Разработка положения о структурном подразделении (общая часть)

При формировании структуры предприятия необходимо не только определить функции каждой структурной единицы, но и закрепить их в соответствующем документе.

Положение о структурном подразделении является докумен­том, определяющим:

Порядок создания подразделения;

Правовое положение подразделения в организационной струк­туре предприятия;

Задачи и функции подразделения;

Наименование структурного подразделения обозначает основное направление деятельности. Существует несколько подходов к уста­новлению наименований подразделений. Прежде всего, это наиме­нования, которые содержат указание вида подразделения и основное его функциональное направление, например «финансовый отдел», «планово-экономический отдел», «отдел организации и оплаты труда», «отдел кадров» и т. д. Наименование подразделения может быть производным от наименований должностей главных специа­листов, возглавляющих эти подразделения, например «отдел глав­ного технолога», «отдел главного механика» и т. д.

В то же время практикой выработаны емкие наименования без указания на вид подразделения, например «канцелярия», «бухгал­терия», «архив». К таковым относятся также и цехи. Будучи произ­водственным подразделением предприятия, цех может выпускать различные виды продукции. В этом случае к слову «цех» присоединя­ется наименование продукции, например «колбасный цех», или плюс ко всему - основная производственная операция, например «цех по производству фитопрепаратов», «цех по сборке кузовов автомоби­лей» и т. д.

Следует отметить, что в законодательстве нет жесткой регла­ментации наименований структурных подразделений предприятия. Одним из способов установления наименований подразделений явля­ется Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями и т. д.). Некото­рую помощь в определении наименования можно получить, обра­тившись к Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что наимено­вания должностей должны устанавливаться в строгом соответствии с этим классификатором.

В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании, например «финансово-бухгалтерс­кий отдел», «финансово-экономический отдел», «отдел маркетинга и сбыта» и т. д.

В разделе «Общие положения» отражаются:

1. Место подразделения в структуре предприятия. Подразделе­ние может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки).

2. Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредите­лями. В первом случае распорядительным документом является при­каз, во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.

3. Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколь­ко самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность.

Как правило, технические подразделения подчиняются техни­ческому директору (главному инженеру); производственные - замес­тителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделе­ния - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком «раскладе» непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых воз­лагается обязанность управления отдельными группами подразделе­ний, то ему подчиняются все основные структурные единицы.

Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководи­телю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и др.).4. Руководство подразделением. Руководству может быть посвящен только один пункт, например «финансовый отдел возглавляет начальник». 5.Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В за­висимости от того, какие функции выполняет подразделение, опре­деляется и перечень документов. Например, для главной бухгалтерии специальным и первоочередным документом является Федеральный
закон «О бухгалтерском учете », а для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Подразделение предприятия также должно руководс­твоваться внутренними документами (уставом предприятия, поло­жением о подразделении). В том случае, если трудовые отношения на предприятии регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.

6. Иное. В положениях о структурных подразделениях может приводиться перечень основных понятий и определений. Это харак­терно для подразделений, выполняющих специфические функции. Гак, в положение об отделе по защите информации следует вклю­чить пояснения основных терминов «утечка информации», «объект информации», «противодействие» и т. д. Такая расшифровка осо­бенно необходима в тех случаях, когда в состав подразделения входят специалисты, выполняющие работы , не связанные с основными его задачами (например, экономист в отделе по защите информации).

В разделе «Структура и штатная численность» необходимо отобразить структуру подразделения, указать порядок ее формиро­вания и утверждения. Первоначальное предложение о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как пра­вило, следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представля­ется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напря­мую директору предприятия для утверждения.

В процессе деятельности подразделения структура может пере­сматриваться и соответственно изменяться вплоть до полного упраз­днения. Порядок утверждения штатной численности подразделения практически тот же. Между тем штатная численность подразделения может утверждаться тем же приказом (решением), что и само подраз­деление, и оформляться в виде приложения к положению.

