сведения

Для правильного обоснования командировочных трат, бухгалтер должен правильно , которая послужит подтверждением всех хозяйственных операций.

Учет подразделяется на 2 этапа:

Примерно рассчитывается сумма и сотруднику выдаются деньги под отчет.
Сотрудник должен отчитаться, а бухгалтер утвердить все траты.

Для выдачи авансового платежа, бухгалтер проводит расчет на основании 2-х документов:

либо распоряжение начальства о направлении сотрудника в рабочую поездку. Обязательно указываются ФИО, с какой целью совершается поездка, на какой срок.
Решение руководителя в письменном виде о поездке работника на служебном или .

На основании вышеуказанных документов бухгалтером осуществляется расчет денежного аванса.

Законодательная база

Регулируется вопрос, связанный с выплатами командировочных, следующими нормативно-правовыми актами:

Положение о особенностях направления сотрудников на (утв. ).
Положение о порядке начисления зарплаты (утв. ПП РФ N 922).
ФЗ-212 «О страховых взносах..».
ФЗ-125 «Об обязательном соцстраховании».
Письмо Минздравсоцразвития N 1341-19.
Письма Министерства финансов России: N 03-04-06|14428, N 03-04-06-01|263, N 03-04-06|1|.

Нарушение правил и порядков, прописанных в нормативно-правовых актах, ведет к ответственности.

Расходы на командировку

Расходы на командировки в 2017 году подлежат обязательной компенсации в том же порядке, что и в 2016 году.

Обычно сумма для и по РФ прописывается отдельно.

Нормы суточных

Для поездок за пределы страны суточные выплачиваются:

за день выезда из России – согласно нормативам для загранпоездок;
за день въезда в пределы страны – согласно нормативам для поездок по РФ.

Следует учитывать, что при поездке работника в командировку на 1 день суточные:

не оплачиваются, в случае, когда рабочая поездка осуществляется в России;
оплачиваются в размере 50% от нормативов для командировок за пределы страны.

Подтверждающие документы

Аванс выплачивается до того, как будут предоставлены подтверждающие документы. Но следует учитывать, что командировка должна быть подтверждена бумагой, которая предусмотрена для таких целей самой организацией.

Чаще всего работодатель требует в письменном виде. При этом на каждый расход нужен свой чек.

Рассмотрим по отдельности, как обосновать расходы:

В соответствии с ПП РФ N 771, время, которое сотрудник затратил на командировку, определяется на основании документов о проезде. Следует учитывать, что при утере билета, посадочного талона бухгалтер может отказать в компенсировании. Если сотрудник отправился в служебную поездку на собственном, служебном или арендованном авто, то доказательством послужат путевые листы, счета и пр.
Чтобы подтвердить расходы на аренду жилья, необходимо предоставить чек ККТ и счет с гостиницы. Если сотрудник снял в аренду квартиру, то необходим договор с риэлтерским агентством, квитанция или чек.
Прочие затраты подтверждаются путем предоставления документации на оплату услуг связи, список вызовов, багажная квитанция.

Порядок выплат

Учет затрат должен осуществляться в обязательном порядке. Авансовый платеж выдается перед командировкой, но при этом сотрудник обязан отчитаться за каждый потраченный рубль.

Если какой-либо подтверждающий расходы документ был утерян, то работник должен написать объяснительную.

При превышении затрат обязательно следует отобразить это в отчетности. Бухгалтерией будут возмещены все дополнительные расходы.

Налоговый учет

Расчет налога на прибыль подтверждающим траты документом служит авансовый отчет.

При этом НДС по тратам на командировку рассчитывается на основе 2-х условий:

если расходы оплачиваются самой компанией;
на все расходы имеется счет-фактура.

НДФЛ и страховые взносы всегда на возмещение стоимости:

питания, даже когда прописывается в счете на оплату гостиницы отдельно;
проезд, в случае когда сотрудник совместил командировку с отпуском (выявляется по датам в билете и в приказе на поездку).

Если применяется УСН, то расходы подтверждаются с помощью следующих документов и учитываются: