Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2017 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2017 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

Компания вправе не только выдать подотчет наличными, но и перевести на карту, в том числе на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политике компании. Например, записать:

«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».

Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.

Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2017 года.

Выдача под отчет: новый порядок

Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит , — «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.

В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.

Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет . В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.

Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.

Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец — для выдачи подотчета наличными, второе — для перечисления сумм на карту.

Выдача подотчет наличными: образец заявления

Образец заявления на выдачу подотчет наличными

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.

Образец заявления на перечисление подотчет на карту

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).

Образец заявления о возмещении служебных расходов

Выдача в подотчет в 2017 году: изменения и особенности

Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки . Еще одно изменение с 19 августа 2017 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Подотчетные подрядчикам . Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.

За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.

Возврат неизрасходованных подотчетных . Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы — перечислить с личной карты на счет компании.

Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.

Передача подотчетных другим сотрудникам . В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.

Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.

Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.

Авансовый отчет, если компания выдавала деньги . Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.

В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.

Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату — кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Выдача денег при командировке за границу. Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.

Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.

Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Максимальный срок выдачи денег под отчет - установлен ли он в 2018 году? От ответа на этот вопрос напрямую зависит порядок выдачи и возврата отчетных средств. Разберемся, что по данному поводу говорят нормативные документы и контролирующие органы, в нашей статье.

Какие сроки по подотчетным средствам установлены законодательством?

Порядок выдачи наличных под отчет зафиксирован в п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У.

При этом данный порядок однозначно устанавливает единственный срок - тот, в течение которого подотчетный сотрудник обязан отчитаться за полученные от работодателя средства. Он равен 3 дням, отсчитываемым от последнего дня периода, на который была выдана подотчетная наличность.

ВАЖНО! Правило о 3-дневном сроке необходимо соблюдать абсолютно всем работникам фирмы, и руководитель не исключение (даже если он владелец фирмы).

О том, как выглядит заявление подотчетника-директора, см. в статье .

Отдельно следует упомянуть о случаях направления сотрудников в командировку. При этом 3 дня отсчитываются от даты возвращения командированного (п. 26 постановления Правительства РФ «Об особенностях направления работников в служебные командировки» от 13.10.2008 № 749).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Данный срок увеличить нельзя.

Оформить авансовый отчет вам поможет наша публикация .

Больше никаких сроков ни указание № 3210-У, ни иные нормативные источники не устанавливают. Означает ли это, что деньги, выдаваемые под отчет, можно возвращать когда угодно?

Устанавливать ли срок выдачи денег под отчет?

Любой ответ на этот вопрос имеет свои положительные и негативные последствия. Стоит понимать, что, определяя конкретный срок выдачи подотчетных денег, предприятие будет обязано его соблюдать. В противном случае велики шансы на предъявление претензий налоговиков за неоприходование денежных средств в кассу. Штраф за это нарушение составляет 4–5 тыс. руб. для должностных лиц и 40–50 тыс. руб. для юрлиц (п. 1 ст. 15 КоАП РФ).

При этом абсолютно обоснованными такие претензии признать нельзя, поскольку напрямую такое нарушение, как несвоевременный возврат подотчетных средств, в ст. 15 КоАП РФ не предусмотрено. Однако такой риск существует, и о нем необходимо помнить.

Подробнее о возможных наказаниях за нарушения при работе с наличностью читайте в статье .

В свою очередь, если срок возврата подотчетной наличности не будет нигде зафиксирован, то и у контролеров не может быть никаких претензий по ее несвоевременному возврату. Правда, и в этом случае проблемы с налоговой не исключены. Так, в письме ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704 налоговики выразили мнение о том, что при неуказании срока выдачи наличных под отчет такой срок считается равным 1 дню. Однако никакими правовыми актами свою позицию они не аргументируют.

В связи с вышеизложенным принимать решение на уровне локальных внутрикорпоративных актов об установлении (или неустановлении) сроков выдачи под отчет стоит на основе оценки собственной хозяйственной ситуации и возможных рисков.