Структуру подразделения можно отразить различными спосо­бами. Прежде всего, это текстовой способ. Так, пункт о структуре отдела главного механика на предприятии, производящем ветери­нарные препараты, может быть следующим:

«В состав отдела главного механика входят следующие подразде­ления: ремонтно-механический участок, участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок, участок по ремонту и обслужива­нию санитарно-технических систем».

Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения, и по возможности взаимосвязи между ними.

Не всегда структурное подразделение подвергается дроблению. В этом случае в разделе «Структура и штатная численность» указы­ваются либо группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо отдельные специалисты. При выполнении конкретных функций, группам могут присваиваться определенные наименования (например, группа финансового анализа в составе финансового отдела). Возглавляется группа, как правило, ведущим специалистом или специалистом более высокой категории по долж­ностному наименованию в данной группе.

В этом же разделе следует отразить порядок утверждения поло­жений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников и т. д.

В разделе «Задачи» перечисляются основные проблемы, решае­мые подразделением и определяющие направление его деятельности. Действующий в настоящее время Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих не содержит указание на то, что его нормы могут использоваться при составлении положений о структурных подразделениях. Действовав­шими ранее тарифно-квалификационными характеристиками (ТКХ) по должностям работников различных отраслей экономики предус­матривалось, что ТКХ служат основой при составлении положений о структурных подразделениях, определяющих роль и место подразде­лений на предприятиях, в организациях и учреждениях.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отве­чающие за отдельные направления, то задачи регламентируются под­робно для того, чтобы затем в соответствии с каждой из выделенных задач можно было определить функции каждой такой единицы.

В разделе «Функции» перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе «Должностные обязанности» квалифика­ционной характеристики руководителя структурного подразделения. Еще раз напомним, что положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подраз­деления, а соответственно использование квалификационной харак­теристики только поможет определить функции отдела в целом.

В то же время именно в этом разделе положения должна отра­жаться специфика предприятия. Поэтому наряду с общими функци­ями необходимо подробно определить специальные, обусловленные деятельностью предприятия.

Раздел «Функции» может создаваться не только как «генераль­ная определяющая» деятельности предприятия, но и как управлен­ческий инструмент. В ряде положений о структурных подразделениях следит подробно расписать и каждую функцию и способы ее реализации, при этом не забыть об очередности выполнения каждой фун­кции.

В разделе «Права» приводится перечень прав подразделения.

Среди общих прав подразделения следующие:

1. Давать структурным подразделениям и отдельным специалис­там указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

2. Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

3. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию под­разделения, а также по другим вопросам, не требующим согласова­ния с руководителем предприятия.

4. Представительствовать от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также дру­гими предприятиями, организациями, учреждениями.

5. Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6. В необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия.

Специальные права подразделения зависят от его функций и задач. Заметим, что специальные права по сути своей представляют собой обязанности. Между тем, довольно часто возникают слож­ности в тех случаях, когда, скажем, одно подразделение совершает определенные служебные действия по отношению к другому. Очень редко можно услышать «это не в компетенции финансового отдела», зато гораздо чаще звучит «финансовый отдел не имеет права».

Для того чтобы избежать таких ситуаций, разработчики положе­ний о структурных подразделениях вводят в числе специальных прав функциональные обязанности.

Так, например, финансовый отдел имеет право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые про­тиворечат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора пред­приятия и начальника юридического отдела. Однако это не столько право, сколько обязанность. Но фиксация данного действия как права является одним из способов избежать конфликта между финансовым отделом и другими подразделениями предприятия. С другой стороны, право не всегда реализуют (на то оно и право), а это в свою очередь может привести к тому, что отдел охраны окружающей среды может проверить производственное подразделение, а может и не проверить, отдел контроля качества может реализовать свое право прекратить приемку продукции ненадлежащего качества, а может и не реализо­вать. Целью, прежде всего, является устранение возможности воз­никновения конфликтов внутри коллектива предприятия. Поэтому большинство специальных прав подразделений необходимо рассмат­ривать как функциональные обязанности.

