Теория документоведения . Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов снова может попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.

Еще в древности люди стали осознавать, что «жизненный цикл» документов, их создание, движение и хранение подчиняются определенным закономерностям и правилам. Эти правила, вначале негласные, становились традициями, а затем обязательными правилами и нормами, закрепляясь в официальных законодательных и нормативных актах .

Таким образом, складывалась теория документоведения.

Предметами изучения курса документоведения являются документы и способы документации. При этом большинство людей представляют документ как информацию, зафиксированную на традиционном бумажном носителе. Однако этот носитель не всегда был традиционным, да и сейчас все больше вытесняется современными носителями (дискетами, CD -дисками и т.п.). За все время существования документов, начиная с древнейших времен, человечество разработало значительное количество материальных носителей информации. И чем старше и уникальнее документ, тем порой большую ценность представляют его носитель, средства и способы письма, чем его содержание.

Документоведение тесно связано с такими науками, как история, лингвистика, теория информации, архивоведение, право и многими другими.

Основными объектами изучения документоведения являются: закономерности образования документов; способы их создания; функции, свойства, структура документа; принципы организации документооборота; становление и развитие систем документации, а также комплексов документов; пути совершенствования документационных процессов в обществе.

Документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных, правовых отношений. Тогда появились первые попытки создания унифицированных форм документов. При росте документооборота с начала XVIII века унифицированные формы документов и правила их составления стали понемногу закрепляться законодательными актами. Складывались правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность. В 1943 г. впервые появился и сам термин «документоведение», а вскоре и самостоятельный научный курс.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Для этих целей был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач .

Источники в документоведении . Источниками в документоведческих исследованиях могут выступать практически любые документы, системы документации и комплексы документов. На их основе можно получить определенное представление об уровне работы с документами, способах документирования, о делопроизводственной культуре той или иной эпохи. Однако главную роль играют все же те документы, в которых зафиксированы правила, нормы, рекомендации, нормативы и т.п., регламентирующие и регулирующие различные направления, способы и формы работы с документами. Это, прежде всего, законодательные и правовые акты, стандарты, классификаторы, инструкции, методические указания. Источники являются необходимой базой для проведения теоретических исследований, для совершенствования практики документационного обеспечения управления и определения основных тенденций развития документационных процессов.

Основными источниками российского делопроизводства XVIII века были «формулярники» и «письмовники» (сборники образцов документов). В них регламентировались состав, форма и содержание документов. В 1720 г. Петром I был утвержден «Генеральный регламент», определяющий структуру и делопроизводство в канцеляриях, правила регистрации документов, обязанности сотрудников и т.д. Им же были разработаны «Генеральные формуляры» документов.

Важнейшими источниками нашего времени являются классификаторы (в частности, Общероссийский классификатор управленческой документации - ОКУД), Унифицированные системы документации (УСД), ГОСТ и др. .

В настоящее время в Российской Федерации существует достаточно обширная нормативная база документационного обеспечения управления, которая одновременно является и важнейшим источником для исследования документоведческих проблем. В ее состав входят: нормативные правовые акты федеральных органов власти и субъектов Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления (Гражданский кодекс РФ, федеральные законы); ведомственные и общеотраслевые нормативные, инструктивные и методические документы, издаваемые органами исполнительной власти различного уровня; инструктивные и методические материалы, устанавливающие требования к документам, технологии их создания и обработки на уровне отдельной организации или ее структурного подразделения.

1.Основные понятия

Приступая к изучению курса, прежде всего следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Первоначально термин появился в устной речи (предположительно в XVII в.) и означал процесс решения (производства) дела: «дело производить» - решать вопрос, В ходе решения возникала необходимость закрепления результата, например, достигнутой договоренности. Для этого издревле и создавали документы, так как устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято. Уже в XVI в. употребляется слово дело как собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.

Современное делопроизводство включает:

Обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

Организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение).

Параллельно с термином «делопроизводство» в последние десятилетия используется термин документационное обеспечение управления (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управ- ление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологии, употребляемой в компьютерных программах и литературе. В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности. И тот, и другой термин можно встретить, например, в названиях документов, регламентирующих организацию документационных процессов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации».

Документирование - это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как «запись информации на различных носителях по установленным правилам».

Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стелах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо. В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звука и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Изучением развития способов документирования и носителей информации занимается научная дисциплина - документоведение.

Древнейшей техникой документирования было текстовое рукописное письмо. В конце XIX в. с изобретением пишущей машинки для документирования все больше стали применяться средства механизации труда. В течение XX в. канцелярская пишущая машинка постоянно совершенствовалась за счет появления более совершенных моделей пишущих и организационных автоматов и создания электронных моделей пишущих машинок различного назначения. С внедрением в 1980-е годы в управленческую деятельность персональных компьютеров они стали широко использоваться для создания документов. В настоящее

время практически все компьютеры имеют программное обеспечение, позволяющее автоматизировать процессы составления, корректировки, редактирования, оформления, изготовления и пересылки текстовых документов. Однако внедрение новых ин- формационных технологий не исключает составления документов на бумажной основе и их обязательного оформления в соответствии с установленными правилами.

Документирование в аппарате управления может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись, телеграмма, телефонограмма, факсограмма, машинограмма) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.). На сегодняшний день в управленческой практике преобладающим способом документирования является машинописная или компьютерная печать. Однако ряд документов, таких, например, как заявления, объяснительные записки, создается обычно рукописным способом.

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и актами государственного управления.

Так, Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» (ст. 5) указывает: «Документирование информации является обязательным условием включения ин- формации в информационные ресурсы. Документирование ин- формации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации».

Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в annapame управления, их использования в справочных целях и хранения. Термин определяется государственным стандартом как «организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборотом стандарт называет движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

В технологию работы с документами входит:

Прием и первичная обработка документов;

Их предварительное рассмотрение и распределение;

Регистрация документов;

Контроль исполнения документов;

Информационно-справочная работа;

Исполнение документов;

Их отправка;

Систематизация (формирование дел) и текущее хранение документов.

