Инспектор, проводящий налоговую проверку, вправе истребовать у проверяемого лица необходимые документы. Как правило, способ их представления выбирает налогоплательщик. Рассмотрим, как правильно подготовить и передать документы в налоговую инспекцию.

В каком виде представлять документы

При проведении мероприятий налогового контроля налогоплательщики обязаны представлять необходимые документы. Это можно сделать следующими способами (абз. 1 п. 1 ст. 93 и абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ):

Способ представления определяется организацией самостоятельно (Письмо ФНС России от 25.11.2014 N ЕД-4-2/24315).

Бумажные экземпляры

Представление документов на бумажном носителе производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (абз. 2 п. 1 ст. 93 НК РФ).

К сведению. Копия документа – это экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа (п. 23 ГОСТ Р 7.0.8-2013 “Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения” утвержден Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Выписка из документа – это копия части документа, заверенная в установленном порядке (п. 26 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Имейте в виду, что в случае необходимости налоговый орган вправе ознакомиться с подлинниками документов (абз. 5 п. 2 ст. 93 НК РФ). Такая необходимость может возникнуть, в частности, в случае обнаружения несоответствия представленных сведений сведениям, содержащимся у налоговой, а также в случае сверки копий документов с их подлинниками (Письмо Минфина России от 11.01.2009 N 03-02-07/1-1).

Заверяем копии

Заверенная копия документа – это копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 25 ГОСТ Р 7.0.8-2013).
При заверении соответствия копии документа ниже реквизита “Подпись” проставляют (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 “Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” утвержден Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст (далее – ГОСТ Р 6.30-2003).):

  • заверительную надпись “Верно”;
  • личную подпись;
  • расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
  • дату заверения.

Обратите внимание: налоговики не могут требовать нотариальное удостоверение копий документов (абз. 2 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Многостраничные документы

Чиновники в Письмах ФНС России от 13.09.2012 N АС-4-2/15309@ и Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142 (направлено Письмом ФНС России от 29.08.2014 N АС-4-2/17341) разъяснили порядок заверения многостраничных документов. В данном случае возможно как заверение каждого отдельного листа копии документа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа;
  • исключить возможность механического расшития подшивки;
  • обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа документа;
  • осуществить последовательную нумерацию всех листов в подшивке и при заверении указать общее количество листов в подшивке (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены следующие реквизиты:

  • заверительная надпись “Верно”;
  • должность лица, заверившего копию;
  • личная подпись;
  • расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
  • дата заверения;
  • надпись “Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью __ листов” (количество листов указывается словами).

Подшивка документов

НК РФ не предусмотрено представление в инспекцию подшивки документов, заверенной на обороте последнего листа последнего документа. Чиновники считают, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов. Данный вывод прозвучал в Письмах ФНС России от 02.10.2012 N АС-4-2/16459 и Минфина России от 29.10.2014 N 03-02-07/1/54849, от 11.05.2012 N 03-02-07/1-122, от 24.10.2011 N 03-02-07/1-374.

Арбитражная практика по данному вопросу противоречива. Часть судей считает, что заверенная подшивка документов правомерна.

Судебная практика. Арбитры пришли к выводу о том, что своевременное представление обществом копий истребованных инспекцией документов, оформленных в виде подшивки, содержащей удостоверительную надпись уполномоченного лица, не является отказом от их представления и не может быть расценено как непредставление документов вообще. Указанный вывод прозвучал в Постановлениях ФАС Центрального округа от 01.11.2013 по делу N А54-8663/2012 и Западно-Сибирского округа от 30.08.2012 по делу N А75-10187/2011.

В то же время мы нашли судебные акты, где сказано, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.

Судебная практика. Судом установлено, что заявителем в ИФНС представлена подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: “Всего пронумеровано и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО “Тривиум-XXI” экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008″. Арбитры решили, что данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, не заверенных должным образом (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 N КА-А41/11390-09 (Определение ВАС РФ от 17.02.2010 N ВАС-946/10)).

Наличие оттиска печати

Как правило, копия документа заверяется печатью организации. Между тем с 07.04.2015 общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества не обязаны иметь печать (п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ “Об обществах с ограниченной ответственностью” и п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ “Об акционерных обществах”). И ее проставление требуется на документах только в том случае, если компания не отказалась от ее применения.

Несмотря на это, фискалы выпустили Письмо, в котором пояснили, что документы, представляемые в налоговую инспекцию, принимаются вне зависимости от наличия (отсутствия) печати в них до внесения соответствующих изменений в приказы ФНС России (Письмо ФНС России от 05.08.2015 N БС-4-17/13706@).

Мнение. Мария Смольянинова, главный редактор издательства ООО “Бизнес-Арсенал”

Немногие знают, что ГОСТ Р 6.30-2003 – не единственный документ, который устанавливает состав заверительной надписи на копии документа обычной организации. Есть нормативный правовой акт, который был принят еще в 1983 г. и до сих пор официально не отменен, – Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 N 9779-X “О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан” (далее – Указ N 9779-X). Несмотря на столь солидный возраст, данный документ применяется в обязательном (а не рекомендательном) порядке по сей день; подтверждается это также и тем, что 08.12.2003 в него были внесены изменения Федеральным законом N 169-ФЗ.

В отличие от ГОСТ Р 6.30-2003, в нем нет прямого указания на то, что заверительная надпись включает в себя слово “Верно” (так, на практике часто используют фразу “Копия верна”), отсутствуют и пояснения о том, что входит в реквизит “Подпись” лица, свидетельствующего верность копии. Например, исходя из текста Указа N 9779-X можно сделать вывод, что указание инициалов и фамилии ставящего личную подпись должностного лица не является обязательным. Это подтверждается и судебной практикой (Постановление Федерального арбитражного суда Московского округа от 20.11.2006 N КА-А40/11075-06 по делу N А40-29722/06-129-219).

Последовательность расположения реквизитов заверения копии документа в Указе N 9779-Х не зафиксирована. Зато выделен ряд дополнительных моментов.

1. Заверить копию документа могут только руководитель или иное уполномоченное на то должностное лицо (то есть лишь те работники, которые являются должностными лицами – состоят в штате организации). Иными словами, даже выдача доверенности с правом удостоверять верность копий документов организации стороннему лицу (адвокату, сотруднику юридической фирмы, специалисту компании-аутсорсера и др.) формально не позволяет последнему ставить свою подпись при заверении копии документа от имени компании.

Полномочия на заверение работником организации, не являющимся ее руководителем, копий документов следует установить:

  • во внутреннем документе предприятия (таком, как отдельный приказ или инструкция по делопроизводству и т.п.);
  • и в доверенности (она нужна для представления интересов организации во взаимоотношениях с третьими лицами);
  • а также в трудовом договоре с соответствующим должностным лицом (или в изменении к нему, а при наличии должностной инструкции как отдельного локального нормативного акта – и в ее новой редакции), поскольку заверение копий документов от имени организации – это не только право ставить свою подпись и оттиск печати компании, но и должностная обязанность данного работника, которую следует выполнять надлежащим образом.

Руководитель же вправе удостоверять верность копий на основании закона (соответствующие положения есть в Гражданском кодексе РФ и законах об отдельных видах юридических лиц) и в силу устава (или иного учредительного документа) организации.

2. Следует делать отметку о месте нахождения подлинника документа в той организации, в которой заверяется его копия. Обратите внимание: Указ N 9779-Х исходит из того, что организация может заверять копии своих документов. Копии же чужих могут ею заверяться, только если подлинники (например, письмо, полученное от контрагента) находятся в этой же организации. Поэтому нельзя заверять на своем предприятии копии, например, учредительных, регистрационных документов, локальных нормативных актов, приказов, распоряжений и т.п. других компаний.

3. Наконец, в Указе N 9779-Х четко обозначено, что верность копии свидетельствуется не только подписью уполномоченного лица, но и печатью организации. Однако сейчас, как было верно замечено выше, печать требуется только в том случае, если она имеется на предприятии.

Таким образом, отметка о заверении копии согласно Указу N 9779-Х должна выглядеть следующим образом:
Верно.
Подлинник находится в ООО “Зевс”
Главный бухгалтер <подпись> И.И. Иванова
12.11.2015
<оттиск печати ООО “Зевс”>

Электронные документы

Если истребуемые документы составлены в электронной форме по установленным форматам, то налогоплательщик вправе направить их в инспекцию в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) (абз. 3 п. 2 ст. 93 НК РФ).

Порядок направления требования о представлении документов (информации) и представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам утвержден Приказом ФНС России от 17.02.2011 N ММВ-7-2/168@ (далее – Порядок).

Налогоплательщик получает в течение следующего рабочего дня после отправки истребуемого документа в электронном виде (п. 21 Порядка)

  • 1) подтверждение даты отправки;
  • 2) квитанцию о приеме или уведомление об отказе в приеме.

При получении от инспекции квитанции о приеме документа в электронном виде исчезает необходимость представлять данный документ в инспекцию на бумажном носителе (п. 5 Порядка). Если вы не получили квитанцию, то истребуемый документ нужно направить в инспекцию на бумажном носителе в установленный срок (п. 24 Порядка).

Учтите, что представление документов в электронной форме допускается только в том случае, если они составлены по форматам, установленным ФНС России. Если документы составлены в электронной форме не по установленным форматам, то их следует распечатать на бумажном носителе и в виде заверенных копий представить в налоговый орган. На это было указано в Письмах ФНС России от 09.09.2015 N СА-4-7/15871, от 07.09.2015 N ЕД-4-2/15669, от 29.05.2013 N ЕД-4-3/9773@ и Минфина России от 11.01.2012 N 03-02-07/1-1, от 11.01.2012 N 03-02-07/1-2.

К сведению. В конце мая 2015 г. в первом чтении был принят проект федерального закона N 688389-6 “О внесении изменений в Налоговый кодекс Российской Федерации в части совершенствования налогового администрирования”. Документ затрагивает порядок представления истребуемых документов в налоговые органы в электронной форме. Предлагается на проверяемое лицо возложить обязанность по перечислению представляемых документов в описи с указанием наименования и индивидуальных признаков каждого документа.

Опись документов

Налоговики не вправе требовать у проверяемого лица документы, ранее представленные в инспекцию при проведении камеральных или выездных проверок. Правда, указанное ограничение не распространяется на случаи, когда документы ранее представлялись в инспекцию в виде подлинников, которые впоследствии были возвращены, а также на ситуации, когда документы были утрачены вследствие непреодолимой силы (п. 5 ст. 93 НК РФ).

Для того чтобы соблюсти ограничение на повторное истребование документов, чиновники рекомендуют налогоплательщикам представлять документы с сопроводительным письмом и описью (Письмо Минфина России от 07.08.2014 N 03-02-РЗ/39142).
Если они направляются в бумажном виде, то опись составляют в свободной форме.

Для ценных почтовых отправлений можно выбрать услугу “опись вложения”. К письму в этом случае прикладывается юридически значимое описание содержимого. Письмо с описью представляется в почтовое отделение в открытом виде и с заполненным в двух экземплярах бланком описи по форме 107 Приложение N 1 к Порядку приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений, утвержденному Приказом ФГУП Почта России от 17.05.2012 N 114-п.. Заполнить бланк можно на официальном сайте Почты России.

Если документы отправлены в электронной форме по ТКС, то и опись составляется в электронном формате. Приказом ФНС России от 29.06.2012 N ММВ-7-6/465@ утвержден Формат описи документов, направляемых в инспекцию в электронном виде по ТКС, который включает и форматы документов, указанных в описи и представленных в виде скан-образов.

Сроки представления документов

Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 рабочих дней (20 дней – при проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования (п. 3 ст. 93 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ).

Пример 4. ООО “Ромашка” 30.10.2015 получило требование о представлении документов на камеральную проверку.
В данном случае крайний срок представления документов – 16.11.2015. Дело в том, что в подсчет берутся только рабочие дни: 2, 3, 5, 6, 9, 10, 11, 12, 13, 16 ноября.

Если организация не имеет возможности представить требуемые документы в течение установленного срока, то можно попросить отсрочку (пример 5). Сделать это надо в течение дня, следующего за днем получения требования. В уведомлении указывают причины, по которым документы не могут быть представлены вовремя, и новый срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ).

В течение двух дней со дня получения такого уведомления руководитель (заместитель руководителя) инспекции вправе продлить сроки представления документов или отказать, о чем выносится отдельное решение (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Отметим, что арбитры не раз говорили, что законодательство не допускает немотивированного, произвольного отказа налоговиков в продлении срока представления документов при наличии соответствующего ходатайства налогоплательщика.

Судебная практика. НК РФ предусматривает наряду с правом налогового органа продлить срок представления документов право налогоплательщика обратиться с ходатайством о продлении такого срока в случае, если требуемые документы не могут быть представлены в указанный срок (Постановление ФАС Поволжского округа от 22.01.2009 по делу N А55-8517/2008).

Налоговый орган в случае отказа в продлении срока для представления документов обязан мотивировать такой отказ (Постановление ФАС Северо-Западного округа от 12.11.2010 по делу N А44-152/2010).

При продлении срока представления документов налоговики учитывают указанные налогоплательщиком причины, объем документов, наличие факта частичного представления документов, сроки, в которые проверяемое лицо по его уведомлению может представить документы. Таким образом, ИФНС самостоятельно определяет, на какой период возможно продлить срок подачи документов (Письмо Минфина России от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336).

К сведению. В случае направления требования налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается 6-й рабочий день со дня отправки письма (п. 6 ст. 6.1, абз. 3 п. 4 ст. 31 НК РФ). При этом указанный срок не ставится в зависимость от фактической даты получения налогоплательщиком данного требования (Письмо Минфина России от 06.05.2011 N 03-02-07/1-159).

Встречные проверки

Требование о представлении документов в случае встречных проверок следует исполнить в течение 5 рабочих дней со дня получения. Второй вариант – в тот же срок налогоплательщик сообщает, что не располагает указанными документами (п. 5 ст. 93.1 и п. 6 ст. 6.1 НК РФ). Образец уведомления для такой ситуации см. в примере 7 ниже.

Пример 6. ООО “Василек” 02.11.2015 получило требование о представлении документов по встречной проверке. В данном случае крайний срок представления документов – 10.11.2015, поскольку в подсчет берутся только рабочие дни – 3, 5, 6, 9, 10 ноября.

Срок представления документов также может быть увеличен по ходатайству лица, у которого истребованы документы (п. 5 ст. 93.1 НК РФ).

Ответственность

Камеральные и выездные проверки

Если компания не представила в установленный срок документы, она будет оштрафована в размере 200 руб. за каждый непредставленный документ (п. 1 ст. 126, п. 4 ст. 93, п. 6 ст. 93.1 НК РФ). Причем размер штрафа увеличивается до 400 руб. за каждый документ, если в течение года организация совершит аналогичное повторное нарушение (п. п. 2 и 3 ст. 112, п. 4 ст. 114 НК РФ, Письмо Минфина России от 24.07.2012 N 03-02-08/64).

Отметим, что налогоплательщик не может быть привлечен к ответственности, если число не представленных им документов не определено с достоверностью. Установление размера штрафа исходя из предположительного наличия хотя бы одного из числа запрошенных видов документов недопустимо (Письмо Минфина России от 17.10.2013 N 03-02-08/43377).

Судебная практика. Если требование о представлении необходимых для камеральной налоговой проверки документов не исполнено налогоплательщиком по причине истребования документов, которые не относятся к предмету проверки, или по причине неопределенности истребуемых документов, то оснований для применения ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, не имеется (Постановление Президиума ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).

Кроме того, за непредставление в установленный срок в инспекцию документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Встречные проверки

В данном случае отказ лица представить имеющиеся у него документы со сведениями о налогоплательщике по запросу налоговиков карается штрафом в размере 10 000 руб. (п. 2 ст. 126 НК РФ).

Судебная практика. В п. 2 ст. 126 НК РФ субъект правонарушения – не сам налогоплательщик, а третье лицо, у которого имеются документы, содержащие сведения об интересующем налоговый орган налогоплательщике (п. 18 Информационного письма Президиума ВАС РФ от 17.03.2003 N 71).

Также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов налагается административный штраф на должностных лиц – от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Если истек срок хранения документов

По нашему мнению, если истребуемые документы не представлены в связи с истечением срока их хранения, то ни о каких штрафах по ст. 126 НК РФ речи быть не может.

Судебная практика. Суд установил, что требуемые документы не были представлены в связи с истечением срока их хранения. Поэтому арбитры признали необоснованным привлечение заявителя к налоговой ответственности по п. 2 ст. 126 НК РФ в связи с отсутствием его вины (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 03.06.2013 N Ф03-6629/2012).

Арбитры отмечают, что согласно пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны только в течение четырех лет обеспечивать сохранность документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в т.ч. документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов.

Судебная практика. В отношении привлечения общества к ответственности, предусмотренной п. 1 ст. 126 НК РФ, за непредставление налоговому органу счета-фактуры от 31.10.1997 суды исходили из отсутствия оснований для привлечения к ответственности в связи с истечением срока хранения первичных документов (Постановление ФАС Уральского округа от 17.11.2009 N Ф09-8891/09-С3 (Определение ВАС РФ от 04.03.2010 N ВАС-1745/10)).

Теги: 0 0 Адвокаты https://сайт/wp-content/uploads/2017/11/logo1-300x40.png Адвокаты 2016-01-20 10:11:58 2016-03-28 23:12:47 Как предоставлять документы, истребуемые налоговой?

Финансовые документы - бумаги с важной информацией, зарегистрированные должным образом. Они представляют ценность для учреждений или предприятий. Для правильного оформления и хранения их подшивают определенным образом. Минфин выпустил рекомендации по сшиванию бумаг нитками в архив и для налоговых органов. К процедуре предъявляют определенные требования.

Вид представление документов

Во время налогового контроля налогоплательщик обязан представить все требуемые документы. Существует несколько способов:

  • лично, представителем;
  • заказным письмом;
  • в электронном виде через личный кабинет в ФНС или при помощи телекоммуникационных каналов связи.

Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

Заверенные копии сшивают определенным образом.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

Зачем сшивать

Точных инструкций по сшиванию документов не существует, но в каждом учреждении предусмотрены специальные нормы. Это помогает избежать потери важных документов и быстро найти нужную информацию среди множества бумаг.

Подавать сшитые документы следует в следующие организации:

  • при отчетности в налоговые органы;
  • при передаче дел в суде;
  • при сдаче документов в архив;
  • при подаче на участие в тендерах;
  • при передаче в банк заверенных копий бумаг.

Для сшивания потребуются инструменты:

  • степлер и скобы;
  • иголка, шило и нитки;
  • специальные механические устройства.

Сшивают документы, общий объем которых более одной страницы.

Как видно, существует несколько вариантов сшивания. Однако в некоторые учреждения требуют использование только ниткой. Это является мерой безопасности: заменить сшитые листы, закрепленные печатью, невозможно.

Требования к сшиванию

На сегодняшний день нет одной инструкции по сшиванию документов. Однако в нормативных документах существует описание оформления для различных учреждений:

  • Приказ Росархива №76. Методические рекомендации по делопроизводству в исполнительной власти, федеральных органах.
  • ГОСТ Р51141-98. Методические рекомендации по разработке инструкций делопроизводства.
  • Требования №110 26.02.2004. Нормы при регистрации предприятия.
  • Методические разъяснения по заполнению документов при регистрации юрлица (третий абзац первой статьи).
  • Типовая инструкция делопроизводства. Правила и нормы оформления бумаг.
  • Инструкция ЦБ. Основные нормы оформления делопроизводства в ЦБ.
  • Методические разъяснения по заполнению отдельных форм.

Разница между сшиванием оригиналов и копий в том, что концы ниток в стопки с копиями не заклеивают бумагой и не ставят печать. исключением будет для налоговых проверок.

Оформление в архив

Перед сшиванием документов готовят общую опись, которая будет состоять содержать:

  1. наименование документа;
  2. дату составления описи;
  3. небольшую аннотацию;
  4. опись в форме таблицы с порядковыми номерами, названиями, датами и примечанием;
  5. количество листов прописью и цифрами;
  6. подпись делопроизводителя.

Составление документа будет поэтапное:

  • Подготовка. Все листы складывают в определенном порядке ровной стопкой. Создают обложку и номеруют все листы.
  • Сшивание. Выбрать метод сшивания и прошить листы дважды. Нитки завязывают на крепкий узел.
  • Заверение. После создания единого документа его заверяют подписью руководитель и делопроизводитель.

Нумерация страниц не допускает исправлений. При пропуске страниц можно использовать нумерацию из цифр и букв при разрешении принимающей документы организации.

Особенность сшивания для налоговых органов

Налоговая служба является серьезным органом, требующим регулярных отчетов. Она имеет право самостоятельно проверить всю предоставленную документацию на правильность оформления и оригинальность. Налоговый инспектор будет требовать только заверенные документы. Все копии обязаны быть точными дубликатами оригинала и содержать заверяющие реквизиты, имеющие силу в юридическом аспекте. Копии прошивают аналогично оригиналам.

Некорректно сшитые документы любые службы откажутся принимать.

Число страниц в одном сшитом документе не должно превышать 150 листов. Нумерации начинается с первого листа и идет непрерывно по всему документу. Прошивают в 2 или 4 слоя. Связанные нитки прикрепляют листком на заднюю часть документа, который закрывает узел и место прошивки. Наклейка должна быть небольшой - до 5х5 см. На ней обязательно ставят заверительную подпись, объем страниц, ФИО руководителя и печать организации.

В налоговые органы вместе с шитыми бумагами подают сопроводительное письмо с подробным указанием содержания и количеством бумаг.

Сшивание нитками

Важность процесса сшивания в том, что оно определяет корректность оформления документов. Делопроизводитель должен знать все процессы, которые будут происходить с шитыми бумаги. Специалист должен пройти курс дисциплины «Документоведение». Она ознакомит с важными нюансами и позволит без опасений заниматься делопроизводительными процедурами.

Большинство предпринимателей сталкиваются с особенностями ведения документов впервые. Однако разобраться и научится самостоятельно вполне возможно.

Рассмотрим порядок сшивания нескольких листов. Понадобятся:

  • игла;
  • шило;
  • клей канцелярский;
  • шпагат, капроновая нить;
  • чистый лист бумаги.

Наиболее распространенным является сшивание на три отверстия. Технология не является нововведением. Еще с древних времен книги и бумаги сшивали при помощи нити и иголки. Сегодня прошивка не изменилась.

Начинают с проделывания трех отверстий. Для этого используют шило или дырокол. Отверстия должны быть отнесены от левого края на 2 см. Для прошивания берут большую и толстую иглу - «цыганскую». Обычные иглы быстро сломаются.

В иглу вдевают нитку 40 см. Если соблюдать последовательность, то ее хватит на два прошива. Это исключит протирание ниток во время длительного хранения или частых перемещений. Иглу вводят с задней стороны.

  • Прошивают снизу в отверстие посередине. Обязательно оставляют края (более 10 см) для дальнейшего связывания после прошивки.
  • Выводят иглу на лицевую часть, продев в среднее отверстие, и втыкают в верхнее отверстие, выводя нить на обратную сторону.
  • Проводим нить к дальнему отверстию по обратной стороне документа мимо среднего отверстия, вкалываем иглу, высовывая нитку на лицевую сторону.
  • Возвращают иглу с ниткой в среднее отверстие, с которого начинали прошивать.

  • Повторяют все операции еще раз.
  • С тыльной стороны связывают двойным узлом два конца нити.
  • Наклеивают на узелок небольшой листочек и заверяют документ подписями и печатями.

Наклейка и кончики ниток оставляют для того, чтобы было видно завязанный узелок.

Ошибки при сшивании

Наиболее распространены три ошибки:

  1. Заклеивают узелок обычной бумагой. Для этого должна быть специальная заверительная бумага - папиросная. Она позволяет видеть наличие и целостность узелка.
  2. Документы оформляют не по правилам. Готовить документы к подаче налоговым органом следует опытному человеку, неправильное оформление будет причиной возврата бумаг.
  3. Применение любого клея: карандаш, ПВА и др. Обязательное условия подшивки для налоговых органов - использовать для приклеивания заверительной бумаги канцелярский клей.

Многостраничные документы должны отвечать следующим требованиям:

  • хорошо читается содержание, визы, даты;
  • со всех листов легко делаются копии;
  • прошивка не разлетается при чтении;
  • страницы имеют последовательную нумерацию с первого листа, указано их общее количество;
  • на обороте последнего листа или отдельном листе стоит заверительная подпись и поставлена печать.

