Российские чиновники очень любят всевозможные справки. Справедливость этого утверждения может проверить любой житель нашей необъятной родины. Без предоставления разнообразных справок не обходится ни один визит в органы госвласти и муниципалитеты.

Не отстают от «власть имущих» и сотрудники коммерческих организаций. Например, количество бумаг, запрашиваемых банками при выдаче кредита, растет в геометрической прогрессии. Рейтинг наиболее популярных документов, который приходится предоставлять россиянам по самым разным поводам, по праву возглавляет справка о заработной плате.

Самая главная справка

Основная справка о сумме заработной платы - это унифицированная форма 2-НДФЛ, которая введена в оборот Министерством налогов и сборов РФ. Изначально разрабатывалась она для целей наглядного предоставления доходов работника и суммы уплаченного им налога за 1 календарный год, или какой-то определенный его период.

В справке по форме 2-НДФЛ, как и в других подобных бумагах, указаны подробные персональные данные работника, а именно:

• фамилия, имя, отчество;
• паспортные данные;
• дата и место рождения.

Помимо них, документ включает следующие сведения:

• ИНН сотрудника;
• указанные помесячно;
• информация о налоговых вычетах, предоставленных на конкретном основании;
• суммы исчисленного и уплаченного НДФЛ.

Суммы в справке должны указываться в рублях с копейками. Документ обязательно подписывается главным бухгалтером организации и заверяется печатью.

Где используется справка 2-НДФЛ?

Сфера применения этого документа весьма широка, так как справка 2-НДФЛ содержит исчерпывающую персональную информацию о человеке, а также подробные сведения о его доходе по данному месту работы или службы. Помимо этого, достоверность данных, которые в ней отражены, не подлежит сомнению: информация, изложенная в форме 2-НДФЛ, дублируется в территориальной Инспекции ФНС, поскольку она используется для составления годовой отчетности по налогу на доходы физлиц.

Справку по этой форме можно предоставлять в следующих ситуациях:

• при приеме на работу в организацию;
• для подтверждения размера доходов с целью получения субсидий во внебюджетные фонды;
• по различным запросам в органы госвласти;
• для получения ссуды или кредита в кредитные организации.

Фактически, форма 2-НДФЛ широко используется как универсальная справка о выплате заработной платы. Именно поэтому грамотные экономисты часто рекомендуют всем работникам ежегодно получать этот документ в бухгалтерии своей организации.

Для получения кредита

Получение ссуды в банке требует предоставления целого пакета самых разных документов. Когда рассматривает заявки от потенциальных заемщиков и поручителей, помимо паспортов, ему может потребоваться справка о размере заработной платы.

Банки могут предложить вам предоставить сведения в унифицированном виде, либо по форме, разработанной собственными специалистами. Поскольку существует ряд специфических особенностей в составлении этого документа, его заполнение лучше доверить сотруднику бухгалтерии, знакомому с правилами оформления подобных бумаг.

В любом случае справка о заработной плате обязана содержать:

• реквизиты выдавшей ее организации;
• сведения о сотруднике: его адрес регистрации;
• информацию о начисленном заработке за предыдущие 6 месяцев;
• сумму удержанного и перечисленного НДФЛ.

Сотрудники некоторых банков, помимо этого, требуют дополнительно предоставить справку по форме 2-НДФЛ для формирования полноценного пакета документов на кредит.

Для получения визы

Консульствам некоторых государств для принятия решения о возможности предоставления визы на въезд в их страну также бывает необходима справка о заработной плате. Выдаваемый в этом случае документ должен содержать следующие сведения:

• информацию о стаже работы сотрудника в организации;
• занимаемую должность;
• размер среднемесячной или среднегодовой зарплат.

Справка может быть оформлена и на фирменном бланке, и на обычном листе стандартного формата. В любом случае в ней должны присутствовать максимально подробные сведения об организации: наименование (полное и сокращенное), адрес (юридический и фактический), факс, номер телефона, банковские реквизиты, электронная почта и интернет-сайт (если есть).