Раскроем некоторые из перечисленных понятий. Так, регистрация означает запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения; контроль исполнения документов - совокупность действия , обеспечивающих их своевременное исполнение; формирование дела - гpynnupoванue исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел (систематизированным перечнем наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленным в установленном порядке) и систематизация документов внутри дела.2

Любое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятиям: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин:

«Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».з

В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В федеральных органах власти и управления, в учреждениях, организациях и на предприятиях (независимо от направления деятельности и формы собственности) обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации. предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресности, доступность для восприятия человеком.

Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во- вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.

Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.

В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Носителем информации выступает документ. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая: все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

В связи с расширение экономической деятельности и вступлением России в ВТО проблемы информационной защиты документов, как на бумажных носителях, так и на электронных, возрастает. Обострение проблем безопасности в современном обществе является одним из следствий технического прогресса. К настоящему времени стало достаточно очевидно, что проблемы безопасности имеют не только технические, но и социальные аспекты. Поддержание устойчивого развития экономики при использовании качественного документоведения становится всё более насущной задачей.

Информационная безопасность носит атрибутивный характер, а процессы информатизации ускоряют общественное развитие, одновременно привнося в него известную долю неопределенности, обостряют существующие и проецируют новые риски. Поэтому, являясь следствием научно- технического прогресса и порожденных им социально-экономических и политических процессов, актуальность современных проблем информационной безопасности не исчезает. Наряду с позитивными результатами проявились проблемы обеспечения информационной безопасности и в документоведе- нии. Сегодня это одно из перспективных направлений не только в практической области применения, но и теоретические изыскания поднимаются на новую ступень исследования.

Документоведение в России возникло в XVI - XVII веках, и это было связано с развитием международных отношений. При росте документооборота с начала XVIII века стали складываться правовые основы документирования, появилось деление документов на внутренние и внешние. Эта работа продолжалась вплоть до конца XIX века. В первой половине XX века создаются унифицированные системы документации. Все больше осознается важность документов, их историческая, научная, управленческая и правовая ценность.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) в 1960-х. Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвященные выяснению объекта документоведения и его задач .

С развитием информатики в конце 1960-х годов переосмысливаются достижения документационной науки, но прекращается существование последней в виде автономной научной дисциплины. В 1973 г. предпринимаются редкие попытки разработать концептуальные основы документа с помощью информационного анализа. Вплоть до середины 1980-х годов информатика занимается изучением и документной, и недокументной информации. Вне ее поля зрения находится документ в его материальной основе, условия его производства, хранения и организации работы с документами.

В начале 1990-х годов понимается необходимость в создании науки о документе, либо комплекса научных документоведческих дисциплин. Для обобщающего названия науки о документе используются формулировки: информационно-коммуникационная наука, документационноинформационная наука. Общим для них является исследование документа как объекта, созданного специально для передачи информации .

Тесная связь с практикой обусловила структуру предмета документо- ведения, состоящую из двух частей: 1) теоретической - изучением категорий документ, информация; и 2) прикладной - рассмотрением электронного документа и исследованием информационных систем документооборота. Обе эти части также непосредственно взаимосвязаны. Круг задач, которые изучаются документоведением, достаточно широк, но главными из них являются:

- закономерности образования документов;
- основы информации;
- создание и сохранение электронных документов;
- принципы организации документооборота;
- совершенствование документационных процессов в обществе.

После длинного исторического периода на современном этапе сложились некоторые особенности документоведения которые заключаются в том, что оно, во-первых , не ориентировано на потребности управления, и не акцентируется внимание на форме или истории документа. Во-вторых, содержательная часть документоведения концентрируется вокруг материального носителя информации. В-третьих , информация в документоведении рассматривается как объект защиты, а не как объект принятия управленческого решения. В-четвертых , понятие «документ» и «защищенная информация» в документоведении являются тождественны. Поэтому, выявляется пятая особенность в том, что основная цель документоведения заключается в его сущности.

Сущность документоведения сосредоточена на трех составляющих: сохранность полученной информации с целью её дальнейшего использования; перенос информации на материальный носитель для защиты информации от отрицательного воздействия, т.к. в противном случае информация никакой другой полезной функции выполнять уже не сможет; защита материального носителя.

Следовательно документоведение, на сегодняшний момент, представляет из себя научную дисциплину, изучающую закономерности образования документов как носителей информации, способы их сохранения, переноса и защиты, а так же развитие современных информационных систем документоведения.

Объектом изучения документоведения является информация на документе.

Предметом изучения документоведения, для направления 090900.62, является защищенное документационное обеспечение всех сфер деятельности.

Целью документоведения на современном этапе является изучение проблем документирования с точки зрения правового, экономического, управленческого, социального, технического и научного информационного обеспечения и формирование систем электронного документооборота, обеспечивающего жизнедеятельность организаций.

Из предмета документоведения вытекают основные задачи этой научной дисциплины:

- теоретическое обоснование документационных процессов в обществе;
- обеспечение высокого качества создаваемых документов и эффективного их функционирования;
- формирование высокоорганизованной доступной информационной среды.

Как научная дисциплина документоведение имеет в своей основе нижеследующие принципы исследования.

Исторические принципы выполняют социальные функции в докумен- товедении: функция социальной памяти (накопление и сохранение в памяти человечества опыта всех прошлых поколений); научно-познавательная функция; воспитательная функция; идейно-политическая функция (социальная составляющая). В целом исторические принципы формируют научнопознавательные предпосылки для проведения конкретно-исторических исследований по документоведению. Они, достигая своей главной цели, создают научные предпосылки для:

- формирования позитивного общественного самосознания в издающихся распорядительных и прочих государственных документах;
- прогнозирования и управления развитием.