Виды сшивания

Документы можно сшивать различным образом. Отличие будет заключаться в количестве отверстий:

  • Сшивание на 3 дырки используют для бумаг в налоговую службу и архив. Расстояние между дырочками должно быть 3 см. Сперва пробивают среднее отверстие, а уже от него отмеряют расстояние и пробивают еще два крайних. Переворачивают стопку и продевают нитку в среднее отверстие, оставив кончик на первой странице. Нитка должна идти далее в следующей последовательности: верхнее отверстие - нижнее - среднее. Далее кончики связывают и заклеивают.
  • Сшивание на 4 дырки применяют для регистрационных документов предприятия. Расстояние между отверстиями 1,5 см. После пробивания отверстий бумаги переворачивают тыльной стороной. Нитка должна проделать следующий путь: нижнее отверстие - крайнее нижнее отверстие - второе нижнее отверстие - второе верхнее - крайнее верхнее - второе верхнее. Завязывают узелок и заклеивают бумагой.
  • Сшивание на 5 дырок для бухгалтерской документации со сроком хранения более 10 лет. Прошивают бумаги подобно предыдущему методу - змейкой.

При прошивке строго соблюдают симметричность и вертикальность. Стежки должны быть ровными, а для этого все отверстия отмечают ровно под линейку. Завершающим этапом будет связывание нити одним крепким двойным узлом. Свободные края заклеивают.

На прошитых листах должны быть видны все визы, даты, а инспектор смог легко читать весь текст.

Где сшить документы

Сшивание является достаточно сложной и важной задачей. Если в штате нет документоведа, который знает все правила оформления и имеет опыт в сшивании, то можно обратиться в стороннюю организацию. Таких специалистов можно найти в типографии или архиве. Конечно, за их услуги придется заплатить, но работа будет выполнена качественно и быстро.

Сшивать листы лучше свободно, чтобы они легко открывались и можно снять с них копии.

Заверение документов для налоговой

Для налоговых органов заверять каждый лист не требуется. Достаточно поставить подписи на обратной стороне все прошивки.

Налоговая служба в любой момент имеет право запросить документы на проверку. Согласно ст. 93 НК предоставляют заверенные копии. Но там нет четкого указания в заверении и оформлении прошивки. Ранее чиновники требовали визировать каждый лист подшивки, а подписи ставили только на многостраничных документах. Однако с конца 2015 года Минфин разрешил использовать одну подпись для заверки подшивки в налоговую службу.

За границы наклейки должны выступать только концы ниток. На ней делают надпись «Все верно, пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Запись дополняют количеством листов в цифровой и прописной форме, должностью визировавшего копию сотрудника, подпись и расшифровку к ней, дату заверения. Если используется печать, то она должна захватить края наклейки, дату и подпись. Сегодня продаются готовые наклейки с требуемым текстом. Работнику только останется проставить от руки число листов, подпись и дату.

Если в компании используется печать, то копии можно заверить ей. Некоторые организации используют факсимильную подпись для ускорения процесса. Однако ГОСТ допускает только личную подпись, инспектор вправе оштрафовать за каждую по 200 рублей.

Налоговые органы не имеют право требовать нотариальную заверку каких-либо бумаг.

Последовательность проставления реквизитов заверения не зафиксировано в законодательных актах, но существует ряд дополнительных моментов:

  • Право на заверку копии имеет только руководитель организации или уполномоченное должностное лицо, работающее в организации. Даже доверенность на право удостоверения верности копии на имя стороннего лица не позволяет формально ему заверять подписью копии документов от имени компании.

Для того чтобы работник получил полномочия на заверение, их прописывают:

  1. во внутренней документации (приказ, инструкция и др.);
  2. в доверенности;
  3. в трудовом договоре, так как заверка не только право, но и обязанность.
  • Делают отметку о местонахождения подлинника. Копию документов организации можно заверять, только если в ней хранится оригинал. Например, неправомерно заверять учредительные документы другой организации в сторонней компании.
  • Верность копии свидетельствуют подписью уполномоченного лица и печатью, если она имеется.

Сопроводительное письмо

Сшитые бумаги направляют с сопроводительным письмом. В нем указывают, на какое требование организация направляет документы, число подшивок и количество листов в каждой. Если не сделать этого, то высоки шансы отказа инспектора в приеме документов.

Чиновники не требуют составление описи в сопроводительном письме, но она повысит безопасность и исключит споры в будущем по поводу правильного предоставления документов. В одну подшивку лучше собрать однотипные документы: счет-фактуры, накладные и др. Компании легче проверить набор высылаемых бумаг, а инспектору удобнее проверять.

Без указания причины предоставления документов налоговикам трудно отследить исполнение организацией требований. Повышается риск получения штрафов за непредставление документов.

Сшивать документы для предоставления в налоговые органы требуется по определенным правилам, аккуратно и ровно. Обязательно должна быть наклейка с печатью, подписями, датой и количеством листов. К подшивке прилагают сопроводительное письмо с описью. Важно помнить, что неправильное и несвоевременное предоставление документов полагается штраф согласно ст. 126 НК.

Ответ на требование налогового органа о представлении документов – вопросы и ответы

Кочетков Юрий Владимирович. генеральный директор «Бурмистр.ру»

Любые мероприятии налогового контроля, проводимые налоговиками – неприятная для налогоплательщика процедура. Ведь в данном случае происходит столкновение двух совершенно противоположных «желаний». Налоговики всеми способами пытаются что-то найти в учете налогоплательщика, заваливая его требованиями о представлении документов. При этом, в требованиях зачастую поименованы не относящиеся к проверяемым налогам и сборам документы. Налогоплательщики, в свою очередь, всеми силами стараются представить налоговикам минимальное количество документов, которые не могут навредить, появившись в решении по результатам налоговой проверки. В данной статье мы рассмотрим основные вопросы налогоплательщиков, возникающие при получении из налогового органа требования о представлении документов.

Вопрос 1. В каких случаях быть получено требование о представлении документов.

Требование о представлении документов может быть получено налогоплательщиком при проведении налоговой проверки (п.1 ст.93 НК РФ) и при проведении «встречной» проверки контрагента и иных лиц, располагающих документами, касающимися деятельности проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Налоговым кодексом предусмотрено 2 вида налоговых проверок – камеральные и выездные (п.1 ст.87 НК РФ)

Камеральная налоговая проверка проводится по месту нахождения налогового органа на основании представленных налогоплательщиком налоговых деклараций (расчетов) и документов, а также иных документов имеющихся у налогового органа (п.1 ст.88 НК РФ).

Камеральная проверка проводится в течение трех месяцев со дня представления налогоплательщиком налоговой декларации (расчета) (п.2 ст.88 НК РФ). При этом продления срока камеральной налоговой проверки и её приостановление Налоговым кодексом не предусмотрено.

При камеральной проверке НК РФ предусмотрено несколько оснований для требования документов:

В случае применения компанией налоговых льгот (п. 6 ст. 88 НК РФ)

При желании организации вернуть НДС (п. 8 ст. 88 НК РФ)

При проведении камеральной проверки по налогам, связанным с использованием природных ресурсов (п. 9 ст. 88 НК РФ)

Если налоговая инспекция решает назначить дополнительные мероприятия по налоговому контролю (п. 6 ст. 101 НК РФ).

Никаких иных оснований для истребования документов в рамках проведения камеральной проверки не предусмотрено.

Выездная налоговая проверка проводится на территории налогоплательщика на основании решения руководителя (заместителя руководителя) налогового органа (п.1 ст.89 НК РФ).

Длительность проведения проверки не может превышать двух месяцев. Указанный срок может быть продлен до четырех месяцев, а в исключительных случаях - до шести месяцев. (п.6 ст.89 НК РФ)

В случае приостановления выездной налоговой проверки все действия налогового органа по истребованию у налогоплательщика документов приостанавливаются, следовательно вручение требования в данный период будет неправомерным (п.9 ст.89 НК РФ).

Налоговый орган вправе истребовать документы у контрагента проверяемого налогоплательщика (п.1 ст.93.1 НК РФ).

Таким образом: истребование документов у налогоплательщика может производится:

В рамках проводимой камеральной проверки поданной в налоговый орган декларации, исключительно в случаях предусмотренных НК РФ и в течении срока проведения камеральной проверки, то есть не позднее 3 месяцев с момента подачи декларации.

В рамках проводимой выездной налоговой проверки исключительно в период фактического проведения проверки, а никак не в период, когда проверка приостановлена по решению налогового органа

В рамках проведения встречной налоговой проверки

Вопрос 2. В течение какого срока должны быть представлены документы

Налоговым кодексом предусмотрены следующие сроки для представления документов по требованиям налогового органа (обращаем внимание, что сроки исчисляются в рабочих днях (п.6 ст.6.1 НК РФ):

В течение 10 дней со дня вручения требования в рамках выездной и камеральной проверки (п.3 ст.93 НК РФ).

