Как правильно и какими нитками подшить документы.

Благодаря правильной прошивке документы легче систематизировать. Многие документы передаются в архив. Прошитые многолистовые документы удобнее хранить, предоставлять документы проверяющим органам. Бумаги остаются в полной сохранности, исключается вероятность подмены, подделки или потери.

• Вопрос правильной прошивки документов волнует не только работников государственных учреждений, но и представителей малого бизнеса.
• Если прошивка будет выполнена с нарушениями, то процесс регистрации может затянуться на неопределенное время. Правильная прошивка — это гарантия максимальной защиты документации.

Как же выполнять прошивку согласно существующим требованиям? Как выполнить все с первого раза, если четкого свода правил о прошивке делопроизводственных бумаг нет? Материал этой статьи посвящен различным способам прошивки документации.

• Если вам необходимо скрепить делопроизводственные бумаги на нескольких листах, то прежде всего необходимо ознакомиться с нормативами. Конечно, первое, что приходит на ум, это клей или степлер. Многостраничные документы клеить нельзя. Но как же их сшивать? Ведь неправильная прошивка может обернуться, как минимум, отказом в регистрации органа, требующего предоставить пакет документов.
• Как же быть, если свода правил и образцов нет, а сшивать бумаги как получается, а не так, как положено, нельзя. Несмотря на то, что четкие инструкции относительно сшивания документации отсутствуют, необходимо ориентироваться на конкретные требования той инстанции, которая запрашивает информацию в виде прошитого пакета документов.
• Полезным будет и ознакомление с общими рекомендациями по проведению прошивки документов, которые состоят из более чем одного листа. Они собраны в брошюре или методических рекомендациях за 2009 год. Есть еще брошюра за 2004 год. Она больше подходит для регистрации документации ООО.

• Расписанные в брошюрах способы сшивания листов относятся к документации, которую необходимо хранить более 10 лет.
• Прошивку многостраничных документов выполняют с использованием обычной иглы и плотной нитки. Но как научиться правильно прошивать документацию предприятия? Ведь это умение пригодиться еще не раз на протяжении всей чиновнической или предпринимательской деятельности.

Какие документы прошиваются?

• Кадровая документация по итогам текущего года
• Документация бухгалтерии
• Входящая и исходящая документация делопроизводителя
• Документы для налоговой
• документы для сдачи отчетности в ПФР
• документы в различные отделы банка
• документы на тендер
• копии уставных документов
• документы при заключении особо важных соглашений
• книги учета прибыли
• нотариально удостоверенные копии и переводы
• при подготовке документации к сдаче в архив

• Прошивать пакет документов принято иглой и нитками. Это позволяет сохранять их целостность: в таком виде бумаги будет сложно подменить, что очень актуально на сегодня.
• Иногда допускается применение степлера для прошивки документов. Идеальный вариант — использование специального оборудования.
• Бухгалтера многих организаций переходят на работу с бухгалтерскими программами. Их не нужно дублировать на бумаге. Для этого существует онлайн-бухгалтерия. Документы в электронном виде подписанные цифровой подписью имеют такое же юридическое значение, как и бумажные (например, счета-фактуры).
• Но, несмотря на простоту работы с документацией в цифровом формате, с привычной бумажной документацией нам еще долго придется иметь дело, причем, подготовка некоторых документов требуется уже сейчас.

Делопроизводственная документация имеет разное значение. Отличаются документы по толщине дела, форме листов. Именно поэтому существует несколько способов прошивки документации.

Какие же могут быть внешние отличия у объектов сшивания:

• документ, который состоит из 2 и более листов формата А4
• бухгалтерская документация, включая кассовые документы, состоящие из разного количества документов, хранятся в картонных коробках

Какими нитками сшивать документы?

• Если отнестись к подшивке документации несерьезно, то подготовленные к сдаче бумаги вам могут просто вернуть обратно с требованием полностью переделывать прошивку. Потому с правилами сшивания и основными требованиями целесообразно ознакомиться до того, как в прошивке документов будут допущены грубые ошибки.
• Другой вариант решения проблемы — обратиться к профессионалам. Если нет времени на изучение вопроса прошивки документации, то можно доверить это специалистам полиграфической фирмы. На прошивку документов пластиковой или металлической пружиной с обложкой уйдет 10-30 минут.
• Но в том, чтобы доверить свои документы сторонней организации, есть определенный риск: бумаги могут содержать коммерческую тайну.
• Потому стоит один раз внимательно прочитать инструкцию, как прошивать документацию различного формата, используя обычные нитки или степлер.

• Сшивается документация банковским шпагатом, тонкой лавсановой лентой или прошивными нитками. Но если таких ниток нет, то подойдут и обычные суровые нитки.
• 2-3 листа сшиваются обычной нитью. Ее необходимо сложить вдвое для прочности. Процесс прошивки начинается с того, что в листах проделываются отверстия. Прошивку производят с задней стороны собранных вместе листов.
• Иглу вводят сначала в среднее отверстие. Лучше использовать двойную прошивку. Когда сшивание завершено, иголку с ниткой вводят в центральное отверстие и выводят на заднюю сторону собранных вместе документов. Оставшийся конец нитки нужно завязать узелком.