Социальные (общественные) принципы имеют общий объект исследования и различаются предметами своего изучения. Каждая социальная наука изучает общее, присущее определённой сфере общественной жизни. Вместе с развитием общества идет процесс развития и видоизменения коммуникативных средств, обслуживающих данное общество. Эти видоизменения происходят не без столкновения и конкуренции между устоявшимися нормами изучения.

Функциональный принцип отражает динамику исследуемого объекта. Важность этого принципа состоит в том, что он непосредственно связан с прагматическими и прикладными аспектами социальной коммуникации документов, с их базовыми функциями взаимодействия и воздействия.

Системный принцип предполагает определенное строение структуры, а структура предполагает наличие типовых отношений между элементами. Реализация принципа системности предполагает упорядоченность единиц и систематизацию категорий. В документоведении такими основаниями являются признаки упорядоченной принадлежности информации к документам и их взаимодействие в информационных системах.

Принцип целостности в документоведении представляет из себя целостный, синтезированный анализ документа его структуры и функций. Нарушение этого принципа ведет к незавершенности исследования или даже к искажению его результатов. Так, например, если не учесть хотя бы один из пунктов приказа, мы получим неполное, а значит, в какой-то мере искаженное представление о распоряжении в целом. Соблюдение этого принципа важно еще и потому, что лишь в целостном представлении документа можно определить его функции.

Когнитивный принцип связан с общефилософской теорией познания и является методологической базой для документоведения. Поскольку в когнитивной теории часто используются смежные понятия "знание” и "познание", следует уточнить их содержание применительно к документоведении). Знание - это совокупность сведений, необходимых для понимания и продуцирования информации. Познание - это процесс, обеспечивающий понимание и продуцирование информации; иногда познание понимается как результативный факт знания. Познавательный принцип не имеет четко очерченных границ, возможности его использования определяются спецификой документа. В документоведении этот принцип предполагает исследование роли информации для функционирования и реализации документом своих функций. Прагматическое направление в документоведении охватывает проблемы коммуникации и позволяет изучить способы эффективной передачи и адекватного восприятия информации в соответствии с её изложением в документе.

Прагматическое направление тесно связано с познавательным направлением по принципу дополнительности. Исследуя различные стороны деятельности потребностей общества в информации и документах, эти принципы существенно дополняют друг друга. В силу своей многоплановости они способствуют исследованию документоведения как целостного объекта.

Благодаря проведенному исследованию документоведения как науки, можно перейти к изучению документа как носителя информации.

Понятие и предмет документоведения.

Документоведение - это наука о документе и документно-коммуникационной деятельности. Это научная дисциплина, изучающая закономерности создания и функционирования документов, разрабатывающая принципы построения документно-коммуникационных систем и методы их деятельности.

Документоведение исследует документ как источник информации и средство социальной коммуникации. Это комплексная наука о документе и документно-коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе.

Формирование документоведения как научной дисциплины предполагает определение основных ее составляющих: объекта, предмета, структуры, методов, понятийного аппарата - в их единстве и целостности, т.е. как системной научной дисциплины.

Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе.

Документоведение изучает документ как предмет на теоретическом, историческом и методическом (практическом) уровнях. Оно исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов. В поле его внимания находятся общие закономерности создания, распространения, хранения и использования документов. Причем предметом изучения может служить документ в целом либо его отдельные аспекты, специфические черты документно-коммуникационной деятельности.

Основные понятия документоведения.

Понятия «информация» и «документ». Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения. Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.

Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.

Документ (от лат. «документум» - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.

Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам. Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.

С древности и до XIX века понятие «документ» употреблялось в значении «письменное свидетельство» и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики. Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие «документ» как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию. Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме.

Позже, в 1950 - 1990-е гг. слово «документ» трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина «документ» необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.

Понятие документа. Классификация документов.

Докуме́нт (от лат. documentum - «образец, свидетельство, доказательство») - материальный объект, содержащий информацию в зафиксированном виде и специально предназначенный для её передачи во времени и пространстве.

Документы различают:

По назначению - организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность); распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение); информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка); учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.)

По времени создания - первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т. д.); По способу изготовления - черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал)

По типу содержания - текстовые, иконические (графические), идиографические (схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийный; По способу представления - электронный, на бумажных носителях; По месту издания - внутренние, внешний; По направлению отправки - входящие, исходящие; По распространению - опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные; По необходимости технических средств - человекочитаемые, машиночитаемые.

По уровню секретности - не секретные, секретные, с разным уровнем секретности.

Бланки, формуляры документов.

ФОРМУЛЯРОМ документа называется набор реквизитов в документе, расположенных в установленной стандартом последовательности.

Таким образом можно говорить о формуляре акта, формуляре протокола, формуляре приказа и т.д. Напрмер формуляр акта включает в себя перечень и порядок реквизитов, оформляемых в актах:

1. Акт оформляется на общем бланке 2. Гриф утверждения 3. Наименование вида документа 4. Дата составления документа 5. Место составления документа 6. Заголовок к тексту 7. Текст 8. Отметка о наличии приложения (если необходимо)

9. Подписи членов комиссии, составившей акт 10. Фамилия исполнителя и номер его телефона

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов. Устанавливаются два основных формата бланков документов:

А4 (210*297 мм) - основной формат; А5 (210*148 мм) - допускается для оформления коротких документов, например справок, командировочных удостоверений

Допускается использование бланков форматов:

А3 (420*297 мм) и А6

Стандартом устанавливаются следующие виды бланков: бланки для писем; общие бланки. бланки для всех остальных документов; бланки конкретного вида документа. На бланках для писем размещают все постоянные реквизиты, а на общих бланках не размещают справочные данные об организации.

Основные реквизиты служебного документа.

Реквизиты - это составные части, отдельные обязательные элементы официальных документов. Правила оформления реквизитов одинаковы для разных видов организационно-распорядительных документов.

