Простой образец акта приема передачи документов. Акт приема-передачи (образец), когда заключают и зачем

Под оборудованием обычно понимается применяемое самостоятельно или устанавливаемое на машину техническое устройство, которое необходимо для выполнения ее основных или дополнительных функций, а также для объединения нескольких машин в единую систему (п. 1 ст. 2 Технического регламента , утв. Решением Комиссии ТС от 18.10.2011 № 823). А как организации документально оформить поступление оборудования? Приведем для акта передачи оборудования образец его заполнения в нашем материале.

Акт передачи оборудования: образец

Для того, чтобы оформить и учесть поступившее на склад организации оборудование, которое в дальнейшем будет использоваться как объект основных средств, Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7 утверждена форма акта № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования». Для этого акта приема-передачи оборудования образец простой: в нем отражается информация о получателе, поставщике и изготовителе оборудования, приводятся сведения о времени приемки оборудования и о самом поступившем оборудовании (наименование, марка, вид упаковки и т.д.), результат произведенной приемки и иная необходимая информация.

Скачать форму акта № ОС-14 в форматах Excel и Word можно по ссылкам ниже:

Акт приемки-передачи оборудования: ОС-14 в Excel

Акт приема-передачи оборудования: Word

Необходимо иметь в виду, что организация для документального учета поступления оборудования использовать именно эту форму не обязана (Информация Минфина № ПЗ-10/2012). Это означает, что при поступлении оборудования можно заполнять акт как по унифицированной форме № ОС-14, так и по самостоятельно разработанной форме. При этом важно, чтобы выбранный вариант оформления был закреплен в .

Если организация решит использовать форму, утвержденную Постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7, некоторые указания по заполнению Акта она может найти в этом Постановлении.

В частности, предусматривается, что акт по форме № ОС-14 должен составляться в 2 экземплярах. Составлением акта должна заниматься специальная комиссия, которая была уполномочена руководителем организации на прием основных средств. Составленные комиссией акты утверждаются руководителем или иным ответственным лицом.

Если в момент поступления оборудования на склад комиссия не могла произвести его качественную приемку (например, по причине массового поступления оборудования), то составляется предварительный акт по форме № ОС-14. Оформляется он на основании не качественной приемки, а простого внешнего осмотра. Если в последующем будут выявлены как качественные, так и количественные расхождения со сведениями поставщиков, должны быть составлены отдельные акты. Аналогично необходимо актировать и выявленные факты боя и лома при приемке оборудования.

Компании могут заключать между собой различные договоры, связанные с передачей материальных ценностей, товаров. Это могут быть договора хранения, поставки, купли-продажи, комиссии, агента и т. д. В некоторых заключенных соглашениях предусмотрено обязательное заполнение товарной накладной и акта приемки-продажи товаров, в других – только .

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ.

Акт приема передачи заполняется с целью определения количества, качества, стоимости товара, в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Его обязательно нужно составлять при расхождении по количеству, по качеству, а также если товар поступает без документов.

Акт приемки товара оформляется, если его составление предусмотрено договором. В этом случае он имеет такую же значимость, как и сам договор. Когда одна организация передает материальные ценности на ответственное хранение или по договору комиссии, то прием-передачи происходит с использованием акта.

Также данный акт может составляться и между физическим лицом и организацией. Если гражданин приобрел товар, после чего выявил в нем какие-либо недостатки или брак, то по закону о защите прав потребителей он имеет право вернуть некачественный товар или обменять на новый. В некоторых случаях для проверки товара необходимо провести экспертизу.

При передачи товара от покупателя к продавцу в таком случае необходимо обязательно составлять акт в двух экземплярах, один из которых с отметками о приеме остается у покупателя.

Акт приема передачи товара образец заполнения

У этого документа не существует стандартного вида. Форма акта может быть произвольной, тем не менее в ней должны присутствовать обязательные реквизиты. В акт приема-передачи заносится дата и место его составления, наименования организаций, их представители и основания, по которым они действуют.

Далее заполняется информация о заключенном договоре (номере и дате), по которому одна сторона передает, а другая принимает. Перед составлением акта стороны должны сверить фактическое поступление с сопроводительными документами.

В табличную часть этой формы записывается информация о наименование товара (ассортимент), модели, артикуле, фактическом количестве, цене и общей стоимости поступивших материальных ценностей. В расширенном виде акта могут присутствовать графы количество и стоимость передаваемых товаров для каждой стороны. В итоговой строке заполняется сумма всего, после этого она расписывается прописью ниже.

