При покупке иностранного товара, продавец выставляет счет для оплаты, называемый INVOICE. В практике внешнеэкономической деятельности устоялось транскрипционное название — ИНВОЙС .

Существует документ под названием проформа-инвойс. Данный документ выпускается продавцом, как предварительный счет для внесения предоплаты за товар. Но с товаром следует документ, являющийся окончательным счетом, под названием инвойс.

Инвойс является основным документом для подтверждения стоимости товара таможенным органам. И от правильности его заполнения напрямую зависит его достоверность и значимость при контроле заявляемой таможенной стоимости.

Требования к заполнению импортного инвойса

Ниже приведены основные сведения, которые обязательно должны присутствовать в инвойсе:

• дата и номер инвойса
• реквизиты продавца и покупателя с реквизитами банковских счетов
• условия поставки товара, в соответствии с действующей редакцией INCOTERMS
• условия и сроки оплаты товара
• номер и дата контракта и спецификации, в соответствии с которыми поставляется товар
• наименование товара, его артикулы, серийные номера и прочая значимая информация
• код товара в соответствии с
• количество товара, его вес и стоимость
• страна происхождения товара
• наименование производителя товара
• подпись продавца с указанием ФИО и должности лица, подписавшего документ
• печать продавца

Наличие указанных данных контролируется таможенными органами при таможенном оформлении.

Инвойс желательно оформлять на фирменном бланке продавца. Подписывать инвойс должен человек, подписавший контракт. В случае различия подписей, таможенный орган потребует предоставить документ, подтверждающий право лица, подписавшего инвойс, на такие действия.

Таможня принимает все документы на русском языке, поэтому от вас потребуют перевод инвойса. Избежать этого возможно, составив двуязычный вариант документа.

Постарайтесь убедить своего контрагента в необходимости неукоснительного выполнения приведенных нами рекомендаций к заполнению инвойса . Этим вы избежите многих проблем на таможне.

Удачного Вам прохождения таможенного контроля!

Бесплатная консультация по телефону.

Инвойс (англ. invoice ) - в международной коммерческой практике документ, предоставляемый продавцом покупателю и содержащий перечень товаров, их количество и цену, по которой они будут поставлены покупателю, формальные особенности товара (цвет, вес и т. д.), условия поставки и сведения об отправителе и получателе. Выписка инвойса свидетельствует о том, что (кроме случаев, когда поставка осуществляется по предоплате) у покупателя появляется обязанность оплаты товара в соответствии с указанными условиями.

В инвойсе содержится следующая информация:

• номер и дата;
• реквизиты экспортера и импортера;
• описание товара (каждая модель/артикул);
• страна происхождения товара;
• количество единиц;
• стоимость за единицу;
• общая стоимость товара;
• НДС (если нулевой, то может не упоминаться вообще);
• условия поставки согласно Инкотермс.

Инвойс оформляется на оригинальном бланке поставщика и заверяется печатью с подписью.

Ниже Вы можете скопировать образец инвойса:

ИНВОЙС/CUSTOMS PRO-FORMA INVOICE

1. Д ата /Date ______________________

2. Н омер накладной PONY EXPRESS /Airway bill number ____________________________________________________________________________________

(можно заполнить в присутствии курьера)

3. Отправитель (название компании, ФИО, адрес, телефон)/ Sender (company , name , address ) ____________________ _________________________________________________________________________________________________________________

4. Получатель (название компании, ФИО, адрес, телефон)/ Recipient (company , name , address ) _________________ _____________________________________________________________________________________________________________________

5. Подробное описание вложения, с указанием наименования, кол-ва, стоимости / Description of the goods

6. Кол-во мест / P ieces ______________________________

7. Общий вес , кг /Total weight , kg ____________________

8. Стоимость для таможни, EURO / Value for customs _____________________

9. Цель вывоза (подарок, обмен информации, тестирование, для внутрифирменного использования и т.д.)/ Purpose of shipment _________________________________________________________

10. * Условия поставки /conditions of supply ________

11. ** Стоимость услуг по доставке /charges for delivery services _____$

Данный груз не подлежит дальнейшей продаже. Груз не содержит секретной информации, к категории опасных не относится./This shipments is not for commercial resale and doesn’t contain dangerous goods or secret information/

Генеральный директор / General director _____________________________ подпись/ sign

Главный бухгалтер / Chief Accountant / _______________________________ подпись/ sign

Печать / Stamp

* - для Украины заполняется CIP

Для Молдавии – CPT

Для стран дальнего зарубежья, Грузии, Армении, Казахстана не заполняется .

