Отменяющая форма отчёта СЗВ-М: основные нюансы. Инструкция по заполнению сзв-м
Каждый месяц сдают информацию о своих рабочих по форме СЗВ-М в региональные фонды ПФР.
В некоторых ситуациях необходимо внести определённые корректировки в эту форму. Описание подобных примеров и порядок оформления отменяющей СЗВ-М приведены ниже в статье.
Что такое отменяющая форма СЗВ-М
Понятие и назначение
Отменяющая форма СЗВ-М - это документ, в котором работодатель подтверждает отмену информации, поданной в ПФР в прошлом, о застрахованных лицах- о своих сотрудниках. Такая форма похожа на ту, которую . Только при её заполнении в разделе «Тип формы» (3) ставят пометку – «отмн».
В итоге отменяющая форма СЗВ-М является той же СЗВ-М, но с отметкой «отмн».
- Отменяющую СЗВ-М оформляют при обнаружении неточностей или ошибок в информации о принятом новом работнике, а также когда нет никакой информации вообще. Однако это надо делать далеко не всегда.
- В частности, в том случае, когда фирма уже составила и отправила отчёт в ПФР, а новый работник был принят на работу в конце месяца. В подобной ситуации работодатель не указывает информацию о сотруднике в отчёте, поэтому отменять исходную СЗВ-М не нужно.
- Также не надо по новой оформлять отчёт СЗВ-М. В подобной ситуации можно сдать в ПФР .
- Если в отчёте фирмы указан неверный ИНН, то в ПФР надо сдать 2 формы: отменяющую и дополняющую СЗВ-М.
- В отменяющей форме документа работодатель указывает ошибочно вписанный ИНН, а в дополняющей – корректные сведения о компании. Сдавать такие бланки отчётов надо в одно и то же время.
- Дополняющую форму также применяют, когда в представленном отчёте был указан некорректный СНИЛС рабочего.
На каких сотрудников подается
Отменяющую форму СЗВ-М составляют на таких сотрудников:
- работников, , но бухгалтерия все равно составила по ним отчёт;
- сотрудников, которые сменили фамилию , и в итоге их включили в отчётность дважды.
В подобной ситуации работодатель сдаёт в ПФР отменяющую форму СЗВ-М с пометкой «отмн». включает в неё только лишнего рабочего, всех в этом документе указывать не нужно. Иначе уточнённая форма аннулирует и верные сведения.
Такое может произойти в том случае, если сотрудник бухгалтерии отправил отчёт и Пенсионный фонд прислал положительный протокол. Затем выяснилось, что в форме есть рабочий Скороходов А.С., но его уволили ещё в прошлом месяце – в июне. В подобной ситуации бухгалтер отправляет в фонд отменяющий отчёт СЗВ-М (см. пример ниже).
Как ее заполнить
Инструкция
Вместо стандартных разделов 1–4 формы СЗВ-М, работодатель заполняет пункты, которые расположены в главном меню отменяющей формы: «Титульный лист» и «Сотрудники».
Титульный лист
- В пункте «Отчётный период» пишут месяц, за который в ПФР предоставляют информацию о рабочем, и календарный год.
- В пункте «Тип формы» пишут тип формы составляемого отчёта. Отчёт СЗВ-М может быть 3 видов - исходный, дополняющий или отменяющий.
- В том случае, если работодатель вносит дополнительные сведения в ранее поданную в ПФР отчётность, то он пишет такой тип документа СЗВ-М - «дополняющая». При этом в эту форму отчёта работодатель включает только тех рабочих, которых не было в исходном отчёте.
- При отмене ранее указанных в отчёте СЗВ-М сведений, заполняет «отменяющую» форму документа. В этом документе страхователь указывает те физлица, которых он случайно включил в исходную форму.
В разделе «Направление сдачи» указывают региональный орган ПФР, в который сдают отчёт.
В поле «Название фирмы» пишут реквизиты работодателя:
- ИНН и ;
- регистрационный номер в ПФР.
Сотрудники
В этом разделе указывают информацию о работниках - застрахованных физлицах. Застрахованными лицами являются физлица, с которыми работодатель (страхователь) заключил трудовой или гражданский правовой договор подряда, авторский или по лицензии.
При заполнении раздела о рабочих, директор компании нажимает на кнопку «Добавить сотрудника» и в новом окне по каждому работнику вводит такие сведения:
- СНИЛС;
Внимание! Раздел отменяющей СЗВ-М о сотрудниках заполняют даже в том случае, если работодатель не начислил в отчётном месяце ЗП рабочему. Главное, чтобы сам договор действовал хотя бы 1 день в отчётном месяце.
Пример заполнения отменяющей СЗВ-М на 1 человека представлен ниже.
Отменяющая СЗВ-М на 1 человека (образец заполнения)
Как сдать отменяющий документ
Отменяющую форму сдают в том случае, если в ПФР были представлена информация о сотруднике, которого указывать в отчёте не надо было. При этом в отменяющем отчёте не указывают всех тех рабочих, по которым изначально были переданы достоверные сведения.
- В противном случае ПФР удаляет из базы данных информацию обо всех рабочих компании. В итоге у Пенсионного фонда не остаётся никаких сведений по сотрудникам компании страхователя за отчётный месяц.
- Также работодатель в отменяющем отчёте СЗВ-М должен не забывать ставить на пометку «отмн».
- Относительно рабочего, с которым компания заключила гражданский правовой договор, то его также указывают в отменяющей форме СЗВ-М. Ведь, если новый сотрудник не выполнит работы по договору, и деньги ему не выплатят, то и в отчёте его не должно быть. В итоге работодатель указывает вышеназванного рабочего в том месяце, когда он окажет свои услуги и ему будут выплачены деньги за работу.
Сроки
Отменят ли такой отчет
В 2016 г. ПФР уменьшил список тех, кто должен обязательно отправлять отчёт СЗВ-М в ПФР. В итоге руководители компаний обязаны сдавать СЗВ-М:
- на всех рабочих, которые работают по трудовому договору, независимо от наличия начисления ЗП в отчётном месяце;
- на исполнителей по гражданским правовым договорам. Такое правило действует только в том случае, если в отчётном месяце им было выплачены деньги, а и на эту сумму были начислены страховые взносы.
- Если в компании нет рабочих, которые работают по трудовому контракту или договору ГПХ, то форму СЗВ-М не сдают.
- Не надо каждый месяц сдавать отчёт СЗВ-М и в отношении руководителя - единственного учредителя, с которым не заключали трудовой контракт, но только при условии, что компания не занимается никакой деятельностью.
Много полезной информации о сдаче такого отчета, в том числе в виде отменяющей формы, предоставлено в видео ниже:
Можно ли СЗВ-М отправить по почте ? Ответ на этот вопрос содержат нормы того законодательного акта, которому подчинены правила работы с данным отчетом. Что же это за правила и можно ли СЗВ-М сдать по почте в соответствии с ними, читайте об этом в нашем материале.
Что такое СЗВ-М?
Форма СЗВ-М является представляет собой ежемесячную отчетность, представляемую в ПФР работодателями, — это предусмотрено п. 2.2 ст. 11 закона «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Данный отчет содержит следующую информацию о сотрудниках, работавших у работодателя в отчетном месяце:
- Ф. И. О.;
- СНИЛС;
Об особенностях указания реквизита ИНН в отчете СЗВ-М см. публикацию .
Какие существуют способы сдачи СЗВ-М?
Заполнив необходимые сведения о каждом сотруднике, организации и ИП направляют отчет в ПФР. При этом допустимые варианты отправки поставлены в зависимость от числа лиц, на которых подаются данные за отчетный период (п. 2 ст. 8 закона № 27-ФЗ):
- 25 человек и более — форма представляется исключительно в электронном виде (по телекоммуникационным каналам связи).
- Менее 25 человек — возможна подача на бумажном носителе. Самый распространенный вариант сдачи отчета на бумаге — это лично явиться в ПФР для его представления.
А можно ли сдать бумажную СЗВ-М по почте? На этом подробнее остановимся далее.
Можно ли отправить по почте СЗВ-М?
Действующее законодательство не запрещает СЗВ-М сдать почтой в связи с тем, что сдача отчета на бумаге, как уже отмечалось, допустима. Но для этого должно соблюдаться условие о непревышении числа лиц, попавших в отчетность (не более 24 человек).
Перед отправкой отчета почтой необходимо составить опись вложения в письмо, на которой будет стоять отметка почтового отделения с датой его отправки, что в случае необходимости сможет подтвердить своевременность сдачи СЗВ-М.
О порядке составлении описи при отправке формы почтой см. статью .
Если же работодатель решит представить СЗВ-М в ПФР почтой, но при этом отчитается за 25 человек и более, то его оштрафуют на 1 000 руб. в связи с нарушением способа отправки отчета (ст. 17 закона № 27-ФЗ).
Убедившись в том, что СЗВ-М можно отправить по почте, перейдем к вопросу о том, в какие сроки это необходимо сделать.
Когда нужно сдать СЗВ-М?
Сроки сдачи СЗВ-М едины для представления отчета как на бумажном носителе, так и в электронном виде: до 15-го числа каждого месяца, следующего за окончанием отчетного месяца. В 2016 году эта дата соответствовала 10-му числу.
Возможен перенос сроков сдачи отчета при их выпадении на выходные или праздничные дни (письмо ПФР от 07.04.2016 № 09-19/4844).
При нарушении срока представления формы к работодателям будет применен штраф 500 руб. за каждого сотрудника, сведения о котором оказались поданными с опозданием (ст. 17 закона № 27-ФЗ). Кроме того, должностные лица подвергнутся административной ответственности в виде штрафа от 300 до 500 руб. (ст. 15.33.2 КоАП РФ).
О том, имеются ли свои санкции для ситуации несдачи отчета, читайте в статье .
Итоги
Форма СЗВ-М имеет довольно простой вид, в связи с чем работа с ней на практике вызывает не очень много вопросов. Ответ на один из них — «Можно ли сдать СЗВ-М по почте?» — является положительным, но воспользоваться таким способом смогут только те работодатели, число попавших в отчет лиц у которых не превышает 24 человек.
Форма СЗВ-М нужна Пенсионному фонду для отслеживания работающих пенсионеров, чтобы не индексировать им пенсию. Тем не менее, в этот отчет включаются все работники независимо от возраста.
Отчет сдается в ПФР ежемесячно до 15 числа.
Если сведения подаются на 25 человек и более, отчет у вас примут только в электронном виде. Нарушение этого правила обойдется работодателю в 1 000 рублей штрафа.
Сдача СЗВ-М на бумажном носителе разрешена только тем работодателям, у которых трудится меньше 25 человек. Это их право, но не обязанность. Работодатели с 24 и менее сотрудников при желании тоже могут отправлять сведения в электронном виде - ПФР это только приветствует.
Как отправить СЗВ-М в ПФР в бумажном виде
Тремя стандартными способами:
1. Отнести лично.
2. Передать через представителя. В этом случае на представителя нужно оформить доверенность.
3. Отправить СЗВ-М по почте заказным письмом с описью вложения. Дата отправки на отметке, которую поставит сотрудник почты, будет считаться датой предоставления СЗВ-М в Пенсионный фонд. Отправку почтой можно поручить любому сотруднику, доверенность для этого не нужна.
Подача СЗВ-М в электронном виде
Для того, что отправлять в Пенсионный фонд отчетность в электронном виде, у вас должно быть подписанное соглашение об электронном документообороте.
Для этого нужно оформить заявление на подключение электронной отчетности и соглашение в двух экземплярах. Бланки этих документов вы можете скачать в нашем сервисе.
Заполненные документы необходимо отнести в отделение Пенсионного фонда, в котором зарегистрирован работодатель.
После того, как документы с Фондом будут оформлены, вам останется загрузить в наш сервис скан соглашения с подписью и печатью ПФ, ввести номер и дату соглашения, и оформить электронную подпись - ее для пользователей сервиса мы выпускаем бесплатно. Никакое дополнительное программное обеспечение для отправки документов в ПФР вам не потребуется.
Стоит один раз пройти эту процедуру, чтобы потом каждый месяц отправлять отчеты нажатием одной кнопки. Кроме экономии времени, это дает и другие преимущества:
1. Вы сможете отслеживать статус отправленной отчётности в личном кабинете.
2. Если ПФР обнаружит ошибки и полностью или частично не примет отчет, вы узнаете об этом сразу и сможете устранить несоответствия еще до того, как истечет срок подачи отчета.
3. Вы получите возможность обмениваться неформализованными сообщениями с Фондом, то есть отправлять запросы и получать ответы.
Что еще нужно знать о СЗВ-М
1. В отчетность включаются все сотрудники, с которыми у работодателя имеются действующие трудовые договоры или гражданско-правовые договоры на оказание услуг. При этом не имеет значения, выплачивался ли доход по этим договорам в отчетном месяце.
2. Если сотрудник уволился или был принят в отчетном месяце, он включается в сведения, даже если проработал всего один день.
3. Если договор на оказание услуг заключен с индивидуальным предпринимателем, его включать в форму не нужно, т.к. ИП сами за себя платят страховые взносы.
4. На незастрахованных лиц подавать форму СЗВ-М не нужно. Это, например, иностранные граждане - временно пребывающие высококвалифицированные специалисты.
5. За неверные сведения работодатель платит штраф в размере 500 рублей за каждого работника. Чтобы избежать штрафа, самостоятельно обнаруженную ошибку нужно успеть исправить до истечения срока сдачи отчетности.
Если ошибку обнаружили в ПФР после истечения срока, на исправление без штрафа дается 5 дней после получения уведомления от Фонда.
Подружитесь с интернет-бухгалтерией
Любой опытный бухгалтер, в первую очередь, спросит: а вообще кто сдает СЗВ-М в 2017 году? Ведь страховые взносы перешли в управление налоговой службы России. Может это как-то отразилось и на перечне тех, кто обязан подавать информацию о застрахованных лицах. Наш обзор внесёт ясность.
Кто должен сдавать СЗВ-М
Положения Закона о персонифицированном учете ПФР № 27-ФЗ касаемо тех, кого он признает страхователями, в 2017 году не подверглись изменениям. А это значит, что состав тех, кто сдает СЗВ-М в 2017 году остался прежним.
Таким образом, все, кто использует наемный труд, продолжат сдавать СЗВ-М. Кто сдает в 2016 году, сдает и в 2017-м. Среди них:
- организации и их обособленные структуры;
- частные бизнесмены (ИП);
- адвокаты, частные детективы, нотариусы, арбитражные управляющие, медиаторы и др.
Обратите внимание: в последнем случае, кто сдает форму СЗВ-М , делает это не в отношении себя, а на свой наемный персонал.
В 2017 году ПФР ждет отчеты от страхователей с сотрудниками, которые выполняли какую-либо работу на основании трудовых соглашений. При этом не важно:
- вела ли фирма (ИП) фактически деятельность;
- были ли выплаты физлицам.
Кроме того, подать форму СЗВ-М нужно, даже если вы просто только заключали трудовые договоры.
Когда люди выполняют работы или оказывают услуги для страхователя по договору гражданско-правового толка, то сведения о них все равно показывают в СЗВ-М при одновременном соблюдении следующих условий (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581):
- исполнителям выплачено вознаграждение;
- на сумму вознаграждения начислены взносы.
Тем, кто сдает СЗВ-М , нужно понимать, что это также могут быть договоры:
- на заказ у автора;
- отчуждения исключительного права на произведения;
- издательской лицензии;
- о предоставлении права использовать произведения науки, литературы, искусства;
- передачи управления правами.
Нулевой отчет
В отношении того, кто сдает нулевую СЗВ-М в 2017 году, правила тоже не поменялись. Суть в том, что нулевой отчет СЗВ-М – это понятие относительное. Как такового, его не может. Ведь если в отчет не включить ни одного человека, то сдача такой пустой СЗВ-М не имеет смысла. Пустые бланки ПФР не нужны, так как не несут в себе необходимой информации.
Пожалуй, единственная особенность касается включения в СЗВ-М директора – учредителя. По мнению ПФР (письмо от 06.05.2016 № 08-22/6356) и Минтруда (письмо от 07.07.2016 № 21-3/10/В-4587) в отчет его можно не вносить при соблюдении двух условий:
- с ним не заключен трудовой договор;
- он не получает никаких выплат от организации.
Закон не запрещает сдавать отчет СЗВ-М с одним лишь директором. Даже если с ним нет договора. И фонд обязан его принять. И так поступать безопаснее, чем те страхователи, кто сдает нулевую СЗВ-М. В 2017 году важно учитывать уже наработанный опыт общения с сотрудниками ПФР.
предприятия?
Сразу успокоим, что законодательство вообще не регулирует вопрос, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия организации. И вряд ли будет. Всё-таки это прерогатива бизнеса, самих компаний.
Многое зависит от штатной структуры предприятия и как организован документооборот. Зачастую, на предприятиях малого бизнеса есть только бухгалтер, поэтому он и везет на себе всю отчетность.
Но когда есть выбор, кто сдает СЗВ-М: кадры или бухгалтерия , то, на наш взгляд, более эффективно это будет получаться у кадровой службы. Дело в том, что именно у нее более оперативно появляются данные о СНИЛС сотрудников.
СЗВ-М на бумажном носителе могут сдавать только те страхователи, которые представляют индивидуальные сведения менее, чем на 25 работников и лиц, с которыми заключены ГПД, в общей сложности. То есть посредством бумажной СЗВ-М можно сдать персонифицированные данные максимум на 24 человека. А можно воспользоваться электронной формой: страхователи с небольшим количеством работников вправе сами решать, как они будут сдавать СЗВ-М - на бумаге или по телекоммуникационным каналам связи.
Если же плательщик взносов должен подать сведения в ПФР на 25 человек или более, то единственный возможный для него вариант - это электронная форма СЗВ-М (ч. 2 ст. 8 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). На бумаге отчет сдавать нельзя.
Вместе с тем ответственность за сдачу СЗВ-М в бумажном варианте вместо электронного Законом 27-ФЗ не установлена. Следовательно, за такое несоблюдение порядка представления СЗВ-М оштрафовать не должны. Однако если вы принесете в отделение ПФР распечатанную на принтере СЗВ-М, допустим, на 30 человек, ее у вас могут просто не принять.
Как сдать СЗВ-М на бумажном носителе
СЗВ-М - 2017 на бумажном носителе может представить в отделение ПФР лично руководитель организации или ИП. Кроме того, никто не запрещает страхователям пользоваться услугами почты.
Для тех, кто планирует заполнять СЗВ-М вручную и сдавать ее в ПФР на бумаге, — несколько слов о содержании формы. Сведения, которые отражаются в СЗВ-М, - это ФИО, СНИЛС и ИНН в отношении каждого застрахованного лица (п. 2.2 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Однако если работодателю неизвестен ИНН кого-то из физлиц, поскольку ИНН у человека может просто не быть (