Затем делается отметка об соответствии качеству и ассортименту товара, соблюдении сроков поставки. При обнаружении дефектов надо подробно их описать.

Если передающая и принимающая стороны согласны с приемкой-передачей, то делается запись об отсутствии взаимных претензий.

В документе записывается количество экземпляров акта, и кому они предназначены. Затем его пописывают стороны с указанием наименования организации, адреса, регистрационных реквизитов, должности, личных данных, подписи лиц, ответственных за передачу товара и подписание этого документа.

Особенности составления отдельных актов приемки-передачи, последствия его не составления

Одной из сторон, заполняющей акт приемки-передачи, может выступать физическое лицо. В этом случае необходимо обязательно заполнить его паспортные данные, место регистрации.

Предусмотрена возможность составления этого документа на группу товаров или партию.

Существует акт приемки-передачи, заполненный не на разовую поставку, а за определенный период. В этом случае, в табличную часть целесообразно ввести графу «Дата поступления».

Во время поставки место передачи товара может быть на складе поставщика, на складе покупателя, и в иной указанной в договоре точке. Поэтому необходимо указывать фактическое место для того чтобы не возникло в дальнейшем проблем.

Товар может поставляться транспортной компанией, тогда рекомендуется каждый факт приемки-передачи фиксировать в данном акте.

Правильно составленный акт позволяет предъявить претензии для возмещения материального вреда, определить момент исчезновения или потери товара. Поэтому его отсутствие лишает одну сторону права предъявить свои требования, а другую - оправдаться.

Доказательством исполнения обязанностей стороны в ряде договоров является письменный акт приема-передачи.
Документ подписывается, как правило, сторонами договора и в рамках договорных отношений: передача товара по договору поставки, транспортного средства или иной вещи по договору купли-продажи, в рамках арендных отношений и т.п. Такой акт фиксирует не только факт выполнения обязательств, но и состояние передаваемого имущества на момент передачи. Поэтому в рамках судебных споров акт приема-передачи может стать важным .

Обязательность составления такого документа, как акт приема-передачи, может быть предусмотрена прямо в договоре, а может вытекать и из норм Гражданского кодекса РФ. Например, в силу ст. 556 ГК РФ факт передачи недвижимости по договору купли-продажи и принятие ее покупателем осуществляется по передаточному акту. Или ст. 655 ГК РФ (аренда здания). Акт приема-передачи может быть составлен сторонами любого обязательства и по личной инициативе.

Пример акта приема-передачи

по договору купли-продажи жилого дома и земельного участка

Гражданин РФ Одинцов Дмитрий Валерьевич, паспорт серия 56 14 номер 1684325, выдан 04.11.2012 г. Отделом УФМС России по Ульяновской области в Октябрьском районе г. Ульяновска, адрес регистрации: Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Кирова, 79 – 14, именуемый в дальнейшем Продавец, и

гражданин РФ Петросухов Семен Аркадьевич, паспорт серия 79 86 номер 4684215, выдан 08.02.2002 ТОМ Железнодорожного района г. Омска, адрес регистрации: Омская область, г. Омск, ул. Московская, 49, именуемый в дальнейшем Покупатель, а вместе именуемый Стороны,

составили настоящий акт приема-передачи о нижеследующем:

Во исполнение п. 3.4 Договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г. Продавец передал, а Покупатель принял следующее имущество:

Жилой дом, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 215 кв.м., этажность: 2, кадастровый номер: 29/725/798-81/5652, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.
Земельный участок, расположенный по адресу: Россия, Ульяновская область, г. Ульяновск, ул. Победы, 17, общей площадью 556 кв.м., назначение земель: под индивидуальное жилищное строительство, кадастровый номер: 29/795/451-13/5614, принадлежащий Продавцу на праве собственности, что подтверждается Свидетельством о государственной регистрации права от 17 мая 1998 г. серия АВ № 36422546, выдано Управлением Росреестра по Ульяновской области.

