Коммерческая деятельность, вне зависимости от того, кто ею занимается (индивидуальный предприниматель, небольшая компания или крупное межотраслевое предприятие), неразрывно связана с оформлением множества документов: , личных дел, унифицированного штатного расписания по форме Т-3 и других. Большая часть из них является обязательной к заполнению; а некоторые бумаги, например , составляются по желанию руководителя организации или другого ответственного лица.

Унифицированное штатное расписание, оформленное по форме Т-3, относится к первой категории: в соответствии с буквой закона его должны вести и индивидуальные предприниматели, и юридические лица. Где можно бесплатно скачать бланки и образец заполнения формы Т-3 в форматах Excel и Word, а также как правильно оформить расписание - смотрите ниже.

Как составить и заполнить штатное расписание?

Хотя обычно унифицированное штатное расписание по форме Т-3 относят, как и личного дела, к обязательным для составления документам, с практической точки зрения это не совсем так. Из положений Трудового кодекса Российской Федерации (статьи 15 и 57) следует, что штатное расписание является одним из признаков возникновения трудовых отношений и, следовательно, непременно должно присутствовать в любой коммерческой структуре, в которой есть хотя бы один наёмный сотрудник.

Но на деле оформление унифицированной формы Т-3 вряд ли имеет смысл для организации или индивидуального предпринимателя, в подчинении у которых находятся один-два сотрудника. На этом основании опытные специалисты бухгалтерского отдела, в ведении которых обычно и находится оформление штатного расписания, рекомендуют обойтись без него, если численность персонала не превышает 5 человек.

Важно: формально унифицированное штатное расписание по форме Т-3 иметь необходимо, и со стороны индивидуального предпринимателя, тем более имеющего в подчинении большой штат, будет грубой ошибкой пренебрегать составлением такой бумаги. Это не менее серьёзная оплошность, чем не использовать наклейку « » при формировании журналов строгой отчётности и не подлежащих расформированию томов.

В соответствии с принятой практикой унифицированное штатное расписание по форме Т-3 составляется в конце предыдущего года (и заверяется в начале текущего) или, если речь идёт о новой организации, - с момента начала её деятельности. Разумеется, в последнем случае руководителю компании или индивидуальному предпринимателю нет смысла ждать, пока у него на руках окажутся все документы и свидетельства: приступить к оформлению расписания можно заранее, тем более если оно будет состоять из трёх-четырёх позиций.

Особый вопрос - срок действия унифицированного штатного расписания по форме Т-3. Формально он определяется решением руководителя организации. За минимальный срок обычно принимается один год; более длительные - три года, пять лет и так далее. Первый вариант - самый распространённый, особенно в компаниях с нестабильной численностью штата - например, активно расширяющихся.

Совет: иногда специалисты, занимающиеся составлением унифицированного расписания Т-3, советуют при изменении наименований должностей, ставок оплаты труда или числа штатных единиц не создавать новый документ, а вносить правки в старый. С точки зрения действующего законодательства корректировка документа (с обязательным заверением всех действий) вполне допустима. Но если изменения глобальны, а не затрагивают одну-две позиции, внесение корректив по сути сведётся к составлению нового документа - так и будет логичнее поступить.

Следующий вопрос - кем должно составляться унифицированное штатное расписание по форме Т-3. На законодательном уровне ответа на этот вопрос не даётся. Заняться оформлением документа может совершенно любой сотрудник, назначенный приказом руководителя организации, а если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, не желающем раздувать кадры, - и он сам.

Чаще всего оформлением документа занимаются:

  • сотрудники бухгалтерского отдела;
  • специалисты отдела кадров;
  • юристы организации.

В последнее время всё больше распространена практика, когда штатное унифицированное расписание по форме Т-3 составляется любым назначенным приказом директора сотрудником. Эта работа, разумеется, должна быть оплачена как дополнительная в соответствии с действующими ставками.

Гораздо более интересный вопрос - необходимость использования для составления штатного расписания организации или индивидуального предпринимателя унифицированной формы Т-3. Обычно она в силу своей простоты и общей распространённости используется, однако в ряде случаев с практической точки зрения было бы разумнее применять собственную форму, разработанную в компании.

Согласно действующему законодательству, в обязательном порядке унифицированные формы документов должны использоваться при составлении документов первичной бухгалтерской отчётности. Форма Т-3 штатного расписания, утверждённая Постановлением Госкомстата №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года, относится, как следует из названия постановления, к документам первичной отчётности. С другой стороны, на основании одного штатного расписания материальные расчёты не производятся, а значит, оно не может быть включено в категорию документации первичной отчётности.

Следовательно, решение об использовании при составлении штатного расписания унифицированной формы Т-3 или собственного бланка может приниматься непосредственно руководителем организации или индивидуальным предпринимателем.

Совет: если нет особой необходимости, рекомендуется формировать документ на основе стандартной формы Т-3. В противном случае у проверяющей стороны могут возникнуть вопросы по части делопроизводства, и ответственному лицу будет сложно объяснить, почему он использовал нетипичный бланк, не имея на то достаточных оснований. Кроме того, в отличие от множества других документов, включая , унифицированная форма штатного расписания Т-3 по-настоящему продумана и удобна, поэтому не имеет смысла её игнорировать.

Наконец, рассматривая вопрос с чисто прикладной стороны, можно отметить, что даже если использование нестандартной формы штатного расписания будет признано неправомерным (хотя на сегодня таких случаев не зафиксировано), наказание руководителю предприятия или индивидуальному предпринимателю не грозит; в худшем случае ему просто придётся отдать приказ привести документ в соответствие действующим нормам, и на этом инцидент будет исчерпан.

Алгоритм разработки штатного расписания по унифицированной форме Т-3 включает следующие этапы:

  • Выбор ответственного лица и издание приказа о разработке документа . Руководитель организации может подписать отдельный приказ, согласно которому обязанность возлагается на конкретного сотрудника юридического, бухгалтерского, кадрового или любого другого отдела. Никаких ограничений по этому поводу не существует. В крупных организациях разработкой штатного расписания обычно занимаются экономисты по труду; если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, заняться оформлением штатного расписания по форме Т-3 может и он сам.
  • Регистрация изданного, подписанного и заверенного приказа в журнале регистрации внутренних документов . Никакой сложности этот процесс не представляет и проводится в соответствии с принятым в организации порядком. Если в компании не предусмотрено отдельного журнала для внутренних документов, можно использовать и общий; кроме того, издание приказа должно быть непременно отражено в программе электронного учёта.
  • Ознакомление с приказом всех ответственных сотрудников . В эту категорию входят только будущие составители штатного унифицированного расписания по форме Т-3 - или один составитель, если работа не представляет сложности.
  • Проработка и отражение на бумаге структуры предприятия (фирмы, ООО) . Само собой разумеется, чем больше и разветвлённее юридическое лицо, тем сложнее будет работа и тем больше времени она займёт. При проработке структуры предприятия необходимо использовать актуальные локальные акты организации. Штатное расписание не предназначено для того, чтобы отражать историю компании, поэтому полагаться при его оформлении на устаревшие бумаги нет никакого смысла.
  • Составление на основе полученной информации унифицированного штатного расписания по форме Т-3 . Готовый документ отправляется на согласование руководителям каждого относящегося к структуре отдела и после - директору. Каждая из сторон может до утверждения вносить правки и предложения, касающиеся функционирования подконтрольного ей отдела. По мере надобности коррективы могут вноситься и после этого события, однако тогда придётся предварительно утверждать каждую новую деталь, что доставит неудобства и разработчику, и самим руководителям.
  • Издание приказа об утверждении штатного расписания . Документ, как обычно, составляется от лица директора или исполняющего его обязанности лица, заверяется его подписью и печатью (штампом организации). После этого он регистрируется в соответствующем журнале и программе электронного документооборота. С этого момента унифицированное штатное расписание по форме Т-3 считается вступившим в силу.

Порядок заполнения бланка документа:

  1. В верхней мини-таблице указывается код организации по классификатору ОКПО (код формы по ОКУД менять не следует: он относится не к предприятию, а к самому бланку).
  2. На отдельной строке, расположенной вровень с таблицей , - пишется полное официальное наименование предприятия. При желании и наличии свободного места здесь же можно привести и сокращённое; тогда весь заголовок будет выглядеть следующим образом: «Общество с ограниченной ответственностью «Западно-Сибирский Валежник-Ритейл» (ООО «ЗапСибВалежник»)». При необходимости сокращённое название может быть приведено не на той же строке, а на дополнительной, расположенной под основной.
  3. Затем следует вписать порядковый номер документа (вместо сквозной нумерации, тем более если штатное расписание часто меняется, рекомендуется использовать отдельную - к примеру, с добавлением литеры в конце номера) и дату его подписания (не составления, как указано на бланке: этот процесс обычно занимает несколько дней, если не недель).
  4. На отдельных полях в правой части документа необходимо указать общую численность штата, а также номер и дату подписания приказа о разработке расписания.
  5. В последнем поле вне таблицы следует прописать продолжительность действия документа (1 год, 3 года, 5 лет, бессрочно) и дату его вступления в силу (например, с 1 января 2019 года).
  6. В первой графе основной таблицы унифицированного штатного расписания по форме Т-3 нужно привести наименования структурных подразделений (филиалов, отделов, представительств, участков) организации. Их следует указывать в порядке убывания по старшинству:
    • руководящая часть компании;
    • отдел финансового планирования;
    • бухгалтерия;
    • отдел кадров;
    • экономический отдел;
    • юридический отдел;
    • архив (если есть);
    • производственные участки и цехи;
    • склады и другие обслуживающие подразделения.
  7. Во второй графе таблицы унифицированного штатного расписания нужно указать коды для каждой структурной единицы. Они назначаются в произвольном порядке и должны отражать иерархию отдела. К примеру, департаменту может быть присвоен код «01», его отделам - «01.01», «01.02», а группам - «01.01.01», «01.01.02» и так далее. Если организация не отличается сложной структурой или вовсе не включает в свой состав ни одного отдела (это особенно характерно для индивидуальных предпринимателей и мелких ООО), в полях второй графы вполне можно проставить прочерки - нет смысла заводить классификацию для компании со штатом в три-четыре человека.
  8. В третьей графе следует указать должность, разряд и квалификацию каждой штатной единицы. Речь идёт не о конкретных сотрудниках, а о ставках, не только уже занятых, но и свободных. Чем подробнее будут заполнены все поля, тем более чёткое представление в будущем можно будет составить о качественной и количественной составляющей предприятия.
  9. Четвёртая графа предназначена для внесения сведений о количестве штатных единиц, то есть ставок. Каждый из параметров определяется руководителем компании; ставки могут быть и нецелыми: например, 1/4 (0,25) или 1/2 (0,5).
  10. В пятой графе унифицированного штатного расписания по форме Т-3 следует привести значения для каждой штатной единицы - в соответствии с тарифной сеткой, если предприятие бюджетное, или финансовой политикой коммерческой организации. В этой графе указываются только оклады (без премий и других дополнительных выплат и надбавок). Суммы пишутся в местной валюте, то есть в рублях.
  11. В графах с шестой по восьмую , носящих общее название «Надбавки и доплаты», приводятся соответствующие значения стимулирующих и компенсационных выплат - фиксированные (в рублях) или в виде процента от оклада.
  12. Девятая графа унифицированного штатного расписания формы Т-3 предназначена для внесения суммарных расходов на соответствующие штатные единицы. Она вычисляется как сумма четырёх предыдущих граф (оклад, надбавки и доплаты), умноженная на число ставок (четвёртая графа).
  13. В последнюю (десятую) графу по мере необходимости вносятся примечания и уточнения относительно каждой должности: изменения оклада, процентных или фиксированных доплат и компенсаций, корректировки названия должности и так далее.
  14. Нижние поля штатного расписания должны содержать подписи главного бухгалтера предприятия и начальника отдела кадров. Если форма Т-3 заполняется индивидуальным предпринимателем, в штате у которого нет названных специалистов, ему следует, оставив одну строку, лично расписаться в ней. Печать или штамп организации в конце документа ставятся по желанию.

Важно: как уже упоминалось, ставки в унифицированном штатном расписании необязательно должны быть целыми - и даже необязательно кратными двум. Конечно, ставки со значениями 1/4, 1/2 и так далее значительно легче считать, однако случаи бывают разные; чтобы облегчить проведение математических операций, при оформлении документа рекомендуется использовать следующие округления:

  • ставки меньше 0,13 в расчёт не берутся (принимаются равными нулю);
  • в диапазоне 0,13…0,37 - считаются равными 1/4;
  • в диапазоне 0,38…0,62 - 1/2;
  • в диапазоне 0,63…0,86 - 3/4;
  • в диапазоне 0,87…0,99 - полной ставке.

Бланк штатного расписания - унифицированная форма Т-3

Форма Т-3 штатное расписание - образец заполнения

Подводим итоги

Унифицированное штатное расписание по форме Т-3 может составляться любым ответственным лицом - от сотрудника бухгалтерского или экономического отдела до начальника предприятия. Оформлять документ рекомендуется в любом случае, даже если численность персонала не превышает двух-трёх человек. Также не стоит отходить от установленной формы, хотя последнее и не является грубым нарушением.

Перед разработкой расписания необходимо издать соответствующий приказ с подписью начальника, а потом изучить структуру предприятия. Далее заполняется таблица, в строках которой указываются все подразделения и должности. Заключительный этап - подписание готового документа главным бухгалтером и начальником отдела кадров или, если их нет, непосредственно руководителем организации.

Штатное расписание – это обязательный кадровый документ, который должна иметь каждая организация. Обычно используется форма Т-3, но также можно разработать и свой собственный бланк с учётом особенностей деятельности организации.

Штатное расписание для ИП. Трудовой Кодекс РФ даёт понять, что работодатель (неважно: ИП или ООО), заключивший трудовой договор с работником, обязан иметь штатное расписание. Однако однозначного указания на ИП нет в отличие от организации.

Поэтому часть бухгалтеров рекомендуют в любом случае иметь штатное расписание, а другая часть - составлять его при количестве работников свыше 3-4 человек. Хотя на практике немало индивидуальных предпринимателей игнорируют данный документ.

Форма Т-3 включает в себя сведения о подразделениях организации, наименование и количество штатных единиц в соответствии с классификатором профессий и должностей (ОКПДТР), тарифные ставки оплаты труда (оклад, надбавки). Также по всем должностям считаются суммарные месячные расходы на заработную плату.