В разделе «Права» можно отразить и такой вопрос, как согласо­вание с подразделением отдельных документов. Например, в Поло­жении о планово-экономическом отделе:

«Проекты приказов, положений, инструкций и других докумен­тов, затрагивающих вопросы экономической работы, структурных единиц подразделения и штатов подлежат обязательному согласова­нию с планово-экономическим отделом».

Определение служебных связей или схем взаимодействия струк­турных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи «шлифуются» и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствую­щие изменения и дополнения.

Конечно, можно ограничиться фразой «Подразделение взаимо­действует с другими подразделениями предприятия». Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием. Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:

1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследователь­ских работ . Для этого из каждого подразделения выделяются работ­ники и они совместно выполняют определенные работы.

2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.

3.В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярии) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использова­нии материальных ценностей.

4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содер­жание подразделения; планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов; главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.

Если в разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» отразить вопросы «получения» и «предоставления», то вопросы «совместной разработки (работы, проведения)» можно оформить в виде отде­льных решений руководителей структурных подразделений.

С целью исключения дублирования и «параллелизма» функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных под­разделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Этим достигается главная цель управления предприятием - четкая регла­ментация функций каждого подразделения.

В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель отдела дол­жен знать, что «творится» на участках, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными едини­цами легче, чем предусмотреть схему взаимодействия сектора бюд­жетирования в составе финансового отдела с коммерческим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о секторе бюджетирования, и там же отражается порядок согласования «вне­шних» действий с руководителем финансового отдела.

Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе можно отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей, порядок разре­шения разногласий, возникающих между подразделениями. При разработке раздела «Ответственность» следует помнить о том, что ответственность руководителя структурного подразделе­ния определяется положением о подразделении. В первую очередь руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.

На него также возлагается персональная ответственность за:

Соответствие законодательству издаваемых подразделением и подписываемых руководителем инструкций, указаний и других пра­вовых актов;

Организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;

Своевременность и качество исполнения документов и поруче­ний руководства предприятия;

Создание условий для производственной деятельности сотруд­ников подразделения;

Обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразде­лении и соблюдение правил пожарной безопасности ;

Соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производствен­ной дисциплины.

Не всегда следует разделять ответственность отдела и ответствен­ность руководителя. Для положений об отдельных подразделениях следует предусмотреть и коллективную ответственность. Так, целе­сообразно ввести коллективную ответственность отдела по защите информации за сохранность сведений, составляющих государствен­ную или коммерческую тайну как своего предприятия, так и конт­рагентов предприятия, за обеспечение прикрытия информации, имеющей конфиденциальный характер.

Для большинства подразделений предприятия в Положении сле­дует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

Рекомендуется предусмотреть графу ознакомления работников подразделения с положением, или графу о доведении положения до работников подразделения. Например: «Настоящее Положение дове­дено до (Ф. И.О. сотрудников отдела; дата)».

Текст положения о структурном подразделении может не разде­ляться на отдельные блоки (разделы, статьи). Однако в нем должны быть определены порядок образования подразделения, его правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, взаимоотноше­ния с другими подразделениями, ответственность.

Индивидуальная часть (в зависимости от задания) «УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Финансового директора

1. Общие положения

1.1. Финансовый директор непосредственно подчиняется Гене­ральному директору.

1.2. Финансовый директор принимается на работу и освобожда­ется от занимаемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Финансового директора принимается лицо, име­ющее высшее профессиональное образование и опыт работы на соот­ветствующей должности или главным бухгалтером не менее 5 лет.

1.4. В своей работе Финансовый директор руководствуется зако­нодательством РФ и другими нормативными актами РФ и г. Москвы, регламентирующими финансово-экономическую и производственно-хозяйственную деятельность компании, нормативными и методичес­кими документами по вопросам организации бухгалтерского учета и управления финансами, Уставом, организационно-распоряди­тельной и нормативной документацией, а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Информационно-аналитическое обеспечение деятельности компании.

2.2. Представление интересов компании во внешних организациях.

2.3. Бизнес-планирование и бюджетирование деятельности ком­пании и входящих в нее организаций.

4.9. Контроль за ликвидностью организаций, входящих в компа­нию, соблюдением сроков платежей по внутренним договорам ком­пании.

5. Взаимодействие

5.1. Главный бухгалтер получает:

5.1.1. От генерального директора:

Распоряжения о формировании и реализации стратегии разви­тия организации, налоговой политики;

Распоряжения о проведении платежей.

5.1.2. От руководителей подразделений:

Подписанные генеральным директором договоры с контраген­тами компании;

План платежей по договорам компании;

План налоговых платежей.

5.2.2. Руководителям подразделений:

Регулярную информацию об обязательствах по договорам с контрагентами компании;

Требования к содержанию и срокам предоставления отчетной документации о выполненных работах и полученных материалах

6. Ответственность

Главный бухгалтер несет ответственность за:

6.1. Качественное и своевременное осуществление задач и функ­ций, предусмотренных настоящей инструкцией.

6.3. За передачу посторонним лицам документов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Бухгалтера

1. Общие положения

1.1. Бухгалтер подчиняется Главному бухгалтеру.

1.2. Бухгалтер принимается на работу и освобождается от зани­маемой должности (по согласованию с Главным бухгалтером) при­казом Генерального директора.

1.3. На должность Бухгалтера принимается лицо, имеющее сред­нее профессиональное или незаконченное высшее профессиональное образование и опыт работы на соответствующей должности не менее I года.

1.4. В своей работе Бухгалтер руководствуется законодательством РФ и другими нормативными актами РФ и г. Москвы в области бухгалтерского учета и налогообложения, Уставом, организационно-распорядительной и нормативной документацией -11рибор», а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Формирование, ведение и хранение баз данных бухгалтерс­кой информации.

2.2. Своевременное обеспечение Главного бухгалтера аналити­ческой информацией для подготовки отчетности.

2.3. Предоставление отчетности в налоговые и другие государственные органы.

2.4. Участие в проведении сверок с контрагентами компании.

3 . Права Бухгалтер имеет право:

3.1. Требовать от руководителей компании создания условий для обеспечения безопасности и эффективной работы.

3.2. Требовать от работников подразделений компании соблю­дения установленных правил и сроков оформления первичных учет­ных документов.

4. Обязанности

4.1. Прием первичной документации по соответствующим участ­кам бухгалтерского учета и подготовка их к обработке.

4.2. Подготовка платежных документов по соответствующим участкам бухгалтерского учета.

4.3. Мониторинг законодательства РФ и г. Москвы в области бух­галтерского учета и налогообложения, регулярное повышения ква­лификации.

4.4. Внедрение передового опыта организации бухгалтерского учета, использования современных средств вычислительной тех­ники.

4.5. Подготовка бухгалтерских справок по запросам руководите­лей подразделений.

5. Ответственность

Бухгалтер несет ответственность за:

5.1. Качественное и своевременное осуществление задач и функ­ций, предусмотренных настоящей инструкцией.

5.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

5.3. За передачу посторонним лицам документов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

5.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Начальника АХО

1. Общие положения

1.1. Начальник АХО непосредственно подчиняется Генеральному директору.

1.2. Начальник АХО принимается на работу и освобождается от занимаемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Начальника АХО принимается лицо, имеющее среднее профессиональное или незаконченное высшее образование и опыт работы на административных должностях или в секретариате не менее 1 года.

1.4. В своей работе Начальник АХО руководствуется действу­ющими нормативными и методическими материалами в области организации производства, труда и управления, Уставом, органи­зационно-распорядительной и нормативной документацией, а также настоящей инструкцией.

2. Основные задачи

2.1. Обеспечение условий для выполнения подразделениями ком­пании своих должностных обязанностей.

2.2. Руководство административным персоналом.

3. Права

Начальник АХО имеет право:

3.1. Требовать от подразделений компании бережного отноше­ния к имуществу компании, соблюдения лимитов, установленных соответствующими расходными статьями бюджета компании.

4. Обязанности

4.1. Организация условий для работы и отдыха сотрудников в течение рабочего дня:

Обеспечение рабочих мест необходимым оборудованием, инвентарем, расходными материалами;

Контроль за исправной работой оргтехники, взаимодействие с соответствующими службами технической поддержки и эксплуата­ции;

Участие совместно с финансовой службой в ведении учета име­ющегося имущества, контроль за обеспечением его сохранности, восстановления и пополнения.

5. Взаимодействие

5.1. Начальник АХО получает:

5.1.1. От руководителей подразделений компании:

Ежемесячные заявки на обеспечение канцелярскими прина­длежностями, расходными материалами;

5.1.2. От бухгалтерии - платежные документы по оплате счетов; требования к содержанию и срокам предоставления отчетной доку­ментации о полученных материалах.

5.2. Начальник АХО передает:

5.2.1.Руководителям подразделений компании - лимиты расход­ных статей бюджета компании по обеспечению канцелярскими при­надлежностями, расходными материалами.

5.2.2.В бухгалтерию - счета для оплаты поставок материалов, накладные, счета-фактуры.

5.2.3.Техническому персоналу - приказы и распоряжения Гене­рального директора и руководителей подразделений компании, касающиеся правил внутреннего распорядка, укрепления трудовой дисциплины, контроля за санитарно-техническим состоянием слу­жебных кабинетов, производственных и хозяйственно-бытовых помещений в подразделениях компании.

2. Ответственность

Начальник АХО несет ответственность за:

6.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

6.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.

Ознакомлен:

«УТВЕРЖДАЮ»

Генеральный директор

Должностная инструкция

Секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь непосредственно подчиняется Генеральному
директору.

1.2. Секретарь принимается на работу и освобождается от зани­маемой должности приказом Генерального директора.

1.3. На должность Секретаря принимается лицо, имеющее сред­нее профессиональное или незаконченное высшее образование и oiii. it работы на административных должностях или в секретариате не менее 1 года.

1.4. В своей работе Секретарь руководствуется действующими нормативными и методическими материалами в области организа­ции производства, труда и управления, Единой государственной сис­темой делопроизводства, стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации, утвержденной схемой структуры компании, регламентом документооборота ком­пании, Уставом, организационно-распорядительной и нормативной документацией 000 «СервисБытПрибор», а также настоящей инс­трукцией.

2. Основные задачи

2.1. Организационно-техническое обеспечение работы Генераль­ного директора.

2.2. Методическая помощь подразделениям компании во взаимо­действии с внешними организациями, в правильном формировании и оформлении дел.

2.3. Обеспечение условий для выполнения подразделениями ком­пании своих должностных обязанностей.

2.4. Организация и контроль за исполнением регламента доку­ментооборота в компании.

3. Права Секретарь имеет право:

3.1. Требовать от подразделений компании правильности офор­мления технических документов и своевременной сдачи материалов в архив.

3.2. Требовать от подразделений компании соблюдения регла­мента документооборота в компании.

3.3. Участвовать в проведении экспертной оценки и отбора мате­
риалов, не подлежащих хранению.

4. Обязанности

4.1. Организация рабочего графика Генерального директора, подготовка и обслуживание деловых визитов, переговоров, совеща­ний, приема посетителей по распоряжениям Генерального дирек­тора.

4.2. Организация взаимодействия компании с внешними органи­зациями, прием и отправка информации для соответствующих под­разделений компании, организация приема посетителей.

4.4.Организация работы по своевременной обработке поступа­ющей и отправляемой корреспонденции, регистрации, учету, хране­нию и передаче документов текущего делопроизводства, созданию справочного аппарата для быстрого и удобного поиска докумен­тов.

4.5. Прием, регистрация, систематизация и хранение документов до передачи их в архив

4.6. Составление номенклатуры дел, каталогов, картотек и дру­гого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, хранящихся в архиве.

4.7. Подбор и выдача подразделениям компании документов, подготовка необходимых справок по данным, имеющимся в матери­алах архива.

4.8. Осуществление контроля за состоянием документов, их сохранностью, своевременным восстановлением и заменой.

5. Взаимодействие

5.1. Секретарь получает:

5.1.1.От Генерального директора - распоряжения по организа­ции текущего рабочего графика.

5.1.2.От руководителей подразделений компании:

Документы для передачи во внешние организации и подготов­ленные к оформлению для хранения в архиве документы.

5.2. Секретарь передает:

5.2.1.Генеральному директору - документы и информацию, тре­бующую принятия решения на уровне руководства компании;

5.2.2.Руководителям подразделений компании - документы и информацию, требующую принятия решения на уровне подразделе­ний;

6. Ответственность Секретарь несет ответственность за:

6.1. Качественное и своевременное осуществление задач, предус­мотренных настоящей инструкцией.

6.2. Соблюдение трудового законодательства, действующих нор­мативных актов РФ, приказов, распоряжений, инструкций, положе­ний и других нормативных документов компании.

6.3. Несанкционированную передачу посторонним лицам доку­ментов и сведений, наносящих ущерб интересам компании.

6.4. Выполнение требований безопасности деятельности компа­нии.

Мера дисциплинарной ответственности определяется Генераль­ным директором.

Положение о структурном подразделении(коллегиальном или совещательном органе) – это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов.

Положения о структурных подразделениях и иных органах можно классифицировать следующим образом:

· положения о структурных подразделениях;

· положения о коллегиальных и совещательных органах: руководящих (совет директоров, правление) и специализированных (уче­ный совет, научно-технический совет и др.);

· положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах).

Положения о подразделениях могут быть типовыми и индивидуальными . Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений, и на их основе разрабатываются индивидуальные положения.

Положение о подразделении имеет следующие разделы:

1 Общие положения.

2 Основные задачи (Цели и задачи).

3 Функции.

5 Руководство и структура подразделения.

6 Ответственность.

7 Финансирование, материально-техническое обеспечение (если необходимо).

8 Взаимоотношения с другими подразделениями.

В разделе «Общие положения» указываются полное точное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется подразделение в своей деятельности (перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов), кем возглавляется и кому подчиняется (орган управления или должностное лицо, в распоряжении которого находится структурное подразделение), степень его самостоятельности, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

В разделе «Основные задачи» («Цели и задачи») в обобщенном виде формулируется главная цель деятельности структурного подразделения и его основные задачи (направления деятельности).

При формулировании целей необходимо чтобы цели были одного масштаба, необходимо избегать второстепенных и побочных целей, несвязанных или, еще хуже, противоположных, возможно указание декларативных (пока недостижимых) целей.

Задачи должны соответствовать целям. Каждой цели может соответствовать несколько непосредственных задач. Каждая задача может вести к достижению нескольких целей. Но не должно быть задачи, которая бы не вела хотя бы к одной из ранее поставленных целей, как и цели, для которой не нашлось хотя бы одной конкретной задачи.

В отличие от целей задачи должны быть достижимыми и измеряемыми. Выполнение поставленных задач должно быть измеряемо в штуках или рублях, тоннах или километрах в зависимости от специфики организации.

Раздел «Функции» – основной раздел положения, он должен включать всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения: подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

В разделе «Права» перечисляются права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на него задач. При изложении прав подчеркивается их соответствие действующему законодательству, нормативно-правовым документам Правительства, вышестоящих органов управления и документам, регламентирующим деятельность данной организации в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций.

Раздел «Руководство и структура подразделения» описывает организацию работы структурного подразделения и обязанности руководителя:

· наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы (квалификационные требования);

· замещение руководителя структурного подразделения в период его отсутствия;

· состав структурного подразделения;

· организационная структура подразделения (в виде схемы);

· организация деятельности подразделения и его работников руководителем (персональные права и обязанности руководителя). Как правило, указывают:

Функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы;

Контроль за работой сотрудников,

Совершенствование организационной структуры;

Участие в разработке нормативно-методического обеспечения;

Право устанавливать круг ответственности своих заместителей;

Право утверждать определенные документы;

Право издавать распоряжения по определенному кругу вопросов;

Право назначать и освобождать от занимаемых должностей работников подразделения (или представлять документы для этих процедур);

Применять меры поощрения и взыскания и т.д.;

В разделе «Ответственность » перечисляются основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач структурного подразделения, за состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы подразделения, работу с кадрами, а также за невыполнение задач, возложенных на руководителя данным Положением, а также устанавливаются виды дисциплинарной, административной и (при необходимости) уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих функций.

В разделе «Взаимоотношения с другими подразделениями» определяются взаимосвязи с другими подразделениями, возникающие в результате производственной, хозяйственной, управленческой деятельности, фиксируются информационные и документационные потоки подразделения – наименования документов создаваемых им, периодичность и сроки их представления, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, устанавливаются взаимные обязательства, определяется состав документов, разрабатываемых структурным подразделением совместно с другими структурными подразделениями.

Положения о подразделениях разрабатывают по указанию руководителя организации и инициативе руководителей структурных подразделений.

Принципы управления при составлении Положений о структурных подразделениях:

1. Принцип декомпозиции. Полномочия организации, декомпозируются по подразделениям, полномочия подразделения – по группам, затем по сотрудникам. Распределение полномочий начинается с распределения функций (обязанностей), затем прав и ответственности.

2. Принцип разделения труда (специализации). Все виды работ, которые необходимо выполнять, группируются в относительно однородные группы таким образом, чтобы их эффективно могли выполнять сотрудники определенной квалификации.

3. Принцип баланса полномочий. В положениях необходимо обеспечивать баланс обязанностей, прав и ответственности, в том числе для сотрудников и подразделений, не подчиненных друг другу: если один имеет право требовать материалы, транспорт, информацию и т.п., то в обязанности другого должен входит пункт «по требованию такого-то предоставлять материалы…».

4. Принцип исключения работ. Ни один руководитель не должен выполнять те виды работ, которые могут выполнить его подчиненные. Этот принцип «постоянного делегирования» особенно важен для распределения полномочий внутри структурных подразделений, для определения задач начальника и подчиненных, т.е. при составлении должностных инструкций.

5. Принцип единоначалия. Каждый сотрудник, отдел, подразделение, организация получает задания только от одного руководителя, которому этот сотрудник и т.п. подчинен по административным вопросам. Однако в функциональных областях каждый сотрудник обязан выполнять требования соответствующих специалистов, т.е. гл. бухгалтера, гл. механика и т.п. (сочетание линейного и функционального руководства).

6. Принцип эмоциональной нейтральности. Система управления строится на основе требований к должностным обязанностям, а не к лицам, занимающим конкретные должности. Это позволяет обеспечить устойчивую работу системы управления путем замещения конкретных лиц, которые могут заболеть, уйти в отпуск и т.п.

Положение о подразделении оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами документа являются наименование организации, наименование вида документа, дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой положения является дата утверждения документа, если в тексте не указана другая дата.

Положения подписывают должностные лица, являющиеся их непосредственными разработчиками (например, начальники структурных подразделений, заместители первого руководителя и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

Изменения в положения о структурных подразделениях вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.