**- только для Молдавии - заполняется сотрудником МП.

Инвойс - это форма, подтверждающая обязательство покупателя перед продавцом. При передаче данного документа у первого возникает обязательство оплатить товар с его предъявлением. Таким образом, данный формуляр продавцом передается покупателю уже при продаже конкретного товара.

В основном инвойс используется на уровне и применяется в процессе передачи товара либо группы определенных товаров иностранному покупателю.

Допускается оформление нескольких форматов данного документа. Наиболее часто используемым является инвойс на бланке отправителя. При отсутствии такого бланка этот формуляр может быть напечатан на обычном листе бумаги.

Инвойс может быть составлен на том языке, который будет понятен двум сторонам сделки. Чаще всего это английский язык.

Основные реквизиты

Инвойс - это документ, подобный счету-фактуре, применяемому на территории России. Его форма не унифицирована отечественным законодательством, однако при составлении должны быть использованы некоторые важные реквизиты, среди которых и необходимая информация, касающаяся передаваемого товара.

Таким образом, обязательно должны быть указаны:

Дата и место составления документа;

Страна-отправитель;

Полное наименование и юридический адрес организации, которая отправляет товар в соответствии с ;

Страна-получатель;

Полное наименование и юридический адрес предприятия-получателя;

Реквизиты договора, по которому производится данная передача товара.

Еще один обязательный реквизит, который должен содержать инвойс, - форма, включающая информацию об основной характеристике передаваемого товара: полный перечень, ассортимент, общее количество и в разрезе каждого вида (м, шт. или кг), комплектующие (в случае наличия), сфера применения, общая стоимость и цена за единицу, условия хранения и поставки.

Сумма передаваемого товара к оплате в данном документе должна указываться в валюте, установленной договором на поставку. При указании цены в контракте в одной денежной единице, в то время как уплата зарубежным покупателем будет осуществляться в другой, в инвойсе должен быть указан курс валюты и дата, на которую будет осуществлен пересчет.

Как бы ни казалось странным, но инвойс должен содержать даже такую информацию, как особенности передаваемого товара (например, форма, цвет или размер).

Такой коммерческий инвойс подписывается обеими сторонами с указанием должностей лиц, имеющих такое право подписи, со стороны продавца и покупателя

Дополнительная информация

В данном документе условия передачи и транспортировки не указываются, так как эти операции указаны в договоре поставки конкретного товара. Инвойс - это все-таки документ, в котором особое внимание уделяется именно характеристикам товара, передаваемого продавцом покупателю. Также этот формуляр иногда дополняется и иными пунктами, уточняющими их.

При по предоплате составлять инвойс не нужно.

Проформа-инвойс: в каких случаях выписывается

Если в контракте на поставку товара указано, что зарубежный покупатель будет перечислять аванс, то продавец оформляет проформу-инвойс. В этом документе содержится та же информация, что и в коммерческом инвойсе. Однако она носит характер предварительных данных, которые могут уточняться впоследствии. Так оно и происходит на самом деле. Выписанный позднее инвойс уже должен содержать точные данные об отгруженных товарах, оказанных услугах либо выполненных работах.

В зарубежной практике распространено применение образцов такого документа, как инвойс. Он оформляется продавцом и предоставляются покупателю как основное подтверждение совершения покупки и перечисления денежных средств за нее. О том, как правильно его оформить, какие существуют аналоги в российском документообороте – в этой статье.

В дословном переводе на русский английское слово invoice означает «выставленный счет». По сути и отчасти по форме документ соответствует двум отечественным аналогам:

1. Счет-фактура тоже содержит описание поставляемых товаров, их штучность и т.п. Однако фактура предназначается только для налогового контроля, в то время как образец инвойса заполняется только для использования между продавцом и покупателем.
2. Счет-оплата в какой-то степени тоже соответствует инвойсу. При этом он может одновременно служить и офертой (если в нем есть все существенные условия).

Единого образца не существует, поэтому принято придерживаться правил, сложившихся в международной практике делового документооборота. Этот документ необходим только в тех случаях, когда отечественный продавец поставляет свои товары зарубежному покупателю. Его оформляет любой представитель компании в момент отправки груза за границу.

