ЧТО МОЖНО, А ЧТО НЕЛЬЗЯ ПОДПИСЫВАТЬ ФАКСИМИЛЕ?

Использование факсимиле вместо собственноручной подписи очень удобно. Появляется возможность завизировать большее количество документов, не тратя на техническую работу свое драгоценное время. Но все ли документы можно подписывать, используя факсимиле?

Факсимильное воспроизведение подписи гражданское законодательство признает аналогом собственноручной подписи. Сам смысл понятия «факсимиле» оно не раскрывает, поэтому воспользуемся такой формулировкой: «факсимиле — штамп, обеспечивающий точное воспроизведение собственноручной росписи должностного лица и служащий для удостоверения его полномочий».

Факсимильное воспроизведение подписи может использоваться при оформлении документов, как и собственноручная подпись. Но случаи применения факсимиле, которые прямо предусмотрены законодательством, немногочисленны. Поэтому на практике очень часто возникает вопрос, в отношении каких документов проставление факсимиле допускается, а в каких случаях лучше воздержаться от его использования и требовать «живую» подпись.

Гражданско-правовые сделки

Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле только при совершении сделок. Но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.

В настоящее время порядок использования факсимиле законодательством не установлен, и поэтому соглашение сторон остается единственной возможностью «узаконить» применение факсимиле в документах , которые оформляются в процессе заключения или исполнения сделок.

Соглашение сторон можно оформить как отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле) или включить условие об использовании факсимиле в текст основного договора. Но в любом случае необходимо не только установить в соглашении саму возможность подписания документов с помощью факсимиле, но и перечислить эти документы . Лишь тогда факсимильное воспроизведение подписи будет иметь такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, а заверенные таким способом документы суд примет в качестве письменных доказательств.

Если же в основном договоре не предусмотрено использование факсимильной подписи, но компания оформила, например, дополнительное соглашение к этому договору с помощью факсимиле, суд может вынес¬ти решение о несоблюдении письменной формы этого допсоглашения и признать его незаключенным.

Документы бухгалтерского и налогового учета

Специалисты налогового ведомства часто приходят к выводу, что использовать факсимиле при подписании первичных учетных документов нельзя . Согласно законодательству о бухгалтерском учете: первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых относятся и личные подписи ответственных лиц. Требование указывать именно личные подписи позволяет сделать вывод, что в первичных документах нельзя использовать их факсимильное воспроизведение.

Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежных и других документах, которые влекут финансовые последствия .

Налоговый кодекс РФ не оговаривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Но нужно учитывать, что отношения, которые регулирует законодательство о налогах и сборах, основаны на властном подчинении одной стороны другой, и по общему правилу гражданское законодательство (которое и дает возможность использовать факсимиле) к ним не применяется.

Что касается налоговых деклараций, то законодательство допускает возможность представлять их с использованием не собственноручной, а электронной подписи. Однако действие закона об электронной подписи не распространяется на другие аналоги «живой» подписи, одним из которых является факсимиле.

Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет

Отдельно стоит остановиться на факсимильных счетах-фактурах. Здесь позиция налоговиков однозначна: счет-фактура должен быть заверен «живой» подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц (на основании приказа или доверенности). Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, компания не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.

Фото: pechati-piter.ru

  • 15.01.18

    В письме от 08.12.17 № 03-03-06/1/81951 Минфин ответил на вопрос организации, которой контрагент предложил заверять первичные документы факсимильной подписью уполномоченных лиц. Под документальным подтверждением расходов понимается оформление документов в соответствии с законодательством РФ либо в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и (или) наличие... 2966

  • 15.01.18

    Об учете расходов и применении вычетов НДС в случае подписания контрагентом первичных документов факсимиле 2512

  • 09.01.17

    ООО «С» (заказчик) и ООО «М» (исполнитель) заключили договор на оказание услуг, связанных с проведением рекламной кампании в средствах массовой информации и наружной рекламой. В подтверждение исполнения договора были представлены счета-фактуры и акты выполненных работ. По результатам выездной проверки ИФНС доначислила налог на прибыль, НДС, пени и штраф, установив, что контрагент не обладал материальными и трудовыми ресурсами, не нес расходов... 1807

  • 31.08.16

    ООО «Э» (заказчик) и ООО «М» (поставщик) заключили договоры поставки жести белой. В подтверждение исполнения договора были представлены договоры поставки, спецификации, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, в том числе международные, грузовые таможенные декларации. Документы со стороны ООО «М» подписаны руководителем компании – О. По результатам выездной проверки ИНФС доначислила НДС, пени и штраф, указав на неправомерность вычета по... 2080

  • 28.01.16

    Опубликовано определение судьи ВС по делу А21-9443/2014, о котором мы писали ранее. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычете НДС, указав, в частности, на подписание от имени контрагентов документов с использованием факсимиле. Суды первой и апелляционной инстанций отменили решение инспекции, отметив, что обязанность по составлению счетов-фактур возлагается на продавца, а действующее налоговое законодательство не запрещает... 2508

  • 05.10.15

    Опубликовано постановление коллегии судей окружного арбитражного суда по делу А21-9443/2014, о решениях судов первой и апелляционной инстанций по которому мы писали ранее. Компания заключила договор на поставку продукции, а затем заявила по этой сделке вычет в налоговой декларации по НДС. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычете, указав на отсутствие у контрагентов необходимых ресурсов и подписание документов от имени... 2186

  • 21.09.15

    В письме от 27.08.15 № 03-07-09/49478 Минфин напомнил, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом (иным распорядительным документом) по организации или доверенностью от имени организации. Пунктом 2 статьи 160 ГК предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного... 5 4442

  • 21.09.15

    О возможности составления счетов-фактур с использованием факсимильной подписи 4859

  • 13.08.15

    ЗАО заявило налоговый вычет в декларации по НДС по операции приобретения металлопродукции у ООО. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычетах, установив, что первичные документы и счета-фактуры от имени ООО подписаны с использование факсимиле. Также инспекция установила, что ООО зарегистрировано незадолго до заключения договора по адресу массовой регистрации. Суды (дело № А73-8042/2014) признали решение инспекции законным, ... 1632

  • 24.06.15

    ООО «Б» (покупатель) заключило договоры на поставку морепродуктов и рыбы с ООО «А» и «Р», затем заявило вычет в налоговой декларации по НДС. По результатам выездной проверки ИФНС отказала в вычетах, сославшись на отсутствие у контрагентов необходимых условий для исполнения договоров (отсутствуют основные средства и персонал), а также указав, что счета-фактуры подписаны факсимиле. Суды первой и апелляционной инстанций (дело №... 2064

  • 21.01.15

    Законодательство о бухгалтерском учете оперирует понятием первичные учетные документы. Первичные учетные документы являются документами, служащими основанием для отражения фактов хозяйственной жизни организации в бухгалтерском учете организации (ч. 1 ст. 9 и ч. 1 ст. 10 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 402-ФЗ)), и информацией для определения налоговой базы по налогу на прибыль в налоговом учете (ст. 313 НК РФ). 4369

  • 30.06.14

    Предприниматель (агент) и ЗАО (принципал) в январе 2007 года заключили агентский договор, по которому предприниматель в интересах и за счет ЗАО осуществлял поиск, закупку, предпродажную подготовку и последующую реализацию продукции. Во исполнение этого договора ИП заключил субагентские договоры с физлицами. Агент и далее, в свою очередь, субагенты получили денежные средства принципала с целью закупки товара. В мае того же года агентский... 2472

  • 18.06.14

    Между предпринимателем (покупатель) и ООО (продавец) был заключен договор на приобретение пшеницы и кукурузы. По результатам выездной налоговой проверки инспекция доначислила ИП налоги, в частности НДС, НДФЛ, пени и штраф по операциям с ООО, указывая, в частности, на подписание счетов-фактур с использованием факсимиле. Инспекцией также установлено, что ООО налоговую отчетность не представляет, налоги не уплачивает, по месту регистрации... 2098