Как прошивать документацию ниткой

Подготовка принадлежностей:

• иглы с нитью подходящей толщины
• документов, которые необходимо прошить
• шило или другой инструмент для проделывания проколов в бумаге
• печати организации
• клея канцелярского

Прошиваем документ в 3 этапа:

• Готовим бумаги для прошивки. Для этого необходимо расположить их по группам
• Проверяем, правильно ли проставлена нумерация
• Сшиваем
• Оформляем сопроводительную надпись.
• Готовим внутреннюю опись.
• Заверяем готовое дело

Для прошитого пакета документов допускается следующее:

• упустить этап систематизации документов
• распределить документы без нумерации
• возможна подача документов без заверительной надписи

Этап 1:

• Раскладываем бумаги так, как они должны располагаться в документе. Нумеруем каждую страницу цифрами в правом верхнем углу. Используем для этого простой карандаш.
• Делаем проколы. Если у нас документ составлен из нескольких листов, то прокол легко сделать иголкой с ниткой. Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.
• Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

• Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
• Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью. Дописываем здесь же должность, фамилию, имя и отчество того, кто заверяет документы.

• Наносим клей и накладываем этот лист на то место, где находится узелок и сходятся нитки. Короткие концы ниток выводим за листик, чтобы они свободно свисали. Заверяющий документы ставит подпись. Если есть печать или она необходима на документе, то ставим печать. Здесь следует не просто подписаться или поставить печать, а сделать это так, чтобы часть подписи и печати вышли за границу наклеенного листика.

• С помощью шила делаем три отверстия. Между ними должно быть расстояние 3-5 см.
  Иглу заводим через средний прокол с обратной стороны собранных вместе листов, оставив отрезок нити более 7 см.
• Выводим иглу на лицевую сторону сквозь отверстие, расположенное верху. Протягиваем иглу с ниткой через нижнее отверстие с тыльной стороны.
• Через лицевую сторону проводим иголку в средний прокол. Теперь нить можно отрезать, оставив отрезок длиной не менее 7 см.
• У нас образовалось два остатка нити: в верхнем отверстии и в среднем. Связываем их между собой.
  Готовим прямоугольный листик и клеим на образовавшийся узелок.

Видео: Как сшить диплом три дырки?

• Более надежный способ прошива докуметов — в четыре прокола. Делаем 4 дырки. Сшиваем с отверстия, находящегося вторым сверху. Заводим иглу в верхний прокол, возвращаемся во второе отверстие в верхней части, а потом — в третье. Через четвертый прокол отправляем иглу на тыльную сторону документа.
• Осталось ввести иглу в третье отверстие с лицевой стороны. Картинка снизу подскажет, как прошивать документы в четыре прокола.

На что стоит обратить внимание:

• прошивку производим строго вертикально и соблюдая симметрию
• отверстия в документах должны располагаться вдоль левого поля
• граница от края листа составляет 1,5-2 см
• первый раз вводят иглу с тыльной стороны документа

Видео: Как прошивать документы?

Как сшить документы на уголок: схема

Иногда требуется прошивка документа за уголок. Как это правильно сделать, смотрите видео.

Видео: Как сшить документы?

Сшивание документов скрепкой степлера

Как прошивать документы с помощью скрепки степлера — смотрите видео.

Видео: Как правильно прошивать документы?

Как правильно нумеровать страницы документа при подшивке?

• Проставляем на листах арабские цифры
• Используем для этого простой карандаш
• Ставим цифры по возрастанию
• Нумеруем листы, а не страницы (документы при этом могут иметь свою нумерацию)
• Номер страницы ставим в правом верхнем углу, не касаясь текста документа.
• Приложения нумеруем в общем порядке
• Нумерацию писем проводим следующим образом: ставим номер на конверте, и только после этого нумеруем содержащиеся в письме листы
• Несколько томов документов нумеруются по отдельности
• Выделенные в отдельный том приложения нумеруются также отдельно
• Если документы составлены на листе большого формата, то проставляем нумерацию в правом верхнем углу, сгибаем и подшиваем под один край
• Для указанных в документе отдельных фрагментов (например, чеков) составляем опись, а данный документ нумеруем в общем порядке.

Как сшивать документы для налоговой: правила, образец

• количество листов в одной прошивке — не более 150
• прошиваются документы таким образом, чтобы оставались читаемыми даты, визы
• инспектору налоговой может понадобиться копия документа, потому необходимо сшивать бумаги таким образом, чтобы для сканирования или другого копирования не возникала необходимость нарушать прошивку
• все листы в документе нумеруются (начало нумерации — с единицы: 1, 2, 3)
• Документы сшиваются способом в 2-4 прокола. Нить выводится на тыльную сторону и завязывается.
• На узел клеится листок бумаги (ее размер 3х5 см) с заверительной надписью и печатью.

• Журнал учета прошивается с использованием твердого переплета. Это необходимо для сохранения надлежащего вида документа в течение длительного срока хранения.
• Документы нумеруются.
• Прошивают журнал учета обычной грубой ниткой без соблюдения каких-либо нормативных требований.

Для прошивки можно использовать такие материалы:

• банковский шпагат
• обычные нитки № 10 (прошивается большим количеством стежков)
• тонкий длинный шнурок
• суровая или прошивная нить
• прошитый документ опломбируется для защиты записей от постороннего вмешательства

Процесс прошивки журнал учета:

• готовим три отверстия дыроколом или шилом (делаем отверстия слева на полях журнала)
• вводим нитку с тыльной стороны переплета журнала в крайнее отверстие
• выводим нитку на лицевую сторону и вытягиваем края, выравнивая их
• вводим концы нитей (отрезок должен составлять 6-8 см) в отверстие, которое находится в центре и вытягиваем на тыльную сторону
• при использовании не достаточно прочной нити, процедуру повторяем
• концы нитей завязываем узелком с тыльной стороны, захватив центральную нитку, которая проходит через крайние отверстия
• клеим концы нитей к журналу, а сверху клеим небольшой квадратный листик, на котором подписывается и ставит подпись ответственное лицо
• указываем дату прошивки

Как прошить тетрадь учета: образец

Видео: Как ИП прошить документы?

