Большинство руководителей предприятий отправляют своих сотрудников в служебные командировки по различным целям. В данной статье мы разберем основное понятие о служебной командировке, как она составляется и основные требования к составлению данной записки.

Общее понятие о служебной записке

Служебная записка – это официальный документ, который выдается командированному лицу, отделом кадров предприятия с подписью руководителя для подтверждения официального места нахождения в командировке. Данная записка составляется отделом кадров, подписывается руководителем учреждения.

Важно!!! Служебная записка выступает единственным основанием для начисления командировочных выплат и оплаты расходов, которые напрямую связанны с командировкой.

Законодательством Российской Федерации закреплено, что сроки нахождения в командировке в обязательном порядке должны быть подтверждены проездными билетами или же их копиями. Если сотрудник потерял проездной билет, командировка может быть не оплачена. Однако бывают такие ситуации, когда сотрудник отправляется в командировку на личном транспорте, в данном случае необходимо сообщить руководителю учреждения о данном факте.

Служебная записка имеет свободную форму составления, каждое предприятие составляет данный документ по своим принципам. Но, однако, законодательством закреплена основная информация, которая должна отражаться в служебной записке на командировку.

В виде таблицы представим основную и необходимую информацию, которая по требованиям законодательства Российской Федерации должна быть отражена по прибытию сотрудника из командировки.

В данной таблице мы представили основные требования, которые должны быть соблюдены при составление служебной записки. Далее мы рассмотрим основные правила, которые необходимо соблюдать при написании служебной записки.

Основные правила при написании служебной записки

В выше представленном пункте мы рассмотрели основные требования к написанию служебной записке при отправке сотрудника в командировку. Но бывают такие случаи, когда на командировку составляется приказ. Приказ составляет руководитель учреждения, данный документ будет являться основанием для командировки и написания служебной записки не требуется, необходимо лишь приложить документы, которые подтверждаю факт расходов, которые связанны с командировкой.

Важно!!! Приказ на командировку создается начальником учреждения. В данном документе необходимо указать основную причину командировки.

Для того, что бы сотруднику оплатили расходы, которые он понес в командировке, ему необходимо написать заявление на компенсацию расходов, связанных с командировкой и приложить все чеки и билеты, которые были в командировке. Данный документ составляется сотрудником в свободной форме, по приезду из командировки. Необходимо указать:

• Цель командировки;
• Сроки командировки;
• Документы, связанные с расходами в командировке.

На основании данной статьи можно сделать вывод о том, что существует два вида служебных командировок:

• Командировка, по приказу руководителя;
• Командировка, которая подтверждается сотрудником по прибытию из командировки.

Основное отличие данных видов, заключается в том, что первый вариант составляет руководитель учреждения, а второй вариант служебной командировки необходимо написать сотруднику по приезду из командировки.

Законодательством Российской Федерации не предусмотрена определенная форма составления служебной записки, поэтому она составляется в произвольной форме, но с указанием основных фактов, которые связанны с командировкой.

Для более точного понятие о составлении служебной записки, об основных требованиях к составлению данного документа, мы представим образец.

Директору ЦБ ГБОУН

Сидоренко Павлу Аркадьевичу

От экономиста Тереховой Ольги Ивановны

Служебная записка на командировку.

Я, Терехова Ольга Ивановна, сообщаю, что в период с четвертого июня по одиннадцатое июня находилась в командировке в городе Москва, с целью повышения квалификации и сдачи соответствующих экзаменов. К месту командировки добиралась на общественном транспорте. Документы, подтверждающие расходы на проезд и проживание в гостинице, прилагаю.

Командировка продолжалась семь дней.

11.07.2019г. Терехова О.И.

Так же командировка может быть назначена на основании приказа. Рассмотрим вариант составления приказа на командировку.

Директор ООО « ХЛЕБ»

Миронов Олег Павлович

Технологу Смирновой Галине Николаевне

На командировку

В связи с запуском новой линии на хлебобулочных изделиях, главного технолога Смирнову Г.Н. необходимо отправит в командировку в г. Москва ля ознакомления технологии приготовления теста и основных правил работы новой линии. Командировка продлится три дня: с первого июня по третье июня. Гостиница для проживания предоставляется. Расходы, понесенные во время командировки, будут выплачены по приезду.

Командировки позволяют направлять сотрудников в деловые и служебные поездки в структурные подразделения организации или к фирмам-партнерам, расположенным в других городах или даже странах.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Если командировка была запланирована давно, то приказ о ней кадровая служба компании подготовит на основании плана.

Но если ситуация не терпит отлагательств и необходимость поездки появилась только сейчас, то быстро оформить ее вне графика можно через служебную записку. Именно она станет достаточным основанием, чтобы издать приказ на командировку.

Законодательная база

Служебные задачи могут выполняться сотрудником не только по месту работы, но и в других подразделениях организации, которые иногда находятся даже в разных странах.

А также некоторые сотрудники иногда вынуждены выезжать на встречу с партнерами или клиентами, либо даже проводить определенные действия прямо у них на работе.

На нанимателя ложится также обязанность по компенсации всех расходов на транспорт, проживание и т. д.

Если из места нахождения сотрудник не может возвращаться домой ежедневно, то ему также положена выплата суточных для компенсации дополнительных расходов.

НК РФ устанавливает обязанность нанимателя с выплаты за командировку удерживать все положенные налоговые платежи и переводить средства в бюджет.

С этих сумм также должны платиться страховые взносы. А вот с сумм компенсаций расходов (на жилье, на транспорт) или суточных НДФЛ и взносы в Фонды платить не требуется.

Важно! ТК РФ не позволяет отправлять в командировки беременных сотрудниц, несовершеннолетних работников и другие категории «льготников».

Оформляется она по правилам, приведенным в .

Фактически единственным обязательным документом для направления сотрудника в командировку является руководителя.

В прошлом служебные записки также были обязательными документами, по крайней мере, для внеплановых командировок.

Учитывая, что она носит необязательный характер, для нее отсутствует и регламентированная форма, утвержденная законом.

Замечание. Однако, служебная записка иногда единственный вариант дать основание для оформления командировки особенно в крупных организациях.

Более того, организация, выпустив соответствующий локальный нормативный акт, имеет возможность обязать сотрудника и его начальников следовать определенному порядку при оформлении документа или даже использовать специальную форму бланка.

Когда она необходима

Бесспорно, когда направление сотрудника в командировку инициируется руководителем организации, то без служебной записки можно обойтись.

Он может сразу всю нужную информацию прописать в приказе или оформить отдельное служебное задание.

Подобная практика широко применяется в небольших фирмах, где каждый вопрос решается в индивидуальном порядке с директором.

Если сотрудника в командировку отправляют по инициативе его самого или его непосредственных начальников, то служебная записка — именно тот документ, который может стать основанием для оформления приказа.

Замечание. При наличии командировки в служебная записка становится необязательной.

Придется также писать ее в следующих ситуациях:

• Нужно пояснить цели командировки.
• Необходимо изменить или уточнить сроки поездки.
• Требуется согласовать расходы или выплатить суточные, аванс и т. д.
• Подобное требование установлено в локальных нормативных актах организации-работодателя.

Нюансы заполнения

Она пишется в случае отправки сотрудника в командировку, при необходимости внести корректировки в параметры уже утвержденной поездки, требуется получить авансирование на расходы и т. д. При этом каждый вариант будет немного отличаться от остальных.

О продлении

Иногда командировка может неожиданно затянуться на больший срок, чем планировалось.

Это может произойти из-за болезни сотрудника или по независящим от него причинам (например, если переговоры затянулись).

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник может написать служебную записку с просьбой продлить командировку и обоснованием данной необходимости. Образец данного документа можно .

Об отмене

Ситуации, когда командировка, запланированная заранее, не может состояться из-за изменений в работе сотрудника или у партнеров компании тоже не редкость, особенно при длительных графиках поездок.

В этом случае сотрудник или его непосредственный начальник также должны поставить в известность руководство организации.

А оно уже даст необходимые указания другим отделам предприятия. Скачать образец записки об отмене служебной командировки можно .

На командировочные расходы

Обычно на расходы сотруднику выдается определенный авансом перед его поездкой. Это делается с целью, чтобы он не оказался в невыгодном положении и не был вынужден расходовать собственные средства на служебные нужды.

Но работодателю необходимо знать, какую сумму требуется выдать и учесть пожелания сотрудника при их наличии. Для этого также пишется служебная записка (пример можно ).

Для отчета

По окончании поездки сотрудник должен отчитаться о выполнении служебных заданий, а также расходах.

В отношении выданного аванса сдается авансовый отчет в бухгалтерию. Сложнее ситуация обстоит с отчетом о выполнении поручений.

Ранее для служебного задания существовала специальная форма, где и ставились отметки о выполнении конкретных задач. Вместо этого документа теперь чаще оформляют обычную служебную записку (пример можно ).

Особенности составления

Служебная записка — это документ свободной формы, хотя некоторые организации и пытаются его загнать в определенные рамки, утверждая соответствующие формы с помощью локального нормативного акта.

В зависимости от ситуации оформляется она непосредственным руководителем сотрудника, отправляемого в командировку или самим работником.

Дополнительно к ней могут прилагаться самые разные документы. Например, для подтверждения использования автомобиля понадобится путевой лист и чеки за бензин.

Важно! В записке должна четко и ясно излагаться суть обращения, просьбы или информация, которая должна быть доведена до руководителя.

Для ИП

Индивидуальные предприниматели являются фактически самозанятыми гражданами. Они не могут себя отправить в командировку.

Однако, это не лишает ИП возможности учитывать расходы на проживание и/или топливо при расчете и уплате налогов.

Но для этого надо будет иметь документальное подтверждение расходов и обосновать при необходимости смысл поездки для бизнеса.

Для руководителя предприятия

Руководителю предприятия довольно часто также нет необходимости отчитываться за свои командировки.

Исключения составляют ситуации, прямо предусмотренные в Уставе или других локальных нормативных актах компании.

В большинстве случаев от руководителя предприятия не требуется никаких служебных записок. Но если она предусмотрена, то пишется точно в том же порядке, что и простым сотрудником.

При поездке за границу

Не все организации отправляют сотрудников в поездки исключительно по территории России.

Довольно много людей вынуждены по работе ездить и в другие государства. Им в обязательном порядке необходимо писать служебную записку.

Доказательством зарубежной поездки станут отметки таможенных служб. Совсем не лишним будет приложить также и проездные документы или сделать отметки в путевом листе.

Последнее правда возможно обычно исключительно в ближайших странах.
Командировочные при зарубежной поездке выплачиваются обычно в валюте.

Работодатель также будет должен взять на себя оплату госпошлины за выдачу загранпаспорта сотруднику, если самостоятельно им документ ранее не оформлялся.

Совет. Нанимателям выдавать командировочные лучше все же переводом на карту. С наличными средствами других государств проблемы могут возникнуть как у организации, так и у сотрудника.

На служебном или личном авто

При поездке на служебном или личном авто сотрудника организации надо будет оплатить ему расходы на бензин или учесть выданные авансом средства. Для этого составляется .

Дополнительно в данной ситуации сотруднику потребуется написать служебную записку и об использовании личной или служебной машины. Пример данного документа можно .

Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

В каких именно? И нужна ли она вообще?

Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

Нормативная база

Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном .

Что это за документ?

Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

Служебная записка потребуется в следующих случаях:

• если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
• если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

Для чего требуется?

В первую очередь, данный документ необходим для начисления , так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

Какие документы заменяет?

Служебная записка согласно новому заменяет собой следующие документы:

• командировочное удостоверение;

Составляем служебную записку на командировку (образец 2019)

Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

Требования к документу

Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

Форма и структура

Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

• В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
• В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
• В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
• Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

Образец заполнения (пример)

Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2019) можно здесь:

Кто подписывает и согласовывает?

Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

Сроки сдачи

В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

Сопроводительные документы

Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

• путевой лист;
• подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
• прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

Нюансы составления

При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

Поездка за границу

Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

• путевой лист;
• чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
• документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

Командировка директора

Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны , ее или .

По сути, записка будет дублировать приказ.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

Командировка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года № 03-11-11/166 в командировки могут быть отправлены только наемные работники.

Предприниматели являются самозанятым населением, а значит не могут отправить сами себя в командировку.

Таким образом, ИП освобождены от обязанности оформлять приказ, служебную записку и предоставлять подтверждающие документы о понесенных расходах.

Однако расходы можно учесть при уплате налога.

Налоговый кодекс позволяет в таких случаях уменьшить налогооблагаемую базу:

• Расходы на оплату гостиничного номера можно списать как затраты на аренду.
• Расходы на топливо можно списать как материальные затраты.

Все понесенные расходы необходимо документально подтвердить.

Процедура командирования сотрудников осуществляется заранее по подготовленному плану и графику. Подробности прописываются в изданном руководителем приказе. Однако бывают случаи, при которых необходимость отправки возникает неожиданно. Тогда работник должен написать заявление на командировку.

Служебная записка как основание для издания приказа

Служебная записка заполняется командированным работником письменно в свободной форме или на бланке, принятом к использованию на предприятии.

В качестве приложения к ней требуется предоставить документацию, подтверждающую факт прибытия на место, срок пребывания в командировке, денежные расходы (чеки, квитанции на оплату, билеты на транспорт и т. д.).

Если таких документов нет, организация, которая принимает командированного работника, указывает сведения о прибытии. Вписывается следующая информация:

• полное наименование предприятия;
• даты прибытия и отбытия сотрудника;
• причина отсутствия подтверждающих документов (например, потеря);
• дата внесения сведения;
• подпись должностного лица;
• гербовая печать предприятия.

ВНИМАНИЕ! Если в служебной записке нет документов и сведений от принимающей стороны, сотрудник не вправе получить оплату командировки, которая начисляется в качестве компенсации расходов личных денежных средств.

Требования к документу

Служебная записка составляется в свободной форме, так как для ее заполнения не предусмотрено универсального бланка. Но при этом она является бланком строгой отчетности, поэтому к ее содержанию выдвигаются определенные требования, обязательные для соблюдения.

Согласно положениям ст. 9 закона федерального значения №402-ФЗ в ней должны указываться следующие сведения:

• наименование документа;
• полное название компании с указанием формы собственности;
• персональные данные командированного сотрудника и название занимаемой должности;
• задание сотрудника;
• дата заполнения;
• место назначения командировки и длительность пребывания;
• перечень прилагаемых документов;
• подпись составителя.

ВАЖНО! Если в качестве транспортного средства для поездки , дополнительно требуется указать его марку и модель, а также государственный регистрационный номер.

Структура и содержание

Алгоритм написания служебной записки отличается в зависимости от ее назначения. Документ, являющийся основанием для издания приказа, пишется по следующей схеме:

1. Заполняется правый верхний угол листа. Указывается должность и Ф. И. О. командированного работника, Ф. И. О. должностного лица, которому направляется записка.
2. Указывается дата составления, порядковый номер и полное наименование организации.
3. Приводятся причины возникновения необходимости отправления в поездку, а также ее сроки.

Записка, которая составляется в качестве отчета о командировке, заполняется следующим образом:

1. Первые два пункта аналогичны инструкции заполнения служебной записки.
2. В основной части прописываются реквизиты приказа, по которому осуществлялась поездка.
3. Перечисляется подтверждающая факт поездки документация.

Отчет заверяется и предоставляется в бухгалтерский отдел вместе с .

Порядок согласования

Независимо от целевого назначения составляемого документа, он обязательно заверяется директором организации. После этого происходит оформление приказа.

Образец

Образец заявления на командировку, служащего основанием для издания приказа:
Образец служебной записки на командировку, которая используется в качестве отчета:

Если вы составляете служебную записку на командировку, образец 2019 позволит избежать ошибок. Что включить в документ в обязательном порядке и какую форму использовать, расскажут наши эксперты.

В статье:

Что такое служебная записка на командировку

Служебная записка о направлении в командировку - особый документ, удостоверяющий факт пребывания сотрудника на месте назначения, дату приезда и возвращения. Она нужна, если сотрудник осуществляет поездку на любом транспорте, в том числе на личном, служебном, арендованном. Документ требуется и в случае, когда сотрудник не имеет документов, подтверждающих факт проезда и проживания.

Служебная записка, если опираться на Постановление Правительства РФ под № 1595, заменяет командировочное удостоверение, отчет о выполненных работах, служебное задание. Она служит подтверждением расходов, понесенных человеком за время командировки. Оформляйте документ и для начисления суточных, ведь для их расчета требуется знание времени, которое работник провел в поездке.

Обратите внимание! На законодательном уровне не установлено, где хранятся служебные записки о командировке. Копии документов подшивайте к личному делу, а для оригиналов сделайте отдельную папку. Это наиболее удобный вариант.

Шпаргалка: служебная командировка

Скачать в Системе Кадры

Образец служебной записки на командировку составляется организацией, но не запрещается использовать любой типовой шаблон. Ни один нормативно-правовой акт не фиксирует порядок оформления документа. Если сочтете нужным закрепить основные положения о регулировании содержания, внесите соответствующие записи в локальные акты предприятия. Такая возможность регламентирована пунктом 3 Положения под №749. Правила можно прописать и в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

Как составить служебную записку на командировку: образец 2019

Служебная записка составляется как самим работником, так и руководителем. Документ подготавливается от руки или в печатном виде. Учитывайте, что без подписи сотрудника он не имеет юридической силы.

• В правом верхнем углу вписывают ФИО руководителя компании в дательном падеже. Ниже - ФИО руководителя подразделения. Здесь же указывают ФИО специалиста, составляющего записку.
• В центре бланка пишут наименование документа, а с новое строки - его содержание. Работник или руководитель излагает текст в свободной форме. Он указывает дату отъезда и приезда; цель командировки. При поездке на личном или служебном транспорте вписывают марку, модель машины, регистрационный номер.
• В самом низу бланка описывают прилагаемые документы, указывают дату составления бумаги и подпись работника с расшифровкой.

Служебная записка о направлении в командировку: образец заполнения руководителем

Скачать образец

Вариант заполнения записки работником

Скачать образец

Если составляется служебная записка об отмене командировки, образец должен включать основания. Поэтому включайте в него причины, почему сотрудника решили не отправлять на другой объект или в иную местность. Например, «В связи с выполнением ремонтных работ арендатором своими силами, прошу отменить командировку инженера Иванова А.А. в город Саратов» или «По причине болезни руководителя организации отменить командировку Кондратьеву А.С.». Выбирайте подходящие формулировки, опираясь на обстоятельства. Дополнительно издавайте приказ.

Когда подготавливается служебная записка о продлении командировки, образец должен включать перечень причин или обстоятельств, по которым сотрудник задерживается. Он составляется непосредственным или временным руководителем, работником. Если при выполнении поручений сотрудник заболел, помимо записки он обязан предоставить больничный лист. Читайте статью в журнале «Кадровое дело»: «».

Форма служебной записки на командировку может быть любой, но подумайте над ее содержанием. Включайте в текст значимые факты, избегайте изложения второстепенных событий, не несущих смысловой нагрузки. Всегда перечитывайте предоставляемые сотрудниками документы. При обнаружении ошибок просите их переделать.

Когда документ будет составлен и согласован в бухгалтерии, передавайте его на подпись руководителю организации и командированному сотруднику. Все расходы, понесенные работником во время поездки, должны быть задокументированы для налоговой отчетности и расчета компенсаций.

Обратите внимание! Если служебная записка составляется по факту возвращения из поездки, работник должен как можно быстрее отдать ее руководителю. В 7 пункте Положения под № 749 говорится об этом.

Вместе со служебной запиской сотрудник отдает документы о понесенных расходах во время поездки. В качестве них выступают чеки, договора и прочее. Если человек не может представить документы, руководитель решает, возмещать расходы или нет. В этом случае в служебной записке работник детально расписывает понесенные расходы, причины отсутствия подтверждающих бумаг.

Командировка директора

Поскольку директор считается сотрудником организации, на него распространяются правила и положения законов, нормативно-правовых актов, касающихся рядовых работников. В пункте 7 Положения под № 749 нет исключений из этого правила. Но Роструд имеет другую позицию по данному вопросу - считается, что руководителю не требуется составлять служебную записку, так как им подписываются приказы о командировке, ее переносе, продлении. Чтобы избежать недоразумений, внесите в локальные акты компании положение о необязательном составлении документа директорами.

Поездка в выходной день

При составлении служебной записки на командировку в образце 2019 не нужно производить расшифровку специфики дней - рабочих, выходных. Основанием для выплат является табель учета рабочего времени. Поэтому документ составляется обычным образом, даже если поездка приходится на выходной или праздничный день.

Поездка предпринимателя

Согласно письму Минфина России от 05.07.2013 года под № 03-11-11/166, в командировки отправляют только наемных работников. Предприниматели - самозанятое население. Они не могут отправить себя в командировку. ИП освобождены от обязанности составлять приказ, служебную записку, представлять документы о затратах. Но расходы можно учитывать при уплате налогов, чтобы уменьшить налогооблагаемую базу. Чтобы обосновать необходимость поездки в рамках предпринимательской деятельности, потребуется протокол переговоров с поставщиками, покупателями, прочие документы.

Разработайте форму служебной записки на командировку, используя любой образец 2019. Заполните поля, в которых перечисляются сведения о компании, но оставьте пустыми строки для внесения личных данных сотрудников. При использовании шаблона удастся избежать ошибок, быстрее заполнять документ. Храните записки в архиве организации не менее 5 лет.