Имущество Покупателем осмотрено, в результате осмотра недостатков не выявлено. Качество имущества соответствует условиям договора купли-продажи жилого дома и земельного участка от 01 февраля 2017 г., претензий к состоянию имущества Покупатель не имеет.
Одновременно с имуществом Продавец передал Покупателю 3 (три) комплекта ключей, а также оригиналы правоустанавливающих документов на жилой дом и земельный участок, документы о техническом состоянии.
Риск случайной гибели или случайного повреждения жилого дома и земельного участка переходит на Покупателя с момента подписания настоящего акта.
Настоящий Акт приема-передачи составлен в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Продавец: Одинцов Дмитрий Валерьевич

Покупатель: Петросухов Семен Аркадьевич

Что включить в акт приема-передачи

Законом обязательные реквизиты такого документа не установлены. В то же время, чтобы использовать акт приема-передачи в бухгалтерских и иных юридически значимых целях, он обязательно должен содержать следующие сведения:

наименование сторон. Если договором предусмотрена обязанность вручить имущество третьему лицу, акт подписывается с третьим лицом. В большинстве случаев составляется акт приема-передачи теми же сторонами, что и договор. Помните, что от имени юридического лица без доверенности может действовать только тот, кто прямо указан в учредительных документах (директор, генеральный директор). Поэтому при приемке товара работником, необходимо убедиться в наличии доверенности или полномочий осуществить прием товара.
сведения о реквизитах договора, в рамках которого осуществляется передача и прием товара.
индивидуальные признаки передаваемой вещи, количество, ассортимент, качество.
наличие (отсутствие) претензий к внешнему виду вещи, качеству по результатам визуального осмотра.
передача принадлежности к вещи, документы к ней.
подписи сторон, дата составления.

Особенности составления акта приема-передачи между юридическими лицами

Подтверждение факта передачи товара является основанием оплаты со стороны Покупателя. Поэтому организациям следует уделять отдельное внимание при составлении такого рода документов.

Юридические лица вправе использовать унифицированные формы бланков. Например, ТОРГ-12 (товарная накладная). Анализ судебной практики не позволяет дать однозначный ответ на вопрос, является ли доказательством приема-передачи товара товарная накладная, подписанная не уполномоченным лицом, но имеющая печать организации. Поэтому необходимо убедиться в наличии у принимающего товар лица таких полномочий.

Свидетельские показания также допускаются не всегда, поэтому составить акт приема-передачи товара необходимо для подтверждения факта вручения имущества определенного качества.

Унифицированная форма ТОРГ-1 акта о приемке товаров — это один из первичных документов, который применяется для учета поступления материальных ценностей. Форма ТОРГ-1 была введена с января 1999 года. Она подтверждает отгрузку товаров поставщиком и их передачу покупателю согласно контракту.

Акт о приемке товаров: собственный или унифицированный бланк

До 2013 года предприятия пользовались унифицированными формами первичных документов из альбомов Госкомстата РФ. С введением в действие с января 2013 года ФЗ «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон № 402-ФЗ) были внесены существенные изменения в правила составления первичных учетных документов.

Организации получили право самостоятельно разрабатывать некоторые формы первичных документов и утверждать их в своей учетной политике. Бланки из альбомов унифицированных форм больше не являются обязательными для использования в учете.

Это не значит, что предприятия больше не могут применять унифицированные формы, разработанные органами статистики. Формирование альбома собственных бланков первичной документации в соответствии с законодательством является правом, но не обязанностью организации.

Собственные документы должны иметь обязательные реквизиты, которые прописаны в ст. 9 действующего Закона № 402-ФЗ, к примеру:

название документа и его дата;
название организации;
номенклатура товаров, работ и услуг (факт хозяйственной операции) и их измерение;
Ф. И. О., должности и подписи лиц, которые ответственны за совершение сделки.

В настоящее время допускается использование акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1, которая была утверждена постановлением Госкомстата РФ от 25.12.1998 № 132. Скачать для акта о приемке товара образец формы ТОРГ-1 можно на нашем сайте.

Как заполнить бланк акта о приемке товаров по форме ТОРГ-1

Акт о приемке товаров ТОРГ-1 заполняется по факту приема материальных ценностей. При передаче товара проверяется его количество, полная комплектность, вес и качество. При возникновении разногласий по количеству и качеству стороны должны составить акт по форме ТОРГ-2 или ТОРГ-3 (для импортных товаров). Акт по форме ТОРГ-1 заполняется комиссией, которая назначается приказом руководителя предприятия, в день передачи ТМЦ. Акт о приемке товаров по форме ТОРГ-1 можно условно разделить на 4 основные части: шапка, табличные части на 2 страницах и итоговая (заключение комиссии).