В течение 5 дней со дня получения требования в рамках «встречной» проверки. Если документов, запрошенных налоговым органом, у налогоплательщика нет, он обязан сообщить об этом налоговому органу также в течение 5 дней (п.5 ст.93.1 НК РФ).

При этом налогоплательщик может письменно уведомить проверяющих о невозможности представить запрошенные в требовании документы в определенный Налоговым кодексом срок. В письменном уведомлении налогоплательщик обязан указать причины, по которым документы не могут быть представлены в отведенный срок и сроки, в течение которых они могут быть представлены (п.3 ст.93 НК РФ).

Образец письменного уведомления:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

Объем запрошенных для проверки документов составляет более 5000 страниц. В штате нашей организации всего один человек занимающийся ведением бухгалтерского и налогового учета, а именно - Главный бухгалтер Петрова Маргарита Васильевна. Другие сотрудники организации доступа к бухгалтерским и налоговым регистрам не имеют.

С 10.05.2010 года главный бухгалтер находится на больничном (копию больничного листа прилагаем), ввиду чего подготовить запрошенный налоговым органом комплект документов в требуемый срок не представляется возможным.

В связи с этим на основании п. 3 ст. 93 НК РФ просим продлить срок представления документов до 10.06.2010 включительно.

Приложение:

1. Копия больничного листа главного бухгалтера Петровой Маргариты Васильевны на 1 л. в 1 экз.

Решение о продлении срока представления документов по требованию может быть принято (может быть и не принято) руководителем (заместителем) налогового органа в течение двух дней со дня получения уведомления от налогоплательщика представлены (п.3 ст.93 НК РФ), в результате чего выносится отдельное решение.

Минфин России в Письме от 05.08.2008 N 03-02-07/1-336 указал, что при рассмотрении вопроса о продлении срока учитываются:

Причины, по которым налогоплательщик не может вовремя представить документы

Объем истребованных документов

Факт частичной передачи документов

Сроки, в которые проверяемый может представить документы.

Отсутствие ответа налогового органа на направленное ему письменное уведомление о продлении срока представления документов может быть основанием для освобождения налогоплательщика от ответственности за несвоевременное предоставление налоговому органу документов. Правда освобождения этого придется добиваться в судах, которые часто встают на сторону налогоплательщика (см. например, Постановление ФАС Московского округа от 31.01.2008 N КА-А40/14787-07).

Таким образом: рекомендуем Вам не ждать ответа налогового органа о продлении срока, так как ответ может быть и отрицательным, а значит, время на подготовку документов может быть безнадежно потеряно. Необходимо с момента получения требования предпринять все усилия по подготовке документов и их последующему представлению налоговому органу. Даже частичное представление документов позволит минимизировать штраф, а в совокупности с направленным в инспекцию уведомлением возникнет весомый аргумент в судебных разбирательствах.

Вопрос 3. Как поступать в ситуации, когда запрошенные налоговым органом документы отсутствуют.

Очень часто налоговики, не зная особенностей хозяйственной деятельности налогоплательщика или используя «шаблоны» требований о представлении документов запрашивают у налогоплательщика документы, которые у него попросту не ведутся.

Кроме этого, часть документов может отсутствовать в момент проведения налоговой проверки в силу ряда причин, среди которых могут быть:

Передача документов по требованию органам власти

Изъятие документов правоохранительными органами

Уничтожение документов в результате пожара, наводнения и других чрезвычайных обстоятельств

Уничтожение вследствии истечения срока хранения

Хищения документов.

В данной ситуации необходимо в первый же день после получения требования уведомить налоговую инспекцию о невозможности представления документов (абз.2 п.3 ст.93 НК РФ). К данному уведомлению необходимо приложить копии документов, подтверждающих отсутствие запрошенных налоговиками документов (справку о пожаре, акт (опись) изъятия документов и т.п.).

Образец уведомления налогового органа о невозможности представления документов в силу их физического отсутствия у налогоплательщика:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

о невозможности своевременного представления документов

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы журналы учета полученных и выставленных книг счетов-фактур, книги покупок и продаж, а также счета-фактуры за 2008-2009 годы.

Данные документы не могут быть представлены налоговому органу, так как ООО «Рога и копыта» применяет упрощенную систему налогообложения, а значит в силу п.2 ст.346.11 НК РФ не исчисляет и не уплачивает налог на добавленную стоимость.

Кроме этого, налоговым органом запрошены лицензии на эксплуатацию взрывопожароопасных объектов, действовавшие в течение 2008-2009 годов.

Данные документы так же не могут быть представлены, так как ООО «Рога и копыта» деятельность по эксплуатации взрывопожароопасных объектов в проверяемый период не осуществляло, следовательно, лицензии за данный период отсутствуют.

Приложение:

1. Копия заявления о переходе на упрощенную систему налогообложения с отметкой налогового органа на 1 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Однако, на практике налоговый орган не всегда принимает эти причины во внимание и привлекает налогоплательщиков к ответственности по ст. 126 НК РФ.

Следует сказать, что судебная практика в таких случаях встает на сторону налогоплательщиков. Конечно, если удается доказать, что истребуемых документов нет не по вине налогоплательщика, а в силу объективных обстоятельств.

В качестве примера можно привести:

Постановление ФАС Поволжского округа от 30.01.2009 N А12-8706/2008

Постановление ФАС Поволжского округа от 09.04.2009 N А06-4803/2008

Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 21.01.2008 N Ф04-450/2008(1059-А67-14)

Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 21.12.2009 N А82-9362/2008

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.2008 N А42-6974/2006

Вопрос 4. Могут ли налоговые органы запросить документы повторно

Требовать у налогоплательщика документы, ранее представленные в налоговые органы при проведении камеральных и выездных налоговых проверок, налоговые органы не вправе (п.5 ст.93 НК РФ).

Исключением в данном случае являются ситуации, когда документы представлялись в налоговый орган в виде подлинников, а также случаи, когда представленные в налоговый орган документы были утрачены вследствие непреодолимой силы.

В ситуации, когда налоговый орган повторно запросил у вас документы, рекомендуем направить на имя руководителя проверяющей налоговой инспекции уведомление о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее. К данному уведомлению обязательно приложите копии реестров ранее переданных документов с отметками налогового органа.

Пример такого уведомления приведен ниже:

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

от Общества с ограниченной

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

о том, что запрошенные налоговым органом документы были представлены ранее

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

Среди запрошенных налоговым органом документов поименованы:

Акты выполненных работ за 2008-2009 годы

Учетная политика за 2008-2009 годы

Устав организации

Сообщаем Вам, что копии запрошенных налоговым органом документов в количестве 2 500 листов были представлены ранее в ответе на требование N 520/20-А от 11.01.2010 года (перечень переданных ранее документов приведен в приложении к данному письму).

В силу п.5 ст.93 НК РФ требование налогового органа о повторном представлении документов, ранее представленных налоговому органу в рамках камеральных и выездных налоговых проверок неправомерно.

Приложение:

1. Ответ на требование налогового органа N 520/20-А от 11.01.2010 года с приложением описи переданных налоговому органу копий документов на 50 л. в 1 экз.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Вопрос 5. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при камеральной проверке

В рамках проводимой налоговым органом камеральной налоговой проверки могут быть запрошены лишь документы, относящиеся к поданной налоговой декларации. Это следует из п.1 ст.88 НК РФ.

Оштрафовать по п.1 ст.126 НК РФ за непредставление документов, которые непосредственно не относятся к предмету проводимой проверки налоговый орган не вправе. Такой позиции придерживается ВАС РФ в Постановлении от 08.04.2008 N 15333/07. Аналогичная позиция содержится и в решениях федеральных арбитражных судов.

В качестве примера также можно привести:

Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.

В качестве превентивной меры по запросу налоговиками не относящихся к проверке документов можно написать на имя руководителя инспекции информационное письмо. Если же налоговики всё таки оштрафуют налогоплательщика, данное письмо можно будет использовать как дополнительный аргумент при рассмотрении дела в арбитражном суде.

Руководителю

Инспекции ФНС России N __

по г. Москве

Иванову И.И.

от Общества с ограниченной

ответственностью Рога и копыта,

ИНН 7755134420, КПП 775501001,

173000, г. Москва, ул. Тимирязевская, д. 56

Исх. N 01/2010 от 22.05.2010

На N 562/30-А от 21.05.2010

Уведомление

о том, что запрошенные налоговым органом документы не относятся к проверяемой в рамках камеральной проверки декларации

Обществом с ограниченной ответственностью «Рога и копыта» ИНН 7755134420, КПП 775501001 22.05.2010 года было получено Требование о представлении документов N 562/30-А от 21.05.2010 года.