Государственный герб Российской Федерации; герб субъекта Российской Федерации; эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); код организации; код формы документа; наименование организации; справочные данные об организации;

наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; место составления или издания документа; гриф ограничения доступа к документу; адресат; гриф утверждения документа; резолюция; заголовок к тексту; отметка о контроле; текст документа; отметка о наличии приложения; подпись; гриф согласования документа; визы согласования документа; печать; отметка о заверении копии; отметка об исполнителе; отметка об исполнении документа и направлении его в дело; отметка о поступлении документа в организацию; отметка для автоматического поиска документа.

Требования к процессуальным документам.

Основными требованиями, предъявляемыми к процессуальному документу как акту применения норм права, являются: 1) законность ; 2) обоснованность ; 3) полнота процессуального документа - предполагает, что он должен содержать исчерпывающую информацию;4) определенность и окончательность процессуального документа - процессуальный документ должен быть четко и понятно сформулирован, в нем четко должны быть определены права и обязанности сторон в соответствующем правоотношении; 5) соответствие процессуального документа процессуальной форме , т.е. определенной конституционным, ГПК, УПК, АПК,итд.;6) мотивированность процессуального документа – предполагает изложение; анализ доказательств; анализ доводов, исходя из которых представленные доказательства не принимаются в качестве обоснования фактических обстоятельств дела; юридическая квалификация, и ссылки на нормы права, которыми оно регулируется; 7) логичность процессуального документа –каждое последующее положение закономерно вытекает из предыдущего, а сделанные выводы должны быть разумно и обстоятельно мотивированны;8) краткость, ясность, грамотность ;9) демократичность процессуального документа - предполагает публичность составления и оформления процессуальных документов, доступность содержания процессуальных документов для понимания, реализации прав и обязанностей, которые устанавливаются ими;10) рациональность и простота процессуального документа – рациональность(деятельность с наименьшими затратами временных и трудовых ресурсов).

Обвинительный акт.

Данный документ представляет собой акт, в котором в обобщенном виде закрепляются результаты предварительного расследования, проводившегося в форме дознания, если уголовное дело подлежит направлению в суд.

Структура обвинительного акта определена в приложении 80 к УПК. Требования к его содержанию закреплены в ст. 225 УПК. В соответствии с ч. 1 данной статьи в обвинительном акте указываются: 1) время и место его составления; 2) фамилия, инициалы и должность лица, его составившего; 3) данные о лице, привлекаемом к уголовной ответственности; 4) место и время совершения преступления, его способы, мотивы, цели, последствия и другие существенные обстоятельства; 5) формулировка обвинения с указанием пункта, части, статьи УК; 6) перечень доказательств, которые должны быть исследованы судом; 7) данные о потерпевшем, характере и размере причиненного ему вреда; 8) список лиц, подлежащих вызову в суд.

Хотя законодатель применил несколько различные формулировки при описании требуемого содержания обвинительного заключения и обвинительного акта, в целом данные различия несущественны. Основное отличие двух вышеупомянутых документов состоит в том, что обвинительный акт выносится в отношении лица, которое ранее имело лишь статус подозреваемого по уголовному делу. Документ одновременно вызывает появление статуса обвиняемого у лица, в отношении которого осуществляется дознание (п. 2 ч. 1 ст. 47 УПК), а также содержит решение о направлении уголовного дела прокурору для последующей передачи в суд (ч. 4 ст. 225 УПК). В силу этого обвиняемый и его защитник знакомятся не только с материалами уголовного дела, но и с обвинительным актом (ч. 2 ст. 225 УПК).

Обвинительный акт утверждается начальником органа дознания и вместе с материалами уголовного дела направляется прокурору (ч. 4 ст. 225 УПК).

14. Приговор суда (виды приговоров, требования, порядок вынесения, структура, содержание приговоров).

Приговор - процессуальный акт правосудия. Это решение суда (судьи) о виновности или невиновности подсудимого и назначении ему наказания либо об освобождении его от наказания, вынесенное судом первой или апелляционной инстанции. Судебный приговор является окончательным ответом на основной вопрос дела, ставший предметом судебного рассмотрения. Виды:

Обвинительный приговор с назначением наказания, подлежащего отбыванию осужденным. Данный вид приговора выносится при наличии доказанной в ходе судебного разбирательства виновности лица, при отсутствии сомнений и противоречий, то есть тогда, когда суд утвердительно ответит на вопросы, перечисленные в УПК. При этом, постановляя такой приговор, суд должен точно определить вид наказания, его размер и начало исчисления срока отбывания;

Обвинительный приговор с назначением наказания и отсрочкой его исполнения. Он постановляется при наличии одного из следующих оснований: болезнь осужденного, препятствующая отбыванию наказания, - до его выздоровления; беременность осужденной или наличие у неё малолетних детей - до достижения младшим ребенком возраста четырнадцати лет; тяжкие последствия или угроза их возникновения для осужденного или его близких родственников, вызванные пожаром или иным стихийным бедствием, тяжелой болезнью или смертью единственного трудоспособного члена семьи, другими исключительными обстоятельствами, - на срок, установленный судом, но не более шести месяцев.

Оправдательный приговор выносится в случае признания подсудимого невиновным и влечет за собой его реабилитацию. При постановлении оправдательного приговора суд обязан разъяснить оправданному право на реабилитацию. Согласно Уголовно-процессуального закона оправдательный приговор постановляется в случаях, если: 1) не установлено событие преступления; 2) подсудимый не причастен к совершению преступления; 3) в деянии подсудимого отсутствует состав преступления; 4) в отношении подсудимого коллегией присяжных заседателей вынесен оправдательный вердикт.