Обязательно ли оформлять заявление для получения подотчетных сумм, узнайте по .

Как составить приказ о сроках выдачи подотчетных средств?

Обычно приказ составляется не отдельно для установления сроков, а для описания всей процедуры выдачи подотчетных сумм. В таком приказе стоит указать:

• размер выдаваемых сумм;

ВАЖНО! Максимальный размер подотчетных сумм к выдаче также законодательно не установлен. Его, как и срок выдачи денег под отчет, хозсубъекты определяют самостоятельно.

• сроки, на которые средства выдаются подотчетникам;
• перечень сотрудников, правомочных получать подотчетные деньги;
• описание процедуры представления авансовых отчетов.

Следует иметь в виду, что предельные сроки, на которые будут выдаваться средства подотчетникам, могут быть как одинаковыми для всех сотрудников компании, так и установлены для каждого из них индивидуально.

Примерный образец приказа о подотчетных лицах вы можете скачать по этой ссылке:

ВАЖНО! Все организационные моменты, касающиеся процедуры выдачи и возврата подотчетных средств, должны закрепляться только в приказах, но не в учетной политике. Иначе изменить эту процедуру в случае необходимости будет проблематично (п. 6 ст. 8 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Можно ли выдавать деньги под отчет на длительные сроки?

Закон не запрещает выдавать деньги подотчетникам не только на несколько дней или месяцев, но и на несколько лет. При этом стоит понимать, что чрезмерно длительные сроки нахождения средств у подотчетника должны быть обоснованы производственной необходимостью, а сами средства - потрачены на целевые расходы. В противном случае возможен риск переквалификации контролирующими органами подотчетных сумм в доход или беспроцентный заем, что влечет за собой необходимость удержания с доходов (или материальной выгоды) НДФЛ.

Оспорить такую переквалификацию можно будет только в судебном порядке. При этом арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна и во многом зависит от условий, сопутствующих той или иной конкретной ситуации с участием подотчетных средств.

ВАЖНО! Обратите внимание на письмо Минфина России от 14.01.2013 № 03-04-06/4-5, в котором ведомство сообщает, что до момента утверждения руководством авансового отчета невозможно однозначно определить, возникнет ли у сотрудника облагаемый НДФЛ доход и какова будет сумма этого дохода.

Можно ли в 2018 году выдавать подотчетные суммы при отсутствии отчета по предыдущим полученным под отчет суммам, узнайте из статьи .

Итоги

Ни минимальные, ни максимальные сроки выдачи денег подотчетникам законодательно не установлены. Хозсубъекты вправе определить их самостоятельно. Зафиксировать данные сроки можно в локальных актах предприятия. При этом закон не обязывает предприятие составлять такие распорядительные документы.

О законодательной базе, касающейся сферы расчетов с подотчетниками, см. статью .

Если возникает необходимость давать работникам деньги под отчет, следует разобраться в тонкостях этой финансовой процедуры. Это нужно для того, чтобы правильно отразить ее в и избежать претензий налоговой службы. Тем более, иногда приходится давать деньги таким способом и лицам, которые не являются работниками предприятия. В нашей статье мы подробно поговорим о том, кому можно выдавать деньги под отчет.

Зачем выдавать

Под выдачей денежных средств под отчет понимается передача денег организации сотруднику или другому лицу, которые должны быть потрачены на определенные цели, связанные с нуждами фирмы. Размер денежных средств, которые могут быть выданы, российское законодательство не ограничивает. Тут все на усмотрение руководителя компании. Выдаваться финансы могут как наличным, так и безналичным способом. Регулирует данную денежную операцию Письмо Министерства по финансам РФ № 03-11-11/42288 . В нем прописан порядок ведения кассовых операций. И здесь же указано, на какие нужды предприятие может давать деньги:

• Хозяйственные нужды компании.
• На филиалы фирмы, у которых нет собственного баланса.

