Каждый руководитель фирмы рано или поздно задумывается над вопросом о правильной, удобной систематизации и хранении имеющейся документации. Согласно закону об архивном деле Российской Федерации, определены разные сроки хранения документов.

Например, некоторые распоряжения по административно-хозяйственной деятельности действительны 5 лет, приказы по личному составу рассчитаны на хранение в течение 75 лет. Это является главной причиной, почему так важно разделять всю документацию по разным регистрационным изданиям.

Что это такое

Названное издание предназначено для записи сведений всех распоряжений организации . Иначе говоря, в журнале регистрируются приказы, устанавливающие нормы трудовой функции как рядовых сотрудников фирмы, так и ее руководства.

На данный момент нет единой общепринятой формы документа , каждая организация имеет право структурировать его по своему усмотрению. Как правило, основными составляющими такого издания являются :

Титульный лист . На нем расположены:

• наименование организации;
• название документа;
• дата начала ведения;
• дата окончания заполнения.

Раздел с указанием списка сотрудников, на которых возлагается ответственность за работу с журналом . Здесь фиксируются:

• Ф.И.О., должности ответственных лиц;
• ссылки на документы, где прописаны обязанности закрепленных за изданием сотрудников;
• их подписи, подтверждающие ведение журнала в определенный период времени.

Основной раздел . Он предназначен для регистрации распоряжений, включает в себя:

• порядковый номер приказа;
• номер, название и дату регистрируемого документа;
• количество листов в документе;
• Ф.И.О. и должности лиц, на чью деятельность распространяется действие распоряжения.

Для чего нужен

Ведение названного журнала для каждой организации является обязательным и имеет ряд положительных факторов при систематизации, а также хранении документации :

• максимальная оптимизация работы с распорядительными документами;
• возможность оценки общего количества изданных распоряжений;
• осуществление быстрого поиска требуемого приказа;
• фиксация факта издания распоряжения и дальнейшая возможность подтверждения его юридической силы.

Какие локальные акты фиксируются

Как отмечалось ранее, в журнал вносятся сведения о распоряжениях, касающихся трудовой функции всех работников организации или руководства (например, гендиректора, заместителя директора, главного бухгалтера). Этим они отличаются от более персонифицированных приказов по личному составу.

Реестр регистрируемых приказов

Основными локальными актами, сведения о которых вносятся в журнал, являются следующие распоряжения о (об) :

• назначении генерального директора;
• назначении главного бухгалтера;
• утверждении логотипа;
• утверждении или изменении структуры организации;
• обеспечении сохранности коммерческой тайны;
• утверждении штатного расписания;
• установлении режима работы и внутреннего трудового распорядка;
• утверждении положений, правил, инструкций, иных нормативных документов;
• планировании основной деятельности фирмы и надлежащем контроле над ней и т.д.

Отдельно стоит выделить группу распоряжений со сроком хранения менее 5 лет о :

• дисциплинарных взысканиях;
• праздничных днях;
• ежегодных оплачиваемых отпусках;
• краткосрочных командировках и т.д.

Типовая форма

Регистрационный документ может быть оформлен не только как бумажный носитель . Допускается также использование электронной формы.

При заполнении бумажного варианта стоит помнить некоторые правила :

• все листы должны быть пронумерованы, документ полностью прошит, скреплен печатью фирмы;
• на прошивку должна быть нанесена наклейка с указанием: количества имеющихся листов, Ф.И.О. и должности заверителя (руководителя фирмы либо ответственного сотрудника, назначенного отдельным приказом), подписи заверителя.

Кроме того, на наклейку наносится печать фирмы, скрепляющая надпись .

Также журнал можно вести и в электронном варианте с помощью специальных программ . В таком случае назначенным сотрудникам стоит помнить о соблюдении сроков хранения документа, установленными законодательством (п. 2.30 Правил организации, хранения, комплектования<…>, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526). Электронная форма документа может ускорить процесс поиска нужного распоряжения, подобный вариант эффективен при текучести кадров и значительном документообороте.

Шаблон журнала

Типовая форма издания не регламентирована законом, допустимо любое количество колонок, требований к необходимым сведениям регистрируемого распоряжения. Примерный план составленного журнала выглядит следующим образом :

Приобрести подобное издание можно и в книжном магазине. Готовый экземпляр уже содержит в себе разработанный удобный формат, что позволит сэкономить время на его составлении.

Нормативная регламентация

Большинство руководителей считают ведение регистрационного документа необязательным, что в корне ошибочно. Наличие у организации журнала регламентировано законом (Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»).

Видео, на котором рассказывается о сроках хранения и учете кадровых приказов.

Ответственное лицо за ведение документа

Назначение лица, отвечающего за хранение, ведение регистрационной книги, немаловажно. Как правило, ответственным становится сотрудник, назначенный отдельным распоряжением . Однако, часто такая обязанность возлагается на плечи специалиста по кадровому делопроизводству.

Подобная трудовая функция прописана в должностной инструкции, с которой он может быть ознакомлен при приеме на работу. В случае длительного отпуска специалиста кадрового отдела , за работой с журналом закрепляется другой сотрудник, на которого издается соответствующее распоряжение.

Основные правила

Ранее уже говорилось об отсутствии общепринятой формы издания, однако, необходимо придерживаться некоторых правил при ведении :

• на титульном листе должны быть отмечены реквизиты фирмы, даты начала, окончания заполнения документа, соответствующий номер, информация об ответственном за журнал сотруднике, срок хранения документа (5 или 75 лет).
• нельзя забывать и о литерах, присвоенных каждому приказу: ЛС – для документов, которые необходимо хранить 75 лет, К – для всех остальных распоряжений, подлежащих учету;
• нумерация листов должна строиться по порядку, запрещается вырывать листы из журнала;
• не рекомендуется вносить данные о распоряжениях «задним числом». Это возможно лишь с составленной объяснительной запиской на имя руководителя организации, где поясняются причины сложившихся обстоятельств.
• какие-либо исправления вносятся последовательной нумерацией с обязательным указанием основания его внесения;
• заполнение регистрационной книги должно производиться ручкой одного цвета — черного или синего;
• не рекомендуются любые зачёркивания, корректировки, штриховки;
• данное регистрационное издание относится к документации, предназначенной исключительно для внутренней эксплуатации в организации. Ознакомиться с его содержанием возможно исключительно в присутствии закрепленного за ним сотрудника.

Правильное ведение регистрационной книги дает возможность упорядочить реестр имеющейся документации с различными сроками хранения, а также держать под контролем количественные показатели издаваемых приказов.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности помогает организовать учет документов предприятия и, следовательно, повышает их эффективность. Читайте, как оформлять и правильно вести журнал.

Читайте в нашей статье:

Когда требуется журнал регистрации приказов по основной деятельности

Приказы по основной деятельности направлены на всех или большинство сотрудников организации. Таким приказом могут быть утверждены ПВТР или штатное расписание организации.

Этим же типом документов может быть назначено должностное лицо (например, новый директор или другой сотрудник, упомянутый в уставе организации) или зафиксировано создание нового структурного подразделения или филиала.

Также к распоряжениям по основной деятельности относятся приказы, касающиеся аттестации сотрудников, материально-технического обеспечения предприятия, сокращения штатной численности и т.д. Они должны регистрироваться отдельно от других распорядительных документов.

Читайте также:

При этом только регистрация приказа придает документу юридическую силу: именно так фиксируется сам факт его создания. Помимо этого, создается каталог, база документов по организации, облегчающий информационно-справочную и другую работу с ними.

Законодательство не требует вести регистрацию приказов по основной деятельности в какой-либо унифицированной форме. Однако многолетняя практика доказала, что ведение учета в форме журнальных записей очень удобно и помогает структурировать документооборот.

Как оформить и вести журнал регистрации приказов по основной деятельности

На титульном листе книги регистрации приказов по основной деятельности необходимо указать:

• Точное название организации.
• Название журнала.
• Порядковый номер журнала по счету.
• Дату начала записей в журнале, оставив строку для даты окончания, которая будет вписана позже.

Также на титульном листе фиксируется:

• срок хранения и, для удобства расчетов,
• дата, до которой журнал будет храниться.
• сведения о лицах, ответственных за ведение Журнала: ФИО, должность, основание (распоряжение руководства организации), период ведения ими журнала.

Также на титульном листе ставится заверительная надпись, журнал прошивается.

Форма заполнения журнала регистрации приказов по основной деятельности традиционно такова:

• Порядковая нумерация записи в журнале.
• Номер и дата приказа, который вносится в журнал.
• Содержание (или наименование) приказа.
• Данные по исполнителю: фамилия, имя, отчество и должность сотрудника.
• Срок и отметка об исполнении приказа.
• Примечания.
• Свободная графа для внесения иной необходимой информации.

Для того, чтобы систематизировать и обобщить информацию об утверждаемых в организации распорядительных документах, каждое предприятие должно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности.

Распорядительные документы бывают двух видов:

• Приказы по основной деятельности;
• Приказы по личному составу.

Целью ведения любого журнала регистрации является фиксация сведений о каждом документе. Проведение данной процедуры на регулярной основе позволит сохранить сведения обо всех издаваемых документах и, в случае необходимости, проследить путь каждого из них.

К примеру, регистрация трудовых книжек происходит в книге учета, платежные поручения фиксируются в журнале Т-53а, а для ведения перечня доверенностей предназначен журнал регистрации доверенностей.

Журнал регистрации приказов по основной деятельности. Образец заполнения

Регистрационный журнал не имеет строго установленной формы. Бланки, предлагаемые в виде образцов, можно скорректировать, добавив или изменив колонки.

К основным графам, которые заполняются в журнале регистрации, относятся:

• Дата и № приказа по основной деятельности;
• Содержание документа;
• Кто должен выполнить приказ (ответственное лицо);
• Отметка, удостоверяющая принятие приказа к исполнению;
• Отметка, удостоверяющая направление приказа в дело.

Регистрация приказов по основной деятельности происходит после их утверждения руководителем компании.

Перечень приказов по основной деятельности довольно обширен. В него входят приказы о назначении в должность руководителя и главного бухгалтера, приказы, утверждающие действие различных локальных документов предприятия, приказы о назначении ответственных лиц, а также приказы, содержащие утвержденное штатное расписание и др.

Кроме того, в кадровой службе ведут журналы: Типовых форм этих журналов нет, поэтому кадровая служба организации вправе разработать их самостоятельно. Полный список книг и журналов, которые ведет кадровая служба, а также сроки их хранения указаны в перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Можно ли вести один журнал учета всех приказов или нужно вести журналы учета по каждому виду приказов Трудовое законодательство не содержит обязанности работодателя вести журналы учета приказов. Работодатель вправе самостоятельно определить, вести ему один журнал учета всех приказов, несколько журналов учета по каждому виду приказов или не вести журналы вовсе. Логически обоснованным и более удобным с позиции организации работы кадровой службы представляется ведение раздельных журналов по каждому виду приказов.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде?

Ведение кадровой документации, прежде всего, подразумевает большую ответственность. Наряду с этим сбор, анализ и регистрация документации приказного характера, требует повышенной концентрации и строгого соблюдения закона.

Можно ли вести журналы в электронном виде?

Поэтому при необходимости поместить приказ в «прошедший период» на практике применяют издание приказа под дробью (11/1-П) или любым другим индексом.Юридического значения буква алфавита индекса распоряжения не имеет. Но, ее использование упрощает работу кадровика. К тому же на случай возможного истребования контролирующими органами выданных предприятием распоряжений, желательно, чтобы даты выдачи распоряжений совпадали с реальными событиями.
Подобный подход позволит избежать повышенного интереса со стороны проверяющих должностных лиц. Касательного искусственного исправления ошибок, то единственное, что здесь можно порекомендовать, это совершать замену только тех документов, которые не пересекаются с другими распоряжениями, особенно теми, которые нельзя заменить.
Хронология событий, прежде всего, нужна для самого работодателя.

Журнал регистрации приказов

Но в таком случае ее номер необходимо вписать в журнал, иначе без этого невозможно считать журнал опломбированным. Ответственные лица В отношении основной деятельности предприятия, распоряжения готовятся по поручению директора руководителями отделов подразделений.
Если стоит вопрос по решению комплексной задачи, тогда руководитель может создать специальную комиссию, которая будет состоять из разнопрофильных специалистов. Но, так как задачи бывают не только основными, но и оперативными, то распоряжения необходимо классифицировать. Можно предложить такой вариант:

1. Распоряжения по основной деятельности. Подобные приказы издаются в рамках реализации организационных задач.
2. Распоряжения по административной деятельности.

Распоряжения по вышеуказанным направлениям подлежат раздельной регистрации.

