Юридическая сила документа обеспечивается определенными реквизитами, перечень которых установлен для каждого отдельного вида документов, и заключением. Состав реквизитов, а также, последовательность, зоны и схемы их размещения на документе установлены государственным стандартом. Основные функции документов Все официальные документы могут исполнять сразу несколько функций, удовлетворяя определенные потребности граждан. Вместе с тем, функции документов подразделяются на:

1. Общие – информационная (создаются с целью сохранить информацию), социальные (создаются с целью удовлетворения социальных потребностей), коммуникативная (используются как средства связи между отдельными структурами, относящимися к одному объекту, в т.ч. фирме, предприятию, общественному учреждению и т.д.

Документ

Внимание

Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как «доказательство, образец, свидетельство».

Рассмотрим далее, какие бывают типы документов. Терминология В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания.
Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения.
Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты.

Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.

На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела.

Инфо

При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью.

Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. Лучшие изречения: Как то на паре, один преподаватель сказал, когда лекция заканчивалась — это был конец пары: «Что-то тут концом пахнет».

Типы документов. документ: понятие и виды

В информационных системах для обеспечения потребностей информационного поиска, с одной стороны, описывается документ как материальный объект — совокупностью значений его свойств (атрибутов, реквизитов), т.е. метаданными; с другой стороны, описывается содержание информации, закрепленной на этом объекте – как правило, с помощью индексов. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Важно

При документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать общегосударственные правила составления и оформления документа. Ответственность и полномочия в области делопроизводства должны быть четко определены и объявлены.

Совокупность документов, посвящённых какому-либо вопросу, явлению, процессу, лицу, учреждению и т. п., называется документа́цией.

Виды документов. классификация документов

Основными принципами современного делопроизводства являются:

• оперативность в составлении и прохождении документов;
• высокое качество документов;
• оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
• применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

• оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
• оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
• создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
• применение специализированного программного обеспечения.

Процесс управления состоит из сравнительно небольшого числа сложных логических или творческих операций – оценки ситуации, прогнозирования, планирования и принятия решений.

Документ и его виды. классификация документов

• По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);
• По типу содержания - текстовые, иконические (графические), идеографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;
• По способу представления - электронный, на бумажных носителях;
• По месту издания - внутренние, внешние;
• По направлению отправки - входящие, исходящие;
• По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;
• По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые;
• По уровню секретности - несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т.

Документ: основное понятие, виды и сроки хранения документов

Наконец, документ выполняет воспитательнуюфункцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая, которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Какие бывают виды документов?

Приказом руководителя назначаются ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Работники должны быть ознакомлены с установленным порядком работы с документами в организации, изложенными в инструкции по делопроизводству. Работники несут персональную ответственность за выполнение требований инструкции по делопроизводству, сохранность находящихся у них служебных документов. Управление делопроизводством, бумажным и электронным документооборотом осуществляет Государственный комитет по архивам и делопроизводству. Организация и осуществление государственного надзора за выполнением требований законодательства по архивному делу в части организации хранения и обеспечения сохранности документов, ведению делопроизводства в организациях предприятиях всех форм собственности осуществляет Государственная инспекция архивов и делопроизводства.

Понятие документа

Докуме́нт (от лат. documentum - образец, свидетельство, доказательство) - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде. В узком смысле докуме́нт - облечённый в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определённого значения.

В широком смысле и книга, и скульптура - документы. Документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения - Федеральный закон № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» Содержание

• 1 История и виды
• 2 Классификация документов
• 3 Функции документов
• 4 Поддельные (фальшивые) документы
• 5 См.

Что такое документ и как он оформляется

Возникновение, изменение, прекращение прав и/или обязанностей: приказы руководителей, решения ответственных лиц, приговоры судов и т. п. 4. Правовая нормативная документация так или иначе содержит в себе правовые нормы. Они устанавливают, видоизменяют или вовсе прекращают действие юридических правил. Создаются только компетентными органами, обязательны к исполнению. Нормативные документы Основные виды нормативных документов в РФ:

• ГОСТ Р — национальный государственный стандарт;
• ОСТ — стандарт определенной отрасли;
• СТП — стандарт данного предприятия;
• СТО — стандарты научно-технических объединений и обществ;
• ПР — определенные правила;
• Р — рекомендации;
• ТУ — технические условия производства.