В требовании налогового органа указано, что документы истребуются в рамках проведения камеральной проверки поданной налоговой декларации по налогу на прибыль организаций за 2009 год.

В то же время в Требовании о представлении документов поименованы книги покупок и книги продаж за 2008 и 2009 годы. Данные документы никак не связаны с камеральной проверкой представленной декларации по налогу на прибыль, кроме этого книга покупок и книга продаж за 2008 год относятся к другому налоговому периоду.

В силу всего вышесказанного считаем требование в части представления книг покупок и книг продаж за 2008-2009 годы неправомерным.

Приложение:

1) Постановление ВАС РФ от 08.04.2008 N 15333/07).

2) Постановление ФАС Московского округа от 24.07.2009 N КА-А40/6844-09

3) Постановление ФАС Московского округа от 17.07.2009 N КА-А41/6489-09

4) Постановление ФАС Поволжского округа от 09.06.2009 N А55-13349/2008.

Генеральный директор ООО Рога и копыта Сидоров С.С.

Вопрос 6. Могут ли налоговые органы запросить документы, не относящиеся к проверяемому налогу при выездной проверке

В отношении выездной налоговой проверки Налоговый кодекс не содержит конкретного перечня документов, которые могут быть истребованы налоговиками. В кодексе сказано лишь, что могут быть потребованы необходимые для проверки документы (абз. 2 п. 12 ст. 89, п. 1 ст. 93 НК РФ).

Фактически такая формулировка Налогового кодекса дает налоговикам право требовать у налогоплательщика любые документы.

Ограничение в данном случае одно – документы должны быть необходимы для проверки (абз.2 п.12 ст.89, п.1 ст.93 НК РФ), то есть относиться к тем налогам и сборам, которые поименованы в решении о проведении выездной налоговой проверки (п.2 ст.89 НК РФ).

В любом случае определять необходимость документов будут специалисты налогового органа, а никак не налогоплательщик, ведь зачастую один документ может использоваться для исчисления различных налогов.

Вопрос 7. Необходимо ли нотариальное заверение документов

В нотариальном заверении документов перед отправкой в налоговый орган или представлением налоговым инспекторам необходимости нет. Ведь в п.2 ст.93 НК РФ четко обозначено, что « не допускается требование нотариального удостоверения копий документов, представляемых в налоговый орган (должностному лицу), если иное не предусмотрено законодательством РФ».

Копии документов должны быть надлежащим образом заверены. Заверение производится подписью руководителя организации или иного уполномоченного лица, а также печатью организации, если иное не предусмотрено законодательством РФ (п.2 ст.93 НК РФ). Уполномочить другое лицо на заверение копий документов руководитель организации может доверенностью, которая составлена в соответствии с требованиями ст. ст. 185 - 189 ГК РФ (абз. 1 п. 3 ст. 29 НК РФ).

Вопрос 8. Как лучше оформить документы перед отправкой в налоговые органы

Каких либо требований об оформлении документов перед отправкой в налоговый орган, за исключением их заверения руководителем организации (иным уполномоченным на основании доверенности лицом) Налоговый кодекс РФ не содержит.

Учитывая тот факт, что количество запрошенных налоговым органом документов на практике обычно составляет сотни и тысячи копий заверять каждый документ очень трудоемкий процесс, попросту не имеющий смысла.

Ввиду этого рекомендуем прошивать однотипные документы в количестве 100-200 штук вместе с описью документов. Все подшитые в стопку документы нумеруются. На первых листах указывается реестр передаваемых в налоговый орган документов. На последнем листе стопки документов необходимо скрепить нити, сшивающие стопку, листком бумаги, на котором поставить подпись лица имеющего право заверения данных документов и печать организации.

Также на последнем листе указывается количество копий содержащихся в стопке.

Вопрос 9. Могут ли налоговые органы требовать документы в электронном виде

На практике помимо заверенных копий документов налоговики могут попросить вас представить также их отсканированные копии на магнитном носителе или по электронной почте.

Такое требование неправомерно, поскольку из смысла п. 2 ст. 93 НК РФ и формы требования о представлении документов явно следует, что документы могут быть истребованы только в виде заверенных соответствующим образом копий. Поэтому, если вы сочтете невозможным представить электронные копии, вы имеете полное право ограничиться представлением заверенных копий истребуемых документов.

Вопрос 10. Когда лучше отправлять документы в инспекцию

Документы, запрошенные налоговым органом в требовании, должны быть представлены в течение срока установленного Налоговым кодексом (10 или 5 рабочих дней).

Точную дату представления документов, в рамках законодательно установленного срока, устанавливает сам налогоплательщик. Однако, принимая такое решение, следует помнить о том, что чем быстрее налоговый орган получит от налогоплательщика документы, тем быстрее у него возникнут дополнительные вопросы к налогоплательщику.

В итоге налогоплательщик, проявив инициативу и представив документы сразу, может получить новое требование на представление документов.

Исходя из практики, налогоплательщики представляют документы в последний день установленного Налоговым кодексом срока.

Вопрос 11. Могут ли налоговые органы запрашивать документы в момент приостановления выездной налоговой проверки

Нет, не могут.

На период действия срока приостановления проведения выездной налоговой проверки приостанавливаются действия налогового органа по истребованию документов у налогоплательщика, которому в этом случае возвращаются все подлинники, истребованные при проведении проверки, за исключением документов, полученных в ходе проведения выемки, а также приостанавливаются действия налогового органа на территории (в помещении) налогоплательщика, связанные с указанной проверкой (п.9 ст.89 НК РФ).

Письмо о продлении срока предоставления документов, необходимых для проведения дополнительных мероприятий налогового контроля

В Инспекцию ФНС РФ _________________

от ______________, ИНН ____________,

местонахождение ____________________

Объем перечисленных выше документов очень велик в связи с тем, что ________________________.

Настоящим _____________ (наименование организации) представляет первичные документы, подтверждающие ____________ за ___________ (указать период).

По вышеизложенным причинам не представляется возможным представить первичные документы за ________________ (указать период).

На основании изложенного, в соответствии с п. 3 ст. 93 Налогового кодекса РФ ______________ (наименование организации) просит продлить срок предоставления документов, указанных в требовании о предоставлении документов N ______ от "___"________ ___ г. на ______________ дней.

Генеральный директор ____________/_____________/

Cопроводительное письмо к документам

Сопроводительные письма подготавливают для отправки документации с отсутствующей на них адресной частью, то есть в тех случаях, когда невозможно указать получателя. Их составляют на официальном бланке в произвольной форме при соблюдении стандартных требований делопроизводства.

Образец сопроводительного письма при поиске работы

Основные положения сопроводительного письма:

  1. Содержание должно включать, какие документы направлены получателю и что они действительно направлены. Письмо является доказательством отправки требуемого.
  2. По ходу текста необходимо высказать просьбы, а также сделать пояснения. Все комментарии касаются только отправляемых документов. При необходимости отправки сообщения по иному вопросу необходимо оформить другое письмо.
  3. При наличии приложения под основным текстом ставится отметка (проставляют всегда). Она нужна для упрощения обработки почты адресату и уменьшения вероятности потери приложений. Если по тексту указывают отправляемые документы, то в отметке прописывают количество листов в них и экземпляров. Если нет – перечисляют наименования. При отправке документации одному получателю (в письме указаны несколько адресов), отметка содержит уточнение кому именно.
  4. На письме проставляют дату регистрации и исходящий регистрационный номер, что облегчает доказательство факта не только отправки, но и обозначения конкретного срока.

За своевременную подготовку сопроводительных писем отвечает непосредственный исполнитель, а за организацию отправки документации – служба делопроизводства.

Образец сопроводительного письма к договору скачать (Размер: 31,0 KiB | Скачиваний: 3 894)

Сопроводительное письмо в налоговую образец скачать (Размер: 32,0 KiB | Скачиваний: 2 759)

Устарел бланк или статья? Пожалуйста нажми!

Сопроводительное письмо в налоговую

Сопроводительное письмо, как правило, прикладываются к документам при их отправке различным адресатам – клиентам, партнерам, различным инстанциям и учреждениям. В данной статье предлагаем скачать образец сопроводительного письма в налоговую о предоставлении документов.