Штатное расписание составляется с начала года или с начала деятельности организации и утверждается приказом руководителя. Срок действия документа может быть любым – например, один год или несколько лет в зависимости от решения руководителя.

Если в процессе деятельности организации возникают какие-либо серьёзные штатные изменения (кол-во штатных единиц, наименования должностей, тарифные ставки), то рационально будет приказом руководителя изменить действующее штатное расписание, а не утверждать новое.

Однако при массовом сокращении работников, конечно, лучше составить новое расписание. Форма Т-3 заполняется кадровиками или сотрудниками бухгалтерии.

Унифицированная форма Т 3 – унифицированная форма штатного расписания, то есть документа, который определяет кадровую структуру организации, в том числе иерархию и количество должностей, а также оплату по каждой позиции. Форму штатного расписания Т 3 скачать можно из этой статьи.

Читайте в статье:

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Форма штатного расписания Т-3 образец заполнения

Требований к штатному расписанию не так много. Во-первых, во избежание нарушений трудового законодательства, для должностей с одинаковыми по сложности трудовыми задачами устанавливается одинаковая зарплата. Ведь оплата должна быть равной за равноценный труд. Во-вторых, если в рамках одной специальности существуют различные сложность и ответственность работы, объем прав и обязанностей, то в названиях должностей должны отразиться эти различия. Например, можно использовать слова «старший», «младший», «ведущий» и т. п.

Составленную «штатку» подписывают главный бухгалтер и сотрудник службы кадров. Если фирма большая, и документ занимает несколько листов, то главный бухгалтер может расписаться в конце документа и на каждом его листе.

Утвердить новую «штатку» должен руководитель организации - приказом. Унифицированной формы приказа нет, фирма составляет его по своим правилам. Обязательное требование – в приказе должна быть дата, с которой действует штатное расписание. Дата может отличаться от дня, когда издали приказ, или совпадать.

Менять что-либо в штатном расписании следует только по мере изменения кадровой ситуации. Если она стабильная, пересматривать документ каждый год не нужно. Срок действия «штатки» не ограничен.

Структурным подразделениям фирм составлять собственное штатное расписание не нужно. В подразделения и филиалы направляют выписку из утвержденного штатного расписания или его копию.

Доводить содержимое «штатки» до сотрудников не обязательно, так как документ не регулирует трудовую деятельность. Кадровые сведения, которые касаются конкретного сотрудника, он узнает из своего трудового договора. Но обязанность знакомить персонал со штатным расписанием может быть установлена, например, коллективным договором



Штатное расписание – нормативный документ, в котором указываются данные о структурном составе, количестве вакансий, перечне должностей, необходимой квалификации сотрудников, размере окладов, надбавках за особые условия труда и прочие сведения о штате организации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Необходимо для нормального формирования штата сотрудников и численности компании.

Что это за документ?

Это нормативный текст, на основании которого формируется структура, подразделения, утверждается численный состав компании, норматив заработной платы, зависящий от занимаемой должности.

Таблицу для составления можно разработать самостоятельно, исходя их потребностей компании, или бесплатно скачать готовый бланк в excel типовой формы.

Нормативная база

Постановлением Госкомстата от 5 января 2004 года № 1 утверждена «Унифицированная форма первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» № Т-3, предназначенная для составления штатного расписания.

В ТК РФ нигде не указано, что организации обязаны составлять документ, но в оговаривается, что трудовые функции работника определяются по должности в соответствии со штатным расписанием.

Для чего нужно?

Выполняет несколько важных функций, позволяющих оптимизировать работу предприятия, структурировать работу всей организации и отдельных ее подразделений.

При наличии расписания всегда понятно, все ли вакансии заполнены, упрощается подбор персонала.

Достаточно удобный формат, выполняющий несколько задач одновременно, благодаря которому можно:

  • легко отслеживать структуру компании;
  • всегда иметь под рукой таблицу, где имеется общая численность вакансий, а также в разбивке по отделам и цехам;
  • прослеживать систему материального вознаграждения;
  • устанавливать размеры материального стимулирования;
  • быстро отслеживать свободные вакансии.

Обязательно или нет?

В любом трудовом договоре, в том числе , при приеме сотрудника на работу указывается, что он принят согласно штатному расписанию.

Более того, при выездных проверках работники соцстраха и налоговой всегда запрашивают документ. Отсутствие такового зачастую расценивается как нарушение ТК РФ, за которое предприятие могут оштрафовать.

В любом случае во избежание проблем лучше оформлять штатное расписание.

Основания для составления

Основаниями для составления штатного расписания являются:

  • создание новой организации;
  • реорганизация предприятия в связи с расширением или сокращением производства.

Руководитель издает приказ о создании штатного расписания, с ним знакомятся главный бухгалтер и начальник отдела кадров, на основании приказа создается и подписывается новое ШР.

Отличие от штатной расстановки

Во многих предприятиях, наряду с основным расписанием, применяется так называемая рабочая форма — штатная расстановка.

Это упрощенная форма, где указаны список профессий и замещаемые должности.

В отличие от формы Т-3 носит оперативный характер, она динамично изменяется в зависимости от численных или качественных трансформаций и не требует отдельного приказа о его изменении или утверждении.

Обычно в должностной расстановке указываются сведения о конкретных работниках, занимающих ту или иную должность или статус вакансии (занята или свободна), в отличие от основного, показывающего только количество вакансий.

ШР не дает возможность понять, кто из сотрудников замещает какую должность и занята определенная вакансия или нет.

Документ не обязательный, но он достаточно удобен для оперативной кадровой работы, особенно в крупных компаниях, для оперативного контроля замещения вакансий его часто используют.

Штатное расписание в 2019 году

Когда и на какой период составляется и утверждается?

Документ по своей сути является плановым, а значит, предполагается, что обновляться он должен ежегодно.

Законом не установлены какие-либо конкретные сроки действия, периоды изменения или количество, в каждой организации такие вопросы регулируются самостоятельно, по мере необходимости.

Оформляется на определенную дату, утверждается и заверяется обычно каждый год на 1 января, впоследствии в течение года может редактироваться.

Если в течение года расписание неоднократно и существенно изменялось, то в начале следующего календарного года составляется новый, уточненный документ.

Форма, разделы и содержание

За основу чаще всего принимается форма Т-3, разработанная Госкомстатом, но компании вправе при необходимости добавлять свои графы и строки.

Состоит из трех разделов, каждый из которых несет свою информационную нагрузку:

  • перечень структурных подразделений;
  • названия должностей, профессий, специальностей, занятых в компании;
  • размер и форма вознаграждений для каждой специальности или должности.

Правила и пошаговый алгоритм заполнения

Чтобы грамотно составить ШР государственной организации или коммерческой фирмы, следует воспользоваться бланком формы Т-3:

  • В первую очередь, заполняется так называемая «шапка» унифицированной формы , где фиксируется название, код по ОКПО, другие данные. Обязательно нужно отметить дату составления и номер.
  • Далее следует содержательная часть , представляющая собой таблицу с 10 пронумерованными графами. Заполнение всех обязательно.
  • Наименование. Здесь записываются названия всех структурных единиц компании согласно иерархической структуре.
  • Код. Руководитель предприятия присваивает каждому структурному подразделению уникальный код, отображаемый в этом пункте.
  • В соответствии с данными классификатора профессий записывается код должности каждого сотрудника предприятия, его разряд, категория квалификации. Необходимо помнить, что точное название должности в расписании, договоре и трудовой книжке должно совпадать.
  • Записывается общее число единиц по каждой из имеющихся должностей. Когда имеются единицы на половину ставки или иные неполные вакансии, их следует записывать дробными числами, в долях от полной ставки. Здесь же отмечаются вакантные и планируемые к введению должности.
  • В зависимости от принятой схемы оплаты труда здесь записывается оклад , процент от выручки сотрудника, оговоренная доля от прибыли, то есть любая ежемесячная сумма, которая положена для определенной вакансии в рублях. Надо помнить, что размер ежемесячного денежного пособия не может быть ниже МРОТ, принятого в регионе.
  • В графах 6, 7 и 8 записываются компенсационные надбавки , предусмотренные для определенных ситуаций стимулирующие и бонусные выплаты. Они бывают либо фиксированными, либо в процентах к ставке или окладу.
  • Пункт 9 служит для суммирования показателей, занесенных в графах с пятой по восьмую. При фиксированных надбавках просто складываются все суммы и записывается общее количество в рублях, при процентном выражении, рассчитывается общее соотношение всех надбавок в процентах к окладу или ставке.
  • Последняя графа служит для специальных пометок , комментариев и примечаний.

После заполнения всех пунктов нужно получить итоговую сумму по всем структурным подразделениям предприятия и отдельно по организации. Для этого в итоговой строке складываются показатели каждой графы.

Штатное расписание утверждают и подписывают начальник отдела кадров и главный бухгалтер. Ставить гербовую печать необязательно.

Порядок утверждения

Обсуждается и утверждается руководителями всех структурных подразделений предприятия, после чего его внимательно изучают кадровик и главный бухгалтер.

Визирование бумаги этими двумя лицами является решающим фактором для принятия.

После визирования руководитель организации издает приказ об утверждении нового ШР предприятия, и только после этого проставляется дата, присваивается номер.

Приказ подписывается лично руководителем либо замещающим его лицом, имеющим право подписывать соответствующие бумаги.

Права визирования всех важных бумаг, и этого в частности, прописываются в учредительных и уставных документах.

Приказ об утверждении (заполненный образец):

Кто подписывает?

Согласно Правилам заполнения формы Т-3, она должна быть заверена руководителем кадровой службы и главным бухгалтером организации на последнем листе.

Помимо этих двух должностей, допускаются подписи других работников, но в случае, если это предусмотрено, тогда в форму необходимо внести дополнение.

Форма Т-3 чаще всего занимает не один лист, поэтому после его составления прошивается, а страницы нумеруются. При необходимости подписания каждого листа, внизу каждой страницы добавляется строка для подписи.

Ставится ли печать?

Заверять печатью документ не нужно.

Образец документа

Пример составленного штатного расписания:

Штатное расписание компании заполняется на типовом бланке формы Т-3, скачать бесплатно который можно на нашем сайте:

При заполнении формы необходимо соблюдать инструкцию и правила оформления, а именно:

  1. Наименования всех структурных подразделений записываются строго в соответствии с утвержденными. При этом любые коммерческие организации могут именовать свои подразделения по своему усмотрению, а государственные учреждения должны руководствоваться классификаторами, справочниками и другими документами нормативного характера.
  2. Кодируются структурные подразделения организацией самостоятельно , коды предназначены только для ведения документооборота и обозначения места подразделения в организации и особой роли не играют.
  3. Для определения наименования должностей рекомендовано руководствоваться классификаторами профессий и должностей, которые помимо самих названий содержат также их кодовые обозначения. Вакантные должности помечаются либо в примечаниях, либо сносятся вниз страницы.
  4. Количество штатных единиц утверждается в соответствии с потребностями компании и исходя из экономической целесообразности.
  5. Стоимостные показатели в соответствии с правилами ведения документооборота указываются в рублях с двумя десятичными знаками после запятой. Также в утверждаемом документе разрешено указывать оклад не в определенной сумме, а в неких границах, например: 5 000 – 7 000 рублей. Это позволяет оплачивать труд сотрудников, не уравнивая всех, а в соответствии со вкладом или квалификацией каждого.
  6. Все надбавки, премии, стимулирующие выплаты объединены в один подраздел , где обязательно делается пометка, за что именно установлена доплата.

Для ИП

По нормам трудового законодательства, организация любой формы собственности обязана иметь штатное расписание. Но прямого указания на его необходимость для ИП нет.

Вот и на практике далеко не у всех ИП есть документ. Чаще всего он составляется, если количество работников свыше трех.

Многие ИП и вовсе игнорируют его оформление. Однако составление документа при наличии нескольких наемных сотрудников желательно.

Для бюджетных учреждений

Бюджетные организации кроме государственного финансирования могут привлекать денежные средства из других источников, например — за предоставление платных услуг или различные субсидии на выполнение муниципального или государственного задания.

В таком случае оплата труда отдельным сотрудникам может происходить из разных источников. Поэтому некоторые организации практикуют формирование двух, а в некоторых случаях — трех штатных расписаний.

Однако законодательством такое разделение ШР на части не предусмотрено, предписано формировать единый документ по всем сотрудникам.

Сроки хранения в организации

При этом штрафы составляют:

  • для должностного лица от одной до пяти тысяч рублей;
  • индивидуального предпринимателя от одной до пяти тысяч рублей;
  • для юридического лица от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Внесение изменений

Есть два способа изменения:

  • замена самого документа, другими словами – создание нового, со следующим порядковым номером;
  • изменение действующего путем исправления записи, добавления новой или удаления уже не действующей штатной единицы.

Все изменения подтверждаются приказами только после того, как был издан и подписан приказ о внесении изменений в штатное расписание. Тогда можно проводить исправления или корректировку.

В приказе необходимо указать основание внесения изменений.

Документ издается в свободной форме с обязательным указанием:

  • названия компании;
  • типа документа;
  • даты и номера регистрации.

Визирование руководителем обязательно, кроме того приказ согласовывается с главным бухгалтером и начальником отдела кадров.

Пример приказа:

Причины и основания

Причин для изменений может быть несколько, среди них:

  • изменение в составе сотрудников;
  • формирование новых отделов;
  • исключение старых должностей;
  • введение новых штатных единиц.

Кроме того, в приказе на изменение могут быть указаны следующие причины:

  • реорганизация компании или оптимизация деятельности;
  • сокращение или увеличение штата.

Переименование должности

При переименовании должности любого из сотрудников организации необходимо:

  • внести запись в соответствующую строку в графу 10 «Примечания»;
  • убрать ненужные должности и внести новые и указать, на каком основании должность переименовывается, с какой даты и как будет называться в новой редакции.

Что-либо стирать или дописывать в остальных графах не нужно, достаточно записи в десятой графе.

Изменение оклада

Причин для изменения оклада сотрудникам фирмы множество: это может быть и повышение квалификации работника, и назначение персонального оклада.

В любом случае такое изменение необходимо указать в штатном расписании в том же порядке, как и при переименовании должности.

В связи с оптимизацией

В активно работающей компании нередки какие-либо изменения в расписании штата.

Причины различные:

  • перераспределение обязанностей между сотрудниками;
  • введение внутреннего совместительства;
  • открытие новых производств или перепрофилирование старых;
  • другие случаи, связанные с оптимизацией производства.

Все изменения требуют издания соответствующего приказа и закрепления в документе о структурных подразделениях и штатных единицах.

Введение новой должности

После нескольких лет работы большинство компаний расширяются, открываются новые филиалы.

Естественно, это требует увеличения численности сотрудников, добавления новых вакансий.

Для введения новой должности необходимо:

  • выпустить приказ об изменениях в штате;
  • внести изменения в записи;
  • составить должностную инструкцию.

Упразднение (сокращение) ставки

Сокращение ставки предполагает исключение должностей, при этом работники, чьи должности сокращаются, подлежат увольнению.

Но поскольку при сокращении обязательным условием является предупреждение не позднее, чем за два месяца, то новое расписание начинает действовать только после окончания этого срока.

Составлением нового можно заняться заранее, тем более, что наличие нового, утвержденного штатного расписания может служить подтверждением законности увольнения сотрудников.

Изменение МРОТ

Если должностной оклад в ШР установлен в соответствии с МРОТ, то при любом изменении минимального размера оплаты труда штатное расписание тоже необходимо изменить.

Издается приказ в произвольной форме, где прописывается, на каком основании и каким сотрудникам изменяется заработная плата, затем вносятся изменения в само ШР. Процедура изменений прописана выше.

Как внести поправки?

При внесении любых изменений в расписание компания должна руководствоваться и , где указано, что внесение каких-либо поправок в трудовой договор возможно только по согласию сторон.

При этом уведомить сотрудников о том, что планируются изменения, организация обязана не позднее, чем за два месяца.

Существует определенная процедура внесения изменений, которую обязаны соблюдать все работодатели, первым этапом должно стать оформление служебной записки, содержащей основания для внесения изменений. Затем работодатель обязан предупредить в письменном виде всех сотрудников, которые подпадают под изменения.

Сотрудники имеют право либо согласиться с предлагаемыми нововведениями, подписав уведомление, либо отказаться.

В случае если изменяемые должности вакантны, соблюдение двухмесячного срока не требуется. Такие штатные единицы можно сокращать в любой момент.

Когда необходимо составление нового документа?

Никаких нормативов по периодичности составления нет, оно может быть утверждено единожды и действовать в течение длительного периода, если нет каких-либо серьезных изменений в составе организации.

При незначительных изменениях достаточно приказа и пометок в действующем расписании.

Выписка из документа

Каждый сотрудник может получить выписку из расписания, в которой будет отражена часть информации, которая относится к этому сотруднику, любые другие данные (о других работниках, подразделениях) для записи в выписке не допускаются.

Кому и в каких случаях требуется?

Выписка может потребоваться работнику организации для участия в торгах, а также для представления в:

  • Пенсионный фонд;
  • в налоговую или трудовую инспекцию;
  • в Фонд соцстраха.

Для получения выписки необходимо подать заявление с просьбой, где указать, для каких целей выписка требуется.

Как составить?

Алгоритм составления выписки следующий:

  • Полное и краткое название организации.
  • Заголовок, где указывается дата составления и реквизиты приказа, которым утверждалось расписание.
  • Период действия, обычно указывается следующим образом: «Вступило в действие с …».
  • Содержательная часть, где обозначается полное количество сотрудников, затем таблица по форме Т-3, в которую вписаны только данные заявителя.
  • Подписи. Подписывают исполнитель и начальник отдела кадров.

Образец:

Нюансы

Допускается ли округление штатных единиц?

Все штатные единицы заполняются в соответствии со ставкой, если в расписании обозначено, что должность определена в половину ставки, то округление до целого числа не допускается.

Как восстановить, если было утеряно или испорчено?

Для восстановления потребуется предпринять несколько шагов, а именно:

  • Изучить все документы, имеющиеся на предприятии.
  • Проверить наличие кадровых документов, их комплектность.
  • Проанализировать содержание всех трудовых договоров, имеющихся в распоряжении кадровой службы.
  • Проверить и проанализировать все трудовые книжки, находящиеся в кадрах.
  • На основании анализа составить рабочую таблицу, куда внести всех сотрудников предприятия, их должности, другие имеющиеся данные.
  • Систематизировать рабочую таблицу и на ее основании составить новое штатное расписание, утвердить его согласно правилам.

Как часто можно менять?

Как часто и на какой период, законодательство не называет, но, если учесть, что документ по своей сути является плановым, предполагается, что обновляться он должен ежегодно, вместе с другой учетной документацией.

Однако если никаких серьезных изменений в кадровой политике организации не происходит, то, оформленное единожды, может быть действительным не один год, достаточно будет оформить список изменений.

Как отразить почасовую оплату?

В графе 5 штатного расписания указывается норматив оплаты труда в час, затем в графе 10 делается примечание: «Почасовая оплата» и дается ссылка на положение, которое регулирует такой порядок вознаграждения.

Как отразить в документе полставки?

Половина ставки так и пишется — 0,5 ставки, четверть — 0,25 ставки.

Требуется ли для обособленного подразделения организации?

Составлять отдельное расписание для обособленного подразделения не требуется, так как оно содержит информацию обо всех структурных подразделениях.

Но законодательно иметь более одного норматива в компании не запрещено, поэтому если в уставе предприятия прописано, что представительство или филиал может иметь отдельный норматив, то он может быть утвержден руководителем обособленного подразделения.

Нужно ли оформлять, если нет сотрудников, один директор?

Основным документом в организации, определяющим перечень используемых профессий и численность необходимых работников для осуществления хозяйственной деятельности компании, является штатное расписание. Оно используется в качестве базы при формировании штата фирмы и определяет ее месячные затраты на использование трудовых ресурсов. Штатное расписание образец можно скачать ниже.

Штатное расписание бланк разрабатывается компетентными специалистами на основе существующей потребности в персонале и используется при планировании. По мере работы предприятия данные этого документа могут меняться, то есть вводится новые должности, а неиспользуемые сокращаться. Также корректируются размеры оплаты труда.

В основном этот документ действует один год, с началом нового – пересматривается. Трудовое законодательство не устанавливает обязательность этого нормативного акта фирмы. Компания имеет право использовать самостоятельно разработанный бланк, или применять штатное расписание форма т 3, утвержденную Госкомстатом. Многие специализированные программы содержат именно его.

Данный документ после согласования утверждается приказом руководителя, который вводит его же в действие. В дальнейшем бланк использует кадровая служба, которая заключая трудовые контракты, берет размеры зарплаты и ее составляющие из этого документа.

Штатное расписание предприятия образец должен быть доступен для ознакомления всем работникам.

Образец заполнения штатного расписания

Рассмотрим подробнее штатное расписание образец заполнения.

Форма Т3 должна содержать название компании, а также код регистрации ее в органах статистики (ОКПО). Далее проставляется его номер, который присваивается ему с учетом действующего порядка нумерации, а также дата оформления.

Ниже указывается дата, начиная с которой данное положение вступает в силу.

Справа делается запись об утверждении штатного расписания, то есть заполняются номер и число приказа по основной деятельности о вводе и общее количество необходимых для осуществления деятельности сотрудников.

Основная часть документа представлена в виде таблицы.

В графе «Структурное подразделение» записывается название соответствующего отдела фирмы согласно существующей организационной структуры, а также его код обозначения, если применяется система кодирования. Как правило, он представляет собой либо набор цифр, либо аббревиатуры названия структурной единицы. Также он может содержать обозначение месторасположения.

В столбце «Должность» указываются наименования специальностей, должностей и т.д.

При заполнении документа желательно профессии группировать в рамках каждого подразделения блоками. Название должности желательно записывать в соответствии с ОКПДТР. Юридическим лицам бюджетной сферы этот справочник обязательно нужно использовать, а также включать в эту графу еще разряд и класс сотрудника. Это же распространяется на деятельность с опасными и вредными условиями труда, так как при начислении льготного стажа эти сведения имеют важное значение.

В графе «Количество штатных единиц» нужно записывать численность работников по каждой профессии. Если на предприятии работают совместители и для них предусмотрена неполная ставка, то этот показатель может быть записан с помощью десятичных дробей, например - 0,5. В случае когда в компании какая-либо должность свободна, ее все равно необходимо указывать и принимать в учет. При этом в последнем столбце делается запись о наличии вакансии, или внизу штатного расписания включается сноска.

В графе «Оклад» указывается месячная оплата труда, которую впоследствии указывают в заключаемых договорах с работниками.

Далее идут столбцы с пустыми заголовками, объединенные общим названием «Надбавки» . В этом разделе необходимо заполнять все предусмотренные Положением об оплате труда доплаты за вредность, профессионализм, интенсивность, особые условия труда, а также премии, которые выплачиваются на регулярной основе и т. д.

Графа «Всего» представляет собой итоговую сумму по столбцам 5-8, умноженную на численность работников по каждой профессии.

В столбце «Примечание» указываются при необходимости пояснительные сведения (об имеющихся вакансиях, применяемых графиках работы, правилах расчета и т. д.).

Таблица завершается итоговой строкой, в которой суммируются показатели по каждому столбцу.

Документ визируется главным бухгалтером и кадровым работником с расшифровкой их должностей и личных данных.

Штатное расписание пример и бланк приведен ниже.

Порядок внесения изменений в штатное расписание

В результате хозяйственной деятельности компании в штатное расписание могут вноситься дополнения и изменения соответствующим приказом руководителя.

Если коррективы документа существенны, то рекомендуется утверждать новое штатное расписание со следующим номером и определенным периодом действия. Когда изменения затрагивают действующий персонал (повышение зарплаты, переименование должности и т.д.), то после издания нового документа необходимо составить соответствующие дополнительные соглашения сотрудниками фирмы.