Обязательно ли вести журналы регистрации в бумажном варианте

Организация правомочна самостоятельно выбирать, вести отдельный журнал регистрации по каждому виду приказов или фиксировать все приказы по личному составу в 1 документе. ВАЖНО! Приказы о назначении руководителя, главного бухгалтера и иных лиц, указанных в уставных документах компании, относятся к категории приказов об основной деятельности юрлица, а не к приказам по личному составу (например, п.

Внимание

ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ). Правила ведения журнала регистрации приказов по личному составу Исчерпывающий список книг и журналов учета, которые в обязательном порядке должны вестись кадровой службой, приведен в Перечне типовых управленческих архивных документов…, утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - перечень № 558).

Как правильно вести журнал регистрации приказов по личному составу (образец)?

У ответа на письмо реквизиты индекса располагаются в обратной последовательности: например, в номере 08-11/144 первым идет цифровой индекс структурного подразделения – 08, затем через дефис номер дела по номенклатуре – 11, от которого наклонной чертой отделен порядковый номер документа – 144. Такие правила установлены в пункте 3.2.1.1 ГСДОУ, утвержденной приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г.

№ 33. Регистрационная форма Регистрировать документы можно:

• в специальных регистрационных журналах;
• на карточках (данные о документе записываются на специальную карточку, которая затем помещается в картотеку).

Каждый их этих способов регистрации имеет свои преимущества. В журнале все сведения о документах компактно сгруппированы, а сам журнал удобно хранить в ограниченном доступе.

Журнал регистрации приказов: форма, ведение и хранение в 2018 году

Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа (дата и индекс поступления документа) (*); заголовок документа или его краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа); дело N. Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: исполнители, расписка исполнителя в получении документа, ход исполнения, приложения и др.

6 правил ведения журнала регистрации приказов по основной деятельности

Вместе с тем утвержденных на законодательном уровне требований к их оформлению нет. По общему правилу такая документация должна храниться 75 лет.

Инфо

Для некоторых категорий сведений предусмотрен срок хранения 5 лет. К ним относятся журналы регистрации приказов:

• о дисциплинарных взысканиях;
• ежегодных оплачиваемых отпусках;
• учебных отпусках;
• дежурствах;
• краткосрочных командировках по России и за рубеж.

Правила заполнения журнала регистрации и форму его ведения надлежит утвердить в локальном нормативном акте организации (инструкции или положении по делопроизводству или др.). При этом за основу можно взять, например, регламент регистрации и индексирования документов, предусмотренный п. 3.2.1 Госсистемы документационного обеспечения управления, утвержденной приказом Главархива СССР от 25.05.1988 № 33.

Для решения этой задачи отличным решением будет их закрепление в инструкции. Не следует забывать, что современная канцелярская работа в большей степени определяется самим предприятием, тогда как нормативные акты носят больше рекомендационный характер.

Поэтому для становления делопроизводства необходимо разработать два базовых документа:

1. Инструкция по делопроизводству. В указанном локальном акте должны быть отображены все внутри организационные правила работы и обращения с документацией. На тот случай, если предприятие еще не сформировало свои правила по ведению канцелярской работы или разработка инструкции на этом этапе кажется нецелесообразной, тогда можно временно использовать соответствующие положения.
2. Номенклатура дел.

Допускается ли ведение журнала регистрации приказов в электронном виде

Но, как показывает практика, возникают различные ситуации, в разрешении которых нередко заинтересованы обе стороны, т. е. работодатель и работник предприятия. На этой почве иногда происходит вынужденное нарушение регистрационного порядка.

Рассмотрим несколько возможных вариантов.

1. Если на предприятии нет дальнейшей регистрации приказов, то распоряжение можно сделать задним числом.
2. Если на предприятии есть дальнейшая регистрация, тогда можно сделать служебную записку на имя руководителя с объяснением причин и зарегистрировать приказ текущим числом. Второй вариант хорош тем, что в случае проверки пояснительная записка будет оправданием сложившейся ситуации перед контролирующими органами.

Например, плановая документация — в плановом отделе, снабженческая — в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии — в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им — в службе документационного обеспечения и т. д. Место регистрации документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению управления или в Табеле документов организации. 3.2.1.4. Документы регистрируются на регистрационно-контрольных карточках (РКК) или других регистрационных данных формах.