Налоговая инспекция может прислать запрос на предоставление определенных документов, например, при проведении какой-либо проверки. Получив запрос, организация должна в установленные сроки отправить документы в налоговую, при этом к документам прикладывают сопроводительное письмо. в котором объясняют, зачем эти документы направляются, и указывают номер и дату запроса налоговой.

Сопроводительное письмо помогает получателю сориентироваться и понять назначение полученной документации.

Предлагаем скачать образец сопроводительного письма:

Как написать сопроводительное письмо о предоставлении документов в налоговую?

Письмо составляют в свободной форме с учетом правил оформления деловой переписки.

На бланке указывают дату оформления, исходящий номер, указывает номер и дату запроса налогового органа, в ответ на который предоставляются документы.

В правом верхнем углу следует указать должность и ФИО налогового специалиста, которому направляется документация.

В тексте сопроводительного письма указывают, что в адрес ИФНС направляются документы, согласно запросу №__ от ______. Указывается причина предоставления документов, например, проверка правильности исчисления налоговой базы по налогу на прибыль или проверка обоснованности возврата НДС из бюджета.

В тексте уместно привести перечень направляемых в налоговую документов с указанием количества листов, экземпляров.

Сопроводительное письмо подписывается руководителем организации или другим лицом, имеющим на то право. Далее документы вместе с сопроводительным письмом направляются в налоговую инспекцию.

Для того чтобы при необходимости налоговый специалист мог связать с лицом, подготовившим документы, оставляют контактные данные.

Сопроводительное письмо о предоставлении документов образец - скачать.

п. 3 ст. 88 НК РФ ;
  • в ФСС - в течение 5 дней со дня получения требования п. 3 ст. 26.15 Закона N 125-ФЗ .

    • К пояснениям можно приложить выписки из учетных регистров и другие документы, подтверждающие достоверность данных в проверяемой декларации или расчете. Вместо пояснений можно в тот же срок представить исправленную (уточненную) декларацию или расчет п. п. 3 , 4 ст. 88 НК РФ, п. п. 3 , 4 ст. 26.15 Закона N 125-ФЗ .

    Если пояснения или уточненная декларация не представлены в ИФНС в пятидневный срок, организацию оштрафуют на 5 000 руб. За повторное нарушение в течение календарного года штраф составит 20 000 руб. п. п. 1 , 2 ст. 129.1 НК РФ .

    Документы, истребованные ИФНС или ФСС, представьте в следующие сроки.

    Кто требует документы Когда требуют документы Срок представления документов
    ИФНС В рамках , которая проводится в связи с камеральной или выездной проверкой другого налогоплательщика 5 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов п. 5 ст. 93.1 НК РФ
    В рамках встречной проверки, которая проводится для получения документов, касающихся конкретной сделки 10 рабочих дней со дня получения требования о представлении документов п. 3 ст. 93 , п. 5 ст. 93.1 НК РФ
    ФСС При камеральной или выездной проверке вашей организации 10 дней со дня получения требования о представлении документов п. 6 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ

    Пример. Исчисление срока на представление документов в ИФНС

    01.02.2019 организация получила требование о представлении документов для камеральной проверки представленной ею декларации.

    Последним днем срока для представления документов будет 15.02.2019 (2, 3, 9 и 10 февраля 2019 г. - выходные дни).

    Если вы не можете уложиться в отведенный срок, то не позднее чем на следующий день со дня получения требования направьте уведомление: в ИФНС - по утвержденной форме , в ФСС - в произвольной форме. В нем укажите п. 3 ст. 93 , п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ, Письмо ФНС от 02.12.2016 N ЕД-4-2/23040@ :

    • причины, по которым не можете представить документы в указанный в требовании срок (например, большое количество истребуемых документов, изготовление копий которых требует много времени);
    • срок, в который вы обязуетесь представить документы.

    Пример. Уведомление о невозможности своевременного представления документов в ИФНС

    В ООО "Альфа" с 17.04.2019 проходит выездная проверка. 18.04.2019 ИФНС запросила первичные документы и счета-фактуры за 2016 - 2018 гг. Представить не позднее 07.05.2019 весь объем документов организация не может.

    Предоставлена вам отсрочка или нет, вы узнаете из решения ИФНС или ФСС, которое должно быть принято в течение двух дней со дня получения вашего уведомления п. 3 ст. 93 , п. 5 ст. 93.1 НК РФ, п. 7 ст. 26.18 Закона N 125-ФЗ .

    В любом случае начинайте готовить запрошенные документы сразу после получения требования. Ведь, даже если срок вам не продлят, чем больше истребованных документов вы представите вовремя, тем ниже будет штраф, который составляет 200 руб. за каждый не представленный в срок документ п. 4 ст. 93 , п. 1 ст. 126 НК РФ, ст. 26.31 Закона N 125-ФЗ .

    Исключение - штраф за непредставление или несвоевременное представление в ИФНС:

    • документов, истребованных при проведении налоговой проверки другого налогоплательщика (для встречной проверки) п. 1 ст. 93.1 НК РФ ;
    • документов, касающихся конкретной сделки, истребованных ИФНС вне рамок проверки п. 2 ст. 93.1 НК РФ .

    Штраф за непредставление в срок таких документов не зависит от количества непредставленных документов и составляет 10 000 руб.

    Пожалуй, любой налогоплательщик хотя бы раз сталкивался с требованием о представлении документов при камеральной или выездной проверке.

    Документы представлять надо

    Как раз этот тезис никаких сомнений не вызывает.

    НК РФ даёт право должностному лицу налогового органа, проводящего налоговую проверку, истребовать у проверяемого лица необходимые документы (ст. 93 НК РФ).

    Но требование должно содержать определённые данные (приказ ФНС России от 31.05.07 № ММ-3-06/338):

    • наименования, реквизиты, иные индивидуализирующие признаки документов, период, к которому они относятся;
    • полное и сокращённое наименования организации, ИНН/КПП или полное и сокращённое наименования организации и филиала (представительства) организации;
    • указание на то, при проведении какого мероприятия налогового контроля возникла необходимость в представлении документов (информации).

    При возникновении спора суды будут оценивать:

    • доказано ли, что у налогоплательщика в самом деле имелись истребуемые документы;
    • в самом ли деле возникла обязанность их представить;
    • имело ли место непредставление документов в установленный срок;
    • каково было количество непредставленных документов.

    Что надо сделать сразу

    Разумеется, документы могут быть истребованы только в рамках проводимой проверки (п. 1 ст. 93 НК РФ).

    Я бы не советовал на это рассчитывать. Те же камеральные проверки проводятся без какого-либо уведомления налогоплательщика в течение трёх месяцев со дня предоставления им деклараций (расчётов) и документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа (ст. 88 НК РФ).

    А вот зафиксировать факт и способ получения необходимо. И не стоит рассчитывать на то, что если заказное письмо с требованием вскрыл ваш секретарь, то впоследствии вы сможете апеллировать к тому, что требование не получали. В судебной практике описаны случаи, когда налогоплательщик пытался признать невручённым требование по мотиву того, что, мол, его получило неуполномоченное лицо. В таких случаях суды, как правило, указывают, что внутренняя организация фирмы - дело налогоплательщика, и основная его задача - организовать работу подчинённых и распределить их обязанности таким образом, чтобы обеспечивать соблюдение требований закона, в том числе законодательно установленных сроков исполнения требования (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.01.12 № Ф07-1030/11).

    О сроках

    С другой стороны, если требование о представлении документов вручено одновременно со справкой о проведённой проверке, т. е. фактически после окончания проверки, то такое требование не обязательно для исполнения.

    Требование, вручённое в день окончания проверки суд, скорее всего, признает полученным за пределами установленного срока - несмотря на то, что НК РФ не запрещает вручать требование вплоть до дня составления акта о результатах проверки.

    На этом же делала акцент ИФНС, вручив требование уже по окончании выездной проверки, но суд не принял данный довод.

    Суд указал, что срок проведения выездной проверки исчисляется со дня вынесения решения о её назначении и до даты составления справки о её окончании, и в этот последний день проверяющий составляет справку о проведении проверки, фиксируя предмет проверки и сроки её проведения (п. 15 ст. 89 НК РФ).

    Иными словами, в день составления справки проверка считается завершённой и налогоплательщик не обязан исполнять требование о представлении документов (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27.02.12 № Ф01-280/12).

    Если проверка приостановлена, то и течение срока подготовки документов прерывается, поскольку на период действия срока приостановления проверки приостанавливаются и действия налогового органа по истребованию документов налогоплательщика, и срок, в течение которого организация должна представить документы. Он продлевается на этот период (постановление Восьмого арбитражного апелляционного суда от 24.05.10 № 08АП-2682/2010).

    Если документы представить невозможно

    Если срок, указанный в требовании, представляется слишком коротким, то в течение суток следует уведомить о невозможности исполнения требования письменно, с указанием причин, по которым истребуемые документы не могут быть представлены в установленные сроки, и с указанием сроков, в течение которых могут быть представлены истребуемые документы (п. 3 ст. 93 НК РФ).

    Невозможность представления документов в срок освобождает от ответственности. Тут имеет значение как реальность исполнения в поставленный срок, так и объём истребуемых документов.

    Если объём требуемых документов велик, а сроки, напротив, малы, то нет объективной возможности исполнить требование в срок. И поскольку вина - это обязательное условие привлечения лица к ответственности за налоговое правонарушение (ст. 106, 108, 109 НК РФ), то налогоплательщик не может считаться виновным.

    Например, налоговики потребовали представить 13 000 листов в течение 10 дней. Самое примечательное, что налогоплательщик представил документы, допустив, в принципе, незначительную просрочку (шесть дней). Принципиальная ИФНС направилась в суд, а потом обратно - ни с чем. Суд справедливо указал, что такая задержка была вызвана значительным количеством документов и слишком маленьким сроком, что свидетельствует об отсутствии вины, что полностью исключает ответственность. Формируя список документов, налоговикам следовало бы учитывать реальность и возможность подачи их в установленный срок (постановление ФАС Московского округа от 29.02.12 № Ф05-660/12).

    Если документ к делу не относится

    Неправомерно истребовать документы, которые не имеют отношения к делу, тем более что действует презумпция порядочности, которая не позволяет вмешиваться в хозяйственные операции налогоплательщика произвольно, вне рамок налогового контроля.

    Так, налоговики оштрафовали налогоплательщика за то, что он не представил, в частности, акт сверки взаимных расчётов, а также протоколы и решения собраний учредителей. Суд справедливо указал на то, что акт сверки не является документом бухгалтерского или налогового учёта, а протоколы и решения собраний учредителей также не содержат информации для определения налоговой базы. При таких условиях привлечение организации к ответственности за непредставление документов следует признать неправомерным (постановление ФАС Московского округа от 29.02.12 № Ф05-660/12).

    В требовании должны быть реквизиты документов. Но...

    Обратите особое внимание на то, что в требовании должны содержаться реквизиты истребуемых документов. Отсутствие реквизитов автоматически означает отсутствие оснований для наложения штрафа за их непредставление.

    Так, если требование не содержит конкретного перечня и реквизитов документов, которые необходимы для их идентификации, то налогоплательщик лишён возможности определить, какие именно документы необходимо представить в налоговый орган (постановление ФАС Московского округа от 4.05.12 № Ф05-3909/12 по делу № А40-77795/2011).

    С другой стороны, если налоговый орган сам не располагает сведениями о реквизитах первичных учётных документов и именно поэтому направляет требование о представлении, указав:

    • проверяемый период, за который потребуются документы;
    • наименования документов;
    • точное их количество;
    • срок их представления, -

    то при таких обстоятельствах суд посчитал требование определённым и обязательным для исполнения (постановление ФАС Поволжского округа от 19.03.10 № А49-6789/ 2009).

    Штрафа можно избежать

    Если налоговики пропустят срок обращения в суд.

    Даже если были все основания для штрафа, но налоговая инспекция пропустила срок для обращения в суд за его взысканием, то привлечение к ответственности исключено.

    Напомним, что налоговые органы могут обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании налоговой санкции не позднее шести месяцев со дня обнаружения налогового правонарушения и составления соответствующего акта (срок давности взыскания санкции) (п. 1 ст. 115 НК РФ).

    Размер штрафа обосновывает инспекция

    Налоговики должны доказать не только то, что в действиях налогоплательщика содержатся признаки правонарушения, но и обоснованность размера штрафа, определённого расчётным путём. Так, если суд не обнаружит в материалах дела:

    • требования о представлении документов в определённом количестве;
    • данных, по которым можно было бы установить, каким образом было определено количество непредставленных налогоплательщиком документов;
    • подробного расчёта суммы штрафа, -

    то он может счесть сумму штрафа определённой произвольно. И, соответственно, её отменить.

    Должна быть реальная возможность представить документы

    Штраф за непредставление документов будет сочтён правомерным, если у налогоплательщика имелась реальная возможность их представить. Если документы были утрачены по объективным, не зависящим от налогоплательщика причинам, притом не было объективной возможности их восстановить, то суд может признать штраф неправомерным.

    Так, налогоплательщик лишь частично исполнил требование о представлении документов, поскольку остальная часть пришла в негодность вследствие аварии.

    ИФНС назначила три недели на то, чтобы восстановить документы и представить их, и, поскольку налогоплательщик не уложился в указанный срок, последовал штраф за грубое нарушение правил учёта доходов и расходов и объектов налогообложения, выразившееся в отсутствии первичных документов, а также за непредставление в установленный срок в налоговые органы документов, необходимых для осуществления налогового контроля.

    Изучив материалы дела, суд установил, что регистры бухгалтерского учёта были уничтожены в результате аварии, что было подтверждено:

    • свидетельскими показаниями;
    • актом ремонтно-эксплуатационного управления;
    • актом об осмотре этого же помещения.

    И поскольку ИНФС не смогла представить доказательства того, что документы были уничтожены умышленно и что у налогоплательщика имелась возможность их представить, то суд посчитал неправомерным наложение штрафа (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 31.08.09 № А17-6800/2008).

    Если документы не велись вообще

    Это может показаться нонсенсом, но это факт: если налогоплательщик не представил документы потому, что не вёл их, то это также не влечёт ответственности за непредставление документов.

    Так, предприниматель не представил ИФНС книги учёта доходов и расходов и хозяйственных операций за проверяемый период, пояснив, что в указанный период эти книги не велись.

    Суд указал, что отсутствие у предпринимателя запрашиваемых документов не влечёт за собой ответственности за их непредставление, так как эта мера ответственности может быть применена тогда, когда запрашиваемые документы у налогоплательщика имеются (постановление ФАС Волго-Вятского округа от 05.09.11 № Ф01-3573/11).

    Ну конечно, если документы утрачены из-за собственной безответственности налогоплательщика, то картина будет несколько иной.

    Так, непредставление документов налогоплательщик объяснил тем, что они находились на хранении не только у него, но и у ряда других лиц, в том числе и бывшего бухгалтера, и потому у него не было достаточно времени для представления их.

    Суд отнёсся к этому заявлению без сочувствия - прежде всего потому, что налогоплательщик не обратился своевременно в ИФНС с уведомлением о невозможности представить документы в установленный срок и указанием на срок, в течение которого он имеет возможность представить истребуемые документы (постановление ФАС Поволжского округа от 19.03.10 № А49-6789/2009).

    Совокупность возможна, но...

    Непредставление документов может повлечь за собой ответственность не только по пункту 1 статьи 126, но и по части 1 статьи 15.6 КоАП «Непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля».

    Тут нет никакого противоречия, поскольку наказание налагается на разных лиц:

    • должностное лицо юридического лица - по статье 15.6. КоАП РФ;
    • само юридическое лицо - по статье 126 НК РФ.

    Алексей СИМОНИШВИЛИ, эксперт ЮА «Консул»

    ВАЖНО:

    Неправомерным будет одновременное привлечение к налоговой ответственности по пункту 1 статьи 119 НК РФ за несвоевременное представление декларации и по пункту 1 статьи 126 НК РФ за непредставление сведений, содержащихся в этой же декларации, поскольку правонарушение в данном случае заключается в непредставлении в установленный срок одного и того же документа, а налогоплательщик не может быть привлечён к налоговой ответственности дважды.

    Камеральные проверки проводятся без какого-либо уведомления налогоплательщика в течение трёх месяцев со дня предоставления им деклараций (расчётов) и документов, представленных налогоплательщиком, а также других документов о деятельности налогоплательщика, имеющихся у налогового органа (ст. 88 НК РФ).

    Если требование о представлении документов вручено одновременно со справкой о проведённой проверке, т. е. фактически после окончания проверки, то такое требование не обязательно для исполнения.

    Налоговые органы могут обратиться в арбитражный суд с иском о взыскании налоговой санкции не позднее шести месяцев со дня обнаружения налогового правонарушения и составления соответствующего акта (срок давности взыскания санкции) (п. 1 ст. 115 НК РФ).