Особенности выдачи

Выдавать деньги под отчет компания имеет право не только своим работникам, но и другим лицам, с которыми был заключен договор гражданско-правового характера. Но статус у этих категорий разный, о чем руководство компании должно помнить. Если своего сотрудника, работающего по трудовому договору, можно направить в командировку с выплатой суточных или подотчетные деньги из заработной платы, то с теми, кто работает по гражданско-правовому договору, такие вещи не делаются. Чтобы не возникало путаницы, лучше всего деньги под отчет не сотруднику не выдавать, а использовать исполнение заключенного договора. Так, основанием для выдачи может быть заявление человека на возмещение расходов, которые пошли на выполнение поручений организации.

Сотрудника, работающего по гражданско-правовому договору, нельзя направить в командировку с выплатой суточных или удержать подотчетные деньги из заработной платы.

Официально, не сотрудникам выдавать деньги под отчет нельзя, о чем говорится в указании Банка России о ведении кассовых операций № 3210-У . Согласно данному документу, подрядчик также является сотрудником фирмы, и поэтому ему можно перечислять или выдавать в или безналичной форме денежные средства. Например, подрядчик может заказывать материалы, которые он потом станет использовать для ремонта помещений организации.

В локальных актах предприятия можно закреплять порядок выдачи подотчетных сумм подрядчикам. Кроме этого, в договорах с подрядчиком этот момент надо подробно прописывать. Стоит помнить, что в указании Банка РФ, касающегося проведения кассовых операций, говорится только о том, что под отчет выдаваться могут наличные деньги. Поэтому, если у фирмы есть необходимость выдать деньги безналичным способом (), нужно фиксировать такой порядок в локальных актах фирмы.

Порядок выдачи

В организации выдача подотчетных денег происходит обычно по следующей схеме:

1. Сотрудник пишет заявление на имя руководителя компании с просьбой выдать деньги на нужды фирмы.
2. Руководитель указывает сумму выдачи и сроки.
3. Бухгалтерия оформляет ордер на выдачу финансов.
4. В прописанный срок сотрудник подает .

И в заключение

На законных основаниях организация имеет право давать деньги под отчет тем людям, с кем у нее заключен трудовой договор или договор подряда. В других случаях выдача финансовых средств будет считаться незаконной и привлечет внимание контролирующих органов. Нарушением будет считаться также, если деньги выдаются не тому лицу, которое указано в приказе, или если средства пошли не на нужды предприятия, а на другие цели.

Что такое выдача денег подотчет, и какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет в 2019 году. Какие могут быть основания для этого, а также что о подотчетных средствах говорит законодательство.

Ни одна организация не обходится без выдачи средств сотрудникам для различных целей. Это могут быть командировки или представительские расходы.

Но для того чтобы контролировать финансы предприятия, необходимо вести правильный учет расходов. Все это – обязанность бухгалтера.

Тем более что в 2019 году начали действовать новые правила выдачи средств под отчет, о которых следует знать.

Необходимые сведения

Следует знать, что в 2019 году начали действовать некоторые изменения. К примеру, теперь подотчетные средства можно легко перечислять на банковскую карту ().

Для этого сотрудник обязан уточнить в своем заявлении, что деньги следует перечислить на его зарплатную карту.

Бухгалтеры часто допускают роковую ошибку, не оформляя возврат денег в кассу предприятия. Еще чаще сотрудники просто не возвращают средства по незнанию или специально.

Чтобы перестраховаться, лучше прописать этот пункт в или обязать работников предоставлять .

В некоторых случаях его отсутствие может повлечь за собой серьезные последствия для компании. К отчету должны быть приложены бумаги, которые могут подтвердить произведенные расходы (чеки, и т. д.).

Бухгалтер или другое уполномоченное лицо проверяет отчет и подтверждает, что средства были потрачены без нарушений.

Форма этого документа утверждена законодательством и без него производить подобные расчеты нельзя ().