Для службы занятости

Случается, что бывшие сотрудники обращаются в компанию с заявлением о том, что им должна быть выдана справка о средней заработной плате. Просьба эта вполне обоснована, поскольку именно от размера зарплаты в последние несколько месяцев работы зависит размер многих социальных выплат, а именно:

• для граждан;
• стипендии от службы занятости, выплачивающейся уволенным из компании лицам во время профессиональной подготовки и переподготовки, а также в период повышения квалификации.

Работодатель обязан выдать справку по письменному запросу своего бывшего сотрудника в течение 3 дней с момента подачи заявления, причем сделать это придется безвозмездно.

Особенность составления этого документа заключается в том, что необходимо рассчитать среднюю сумму дохода работника, исходя из зарплаты и иных выплат, которые были получены им за последние 3 календарных месяца. В расчет берется период, предшествующий увольнению сотрудника, при этом для определения используются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда.

Типового образца подобной справки не существует, поэтому службы занятости населения принимают к исполнению документы по утвержденным ими формам. Для получения информации об особенностях составления и оформления бумаг бухгалтеру достаточно обратиться в городской или поселковый центр занятости населения.

Прочие справки

Иногда работник просит выдать документ, подтверждающий факт его работы в данной организации. Обычно такая справка составляется в свободной форме, ее содержание может варьироваться в зависимости от места предоставления. Однако в числе обязательных сведений необходимо указать должность сотрудника, срок его работы в данной компании, оклад по штатному расписанию.

С чего начать составление справки?

Случается, что специалисты компании становятся в тупик, когда к ним обращается сотрудник с просьбой составить нестандартный документ, содержащий определенный перечень сведений. Причем, частой причиной отказа в его предоставлении является то, что в бухгалтерии или в секретариате нет требуемых бланков.

Фактически, нет более распространенного и востребованного документа, чем справка о заработной плате. Образец ее можно найти практически в любом бухгалтерском журнале, либо на порталах, посвященных данной тематике. Справки по форме 2-НДФЛ в автоматическом режиме формируются программами семейства 1С. На их основе можно составить практически любой документ соответствующего типа.

Как правильно оформить справку?

Далеко не для всех видов документов, выдаваемых от имени организации, наши законодатели разработали и ввели в оборот специальные бланки. Справки о заработной плате не являются исключением: большинство из них составляется в свободном виде с соблюдением правил делового оборота. Унифицирована только форма 2-НДФЛ.

Универсальных правил оформления справок о зарплате немного, большая их часть связана с необходимостью соблюдения требований бухгалтерского и кадрового делопроизводства. В организациях, имеющих утвержденный приказом фирменный бланк, все справки оформляются на нем.

Если у организации нет утвержденного фирменного бланка, допустимо оформление документа на А4, с обязательным проставлением в левом верхнем углу штампа, содержащего все требуемые реквизиты. Справка о зарплате должна быть подписана руководителем организации, главным бухгалтером (либо уполномоченными на подобные действия лицами), а также заверена мокрой печатью компании.

Порядок выдачи справок

Необходимо помнить, что справки, содержащие сведения о сотрудниках организации, включают информацию, подлежащую охране, в целях соблюдения требований закона «О защите персональных данных». Поэтому они предоставляются только по письменному запросу работника.

Сотрудникам компании следует отражать факт выдачи подобного документа в специальном журнале, а также в обязательном порядке брать у получателя расписку о его получении. На каждой справке проставляется исходящий номер, соответствующий порядковому номеру в журнале, и дата ее выдачи.

Новая форма "Справка о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии)" официально утверждена документом Письмо Минтруда от 15 августа 2016 г. N 16-5/В-421..

Подробнее о применении формы:

• Порядок исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости

  ... «Об утверждении порядка исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной... в организацию с просьбой предоставить справку о среднем заработке для службы занятости. Его должностной оклад... в организацию с просьбой предоставить справку о среднем заработке для службы занятости. Расчетный период (июнь... в организацию с просьбой предоставить справку о среднем заработке для службы занятости. Расчетный период (июнь...

• Порядок исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации по направлению органов службы занятости

  ... ; «Об утверждении порядка исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период профессиональной... в организацию с просьбой предоставить справку о среднем заработке для службы занятости. Его должностной оклад... в организацию с просьбой предоставить справку о среднем заработке для службы занятости. Расчетный период (июнь... в организацию с просьбой предоставить справку о среднем заработке для службы занятости. Расчетный период (июнь...

• Справки с места работы: виды и сроки выдачи

  Труда, ему понадобится справка о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы... сведения о среднем заработке сотрудника за указанный период. Пример заполнения рекомендованной формы справки приведем... справки должны фиксироваться в журнале регистрации справок, выданных работникам. Образец заполнения справки о среднем заработке для определения размера пособия по безработице (стипендии...

• Расчет среднего заработка для заполнения справки для службы занятости

  Расчет среднего заработка необходимо производить в соответствии с Порядком исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой... увеличиваются. * * * В заключение отметим, что справка о среднем заработке для службы занятости может быть составлена... должностных окладов или надбавок. Заполненную справку о среднем заработке для службы занятости необходимо предоставить работнику...

• Порядок расчета пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам

  Копий трудовых договоров. При этом справки с предыдущего места работы не... с этим, при определении среднего заработка для исчисления пособия по временной нетрудоспособности и пособия по беременности и родам... получает пособие по безработице, стипендию, принимает участие в общественных работах, время, необходимое для переезда по направлению... среднего заработка, исчисленного в соответствии с законодательством Российской Федерации о пособиях по временной нетрудоспособности» . Максимальный размер пособия по...

• Пособия по социальному страхованию

  Размере среднего заработка по месту работы. Пособие выплачивается за счет средств ФСС РФ. Основанием для назначения пособия... размере стипендии, установленной образовательным учреждением, но не размера стипендии, установленного законодательством Российской Федерации. Пособие выплачивается... ; справку из органов государственной службы занятости о том, что они не получают пособие по безработице... Закона №8-ФЗ, которым определен размер социального пособия на погребение в районах, где...

• Иные пособия по социальному страхованию

  Размере среднего заработка по месту работы. Пособие выплачивается за счет средств ФСС РФ. Основанием для назначения пособия... – в размере стипендии, установленной образовательным учреждением, но не размера стипендии, установленного законодательством РФ. Пособие выплачивается... ; справку из органов государственной службы занятости о том, что они не получают пособие по безработице... предоставления отпусков при усыновлении ребенка определен Постановлением Правительства РФ от 11 ...

• Отпуск по беременности и родам и по уходу за ребенком. Документальное оформление

  Стипендии - женщинам, обучающимся по очной форме обучения в образовательных учреждениях начального профессионального, среднего... ограничивает размер пособия по беременности и родам для застрахованных женщин, чей средний заработок... 6 000 рублей. При определении размера ежемесячного пособия по уходу за вторым ребенком... - справку из органов государственной службы занятости о том, что они не получают пособие по безработице... , а также порядка расчета среднего заработка для оплаты отпусков, в общем...

• Сокращайте по закону!

  Заработком (пособие на ребенка, пенсия по возрасту или случаю потери кормильца, стипендия, пособие по безработице и другое заработком... решение о прекращении трудовых отношений с определенными работниками принято... работнику выплачивается выходное пособие в размере среднего месячного заработка, а также... найти работу, то по справке центра занятости работодатель обязан... выплачивать пособие по безработице, обеспечивать пособие по временной нетрудоспособности, рассматривать возможности для переобучения...

• Роструд разослал письмо "О форме справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы"

  О форме справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы" Непредставление справки о среднем заработке... за последние три месяца по форме, утвержденной... и начисления пособия по безработице. Роструд отмечает, что форма справки о среднем заработке за последние... федеральном уровне форма справки, содержащей необходимую информацию для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам...

• Минтруд рекомендует новую форму справки, выдаваемой уволенным для службы занятости

  Направил для использования в работе рекомендуемую форму справки о среднем заработке за последние три месяца по... последнему месту работы. Справка используется... 62, которым утвержден порядок исчисления среднего заработка для определения размера пособия по безработице и стипендии, выплачиваемой гражданам в период...

Для оформления пособия пожилой гражданин должен принести в ПФР пакет документов. В него входит трудовая книжка, паспорт и СНИЛС. При этом трудовая книжка является главным документом, удостоверяющим периоды работы до 2002 года. После 2002 г. данные о труде содержатся в ПФР — в системе персонифицированного учета (СПУ). Для подтверждения заработка до 2002 года используются два способа подсчета среднемесячной зарплаты:

• берется среднемесячный доход за 2000-2001 гг. В это время в ПФР уже действовала СПУ, поэтому никаких дополнительных документов в этом случае предоставлять не нужно;
• если же доход сотрудника в 2000-2001 годах был весьма скромным или человек в это время вовсе не работал, может потребоваться справка о заработной плате для пенсии за любые 5 лет подряд в период до 01.01.2002. Это поможет увеличить размер пенсионного пособия.

Скажем сразу, что необходимость предоставления справки была обусловлена требованиями Постановления Минтруда № 16, ПФ РФ № 19па от 27.02.2002, но в настоящее время данный документ утратил свою силу (см. Приказ Минтруда № 1027н, ПФ РФ № 494п от 11.12.2014). Однако ПФР делает вид, что об этом вроде как и не знает и продолжает требовать предоставить эти сведения. Можно жаловаться и в суды подавать... но это лишнее время, проще сделать, что требуют.

Где брать справку о зарплате для пенсии

Она необходима, если отношение среднемесячного заработка за 2000-2001 годы ниже, чем 1,2. Для ее получения следует обратиться с письменным заявлением к работодателю.

Работодатель обязан выдать справки по зарплате для пенсии, если:

• сотрудник трудился на предприятии в указанные периоды;
• среднемесячный заработок приходится на период до регистрации работника в качестве застрахованного лица в системе ОПС.

Оформление документа возлагается на бухгалтера или кадровика организации. Выдать бланк с данными вам будут обязаны в течение трех дней после приема заявления.

Правила составления

Образец справки о зарплате для начисления пенсии можно скачать в конце статьи.

Документ оформляется в произвольной форме. Он должен содержать:

• угловой штамп, дату выдачи и номер документа;
• Ф.И.О. и дату рождения заявителя;
• периоды работы и организацию;
• зарплату, указанную помесячно, с отражением итоговых сумм по годам;
• указание на валюту, в которой происходили начисления;
• суммы отражаются начисленные, а не фактически выплаченные (в связи с вычетом налогов).

Из состава заработка исключаются:

• компенсации за неиспользованный отпуск;
• пособие по уходу за малышом.

В примечании нужно указать месяцы начисления и суммы листков нетрудоспособности, периоды отпусков за свой счет.

Ниже пишется, что на все начисления производились отчисления в ПФР по установленным тарифам. Также вписывается основание выдачи бланка (лицевые счета, расчетные ведомости).

Документ заверяется подписью главбуха, руководителя предприятия и печатью.

Справка из архива для начисления пенсии

Рассмотрим, как получить справку из архива для пенсии. Если предприятие было ликвидировано, необходимо прийти в архив (как правило, это территориальный архив по месту нахождения фирмы), который принял бумаги на хранение, и запросить у специалиста выписку из бухгалтерских документов. Вам должны будут выдать справку о заработке, содержащую данные о сумме среднемесячных выплат за необходимый период.

Справка о заработной плате — документ, в котором содержится информация о начислениях сотрудника за определенный период времени, а также сведения о продолжительности трудового стажа, должности и данные о работодателе.

Ситуации, в которых может потребоваться информация о средней зарплате, довольно много, например:

• оформление заявки на получение кредита, займа или ссуды;
• при постановке на учет в центре занятости населения;
• для получения визы иностранного государства;
• оформление социальных пособий и страховых выплат (пенсий и больничных);
• судебные разбирательства и споры;
• получение субсидий, установленных законом.

Отметим, что для каждого случая может быть использована разная форма справки о среднем заработке. Получить официальный документ имеет право любой работник, даже уволенный. Причем работодатель обязан выдать сведения о зарплате в течение трех дней с момента обращения на основании ст. 62 ТК РФ. Ниже вы найдете образец заполнения справки о среднем заработке для каждого конкретного случая.

Документы при увольнении

Всем увольняющимся работникам, независимо от причины прекращения трудовой деятельности, работодатель обязан предоставить следующую документацию:

Формируйте сведения о зарплате в унифицированной форме документа, утвержденной Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н. Информация в форме № 182н формируется за период, отработанный в текущем году, а также за два предшествующих календарных года.

Скачать бланк о среднем заработке формы № 182н

Образец заполнения справки о среднем заработке

При увольнении работника на пенсию может потребоваться другой документ, например, справка о среднем заработке для Пенсионного фонда. В данной форме указываются не только суммы начисленной зарплаты, но и суммы страховых отчислений, произведенных работодателем в счет застрахованного лица (работника). Сведения формируются за весь период трудовой деятельности. На основании данного документа представители Пенсионного фонда производят расчет размера страховой пенсии.

Данные для центра занятости населения

Уволившемуся работнику, помимо положенной законом документации, может потребоваться справка в ЦЗН о среднем заработке. Информация необходима сотрудникам ЦЗН для расчета и назначения пособия по безработице (п. 2 ст. 3 Федерального закона от 19.04.1991 № 1032-1). Для подготовки сведений используйте унифицированный бланк, утвержденный в Письме Минтруда от 15.08.2016 № 16-5/В-421. Но нарушением не будет считаться предоставление другой формы, в которой содержатся все необходимые реквизиты.

Порядок расчета и назначения государственного пособия по безработице закреплен в Постановлении Минтруда от 12.08.2003 № 62.

Бланк справки о среднем заработке для назначения выплат безработным

Сведения для кредитных организаций

Большинство банковских организаций, предоставляющих кредиты, рассрочки и финансовые займы, отказались от индивидуальных бланков в пользу 2-НДФЛ. Почему? Налоговая форма КНД 1151078 содержит все необходимые реквизиты и данные не только о физическом лице и его доходах, но и о его работодателе. Тем более за ошибки и неточности в налоговом документе предусмотрена административная ответственность и штрафы.

Обратите внимание, что чиновники разработали и утвердили новую структуру отчетности по форме 2-НДФЛ, согласно Приказу ФНС России от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. Теперь заполняются два бланка: один — для налоговой инспекции, а второй — для сотрудника. Для предоставления сведений в банк, например, для получения ипотечного или потребительского кредита, используйте новый бланк 2-НДФЛ (для работника).

Бланк 2-НДФЛ

Образец справки о зарплате для банка

Оформляем визу, социальные пособия или субсидии

Для получения визы на въезд в иностранное государство представители иностранного посольства требуют подтверждение официального трудоустройства гражданина. Некоторые представители европейских стран также предпочитают 2-НДФЛ, объясняя это тем, что налоговая форма КНД 1151078 является документальным подтверждением трудоустройства, а справка о среднем заработке для визы может быть легко подделана.

Для получения социальных пособий и прочей финансовой помощи, например в органах социальной защиты населения, тоже потребуют подтвердить средний доход. Это необходимо для установления льготного статуса обратившемуся гражданину.

Справка о среднем заработке для соцзащиты (образец) не имеет унифицированной формы и составляется в произвольном порядке. При формировании сведений укажите обязательные реквизиты:

• наименование организации, ее регистрационные и контактные данные;
• фамилия, имя и отчество (если есть) сотрудника, должность;
• информация о начислениях с помесячной разбивкой.

Аналогичным образом составляется и бумага для получения субсидий.

Справка о среднем заработке для субсидий, образец

Справка о среднедневном заработке для суда, образец

Подтвердить свои доходы и прочие поступления могут потребовать в суде. Например, при назначении алиментов, при рассмотрении дела о причинении материального ущерба или при нарушении Трудового кодекса. Необходимость в предоставлении данных определяет прокурор или адвокат. Заполняйте документ в соответствии со ст. 139 ТК РФ.

Как заполнить для больничных и пособий с предыдущей работы

Справка о среднем заработке для больничного (образец формы № 182н) должна быть предоставлена сотруднику в день его увольнения или в последний рабочий день, причем обязательно. Документ необходим для предоставления по новому месту работы, чтобы учесть страховые периоды и начисленный заработок в расчете пособия по временной нетрудоспособности и в связи с материнством.

Если сотрудник предоставил форму 182н с прошлого места работы после назначения и выплаты пособия, работодатель обязан сделать перерасчет. Такие правила действуют на все пособия, выплаченные в течение трех лет по новому месту работы, предшествующих дню предоставления документа.