В нашей статье пойдёт речь об актах. Читатели ознакомятся ближе с этими документами, с их назначением. Они узнают, как правильно Их вниманию предлагаются также образцы заполнения основных деловых бумаг.

Исторические факты

Термин "акт" произошёл от латинского словосочетания actum est, которое переводится, как "совершенно". Оно использовалось в документах Древнего Рима и средневековой Европы.

В русском языке термин появился в XVIII веке. В это время актами считались документы (деловые, законодательные), которые отличались от повествовательных источников. Понятие акта, как договорного документа, образовалось в начале XX века.

Назначение

В каждой организации может возникнуть потребность в фиксации определённых событий, фактов, которые устанавливают реальное положение дел. Эту цель преследуют при оформлении актов, которые имеют определённое значение в работе любого учреждения.

Другими словами, акты предназначены документировать различные ситуации для придания им официальности. Они содержат информацию о выполнении разных мероприятий, заданий, поручений. Акты относятся к справочно-аналитическим деловым бумагам.

Существует большое разнообразие материалов: Акты выполненных работ (оказанных услуг), Акты осмотра, Акты приёма-передачи документов, Акты проверки, Акты технической документации (образцы документов рассматриваются ниже).

Составляются эти деловые бумаги несколькими должностными лицами или комиссией. Формы некоторых актов установлены законодательством, для иных существуют строгие правила заполнения, которые требуется соблюдать при составлении всех материалов. Часть актов оформляется в произвольной форме, но для большинства существуют определённые бланки. Как правильно составлять акт?

Общие правила оформления

Для того чтобы оформить документ, рекомендуем пользоваться образцами. Акты отличаются назначением документа. Однако единые требования заполнения всё же существуют. Их требуется придерживаться при оформлении любого материала. Общие правила заполнения актов:

1. В оформлении деловых бумаг часто участвует несколько уполномоченных лиц, составляются комиссии из определённого количества человек. Это очень удобно при проведении мероприятий инвентаризации,
2. Акты оформляются на определённых бланках с обязательным перечнем реквизитов (образец для удобства приводится ниже).
3. Следует указать название документа.
4. Требуется указать дату, регистрационный номер, место составления.
5. В каждом документе даётся основание для заключения документа.
6. В каждой деловой бумаге перечисляются члены комиссии, её председатель, указываются все необходимые персональные данные.
7. Материал в документе должен быть разбит на пункты или абзацы. Должны приводиться таблицы. Текст должен завершаться выводами и предложениями.
8. Документ заключается в нескольких экземплярах, согласно числу заинтересованных сторон.
9. Деловая бумага подписывается всеми присутствующими лицами в определённой последовательности.
10. С документом должны ознакомиться все лица, организации, чью деятельность документ затрагивает.
11. Некоторые деловые бумаги должны быть утверждены руководителем организации, что закреплено нормативным законодательством РФ.

Акт выполненных работ (оказанных услуг)

Деловая бумага заключается между юридическими и физическими лицами на основании проведения работ или оказания услуг. Она подтверждает их приём заказчиком и служит основанием для оплаты.

Материал должен быть оформлен на определённом бланке и соответствовать требованиям ст. №402 ФЗ РФ, которых немного. Оформить деловую бумагу несложно. Как правильно составлять услуг)"? В материалах должны присутствовать реквизиты:

• название организации;
• точное наименование документов;
• реквизиты заказчиков и исполнителей;
• точное описание работ, услуг с указанием их стоимости;
• перечисление всех присутствующих лиц с указанием необходимых реквизитов;
• печати, подписи всех вышеуказанных лиц, указание персональных данных, что требуется для идентификации личности.

Акт осмотра

Целью этого документа является оценка состояния недвижимости, описание всех повреждений и дефектов. Заключается он в таких случаях: при продаже недвижимости, при сдаче в аренду, при подсчёте нанесённого ущерба и т. д. Оформляется материал на определённом бланке (образец рассматривается ниже). Как правильно составлять "Акт осмотра"? Документы должны включать реквизиты:

• название организаций;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• тип недвижимости;
• причина проведения осмотра;
• точные адреса;
• общие данные о недвижимости;
• общая характеристика недвижимости, дефекты, повреждения;
• стороны договора, члены комиссии, свидетели;
• подписи всех присутствующих лиц, печати.

Акт приёма-передачи документов

Деловая бумага подтверждает факт передачи в организации определённых документов от одного юридического лица другому. Заключается он при увольнении, в случае перевода и т. д. Оформляется материал на определённых бланках в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? В деловые бумаги входят реквизиты:

• название организаций;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• количество экземпляров, тип;
• реквизиты юридических лиц;
• подписи, печати.

Акт проверки

Итоговым документом проверочных мероприятий считается "Акт проверки". Он имеет строго установленную форму, порядок заполнения. Формы актов проверок рассматриваются в Ст. № 294 ФЗ РФ. Оспаривается документ посредством административного иска. Как правильно составлять "Акт проверки"?

Заключается документ специальной комиссией. Может потребоваться гриф утверждения руководителя организации. Основанием для проведения проверки служат распорядительные акты. Основные реквизиты при составлении деловых бумаг следующие:

• название организации;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• члены комиссии, их персональные данные;
• документы, которые послужили основанием для проверки;
• выводы и предложения комиссии;
• подписи и печати.

Акт приёма-передачи

Деловые бумаги заключаются между физическими и юридическими лицами. Это документы, которые оформляются для решения количественных, ценовых, качественных задач. Составляются документы в произвольной форме в нескольких экземплярах. Однако при заполнении деловых документов имеются некоторые требования. Как правильно составлять "Акт приёма-передачи документов"? Существуют реквизиты, обязательные для заполнения материалов:

• название организаций;
• наименование документов;
• дата, номер, место составления;
• персональные сведения о представителях организаций;
• основания, связанные с подписанием документа.

Акт технической комиссии

Результаты выполнения некоторых мероприятий, обследований, осмотров завершаются составлением итоговых документов. Одним из них считается "Акт технической комиссии". Он заполняется с целью урегулирования всех спорных вопросов.

Составляется материал на определённом бланке в нескольких экземплярах. Как правильно составлять "Акт технической комиссии"? Деловые бумаги должны включать реквизиты:

• название организаций;
• наименование документов;
• реквизиты заказчиков;
• дата, номер, место составления;
• перечень работ или услуг;
• список членов комиссии по приёмке работ, их персональные данные или реквизиты;
• основания, согласно которым работы или услуги выполнялись;
• этапы работ;
• затраченные средства;
• заключения комиссии, в которых выполняется оценка выполненных работ, приводятся замечания, подводятся итоги мероприятия;
• выводы и предложения;
• подписи членов комиссии, печати.

Акт о порче имущества – документ, в котором фиксируются повреждения, нанесенные товарно-материальным ценностям, принадлежащим предприятию. При этом преднамеренность или непреднамеренность действий, послуживших причиной порчи имущества, роли не играет – акт составляется вне зависимости от этих обстоятельств.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

В каких случаях чаще всего пишется документ

Акт может быть создан в самых разных ситуациях:

• Распространены случаи, когда вред причиняется различного рода грузам при транспортировке, погрузке и выгрузке (бой, вмятины, трещины, поломки и т.п.).
• Ущерб может наноситься при потопах внутри офисных помещений – интерьеру, предметам мебели, технике и приборам.
• Бывает, что порча имущества происходит при неаккуратном или неправильном обращении с ним работниками организаций и т.д.

Зачем нужен акт

Акт относится к первичной документации фирмы, и, являясь безусловным письменным доказательством причиненного повреждения/поломки, становится впоследствии основанием для списания испорченных товарно-материальных ценностей или отправки их в ремонт.

К сотруднику, непосредственно причастному к нанесению вреда имуществу компании, на основании данного документа может быть применена мера дисциплинарного взыскания. Она назначается в зависимости от того, насколько серьезно пострадала собственность организации:

• замечание,
• выговор,
• увольнения,
• иногда речь идет даже об уголовном преследовании.

Здесь учитываются все нюансы события, в том числе и наличие умысла. Кроме того, на основе акта руководство предприятия имеет право потребовать от виновника возмещения материального ущерба..

Кто составляет акт

Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция. Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо.

При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений. Таким образом, формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек , лучше работников разных отделов.

Если испорченное имущество относится к высокотехнологичному оборудованию или приборам, для более точной диагностики вреда к составлению акта следует привлечь специалиста инженерно-технической или сервисной службы, действующей внутри предприятия или стороннего эксперта.

Составление акта: основные моменты

На сегодня нет стандартного унифицированного образца акта, так что документ может быть написан в произвольной форме или по шаблону, действующему внутри фирмы. При этом есть ряд определенных сведений, который вносить в него нужно обязательно:

1. Дата, номер и место написания, название организации.
2. В основной части следует указать
   • суть причиненных повреждений,
   • наименование и количество пострадавших товарно-материальных ценностей,
   • приблизительную сумму ущерба.

   Если предметов несколько, лучше оформить все данные в виде таблицы.

3. Также нужно внести
   • информацию о виновнике: его должность, фамилию-имя-отчество
   • и причины, по которым произошла порча имущества (этот пункт очень важен для определения точной степени вины и вынесения справедливого наказания).

   Если виновных лиц установить невозможно (например, в случаях повреждения в результате форс-мажорных обстоятельств: катастроф, наводнений и т.п.), это надо обязательно обозначить.

4. Далее в акте следует написать выводы о последствиях нанесенного имуществу вреда: можно ли это имущество починить или его нужно списать.
5. При наличии каких-то дополнительных подтверждающих документов, их нужно присовокупить к акту, отметив отдельным пунктом.

Оформление акта. На что обратить внимание

При оформлении акта, также как и при его написании, можно руководствоваться собственными соображениями, поскольку закон не предъявляет к этому параметру никаких особых требований. Акт можно писать на простом чистом листе бумаги или на фирменном бланке организации. Вносить информацию можно от руки (любой шариковой ручкой, но только не карандашом) или печатать на компьютере.

Важно! В акте должны наличествовать подписи его непосредственного составителя и присутствовавших сотрудников – их автографы будут свидетельствовать о том, что все внесенные в документ сведения верны.

Желательно получить и подпись виновника порчи имущества, но если он отказывается подписывать документ, можно прямо в акте сделать соответствующую пометку или составить отдельный .

Заверять печатью бланк акта не обязательно – с 2016 года использование штемпельных изделий на предприятиях и в организациях необходимо только в тех случаях, если это закреплено во внутренних нормативно-правовых бумагах фирмы.

Акт составляется в двух экземплярах :

• один остается в компании и отправляется в бухгалтерию для списания имущества или выделения денег на ремонтные работы,
• второй передается сотруднику, причинившему ущерб.

При необходимости можно составить и дополнительные копии акта.

Как хранить акт

После составления акта и завершения всех процедур, связанных с его непосредственным участием, документ следует передать в архив предприятия, где он должен находиться период, установленный законом или локальной документацией фирмы (но не менее трех лет), после чего его можно уничтожить.

Акт о порче имущества при затоплении квартиры или офиса

Затопление квартир в многоэтажных домах встречается особенно часто. Офисы тоже могут подвергнуться этой неприятности, как и отдельно стоящие жилые дома. Даже если над помещением не располагаются нерадивые соседи, затопление нельзя исключать. Всегда может случиться авария водопровода, прорыв водяной системы отопления, протечка кровли и т.д.

Одним из важных процессуальных действий, необходимым для последующего возмещения ущерба, является составление акта о порче имущества. Его составляют вызванные к месту затопления представители компании, обслуживающей здание (ее аварийной службы) с участием потерпевшей стороны. Сделать это надо в первые 12 часов после вызова уполномоченных лиц. Если представители компании не явились вовремя, акт допустимо составить без них, пригласив в комиссию посторонних незаинтересованных людей. Управляющей компании при этом следует направить письменное уведомление, а в акте отразить, что она была проинформирована, но не участвовала в составлении акта по причине неявки по вызову.

Если помещение залито по вине конкретного человека, например, соседа сверху, он тоже участвует в составлении акта.

ВАЖНО! Если виновника не установили, его не удалось пригласить, либо он отказался, это следует отразить в тексте акта.

В этом документе должны найти отражение такие данные:

• дата и точное время установления факта затопления;
• адрес расположения залитого помещения;
• локализация водных масс;
• причина того, что вода проникла в квартиру или офис;
• виновник случившегося залива (если он установлен);
• упоминание о свидетелях (если они были)
• описание нанесенного водой вреда (на основе визуального осмотра).

ВНИМАНИЕ! Описывая ущерб, нужно указать не только состояние потолка, стен, пола, но и порчу мебели, бумаг и другого имущества, находящегося в помещении. Это можно сделать в форме дефектной ведомости, инвентаризации и т.п.

Остальные части документа («шапка», дата, подписи членов комиссии) составляются по основным принципам делопроизводства. Строгой формы для документа законами не предусмотрено.

АКТ № 11
осмотра жилого помещения, расположенного по адресу:
г. Нижний Новгород, ул. Ванеева, д.17, кв.21
от 19 августа 2017 года

На основании заявления (входящий номер 134 от 19.08.2017) от гр. Деревянского Н.Ю. о затоплении квартиры была сформирована комиссия в составе:

• начальника ЖЭУ № 2 Моршанского А.П.;
• инженера ЖЭУ № 2 Пересветовой Т.А.;
• мастера ЖЭУ № 2 Никодимова О.Л.

На момент осмотра лицо, виновное в затоплении, установить не удалось.

Комиссия провела обследование жилого помещения по указанному адресу.

На момент обследования (19.08.2017 г. в 16:30) установлены следующие повреждения вследствие затопления.

Пострадала жилая комната площадью 26 кв.м.:

• на потолке, окрашенном водоэмульсионной краской, водяные разводы и пятна расположены по всей поверхности;
• стены, оклеенные флизелиновыми обоями, имеют потеки по всему периметру, частично отстают;
• пол (ламинат) имеет вздутия на стыках;
• дверь деревянная, окрашенная, разбухла и не закрывается.

В комнате повреждена мебельная стенка (разбухла по прилегающей к стене поверхности) и телевизор Sony KDL-32WE613 (вышел из строя).

Затопление случилось 19.08.2017 г. в 15:45. Были произведены следующие работы по устранению:

• перекрыт стояк с горячей водой в 16:00;
• заменен стояк горячего водоснабжения (23.08.2017 г.)

Выводы комиссии: причиной затопления является авария трубопровода горячего водоснабжения (разрыв трубы).

Члены комиссии:
Начальник ЖЭУ № 2 /Моршанский/ А.П. Моршанский
Инженер ЖЭУ № 2 /Пересветова/ Т.А. Пересветова
Мастер ЖЭУ № 2 /Никодимов/ О.Л.Никодимов

С актом ознакомлен:
владелец квартиры № 21 /Деревянский/ Н.Ю. Деревянский

Акт о порче имущества при выполнении каких-либо работ

Когда случается непреднамеренная порча имущества вследствие каких-либо жизненных ситуаций, например, выполнения работ, полученный вред нужно как-то компенсировать. Если речь идет об имуществе предприятия, то поврежденные вещи необходимо списывать или приходовать их ремонт. Виновный в порче может быть подвергнут административной или материальной ответственности. Основанием для этих процедур является нормативный документ - акт об испорченном имуществе.

На предприятии составить такой акт может уполномоченный на это материально-ответственный работник. В составе комиссии должно быть не менее 3 работников организации.

ВНИМАНИЕ! Если испорчено технически сложное оборудование, то в комиссию следует включить компетентного специалиста или пригласить эксперта.

Как составить акт

Унифицированной формы акта нет, но в нем предусмотрены некоторые моменты, обязательные для установления факта порчи имущества. Как в любой официальный документ, в акт необходимо внести:

• название организации (или использовать фирменный бланк);
• номер акта;
• дата составления;
• подписи членов комиссии и того, кто составлял акт.

Основная часть акта, определяющая его «специализацию», состоит из следующих моментов.

1. Описание повреждений :
   • в чем состоит вред, нанесенный имуществу;
   • какие материальные ценности пострадали (название, инвентарный номер, количество);
   • примерная сумма, в которую вылился ущерб.
2. Сведения о виновнике порчи . Если его установить однозначно не получается, это надо отметить в акте. О виновном лице нужно указать:
   • его имя, должность;
   • причины, по которым им учинена или допущена порча;
   • данные о свидетелях (если таковые были).
3. Последствия вреда: уточняется, подлежит ли испорченное имущество ремонту или его нужно списывать.
4. Приложения. Ими могут быть дополнительные источники, подтверждающие нанесенный вред, например, запись камер наблюдения и т.п.

ООО «БытРемонтСервис»
г. Екатеринбург
22.08.2017 г.

АКТ № 5
О порче имущества

В настоящем документе мною, руководителем отдела сбыта Леваневским Анатолием Ивановичем, установлено, что 22 августа 2017 года сотрудница административно-хозяйственного отдела Ревакова Антонина Петровна во время производства текущей уборки неумышленно повредила имущество, принадлежащее ООО ««БытРемонтСервис»: монитор жидкокристаллический LG 34UC79G-B (столкнула со стола на пол).

Свидетелем инцидента был менеджер отдела сбыта Соколенко Роман Константинович.

Причина нанесения повреждения: неосторожность при вытирании пыли.

Монитор нуждается в ремонте - замене матрицы дисплея, ориентировочной стоимостью в 1200 руб.

Руководитель отдела сбыта /Леваневский/ А.И. Леваневский
Менеджер отдела сбыта /Соколенко/ Р.К. Соколенко

С актом ознакомлена
сотрудник административно-хозяйственной службы /Ревакова/ А.П. Ревакова

Акт о порче имущества при доставке или перевозке товара

Даже если доставка осуществляется со всеми надлежащими мерами, порча перевозимых товаров не может быть исключена. Не углубляясь в причины и поиски виновных, следует отметить, что стоимость пришедшего в негодность или испорченного груза должна быть компенсирована - за счет ли страховки, материальной ответственности виновного лица либо другим способом. Сами поврежденные товары нужно включить в убытки, подводя бухгалтерский баланс. Для этого нужно документальное основание - акт о порче имущества при грузоперевозках.

В случае обнаружения таких проблем при получении товара, покупатель (получатель) совместно с лицом, доставившим груз (экспедитором, курьером, водителем, представителем фирмы) должны выяснить важные подробности, которые будут упомянуты в акте:

• наименование товара, подвергшегося повреждению
• количество испорченного груза в стандартных единицах его измерения (штуках, кг, метрах и пр.);
• характер внешних повреждений упаковки;
• надлежащим ли образом были упакованы товары, имеется ли необходимая маркировка на упаковке.

ВАЖНО! Формировать акт нужно непосредственно после доставки, в присутствии доставившей его стороны.

Кроме этих подробностей, в акте следует указать:

• место поставки и место назначения груза;
• данные обо всех сторонах: отправителе, перевозчике, получателе;
• время доставки (по плану и по факту);
• описание товаров (в соответствии с документацией);
• как выглядел груз после прибытия;
• примерная сумма ущерба.

В выводах следует установить причину повреждений и ответственное за них лицо (если это возможно).

Для обеспечения достоверности нужно пригласить в качестве членов комиссии еще не менее двух человек. Ими могут выступить квалифицированные работники, могущие оценить ущерб и удостоверить порчу, например, бухгалтер организации-получателя, юрист, менеджер по поставкам и др.

Желательно приложить дополнительные документальные свидетельства: фото груза, запись камеры видеорегистратора автомобиля перевозчика, письменные свидетельства очевидцев и др.

Нужно сделать не менее 3 экземпляров акта:

• для поставщика товара;
• для лица или компании, осуществлявшего перевозку;
• для получателя груза.

АКТ № 12
О порче доставленного груза

г. Пенза, 17.08.2017 г.

Приемщик товара, представитель ООО «Лето» Зарубин В.В., составил настоящий акт о повреждении доставленного груза при его получении.

1. Отправитель товара: ООО «Наш лимонад».
2. Получатель товара: ООО «Лето».
3. Перевозка товаров осуществлялась компанией-перевозчиком ООО «Магистраль».
4. Описание товара: 30 пластиковых ящиков лимонада «Колокольчик» в стеклянных бутылках вместимостью 0,33 л, по 12 бутылок в ящике.
5. Ценность товара по документам: 21 510 руб.
6. Накладная на груз № 000045278 от 17.08.2017 г.
7. Пункт отправления груза: г. Пенза, ул. Белякова, 19, склад 1.
8. Пункт назначения груза: г.Пенза, ул. Аустрина, 68, склад 2.
9. Время перевозки: расчетное - с 12:00 до 14:00 (2 часа), по факту - с 12:30 до 13:45 (1 час 15 минут).
10. Описание полученного груза: при доставке получено 30 пластиковых ящиков лимонада, по 12 бутылок в каждом, в том числе 2 поврежденных ящика и 18 разбитых бутылок.
11. Упаковка не вскрывалась, пломбы в сохранности.

Приложения:

• фотографии поврежденных ящиков;
• фотографии разбитых бутылок.

Установленная причина порчи груза: превышение скорости при доставке, приведшее к аварии - нарушение норм перевозки.

К возмещению получателем груза ООО «Лето» предъявляется сумма в 2 000 руб.

Члены комиссии
Начальник пункта приема ООО «Лето» /Зарубин/ В.В. Зарубин
Главный бухгалтер ООО «Лето» /Незлобина/ Е.П. Незлобина
Завскладом № 1 ООО «Лето» /Петухов/ Г.К. Петухов

С актом ознакомлен
Водитель ООО «Магистраль» /Рукавичкин/ Р.А. Рукавичкин

Акт о порче документов

Случаются ситуации, когда документы на предприятии приходят в негодность вследствие пожара, затопления, других факторов, например, грызунов, или же неумышленного либо злоумышленного деяния. В любом случае, поврежденные бумаги уже непригодны к дальнейшему использованию. Это могут быть документы архивного хранения или же действующая документация. Чтобы обосновать уничтожение таких документов, нужен акт об их порче, иначе неминуема административная при проведении проверки и обнаружении недостачи в документации.

Акт составляет сформированная руководством сразу после обнаружения факта порчи комиссия. Состав комиссии произвольный, как правило, в нее включается бухгалтер, руководитель структурного подразделения, юрист, могут быть приглашены и представители правоохранительных органов, пожарного надзора, коммунальщиков и т.п.

Форма акта свободная, но удобно применять образец, приведенный в Правилах архивного хранения документов. В тексте должны быть указаны:

• названия (регистры) пришедших в негодность документов или № архивного дела;
• описание факта обнаружения повреждений документации;
• место, где хранились бумаги;
• причина случившегося;
• ответственное за хранение лицо (его надо обязать написать объяснительную по необеспечению сохранности документов, что входит в его прямые обязанности);
• итог - количество поврежденных или утраченных документов.

ООО «Симфония»

АКТ № 15
о порче трудовой книжки

г. Хабаровск, 30.08.2017 г.

В связи с порчей трудовой книжки на имя кладовщика ООО «Симфония» Романенко Г.В. приказом № 12/1 от 30.08.2017 г. генерального директора ООО «Симфония» Л.Н. Недзельского создана комиссия в составе:

• председатель - начальник отдела кадров Волинецкая Н.П.;
• члены комиссии: главный бухгалтер Петрановская П.Е., инспектор отдела кадров Чумакова Р.О.

Комиссией составлен данный акт о том, что 29.08.2017 г. при внесении записи о переводе на должность кладовщика оказался непоправимо испорчен бланк трудовой книжки - серия ТК № 5738593 на имя Романенко Г.В. Повреждение совершено сотрудником отдела кадров Кольской А.А. в результате разлития краски для печатей и штампов на разворот трудовой книжки и просачиванием ее на титульный лист.

Комиссия подтверждает непригодность дальнейшего использования бланка трудовой книжки. Испорченный экземпляр предлагается утилизировать с помощью шредера либо сожжения.

Председатель комиссии
Начальник отдела кадров /Волинецкая/ Н.П. Волинецкая

Члены комиссии
Главный бухгалтер /Петрановская/ П.Е. Петрановская
Инспектор отдела кадров /Чумакова/ Р.О. Чумакова

В широком смысле под актом понимают категорию документов, которые обладают нормативным значением (правовой силой) и оформляются по установленным правилам. Этот термин достаточно широко применяется в юридической сфере для обозначения решений, действий, распоряжений. Однако это далеко не единственная область деятельности, в которой необходимо составление акта. Форма документа широко используется в учетно-отчетной, финансовой и прочих сферах.

Специфика понятия

Как выше было сказано, понятие "акт" используется в юридической сфере. В этой области термин выступает не как обозначение вида, а как родовое определение группы документов. К примеру, к значения относят Конституцию, Постановления Правительства и прочих органов государственной, региональной, муниципальной власти. В сфере гражданских правоотношений также используется эта группа документов. К примеру, актами подтверждаются те или иные события - смерть, рождение, вступление в брак, смена фамилии, имени, усыновление. В соответствии с этим, гражданам по их заявлениям выдаются свидетельства. В международной практике также используются акты. Ими являются соглашения, конвенции, договоры и пр.

Организационно-распорядительная деятельность

В ее рамках достаточно часто осуществляется составление актов, договоров и прочих документов. Ответственными за это могут быть несколько лиц (в составе специальной комиссии) или один субъект, наделенный полномочиями. Как правило, обусловлено необходимостью зафиксировать то или иное событие либо факт. В ряде случаев оформление документа осуществляется инспектором или ревизором. Например, в ходе расследования производственной аварии производится Документ может оформляться по результатам испытания нового изделия или образца, при приемке-передаче, установлении перечня бумаг, подлежащих уничтожению, и так далее.

Нюансы

В связи с тем что составление акта осуществляется при фиксации различных аспектов деятельности должностных лиц и предприятий, документирования действий и событий в разных отраслях, единого универсального бланка не существует. Оформление документа производится с учетом конкретных обстоятельств. Для некоторых ситуаций предусмотрены унифицированные бланки. Они считаются типовыми и не могут быть изменены организацией или должностным лицом.

Порядок составления актов

Несмотря на то что документы используются в разных сферах и могут иметь свою специфику, к ним предъявляется ряд общих требований. Правила составления акта обязывают субъекта, ответственного за оформление, включать в бланк следующие реквизиты:

1. Название вышестоящей организации (если она есть).
2. Наименование предприятия, на котором оформляется документ.
3. Название вида бланка (в данном случае "Акт"). В зависимости от события или факта к наименованию добавляют его краткое описание. К примеру, может осуществляться , приемки-передачи и так далее.
4. Место оформления.
5. Текст.
6. Указание на наличие приложения (если оно есть).
7. Подпись и дата оформления.
8. Регистрационный индекс.

В ряде случаев на документе должны быть и другие реквизиты. Например, предполагает включение в бланк сведений о проверяющих лицах, их подписи, отметки об ознакомлении. На некоторых документах должен присутствовать гриф утверждения либо согласования, печать предприятия или ответственного лица.

Специфика оформления

Составление акта (при отсутствии унифицированного бланка) осуществляется на листе А4. В качестве заголовка выступает краткое описание фиксируемых событий или фактов. Строгих требований к нему законодательство не предъявляет. При оформлении нужно следить за согласованностью слов. Допускается формулировать заголовок с использованием отглагольного существительного и предлога "о". К примеру, могут составляться акты о/об:

1. Утрате и уничтожении удостоверений и пропусков.
2. Расследовании производственной аварии.
3. Нормировании труда.
4. Оснащении учебных заведений.

В иных случаях заголовок можно оформить с помощью отглагольного существительного, поставленного в родительный падеж. К примеру, могут составляться акты приема работ, выдачи документации, проверки исполнения готовности проектно-сметных мероприятий и так далее.

Введение

Как правило, акт включает в себя вводную и констатирующую части. В первой указывают:

1. Основания, в соответствии с которыми осуществляется . Здесь приводятся реквизиты распорядительного либо нормативного документа, приводится устное указание начальника. В качестве основания может выступать и плановое задание.
2. Состав комиссии. В этой части необходимо указать наименования должностей, ФИО председателя и членов рабочей группы. В некоторых случаях в состав комиссии могут входить представители сторонних предприятий. В этом случае рядом с указанием должности прописывается от лица которой они действуют.

Отдельными строками в вводной части указываются ФИО субъектов, которые участвовали в составлении акта. Слова "Члены комиссии", "Основание", "Председатель", "Присутствовали" и пр. пишутся с большой буквы от начала левого поля бланка и остаются открытыми.

Констатирующая часть

В ней излагаются задачи и цели документирования, характер и описание выполненных мероприятий, методы, время, потраченное на это. В констатирующей части фиксируются также факты, которые были установлены в процессе осуществления запланированной деятельности. Если необходимо задокументировать несколько событий, то текст разделяют на соответствующее число пунктов. При необходимости по установленным фактам излагаются выводы, а также предложения по выявленным фактам. Если они приводятся в распорядительной форме, в акте должно присутствовать указание сроков исполнения установленных предписаний. Если такой документ оформляется уполномоченным лицом сторонней организации (к примеру, контрольным органом), он предоставляется руководителю проверяемого предприятия для ознакомления под роспись.

Дополнительно

В завершение констатирующей части указывается число экземпляров акта. Их количество определяется практической необходимостью либо нормативными документами. К примеру, составление акта о выдаче дел для временного использования осуществляется в 2-х экз., о необнаружении материалов, пути поиска которых исчерпаны, на предприятиях, обязанных передавать бумаги на государственное хранение, - в 2-х, не передающих - в 1-м экз. Если необходимо оформить приложения, в документе ставится на них ссылка.

Подписание

Автограф ставит составитель и лица, участвовавшие в оформлении акта. Если фиксацию фактов осуществляла комиссия, то в реквизите "подпись" следует указывать не должности ее членов, а распределение их обязанностей в рамках рабочей группы. Первым ставит подпись председатель. После него расписываются члены комиссии в алфавитном порядке. Если у кого-либо есть замечания по оформлению документа, они ставят соответствующую отметку. Непосредственно сами выводы излагаются на отдельном бланке. Если замечания небольшие по своему объему, их можно вписать в акт. В заключение ставится дата. Срок составления акта может быть различным. Законодательство не содержит общих указаний на этот счет. Некоторые документы оформляются непосредственно в момент выявления фактов. Для составления других актов требуется несколько дней. Тем не менее в документе ставится календарное число, в которое оформление было окончено.

Утверждение

Для некоторых типов актов оно является обязательным. Утверждение осуществляется руководством данной либо вышестоящей организации, распорядительный документ которого стал основанием для оформления бумаги. Соответствующий гриф необходим в актах, предписывающих совершение тех или иных действий. Он проставляется на первом листе, в углу справа. Как правило, гриф выглядит так: "Утверждаю". Рядом с этим словом ставится подпись должностного лица.

Заключительные положения

В качестве дополнительного реквизита, придающего документу юридическое действие, выступает печать. Для некоторых актов она является обязательной, для других - рекомендованной. Однако на практике обычно печать присутствует практически на всех бланках, оформляемых предприятием. Ее наличие позволяет избежать различных проблем, в том числе связанных с установлением подлинности документа. Печатью заверяются акты приема выполненных работ, объектов, завершенных строительством, и так далее. В документах, которые должны пройти утверждение у вышестоящего должностного лица, оттиск ставится на грифе. Законодательство обязывает лиц, участвовавших в оформлении, ознакомиться с актом. При этом они ставят свои росписи рядом с соответствующей отметкой, их расшифровку и дату.

Выводы

Составление акта, таким образом, осуществляется в соответствии с установленными общими правилами делопроизводства. В РФ действуют государственные стандарты, в которых устанавливается перечень реквизитов, которые должны присутствовать на всех официальных документах. Дополнительные отметки, строки, надписи, грифы проставляются в зависимости от специфики события, подлежащего фиксации, особенностей отрасли и сферы деятельности организации. Как правило, на предприятии работает служба делопроизводства. Ее сотрудники уполномочены осуществлять оформление документации, прием и отправку бумаг, проверку правильности их оформления. Составление актов, однако, не является исключительной прерогативой внутренней службы. Оформление такого рода документов могут осуществлять и сторонние организации. Например, это может быть налоговая или иная контрольная инспекция. Между тем, вне зависимости от того, кто именно оформляет акты, документы должны соответствовать общим требованиям, установленным нормами. В случае отсутствия какого-либо из обязательных реквизитов, бумага будет считаться недействительной, не имеющей юридической силы.

Акт - это документ, составляемый группой лиц подтверждающий установленные ими факты или события. Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испыта­ний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т.д. В некоторых случаях его составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйствен­ной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Независимо от разновидности акт оформляется по одной схеме, как прави ло, на бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подраз­деления, название вида документа (акт), дату, индекс, место со­ставления, заголовок к тексту, текст, подписи, указание на ко­личество экземпляров и их местонахождение.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соот­носится с названием вида документа и формулируется в роди­тельном падеже Акт (чего?) «работы комиссии по проверке об­щежития». Возможна формулировка заголовка с помощью от­глагольного существительного - «О приеме-передаче оборудо­вания», «Об уничтожении дел». Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Текст введения должен содержать ссылку на документ, по­служивший основанием для проведения проверки (работы комиссии), список фамилий с указанием должностей лиц, со­ставивших акт (их перечисляют в последовательности: пред­седатель комиссии, члены комиссии, присутствующие). В тех случаях, когда должностные лица, составившие акт, работают в других учреждениях, должны быть указаны и названия этих учреждений.

Констатирующая часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи, сущность уста­новленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее ре­зультаты. Текст констатирующей части при необходимости мо­жет быть разбит на пункты.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца; они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста указывают данные о количестве экземпляров акта и их нахождении или адресатах, которым он направлен. Ко­личество экземпляров акта определяется практической необходи­мостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписы­вают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замеча­ния к содержанию акта и не согласный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись, но имеет право изло­жить суть замечания ниже подписей или на отдельном листе, который является приложением к акту.

Пример оформления акта см. на с. 99.

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения стано­вится официальным документом после утверждения руководите­лем вышестоящей организации. Акт о выделении к уничтоже­нию документов и дел с истекшими сроками хранения утвер­ждается руководителем данного учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содер­жанием под расписку.

Смотрите также:

Акт — это документ, составляемый группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события.

Акты составляются при ревизиях и обследованиях, инвентаризации, передаче товарно-материальных ценностей, передаче дел при смене должностных лиц, проведении испытаний новых изделий, оборудования, при сдаче в эксплуатацию законченных объектов и т. д. Акты документируют деятельность как постоянно действующих комиссий, так и созданных на какое-то время.

В заголовочной части акта размещают реквизиты, которые присутствуют в бланке организации: наименование организации, наименование структурного подразделения, наименование вида документа (акт), основание для его издания, дата, индекс, место составления, заголовок к тексту.

Если акт предназначен для передачи в другие организации, т.е. является внешним документом, в состав реквизитов заголовочной части включают юридический адрес организации — автора акта.

Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления.

Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже: Акт (чего?) «работы комиссии по проверке деятельности АХО». Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — «О приеме-передаче оборудования», «Об уничтожении дел».

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть, выводы.

Вводная часть печатается с абзаца и включает сроки проведения работы комиссии, ее цели и задачи.

В этой части в обязательном порядке должны быть сведения о документе (автор, название, дата и номер), послуживший основанием для проведения проверки (или работы комиссии). Таким документом может быть приказ руководителя, договор о совместной деятельности и др. Далее во вводной части указывают должность ифамилию председателя комиссии; должности и фамилии членов комиссии. Возможно, в работе комиссии (или в проверке) участвовали работники из других организаций. Тогда в акте должны быть указаны все присутствующие, их должности и названия организаций.

Пример оформления акта

Основная часть текста содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.

В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.

В оформляющей части указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).

Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.

Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.