1. Общие понятия о документе.
2. Классификация документов.
3. Основные виды документов.
4. Электронные документы.

1. Общие понятия о документе Документ – это материальный носитель с зафиксиронной на ней информацией. В качестве носителя может быть бумага, фото- и кинопленка, электромагнитные носители и др. Деятельность организаций характеризует совокупность документов, составляющих систему документации, в том числе систему организационно-распорядительной документации (далее ОРД). Документы служат основанием для принятия решений, справочно-информационной работы, учета, средством общения между организациями, организациями и гражданами, способом доказательства, т.к. имеют юридическую силу. 2.

Документы существуют достаточно давно. Они появились вместе с письменностью. Ключевыми являются фиксация и последующая передача информации, запись сведений и их сохранение. При реализации этих задач используются различные, в том числе и официальные документы. Области общественной жизни, в которых они используются, самые разнообразные.

Классификация

Как выше было указано, в разнообразных сферах жизни используются разные, в том числе официальные документы. Какие еще существуют носители информации? Бумаги могут быть личными. Такие документы создаются вне служебной деятельности либо исполнения общественных обязанностей. Они включают в себя переписку, дневники, воспоминания.

Официальный документ

РФ - страна с особым государственным устройством. На ее территории действует законодательство, функционируют ветви власти, госорганы. В качестве основы деятельности последних выступают . Эти акты устанавливают порядок функционирования институтов, пределы их компетенции, обязанности, права, ответственность должностных лиц. Их создание - кропотливая и трудоемкая работа. Официальными документами являются законы, стандарты, правила, приказы, распоряжения и проч. Большинство из них имеет управленческую направленность.

Типы бумаг

В зависимости от способа фиксирования сведений выделяют:

1. Текстовый документ. Это такой акт, в котором присутствует информация речевого характера. Она фиксируется любой звукозаписывающей системой или любым
2. Электронный официальный документ. Это акт, созданный и читаемый с использованием компьютера.
3. Машинописный официальный документ. Это акт, создание которого осуществляется с использованием технических средств.
4. Рукописный официальный документ. Это бумага, в которой знаки наносятся от руки.

Управленческие бумаги

В зависимости от отношения к административному аппарату предприятия или органа власти различают документы:

1. Входящие.
2. Внутренние.
3. Исходящие.

Акты различаются также по уровню ограничения доступа. По данному признаку выделяют документы:

1. Секретные. Они помечаются специальным грифом. Для работы с такими документами необходимо специальное разрешение.
2. Простые.
3. Служебного использования. Эти акты также помечаются соответствующим грифом. Они используются сотрудниками органа власти или предприятия.

Степень подлинности

По данному признаку документы разделяют на:

1. Подлинники.
2. Дубликаты.
3. Копии.

Оригинал акта - первый либо единственный экземпляр, имеющий юридическую силу. Подлинник удостоверяется собственноручной подписью должностного лица, грифом утверждения, оттиском печати и имеет регистрационный индекс. В оригинале в обязательном порядке присутствуют сведения, которыми подтверждается его достоверность. Например, это может быть информация о месте, времени создания. Дубликат - повторный экземпляр оригинала. Этот документ также обладает юридической силой. Он оформляется в случае утери подлинника. Копия представляет собой акт, в котором полностью воспроизводится информация оригинала, внешние его признаки. При этом она не обладает юридической силой. Копия может иметь специальные реквизиты, удостоверяющие ее соответствие подлиннику. В этом случае она приобретает юридическую силу.