Основное назначение состоит в следующем:

1. Описать полный перечень товарно-материальных ценностей, которые отправляются за границу с указанием их количества и существенных характеристик (внешний вид, технические параметры и др.).
2. Зафиксировать документально факт отправки этих товаров зарубежному покупателю.
3. Зафиксировать намерение и обязательство зарубежного партнера оплатить товар в полном объеме.

Наряду с обычным (коммерческим) инвойсом существует и такая разновидность, как проформа-инвойс. Этот документ оформляют в тех случаях, когда зарубежный покупатель намерен внести только авансовый платеж – т.е. сделать предоплату. По образцу он полностью совпадает с обычным, но некоторые сведения в нем могут быть неокончательными.

Образец 2019 г.

В общем случае отечественные компании стараются придерживаться тех образцов, которые уже были разработаны зарубежным партнером. В случае первой отправки можно запросить предварительно пример заполнения по электронной почте – особенно, если предполагается регулярная поставка на довольно большие суммы.

Обычно документ составляют на английском языке (или на государственном языке страны, в которой находится партнер) и включают в него несколько разделов:

1. Дата отправки товара от продавца, сведения об отправителе груза – ФИО представителя компании, полное название, реквизиты и контакты компании (телефонные номера записываются в международном формате). Эти сведения заполняются на английском для покупателя, а для продавца – на русском (в другом экземпляре).
2. Сведения о получателе заполняют на его родном языке – аналогично название компании, контакты, реквизиты, ФИО, должность лица, которое должно получить груз или отвечает за покупку.
3. Информация о государствах:

• из которого были отправлены товары (export);
• в котором они были произведены (manufacture);
• и в которое их предполагается доставить (destination).

1. Затем в образце инвойса прописывают номер соответствующей транспортной накладной и указывают валюту страны, где находится покупатель.

В оставшейся части подробно описывают характеристики, внешний вид, состояние, количество и прочие параметры товара как материального объекта. Здесь важно учитывать, что описание проводится в точности по тем правилам, которые были приняты в стране получателя (или в его внутренних документах). По сути и по форме они не слишком отличаются от отечественных, но в некоторых случаях могут быть свои особенности, которые лучше уточнить у партнера заблаговременно:

1. Указывают тип упаковки в соответствии с системой, принятой в стране получателя (поддоны, паллеты, ящики, коробки и т.п.).
2. Описание каждого товара:

• наименование;
• количество и единицы измерения;
• область применения;
• габариты;
• материал изготовления;
• стоимость одной единицы и общая стоимость по каждому товару;
• общая стоимость всех товаров (в рублях и валюте страны по официальному или иному курсу на день соглашения или на иных условиях, согласованных в договоре).

1. Количество мест – т.е. количество упаковок.
2. Общий вес груза и его общая стоимость (в данном случае указывается в рублях).
3. Дата, подпись, расшифровка подписи (фамилия, инициалы), печать.

Бланк, который также можно использовать как образец, представлен ниже.

Еще несколько реальных образцов различных заграничных компаний представлено далее.

Количество экземпляров

Составляется всегда в 6 экземплярах (или в большем количестве в особых случаях). Допускается составить один оригинал на государственном языке страны, где находится зарубежный покупатель, и сделать 5 копий к нему. Юридическая сила всех экземпляров одинакова, а их назначение описано в таблице.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Поскольку речь идет о коммерческом документе, предназначенном для использования в другом государстве, перед отправкой товаров необходимо еще раз проверить, правильно ли был заполнен бланк, все ли требования учтены, на месте ли все 6 экземпляров. В особенности необходимо уделить внимание описанию товаров.

Описание товаров в инвойсе: на что обратить внимание

Описание товаров – это ключевое требование при оформлении инвойса вне зависимости от его образца. Конкретные правила заполнения могут отличаться по каждой конкретной иностранной фирме. Однако есть и законодательные нормы, которые касаются всего государства в целом. Например, в случае с Евросоюзом необходимо обратить внимание на корректное описание товаров особого назначения – наиболее распространенные примеры приведены в таблице.

Таким образом, корректное оформление документа – очень важная задача. Имеет смысл провести несколько проверок, запросить готовые примеры подобных бумаг, а также сделать грамотный профессиональный перевод на соответствующий язык.

Видео комментарий