Прошивка документов для архива

Об особенностях прошивки документов для архива вы узнаете из видео.

Видео: Подшиваю АРХИВную ПАПКУ на камеру — подробное описание

Как прошить папку с документами?

Процесс прошивки папки с документами показан в видеоролике.

Видео: Подшивка дела

Как сшить дело?

Как правильно подшить дело смотрите в видеоролике.

Видео: Подшивка дела (1-й вариант).

Видео: Подшивка дела (2-й вариант)

Для того, чтобы обеспечить полноценное ведение дел в , необходимо правильно производить процедуру сшивания деловых бумаг. Это позволит не только найти быстро документ при возникновении необходимости, но и обеспечить порядок в делопроизводстве .

Как правильно сшивать документы?

Наиболее часто деловые бумаги, которые оформляются на формате А4, сшиваются с применением трех отверстий. Для проведения этой , нужно использовать:

• Иголку,
• Нитки,
• Клей,
• Шило,
• Бумагу.

В документах с левого края нужно сделать проколы с помощью шила. Расстояние между ними должно составлять от 3 до 5 см. Сшивание с использованием иголки должно начинаться с тыльной стороны. При этом необходимо оставить часть нитки, длина которой составляет не менее семи сантиметров. Далее с лицевой стороны протыкается верхняя дырка , а с тыльной – нижняя. С лицевой стороны нужно снова проткнуть нижнее отверстие и оставить нить такой же длины, как и предыдущая нитка. Далее необходимо связать две нитки в узел и наклеить на него прямоугольник бумаги.

Для сшивания документации можно использовать специальный канцелярский дырокол. В данном случае получится две дырочки. Для того, чтобы увеличить надежность процедуры в документах можно сделать четыре дырочки. Начинать процесс нужно со второго отверстия, которое находится вверху документа.

После этого иглой необходимо продеть верхнее отверстие и снова второе сверху. После этого направляем иглу в третье отверстие сверху и в четвертое отверстие.

Для того, чтобы нить удерживала сшитые длительное время, нужно отдавать предпочтение капроновому изделию. В некоторых случаях сшивание документов производится с помощью специального шпагата. Для выполнения данной процедуры можно использовать обыкновенную нитку, которая предварительно складывается в несколько раз. Иногда сшив документов производится с применением тонкой лавсановой ленты.

При сшивании документов нужно придерживаться симметричности и вертикальности. Проколы должны быть с левой стороны документов. При этом отступать от края нужно от 0,5 до 2 см. Если сшиваемые бумаги очень важные, тогда в них делают пять проколов. При этом деловые бумаги сшивается с тыльной стороны.

Особенности заверения деловых бумаг

Заверение деловых бумаг

После того, как деловые бумаги будут сшиты, их необходимо заверить. Предварительно нужно взять небольшой квадратный листок бумаги и написать или напечатать на нем: «Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью». На листке необходимо соответственно действующему законодательству расписаться и поставить печать.

При сшивании документов их листы должны в обязательном порядке нумероваться. О количестве листов нужно написать не только цифрами, но и буквами. Подписывать заверенные документы и оригиналы должны только уполномоченные люди, которые имеют доверенность на проведение данной процедурой. Лучше всего, чтобы на документах ставили подписи сами предприятий.

Подписываться необходимо таким образом, чтобы половина подписи располагалась на наклеенном листке, а вторая половина – на самих . Точно также нужно ставить и печать. Соответственно действующему законодательству необходимо поставить дату, когда был заверен или подписан документ.

Заверять документы можно только ответственному которое подписывало оригинал. Если основой работы лица, которым осуществляется заверение документации, является , то рядом при этом нужно написать ее дату и время возле , имени и отчества подписанта.

Сшивание документации в соответствии с нормами

Правовые нормы при формировании сшива документов

Сшивать деловые бумаги необходимо в соответствии с нормами действующего законодательства. Данная процедура должна производиться в соответствии с Методическими рекомендациями по делопроизводству, которые утвердил Росархив соответствующим в 2009 году.

Также при проведении данной процедуры нужно руководствоваться соответствующим ГОСТом Р 51141-98.

Регулировка процесса сшивания документации производится целым рядом норм. Прежде всего, необходимо руководствоваться инструкцией Центрального Российской Федерации, с помощью которой производится определение основных в ведении делопроизводства.

Также нужно пользоваться методическими разъяснениями в порядке заполнения отдельных форм документации, которые утвердил Министерства по и сборам. В период сшивания документов рекомендуется руководствоваться приказом Министерства культуры Российской Федерации, который утвердила типовая инструкция делопроизводства.

Если руководствоваться всеми вышеперечисленными нормами и правилами во время сшивания документов, то это обеспечит порядок в делопроизводстве .

Разновидности документации

В современном делопроизводстве может производиться сшивание разнообразных . Наиболее часто в организациях сшиваются журналы учета. Для выполнения процедуры можно использовать иглу или дырокол. В большинстве случаев в журналах производится прошивание только внутреннего блока.

Журналы имеют большое количество листов, и поэтому для проделывания отверстий в их внутреннем блоке может использоваться дрель или шуруповерт. Также существует еще один способ проделывания отверстий – вместе с обложками. При использовании данного метода в большинстве случаев осуществляется применение специальных станков для отверстий.

Деловые бумаги, которые подлежат длительному хранению в архивах, должны иметь твердую обложку.

Папка, которая получится из данных документов, должна быть толщиной не более четырех сантиметров. С целью упрощения процесса прошивки документации в большинстве случаев производится применение брошюровочно-переплетных станков или готовых архивных папок. документы могут прошиваться в специальных банках. При этом их толщина может составлять не более десяти сантиметров.