Поэтому выдача денег из кассы предприятия может расцениваться налоговыми органами как серьезное нарушение процедуры. А что делать, если сотрудник не вернул остаток денег?

В этой ситуации есть только один выход – удержание определенной суммы с его зарплаты. Все это происходит исключительно на законных основаниях ().

Но следует знать, что необходимо придерживаться следующих правил:

• получить на удержание средств из заработной платы согласие работника ();
• не позднее, чем через месяц, издать соответствующий приказ;
• обязательно ознакомить с этим документом сотрудника.

Если он не дает своего согласия на вычет долга из зарплаты, этот вопрос следует решить в судебном порядке. Также не стоит затягивать с приказом, иначе также придется обращаться в суд.

Согласно Трудовому кодексу () одноразовое удержание из заработной платы не должно быть более 20 %. А если работник уволился и не погасил задолженность?

Законодательством установлено, что срок исковой давности равен 3 годам, в течение которых организация может обратиться в суд ().

Если же этот срок закончился, то предприятию придется списывать эти деньги. Согласно эта сумма должна быть включена в так называемые внереализационные расходы.

Нередко бухгалтеры настаивают на том, чтобы сотрудник подписал специальный .

Считается, что такой документ сможет гарантировать предприятию полный возврат средств. На самом деле при выдаче денег под отчет эта процедура совершенно ни к чему. Деньги и так можно будет удержать из заработной платы.

Перечень работников, с которыми договор о материальной ответственности действительно следует заключать, содержится в приложении к .

Определения

Подотчетные средства – это деньги, которые выдаются подотчетному лицу для осуществления расходов, связанных с деятельностью предприятия.

Под такими расходами подразумевают:

• хозяйственные нужды;
• командировочные;
• представительские расходы.

Подотчетное лицо – это работник предприятия, получающий деньги для определенных расходов. Раньше выдавать средства можно было исключительно штатным сотрудникам. Правда, в некоторых случаях бухгалтерии организаций обходили это правило.

Поэтому с 2019 года организациям разрешено выдавать деньги подотчет работникам, с которыми заключены (п. 5 Указаний ЦБ РФ № 3210-У от 11 марта 2019 г.).

Получая средства от организации на осуществление или другие нужды, подотчетное лицо берет на себя определенные обязательства.

В первую очередь, они касаются траты денежных средств согласно целевому назначению. Это должно быть подтверждено документально. Невозврат денег или нецелесообразные траты приводят к серьезным последствиям.

Основания для выдачи

Естественно, что в организации проводится учет все расходов, в том числе и незапланированных. И все должно быть в обязательном порядке задокументировано.

Поэтому основанием для выдачи денег является заявление сотрудника или (при начислении денег на карту).

Предварительно необходимо проверить, нет ли у сотрудника долга за ранее выданные ему денежные средства. Если же он имеется, то средства такому сотруднику не выдаются.

В случае, когда задолженностей нет, бухгалтер предприятия выдает и выдает деньги. Форма заявления законом не установлена, поэтому его пишут в произвольной форме.

Чаще всего этот документ выглядит так:

Если же денежные средства подотчет понадобились руководителю предприятия, он также обязан написать заявление.

Это необходимо, даже если о выдаче средств просит генеральный директор фирмы. Придерживаясь установленной процедуры, можно в будущем избежать проблем с налоговыми органами.

Законные основания

Законодательство РФ контролирует выдачу денежных средств подотчет с помощью .

Кроме того, процедуру выдачи денег подотчет регламентируют .

Сколько можно выдавать денег в подотчет в 2019 году

В Российской Федерации все расчеты в национальной валюте, которые осуществляются в рамках одного договора, не должны превышать 100 тыс. рублей.

И считается, что это ограничение превышать нельзя. Но есть и свои нюансы. Многих все-таки интересует вопрос о том, какую максимальную сумму можно выдать сотруднику подотчет более 100000 рублей?