Хранение и способ передачи

Для каждого официального документа устанавливается свой срок нахождения в архиве. Акты могут быть постоянного, временного (до 10 лет) или долговременного (более 10 лет) хранения. Срок определяется Федеральным архивом и закрепляется в перечне документов. В зависимости от метода передачи различают:

1. Письма.
2. Телефонограммы.
3. Телеграммы.
4. Факсограммы.
5. Телексы.
6. Электронные сообщения.

Каждый официальный документ используется в определенных целях. Управленческие акты в зависимости от содержания могут быть:

1. Организационно-распорядительными. К ним относят, в частности, уставы, положения, приказы, решения, инструкции, регламент, штатное расписание и так далее.
2. Справочно-информационными. В эту категорию включены телеграммы, письма, пояснительные, служебные, акты, справки и проч.
3. Бумаги по личному составу. К ним относят личные дела, приказы, трудовые книжки, заявления, договоры, резюме, анкеты, характеристики и так далее.

Структура

Выделяют два компонента, составляющие официальный документ. Это информационный и правовой элемент. В начале 70-х гг. в архивоведении было введено новое понятие. Им стал термин "документная информация". Под ней следует понимать общественные сведения либо переработанные на уровне человеческого мышления формы и виды различных данных и зафиксированные на материальном носителе для обработки и хранения. Анализируя существующие определения документа, выделяется несколько подходов к его толкованию. Он является:

1. Материальным объектом.
2. Носителем информации.
3. Документированными сведениями.

Назначение

Используемые на практике определения документа подчеркивают его информационную суть. Акт, отобразив сведения, обеспечивает таким образом их сохранение и накопление. Вместе с этим документ предполагает возможность дальнейшей передачи информации другим лицам, многократное ее использование. Выступая в качестве носителя данных, он является неотъемлемым элементом внутренней организации любой фирмы, организации, предприятия. Информация используется при принятии административных решений, применяется как доказательство их исполнения и источник обобщения сведений. Кроме этого, документ выступает в качестве материала для справочно-поисковой деятельности. В рамках управления он является предметом труда и его результатом, поскольку решение записывается и закрепляется в акте.

Реквизиты

Они представляют собой обязательные элементы, присутствующие на каждом документе. К ним, в частности, относят:

1. Наименование.
2. Текст.
3. Дату.
4. Резолюцию.
5. Гриф утверждения/согласования.
6. Адресат и проч.

В разных актах присутствует различное количество реквизитов. Их число определяется целью создания документа, требованиями, которые предъявляются к содержанию, назначением и прочими факторами. Во многих документах количество реквизитов строго ограничено. Если в акте отсутствует или неправильно указан какой-либо из обязательных элементов, то он может быть признан недействительным.

материальный объект с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения или использования.

Отличное определение

Неполное определение ↓

ДОКУМЕНТ

деловая бумага, удостоверяющая какое-либо обстоятельство, подтверждающая право на что-нибудь, один из источников доказательств. Д. создается для хранения и передачи информации, которая имеет определенное смысловое содержание и может быть выражена печатными или рукописными буквами, цифрами, символами, кодами. В зависимости от способа фиксации различаются письменные Д., графические изображения (чертежи, рисунки, схемы), фото-, кино-, видеоматериалы; носители закодированной информации (магнитные ленты и диски, перфоленты, перфокарты и др.). Элементами Д. являются реквизиты: наименование, обозначение места и времени составления, организации или лица, от которого исходит Д., лица, которому адресован Д.; содержание (текст), оттиски печати, штампов, нумераторов, отметки о регистрации, фотоснимок владельца, подписи. Классификация Д. возможна по различным основаниям. В зависимости от назначения различаются Д., удостоверяющие определенные факты (справки, свидетельства, акты ревизии и пр.) или статус лица (паспорт, удостоверение личности, лицензия, устав организации и пр.). По происхождению различаются официальные (служебные) Д. - исходящие от организаций, должностных лиц, и частные - исходящие от физических лиц. С точки зрения достоверности различаются Д. соответствующие и не соответствующие действительности, а среди последних - содержащие ошибочные данные и подложные (интеллектуальный подлог - изложение в Д. заведомо ложных сведений и технический подлог - искажение содержания Д. путем подчисток, травления, дописки ложных сведений, наложение или изображение оттисков фальшивых штампов, печатей). ИЛ. Банило Уголовно-процессуальное законодательство рассматривает Д. как особый вид доказательств. Д., которые служили орудиями преступления или сохранили на себе следы преступления или были объектами преступных действий, относятся к вещественным доказательствам. Д. могут быть получены от компетентных должностных л и ц или учреждений по требованию следователя или суда, либо изъяты посредством выемки, обыска, либо предоставлены участниками процесса или любым другим лицом по своей инициативе. Для приобщения к делу Д. включаются в опись бумаг, содержащихся в деле, и соответственно нумеруются. Д. служат объектами документоведческой экспертизы (см. Документоведение). А.Ж. Ларин

