Номенклатура дел отдела кадров на 2018 год может понадобиться любой фирме-работодателю. Как ее правильно составить и в чем заключается специфика ее использования, расскажем в нашей статье.

Что представляет собой номенклатура дел кадровой службы

Через кадровую службу любой современной фирмы проходит огромное количество самых разных документов: локальных нормативных актов, карточек, трудовых книжек, договоров. И конечно, для их эффективного учета необходима систематизация документооборота.

Но даже если фирму теоретически устраивает ведение оборота кадровых документов вне системного подхода, в определенных случаях ей придется систематизировать его исходя из требований законодательства.

Дело в том, что в соответствии с п. 1 ст. 17 закона «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации должны обеспечивать сохранность документов, классифицируемых как архивные (подлежащие сохранению в силу их значимости для владельца). К таковым правомерно отнести практически всю документацию, используемую в кадровом документообороте. Сохранность архивных документов должна обеспечиваться фирмой-работодателем в течение установленных законодательством сроков.

Больше о сроках, законодательно установленных для хранения архивных документов, вы узнаете из статьи «Какие сроки хранения документов по номенклатуре дел?» .

При этом способ исполнения требований закона № 125-ФЗ зависит от того, является организация государственной или частной:

  • Госструктурам при оптимизации документооборота необходимо следовать правилам, установленным решением коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее — правила Росархива).
  • На частные фирмы действие данного НПА в общем случае не распространяется (только если они используют государственные документы). Но на практике многие частные фирмы все же следуют соответствующим правилам. Это обусловлено тем, что содержащиеся в них нормы весьма детально и эффективно регламентируют организацию документооборота, главным элементом которого является именно номенклатура дел.

Что же она собой представляет? Если следовать определению Росархива, под номенклатурой дел надо понимать составленный по установленной форме перечень наименований дел, формирующихся в процессе ведения организацией документооборота. Под делами в данном случае понимается категория однотипных документов, используемых в обороте фирмы. Если говорить о кадровой службе, это могут быть:

  • приказы;
  • договоры;
  • учетные документы;
  • карточки;
  • трудовые книжки и т. д.

В номенклатуре по требованиям Росархива обязательно указываются сроки хранения дел. Это позволяет фирме отслеживать, обеспечивается ли предусмотренная законом сохранность документов в течение установленных сроков.

В номенклатуре также могут фиксироваться иные сведения, используемые в целях повышения эффективности документооборота (например, индексы дел, количество их томов, служебные отметки и примечания). В этом заключается польза номенклатуры с точки зрения систематизации управления документами.

Обеспечение сохранности документов: чем поможет номенклатура

Обеспечение сохранности кадровых документов в течение установленных законом сроков — одна из ключевых задач кадровика. И использование номенклатуры может способствовать ее решению.

Для того чтобы хранить документы в течение установленного срока, кадровику нужно данный срок определить (для каждого дела) и сопоставить с используемыми типами документов.

Основными НПА, устанавливающими сроки хранения кадровых документов, можно назвать:

  • перечень типовых документов, утвержденный приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
  • перечень типовых документов, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988.

В частности, нормы, устанавливающие сроки хранения кадровой документации, содержатся в разделе 8 перечня, утвержденного приказом № 558, а также разделе 6 перечня, введенного Главархивом СССР.

Следующая задача кадровика — провести экспертизу ценности используемых в документообороте источников. Посредством данной процедуры выявляются документы, которые:

  • должны быть оформлены в архив на длительное хранение;
  • могут быть переданы на оперативное хранение, а по истечении срока их размещения в организации — в установленном порядке уничтожены;
  • могут больше не храниться в организации вследствие истечения срока их хранения (или в силу того, что не представляют собой ценности для фирмы) и подлежат уничтожению.

Успешно решить рассматриваемую задачу кадровик сможет именно благодаря номенклатуре дел, поскольку ее структура включает всю необходимую информацию:

  • перечни категорий документов, сохранность которых нужно обеспечивать;
  • сроки их хранения, предусмотренные законодательством.

Нюансы составления номенклатуры дел кадровой службы

Выше мы отметили, что правила Росархива востребованы частными фирмами, хотя для них и необязательны. При составлении номенклатуры дел кадровик коммерческой организации вполне может опираться на нормы, утвержденные данным ведомством.

Так, Росархив предписывает госструктурам (а частным фирмам фактически рекомендует) составлять номенклатуру на предстоящий год. Желательно — в конце текущего года, с тем чтобы ввести ее в действие с 1 января следующего. В свою очередь, в конце следующего года нужно утвердить новую номенклатуру. И так каждый год.

Разберемся, как это происходит на практике. Условимся, что фирма только что учреждена и действующей номенклатуры у нее нет. Каким может быть алгоритм действий кадровика по утверждению номенклатуры дел во вновь образованной организации?

Кадровику нужно сразу же после начала работы готовиться к составлению будущей номенклатуры. Данное направление его деятельности предполагает решение 2 основных задач:

  • классификацию документов, используемых в обороте, по категориям, то есть формирование дел;
  • определение сроков хранения дел в соответствии с НПА, указанными выше.

Если сроки хранения конкретной категории документов не указаны в приказе № 558, следует проверить, не зафиксированы ли они в перечне Главархива СССР. Данная последовательность обращения к НПА обусловлена тем, что первый источник права более новый и в соответствии с общепринятой юридической практикой следует сначала применять именно его.

Если ни в одном из утвержденных законодательно перечней сроки хранения тех или иных дел не определены, следует проконсультироваться на этот счет (сделав официальный запрос) с Росархивом. Самостоятельно определять сроки хранения документов не рекомендуется.

По мере осуществления данной работы специалист должен фиксировать выявляемые типы дел, а также предусмотренные законом сроки их хранения в специальном документе. Фактически он и будет прообразом будущей номенклатуры, а потому может полностью совпадать с ней по структуре.

Отдел кадров — структурное подразделение организации. Так что номенклатура дел (а до нее — временный документ, в котором классифицируются дела) может составляться по форме из приложения 8 к правилам Росархива, предназначенной для оформления номенклатуры дел в отдельном взятом структурном подразделении фирмы.

Основной элемент формы по приложению 8 — таблица, в которой отражаются:

  • индекс дела;
  • заголовок дела;
  • количество единиц хранения;
  • сроки хранения и номера статей по перечню;
  • примечания к номенклатуре.

Структура номенклатуры отдела кадров

Структура номенклатуры дел отдела кадров согласно приложению 8 к правилам Росархива выглядит следующим образом:

  • В 1-й графе таблицы фиксируются индексы дел. Как правило, они отражают:
    • с каким структурным подразделением или направлением деятельности фирмы коррелирует то или иное дело;
    • какой порядковый номер соответствует конкретному делу.
  • Например, если в номенклатуре фиксируется индекс 01-02, это может означать, что дело составлено в подразделении 01 (условно оно может соответствовать отделу кадров) и является группой документов типа 02 (условно они могут соответствовать срочным трудовым договорам).
  • 2-я графа номенклатуры по форме приложения 8 — это заголовки дел. Здесь указываются наименования конкретных категорий документов или дел (приказов, договоров, личных карточек и т. д.).
  • В 3-й графе номенклатуры фиксируется количество конкретных типов дел, находящихся на хранении в фирме. Данная графа заполняется в конце календарного года, когда кадровик будет точно знать количество дел, учет которых ведется фирмой.
  • В 4-й графе фиксируется срок хранения каждой категории документов, а также приводятся ссылки на статьи НПА, в которых данные сроки определены.
  • В 5-й графе могут быть сделаны примечания относительно использования документов, относящихся к определенному делу. Например, отражающие факт изъятия или уничтожения тех или иных документов.

Сформировав перечень категорий кадровых дел к концу года, специалист может приступать к официальному утверждению данного перечня в виде номенклатуры дел, которая будет использоваться с 1 января следующего года.

Утверждение номенклатуры дел кадровой службы

Номенклатура отдела кадров (структурного подразделения фирмы) должна быть частью сводной номенклатуры, составляемой для организации в целом. Сводная номенклатура, в свою очередь, может быть сформирована на основе формы, приведенной в приложении 7 к правилам Росархива.

Ее структура практически полностью совпадает с той, которая содержится в приложении 8. В таблице данной формы предусмотрены те же графы, что и в номенклатуре для структурного подразделения.

Использование и утверждение сводной номенклатуры в госструктурах — непременное условие легитимизации номенклатуры подразделений (включая кадровую службу).

Условимся, что наша частная фирма пользуется правилами Росархива также и с точки зрения применения сводной номенклатуры.

Если же частная фирма принимает решение максимально обеспечить соответствие процедуры утверждения номенклатуры нормам, зафиксированным в правилах Росархива, порядок действий будет следующим.

Кадровику нужно будет:

  • окончательно сформировать свою номенклатуру, внимательно проверить сведения, отраженные во временном учетном документе по форме из приложения 8, при необходимости откорректировать их;
  • согласовать сформированную номенклатуру с сотрудником, ответственным за ведение архива (скорее всего, это будет документовед фирмы), а также руководителем кадровой службы;
  • дождаться, пока аналогичным образом будут согласованы номенклатуры иных подразделений фирмы.

Ответственному за составление сводной номенклатуры специалисту следует:

  • собрать все утвержденные на уровне подразделений фирмы номенклатуры, после чего сформировать на основе имеющихся в них данных сводную номенклатуру по форме, утвержденной в приложении 7 к правилам Росархива;
  • согласовать сводную номенклатуру с документоведом;
  • утвердить сводную номенклатуру у руководителя фирмы.

Согласование либо утверждение номенклатур (кадровой, иных подразделений, сводной) может осуществляться посредством проставления на них подписей компетентных лиц. Но если требуется утверждение документа руководителем, лучше, если будет издан отдельный приказ.

В госструктурах сводная номенклатура согласуется с ведомственной, а также внутренней экспертными комиссиями. В частных фирмах такие подразделения, как правило, отсутствуют, поэтому текстовые блоки формы, где ставятся подписи заверяющих лиц, можно видоизменить, вставив туда блоки для визирования конкретными должностными лицами.

Где скачать образец номенклатуры дел отдела кадров на 2018 год

Загрузить образец номенклатуры дел кадровой службы предприятия, актуальный в 2018 году, вы можете на нашем портале.

Итоги

Номенклатура дел отдела кадров предприятия — инструмент, использование которого, с одной стороны, необходимо в целях выполнения фирмой предусмотренных законом обязанностей, а с другой — позволяет значительно повысить эффективность документооборота.

Номенклатура на предстоящий год должна утверждаться с учетом изменений в структуре дел, происходящих в текущем году.

Узнать больше о специфике составления и использования номенклатуры дел на предприятии вы можете из статьи

Последний квартал года – время подготовки номенклатуры дел на следующий год. Мы помним, что номенклатура – это постоянно действующий документ, который отражает актуальный состав дел предприятия. Поэтому ежегодно она приводится в порядок. В правилах работы архивов это называется «уточнение». В этой статье разберемся, как привести в порядок действующую номенклатуру, чтобы на ее основе получилась номенклатура дел на 2017 год.

Внимание! Если номенклатуры дел в вашей организации еще нет и ваша цель составить ее, то вам лучше начать : в ней рассказывается о том, как составить номенклатуру дел с нуля.

Что такое уточнение?

Под уточнением номенклатуры дел подразумевается внимательный ее просмотр секретарем или делопроизводителем с целью:

  • внести вновь заведенные дела;
  • исключить завершенные;
  • отметить переходящие.

Из многих ваших вопросов выходит, что в организациях номенклатуры дел действуют долгие годы. Это неверно. Состав дел организации – не бетонная стена, не может быть, чтобы он совершенно не изменился даже за год, не говоря уже о нескольких. Номенклатура пересматривается и уточняется ЕЖЕГОДНО.

Во время уточнения номенклатуры дел предстоит плотно поработать с коллегами из всех структурных подразделений организации. Именно от них делопроизводитель получит всю нужную информацию, и номенклатура дел на 2017 год будет, в том числе, и их рабочим документом.

Переходящие дела

При подготовке номенклатуры дел на 2017 год нужно сделать все, чтобы сохранить индексы переходящих дел. Если все-таки не удалось, то придется ставить отметки:

В номенклатуре в графе «Примечание» (картинка кликабельна):

Вновь заведенные дела

Перечень вновь заведенных в 2016 году дел должно структурное подразделение. Конечно, все нужно было делать в реальном времени: завели дело – вписали в номенклатуру. Но мне лично таких организаций не встречалось. Поэтому наводим порядок сейчас.

Во-первых, вновь заведенные дела от руки вносятся в действующую номенклатуру дел на 2016 год. Для этого мы и оставляли свободные строки в конце каждого раздела. Индексы дел получат нумерацию в валовом порядке. Если крайнее дело подразделения 07-12, то новое будет 07-13.

Во-вторых, номенклатура дел на 2017 год вместит в себя эти дела на общих основаниях. Если, конечно, их будут продолжать вести в 2017-м: очень часто бывает так, что дело было закрыто в том же году, что и заведено. Тогда в следующий год тащить его совершенно не нужно.

Закрытые дела

Одновременно выявляем закрытые дела. О них тоже сообщает нам структурное подразделение. Закрытые дела никак визуально не отмечаются в номенклатуре, ничего зачеркивать не надо. Если в следующем году не планируется вести это дело, то оно просто не попадает в номенклатуру. На освободившееся место (освободившийся индекс) может быть внесено вновь заведенное дело.

Номенклатура дел на 2017 год: формируем раздел

Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:

  • «Стандартным» и переходящим делам нужно стремиться сохранить их индексы. Приоритет у переходящих: индекс «стандартного» дела можно изменить безболезненно, даже никаких отметок нигде ставить не нужно. Что делать с переходящими, если индекс все-таки изменен, я писала выше.
  • Если есть возможность поставить на место закрытых дел новые, ставим.
  • При расположении заголовков дел в разделе помним, что документы выстраиваются по степени их значимости.

Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.

Image by stockimages / www.freedigitalphotos.net

Каждая организация в процессе своей работы накапливает огромное количество разнообразных документов. Для того, чтобы их систематизировать, «разложить по полочкам» существует специальный документ под названием «Номенклатура дел».

На сегодняшний день его ведение не является строго обязательным, тем не менее, он имеет определенное распространение. Обычно номенклатура дел используется на крупных предприятиях, имеющих разветвленную структуру, множество подразделений и, как следствие, большой документооборот, небольшие фирмы использует её в зависимости от потребности.

ФАЙЛЫ

Роль документа

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Таким образом, документ «Номенклатура дел» позволяет достичь сразу нескольких целей:

  • он учитывает все дела, которые ведутся на предприятии,
  • группирует их в зависимости от типа или принадлежности,
  • обеспечивает их сохранность и быстрый поиск при необходимости,
  • определяет правила формирования дел, в зависимости от их сути или хронологии.

Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.

Какие дела включать в номенклатуру

В номенклатуре регистрируются все дела, имеющие отношение к деятельности фирмы, невзирая на то, к головному офису они относятся или ее филиалам и представительствам (учредительные бумаги, приказы, должностные инструкции, исходящие и входящие документы и т.п.), сюда же вносятся секретные бумаги, содержащие конфиденциальную информацию или коммерческую тайну. Дела ликвидированных компаний, правопреемником которых является предприятие, также необходимо включать в номенклатурный перечень.

Исключение составляют печатные издания, к которым в числе прочего относятся книги и журналы учета, а также различного рода заявления сотрудников, внутренняя переписка между отделами и т.п. Дела, заведенные в профсоюзе, при условии, что он зарегистрирован как отдельное юридическое лицо, в номенклатуру дел организации включать тоже не нужно.

Как правило, номенклатура содержит несколько разделов, включающих основной, в который входит полный спектр учредительной документации и сопутствующих регистрации фирмы бумаг, а также другие части, включающие список дел, относящихся к различным структурным подразделениям.

Когда формируется документ

Документ является периодическим, и составляется один раз в год в конце отчетного периода (декабрь). Это позволяет точно подсчитать количество документов, с которыми компания входит в новый год.

Кто ведет номенклатуру дел

Ведение документа может находиться в компетенции делопроизводителя, секретаря, сотрудника/руководителя отдела канцелярии или архива, кадровика – все зависит от распределения должностных обязанностей в организации. Но в любом случае, после составления номенклатура передается на подпись руководителю компании.

Правила составления

Несмотря на несколько «громоздкое» название, данный документ имеет довольно простую и понятную структуру. На сегодняшний день нет его унифицированного образца, поэтому предприятия могут писать его в произвольной форме, добавляя необходимые разделы и пункты. При этом существуют некоторые сведения, которые должны быть в нем обязательно:

  • наименование организации,
  • номер и дата составления,
  • перечень документов,
  • подписи ответственных лиц.

В документе также следует отметить количество томов, которое имеет то или иное дело, а также в электронном или бумажном виде оно ведется. Если дело ведется в электронном виде, нумерацию страниц нужно вести по файлам и это же значение отмечать в номенклатуре.

Надо отметить, что некоторые организации те дела, которые ведутся в электронном виде, заносят в отдельный раздел документа или же формируют под них отдельную номенклатуру.

Правила оформления

Строгих правил по оформлению документа нет, это значит, что он может вестись как вручную, так и в печатном виде. Второй вариант более удобный, поскольку документ зачастую имеет довольно внушительный объем, да и составлять его и вносить правки так гораздо удобнее. Документ можно оформлять на стандартных чистых листах формата А4 или на фирменном бланке организации.

Если бланк содержит несколько листов, их следует скрепить между собой, пронумеровать и надлежащим образом проштамповать в конце, проставив дату составления, отметив количество страниц и заверив все подписью ответственного лица.

Документ составляется в единственном экземпляре, который после утраты актуальности передается на хранение в архив предприятия.

Образец составления номенклатуры дел

Последний квартал года – время подготовки номенклатуры дел на следующий год. Мы помним, что номенклатура – это постоянно действующий документ, который отражает актуальный состав дел предприятия. Поэтому ежегодно она приводится в порядок. В правилах работы архивов это называется «уточнение». В этой статье разберемся, как привести в порядок действующую номенклатуру, чтобы на ее основе получилась номенклатура дел на 2017 год.

Что такое уточнение?

Под уточнением номенклатуры дел подразумевается внимательный ее просмотр секретарем или делопроизводителем с целью:

· внести вновь заведенные дела;

· исключить завершенные;

· отметить переходящие.

Из многих ваших вопросов выходит, что в организациях номенклатуры дел действуют долгие годы. Это неверно. Состав дел организации – не бетонная стена, не может быть, чтобы он совершенно не изменился даже за год, не говоря уже о нескольких. Номенклатура пересматривается и уточняется ЕЖЕГОДНО.

Во время уточнения номенклатуры дел предстоит плотно поработать с коллегами из всех структурных подразделений организации. Именно от них делопроизводитель получит всю нужную информацию, и номенклатура дел на 2017 год будет, в том числе, и их рабочим документом.

Переходящие дела

Переходящие дела – это дела по вопросам, не разрешенным в течение года. Например, судебные дела, которые могут являться переходящими и не один год. Будьте внимательны с перепиской. Так, если организация постоянно состоит в переписке с контрагентом (например, ООО «Конфетка»), и всю ее собирает в одно дело, то это еще не означает, что дело переходящее. Если переписка касается многих вопросов, которые решаются за одну-две пары писем, то дело будет закрыто в 2016 году. Если письмо-запрос направлено нами 29.12.2016, а ответ на него получен 11.01.2017, то этот ответ будет последним документом в деле «Переписка с ООО “Конфетка”» за 2016 год.