Структура приговора

Вводная часть (указывается дата и место постановления приговора, наименование суда, постановившего приговор, состав суда, данные о секретаре судебного заседания, об обвинителе, о защитнике, потерпевшем, гражданском истце, гражданском ответчике и об их представителях, уголовный закон, предусматривающий преступление, в совершении которого обвиняется подсудимый (пункт, часть, статья))

Описательно-мотивировочная часть: обвинительного приговора; оправдательного приговора

Вывод о виновности или невиновности

Резолютивная часть (содержит решения, окончательно принимаемые судом по вопросу о виновности или невиновности подсудимого, наказании и другим вопросам, связанным с завершением производства по делу):обвинительного приговора (ст. 308 УПК РФ); оправдательного приговора.

Определения суда (постановления судьи) первой инстанции по уголовным делам.

Документы суда присяжных.

Вопросный лист - судья с учетом результатов судебного следствия, прений сторон формулирует в письменном виде вопросы, подлежащие разрешению присяжными заседателями, зачитывает их и передает сторонам;

Форма вопросного листа по обвинению регламентирована Приложением 31 к статье 477 УПК РФ.

Процедура принятия вердикта:

1) присяжные заседатели при обсуждении поставленных перед ними вопросов должны стремиться к принятию единодушных решений;

2) если присяжным заседателям при обсуждении в течение 3 часов не удалось достигнуть единодушия, то решение принимается голосованием;

3) обвинительный вердикт считается принятым, если за утвердительные ответы на каждый из трех вопросов проголосовало большинство присяжных заседателей;

4) оправдательный вердикт считается принятым, если за отрицательный ответ на любой из поставленных в вопросном листе основных вопросов проголосовало не менее шести присяжных заседателей;

5) ответы на другие вопросы определяются простым большинством голосов присяжных заседателей;

Приговор постановляется председательствующим в общем порядке, установленном УПК РФ, со следующими изъятиями :

1) во вводной части приговора не указываются фамилии присяжных заседателей;

2) в описательно-мотивировочной части оправдательного приговора излагается существо обвинения, по поводу которого коллегией присяжных заседателей был вынесен оправдательный вердикт, и содержатся ссылки на вердикт коллегии присяжных заседателей либо отказ государственного обвинителя от обвинения. Приведение доказательств требуется лишь в части, не вытекающей из вердикта, вынесенного коллегией присяжных заседателей;

3) в описательно-мотивировочной части обвинительного приговора должны содержаться описание преступного деяния, в совершении которого подсудимый признан виновным, квалификация содеянного, мотивы назначения наказания и обоснование решения суда в отношении гражданского иска;

4) в резолютивной части приговора должны содержаться разъяснения о кассационном порядке его обжалования.

Протокол судебного заседания ведется в соответствии с общими требованиями УПК РФ.

Особенности содержания протокола:

1) в протоколе обязательно указываются состав кандидатов в присяжные заседатели, вызванных в судебное заседание, и ход формирования коллегии присяжных заседателей;

2) напутственное слово председательствующего записывается в протокол судебного заседания, или его текст приобщается к материалам уголовного дела, о чем указывается в протоколе;

3) протокол судебного заседания должен фиксировать весь ход судебного процесса так, чтобы можно было удостовериться в правильности его проведения.

Решение арбитражного суда.

При разрешении спора по существу арбитражный суд первой инстанции принимает решение. Решение принимается именем Российской Федерации.Арбитражный суд может принять отдельное решение по каждому из требований, объединенных в одном деле.Решение принимается судьями, участвующими в судебном заседании, в условиях, обеспечивающих тайну совещания судей. В помещении, в котором арбитражный суд проводит совещание и принимает судебный акт, могут находиться только лица, входящие в состав суда, рассматривающего дело. Запрещается доступ в это помещение других лиц, а также иные способы общения с лицами, входящими в состав суда. Судьи арбитражного суда не вправе сообщать кому бы то ни было сведения о содержании обсуждения при принятии судебного акта, о позиции отдельных судей, входивших в состав суда, и иным способом раскрывать тайну совещания судей. При этом судьи арбитражного суда не лишены права изложить свое особое мнение, что не может рассматриваться как нарушение тайны совещания судей.

1. Решение арбитражного суда должно состоять из вводной, описательной, мотивировочной и резолютивной частей.

2. Вводная часть решения должна содержать наименование арбитражного суда, принявшего решение; состав суда, фамилию лица, которое вело протокол судебного заседания; номер дела, дату и место принятия решения; предмет спора; наименования лиц, участвующих в деле, фамилии лиц, присутствовавших в судебном заседании, с указанием их полномочий.

3. Описательная часть решения должна содержать краткое изложение заявленных требований и возражений, объяснений, заявлений и ходатайств лиц, участвующих в деле.

части в предыдущей редакции

4. В мотивировочной части решения должны быть указаны:

1) фактические и иные обстоятельства дела, установленные арбитражным судом;

2) доказательства, на которых основаны выводы суда об обстоятельствах дела и доводы в пользу принятого решения; мотивы, по которым суд отверг те или иные доказательства, принял или отклонил приведенные в обоснование своих требований и возражений доводы лиц, участвующих в деле;

3) законы и иные нормативные правовые акты, которыми руководствовался суд при принятии решения, и мотивы, по которым суд не применил законы и иные нормативные правовые акты, на которые ссылались лица, участвующие в деле.

В мотивировочной части решения должны содержаться также обоснования принятых судом решений и обоснования по другим вопросам, указанным в части 5 настоящей статьи.

В случае признания иска ответчиком в мотивировочной части решения может быть указано только на признание иска ответчиком и принятие его судом.

В мотивировочной части решения могут содержаться ссылки на постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации по вопросам судебной практики, постановления Президиума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации.

5. Резолютивная часть решения должна содержать выводы об удовлетворении или отказе в удовлетворении полностью или в части каждого из заявленных требований, указание на распределение между сторонами судебных расходов, срок и порядок обжалования решения.

При полном или частичном удовлетворении первоначального и встречного исков в резолютивной части решения указывается денежная сумма, подлежащая взысканию в результате зачета.

Если арбитражный суд установил порядок исполнения решения или принял меры по обеспечению его исполнения, на это указывается в резолютивной части решения.

Требования, предъявляемые к судебному решению по гражданскому делу.