Отличное определение

Неполное определение ↓

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".

Согласно Федеральному закону от 29.12.94 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов», документ - материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

Согласно Постановлению Госстандарта России от 27.02.98 № 28 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими его идентифицировать.

Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "способ доказательства".

Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени. Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.

Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ – это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков – исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

МЕСТО и РОЛЬ документа в системе управления:

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации.

Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная , с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности; историческая , которая является источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические события, подтверждает и дополняют факты, помогает восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Система рыночных отношений обусловливает высокую значимость информации, необходимой для принятия управленческих решений. Важнейшим (носителем) источником информации является документ. В нём отражены факты, события, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Документ может быть изготовлен различными способами: посредством письма, рисунка, графики, фотографии, звукозаписи. Зафиксировав информацию, он тем самым обеспечивает её сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу. Документ, регистрируя явление, выполняет функцию учёта, используется как доказательство чего-либо.

В документах находят отражение результаты работы различных предприятий, их органов управления, связанных тесным образом с изучением информации, проработкой и подготовкой необходимых решений, оформлением и выпуском соответствующих служебных документов.

В связи с тем, что мы в повседневной жизни постоянно сталкиваемся с документами на работе и дома, то дальнейший разговор мы хотим посвятить именно им. Давайте выясним, что такое документ и какие их виды существуют.

Что такое документ?

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе, имеющем реквизиты, которые позволяют ее идентифицировать. Существуют и другие определения данного понятия. Так, можно сказать, что документ – это информация, сохраняемая физическими лицами и организациями в качестве подтверждения деятельности или обязательств.

Сущность документа

В основном, все имеющиеся определения документа подчеркивают его информационный характер (сущность).

В Законе об «Информации, информационных технологиях» говорится, что информация – это предоставленные сведения вне зависимости от форм и методов их подачи. И значит, отобразив в документе, мы можем сохранять и передавать имеющиеся сведения другим лицам, а также пользоваться ими неоднократно.

Носитель задокументированной информации – это объект, который используется для ее хранения и закрепления в звуковой, речевой и наглядной форме.

Из сказанного можно сделать вывод, что документ – это еще и непременный элемент внутренней работы любой организации, учреждения, фирмы, который обеспечивает взаимодействие отдельных подразделений. Ведь именно информация является причиной принятия всех управленческих решений, а также доказательством их выполнения и материалом для дальнейшей деятельности.

В управленческой сфере документ – это предмет труда, так как любое принятое решение записывается в письменной форме.

Внешние признаки документов – это характерные черты, которые отражают его размер и форму, способы записи и элементы оформления. Автором его может быть как физическое лицо, так и юридическое. Любой рабочий документ при правильном оформлении имеет юридическую силу.

Реквизиты документов

Оформление документов связано с соблюдением всех обязательных элементов, которые называют реквизитами. К ним можно отнести:

• название;
• адресата;
• автора;
• дату;
• текст;
• подпись;
• резолюцию;
• утверждение и согласование.

Надо отметить, что различные документы имеют и совершенно разные реквизиты. Их количество зависит от его целей и назначения. Многие, например, имеют ограниченное число реквизитов. Кстати, если хотя бы один из них указан неверно, то документ считается недействительным.

Учет документов

Какие документы нужны в работе? В сфере управления организацией используют самые разные формы. Все зависит от того, куда и с какой целью нужно подать документы.

Все они существуют не сами по себе, а подлежат строгой систематизации. Иными словами, любое предприятие ведет учет документации. Это необходимо, прежде всего, для того, чтобы любые сведения всегда можно было с легкостью и в нужный момент отыскать.

Личные и официальные документы

Документы имеют свою классификацию по разным основаниям. Так, по происхождению они бывают личные и официальные.

• Личные создаются вне рабочей сферы. Это может быть переписка, дневник, заметки.
• А вот официальные - это документы организации, оформленные определенным образом и в установленной форме.

Но и в группе официальных документов выделяют личные, например: паспорт, диплом, аттестат, вид на жительство, трудовая книжка.

Понятно, что в делопроизводстве принимают участие в основном официальные бумаги, большая часть из которых – это управленческие документы. С их помощью реализуются функции управления организацией: планирование, финансирование, контроль, снабжение и учет.

Классификация по способу документирования

По способу документирования информация может носить разный характер:

• письменный;
• текстовый;
• рукописный;
• машинописный;
• электронный;
• изобразительный.

Это может быть видео-, аудио-, фотодокумент, а также беловой и черновой. Как видите, тут их огромное разнообразие.

Какие документы нужны в управленческом учете? Абсолютно все. Многие из них присутствуют в любой организации. Невозможно обойтись использованием только одного вида. Все они нужны в зависимости от ситуации.

Входящие, исходящие и внутренние документы

Входящие, исходящие документы и внутренние - о такой классификации все мы слышали. Так вот, совокупность таких бумаг и образует документооборот всей организации. Входящие и исходящие бумаги подлежат строгому учету. Они регистрируются в соответствующих журналах входящей и исходящей корреспонденции.

По количеству же затронутых вопросов документы делятся на простые и сложные. В первых затрагивается только один вопрос, а в других – несколько.

Виды по ограничению доступа к бумагам

По доступности бумаги определяются как секретные, несекретные и для общего служебного использования. Секретные помечают специальным грифом. Для их использования требуется специальное разрешение. А для работы с остальными документами не требуется никаких допусков. Они предназначены для работников организации.

Способ изложения текста документа

По способу изложения документы делят так:

• типовые;
• трафаретные;
• индивидуальные.

В индивидуальных бумагах изложение идет в своем собственном стиле, как бы от себя. Оформление документов трафаретного типа происходит по определенной схеме с использованием набора стандартных фраз. Наиболее распространенным видом таких бумаг являются анкета или справка. Как правило, они напечатаны на готовых бланках, в которые потом вписывают некоторые данные.

Какие документы нужны в ежедневной работе? Конечно же типовые. Они оформляются на основе определенного образца, используются в однотипных ситуациях. Создаются шаблоны, которые при необходимости берут за основу, вставляя лишь дополнительную информацию. Очень часто приходится оформлять одни документы для получения других, например, в налоговой службе или в других инстанциях.

Виды документов по подлинности

По подлинности документы делят на оригиналы, копии и дубликаты. Понятно, что подлинник – это первый единственный экземпляр. Он заверяется мокрой печатью и подписью.

Дубликат является повторным экземпляром оригинала, чаще всего оформляется при потере оригинального документа и тоже имеет юридическую силу. А вот что касается копий, то они хоть и полностью совпадают с оригиналом, однако не имеют никакой юридической силы.

Деление документов по срокам хранения и способу передачи

По срокам хранения документы делятся на бумаги постоянного, временного (срок хранения до десяти лет) и долговременного хранения (более десяти лет).

А по способу передачи, на телеграммы, письма, факсы и сообщения (электронные).

Что ни говори, а документы плотно вошли в нашу жизнь. Ежедневно мы имеем дело с разного рода бумагами. И в какой бы сфере мы ни трудились, всегда используем документы для получения и передачи той или иной информации.