А вот если мы переписываемся с ООО «Конфетка» по одному вопросу, например, по поводу заключения договора, и обмен письмами по этому вопросу будет продолжен в
2017-м, то дело переходящее.

При подготовке номенклатуры дел на 2017 год нужно сделать все, чтобы сохранить индексы переходящих дел. Если все-таки не удалось, то придется ставить отметки:

В номенклатуре в графе «Примечание»:

Вновь заведенные дела

Перечень вновь заведенных в 2016 году дел должно предоставить структурное подразделение. Конечно, все нужно было делать в реальном времени: завели дело – вписали в номенклатуру. Но мне лично таких организаций не встречалось. Поэтому наводим порядок сейчас.

Во-первых, вновь заведенные дела от руки вносятся в действующую номенклатуру дел на 2016 год. Для этого мы и оставляли свободные строки в конце каждого раздела. Индексы дел получат нумерацию в валовом порядке. Если крайнее дело подразделения 07-12, то новое будет 07-13.

Во-вторых, номенклатура дел на 2017 год вместит в себя эти дела на общих основаниях. Если, конечно, их будут продолжать вести в 2017-м: очень часто бывает так, что дело было закрыто в том же году, что и заведено. Тогда в следующий год тащить его совершенно не нужно.

Закрытые дела

Одновременно выявляем закрытые дела. О них тоже сообщает нам структурное подразделение. Закрытые дела никак визуально не отмечаются в номенклатуре, ничего зачеркивать не надо. Если в следующем году не планируется вести это дело, то оно просто не попадает в номенклатуру. На освободившееся место (освободившийся индекс) может быть внесено вновь заведенное дело.

Номенклатура дел на 2017 год: формируем раздел

Итак, мы владеем полной информацией о переходящих, вновь заведенных и закрытых, тех, что не будут вестись в следующем году, делах. Кроме того, у нас есть набор стандартных дел, которые будут закрыты в этом году, а в следующем начаты заново. Осталось только расположить их в разделе. Правила простые:

· «Стандартным» и переходящим делам нужно стремиться сохранить их индексы. Приоритет у переходящих: индекс «стандартного» дела можно изменить безболезненно, даже никаких отметок нигде ставить не нужно. Что делать с переходящими, если индекс все-таки изменен, написано выше.

· Если есть возможность поставить на место закрытых дел новые, ставим.

· При расположении заголовков дел в разделе помним, что документы выстраиваются по степени их значимости.

Сложного, как видите, в уточнении номенклатуры дел нет. И самое главное: номенклатура дел на 2017 год делается на основании действующей, на 2016-й.

Огромное значение в организации хранения документов играет номенклатура дел. Ее составление и оформление в организации является обязательным и необходимым для дальнейшего хранения дел. В данной статье мы рассмотрим, как должна оформляться номенклатура дел в 2017 году.

Из данной статьи вы узнаете:

  • как составить номенклатуру дел организации;
  • образцы номенклатуры дел в 2017 году.

Составление номенклатуры дел организации

Номенклатура дел образец

Как известно, документы в дела должны группироваться по одному виду (вопросу) и с одинаковыми сроками хранения. В этом вопросе номенклатура дел представляет собой своеобразный справочник, классифицирующий состав дел и их сроки хранения.

Иначе говоря, номенклатура дел содержит перечень заголовков дел, составленных в организации, и их сроки хранения . С помощью номенклатуры можно заранее определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ, что во многом упрощает дальнейшее составление дел. Однако это не единственное практическое использование номенклатуры. Ее наличие в организации необходимо для разных целей.

