На сегодняшний день в бухгалтерском учете важное место занимает правильное оформление первичной документации. Поэтому каждый бухгалтер обязан знать, как правильно оформить данный вид документов. Именно этому вопросу и будет посвящена данная статья.

Основанием для осуществления записи в бухгалтерском учете и внесении его в регистр считаются первичные документы. Эти документы, которые применяются в бухгалтерском учете, считаются частью системы управленческой документации.

В бухгалтерии к учету в реестр первичной документации допускаются документы только тогда, когда они оформлены по структуре, которая находится в определенных альбомах, содержащих унифицированные формы. Они специально созданы для первичной документации. В этих формах можно найти образец оформления необходимых документов. Данная форма определена законодательством Российской Федерации. Форма была подтверждена в России Приказом Минфина.

Классифицируются они согласно Общероссийской классификации управленческой документации, аббревиатура ОКУД. Согласно этой классификации каждому первичному документу присваивается код по ОКУД.

В бухгалтерии, в случае надобности, для оформления таких сведений, существует типовой бланк. В него возможно включение дополнительных и новых строк. Эти новые реквизиты, которые были предусмотрены ранее узаконенной формой, должны в обязательном порядке быть сохранены в неизменном виде. Новые изменения, которые были внесены, оформляются в соответствии с существующим распоряжением (приказом). Данные изменения бланков, связанных с учетом, кассовых операций не касаются.

Формы, которые были утверждены Госкомстатом России, содержат определенные зоны с кодированной информацией. Они заполняются в полном согласии с классификаторами, принятыми в РФ. Следует помнить, что коды, не имеющие ссылок в соответствии с принятым классификатором (это касается графы с наименованием «Вид процедур» и другие), используются для обобщения и классификации полученной информации, при обрабатывании данных с помощью вычислительной аппаратуры. Они проставляются в строгом соответствии с выбранной системой кодирования, которая была узаконена данной организацией.

Помимо этого, к учету пропускается бухгалтерская документация, которая была разработана предприятием самостоятельно. Это спецформы в бухгалтерии, которые имеют требуемые реквизиты. Они предусмотрены российским законодательством. Бухгалтерия допускает ведение самостоятельной разработки, но только тех сведений, которые не содержат унифицированные образцы в альбомах.

Сегодня в бухгалтерии обязательными реквизитами для оформления первичных сведений считаются:

  • дата оформления документации;
  • название;
  • название организации. Указывается та организация, от имени которой были составлены эти сведения;
  • наименование должности лица/лиц, которые были ответственны за осуществление хозяйственных процедур и правильности оформления;
  • содержание хозяйственной процедуры выражается в указании стоимостного, а также натурального выражения;
  • обязательно должны быть личные подписи всех указанных в документе лиц.



Качественное, своевременное оформление всей первичной документации (не стоит забывать о достоверности данных, указанных в них), а также дальнейшая передача в бухгалтерию должна проводиться в строго указанные законодательством сроки. Это делается для отражения даты в учете. Данные процедуры оформляются людьми, которые составили и подписывали документы.

Необходимо знать, что в бухгалтерии перечень этих людей, обладающими правом подписи на первичном документе, может устанавливать только руководитель данной организации (с предварительной договоренностью с главным бухгалтером). Только эти люди могут определять перечень должностных лиц, обладающих правом подписи. Документация, по которой происходит оформление различных хозяйственных процедур, связанных с денежными средствами, может подписываться только руководителем и главным бухгалтером. Кроме вышеуказанных лиц допускаются подписи и других людей. При этом необходимо помнить, что все они обязаны предварительно быть утвержденными руководителем и главным бухгалтером.

Следовательно, в бухгалтерском учете первичные документы – это прямые свидетельства осуществления следующих типов хозяйственных процедур: выдачи наличных денег, оплата товара и другие. Они составляются прямо в момент свершения процедуры либо после ее завершения (в случае невозможности составления в момент самой процедуры).

Согласно существующей классификации, бухгалтерские первичные документы делятся на следующие виды:

Рассмотрим две последние группы более детально:


Чтобы правильно вести перечень , был разработан, а затем утвержден определенный документооборотный график. Он определяет сроки движения, порядок передачи первичной документации внутри предприятия и дальнейшее поступление в бухгалтерию.

Все эти документы, поступающие к бухгалтеру, обязательно проверяются по следующим пунктам:

  • арифметический пункт. Подразумевает под собой осуществление подсчета суммы;
  • по смысловому содержимому. В документе должна прослеживаться связь отдельных его показателей. Он не должен содержать внутренних противоречий;
  • по формату. Проверяется правильность, полнота документа, а также правильность заполнения в нем реквизитов.

При обнаружении несоответствий в документе по любым параметрам, их необходимо исправить. Править должен тот человек, который занимался его оформлением. Иногда нужно провести реконструкцию всего документа.

Только после проверки проводится передача документации в бухгалтерию. Информация с них переносится в учетные регистры. Сам документ получает отметку, которая позволяет исключить возможность его повторного применения. Эта отметка может представлять собой дату записи и внесения его в учетный регистр.

В бухгалтерии разрешается составление первичной документации на машинных или бумажных носителях. Когда был применен машинный носитель, обязательно должна быть изготовлена копия на бумаге.

Все сведения сдаются в архив только по хронологии. Она комплектуется, потом переплетается и подшивается по папкам. Данная процедура сопровождается выдачей справки. Во время хранения в здании архива, сведения должны обязательно защищаться от несанкционированных внесений исправлений. Осуществление процесса исправления возможно только при подтверждении обоснованности причины. Внесенные исправления подтверждаются подписью должностного человека. Обязательно вносится дата исправления.

Сроки хранения

Хранение первичной документации происходит по определенным срокам, которые прописаны в законодательстве РФ. Согласно нему, организация должна сохранять все первичные документы, а также регистры бухгалтерской учета и отчетности на протяжении периода, не меньше 5 лет. При этом сведения, нужные для уплаты и вычисления налогов, должны храниться на протяжении 4 лет. Также документация, подтверждающая убыток, хранится на протяжении всего периода уменьшения у предприятия налогооблагаемой прибыли на сумму убытка, который был получен ранее. Документация, осуществляющая учет кадров, лицевых счетов всех работников, хранится в архиве на протяжении 75 лет.

Необходимо помнить, что срок для хранения начинает начисляться с 1 января года, который следует за годом оформления документации.

В законодательство не прописаны четкие правила, касательно осуществления процедуры восстановления таких документов. Данный аспект важен в ситуации повреждения или потери нужного.

Определенные нормативные акты содержат четкие предписания по первичного назначения. Но поэтапность процедуры, которую следует провести в случае потери не определена. В данной ситуации необходимо приказом назначить комиссию, которая проводит расследование для определения причин повреждения, пропажи, нарушения целостности документа. Возможно подключение к исследованию представителей следственных органов, представителей охраны и пожарной службы. После этого следует проведение восстановительных мероприятий.

Исправление ошибок

Об исправлении ошибок в первичной документации мы говорили вкратце выше. Исправление имеющихся ошибок в документах и учетных регистрах прописано в законодательстве России.

Согласно данным законодательным нормам категорически запрещается внесение любых исправлений в документацию, относящуюся к банковским и кассовым сведениям. В других ситуациях внесение исправлений проводится только тогда, когда имеется договоренность со всеми участниками хозяйственных процедуры. Эта договоренность обязательно засвидетельствована подписями всех участников исправления. Также обязательно указывают дату занесения всех исправлений.

Помните, что в бухгалтерии реквизит документа, который нужно исправить, следует перечеркивать тонкой и четкой чертой, чтобы осталось ясно видно перечеркнутое первоначальное содержание/значение произведенного исправления. Вблизи реквизита следует сделать пометку «Исправленному верить». После этого исправление необходимо заверить подписью должностного лица, который и осуществил данное исправление. На документе должны быть указаны его инициалы и фамилия.

Знание вышеперечисленных положений поможет правильно и быстро оформить первичную документацию для бухгалтерии.

Видео «Что такое первичные бухгалтерские документы»

Посмотрев запись вы узнаете как подавать первичную документацию в налоговую на территории России.

В организации может происходить одна хозяйственная операция в неделю, а может происходить 500 операций в день. Бухгалтер, сидя в кабинете, узнает о них из документов. Конечно, некоторые операции могут осуществляться и при нем, но это не меняет сути дела. Для бухгалтера любое хозяйственное действие должно быть соответствующим образом оформлено.

К документам предъявляются определенные требования. Они изложены в ст. 9 Закона «О бухгалтерском учете». Для того чтобы бухгалтер на основании документа отразил операцию в учете, документ должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие альбомы утверждаются Государственным комитетом по статистике РФ или иным уполномоченным органом. Альбомы «тематические», каждый альбом посвящен какой-то области учета (основные средства, материалы, расчеты с персоналом и т.д.). В дальнейшем, при знакомстве с различными областями учета, мы познакомимся и с этими унифицированными формами.

Узнать, каким документом утвержден тот или иной бланк, очень просто. На всех унифицированных формах в верхнем правом углу написано, каким нормативным актом он утвержден. Все реквизиты на таких бланках должны быть заполнены, и если какой-то реквизит не может быть заполнен, ставиться прочерк.

Если используется унифицированная форма документа, то удалять из нее реквизиты нельзя, но можно при необходимости дополнить этот бланк другими реквизитами, необходимыми для работы именно Вашей организации.

В альбомах содержаться далеко не все формы документов, которые необходимы для хозяйственной деятельности организации. В таком случае для оформления операций организация применяет бланки (формы), разработанные ее самой. Такой бланк должен быть утвержден приказом руководителя, в верхнем правом углу бланка указывается дата и номер приказа, которым этот бланк утвержден. В любом случае документ должен содержать следующие обязательные реквизиты:

  1. наименование документа
  2. дату составления документа
  3. наименование организации, от имени которой составлен документ
  4. содержание хозяйственной операции
  5. измерители хозяйственных операций в натуральном и денежном выражении
  6. наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильности ее оформления
  7. личные подписи указанных лиц.

Если в документе отсутствует хотя бы один из перечисленных реквизитов, такой документ не должен приниматься к исполнению.

Содержание первичных документов является коммерческой тайной организации. Сотрудники организации не обязаны знакомить с этими документами никаких посторонних любопытствующих. Все представители органов, имеющих право доступа к внутренней документации организации (представители налоговых, правоохранительных органов и т.д.), обязаны предъявить соответствующие документы.

Первичные документы должны храниться в организации в течение срока, установленного законодательством, но не менее 5 лет. Существует очень обширный и подробный документ, в котором устанавливаются сроки хранения различных видов документов. Это «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения». В этом документе сказано, в частности, что квартальные балансы и кассовые книги хранятся 5 лет, а годовые балансы – 10 лет. Лицевые счета работников должны храниться 75 лет минус возраст сотрудника. Инвентарные карточки по учету основных средств – 3 года после их ликвидации. Акты проверок – 5 лет. Документы по инвентаризации – 3 года. Договоры и соглашения – 5 лет после истечения срока и т.д.

В случае прекращения деятельности организации документы по начислению и выплате заработной платы работникам подлежат сдаче в государственный архив.

Документы следует хранить в закрывающемся помещении специально предназначенных шкафах, стеллажах или сейфах, исключающих порчу документов, пропажу или злоупотребление.

За организацию хранения документов отвечает руководитель организации.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и архива организации работникам других структурных подразделений организации не допускается.

В отдельных случаях выдача может производиться, но только по распоряжению главного бухгалтера.

Для того чтобы все документы надлежащим образом обрабатывались, они обязательно должны поступать в бухгалтерию. Бухгалтеру следует внимательно следить за тем, чтобы все сотрудники организации, формирующие и получающие от других организаций первичные документы, своевременно предоставляли их в бухгалтерию. При поступлении документа в бухгалтерии. Он должен быть проверен: проверяется правильность заполнения и наличие необходимых подписей, проводиться арифметическая проверка, особенно необходимая, если документ заполнен вручную, проверяется законность операции. Документ регистрируется как поступивший (в некоторых случаях эта процедура установлена нормативными документами), на нем проставляется корреспонденция счетов (процедура указания корреспонденции счетов называется контировкой ). Если документ передается на компьютерный ввод, следует закрепить за сотрудниками участки работы, чтобы точно знать, кто из сотрудников бухгалтерии отвечает за ввод того или иного вида документов. Рекомендую на введенных в компьютер документах проставлять отметки, чтобы избежать повторного ввода и, следовательно, избежать ошибок. Документы следует хранить в папках и четко определить, где и почему храниться те или иные документы.

Все эти системы могут на первый взгляд показаться излишними, но на практике совсем не является редкостью бухгалтер, который полдня мучительно пытается вспомнить, куда он мог деть такую нужную сейчас накладную (справку, акт, приказ). Поэтому первый совет начинающему бухгалтеру: не устраивайте на своем рабочем месте беспорядок! Нельзя оправдываться тем, что, дескать, у меня всего десять документов, я помню, где они лежат. Даже если у Вас пять документов, они должны быть систематизированы и всегда в полном порядке. Тот факт, что бухгалтер всегда знает, где у него что лежит, в каком состоянии, что обработано, а что еще следует обработать, является, наряду с прочими признаками, показателем его профессионализма.

Может получиться так, что в первичном документе допущена ошибка . В таком случае Ваши дальнейшие действия зависят от вида ошибки.

Разберем ошибки более подробно.

Вариант 1 . Ошибка допущена в тексте документа, то есть не затрагивает корреспонденцию счетов. Например, неправильно указана единица измерения. В таком случае применяется так называемый корректурный способ: неправильно написанное зачеркивается тонкой чертой так, что бы можно было прочитать написанное, затем рядом (сбоку или сверху) пишется правильное значение (текст или сумма). При этом на полях пишется следующий текст: «Написанному в исправлении ошибки (далее следует правильный вариант) верить». Дата. Подпись лица, внесшего исправление. Считается, что исправления в документ должны вносить лица, составившие этот документ, но, в принципе, это могут быть и другие лица (главный бухгалтер, руководитель), ведь составивший документ сотрудник может уже не работать в этой организации.

Вариант 2 . Ошибка допущена в бухгалтерской записи (проводке), а именно в сумме операций, причем указана сумма, меньшая, чем требуется. Например, требовалось отразить операцию «поступили денежные средства из банка в кассу в сумме 1 000 руб.». Вместо записи

Дт 50 Кт 51 1 000 руб.

Сделана запись

Дт 50 Кт 51 100 руб.

В этом случае применяется способ дополнительных проводок , то есть делается добавочная запись на сумму разницы, в нашем случае на 900 руб.

Дт 50 Кт 51 900 руб.

Вариант 3. Ошибка допущена в корреспонденции счетов, либо корреспонденция счетов указана правильно, но произошло превышение суммы по сравнению с требуемой суммой. Тогда применяется способ, называемый «красное сторно» . Сторнировать сумму – это значит «нейтрализовать», «аннулировать» неправильную проводку другой проводкой, записанной особым способом.

Например, требовалось отразить операцию «поступили денежные средства из банка в кассу в сумме 1 000 руб.» Вместо записи

Дт 50 Кт 51 1 000 руб.

Сделана запись

Дт 51 Кт 50 1 000 руб.

Чтобы исправит такую ошибку, необходимо произвести следующие действия:

Неправильная запись повторяется красным цветом

Дт 51 Кт 50 1 000 руб.

Или в прямоугольнике

1000 руб.

При подсчете сделанная таким образом запись не прибавляется к другим подобным записям, а вычитается из них, тем самым аннулируется та неправильная запись, которая должна быть исправлена. Затем делается правильная запись:

Дт 50 Кт 51 1 000 руб.

Этим и достигается основная цель «красного сторно» – уничтожить.

При исправлении ошибок способами дополнительной проводки и «красное сторно» бухгалтер составляет справки, в которых со ссылкой на первичный документ указывает, когда и какая ошибочная запись сделана. Такие справки представляют собой документы бухгалтерского оформления и являются основанием для исправления ошибок.

В банковских и кассовых документах исправления не допускаются. Если в таком документе допущена ошибка, следует выписать другой документ.

После того как составлен баланс и другие отчетные формы никакие исправления в документации данного отчетного периода уже не допускаются. Этим в значительной степени обеспечивается тождественность данных текущего учета и отчетности.

Всякие же уточнения данных и исправление ошибок, относящиеся к операциям истекшего отчетного периода, отражаются в регистрах следующего отчетного периода при их открытии. При этом используются способы дополнительной проводки и «красное сторно».

Так же бухгалтеру необходимо знать, какие действия производятся в случае выемки, пропаже или уничтожения документов.

Итак, выемка из дел документов, как правило, не допускается. Однако с разрешения руководителя организации в отдельных случаях выемка документа на определенное время может быть существенна. В этом случае составляется акт о выдаче документа во временное пользование. Этот акт вкладывается на место вынутого документа и хранится до возвращения последнего. При возвращении документа акт уничтожается.

При пропаже или гибели первичных документов руководитель организации своим приказом должен назначить комиссию по расследованию причин пропажи или гибели. В необходимых случаях к работе в комиссии приглашаются так же представители следственных органов, охраны, государственного надзора.

По результатам работы комиссии составляется акт, который утверждается руководителем организации. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Документы, используемые в практических целях, срок хранения которых истек, подлежат уничтожению. На эти документы составляется акт «О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению».

Акт на уничтожение материалов составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем организации. После этого документы могут быть уничтожены.

Уничтожение документов осуществляется методами, приемлемыми для организации (сожжение, утилизация и др.). Так как многие документы несут в себе информацию, составляющую коммерческую тайну, то использовать эти документы для хозяйственных нужд (например, на черновики), нельзя.

Документы, срок хранения которых превышает 5 лет, могут быть уничтожены только с разрешения архивных учреждений. В случае, когда в деле находятся документы с разными сроками хранения, срок хранения для данного дела устанавливается по сроку хранения документов, имеющих наибольшую ценность.

Сроки хранения документов исчисляются с 1 января года, следующего за годом окончания материала производства.