Шапка оформляется стандартным для многих документов способом. В ней отражаются:

Наименование компании и ее структурного подразделения (если есть).
Документ — основание для составления акта, его номер и дата, например распоряжение или приказ.
Место, в котором был принят товар, например склад.
Сопроводительные документы (товарная накладная, счет-фактура).
Грузоотправитель. Если он является производителем и поставщиком, то в этих строках ставится пометка: «Он же» или «Тот же».
Данные страховой организации.
Номер и дата заключения контракта, счета-фактуры на поставку ТМЦ.
Способ доставки, например автомобильным транспортом. При доставке ж/д транспортом указывается номер и дата железнодорожной накладной.
При доставке продуктов питания с ветеринарным свидетельством (например, мясных и рыбных продуктов) указывается его номер и дата выдачи.
Время прибытия товара и завершения его приемки.

На 2-й странице перечисляется номенклатура поставляемых ТМЦ, их количество, цена и стоимость (по данным поставщика). В табличной части 3-й страницы принимающая сторона проставляет стоимость и фактическое наличие товара по массе и количеству мест. При количественных отклонениях от данных поставщика заполняется колонка «Отклонение». На 4-й странице комиссия фиксирует свое заключение о соответствии товара документам поставщика и выносится решение руководителя об оприходовании его на склад.

На нашем сайте вы можете скачать заполненный образец формы ТОРГ-1.

Акты разногласий при приемке товара форм ТОРГ-2 и ТОРГ-3 - образцы бланков

В деловой практике встречаются обстоятельства, при которых у сторон сделки возникают разногласия по объему товара или по его качественным показателям. Например, в сопроводительных документах указано одно количество, а по факту оказалось совсем другое. В таких случаях оформляется акт разногласий при приемке товара.

В этот документ вносятся данные согласно реальному положению дел, а под ним должны стоять подписи членов создаваемой комиссии и представителя поставщика. Составлять его надо и по каждому поставщику, с которым возникли разногласия, и по каждой спорной партии товара. После оформления акт должен быть передан в бухгалтерию со всеми сопутствующими документами.

Примечательно, что для таких документов предусмотрена особые бланки, причем разные для товаров российского происхождения применяется одна форма - ТОРГ-2, составляемая в 4-х экземплярах, а для импотртных товаров - ТОРГ-3, составляемая в 5-и экземплярах.

Для акта разногласий при приемке товара образец бланка ТОРГ-2 можно скачать на нашем сайте.

Помимо этого бланка на нашем сайте доступна для скачивания и форма ТОРГ-3.

Где можно найти и скачать образец акта на доставку товара

В некоторых особо сложных случаях, когда одной накладной от поставщика (ТОРГ-12) мало или поставляемые товары представляют особую ценность, составляется акт на доставку товара. В этом документе стороны подтверждают не только факт состоявшейся поставки, но и удостоверяют своими подписями надлежащее качество поставленных товаров.

Значимость акта подтверждается тем, что под ним ставят подписи первые лица или руководящие работники, специально уполномоченные для этой процедуры.

Для акта на доставку товара образец скачать можно на нашем сайте.

Вы также можете ознакомиться с правилами заполнения формы ТОРГ-12 в нашей статье

Если вы хотите защитить себя от неприятностей при передаче частному лицу или организации каких-либо ценностей или документов, то заполняйте акт приема-передачи имущества.Этот документ поможет вам при возникновении форс-мажорных ситуаций и может стать доказательством в суде в случае, если вторая сторона будет утверждать, что товары не передавались или передавались не в том количестве. Основанием для составления акта является договор, он может заключаться между двумя частными лицами либо внутри организации (к примеру, при увольнении сотрудника, ликвидации отдела или перевода рабочего из одного подразделения во второе).

Нюансы составления

В конце статьи мы приведем единый шаблон акта приема передачи материальных ценностей, но следует понимать, что в зависимости от ситуации данный документ может отличаться по содержанию и правилам составления. К примеру, если планируется передача транспортного средства, то принимающая сторона обязана осмотреть его, указать найденные дефекты и недостатки, внести их в акт, проверить уровень топлива и пр.

Классический акт приема-передачи

Данный документ не является самостоятельным — обычно он составляется как приложение к договору аренды или купли-продажи. Причем акт может заполнять и подписывать одно лицо, а сам договор — второе. Обычно его составляет эксперт, который хорошо разбирается в передаваемых материальных ценностях, а договор подписывают две стороны непосредственно.