Важнейшие требования, которым должно отвечать судебное решение, – законность и обоснованность.

Законным решение является при условии, когда:

1) судьи, принимая решения, были независимы и подчинялись только Конституции РФ и федеральному закону;

2) решение принято на основании Конституции, действующих на территории РФ федеральных конституционных законов, международных договоров РФ, федеральных законов и иных нормативных правовых актов;

3) судом при противоречии правовых норм принято решение в соответствии с правовыми положениями, имеющими наибольшую юридическую силу;

4) судом при отсутствии правовых норм, регулирующих спорные правоотношения, применен закон, регулирующий сходные отношения (аналогия закона), а при отсутствии такого закона судом принято решение исходя из общего смысла законодательства, и в первую очередь Конституции РФ;

5) судом при противоречии законодательства международным договорам применены правила, установленные указанными договорами, ратифицированными РФ;

6) судом правильно применены нормы действующего процессуального права, регулирующие порядок не только принятия решения, но и подготовку дела к судебному разбирательству, рассмотрения дела по существу;

7) судом при отсутствии нормы процессуального права, регулирующей возникшие в ходе производства по делу отношения, применена норма, регулирующая сходные отношения (аналогия закона), а при отсутствии такой нормы суд действовал исходя из принципов осуществления правосудия в РФ (аналогия права).

Решение суда не может быть признано законным, если:

1) суд применил закон, не подлежащий применению;

2) суд не применил закон, подлежащий применению;

3) суд неправильно истолковал закон. Обоснованным следует признавать решение тогда, когда в нем отражены имеющие значение для данного дела факты, подтвержденные проверенными судом доказательствами, удовлетворяющими требованиям закона об относимости и допустимости доказательств, или общеизвестными обстоятельствами, не нуждающимися в доказывании, а также тогда, когда оно содержит исчерпывающие выводы суда, вытекающие из установленных фактов. Выводы суда о фактических обстоятельствах дела должны соответствовать действительным взаимоотношениям сторон.

1) суд полно определит круг искомых фактов, имеющих существенное значение для дела;

2) выводы суда о наличии или отсутствии существенных для разрешения дела юрид. фактов будут основаны на доказательствах, исследованных в заседании суда.

Определенность решения – должен быть четко решен вопрос относительно содержания прав и обязанностей сторон в связи с тем спорным материальным правоотношением, которое служит предметом рассмотрения суда.

Безусловность решения – в резолютивной части решения не должно содержаться указаний на возможность исполнения судебного решения в зависимости от наступления каких-либо условий.

Полнота решения – при вынесении решения суд должен учитывать все обстоятельства дела и дать ответ по всему спору, а не только его части.

35. Выдача из архива судебных дел и дел по номенклатуре, подлинников и копий документов.

1. Выдача из архива дел в судебные составы и подразделения производится по письменным заявкам судей и руководителей подразделений под расписку в журнале регистрации дел, находящихся в архиве.

На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указываются номер дела, его наименование, кем оно заказано и получено, дата выдачи, расписка получателя, дата возвращения в архив и подпись специалиста архива, принявшего дело.

Дела выдаются на срок не более одного месяца.

2. Выдача или направление сторонним организациям подлинников документов и копий из судебных дел, а также документов из дел постоянного хранения допускается только с письменного разрешения председателя суда.

3. Выдача копий документов специалистом архива сторонним лицам и организациям производится по письменному запросу и письменному разрешению председателя суда.

4. При выдаче копий документов, если они исполнены на бланках суда или организации, полностью воспроизводятся реквизиты бланка (наименование суда, организации, номер, дата и т. д.).

5. Если копия документа состоит из нескольких листов, то все листы прошиваются прочной нитью, концы которой выводятся на оборотную сторону последнего листа копии документа, заклеиваются плотным листом бумаги в виде круга диаметром 40 – 45 миллиметров и опечатываются. Печать и штамп «Копия верна» ставят таким образом, чтобы частично захватить бумажный круг, заклеивающий концы нити.

6. Лицо, получающее копию документа, расписывается на запросе или доверенности либо на отдельном листе, указав реквизиты документа, устанавливающего его личность.

36. Организация документооборота: общие положения.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц, оказывает большое положительное влияние на управленческий процесс в целом.

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами и квалифицированными служащими) и пунктами технической обработки собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой и т.д.) аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, - отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения - внутренняя документация.

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются положениями, выработанными практикой делопроизводства и совершенствования организации управленческого труда.

При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя.

Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям.

Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

4.Схемы движения всех документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.). Движение документов в учреждении: поступающие документы,

документы, отправляемые из организации, внутренние документы.

Право на иск.

ПРАВО НА ИСК - обеспеченная государством и закрепленная законом возможность -Заинтересованного лица добиваться от суда принудительной защиты нарушенного или оспоренного субъективного права, т.е. возможность обратиться в суд с просьбой о защите и получить ее (П. на и. в материальном смысле). П. на и. в процессуальном смысле представляет собой лишь право на обращение в суд. Последнее (в отличие от первого) не погашается истечением срока исковой давности. П. на и. обладают все граждане и юридические лица РФ. Иностранным гражданам, лицам без гражданства, иностранным предприятиям и организациям законом также предоставлена возможность обращаться с иском в суды РФ, за исключением случаев, когда ответно ограничены права физических и юридических лиц тех государств, в которых допускаются ограничения П. на и. граждан и юридических лиц РФ.

46. Оправдательный приговор: основания постановления, структура, содержание.

Оправдательный приговор выносится в случае признания подсудимого невиновным и влечет за собой его реабилитацию в порядке. При постановлении оправдательного приговора суд обязан разъяснить оправданному право на реабилитацию. Согласно УгПроцЗакона оправдательный приговор постановляется в случаях, если: 1) не установлено событие преступления; 2) подсудимый не причастен к совершению преступления; 3) в деянии подсудимого отсутствует состав преступления; 4) в отношении подсудимого коллегией присяжных заседателей вынесен оправдательный вердикт.

Структура приговора

Описательно-мотивировочная часть:

Вывод о виновности или невиновности

Обвинительного приговора -оправдательного приговора

Оправдательный приговор в соответствии УПК постановляется в случаях, если не установлено событие преступления либо в деянии подсудимого нет состава преступления, или не доказано участие подсудимого в совершении преступления.

Оправдание по любому из оснований означает полную реабилитацию подсудимого, подтверждает его непричастность к преступлению. Вместе с тем различия в основаниях оправдания влияют на решения о гражданском иске и возмещении ущерба, о необходимости дальнейшего производства по делу в целях установления лица, виновного в совершении данного преступления. Поэтому суд в соответствии с законом должен точно сформулировать в приговоре одно из трёх указанных в УПК оснований оправдания.

В одном приговоре могут фактически содержаться различные сочетания приговоров разного вида: он может быть обвинительным в отношении одних подсудимых по групповому делу и оправдательным в отношении других, обвинительным в отношении осуждённого по одним статьям Уголовного кодекса и оправдательным по другим и т.д.

Задачи приговора суда не сводятся лишь к выработке и применению принудительных мер (т.е. к юридическому осуждению действий, нарушающих нормы и запреты, установленные уголовным законом) или защитных мер (к защите членов общества от преступных посягательств, угрожающих им вследствие высокой степени общественной опасности), но также - и это чрезвычайно важно - задачи приговора должны включать в себя и решать вопросы воспитания.

В плане воспитательной функции права приговору принадлежит особая роль: претворение в жизнь благотворного идеала полного и частичного предупреждения правонарушений, повышение уровня социально-коллективного сознания масс относительно цели уголовного права, обеспечение качественного улучшения этических норм и нравов всех членов общества, гарантия постоянного укрепления сложившихся общественных отношений и правил общежития, а также упрочение правопорядка.

47. Обвинительный приговор: основания постановления, структура, содержание, виды.

приговор, устанавливающий виновность подсудимого. П.о. не может быть основан на предположениях и постановляется лишь при условии, если в ходе судебного разбирательства виновность подсудимого в совершенном преступлении доказана. Суд постановляет П.о., назначая наказание, если к моменту разбирательства дела в суде деяние потеряло общественную опасность или лицо, его совершившее, перестало быть общественно опасным. Виды:

Обвинительный приговор без назначения наказания. Такой приговор постановляется в случае, если издан акт об амнистии, исключающий назначение наказания за это преступление, либо в связи с истечением сроков давности.

Обвинительный приговор с назначением наказания и отсрочкой его исполнения. Он постановляется при наличии одного из следующих оснований:

болезнь осужденного, препятствующая отбыванию наказания, - до его выздоровления,беременность осужденной или наличие у неё малолетних детей - до достижения младшим ребенком возраста четырнадцати лет (данное положение распространяется и на мужчин, являющихся единственными родителями в семье), за исключением осужденных к лишению свободы на срок свыше пяти лет за тя

Введение 3

1. Становление и развитие документоведения 5

2. Место документоведения в системе наук 11

3. История в документоведении 18

Литература 22

Введение

Последняя треть 20-го столетия ознаменовалась переходом целого ряда стран к постиндустриальному, информационному обществу, в условиях которого основная масса работающих занята в сфере информационной деятельности, а главным продуктом производства и товаром является информация. В настоящее время информация стала важнейшим ресурсом общества и приобрела стратегическое значение.

Глобализация мировых процессов, с одной стороны, и глубокие социально-политические и экономические преобразования, развернувшиеся в 1990-е годы, - с другой, создали предпосылки для быстрого вхождения России в мировое информационное пространство. В наступившем столетии будущее нашей страны во многом будет зависеть от того, насколько энергично и эффективно она станет двигаться в этом направлении.

Информационные процессы активно воздействуют на все стороны человеческой жизни. Использование новейших информационных технологий многократно усиливает это влияние. Чтобы реализовать свои потенциальные возможности, достичь профессиональных успехов, стать гармонично развитой личностью, современный человек должен обладать достаточно высоким уровнем информационной культуры. Между тем большая часть информации фиксируется на материальных носителях, содержится в разнообразных документах. Таким образом, знание информационно-документационных процессов, основ работы с документами является неотъемлемой частью информационной культуры человека.

Особенно велика роль информации в процессе управления – на всех его уровнях и во всех сферах: политической, экономической, научной, культурной и т.д. Собственно, без информации невозможно и само управление, зародившееся около 7 тысячелетий назад. Документирование информации, её поиск, обработка, хранение, передача требуют значительных финансовых, материальных, трудовых ресурсов и времени. Поэтому организация эффективной работы с документами, совершенствование всех информационно-документационных процессов как в масштабе общества в целом, так и на уровне отдельных предприятий, организаций, учреждений является важнейшим направлением управленческой деятельности. В свою очередь, для квалифицированной работы с документированной информацией требуется значительное число профессионально подготовленных специалистов. Совершенно не случайно к 2000 году более чем в 30 вузах Российской Федерации развернулась подготовка кадров высшей квалификации – документоведов.

1. Становление и развитие документоведения

Зарождение документоведения в России было связано с так называемым “практическим” документоведением, т.е. с созданием правил работы с документами и требований к самим документам на практике, в делопроизводственном процессе, в прикладной сфере. Практическое документоведение возникло с появлением палеографии (науки о развитии письменности, о древних рукописях) и дипломатики (науки, изучающей форму и содержание правовых актов), т.е. ещё в 16-17 столетиях. Уже тогда в России появились унифицированные документные формы, складывавшиеся из отдельных частных случаев, которые обобщались в канцеляриях и затем официально закреплялись. Делопроизводственная практика и в дальнейшем оказывала постоянное и существенное влияние на процесс становления науки о документах.