  • 17.06.14

    Правила подписания счетов-фактур введены пунктом 6 статьи 169 НК РФ. Там не говорится о факсимиле. Значит, счет-фактура, заверенный только факсимильной подписью, не позволяет вычесть НДС. Об этом напомнил ФАС Северо-Кавказского округа (постановление от 30.05.14 № А32-2968/2012). Его вывод соответствует постановлению Президиума ВАС РФ от 27.09.11 № 4134/11. ... 4 2674

  • 08.04.14

    По результатам выездной проверки компании доначислен налог на прибыль, НДС, а также пени и штраф. Инспекция сочла неправомерным отнесение к расходам части затрат по приобретению подсолнечника у ООО «Г» и ООО «А» на общую сумму 2,6 млн рублей в результате завышения цены относительно рыночной. Доначисления по НДС произведены в результате неправомерных налоговых вычетов в отношении ряда контрагентов по недостоверным счетам-фактурам, оформленным... 1938

  • 06.02.14

    Инспекция в результате проведения выездной налоговой проверки установила, что представленные компанией в обоснование налоговых вычетов по НДС счета-фактуры, оформленные от имени контрагента, содержат неверный КПП продавца, некорректный адрес, а в некоторых подписи руководителя и главного бухгалтера выполнены путем проставления факсимиле. Суды трех инстанций (дело № А79-13124/2012) отказали компании в применении налоговых вычетов по... 1 2136

  • 18.10.13

    Кроме того, налоговики, не учитывая, что списание материалов согласно учетной политике для целей налогообложения организации происходит по средней стоимости, неправомерно доначислили налог на прибыль. 1944

  • 11.10.13

    Является ли нарушением действующего законодательства подписание товарных накладных подписью, произведенной путем проставления факсимиле? 20399

  • 25.06.13

    Налоговики при проверке обнаружили документы, оформленные с применением факсимиле. Затраты на приобретение сырья зачли, а в вычтенный НДС доначислили. Суд по данному эпизоду фискалов поддержал. 3985

  • 30.05.12

    Факсимильную подпись можно использовать, если это прямо предусмотрено законодательством или соглашением сторон сделки. Но при оформлении документов бухгалтерского и налогового учета необходимы «живые» подписи ответственных лиц. 14521

  • 18.04.12

    На очередном Всероссийском спутниковом онлайн-семинаре компании «Гарант» были рассмотрены актуальные вопросы по НДС и новым утвержденным формам документов. Мероприятие провела Ирина Генриховна Спирина, действительный член ИПБ России, преподаватель Московской высшей школы экономики. 5030

  • 05.12.11

    Запрет факсимильной подписи на счетах-фактурах стал результатом разбирательства в Высшем арбитражном суде между налоговиками и красноярским заводом холодильников «Бирюса». Такая позиция суда может распространиться на все первичные документы бухучета, отмечают эксперты. Два года назад Высший арбитражный суд (ВАС) вынес ряд решений, разрешающих факсимильные подписи в налоговых и бухгалтерских документах. Однако теперь судьи сочли, что такое... 1486

  • 18.11.11

    Контрагент выдал счет-фактуру, заверенную факсимильной подписью руководителя или главного бухгалтера. Чиновники считают, что такой документ не позволяет вычесть «входной» НДС. Поэтому от партнера лучше потребовать счет-фактуру с обычной подписью. Если это нереально, то законность вычета придется отстаивать в суде. Здесь поможет комментируемое определение. ПРИЧИНА СПОРА Счет-фактура завизирован факсимильной подписью. По мнению чиновников,... 7 3635

  • 11.11.11

    Декларацию нельзя заверять факсимильной подписью. Она не предусмотрена Налоговым кодексом. Бланк с такой подписью не может быть принят инспекцией. Данный вывод следует из постановления ФАС Северо-Западного округа от 02.11.11 № А56-66090/2010. На отчетности необходима подпись руководителя юрлица. Возможна и подпись другого сотрудника. Только на него следует выписать доверенность, позволяющая представлять организацию в налоговых... 942

  • 27.09.11

    Сегодня ВАС принял решение по делу общества «Красноярский завод холодильников «Бирюса» против Межрайонной инспекции Федеральной налоговой службы по крупнейшим налогоплательщикам по Красноярскому краю, оставив без изменений решения арбитражных судов предыдущих инстанций. Обстоятельства дела полностью изложены в определении о передаче дела в Президиум ВАС от 17.06.2011 № 4134/11. Межрайонная инспекция ФНС по крупнейшим налогоплательщикам по... 2 2151

  • 12.09.11

    Одним из эпизодов рассматриваемого дела в арбитражном суде стал вопрос подписи счетов-фактур штампом факсимиле. Как следует из материалов дела, инспекцией была проведена выездная налоговая проверка общества. По ее результатам компании отказано в применении вычета по НДС по счетам-фактурам. Основанием для отказа в применении вычета на основании указанных счетов-фактур послужил вывод инспекции о несоответствии порядка их заполнения требованиям... 1086

  • 14.06.11

    Факсимильная подпись на первичных документах не является основанием для отмены вычета налога на добавленную стоимость (постановление ФАС Московского округа от 04.05.2011 № КА-А40/3623−11 по делу № А40−173950/09−90−1323). Налоговая инспекция отказала индивидуальному предпринимателю в вычете НДС, поскольку от имени контрагента первичные документы были подписаны не лично генеральным директором, а с помощью факсимильного... 998

  • 23.12.10

    По счетам-фактурам с факсимильной подписью можно применить вычет НДС. Об этом сказано в постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 10.12.2010 по делу № А53-3061/2010. Налоговое законодательство не устанавливает допустимые способы подписания счетов-фактур. Запрета на совершение подписи руководителя и главного бухгалтера путем проставления штампа-факсимиле не установлено. В данном случае требования статьи 169 НК РФ, необходимые для... 1 1097

  • 16.08.10

    Разрешается ли ставить на счетах, счетах-фактурах и иных первичных учетных документах факсимильные подписи единоличного исполнительного органа организации и (или) бухгалтера? Если нет, какие последствия это влечет? 6345

  • 05.08.10

    Чем поможет эта статья: Принять правильное решение, когда можно воспользоваться факсимиле взамен живой подписи, а в каких случаях лучше от этого воздержаться. От чего убережет: От претензий налоговиков к первичным документам и счетам-фактурам. А значит, и от недоимок по налогу на прибыль и НДС. 13989

  • 26.07.10

    Позиция налоговиков непоколебима уже с 2005 года: вычет по «факсимильному» счету-фактуре неправомерен. Как рассказала «Главбуху» Дина Сверчкова, юрист юридической компании «Налоговик», единственный совет, который можно дать компаниям в такой ситуации: запросить у поставщика счет-фактуру с «живыми» подписями. При этом сослаться на требования инспекторов. Если же счета-фактуры с факсимильными подписями обнаружены в ходе налоговой проверки, то... 1205

  • 22.06.10

    Минфин: Покупатель не может принять к вычету НДС на основании счета-фактуры, составленного с использованием факсимильной подписи 1876

  • 18.06.10

    Счета-фактуры с факсимильной подписью не являются основанием для принятия НДС к вычету. Об этом в очередной раз специалисты Минфина России сообщили в письме от 01.06.2010 года № 03-07-09/33. Чиновники ссылаются на 2 статью 169 НК где сказано, что использовать факсимильную подпись разрешается лишь в случае, предусмотренном законодательством. А поскольку Налоговый кодекс не допускает подпись счетов-фактур при помощи факсимиле, то по таким... 1 1163

  • 22.12.09

    Налоговики не вправе отказывать в вычете по НДС лишь на том основании, что в счете-фактуре стоит факсимильная подпись. Эту точку зрения вслед за Высшим арбитражным судом РФ высказывают и окружные арбитражные суды. Пример тому – постановление ФАС Северо-Западного округа от 30.11.09 № А13-8617/2008. Суть конфликта Инспекция сняла вычеты по НДС на том основании, что счета-фактуры были подписаны с использованием факсимиле. При этом контролеры... 968

  • 25.11.09

    Компания не сможет получить налоговые вычеты по счетам-фактурам с факсимильными подписями. Как разъяснила на «горячей линии» по вопросам НДС Любовь Дудкина, заместитель начальника отдела налогообложения юридических лиц УФНС России по Красноярскому краю, в НК прописано, что счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо другими лицами, уполномоченными на то приказом либо доверенностью компании. Согласно пункту... 803

  • 06.11.09

    Если стороны хотят использовать факсимильную подпись, то об этом стоит упомянуть в договоре. Суд установил, что подпись контрагента на первичных документах совершена с использованием факсимиле либо с помощью электрофотографических копировально-множительных устройств. При этом представитель контрагента, находящийся в местах лишения свободы, свою причастность к деятельности контрагента отрицал. Суд попытался найти ссылку в договоре на возможность... 829

  • 24.07.09

    Требование об уплате налога с факсимильной подписью должностного лица налогового органа является законным. К такому выводу пришел ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 15.06.09 № Ф04-3222/2009(7672-А27-14). Компания получила из инспекции по почте не оригинал, а копию требования об уплате налога, на которой к тому же вместо собственноручной подписи начальника инспекции стояла факсимильная. Компания, так и не уплатив налог, посчитала,... 813

  • 13.07.09

    Минфин: Организация не вправе принять к вычету НДС по счету-фактуре, составленному с использованием факсимильной подписи 1456

  • 13.07.09

    Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено. Об этом Минфин России информирует в письме от 17.06.2009 № 03-07-09/31 и обращает внимание налогоплательщиков, что счета-фактуры, составленные с факсимильной подписью, являются составленными с нарушением установленного порядка. Следовательно, они не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету.... 1 1168

  • 14.05.09

    Президиум ВАС, вопреки позиции Минфина, в очередной раз признал неправомерным отказ фирме в НДС-вычете на том основании, что счет-фактура подписан факсимиле. Свою позицию высшие арбитры изложили в определении от 8 апреля 2009 г. № ВАС-3935/09. Судьи указали, что действующее налоговое законодательство не содержит норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов-фактур. В то же время в нем нет и запрета на совершение подписи... 1 1087

  • 04.03.09

    Налоговая инспекция не вправе отказать фирме в вычете по НДС лишь на том основании, что счет-фактура «подписана» штампом-факсимиле. Такой вывод содержится в определении Высшего Арбитражного Суда от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08. Отказывая налоговикам в передаче дела в Президиум, участники коллегии судей указали, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом между контрагентами не свидетельствует о... 890

  • 12.02.09

    Счета-фактуры, оформленные с использованием факсимильной подписи, являются составленными с нарушением установленного порядка. Это означает, что данный документ не может являться основанием для принятия сумм НДС к вычету. На данный факт указывает Минфин в письме от 22 января 2009 г. № 03-07-11/17. Финансисты отметили, что пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса установлено: использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения... 889

  • 11.02.09

    Минфин вновь напомнил, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, не являются основанием для применения вычета по НДС 1 2737

  • 11.07.08

    Таможенники не вправе отказать фирме в применении первого метода определения таможенной стоимости (по стоимости сделки с ввозимыми товарами), лишь на том основании, что контракт на импорт продукции подписан факсимиле. Таким выводом порадовал участников ВЭД ФАС Дальневосточного округа в своем постановлении от 7 июня 2008 г. № Ф03-А51/08-2/1969. В минувшем году сотрудники находкинской таможни решили, что фирма-импортер неправомерно применила... 846

Факсимиле – это точная копия подписи человека, который расписывается на различных документах. Также можно воспроизвести точную копию любого рисунка, штампа, клише и т.п.

Где ставится факсимильная подпись?

Факсимильная подпись ставится на документах, которые не влекут за собой материальной ответственности. Чаще всего данную подпись ставят:

  • на актах;
  • на приходных накладных;
  • на расходных накладных;
  • на договорах;
  • на различных счетах.

Однако перед тем как в документе ставится факсимильная подпись, предварительно данный вопрос необходимо решить с контрагентом. С ним следует заключить соглашение, в котором будет указанно, что после того, как предприниматель поставит подпись, любой документ будет иметь юридическую силу. Помимо этого факсимильная подпись используется для передачи любых данных внутри компании.

В каких случаях нельзя использовать факсимиле?

  • если предприниматель оформляет контракт на достаточно большую сумму;
  • когда предприниматель либо бухгалтер сдает отчетность в налоговые органы;
  • когда оформляют платежные документы;
  • когда на предприятии проводят операции с вексельными документами;
  • при работе с денежными чеками в иностранной валюте.

Обычно факсимильная подпись используется работниками компании, когда руководитель предприятия отсутствует на своем рабочем месте. Однако использовать ее не так просто, как может показаться изначально.

Рассмотрим пример

Пришел новый сотрудник устраиваться на работу. Он заполнил целый ряд различных документов, но в этот момент оказалось, что руководителя компании нет на рабочем месте. В связи с этим, бухгалтер компании решил поставить факсимильную подпись на заполненных документах и на трудовом договоре. В этом случае данная подпись будет считаться не действительной, так как в соответствии с законодательством, на подобных документах должен присутствовать оригинал подписи руководителя.

Также случаются ситуации, когда сотрудники, выставляя счет-фактуру, используют факсимильную подпись. Очень часто в налоговых органах к такому документу могут отнестись с подозрением и не дать разрешение предпринимателю получить возврат НДС после приобретения товара.

В законодательстве не указано никаких ограничений в плане использования данной подписи на счетах-фактурах. Данный документ должен быть подписан в обязательном порядке директором компании и бухгалтером, но в каком именно порядке не сказано. Но следует учитывать, что если на счете-фактуре ставят факсимильную подпись, то данный документ не должен быть зарегистрирован в книге, в которой отражают продажи и покупки, так как существуют определенные нормы по заполнению данной книги.

Рассмотрим подробнее, какие именно документы можно подписывать факсимильной подписью, в соответствии с законодательством:

  • документ по аккредитиву;
  • чек, в котором указана иностранная валюта;
  • любые кассовые документы;
  • документы, в которых ведется учет сырья, а также материалов;
  • документы, в которых ведется учет заработной платы работников компании;
  • документы, в которых отражается личный состав предприятия, а также ведется учет рабочего времени каждого сотрудника;
  • акт приема-передачи работ либо услуг.

Как использовать факсимильную подпись?

Для того чтобы руководитель компании смог использовать факсимиле, ему необходимо издать приказ и в нем указать все положения и правила использования данной подписи. Обычно данный приказ содержит в себе следующие положения:

Когда предприниматель наделяет должностное лицо правом использования факсимильной подписи, то следует доверять ее только тем лицам, чьи подписи заверяются. Если же доступ будет иметь какой-нибудь другой сотрудник, то в этом случае будет нарушены правила оформления первичной документации, а, соответственно, и документооборот в целом.

Основная цель использования факсимильной подписи состоит в том, чтобы заменить рукописный вариант электронным. Данная подпись сможет идентифицировать лицо, подпись которого поставили с помощью факсимиле. Обычно такую подпись подделать нет возможности. Некоторые предприниматели, когда передают право пользования факсимильной подписью на сотрудника, который примет на себя данную обязанность, выписывают доверенность.

Многие сотрудники сталкиваются с такой ситуацией, когда они не знают каким образом можно поставить факсимильную подпись на электронном документе. Для этого существует достаточно много программ, которые облегчают работу сотрудника компании.

Преимущества факсимильной подписи

Существует целый ряд преимуществ по использованию факсимиле в документообороте компании:

  • Используя факсимильную подпись сотрудникам, а также другим предприятиям не придется затрачивать очень много времени для того, чтобы изучить переданные документы;
  • Данная подпись сразу позволяет определить человека, который ее поставил;
  • Вся информация, которая указана в документе, является конфиденциальной, за счет этого у компании могут снизиться финансовые риски потерь;
  • Можно оформить и заключить достаточно быстро любые сделки между компаниями;
  • В сформированном документе будет содержаться только достоверная информация;
  • Обмениваться документами внутри компании, а также за ее пределами станет намного проще и быстрее;

Факсимильная подпись очень сильно облегчает и ускоряет работу на предприятии, как для предпринимателей, так и для бухгалтеров.

Автокредитование

Законодательство

Бизнес-идеи

  • Содержание Срочное изготовление печатей и штампов Кто будет выступать в качестве покупателей Где открывать бизнес Оборудование для ведения бизнеса Существует много разновидностей бизнеса, которые могут быть начаты людьми, обладающими предпринимательскими способностями. Причем каждый вариант обладает своими уникальными особенностями и параметрами. Срочное изготовление печатей и штампов Бизнес-идея изготовления печатей и штампов считается достаточно привлекательной в плане..

  • Содержание Бизнес-идея по изготовлению открыток Как открыть бизнес, основанный на создании открыток на заказ Сотрудники Помещение Как продавать созданные открытки Многие люди, обладающие определенными предпринимательскими способностями, задумываются об открытии собственного бизнеса, а при этом оценивают и рассматривают большое количество различных вариантов для открытия. Довольно интересной считается бизнес-идея изготовления открыток, поскольку открытки являются такие элементы, спрос..

  • Содержание Выбор помещения для тренажерного зала Что нужно для того, чтобы открыть тренажерный зал? Тренажерный зал становится все более популярным в современном мире, поскольку все больше людей задумываются о том, чтобы вести здоровый образ жизни, предполагающий правильное питание и занятия спортом. Поэтому открыть тренажерный зал может любой бизнесмен, однако для получения хороших доходов необходимо продумать..

  • Содержание Место расположения магазина Ассортимент товаров Продавцы Бижутерия является обязательным предметом гардероба каждой женщины, которая следит за собой и старается выглядеть привлекательно и ярко. Поэтому открыть свой магазин бижутерии хочет практически каждый предприниматель, который осознает возможность получения хороших прибылей. Для этого необходимо изучить все имеющиеся перспективы, составить бизнес-план и спрогнозировать возможный доход, чтобы решит, будет..

Факсимиле: необходимость, удобство и законность

В условиях высокой конкуренции и увеличении производительности организации создают и получают множество самых разных документов, требующих подписи руководителя.

Ввиду отсутствия руководителя или при большом объеме производственной, кадровой, бухгалтерской и другой документации настоящей палочкой-выручалочкой может стать аналог личной подписи руководителя организации - факсимиле.

Но каким правовым статусом будет обладать эта подпись?

На документах какого рода ее можно ставить, чтобы это было законно?

Ответы на подобные вопросы приведены в каждом пункте данной статьи.

На законодательном уровне понятия факсимиле до сих пор не существует.

Хотя данное понятие фигурирует в положениях, актах, инструкциях, письмах различных учреждений и организаций и даже затрагивается в Гражданском кодексе Российской Федерации, определения юридического характера этому понятию не дано.

В толковых словарях и энциклопедических справочниках можно найти определения факсимиле , которые немного различаются, но можно вывести общее: факсимиле – это штамп, позволяющий поставить точную копию подписи должностного лица, которая служит удостоверением его полномочий.

Основная проблема факсимиле – по сравнению с собственноручной личной подписью нельзя с уверенностью сказать, что в подписанном факсимиле документе отражено волеизъявление того человека, чья подпись и была поставлена с помощью факсимиле .

Следовательно, употребление факсимильной подписи будет оправданным только при создании оптимального механизма идентификации правового статуса и подлинности документов, утвержденных факсимильным способом.

Смысл печати, штампа и факсимиле: различия

Печать наделяет бумагу юридической силой и должна подкрепляться подписью уполномоченного лица.

Штамп стандартизирует документы, указывая на их принадлежность конкретной организации.

Факсимиле тоже позволяет наделять бумаги юридической силой, но только в определенных случаях, указанных в нормати?вных правовых актах или в договоре сторон.

Основные факторы, вызывающие необходимость использовать факсимиле:

  • руководителя нет в данный момент на работе или его предельная занятость;
  • большой объем документов , которые руководителю необходимо лично подписать;
  • ускорение и упрощение процесса обмена документацией внутри организации;
  • ускорение оформления и заключения сделок между организациями.

Правовое положение факсимильной подписи

Гражданский кодекс Российской Федерации определяет допустимость употребления факсимиле в двух случаях: если факсимиле разрешается законом и использование факсимиле прописано в договоре сторон.

Именно в данных обстоятельствах факсимильная подпись может стать аналогичной собственноручной и будет наделяться таким же правовым статусом.

Здесь необходимо учитывать один важный момент: гражданское законодательство неприменимо к следующим отношениям:

  • отношениям, базирующимся на властном подчинении одной стороны другой;
  • отношениям налоговых органов и налогоплательщиков;
  • финансовым отношениям;
  • административным отношениям.

Закрепление права использования факсимильной подписи по соглашению сторон

Право применять факсимиле по соглашению сторон следует зафиксировать одним из двух путей:

  • такое соглашение между сторонами договора оформляется в виде отдельного документа;
  • соглашение включается в текст основного договора отдельным пунктом.

Налоговая служба Российской Федерации часто отклоняет запросы налогоплательщиков о вычетах с претензией постановки на счетах-фактурах факсимиле вместо личной подписи.

Работники налоговых служб при этом отсылают к пунктам Налогового кодекса Российской Федерации. В налоговом кодексе предельно ясно прописано условие обязательной личной подписи счетов-фактур уполномоченными лицами.

Эта ситуация не устраивает и покупателей, и продавцов, поэтому споры по этой позиции налоговых органов продолжаются.

Решения судов по вопросу использования факсимильных подписей на счетах-фактурах

Судебные органы заявляют, что до нынешнего времени не существует правил, позволяющих ставить факсимильную подпись налогоплательщикам и работникам налоговых инспекций.

И вердикты различных судов разделились:

  1. Одни полагают употребление факсимиле при оформлении счетов-фактур неправомерным.
  2. Другие считают это допустимым , поскольку прямого запрещения употребления факсимильной подписи на счетах-фактурах в Налоговом кодексе нет.

Высший арбитражный суд Российской Федерации постановил, если стороны документально в начале операций оформили право использовать факсимильную подпись, то подписанные таким способом счета-фактуры считаются документом, наделенным юридической силой.

Также ВАС РФ указал на недопустимость предоставления налоговой декларации с факсимиле.

Кроме этого, этот суд посчитал невозможным применять факсимиле в работе налоговых инспекций.

Возможные риски употребления аналога личной подписи сближаются с рисками, сопровождающими употребление гербовых и простых печатей.

Эти риски формулируются в виде вопросов:

  • у кого находится устройство факсимиле?
  • насколько адекватно пользуется своими полномочиями лицо , которому доверили факсимиле?
  • где хранится факсимиле?

Факсимильная подпись разрешается

На основе анализа разнообразных правовых актов, регламентов и инструкций из разных регионов страны выделим документы, на которых можно поставить факсимильную подпись:

  • письма с поздравлениями, приветствиями и благодарностями;
  • почетные грамоты, пригласительные открытки , бумаги извещающего характера;
  • копии различных официальных бумаг;
  • квитанция по аккредитиву;
  • кассовая книга , приходный и расходный ордеры, книга учета денежных средств и др.;
  • документы по учету сырья и материалов;
  • ведомости и прочие документы , учитывающие заработную плату сотрудников;
  • ведомости и табели , учитывающие личный состав, отработанное время;
  • акт приемки или передачи работ и услуг;
  • удостоверения (правила и порядок употребления факсимиле для утверждения служебных удостоверений прописывается в соответствующих положениях и инструкциях);
  • наградные удостоверения;
  • различные патенты, свидетельства, сертификаты Федеральной службы по интеллектуальной собственности и другие документы этой службы;
  • свидетельства о результатах единого государственного экзамена (ЕГЭ);
  • полисы обязательного медицинского страхования.

Факсимильная подпись запрещается

Употребление факсимиле имеет некоторые существенные запреты.

Запрещается утверждать факсимиле документы следующего типа:

  • законы , нормативные акты;
  • налоговые декларации;
  • трудовой договор ;
  • письменное уполномочивание , доверенность;
  • вексельные документы;
  • различные платежные документы;
  • первичные учетные документы;
  • счета-фактуры;
  • конкурсные документы;
  • различные заявления физических и юридических лиц.

Порядок применения факсимильной подписи

Если необходимо стандартизировать процесс применения факсимильной подписи и минимизировать риски, то руководителю следует издать документ, предусматривающий порядок использования и хранения факсимиле.

То есть, разработать правовой акт по организации (положение или указ) .

В нем нужно представить список документов, которые правомерно утверждать факсимильной подписью, указать сотрудника (или сотрудников), в должностные обязанности которого войдет обеспечение сохранности факсимиле и ответственность за нарушение правил его использования и хранения.

Если правильно составить такой акт , то невозможно по закону признать такую подпись недействительной. А в случае ненадлежащего исполнения своих обязанностей, указанных лиц можно привлечь к ответственности.

Можно выделить достаточно значимые преимущества употребления факсимиле в документообороте организации:

  • сокращение количества времени на изучение документации;
  • факсимиле позволяет указывать на лицо, которое ее применило;
  • при наличии договора сторон о применении факсимиле можно проводить в достаточно малые сроки любые соглашения и операции между организациями;
  • обмен документацией внутри самой организации и с другими организациями существенно ускорится;
  • упрощение и ускорение работы бухгалтерского состава и руководителей.

Законы, инструктивные письма, положения и др. позволяют достаточно широко применять факсимильный аналог подписи в хозяйственной деятельности организации и в обработке многих документов.

Но вместе с этим, применение факсимиле налагает определенную ответственность на руководителей и лиц, уполномоченных использовать такую подпись, поскольку часто документы, заверенные факсимиле становятся причиной судебных разбирательств.

Заменить факсимиле можно выписыванием доверенности на определенные действия или заверением документов ответственным и доверенным сотрудникам.

pozvoniuristu.ru

Правила использования факсимиле

Очень часто возникают вопросы, когда можно использовать факсимиле, а когда обязательно требуются оригинальные подписи. Поэтому чтобы избежать в будущем возможных недоразумений, предлагаю статью Евгения Кобзева (руководитель проекта «Электронный бухгалтер «Эльба») о правилах использования факсимиле.

Закона о факсимильной подписи нет. Однако есть четкое понимание (сложившееся с годами благодаря бесконечным судебным разбирательствам) того, когда можно, а когда нельзя использовать аналог собственноручной подписи.

Факсимиле, как правило, проставляется на документах, которые не подразумевают существенную материальную или иную ответственность. Так, аналог подписи может быть представлен на счетах, актах, накладных и договорах. Этот момент необходимо заранее обсудить с контрагентом и составить соглашение, подтверждающее юридическую значимость подобных документов. Кроме того, использовать факсимиле можно в ходе переписки (внутри фирмы и с партнерами).

Перечень случаев, когда аналог подписи использовать настоятельно не рекомендуется, куда внушительнее. Сюда относятся: подготовка контрактов на крупные суммы, сдача бухгалтерской отчетности (вот нельзя и все тут), формирование платежных документов, оформление доверенности, проведение операций с векселем, подготовка заявления на открытие расчетного счета и др.

Есть набор стандартных ситуаций, на которых попадаются большинство предпринимателей. По идее, факсимиле существует для того, чтобы пользоваться им в момент отсутствия руководителя. Но всегда нужно помнить о том, что в этом мире не все так просто.

1) Новый сотрудник

Новый сотрудник пришел устраиваться на работу, и ему необходимо заполнить все необходимые документы. Руководитель неожиданно уехал в командировку, поэтому бухгалтер для ускорения процесса решила воспользоваться факсимиле. Между тем законодательством установлено, что трудовой договор должен содержать оригиналы подписей (ст. 67 ТК). Соответственно, документы, оформленные на нового сотрудника с использованием факсимиле, недействительны. Это также касается приказа о приеме на работу.

2) Право на возмещение НДС

При выставлении счетов-фактур поставщику в большинстве случаев проще воспользоваться аналогом подписи. Однако инспекторы к факсимильной подписи относятся, мягко говоря, с подозрением и считают, что покупатель после приобретения товара на таких «условиях» не вправе рассчитывать на возмещение НДС.

В законодательстве нет четкого указания на то, можно ли при подписании счетов-фактур использовать факсимиле. В ст. 169 НК (а именно в пункте 6) говорится о том, что налоговый регистр должен быть подписан главным бухгалтером и руководителем фирмы. Однако ничего не сказано – какими должны быть подписи. В то же время счета-фактуры, подписанные факсимиле, нельзя зарегистрировать в книге покупок и продаж, так как есть ряд норм для их заполнения.

3) Сделки с финансовыми последствиями

Специалисты ИФНС считают, что на всех документах, имеющих финансовые последствия, должны стоять оригиналы подписей. Между тем Гражданский кодекс наделяет факсимильные соглашения юридической силой. А поскольку оформление договором относится к сфере гражданского, а не налогового законодательства, то можно смело ставить аналоги подписей. Но при этом важно не забывать о методах защиты собственных интересов.

Так, к примеру, лучше в соглашении прописать условия использования факсимиле и представить в документе образцы личных подписей обеих сторон. При этом важно помнить о возможности подписания одностороннего соглашения, когда факсимиле использует только один из контрагентов.

Таким образом, вариантов использования факсимиле не так уж много. Но даже если сосредоточиться только на взаимоотношениях с контрагентами, можно сэкономить значительную часть времени.

Факсимиле — это. Использование факсимиле

Одна из значимых обязанностей руководителей — подписание огромного количества самых разнообразных документов. Эта, простая, на первый взгляд, работа занимает порой немало времени, и дарит далеко не самые приятные эмоции. Но есть достойное решение – факсимиле, это специальный штамп, точно копирующий подпись. Для чего нужна такая печать и где ее взять?

Факсимиле – это достойная альтернатива ручной подписи

Во многих организациях полномочия подписывать официальные бумаги имеет не только генеральный директор, но и его заместитель или заместители. Однако и при таком распределении обязанностей не всегда руководящий состав имеет возможность своевременно и лично поставить личные подписи на всех, того требующих документах. Именно для решения подобных проблем был придуман штамп факсимиле. Это печать, максимально точно повторяющая рукописную подпись. Само слово «факсимиле» в дословном переводе с латыни (fac simile) означает – «сделать подобное». Что особенно приятно, заказать такой штамп сегодня может каждый желающий руководитель. Попробуем разобраться, для чего он нужен и на каких документах его уместно использовать.

Факсимиле – неотъемлемый спутник сильно занятых руководителей. Такая печать позволяет заверять множество важных бумаг с максимальной скоростью или при отсутствии уполномоченного лица на рабочем месте. Иными словами факсимиле – это незаменимая вещь для компаний с большим документооборотом, и руководителей, часто отправляющихся в командировки/отсутствующих в офисе по иным причинам. Что особенно удобно, использовать печать, оставляющую оттиск в виде личной подписи может непосредственно уполномоченное заверять документы данной категории лицо, или кто-то из его помощников. Здесь и возникает достаточно сложный момент – как имея факсимиле, быть уверенным в том, что сотрудник, имеющий право его использовать не превысит своих полномочий? Идеален случай, если печатью-подписью пользуется только непосредственно ее владелец. Но зачастую это бывает не так, и в этом случае следует хорошо подумать, кого из сотрудников допустимо уполномочить использовать факсимиле.

В современном законодательстве РФ нет подробных и исчерпывающих положений и правил относительно использования любых заменителей авторской подписи. Однако изучив ряд нормативных документов, можно сделать вывод о том, что печати и штампы факсимиле могут применяться в случаях, предусмотренных законом и при соглашении сторон. При этом во втором варианте данный пункт (возможность замены подписи ее оттиском или иным способом копирования) должен быть прописан отдельно. Важно понимать, что факсимиле это полноценный аналог рукописного автографа. Соответственно, печать, поставленная на документе, придает бумаге ту же юридическую важность и значение, что и подпись уполномоченного лица. Факсимиле недопустимо использовать, для бумаг, подписание которых чревато материальными последствиями и обязательствами для сторон. Финансовые документы, обращения и запросы в налоговую службу, и федеральные организации, а также векселя, доверенности и образцы подписи всегда должны выполняться в рукописном варианте.

Когда уместно использовать факсимиле?

Любая организация может внести отдельные правила и положения относительно использования средств для заверения документации, заменяющих рукописную подпись. В этом случае использование факсимиле должно осуществляться с советующими нормами, прописанными в уставе и иных нормативных документах компании. Также в официальной документации необходимо указать перечень лиц, имеющих полномочия хранить и использовать данную печать. Для каких же бумаг может использоваться факсимиле? Теоретически это все виды документации, подписание которых не влечет за собой материальной ответственности. Желательно, чтобы в самом тексте документов, указывалась возможность данного варианта заверения. Помните о том, что факсимиле на документах имеет такую же силу, как настоящая подпись. При необходимости аннулировать бумаги, утвержденные данным способом, будет так же сложно, как и подписанные вручную. Если необходимо подписать какие-то бумаги и руководитель не имеет возможности выполнить эту работу лично, можно обойтись и без факсимиле. Альтернативный вариант – оформить временную доверенность от лица сотрудника, уполномоченного заверять нужный вид документации.

Как получить свой штамп факсимиле?

Заказать изготовление печати, копирующей личную подпись можно в любой организации, предлагающей услуги по созданию штампов. Подобные компании имеются сегодня во всех достаточно крупных городах. Представлять какие-либо документы для заказа факсимиле не требуется. Что особенно приятно, печати и штампы, повторяющие личную подпись, стоят обычно недорого (в пределах 500-800 рублей), и могут быть изготовлены за несколько дней.

Использование факсимиле на первичных документах: можно, но осторожно!

Факсимиле на сегодняшний день является не только статусной вещью, но и дает возможность быстро оформлять различные хозяйственные сделки, вести руководителю свою деятельность максимально оперативно. Между этим, пользуясь факсимиле , или как еще говорят факсимильной подписью , руководителям также следует помнить о законодательных требованиях к оформлению документов. Итак, речь пойдет о некоторых ограничениях при использовании факсимиле при подписании первичных документов.

Общие вопросы использования факсимиле

Не обращая внимания на достаточно распространенное применение терминов «факсимиле » и «факсимильная подпись » национальное законодательство не содержит официального определения этого термина. Но, отсутствие официального определения может бать оправданным, поскольку термин «факсимиле» достаточно широко раскрыт в словарях.

В соответствии с п. 5.23 ГСТУ 4163-2003 «Требования к оформлению документов» подпись как реквизит документа состоит из названия должности лица, которое подписывает документ (полной, если документ напечатан не на бланке, сокращенной - на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициала и фамилии. То есть подпись другими словами можно сформулировать как уникальную совокупность символов, написанных от руки, с применением определенных оформительных приемов, служащая для идентификации человека.

В большинстве именно на основании приведенного определения суды рассматривают дела и выносят соответствующие решения. Например, в определении Харьковского апелляционного административного суда от 03.03.2008 г. по делу №22-а-845\08 сказано что «факсимиле - это точное воспроизведение какого-либо графического оригинала, в том числе подписи, фотографическим способом, печатью, другой репродукцией; это клише, печать, при помощи которых можно многоразово воспроизводить собственноручную подпись лица. Факсимиле используется, как правило, должностным лицом, в обязанности которого входит подписание большого количества документов, писем и других деловых бумаг. Факсимиле приравнивается к собственноручной (оригинальной) подписи и имеет с ней одинаковую юридическую силу». Относительно слов «имеет одинаковую юридическую силу» существует много споров, поскольку далеко не все согласны с мнением о равноценности факсимильной подписи и обычной подписи.

Равноценна ли факсимильная подпись собственноручной?

Согласно статье 5 Закона «О бухгалтерском учете» обязательным реквизитом первичных документов является личная подпись либо другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, принимавшее участие в совершении хозяйственной операции (ч. 2 ст. 9).
Согласно п.2.5. Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утв. Приказом Минфинансов N 88 от 24.05.1995 документ может быть подписан лично, с применением факсимиле , штампа, символа либо другим механическим или электронным способом удостоверения.

То есть получается, что использование факсимиле для целей бухгалтерского учета вполне допустимо и не противоречит законодательству. Но здесь следует заметить, что согласно ч. 3 ст. 207 ГКУ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи при помощи средств механического или другого копирования, электронно-цифровой подписи либо другого аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, либо по письменному соглашению сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей. Именно этим положением руководствуются государственные органы, которые утверждают, что факсимильная подпись может ставиться на первичном документе, только если об этом прямо сказано в утвержденном уполномоченным органом порядке заполнения такого первичного документа.

Письма Минюста от 10.01.2005 г. №19-45-1590 и Минфина от 19.01.2005 г. №31-04200-30-29/819 содержат ссылки одновременно и на ст. 207 ГКУ, и на п. 2.5 Положения №88, проводя, таким образом, между ними некую параллель. Нацбанк в письме от 30.10.2006 г. №25-113/2453-11507 также сделал вывода о том, что применение факсимиле не допускается, если прямого указания об обратном не содержит специальный нормативный акт.

Следует сказать, что согласно ч. 1 ст. 202 ГКУ сделкой является действие лица, направленное на получение, изменение либо прекращение гражданских прав и обязанностей. Таким образом, под сделкой можно понимать только то действие, в том числе оформленное документально, которое отражает определенное волеизъявление субъекта. Если же документ только фиксирует состоявшийся факт (например, акт приемки-передачи, товарная накладная), он не охватывается определением сделки. То есть, госорганы, применяя ко всем первичным документам предписания ГКУ, касающиеся сделок, неоправданно расширяют понятие сделки.

Только в случае если в специальном нормативном акте содержаться прямой запрет на использование факсимиле, то, конечно, в таком случае можно использовать только личную подпись. Например, прямой запрет на использование факсимиле содержится в следующих нормативных документах:

  • Относительно денежных чеков - глава 1 раздела III «Кассовые операции банков с клиентами» Инструкции о кассовых операциях в банках Украины, утвержденной постановлением Правления НБУ от 14.08.2003 г. №337;
  • Относительно расчетных документов при безналичных расчетах в национальной валюте - Инструкция о безналичных расчетах в Украине в национальной валюте, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.2004 г. №22;
  • Относительно платежных поручений в иностранной валюте либо банковских металлах - Положение о порядке исполнения банками документов на перечисление, принудительное списание и арест средств в иностранных валютах и банковских металлах и изменениях в некоторые нормативно-правовые акты Национального банка Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 28.07.2008 г. №216;
    Относительно векселей - Закон Украины «Об обращении векселей» от 05.04.2001 г. №2374-III.

Прямое разрешение на использование факсимиле содержится:

  • Относительно чеков, предназначенных для выплаты пенсий - Положение о порядке осуществления операций с чеками в иностранной валюте на территории Украины, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2000 г. №520;
  • Относительно договоров, доверенностей от имени определенного лица - Гражданский кодекс Украины.

По мнению многих если законодательный акт, предусматривающий специальные требования к оформлению того или иного первичного документа, в качестве реквизита называет личную подпись, использование факсимиле в этом случае может быть расценено как неправильное оформление первичного документа. В качестве примера можно привести п. 1.11 Инструкции о порядке осуществления контроля за экспортными, импортными операциями (название с изменениями, внесенными постановлением Правления НБУ от 22.08.2008 г. №255), утвержденной постановлением Правления НБУ от 24.03.99 г. №136. В соответствии с ним копии документов, которые подаются резидентом в банк, удостоверяются собственноручно подписью резидента (уполномоченного лица) и оттиском его печати (при наличии). В этом случае использование факсимиле, конечно, будет необоснованно.

Судебная практика в основном свидетельствует о достаточно лояльном отношении судов к использованию факсимильной подписи (напр., см. определение ВАСУ от 17.05.2007 г. возможность использования факсимиле при оформлении актов приема-передачи как первичных документов была признана).

Относительно налоговых накладных: согласно п. 18 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом ГНАУ от 30.05.97 г. №165, все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (услуг), и скрепляются печатью такого налогоплательщика-продавца. Поскольку в приведенном пункте ничего не сказано о возможности либо невозможности применения факсимиле, Госкомпредпринимательства в письме от 19.03.2004 г. №1699 сделал вывод, что все составленные экземпляры налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно уполномоченным плательщиком налога осуществлять продажу товаров (работ, услуг) лицом без использования аналогов воспроизведения собственной подписи (факсимильной подписи).

В определении ВАСУ от 29.05.2008 г. №К-13190/06, от 06.02.2007 г. №К-9000/06 суд не считает, что только собственноручная подпись может быть поставлена на налоговой накладной, а значит, проставление факсимиле вместо личной подписи при наличии всех обязательных реквизитов не является основанием для непринятия налоговой накладной.

В определении ВАСУ от 06.09.2006 г. исходил из того, что Закон о бухучете не содержит каких-либо оговорок в отношении способа выполнения подписи должностным лицом предприятия, учреждения, организации, и если такой оговорки нет и в специальном акте, не имеет значения, каким образом поставлена подпись - нанесением рукописного текста или нанесением оттиска подписи с помощью факсимиле. Тем не менее, учитывая позицию налоговой инспекции, предпочтительнее будет не использовать факсимильную подпись на налоговых накладных.

В любом случае, как при оформлении хозяйственных правоотношений, заключении договоров, так и при подписании первичных документов, мы рекомендуем предварительно заключить между сторонами соглашение об использовании факсимиле (факсимильной подписи) с образцами собственноручных подписей уполномоченных лиц (например, путем подписания отдельного документа, включения дополнительного раздела в договор или обмена письмами).

Итак, факсимиле, или, другими словами, использование факсимильной подписи может допускаться в случаях, когда специальный нормативно-правовой акт, регулирующий оформление первичных документов, не содержит прямого запрета на использование факсимиле. Но все же для того чтобы избежать возможных споров с контрагентами или проверяющими целесообразно будет предварительно оговорить возможность использования факсимиле на определенных документах.

Порядок изготовления факсимиле

Для того чтобы иметь возможность использовать факсимиле руководителю желательно издать соответствующий приказ о порядке использования факсимильной подписи. Приказ об использовании факсимиле должен содержать:

  1. перечень должностных лиц, подписывающих документы с использованием факсимиле;
  2. перечень документов, которые могут быть подписаны с использованием факсимильной подписи;
  3. способы хранения факсимиле и доступа к нему;
  4. перечень лиц, ответственных за хранение факсимиле;
  5. образцы соответствующих аналогов собственноручных подписей должностных лиц.

Многие руководители ошибаются, когда в приказе на использование факсимиле наделяют правом пользования факсимильной подписью других должностных лиц – то есть тех, чья подпись не заверяется. Это является нарушением правил оформления первичных документов и документооборота в целом, поскольку только лицо, чья подпись воспроизводится с помощью факсимиле, может им пользоваться. Следует помнить, что цель использования факсимиле - заменить рукописный текст, позволяющий идентифицировать определенное должностное лицо, на его аналог, который воспроизводится с помощью технических средств. При этом требование о том, что подписать документ должно конкретное должностное лицо (собственноручно или с помощью факсимиле), поскольку именно он несет ответственность за достоверность подписываемого документа. В случае отсутствия должностного лица, имеющего право пользоваться факсимиле, такое лицо должно издать соответствующий приказ о наделении определенными полномочиями других сотрудников предприятия или внесением изменений в учредительные документы.

Согласно абз. 2 п. 6 Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденных приказом МВД Украины от 11.01.99 г. №17, факсимиле изготавливаются штемпельно-граверными мастерскими (участками) без разрешений органов внутренних дел, но обязательно по ходатайству юридических или физических лиц.

В качестве заключения, хочется еще раз напомнить о том, что законодательство содержит довольно широкие возможности для использования факсимиле в хозяйственной деятельности и оформлении первичных документов. В то же время руководителю всегда следует помнить о претензиях контролирующих органов к документам, подписанным с помощью факсимиле. Очень часто такие документы становятся поводом для судебных тяжб. Так что будьте внимательны, принимая решение об использовании факсимиле .

Факсимиле правила использования

Использование факсимиле

Факсимиле – это штамп, воспроизводящий посредством клише подпись официального лица. Использование факсимильной подписи позволяет значительно облегчить работу организации. Зачастую возникают ситуации, когда необходимо срочно поставить подпись уполномоченного лица, которого нет на месте. Или в условиях большого потока документов руководителю надо подписать, и желательно с наименьшими временными затратами, целую кипу бумаг. В этих случаях факсимиле может ускорить и упростить рабочий процесс.

Документ, подписанный факсимильной подписью, несет юридическую силу. Но факсимильная подпись не всегда равнозначна рукописной. Согласно законодательству Российской Федерации, факсимильная подпись может быть использована в случаях, когда это не противоречит закону, или когда на это дано согласие обеих сторон заключения сделки. К примеру, при оформлении большинства гражданско-правовых сделок факсимиле можно пользоваться без ограничений (опять же таки по предварительному соглашению сторон). Факсимильная подпись также часто сопровождает деловую переписку.

Факсимиле не используется при выдаче разного рода доверенностей и оформлении документов, подразумевающих материальную или иную ответственность, а также на счет-фактурах. Если рассматривать налоговые или бухгалтерские документы, они вступают в силу при условии наличия настоящей подписи соответственного лица.

Правила использования факсимильной подписи регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ст. 160 ч. 2).

Во избежание злоупотреблений при использовании факсимиле, мы рекомендуем организованно подойти к этому процессу. А именно написать инструкцию по его применению, где четко указать:

  • точный перечень документов, где можно поставить факсимильную подпись;
  • лицо, ответственное за хранение факсимиле;
  • список лиц, которые имеют право на использование факсимиле;
  • контрольный образец оттиска факсимильной подписи.

Изготовление Факсимиле в Самаре

Для заказа факсимиле Вам достаточно предоставить образец подписи на чистом листе бумаги в отсканированном виде, и отправить нам на почту (лучше несколько вариантов, и при этом указать приоритетный). Далее следует определиться с выбором оснастки, в чем сотрудники нашей компании с радостью окажут Вам содействие.

Заказывая данную услугу у нас, Вы получаете качественно выполненный заказ по привлекательной цене.

Официальная позиция контролирующих органов сводится к тому, что использование факсимильного воспроизведения подписи допускается только при взаимном соглашении сторон. Кроме того, факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Как правило, фискалы настаивают на том, что налогоплательщик не вправе предъявлять к вычету или возмещению суммы НДС, уплаченные поставщику, на основании счета-фактуры, заверенного факсимильной подписью руководителя и главного бухгалтера организации.

Счета-фактуры с факсимиле лишают права на вычет или возмещение НДС

Что касается использования факсимильной подписи при заполнении счетов-фактур, то здесь озвучим две сложившиеся позиции.

Высшие судьи считают, что проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи при наличии соглашения об этом не свидетельствует о нарушении плательщиком установленных статьей 169 Налогового кодекса требований (определение ВАС РФ от 13 февраля 2009 г. № ВАС-16068/08).

Налоговики же настаивают на ненадлежащем и неполном оформлении первичных документов в случае подписания счетов-фактур с использованием факсимиле.

Напомним, что в силу пункта 6 статьи 169 Налогового кодекса счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером организации либо иными уполномоченными лицами.

В то же время пунктом 2 статьи 160 Гражданского кодекса предусмотрено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического и ли иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами и ли соглашением сторон.

Использование счетов-фактур, подписанных факсимильной подписью, Налоговым кодексом не предусмотрено.

Ссылаясь на данные положения, финансисты выносят вердикт, что счета-фактуры, составленные с использованием факсимильной подписи, признаются составленными с нарушением установленного порядка и не могут являться основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету (письма Минфина России от 1 июня 2010 г. № 03-07-09/33, от 17 сентября 2009 г. № 03-07-09/48).

Однако не стоит отчаиваться, суд я по сложившейся судебной практике в этом направлении, у налогоплательщиков есть неплохие шансы отстоять свое право на вычет НДС при представлении счетов-фактур с факсимиле.

Высшие арбитры в постановлении Президиума Высшего Арбитражного Суда РФ от 27 сентября 2011 г. № 4134/11 приходят к аналогичному выводу, ссылаясь на статью 169 Налогового кодекса и Федеральный закон от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ (далее - Закон № 129-ФЗ), которые не содержат положений, позволяющих оформлять документы первичного бухгалтерского и налогового учета с использованием факсимильной подписи лиц, уполномоченных на их подписание.

Факсимиле (в переводе с латинского – сделай подобное) представляет собой клише, то есть точное воспроизведение рукописи, документа, подписи средствами фотографии и печати.

К сведению

Факсимильные, сканированные либо сделанные иным способом копии «первички» не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (письмо УФНС России по г. Москве от 25 января 2008 г. № 20-12/05968).

Положениями статьи 169 Налогового кодекса не предусмотрена возможность факсимильного воспроизведения подписи при оформлении счета-фактуры. Не содержит подобной нормы и Закон № 129-ФЗ, в силу которого документы бухгалтерского у чета должны содержать личные подписи соответствующих лиц, в связи с чем отступление от установленных правил влечет отказ в применении налоговых вычетов по таким счетам- фактурам.

Отказывая плательщикам в предоставлении вычетов по НДС по счетам-фактурам, содержащим факсимильную подпись, судьи также приводят следующие аргументы, как в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 13 декабря 2011 г. № А03-79/2011. Установив, что счета-фактуры, выставленные поставщиком, содержат подписи руководителей организации, выполненные путем факсимильного воспроизведения, судьи считают, что такие документы считаются не подписанными руководителем поставщика товара, поскольку не соответствуют установленным требованиям.

Правовой статус подписи факсимиле не закреплен

А вот какие аргументы приводят судьи в постановлении ФАС Восточно-Сибирского округа от 2 декабря 2010 г. № А33-20240/ 2009, где признано необоснованным возмещение НДС, поскольку представленные первичные документы были подписаны неустановленными лицами.

Факсимильная подпись не является копией подписи, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому ее проставление на счетах-фактурах свидетельствует о нарушении установленного порядка.

Исходя из толкования статьи 169 Налогового кодекса о порядке составления и подписания счетов-фактур во взаимосвязи со статьей 160 Гражданского кодекса об использовании факсимильного воспроизведения подписи и с учетом того, что нормативными правовыми акта ми Российской Федерации не предусмотрено подписание счета- фактуры факсимиле, не закреплен правовой статус такой подписи, суд пришел к выводу о том, что воспроизведение на счете-фактуре подписи не подтверждает соблюдение требования об обязательности ее подписания установленными уполномоченными лица ми.

Это важно

Использование факсимиле допускается только при взаимном соглашении сторон.

Факсимиле приводит к риску подтверждения достоверности сведений

В постановлении ФАС Северо-Западного округа от 2 декабря 2011 г. № А56-66090/2010 в качестве аргумента «против факсимиле» упомянуты следующие положения. Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах и других документах, имеющих финансовые последствия.

Налоговым законодательством допускается возможность представления налоговых деклараций в электронном виде с использованием электронной цифровой подписи в соответствии с Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ. Однако действие данного закона не распространяется на отношения, возникающие при использовании иных аналогов собственноручной подписи. Также законодательство о бухгалтерском учете и о налогах и сборах не предусматривает использование факсимильного воспроизведения подписи при оформлении первичных документов и счетов-фактур.

Более того, судьи заявляют, что истолкование абзаца 2 пункта 5 статьи 80 Налогового кодекса в том смысле, что он позволяет подписывать налоговую декларацию посредством проставления оттиска факсимильного клише оригинальной подписи, привело бы к возникновению в налоговых отношениях неоправданно высоких рисков подтверждения полноты и достоверности сведений, указанных в налоговых декларациях, ненадлежащими лицами.

Причем негативные имущественные последствия в связи с этим могли бы возникать как у государства, так и у самих налогоплательщиков.

Поэтому суды исходи ли из несоответствия налоговой декларации, в которой подпись руководителя общества проставлена посредством факсимиле, требованиям налогового законодательства и отсутствия обязанности у налогового органа ее принять и производить проверку. Такая налоговая декларация не подтверждает действительного за явления налогоплательщиком указанных в ней сведений.

Особые правила

Факсимиле не допускается использовать на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.

Однако не все так безнадежно, и у налогоплательщиков есть неплохие шансы на вычет или возмещение НДС по счетам-фактурам, содержащим подпись факсимиле, судя по судебной практике.

Запрета на подпись руководителя путем штампа-факсимиле не имеется

Вот яркий пример такого положительного для плательщика судебного решения – постановление ФАС Северо-Западного округа от 21 апреля 2011 г. № А13-8617/2008.

В представленных обществом счетах-фактурах и товарных накладных содержались факсимильные подписи от имени поставщиков.

Суд посчитал ошибочной позицию инспекции о том, что представленные налогоплательщиком документы по взаимоотношениям с поставщиками не могут являться документальным подтверждением совершения хозяйственных операций, так как не содержат подлинных подписей их руководителей.

Действительно, в силу статьи 9 Закона № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организациями, должны оформляться оправдательными документами. Они служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты: наименование документа, дату составления, наименование организации, от имени которой составлен документ, содержание хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи указанных лиц.

Счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации либо иными лицами, уполномоченными на то приказом по организации или доверенностью.

Счета-фактуры, составленные и выставленные с нарушением установленного порядка, не являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм НДС к вычету или возмещению.

Использование при совершении сделок факсимильной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается по соглашению сторон.

Судьи при вынесении решения ссылаются на то, что действующее налоговое законодательство и законодательство о бухгалтерском учете не содержат норм, устанавливающих допустимые способы подписания счетов -фактур, и не предусматривают запрет на совершение подписи руководителя путем проставления штампа-факсимиле.

Факт наличия факсимильной подписи в первичных документах сам по себе не может быть основанием для отказа в предоставлении вычета сумм НДС, уплаченного поставщикам при приобретении товаров.

Факсимиле – оригинальная личная подпись

Не является основанием для отказа в возмещении НДС подписание счетов-фактур, выставленных поставщиком, с использованием факсимильного воспроизведения подписей руководителя поставщика. Факсимильная подпись не является копией подписи физического лица, а представляет собой способ выполнения оригинальной личной подписи, поэтому проставление на счетах-фактурах факсимильной подписи не свидетельствует о нарушении установленных статьей 169 Налогового кодекса положений. В данном случае фактически оплата произведена и товар получен, договор сторонами исполнен.

Кроме того, судьи учли тот факт, что составителем спорных счетов-фактур является поставщик, а не плательщик. А на налогоплательщика не возлагается обязанность осуществлять проверку контрагента (постановление ФАС Северо-Западного округа от 8 февраля 2011 г. № А56- 12834/2010).

Е. Юдахина, редактор-эксперт