Дело в том, что этот лимит на расходы установлен для расчетов между организациями и ИП. А на расчеты с физическими лицами, которыми в данном случае выступают сотрудники предприятия, он не распространяется.

Сюда входит заработная плата, социальные выплаты, личные нужды руководителя организации и выдача денежных средств под отчет.

Видео: расчеты с подотчетными лицами

Главное, чтобы лимит в 100 тысяч сотрудник не превышал при расчетах с другими компаниями или частными предпринимателями.

А значит, что законодательством РФ эта сумма не ограничивается. Поэтому максимальный размер денежных средств, выдаваемых подотчет, устанавливается руководителем организации.

Это же касается и того, какую сумму можно выдать в подотчет 2019 директору. Все зависит от финансовых возможностей предприятия.

Кто устанавливает ограничение?

Если в бюджетной организации

Получение денежных средств под отчет в бюджетных организациях ничем не отличается от этой процедуры в частных организациях.

Если деньги идут на командировочные расходы, то их размер определяют либо , либо соответствующий нормативный акт ().

Сумма также выдается исключительно на основе заявления сотрудника. Обязательно следует удостовериться, что работник отчитался за предыдущие траты бюджетных денег.

Единственное, о чем необходимо помнит сотруднику, что при расчетах от лица организации с частными предпринимателями и юридическими лицами нельзя превышать лимит в 100 тыс. рублей.

Ответственность за нарушения

Организация обязана нести ответственность за нарушения любого из пунктов Положения № 373. Она заключается в наложении на компанию следующих штрафов:

Выдача денег под отчет – важный участок бухгалтерского учета, без которого не может обойтись ни одно предприятие.

Время от времени в эти правила законодательством вносятся различные изменения, о которых необходимо знать.

Иначе любая, даже самая небольшая ошибка, может привести к нарушению закона и последующей ответственности.

Выдача денег под отчет – только на первый взгляд совершенно понятный процесс. Что тут сложного: работник написал заявление, а руководитель утвердил выдачу денег. Вот и все!

Однако кто именно может получать деньги под отчет? Можно ли выдать эти средства сотрудникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору? А представитель организации-поставщика сможет получить деньги под отчет у клиента? Может ли руководитель компании сам взять средства под отчет? Вот об этом и поговорим в данной статье!

Как и кому можно выдать денежные средства под отчет

Указание Банка РФ №3210-У от 11.03.14г. в п. 6.3 предусматривает особые условия выдачи средств под отчет:

• деньги выдаются только на основании письменного заявления работника , которое утверждено руководителем. Причем, в заявлении должны быть обязательно указаны срок, на который предоставляются данные средства, размер суммы к выдаче, виза руководителя и дата визирования. Заявление должно быть составлено подотчетным лицом;

• на основании указанного заявления оформляется расходный кассовый ордер , к которому документ прикладывается, как подтверждение целевой выдачи средств;

• деньги выдаются работнику предприятия или предпринимателя . При этом в Указании №3210-У прямо сказано на каком основании данный работник признается сотрудником организации или ИП. Для такого признания предусмотрено только два варианта: наличие трудового договора с указанным лицом либо заключение гражданско-правового соглашения с ним. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России №3210-У. Поэтому можно без опасений выдавать средства под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с которым заключен договор . В подтверждение этому есть еще и письмо самого Банка РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14г., прямо оговаривающего признание работником для цели выдачи ему средств под отчет того лица, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера. Например, договор подряда. Данное утверждение распространяется также и на сотрудников предпринимателя;

• деньги признаются выданными под отчет, если их цель – это оплата расходов, связанных с деятельностью организации или предпринимателя ;

• выдача средств под отчет возможна только, если нет никакой задолженности у сотрудника по ранее полученным им средствам под отчет . На основании Указания №3210-У Банка России данная задолженность должна быть погашена в полном объеме в кассу либо документально подтвержден ее расход в полном объеме – путем сдачи авансового отчета и документов, из которых проистекает целевое расходование средств (т.е. на предпринимательскую деятельность).