Для того, чтобы просверлить бумажный блок применяется высокопроизводительная бумагосверлильная машина.

Разновидности документации

При прошивке документов в органах суда и полиции необходимо руководствоваться определенными правилами. Некоторые структуры запрещают проводить сшивание документов с применением белых ниток. В судопроизводстве сшивание документации должно производиться только через пять отверстий.

Судебные инстанции при проведении данной процедуры требуют использования обложек, материалом производства которых является тонкий мелованный картон. Обложка при этом должна перегибаться пополам и накрывать документацию только с одной стороны.

Для сшивания важных юридически значимых очень часто применяются специальные металлические колечки. Сквозь них продевается тонкая лента из атласа, которая имеет фигурную наклейку.

Очень часто для прошивки документов применяются папки с гребнями. Данное занятие является достаточно трудоемким. Это объясняется нужностью совмещения отверстий в гребнях и документах. При правильном выполнении папок их дырочки будут совпадать с отверстиями в документах, которые проделываются с помощью дырокола.

Прошивка документов может осуществляться разнообразными способами. Выбор определенного метода прошивки напрямую зависит от разновидности документации и , которой проводится данная процедура.

Особенности оформления обложки

Для того, чтобы процесс сшивания документации был правильным, необходимо произвести выбор обложки. В большинстве случаев отдают предпочтения изделиям, которые выполняются из картона.

Обложки могут предназначаться для долговечного хранения документации, а также быть стандартными или нестандартными.

Наиболее часто для сшивания документов осуществляется применение стандартных обложек. Они используются при обычном типовом размере документации. Нестандартные обложки применяются при неспецифическом, не шаблонном размере документов.

Если хранение должно производиться в архивах более 25 лет, тогда осуществляется применение третьего вида обложек. Материалом их производства в обязательном порядке должен выступать твердый картон. Для того, чтобы деловые бумаги могли храниться в архивах достаточно длительное время, производится использование обложек, материалом изготовления которых выступает бескислотный картон.

Титульная сторона должна включать в себя о названии организации и группе документов. С целью упрощения объяснений производится нумерация отверстий с тыльной стороны. Обложка документов соответственно действующему законодательству должна иметь заверительную подшивку с титульной стороны. Ее нужно сделать на небольшом листке, который приклеивается к обложке. В записке в обязательном порядке необходимо указать информацию о количестве прошитых бумаг.

Если в документах имеются чертежи, фотографии или рисунки, то об этом нужно указать в заверительной записке. Опись папки с документами может производиться любым человеком. Но подпись на заверительной записке соответственно действующему законодательству должен ставить директор учреждения после предварительной оценки.

Прошивка документов может производиться различными способами. Выбор определенного из них напрямую зависит от особенностей деятельности организации. При прошивке документации необходимо в обязательном порядке руководствоваться действующим законодательством

Ответить

В студенческие годы проходила практику в госучреждении. Задача была научиться правильно подшивать документы. Помню, что постоянно велись дискуссии — сколько должно быть отверстий — три или четыре. Вобщем не очень простое занятие.

Ответить

Всем привет! Сегодня расскажем как подшивать документы правильно и без проблем. Любое предприятие или его структурное подразделение, какого размера оно бы не было, хотя бы единожды сталкивалось с такой необходимостью, как подшивка документов.
Данная необходимость возникает в том случае, если документы готовятся к сдаче в архив или же для проведения разного рода юридических процедур. Выделяют несколько способов подшивки документов, которые мы и рассмотрим в данной статье.

Подшивка документов на предприятии

На любом предприятии в течение года образуется различный объем документов, часть которых по истечении срока хранения должна быть передана в архив. К таковой категории можно отнести документацию, которая уже была исполнена, либо же бумаги, связанные напрямую с работниками организации. В соответствии со сложившимся порядком, документы подлежат сдаче в архив после того, как пройдет год с момента завершения их обращения в делопроизводстве.

Обязанности, которые включают в себя подготовку документов и их непосредственную сдачу в архив, могут быть возложены на сотрудников предприятия, которые являются лицами, ответственными за документооборот. В отдельных случаях такие обязанности могут быть закреплены за секретарем, бухгалтером или любым другим ответственным лицом. В любом из описанных вариантов, таковая обязанность должна быть закреплена приказом.

Помимо этого, в подготовке документации к сдаче в архив могут быть задействован секретариат обособленного подразделения. В любом случае, передача документации может быть осуществлена только после их окончательного и полного оформления, и никак иначе.

Этапы подшивки документов

Данную процедуру можно условно разделить на несколько этапов :
Документация должна пройти обязательную проверку на правильность ее распределения на соответствующие группы документов;
Необходимо правильно начинать подшивать документы;
Проверка нумерации страниц документов;
Требуется соответствующим образом оформить надпись сопроводительного характера;
Обязательно произвести внутреннюю опись всех документов;
Корректировка реквизитов, указываемых на переплете (при необходимости). Тут речь идет о том, что, возможно, были смены наименований предприятия, его индекса регистрации, изменения сроков сдачи или подзаголовков. Во всех этих случаях изменения необходимо фиксировать на переплете;
Проведение описи документов, которые находятся на оформлении.

Возможным представляется проводить подшивать документы частично, если срок ее хранения не превышает десяти лет.

Помимо этого, разрешается :
Не систематизировать документацию;
Не проводить нумерацию всей документации;
Отказаться от использования заверительной надписи;
Отказаться от прошивки документации.