  • Используется для систематизации документов при составлении дел. При этом речь идет не только о бумажных документах, но и об электронных , которые также можно систематизировать при организации электронного хранения с помощью номенклатуры.
  • Для проведения первичной экспертизы ценности документов. При предварительном оформлении документов в дела с помощью номенклатуры дел отмечается его срок хранения (в соответствии со сроком, указанным в номенклатуре). Это во многом помогает избежать группировки в дело документов с разными сроками хранения, а, следовательно, упрощает и последующую процедуру экспертизы ценности документов.
  • Служит примером для составления регистрационного номера документа. Так как номенклатура содержит индексы всех дел, то, по предварительной оценке, можно определить, к какому делу будет относиться тот или иной документ. Это означает, что при присвоении регистрационного номера документу уже можно использовать индекс дела, указанный в номенклатуре.
  • При изучении структуры организации выступает в качестве справочного материала.
  • Является основой для составления описей дел (постоянного срока хранения и временного не менее 10 лет), а также является в делопроизводстве основным документом учета.
  • Применяется в качестве основного учетного документа для де с временным сроком хранения (до 10 лет включительно).
  • Может использоваться для создания схемы картотеки для систематизации исполненных документов.

Как вы успели заметить, номенклатура дел носит большое практическое значение и переоценить ее важность просто невозможно. Именно этот документ является основой для правильного составления и оформления дел и их дальнейшего хранения.

Виды номенклатуры

Также необходимо понимать, что номенклатура дел бывает трех видов:

  1. типовая;
  2. примерная;
  3. индивидуальная.
  4. сводная

Типовая номенклатура

Является нормативным документом и определяет состав дел, оформляемых в однотипных организациях.

Примерная номенклатура

Как правило, типовая и примерная номенклатура разрабатываются вышестоящими организациями для своей подведомственной сети. Это во многом помогает создать упорядоченный и одинаковый процесс составления и оформления дел во всех филиалах.

Индивидуальная номенклатура

Разрабатывается в каждой организации самостоятельно с учетом примерной и типовой номенклатур . При создании индивидуальной номенклатуры следует:

  • перенести заголовки дел, указанные в примерной или типовой номенклатурах, которые планируется завести в данной конкретной организации с учетом ее вида деятельности;
  • перенести сроки хранения дел (без изменений), которые также указаны в типовой или примерной номенклатурах.

Сводная номенклатура

Сводная номенклатура дел организации (объединяющая номенклатуры структурных подразделений) составляется на основе всех номенклатур структурных подразделений, которые были предварительно утверждены архивариусом или руководителем архива, а также соответствующим руководителем подразделения.

Следует понимать, что сводная номенклатура дел организации отображает все дела, заводимые в организации и сроки их хранения. Данная номенклатура должна оформляться на бланке организации и визироваться несколькими сотрудниками:

  • руководителем архива (лицом, ответственным за архив);
  • лицом, ответственным за делопроизводство в организации (чаще всего это секретарь);
  • экспертной комиссией организации;
  • руководителем организации.

Состав документов

Составляется номенклатура дел организации 2017 (образец представлен ниже) с учетом состава и содержания документации, образующейся в процессе осуществления деятельности организации. К таким документам относятся:

Образец номенклатуры дел организации 2017

Номенклатура дел оформляется в виде таблицы с пятью столбцами.

  • Индекс дела.
  • Заголовок.
  • Количество единиц хранения.
  • Срок хранения (номер статей согласно перечню).
  • Примечание.

Столбец «Примечание» необходим для внесения отметок о переходящих, делах, о дате их заведения, выделения к уничтожению, передаче в другую организацию и т.д.

На заметку! Номенклатуру дел следует составлять каждый год в последнем квартале и вводить в действие с начала нового календарного года.

Номенклатура дел коммерческой организации

При разработке номенклатуры дел необходимо учитывать, в какой организации она разрабатывается. В том случае, если компания является коммерческой, не выступает источником комплектования государственных и муниципальных архивов, а также не имеет в своем капитале доли, принадлежащей государству (более половины), то процедура составления номенклатуры значительно упрощается.

Номенклатуры дел, составленные в коммерческих организациях, не подлежат обязательному утверждению государственным или муниципальным архивом, а также не требует согласования каждые 5 лет.