Если все вышеуказанные условия соблюдены единовременно, то средства из кассы можно без опасений выдавать под отчет. А можно ли выдать деньги под отчет руководителю компании?

Можно ли выдать деньги под отчет

Директору

Стоит напомнить, что п.6.3 и п.5 Указания Банка России №3210-У оговаривают возможность выдачи средств только работникам юридического лица, которые оформлены по трудовому договору либо работают по гражданско-правовому соглашению. При этом нет никакого указания на должностные ограничения.

Что касается директора (генерального директора), т.е. главного руководителя организации, то он, как правило, работает только на основании трудового договора (причем, это может быть даже работа по совместительству) и состоит в штате компании. Поэтому он также подпадает под категорию «работник организации». А значит, он также вправе получить деньги под отчет.

Видео — расчеты с подотчетными лицами:

Вот только как быть с оформлением заявления? В этом случае рекомендуется написать обезличенное заявление, в котором содержится не запрос на выдачу средств, а утверждение о необходимости их получения. Например, так: «Заявляю о необходимости получения под отчет 10000 (десяти тысяч) рублей для оплаты…». Кроме того, на директора компании распространяется также требование и о составлении авансового отчета.

А можно ли так оформить заявление, если средства под отчет получает учредитель организации?

Учредителю

Если учредитель юридического лица (т.е. его собственник) выступает в качестве руководителя компании или занимает в ней иную должность (например, простого менеджера или бухгалтера), то с ним организация обязательно заключает трудовой договор и принимает его в штат.

Фактически для целей Указания №3210-У Банка России такой учредитель становится обычным работником с должностными обязанностями и с трудовым договором. А значит, выдать ему средства под отчет можно!

Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги из кассы под отчет . Почему? Потому что указанное лицо не является штатным и даже внештатным сотрудником компании, а лишь ее собственником.

Поэтому средства, выданные указанному лицу из кассы, могут расцениваться, как предоставление займа. Такая трактовка выдачи средств не противоречит закону, но в этом случае:

• придется оформить с учредителем договор займа (не кредита!);
• снять средства с расчетного счета, поскольку запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов (Указание Банка РФ №3073-У от 07.10.13г.);
• кроме того, даже если учредитель потратит указанные средства на нужды предприятия, то подотчетными они все равно не будут являться. В этом случае тогда следует оформить, например, договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы для компании.

А если деньги из кассы на нужды своей фирмы возьмет предприниматель?

Предпринимателю

Действительно, если следовать норме п.6.3 и п.5 Указания №3210-У, то индивидуальный предприниматель не вправе получить средства под отчет, поскольку у него не заключен договор с самим собой ни трудовой, ни гражданско-правовой.

Однако Указание №3210-У регламентирует лишь порядок выдачи средств под отчет сотрудникам организации и предпринимателя, устанавливая для них следующее ограничение: получить деньги из кассы под отчет могут только те сотрудники, которые работают по трудовому или гражданско-правовому соглашению.

И при этом в Указании №3210-У нет никакого запрета на получение средств самим предпринимателем для целей своей деятельности. Более того, в п.1 статьи 861 Гражданского Кодекса РФ прямо говорится, что в случае расчетов с участием граждан, которые не связаны с их предпринимательской деятельностью, указанные расчеты могут осуществляться наличными средствами без ограничений в сумме.

Из этого положения вытекает обратное: при реализации гражданами наличных расчетов, которые связаны с их предпринимательской деятельностью, возникают ограничения по сумме расходования.

Иными словами, гражданское законодательство РФ разрешает предпринимателям расход наличных средств на свою предпринимательскую деятельность, но в определенных пределах.

Это же поддерживает и п.2 Указания Банка России №3073-У от 07.10.13г.: предпринимателю запрещается тратить наличную выручку, кроме оплаты им товаров, работ и услуг.