Законодательное регулирование операции подшивки документации

Документооборот и, связанное с ним, делопроизводство – весьма сложные процессы. Зачастую имеют место быть ситуации, когда уже подготовленные и сданные на хранение в архив документы, могут вернуться из-за некорректного оформления. Отсюда вытекает закономерный вопрос: как же правильно подшивать документы? Данная операция регламентируется Методическими рекомендациями в сфере делопроизводства. Указанные рекомендации законодательно закреплены приказом Росархива, который вступил в силу с 23 декабря 2009 года.

Именно этот законодательный акт фиксирует рекомендации по процедуре подшивки документов. Их стоит придерживаться во избежание возврата некорректно оформленных документов и отказа архива принять их на хранение.

Внутренний архив каждой организации может хранить документы в течение определенного временного отрезка, после чего документация обязательно должна быть передана на хранение в государственные архивы, либо утилизирована, если закон это позволяет.

Сроки хранения документации в архиве

Законодательство строго регламентирует сроки, в течение которых должны храниться документы. Эти сроки напрямую зависят от типа документации:
75 лет должны храниться хозяйственные книги, записи нотариального характера, документация, имеющая отношение к персоналу;
75 лет хранят все документы, касающиеся процедуры приватизации (перехода объектов государственного фонда жилья в собственность частного лица);
20 лет хранится патентная документация на изобретения;
20 лет отлеживается документация, связанная с капитальным строительством;
20 лет архивируется документация, связанная с осуществлением конструкторской деятельности;
15 лет должны находиться на хранении различного рода научные труды и изыскания;
5 лет пребывает на хранении вся архивная документация организации, деятельность которой связана с сельским хозяйством;
5 лет находится на хранении различного рода документация, связанная с кино- и фотодеятельностью;
3 года – фото- и видеодокументация.

В случае ликвидации или реорганизации предприятия, вся документация, которая не имеет срока хранения, должна быть передана на хранение в государственные архивы. Так же передаче подлежат и документы, связанные с персоналом предприятия.

Если организация является негосударственной, то в данном случае законодательством предусматривается особый регламент взаимоотношений. Если конкретней, то действует следующий принцип: закон предъявляет требование по заключению договора с Федеральной архивной службой, но если таковой договор заключается с опозданием (по каким бы то ни было причинам), то архив обязан принять только тот пакет документов, который связан непосредственно с персоналом организации. А вот судьбу остальных документов и последующее место их хранения, должен решить председатель комиссии по ликвидации предприятия.

Документы, подлежащие прошивке :
В соответствии с законодательством, прошивке подлежит вся документация, которая состоит из двух и более страниц. Данное правило распространяется так же и на документы уставного характера. Немаловажно, что документы, которые не подлежат передачи на хранение в архив, конечно же могут не прошиваться.

Для чего может понадобиться прошивка документов

Основным фактором, влияющим на необходимость прошивки документации, является то, что таким образом документы пытаются защитить от возможного изъятия или подмены отдельных ее листов. Именно поэтому документы подлежат прошивке с помощью ниток, и их нумерации. Затем документацию опечатывают.

В перечень документов, подлежащих прошивке, включены документы бухгалтерского и кадрового характера, так же книги учета прибыли организации, и другие особо важные соглашения.

В дополнительный перечень документов, подлежащих прошивке, можно включить копии и переводы, которые были заверены нотариально.
Документы, которые были оформлены подобным способом, намного легче хранить, притом они занимают намного меньше места. Помимо этого переплет нитками и последующее опечатывание позволяют быть уверенным в том, что документации имеет целостный вид. На данный момент альтернативных способов, отвечающих законодательству, не придумано.

Как правильно подшивать документы и сдавать их в архив

После полного оформления всей необходимой документации, подлежащей к сдаче в архив, завершающим этапом является подшивка. Чтобы начать подшивать документы предполагается полное удаление всех предметов из металла, например булавок, скрепок и скоб. После этого документы изымаются из скоросшивателя.

Если документы уже укомплектованы должным образом, к ним добавляется чистый лист, на котором оформляется сопроводительная надпись. Помимо этого, в начало стопки документов можно так же добавить листы, которые будут использованы для оформления внутренней описи. Альтернативой могут служить специально подготовленные бланки описи.

Сколько листов можно подшивать в одной папке

Законодательно установлено максимальное количество листов, которое может быть сшито вместе и затем представлять собой одно дело. Таким образом, дела должны быть укомплектованы таким образом, что бы общая численность из страниц не превышала 250 штук. Вероятно, что за год на предприятии собралось большое количество бумаг, которые должны быть сданы в архив. В этом случае их разделяют на отдельные тома, содержащие до 250 листов. В стандартной процедуре прошивка осуществляется с использованием твердой обложки.

В том случае, если листы имеют различный формат, то прошивку подобного тома необходимо проводить с использованием четырех точек прокола. Это позволяет наиболее надежно скрепить между собой разноформатные листы.

При прошивке документации, имеющей большой срок хранения, допускается прошивка листов вместе с обложкой, то есть насквозь.

В случае с документацией, имеющей стандартные сроки хранения, прошивка осуществляется следующим образом: прошивка начинается с листа, который является следующим после переплета. После этого сверху первого листа укладывается картонная прокладка, после чего все дело прошивается. Картонная прокладка используется с целью предохранения ниток от быстрого изнашивания.

Стоит помнить, что документация может храниться вечно, поэтому следует контролировать границы прошивки. То есть нитки не должны находить на текст, и он должен быть легко разборчив даже после процедуры прошивки.

Допускается хранение документов непосредственно в скоросшивателе. Но только в том случае, если срок хранения данной документации не превышает 10 лет.
На некоторых предприятиях используются специальную машинку – брошюратор. Однако такой способ скрепления документов приемлем только для внутреннего хранения и недопустим для архивной подшивки.

Следующий этап подготовки документов – их нумерация. Нумерация осуществляется для удобства при работе с документацией. Производится с помощью черного карандаша или специального нумератора. Номера страниц проставляются в верхнем правом углу документа исключительно с лицевой стороны. При нумерации важно помнить, что номера страниц не должны перекрывать основной текст, и запрещено производить нумерацию с использованием цветных карандашей или чернил.

Что бы прошивать документы было проще, можно воспользоваться архивными папками, сверлильной машиной, а так же переплетным станком.

Отдельный стандарт действует при прошивке документов, касающихся банковских кассовых операций. В этом случае толщина уже сшитой папки документов может достигать 10 сантиметров.

Подготовительные работы при прошивке документов

Перед тем, как начать прошивку, необходимо выровнять всю стопку бумаг. В случае, если бумаги разного формата, их нужно уложить так, что бы было удобно осуществить прокол.

После того, как укладка проведена, необходимо сделать проколы, или просверлить отверстия при помощи специального станка или обычной дрели, чтобы потом легко подшивать документы. Количество отверстий может быть от 2 до 5. Некоторые специализированные станки так же могут сразу продевать нить в подготовленные отверстия. Если же сверление происходит при помощи обычной дрели, следует проследить, чтобы отверстия не сдвинулись.

Прошивка нитками вручную

При прошивке документов вручную нитками понадобится игла и нити. Прошивка осуществляется через два отверстия. После прошивки концы нити необходимо связать, причем на обратной стороне документа, а затем на образовавшийся узел приклеить небольшую полоску бумаги.

После этого необходимо составить заверительную надпись, содержащую информацию о количестве подшитых листов и о том, кем заверена подшивка. Данная процедура производится так, что бы печать и надпись выступали за границы приклеенной полоски бумаги.

Затем страницы подлежат нумерации в обязательном порядке. Как показывает практика, не так уж и сложно подшивать документы вручную, однако, если сшивается более 5 листов, то их уже достаточно проблематично проколоть иглой. В этом случае допускается использование дырокола.

Прошнуровка при помощи дырокола

Как мы упомянули ранее, больше 5 листов вместе проколоть достаточно проблематично, поэтому можно использовать дыроколы или электродыроколы. При подобной прошивке нужно сделать следующее: расположить на поле прошиваемых документов 4 отверстия, проследив за тем, что бы текст остался читаемым, после этого совершить прошнуровку.

Прошнуровке подлежат заверенные нотариусом документы, договоры, кассовые книги, документы банковского типа, а так же журналы регистрации и личные дела.

Сопроводительные надписи при подшивке документов

По завершении процедуры сшивания и нумерации документов, необходимо составить заверительную надпись. Как правило, заверительная надпись в обязательном порядке содержит информацию о количестве прошитых страниц и об особенностях документов в составе прошивки, и затем крепится на оборотной стороне дела.

Заверительная надпись должна быть подписана руководителем организации.

Так же, необходимо отметить, что сопроводительная надпись должна содержать подпись ответственного лица и ее расшифровку. Затем она так же клеится к делу, закрепляя узелок ниток прошивки и заверяется оттиском печати, который ставится на границе наклейки и самого листа дела.

Надеемся, что Вы правильно поняли как подшивать документы на предприятии.

Прошивать документы необходимо для их систематизации.

В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.

Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.

Какие нормы регулируют прошивание

Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:

1. Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23. 12. 2009;
2. ГОСТ 51141 по делопроизводству;
3. Также правила делопроизводства, содержащие требования по прошиванию документации, разработанные отраслевыми ведомствами (ЦБ РФ, Министерством по налогам и сборам и т.п.).

Какие документы требуют такого оформления

В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.

Сотрудники кадровой службы отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:

• приказы личного состава,
• приказы общего состава,
• штатное расписание.

Бухгалтеры прошивают:

• авансовые отчеты,
• оборотные ведомости по материальным средствам,
• накладные,
• счета-фактуры,
• акты выполненных работ,
• путевые листы,
• кассовую книгу,
• ведомости на получение заработной платы сотрудниками учреждения в том случае если зарплата выдается работникам на руки.

Делопроизводители : входящую и исходящую документацию.

Прошивать документы можно используя следующие инструменты:

• Степлер;
• Нитки;
• Специальное оборудование.

Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.

Самым надежным считается подшивание дел нитками.

Общие правила оформления

Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.

Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.

Пошаговая инструкция данной процедуры

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Приготовить следующие инструменты и материалы :

• Нитки. Лучше использовать капроновые.
• Иголка. Размер подбирать в зависимости от толщины сшиваемых документов.
• Клей бумажный.
• Лист чистой бумаги.
• Скоросшиватель бумажный, картонный.

Порядок действий :

1. Удалить скрепки, скобы из документа.
2. Аккуратно и ровно уложить листы, проверить для надежности нумерацию.
3. В зависимости от толщины получившейся пачки взять шило или иголку и, отступив от края, сделать сквозные отверстия в количестве не меньше 3. Отверстия должны находиться в ряд, вертикально относительно края бумаги, на расстоянии 2,5-3 сантиметра друг от друга. Среднее отверстие должно быть по центру.
4. В зависимости от толщины, получившейся стопки бумаг, взять нитку длиной 70-80 сантиметров.
5. Вдеть иголку снизу с тыльной стороны документа в центральное отверстие.
   
6. Провести сверху в крайнее верхнее отверстие.
   
7. Затем через обратную сторону документа в крайнее нижнее.
   
8. Возвращаемся в центральное через лицевую сторону.
   
9. После такого прошивания нитка окажется с тыльной стороны. Если прошивается документ с большим количеством листов, то подобную манипуляцию следует провести несколько раз для их закрепления.
10. Завязать узел на обороте. Остаток должен получиться длиной не менее 8 сантиметров.
    
11. На получившийся узел наклеить отрезок бумаги в виде прямоугольника. На которой заранее делается надпись: «Прошнуровано и пронумеровано.____ листов Директор____Фамилия И.О.». Если должность руководителя иная, соответственно она указывается согласно документации.
    
12. На прошитом документе, указанном листе бумаги ставится подпись и печать. Часть подписи и печать должны быть на листе бумаги и на тыльной стороне документа.

Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.

Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:

Кто и как заверяет

Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.

Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.

Особенности оформления бухгалтерской документации

Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.

Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.

Опись состоит из следующих разделов:

• наименование документа,
• дата, когда составлялась опись,
• перечень документов,
• подпись ответственного лица.

Особенности подготовки документов на сдачу в архив

Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:

1. Систематизацию документов.
2. Нумерацию.
3. Подшивание документов в единую папку в зависимости от назначения.
4. Заполнение описи.
5. Оформление обложки документа.

Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.

Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет , допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:

• Нумерацию листков в деле.
• Систематизацию листков в деле.
• Прошивание нитками, а оставить на хранение в папке-скоросшивателе.

Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов , то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.

Если документы планируется хранить более 25 лет , то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.

Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.

Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.

Фотографии или картинки , а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.

Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.

Обложку оформляют следующим образом:

• Указывают название организации или учреждения.
• Подразделение.
• Срок хранения.
• Наименование дела.

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Кроме того, указывается тема дела . Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.

Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения : постоянный или определенный.

Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.

Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:

Подготовка для сдачи в налоговую

Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.

С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.

Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.

На любом предприятии принято издавать документы и содержать огромное количество бумаг, которые связаны с осуществляемой деятельностью. Все эти документы нуждаются в строгой систематизации, иначе все документы перепутаются, и на предприятии наступит путаница.

Обычно кадровые специалисты сшивают документы, чтобы листы точно не потеряли, и документ был единым целым. Вариантов прошивки документов имеется много, а также существует определенный порядок прошивки, который обязательно должен знать каждый делопроизводитель.

Как прошивать документы правильно, что для этого потребуется и чем нужно руководствоваться при этом? Рассмотрим эти вопросы ниже.

Подлежат прошивке

Далеко не все документы должны подлежать прошивке, и по этой причине очень важно понять, какие именно из них подойдут для такой процедуры. Понятно, что документ, который состоит из одного листа, не подлежит прошивке.

В целом, кадровые специалисты должны заниматься сшивкой следующих документов:

1. Штатное расписание.
2. Приказы для общего состава.
3. Приказы для личного состава.

Что касается бухгалтерских служб, то их сотрудники должны сшивать:

1. Накладные.
2. Авансовые отчеты.
3. Путевые листы.
4. Счета-фактуры.
5. Акты выполненных работ.
6. Ведомости о зарплате.
7. Оборотные ведомости.

Также информация о сшивании нитками потребуется и в тех ситуациях, когда сотрудникам приходится работать с копиями документов, принятых от юридических лиц.

Иными словами, данная процедура будет касаться документов для почти всех структурных подразделений организаций, и при этом разница в проведении данного процесса будет заключаться только в способе его выполнения.

Законодательство

Стоит отметить, что единого стандарта по сшиванию документов на предприятиях на данный момент нет. Несмотря на это, ряд регламентирующих документов все же имеется, и именно их положений стоит придерживаться при прошивании документов.

К ним нужно отнести:

1. Приказ Росархива № 76 от 23.12.2009 «О делопроизводстве и архивном деле» .
2. Приказ Минкультуры РФ № 536 (утверждение типовой инструкции по делопроизводству) .
3. Инструкция ЦБ РФ.
4. Приказ Министерства по налогам и сборам (2003 г.)

Правила прошивки документов

На данный момент для уполномоченных сотрудников имеется несколько вариантов для прошивания документов. Каждый из них подразумевает схожую стратегию сшивания, но разные подходы. Рассмотрим их более подробно, определим ключевые особенности прошивки документов.

2 дырки

Данный способ прошивания является самым простым. Его могут применять обычно к тем документам, не представляющим особой важности для руководства и предприятия в целом. Но даже в такой ситуации у некоторых сотрудников кадровой системы могут появиться вопросы на тему его сшивания.

Стоит придерживаться такой схемы:

1. Перед началом необходимо сделать дыроколом две дырки. Стоит помнить, что документ также легко пробивается и обычной иголкой, однако, нужно быть максимально аккуратным, чтобы не испортить бумагу.
2. После этого нужно взять иглу с ниткой, затем пропустить сразу в два отверстия. Пропускать необходимо так, чтобы концы вышли с обратной стороны.
3. Затем нужно связать концы нитки, после чего наклеить на них прямоугольный маленький листок, который заранее стоит вырезать из специальной бумаги. Этот листок должен хорошо скрыть сам узел, но в это же время не скрывать его полностью.

Важно помнить, что в ситуации, когда документ будет храниться более 10 лет, то прямоугольник лучше сделать из папируса.

На этом прямоугольнике нужно указать, сколько листов содержится в документе, данные специалиста, занимавшегося заверением документа.

3 дырки

Важно понимать, что перед началом процедуры сшивания, бумагу также необходимо проколоть, и здесь нужно просто рассчитать расстояние для трех дырок.

После проколов нужно вдеть нитку в среднюю дырку. При этом нужно оставить кусок нитки с тыльной стороны длиной не меньше 7 см.

После этого с лицевой стороны бумаги нужно протыкать верхнее отверстие и просовывать нить с иглой снизу в прокол. Затем нитку снова нужно направить в середину листа, чтобы она опять появилась с тыльной стороны.

Затем можно спокойно отрезать нить, при этом не забыв оставить 7 см, дабы связать с имеющимся остатком.

Не стоит забывать и о наклеивании на узелок прямоугольника с необходимой информацией.

Сотрудникам кадровой службы будет полезно знать, что вместо иглы можно использовать шило. Идеальным средством для прошивания будут являться капроновые нити или шпагат.

4 дырки

Если кадровый специалист знает, как прошивать в три дырки, то с данным способом у него также не возникнет проблем. Схема почти такая же. Здесь сразу нужно учесть, что расстояние между отверстиями ни в коем случае не будет превышать 1,5 см.

Процедура сшивания начинается от второго отверстия сверху, причем начало берется с обратной стороны листа. Затем нить должна выводиться через самое верхнее отверстие и снова нужно пропустить ее через вторую дырку сверху.

По такому же алгоритму нить потом заводят в третье и последнее отверстия (с тыльных сторон).

По завершении процедуры игла должна быть продета с лицевой стороны в дырку № 3 и затем быть связанной в узелок. И в завершение процесса, сверху должен быть наклеен прямоугольник.

5 дырок

Данный способ является самым сложным и в то же время самым надежным. Обычно используется работниками бухгалтерских служб, поскольку именно в ней документы бывают самыми увесистыми и объемными. Отверстия рассредотачиваются по краю листа с шагом в 5 см.

После проведения сортировки листов, нужно их аккуратно сложить в стопку и проделать отверстия с помощью дрели специального пресса.

После того, как отверстия будут сделаны, останется только прошить всю стопку.

Делать это нужно согласно следующему алгоритму:

1. Пропустить иголку с нитью в центральное отверстие, оставив хвост длиной 10 см.
2. Протянуть иглу во второе отверстие сверху и вывести с обратной стороны.
3. Согласно типу «змейки» иглу вывести через верхнее отверстие, чтобы она оказалась с лицевой стороны, провести вниз в верхнее второе отверстие.
4. Затем нужно, придерживая нить возле центрального отверстия, просунуть иглу со стороны тыла и вывести на лицевую, чтобы просунуть во второе отверстие снизу.
5. Снова по типу «змейки» просунуть иглу в крайнее снизу отверстие с обратной стороны, и снова отправить в «тыл» через второе отверстие снизу.
6. Получившиеся два хвостика нитки связать узлом.

Потом получившийся документ нужно извлечь из пресса. Затем обычно намечают линии загиба, которая сможет закрыть остатки ниток. Чтобы загиб держался хорошо, его можно промазать клеем. Наклейку на обложку можно прикрепить степлером.

Стоит отметить, что образцы для обложек можно найти в любом магазине канцтоваров.

Как пронумеровать

Нумеровать листы необходимо арабскими цифрами.

Нужно учитывать следующие нюансы:

1. Ставится номер в правом верхнем углу.
2. Приложения стоит нумеровать в общем порядке.
3. При наличии писем нужно изначально нумеровать конверт, после чего остальные листы.
4. Тома дела нумеруются по отдельности.
5. При наличии склеек нужно нумеровать их согласно общему порядку.

Оформление обложки

Данная часть документа представляется в следующих форматах:

1. Стандартными. 22,9х32,4 см размер, требуются для сшивания листов А4.
2. Нестандартными. Размеры формируются в соответствии с форматом используемой для документов бумаги.
3. Для долгого хранения. Делаются в произвольном формате, изготавливаются из картона с повышенной твердостью.

На обложке должна отражаться следующая информация:

1. Название предприятия.
2. Название подразделения.
3. Индекс.
4. Заголовок.
5. Срок хранения.
6. Номер тома.
7. Дата изготовления прошивки.
8. Количество листов.

Вся информация по требованию высших инстанций, должна быть и в описи.

Заверение сшитой документации

Данный этап является последним перед тем, как проверить документ, а также для сдачи на хранение. Если процедура выполняется неправильно, у специалиста могут появиться неприятные проблемы. Важно понимать, что процесс заверения сотрудник должен знать отлично. Поэтому, на предприятии должен быть уполномоченный сотрудник для этого.

Кто имеет право

Заверять документы может руководитель предприятия, а также строго уполномоченный им составитель. Для этого данным лицам нужно ставить подпись, при этом как на листе документа, так и на стикере.

Важно понимать, что при подписании документа, управленец берет ответственность на себя за сведения, содержащиеся в нем, либо назначает ответственность для сотрудника, уполномоченного за ведение данной деятельности.

Условия

Для заверения обязательно стоит подготовить специальный стикер – примерно 5х6 см. Обязательно должна прописана на нем информация:

1. Количество листов.
2. Особенности вложенных документов.
3. ФИО специалиста, занимающегося прошивкой.

Стикером фиксируется узел последнего листа, затем нужно ставить печать компании.

Исправление ошибок

Самое главное требование, которое при делопроизводстве применяется ко всем документам – сохранение их неприкосновенности. При допущении любого рода неточности, нужно ее моментально исправить. К примеру, если в основном деле отсутствует один лист от документа, то нужно подшить его в виде отдельного тома, или же разбирать дело и заняться перепрошивкой.

Если были допущены ошибки при нумеровании листов, то можно использовать литерную нумерацию. При допущении более серьезных ошибок нумерации придется переделывать дело заново.