Однако уже с начала 18 века стали закладываться правовые основы документирования, прежде всего в сфере государственного управления. Многие формы документов были закреплены законодательными актами. В 19 веке эта работа была продолжена. Причём в середине столетия появились первые попытки теоретического осмысления документационных процессов в российском обществе. Они были предприняты в работах Н.Варадинова и В.Вельдбрехта, которые систематизировали документацию, распределили её по группам и на основании законодательных актов предложили правила составления документов. В этих работах, помимо образцов документов, содержалась и теоретическая часть.

Н.В.Варадинов, в частности, разделял делопроизводство на 1) теоретическое и 2) практическое. Он впервые ввёл в оборот и сам термин “теоретическое делопроизводство”. В теоретическом значении, по его мнению, делопроизводство представляет собой “науку, излагающую правила составления деловых бумаг, актов и самих дел”, а также изучающую “наружные” и “внутренние свойства” деловых бумаг. Практическое же делопроизводство – это “общий порядок производства дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг”.

Однако в последующие десятилетия, вплоть до революции 1917 г., документоведческие исследования не получили сколько-нибудь серьёзного продолжения, за исключением, пожалуй, работ инженера-путейца И.И.Рихтера, увидевших свет в начале 20-го столетия. В них содержались отдельные теоретические обобщения и определения ряда понятий. Кроме того, автор предпринял небезуспешную попытку классификации “делопроизводства и делохранения казённых железных дорог”.

Приход к власти большевиков сопровождался дальнейшим развитием практического документоведения в направлении унификации документов, начиная от отдельных документных форм и заканчивая созданием унифицированных систем документации. Однако с самого начала в литературе по делопроизводству поднимались и некоторые теоретические вопросы (в частности, в книгах П.В.Верховского, С.Н.Голубова, Н.В.Русинова).

Определённое отражение документоведческие проблемы нашли в 1920-е годы и в исследованиях в области управления. Тогда в Советском Союзе была создана целая система научно-исследовательских, хозрасчётных, ведомственных и общественных организаций, занимавшихся вопросами научной организации управления. Сложилось несколько самостоятельных школ управленческой мысли: школа А.К.Гастева (Центральный институт труда), направление П.М.Керженцева, школа Е.Ф.Розмирович (Институт техники управления при Наркомате Рабоче-Крестьянской инспекции СССР). Вопросами научной организации труда и совершенствованием делопроизводства занимался также ряд других организаций.

Пожалуй, наиболее плодотворно эта работа велась в Институте техники управления. Его сотрудники “решали крупные теоретические проблемы делопроизводства: терминологические, организационно-технологические, унификации и стандартизации документов, классификации документов, связи делопроизводства и архивного дела”. Здесь был подготовлен и в 1931 г. издан проект “Общих правил документации и документооборота”, в котором обобщались теоретические исследования и практический опыт отечественных и зарубежных учёных.

К этому времени на Западе также достаточно отчётливо была осознана необходимость серьёзного изучения круга проблем, связанных с функционированием документов. Так, бельгийский учёный Поль Отле писал тогда в одной из своих работ: “Хаос книг и документов требует в наши дни науку, которая смогла бы предупредить возможное зло в вопросах документации, которая не упорядочена, дублируется и весьма противоречива”.

Однако крутой поворот, произошедший в СССР на рубеже 1920-х – 1930-х годов, привёл к существенным изменениям во всех сферах жизни советского общества. Он сопровождался массовыми политическими репрессиями, которые тяжёлым катком прошлись по научным и управленческим кадрам. Исследования в области документоведения были свёрнуты. Исключениями стали отдельные направления, которые были ориентированы либо на выполнение социального заказа тоталитарной власти (совершенствование системы учёта советских граждан, введение паспортной системы), либо проводились в рамках некоторых крупных ведомств (рационализация бухгалтерской, кадровой документации и т.п.).

Вместе с тем в период сталинизма создавались определённые предпосылки для развития документоведения в будущем. Дело в том, что в начале 1930-х гг. в Москве был открыт государственный историко-архивный институт (МГИАИ), призванный готовить специалистов высшей квалификации для работы в государственных архивах, а затем и работников государственного делопроизводства. В МГИАИ началось преподавание учебного курса “Общее делопроизводство” первоначально в рамках учебной дисциплины “Теория и практика архивного дела”, а с 1942 г. был введён самостоятельный курс “История и организация делопроизводства в СССР”. В 1943 г. впервые появился и сам термин документоведение.

Изучение документоведческих проблем в учебных курсах стимулировало научные разработки в этой области. Переломными стали 1960-е годы, когда документоведение становится самостоятельной научной дисциплиной. В 1969 г. оно было внесено в номенклатуру специальностей научных работников.

Внимание к теоретическим проблемам документоведения особенно усилилось в связи с разработкой и внедрением Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также в процессе создания информационной базы автоматизированной системы управления (АСУ). Для этих целей в 1966 г. был создан Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Именно в те годы появились первые специальные теоретические работы, посвящённые выяснению объекта документоведения и его задач.

Начиная с 1960-х годов, в нашей стране определились два основных центра, активно и эффективно ведущих научные исследования в области документоведения – это МГИАИ, где в 1964 г. был создан факультет государственного делопроизводства, и ВНИИДАД.

Не последнюю роль в интенсификации научных документоведческих исследований сыграл своеобразный “взрыв документальной активности общества” в 1960-е – 1970-е годы. Число копий документов во всём мире перевалило тогда за 1 трлн в год, а в центральных ведомствах СССР годовой документооборот (с учётом размножения) вышел за пределы 1 млн штук8. К тому времени обнаружилось, что сугубо делопроизводственный подход в организации и проведении документоведческих исследований во многом себя исчерпал, вследствие своей ограниченности. В рамках этого подхода изучались преимущественно документы текущего делопроизводства, равно как и процессы, происходившие с уже составленными документами.

Что такое документоведение. Документоведение как наука

Введение

1. Становление и развитие документоведения

Статьи по теме