Но, чтобы осуществить такую оплату, потребуется соблюсти ряд условий:

• деньги на цели предпринимательской деятельности должны быть оплачены за счет средств, которые получены предпринимателем при реализации данной деятельности;
• расходы должны иметь документальное подтверждение, из которых вытекает их связь с предпринимательской деятельностью;
• платежи должны быть осуществлены в пределах установленного для наличных расчетов лимита, т.е. не более 100 тыс.рублей в рамках одного договора.

Т.е. выдавая предпринимателю деньги на оплату им расходов, в расходном кассовом ордере следует указать целевой характер выдачи средств. Например, так: «Для оплаты товаров по договору №1 от 16.11.15 г. через ИП Иванова В.В.».

В случае если предприниматель уже израсходовал свои собственные средства, то рекомендуется выдать ему из кассы потраченные им средства в качестве компенсации, чтобы подтвердить наличную оплату указанных расходов. В расходном ордере нужно будет указать, например: «погашение долга по оплате через ИП Иванова В.В. за …. по накладной №…. от …».

Стоит отметить, что предприниматель не обязан составлять авансовый отчет.

А можно ли выдать деньги в безналичном порядке?

Конечно, можно. В этом случае можно воспользоваться либо корпоративной картой, которая оформлена на организацию или на предпринимателя. Либо можно просто перевести средства с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица или на личную карту самого предпринимателя.

Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.

Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.

Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.

Кроме того, после расходования средств, выданных под отчет, сотрудник должен отчитаться о произведенных им тратах. Сделать это он должен в авансовом отчете и в течение не позднее 3х дневного срока по окончании срока, на который выданы средства под отчет.

Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.

Если деньги под отчет выдаются сотруднику другой компании

Подобная ситуация возникает тогда, когда действует, например, договор подряда между подрядчиком, в качестве которого выступает юридическое лицо, и заказчиком, которым может быть и предприниматель, и организация. И вот сотрудник подрядчика требует денег на закупку, например, материалов. Как выдать эти деньги? Под отчет? Или в качестве аванса по договору подряда?

Прежде всего, стоит вспомнить, что п.5 Указания №3210-У Банка России оговаривает возможность получения денег под отчет только работниками юридического лица или предпринимателя, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры.

При этом, исходя из анализа положения указанного пункта 5, следует, что гражданско-правовой договор должен быть напрямую заключен с физическим лицом. Поэтому выдача средств сотруднику подрядчика, в качестве которого выступает юридическое лицо, не является выдачей средств под отчет, поскольку договор подряда заключен именно с компанией. И как же тогда выдать указанному сотруднику деньги на закупку материалов?

В этом случае деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, при наличии у данного сотрудника доверенности от компании-подрядчика на получение денег и с указанием в расходном кассовом ордере, например: «выдача средств на закупку материалов на основании п.6 Договора подряда №234 от 10.06.16 г.».

Кроме того, во избежание неприятностей с контролирующими органами и с самим подрядчиком следует предварительно письменно оговорить условия приобретения материалов, т.е. за чей счет и кто это должен делать. Очень часто в подобных ситуациях к договору подряда оформляется договор поручения, по которому подрядчик за счет заказчика приобретает всё необходимое для работы.

Кстати, такой порядок сотрудничества, в том числе и по выдаче средств для осуществления расходов в рамках задания по гражданско-правовому договору, действует и тогда, когда в качестве подрядчика выступает индивидуальный предприниматель.

Далее никакие авансовые отчеты не составляются, а все документы, например, на закупку материалов оформляются на имя заказчика сразу. Однако указанные документы могут предоставляться заказчику не по отдельности по мере расходования средств, а вместе с Отчетом, который выступает приложением к договору поручения (подряда) и оформляется по завершении всех расходов. Данный Отчет составляет подрядчик, как сводное подтверждение произведенных им расходов за счет заказчика.

Видео — выдача денег в подотчет из кассы в 1С Бухгалтерия 8: