В выдаче подотчетных средств изменились некоторые правила. В статье подробно разберемся как выдать сотруднику деньги в подотчет в 2018 году.

Понятие подотчета

Аванс, выдаваемый работнику для осуществления необходимых организации служебных поручений, о расходе которого нужно отчитаться признается подотчетом.

На что тратить деньги в подотчет

Не всегда расходы организации оплачиваются средствами со своего расчетного счета. В некоторых случаях может потребоваться выдать денежные средства работнику в подотчет. К таким случаям относят:

• Хознужды организации (например, покупка товаров, работ либо услуг);
• Командировка (когда сотруднику выдаются суточные, а также деньги на проезд и проживание);
• Представительские расходы.

Основанием для выдачи из кассы подотчет денежных средств является один из следующих документов:

• заявление работника, на котором стоит виза директора, содержащая размер выдачи, а также срок, на который разрешено выдать;
• приказ руководителя о выдаче средств подотчет.

Для того, чтобы в документах, которые выдаются подотчетнику при покупке товаров в качестве покупателя была указана организация, помимо подотчетных средств сотруднику нужно выдать доверенность.

Кому можно выдавать подотчетные деньги

Как правильно выдать деньги в подотчет

До недавнего времени для получения подотчетных денег сотруднику нужно было написать заявление. Но с 19 августа 2017 года делать это необязательно. Получать теперь подотчетные деньги могут даже те работники, которые по предыдущему авансу еще не отчитались. Такие изменения содержатся в Указаниях Центробанка №4416-У.

Приказ о выдаче денег в подотчет

Так как заявления работникам выдаче подотчетных сумм писать не требуется, их нужно заменять приказом (распоряжением) руководителя компании.

Порядок оформления приказа не указывается в Указаниях Центробанка, но говорится о том, что в приказе должно содержаться:

• ФИО сотрудника, которому выдаются подотчетные средства;
• Сумма денежных средств, которая должна быть выдана сотруднику;
• Срок выдачи денежных средств подотчетнику.

Важно! Если в приказе руководителя на выдачу подотчетных средств стоит неточная формулировка, ИФНС вправе расценить это как нарушения правил для хранения наличных средств. За это компании грозит административное наказание в виде штрафа до 50 000 рублей.

Рассмотрим варианты формулировок в приказе о выдаче подотчетных сумм.

Например, такая формулировка «приказываю в будущем выдавать Петровой О.П. денежные средства до 30 000 рублей без заявлений» или такая «приказываю выдавать Петровой О.П. денежные средства без заявлений, пока сумма аванса не достигнет 30 000 рублей» не содержит точной формулировки, а значит может расцениваться как нарушение.

Приведем пример формулировки, которая позволит выдавать сотруднику подотчетные средства не опасаясь проверяющих органов: «выдать О.П. Петровой под отчет 30 000 рублей на 5 рабочих дней для приобретения канцтоваров».

Приказ также может содержать распоряжение о выдаче подотчетных средств сразу нескольким сотрудникам, например, при направлении нескольких сотрудников в командировку.

Прикладываем образец приказа о выдаче подотчетных средств нескольким сотрудникам при отправлении их в командировку.

Заявление о выдаче денег в подотчет

Несмотря на то, что заявления по правилам выдачи подотчетных средств писать не требуется, некоторым организациям удобнее работать именно с заявлениями. В этом случае прежний бланк заявления можно несколько упростить. Например, убрать такую оговорку, что работник уже сдал авансовый отчет по подотчетным средствам, выданным ему ранее. Это требование утратило силу, теперь выдать деньги подотчетнику можно даже в том случае, если по полученному предыдущему авансу он еще не рассчитался.

Однако, если компания хочет сохранить такое требование, то можно просто заменить формулировку. Например, можно указать, что новый аванс выдается только если сотрудник отчитался по старому. Прописать такое правило нужно в Положении предприятия о подотчетных работниках.

Приведем пример заявления сотрудника о выдаче подотчетных денежных средств.

Если в положении о подотчетных работниках не содержится формулировка о том, что денежные средства подотчет выдаются только по заявлению сотрудника, либо после полного отчета по средствам, полученным по прошлому авансу, то их необходимо внести. Если кроме этого руководитель хочет ограничить и размер подотчетных средств, то в Положении нужно предусмотреть формулировку, согласно которой размер разовой выплаты, либо общая сумма долга работника не может превышать определенный лимит.

Деньги в подотчет на карту работнику

Когда организация перечисляет сотруднику деньки в подотчет по безналичному расчету, то написание заявления или оформление приказа не потребуется. Изложенный выше порядок относится только к расчетам наличными. Но для компании будет все же не лишним оформить один из этих документов. Так она обезопасит себя от ненужных разбирательств проверяющих органов. Кроме того, в локальном акте компании лучше включить условие, согласно которому организация вправе переводить сотруднику подотчетные деньги на карту. А в платежном поручении, по которому будет осуществляться перевод средств на карту работника нужно указать, что деньги выдаются под отчет.

Важно! Подотчетные средства можно перечислять на зарплатную карту работника, либо на его личную карту. Для этого сотруднику нужно написать заявление с соответствующей просьбой и указанием реквизитов для перечисления.

Выдача подотчетных средств

Деньги в подотчет директору

Если денежные средства выдают директору в подотчет, то также необходимо оформить приказ. В приказе также указывается цель выдачи средств, размер выдачи и срок, за который необходимо купить необходимы компании товары. Заявление при этом писать не стоит, так визировать будет сам подотчетник. Приказ оформляет руководитель на себя. К приказу оформляется расходник, в котором подпись директор поставит и за себя и за подотчетное лицо.

Как отчитаться за деньги в подотчет?

Руководителем организации устанавливается срок, после которого сотрудник должен отчитаться за полученные средства. К примеру, бухгалтеру выдали аванс на покупку канцтоваров, сроком на 5 дней. По истечении этого срока бухгалтер в течение 3-х дней должен предоставить отчет. Если отчет составляется по командировочным расходам, то отчитаться сотрудник должен в срок до 3-х дней с момента возвращения из поездки.

Собственников часто волнует вопрос, как наиболее выгодно вывести прибыль, т.е. деньги с расчетного счета своей компании. Речь не всегда идет о прибыли в ее бухгалтерском понимании (т.е. о прибыли, отраженной в финансовой отчетности). Чаще всего имеются в виду средства, которыми фирма располагает на счету в данный момент - после того, как уплачены налоги.

Сегодня мы рассмотрим 5 легальных способов вывода денег с расчетного счета и сравним плюсы-минусы каждого из них.

Способ первый и самый… невыгодный. Дивиденды

В каких случаях подходит:
При наличии прибыли по данным бухгалтерского учета (что отражается в Вашей финансовой отчетности, сдаваемой в ИФНС).

Как оформить:
После собрания учредителей оформляется решение о распределении чистой прибыли. Если учредитель один, решение он выносит сам.

Дивиденды могут быть выплачены не более 4-х раз в год (по итогам квартала), иначе они будут приравнены к выплатам в пользу физлиц, с которых дополнительно удерживается 30% в виде страховых взносов.

Дивиденды выплачивают из чистой прибыли, которая облагается налогом в 20%. Также при выплате дивидендов удерживается НДФЛ в размере 13% (до 2015 года – ставка была 9%).

Если переложить это на более понятные цифры, то с суммы дивидендов придется заплатить государству 44% в виде налогов. Другими словами, для получения 100 руб. «чистыми на руки» придется умножить желаемую сумму на 1,44. Т.е. для вывода дивидендов из ООО в размере 100 рублей в реальности потребуется 144 рубля.

Способ второй и самый обоснованный: Выплаты по трудовому договору

Как оформить:
В виде заработной платы или регулярной / разовой премии. Премия выдается на основании Приказа, в котором следует ее обосновать – например, за достижения производственных или коммерческих показателей. Это позволит в последующем снизить на сумму премии налог на прибыль.

Во сколько обходится этот способ:
Во-первых, конечно, удерживается НДФЛ в размере 13%. Плюс к этому компания уплачивает взносы в фонды (ПФР, ФСС) – 30%. В то же время на размер премии и размер взносов можно уменьшить налог на прибыль.

Способ четвертый и самый выгодный: Вывод денег через ИП

В каких случаях подходит:
Легально вывести деньги таким способом можно, если в инфраструктуре бизнеса есть ИП (индивидуальный предприниматель). Желательно, на УСН-6%.

Как оформить:
Компания перечисляет деньги ИП за какие-либо услуги. Например, за проведение бизнес-тренингов для своих сотрудников, услуги по управлению, платежи за использование товарного знака или какие-то производственные работы.

Любой бизнес имеет свою специфику, поэтому подбирать услуги для вывода денег через ИП необходимо индивидуально. Подбор расхода в соответствии с реальными бизнес-процессами компании, позволит свести к минимуму налоговые риски, связанные с выводом денег через ИП. Также расход должен быть экономически обоснованным и документально оформленным, чтобы в случае налоговой проверки была возможность защитить интересы компании.

Во сколько обходится этот способ:
Если оплату услуг индивидуальному предпринимателю учесть при расчете налога на прибыль можно остаться в хорошем плюсе.

Так, например, если Ваша основная компания работает с НДС и оплачивает услуги ИП, применяющего «упрощенку»-6%, то можно в общей сложности уменьшить свой налог на прибыль на 14%. Другими словами на каждых 100 руб., выведенных через ИП, Вы сэкономите 14 руб. в виде уменьшенного налога на прибыль.

Если же Ваша основная компания работает на УСН-15, то, воспользовавшись услугами такого ИП, вы сэкономите 9 руб. на каждые 100 руб., выведенные с расчетного счета вашей основной компании.

Опять же, всеми секретами этого способа мы делимся на нашем традиционном Бизнес-завтраке . Но если Вас обслуживает толковый бухгалтер , он обязательно поможет разобраться что к чему.

Способ пятый и самый рискованный: Подотчет

В каких случаях подходит:
Вывести деньги с расчетного счета ООО таким способом возможно, если с собственником или учредителем заключен трудовой договор или договор подряда.

Как оформить:
Деньги под отчет выдают на основании заявления.

Как облагается налогом:
Подотчетные деньги не облагаются налогами. Получатель должен их потратить на нужды компании, а остаток вернуть. Поэтому непогашенный подотчет ничем не грозит компании до тех пор, пока налоговики не придут с проверкой.

Если инспекторы обнаружат «зависшие» подотчетные деньги, то они переквалифицируют их в доход собственника. Последствия – доначисления учредителю в размере 13% НДФЛ на невозвращенную сумму, и еще 30% страховых взносов заплатит компания. Дополнительно есть риск попасть на штрафы за их несвоевременную уплату.

Таким образом, хотя подотчет кажется самым простым и быстрым способом получения денег, по факту он может оказаться самым дорогим. С учетом всех возможных последствий, каждые невозвращенные 100 рублей могут в итоге обойтись в 60 рублей и более «расходов».

Особенно этот способ вывода денежных средств является рискованным для фирм, которые занимаются стационарной розничной торговлей и используют кассовые аппараты. У них кассовую дисциплину проверяют часто и тщательно. Поэтому скрывать такие «зависшие» суммы долго не получится, а риск доначислений значительно увеличивается.

Впрочем, маленькие компании, которые не ведут стационарную торговлю или не имеют ККМ, редко боятся проверок, поскольку у налоговых инспекторов чаще всего не хватает физических ресурсов приходить туда, где особо нечего взять. Но это уже совсем другая история .

Учет расчетов с подотчетными лицами ИП производит по правилам, применяемым для юридических лиц. Однако есть отличия в общем ведении кассовых операций и оформлении первичных документов, о чём будет рассказано в этой статье.

Правила ведения кассовых операций для ИП

Ведение кассовых операций как юридических лиц, так и ИП регулируется указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее — указание № 3210-У). Для ИП этим документом предусмотрены упрощенные правила. Разрешено:

• не устанавливать лимит остатка денег в кассе (п. 2 указания № 3210-У);
• не оформлять кассовые документы: приходные и расходные кассовые ордера (п. 4.1 указания № 3210-У);
• не вести кассовую книгу (п. 4.6 указания № 3210-У).

Отметим, что в упомянутом указании для последних двух пунктов прописано условие ведения предпринимателем налогового учета доходов, доходов-расходов, физических показателей. ИП может применять общую, упрощенную или патентную систему налогообложения, быть налогоплательщиком ЕСХН или ЕНВД.

Для ОСНО учет ведется в книге учета доходов и расходов и хоз. операций (п. 4 Порядка учета доходов и расходов и хозяйственных операций для ИП, утвержденного приказом Минфина и МНС РФ от 13.08.2002 № 86н/БГ-3-04/430). Для всех остальных систем, кроме ЕНВД, налоговый учет ведется в книге учета доходов или доходов и расходов (ст. 346.24, ст. 346.53, п. 8 ст. 346.5 НК РФ), а для ЕНВД учитываются физические показатели (ст. 346.9 НК РФ). Следовательно, ИП на любой системе налогообложения может пользоваться послаблениями, данными указанием № 3210-У.

Подробнее о специальных режимах начисления и уплаты налогов читайте в разделах нашего сайта:

Таким образом, ИП освобождаются от оформления первички по кассе. Но если принято решение использовать ПКО и РКО, то составляться они должны с учетом всех норм указания № 3210-У. В случае когда ИП отказывается от применения ПКО и РКО, целесообразно использовать иные виды документации, например, учитывать приход и расход в файле Excel или в обычной тетради, чтобы следить за наличием денежных средств.

Кроме того, часто ИП ведут учет в распространенных бухгалтерских программах, применимых для организаций. Движение наличных средств в этих программах оформляется расходными и приходными кассовыми ордерами. Поэтому для таких предпринимателей проще должным образом оформить приходники и расходники — так сохранятся подтверждения изъятия наличных и их взносов, что облегчит учет предпринимателя и поможет избежать разногласий с работниками. Кассовую книгу можно не вести, несмотря на наличие или отсутствие ПКО и РКО.

Расчеты с подотчетными лицами у ИП

Начнем с того, что ИП не обязан вести бухгалтерский учет в силу п. 2 ст. 6 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Поэтому при отсутствии бухучета важно внимательно фиксировать выданные и возвращенные подотчетные суммы, чтобы минимизировать риск недостачи денежных средств. В этом помогут правила, установленные указанием № 3210-У, которые обязательны как для юрлиц, так и для предпринимателей, вне зависимости от того, фиксируют ли они свои операции двойной записью или нет.

Если у ИП есть наемные сотрудники, то любая выдача денежных средств должна происходить в соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У. Сначала сотрудник пишет заявление на имя ИП, которое предприниматель утверждает. В заявлении должна быть информация о сумме и сроке, на который выдаются средства.

Далее оформляется РКО на выдачу подотчета. В течение 3 дней по окончании срока сотрудник должен сдать авансовый отчет об использованных деньгах, а также подтверждающие покупку документы. Авансовый отчет проверяется бухгалтером или самим ИП и делается итоговый расчет по этому авансу. Важно помнить, что до выдачи нового аванса старый должен быть погашен.

Если ИП не оформляет ПКО и РКО, то подтверждающим документом может быть расписка от работника. Также можно разработать форму заявления, в которой будет раздел для подписи и одобрительной записи от ИП, а также раздел, где сотрудник ставит подпись, подтверждая выданные деньги.

Расход денежных средств на личные нужды предпринимателя

ИП может взять деньги из кассы на нужды бизнеса, а может — на свои личные. Разберемся, будет ли это выдачей под отчет и как такие операции оформляются.

Поскольку все деньги, находящиеся в кассе, принадлежат предпринимателю, то смысла оформлять отчет об использовании взятой суммы перед самим собой нет, так как такой отчет не будет нести никакой контрольной функции. Поэтому если ИП берет деньги из кассы, то целесообразно составить расходный ордер. В дальнейшем, если будет совершена покупка товаров или оплата услуг, расход будет записан в книгу учета доходов и расходов на основании первичных документов (товарных чеков, накладных и т. д.). Если ИП решит использовать деньги на личные нужды, то расхода в целях предпринимательской деятельности не произойдет. При оформлении расходника денег на личные нужды ИП в описании можно так и указать: «на личные нужды».

Отметим, что п. 2 указания Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.10.2013 № 3073-У разрешает ИП использовать наличные из кассы, полученные от покупателей в качестве оплаты, на личные нужды, не для ведения бизнеса.

Итоги

Несмотря на то что для ИП разработан упрощенный порядок кассовой дисциплины, при выдаче денег под отчет они должны соблюдать те же правила, что и юридические лица. Однако ИП имеют право не составлять кассовые ордера и не вести кассовую книгу. Другой стороной медали под название «упрощенная кассовая дисциплина» может стать слабый контроль наличных денежных средств, поэтому избегают оформления ПКО и РКО в основном те ИП, которые работают в одиночку.

При увольнении сотрудник не отчитался по суммам, которые были выданы в подотчет, и не вернул их в кассу. Директор дал распоряжение юридической службе подготовить иск в суд на взыскание этих сумм. Как бухгалтеру правильно оформить справку 2-НДФЛ такому уволенному сотруднику?

В соответствии с пп. 5 п. 1 ст. НК РФ датой получения дохода признается день списания в установленном порядке безнадежного долга с баланса организации. В силу указанной статьи датой возникновения дохода в денежной форме, отличного от зарплаты, считается день его выплаты или перечисления на счет физлица.

В рассматриваемой ситуации сотрудник получил деньги под отчет для осуществления расходов в интересах организации. Соответственно, в момент выдачи денег они доходом сотрудника не являлись (ст. НК РФ). При этом факт расходования полученных средств на цели, определенные организацией при их выдаче, сотрудник не подтвердил. Но и полученные средства не вернул, что может свидетельствовать об их присвоении, а значит, о получении дохода.

Однако в рассматриваемой ситуации работник не признал, что присвоил данную сумму, а организация не планирует прощать сотруднику данную задолженность, что подтверждается решением руководителя об обращении в суд. При этом срок давности по задолженности не истек; данное обязательство не прекращено в связи с невозможностью исполнения или на основании акта государственного органа.

Соответственно, доход в виде данной суммы в рассматриваемой ситуации у сотрудника еще не возник. Более того, он может возникнуть, только если суд откажет организации в удовлетворении заявленных требований о взыскании средств, выданных под отчет, и при этом из решения будет явно следовать, что данная денежная сумма осталась в распоряжении работника, а не была им истрачена (например, в интересах работодателя).

Таким образом, при выдаче справки 2-НДФЛ увольняющемуся сотруднику «подотчетные средства» в ней не будут указаны как его доход. В дальнейшем, если суд признает, что данные средства остаются у сотрудника, организации необходимо будет подать в налоговые органы уточненную справку 2-НДФЛ, а также отдельную справку с признаком 2.

Неиспользованный подотчет — на зарплату

Можно ли возврат подотчетных неиспользованных средств в кассе выдать на погашение долгов по заработной плате?

Действующее законодательство не содержит положений, которые запрещают организации, принявшей от подотчетного лица неиспользованные им наличные денежные средства, направить их на выплату заработной платы, в том числе задолженности (указания Банка России и ). Таким образом, факт использования средств, принятых от подотчетного лица, для выплаты задолженности по заработной плате не является нарушением кассовой дисциплины.

Подотчет у ИП

Может ли быть подотчет у ИП самому себе?

Самому себе деньги под отчет предпринимателю выдавать не имеет смысла. По правилам (ст. ГК РФ) у предпринимателей личное имущество не отделено от имущества, используемого в предпринимательской деятельности. Поэтому и вся выручка, которую предприниматель получает от ведения своей деятельности, является его личными средствами, и ими он может распоряжаться по своему усмотрению (ст. и ГК РФ).

Проще говоря, если предприниматель ведет кассу в упрощенном порядке (не оформляет приходные и расходные кассовые ордера, а также кассовую книгу), то никаких документов для того, чтобы взять деньги со счета (из кассы), ему оформлять не нужно в принципе. Если же предприниматель оформляет кассовые документы по общим правилам, то ему достаточно составить расходный ордер с формулировкой «Передача предпринимателю дохода от текущей деятельности» или «Выдача средств предпринимателю на личные нужды». При этом составлять авансовый отчет об истраченных суммах предпринимателю не потребуется (письмо Банка России ).

В ситуации, когда предприниматель на данные деньги приобрел какое-либо имущество для бизнеса и это нужно учесть при налогообложении, достаточно просто принять к учету те документы, которые подтверждают истраченные суммы, сделав соответствующие записи в книге учета доходов и расходов.

Нужно ли оформлять приказ на выдачу денег подотчет ИП на ЕВНД и УСН (доходы), если авансовые отчеты составляются только на самого ИП и деньги выдаются ему по РКО после, либо в день составления авансового отчета.

Ответ

Предприниматель - это единоличный владелец своего бизнеса. Вы вправе тратить деньги из бизнеса на любые цели. Можете купить материалы или оборудование, турпутевку или подарок родственнику. Приказ о выдаче денег составляют только, когда ИП выдает деньги под отчет работникам (п. 6.3 Указания от 11.03.2014 № 32310-У). Коммерсант не является в отношении самого себя работником. Поэтому если ИП берет деньги для себя, составлять приказ о выдаче денег не нужно. Писать какие-либо заявления и запрашивать у самого себя разрешение на трату денег тоже не нужно.

Отчитываться перед самим собой об израсходованных суммах тоже нет необходимости. То есть составлять авансовые отчеты вам тоже не нужно.

Срочная новость для бухгалтерии по отчетности: . Читайте в журнале

Чтобы взять деньги из кассы вам достаточно оформить расходный кассовый ордер по унифицированной форме № КО-2 из постановления Госкомстата России от 18.08.98 № 88. В поле «Основание» напишите фразу: «выдача денег ИП на покупку материалов».

Если вы ведете бухгалтерский учет, сделайте проводки:

ДЕБЕТ 76 КРЕДИТ 50

Выданы деньги из кассы бизнесмену.

А когда купите имущество для бизнеса, отразите это проводкой:

ДЕБЕТ 01, 10, 41 КРЕДИТ 76

Оприходованы ценности.

Авансовый отчет составлять не нужно. Принимайте на учет имущество по документам поставщика.