Важно: акт следует заполнять не только при передаче товарно-материальных ценностей, но и при их приемке, чтобы избежать конфликтных ситуаций и недопонимания.

Подписав акт приема-передачи товара, сторона, принявшая его, становится ответственной за его сохранность и состояние, а также получает на него определенные права (в случае купли-продажи — полные, в случае аренды — частичные). В случае повреждения или утраты товара или материальных ценностей лицо, подписавшее акт, несет полную ответственность за него согласно с условиями, указанными в договоре. Владелец ТМЦ вправе требовать компенсацию за понесенный ущерб в виде частичной или полной оплаты стоимости матценностей, в том числе и через суд (у него на руках есть все официальные доказательства). Именно поэтому всегда составляйте акт приема-передачи материальных ценностейпри передаче своего имущества стороннему лицу.

Как правильно составляется документ

Акты могут отличаться друг от друга в зависимости от того, на что именно их составляют. Приведем список обязательных пунктов, которые обязательно следует включать в данный документ:

Наименование материальных ценностей, которые передаются от одной стороны сделки ко второй. Если наименований много, то необходимо перечислить их все.
Количество передаваемых материальных ценностей. Заполняя акт приема-передачи оборудования, не ленитесь прописывать его количество числом и прописью — это позволит вам защититься при спорных ситуациях.
Состояние товара или его качество, наличие дефектов (царапин, вмятин, потертостей, разрывов упаковки и пр.).
Стоимость единицы товара и общая стоимость передаваемой партии. Также рекомендуется указывать размер налога на добавленную стоимость, стоимость доставки и прочие расходы.
Отметка о наличии расхождений между декларируемым количеством/качеством товара и его фактическим состоянием.

Внимание: акт заполняется для того, чтобы подтвердить, что товарно-материальные ценности действительно передавались от одной стороны к другой. Данный документ может быть обоснованием при возникновении споров, в том числе и в суде.

Подписание акта приема-передачи подтверждает, что претензий у обеих сторон нет

Как правильно заполнить бланк акта приема-передачи ТМЦ? Для этого необходимо выполнить следующие действия:

Вместе с представителем передающей стороны детально осмотреть товар, пересчитать его количество, проверить работоспособность (если передается какая-то техника и проверка вообще возможна).
После осмотра необходимо прописать пункт, что расхождений между поступающим и принятым количеством/качеством не выявлено (или расхождения были обнаружены). Если они присутствуют, то обязательно вносятся в текст акта.
В случае наличия расхождений поставщику выносятся письменные претензии (составляется в двух экземплярах, претензии остаются у каждой стороны сделки).
Вносится пункт о том, что товарно-материальные ценности были доставлены заказчику в необходимом количестве без нарушений (или с ними). Данный пункт необходим при передаче товаров, которым нужны особые условия хранения. К примеру, замороженную рыбу привезли не в рефрижераторе, а обычной фурой, в результате чего она подтаяла. Это нужно обязательно указать в бумагах.

Важно: не стесняйтесь описывать выявленные нарушения как можно подробнее, не нужно просто принимать ТМЦ без проверки. Чем полнее вы укажете претензии и недостатки, тем больше у вас шанс выиграть дело в суде или доказать свою правоту при наличии претензий в будущем.

Если в бумагах не указываются претензии, то по умолчанию считается, что обе стороны удовлетворены сделкой, поэтому доказать, что товар был бракованный или ненадлежащего качества, будет практически невозможно. Это касается любых передаваемых вещей, а не только товаров. К примеру, составляя акт приема-передачи квартиры при продажеее застройщиком, вы вправе вписать обнаруженные недостатки в документ и потребовать их устранения. Часто люди игнорируют этот шаг, радуясь приобретению жилья, и впоследствии делают ремонт за свои средства, хотя это входит в обязанности подрядчика.

Некоторые нюансы заполнения

Напомним, что форма акта приема-передачиТМЦ является свободной, поэтому при необходимости в нее можно включать дополнительные пункты. При необходимости в нее вносится следующее:

Адрес места, в котором происходит передача и получение товара.
Условия приемки-передачи.
Расхождения в количестве, качестве, характеристиках ТМЦ.
ФИО и должности тех, кто заполнял бумаги, принимал или сдавал товарные ценности.

Данный документ заполняется в 2-х экземплярах. Он подписывается двумя сторонами после проведения проверки или осмотра товара.