Организация-работодатель заинтересована в постоянном ведении учета командировочных сотрудников. Последние, уже после выполнения задания, обязаны отчитаться перед формальным руководителем о его выполнении. В этих целях предусматривается составление отчета о командировке. Это официальный документ, который должен оформляться с соблюдением локальных правил и императивных норм профильного трудового законодательства. В каком именно виде его следует заполнять работнику, и какие документы к нему необходимо прикладывать, будет рассказано далее.

Обязателен ли отчет о командировке?

В статье 391-ой указаны рекомендательные нормы по его оформлению. Написать отчёт о проведённой командировке может быть обязанностью в том случае, если к этому располагает должность лица, либо локальный приказ формального работодателя. В обязательном порядке с позиции профильного трудового законодательства выполнять данное действие не следует, потому что у каждой организации свое понимание на этот счёт. То же самое касается и документов, которые следует представлять после завершения командировочной работы.

В определенной организации в отношении конкретного структурного подразделения может быть выставлено данное требование, но на остальные подразделения оно распространяться не будет. Поэтому в двух разных учреждениях подобный отчет может быть обязательным, может и не предусматриваться вовсе. Как правило, обязанность его написать по возвращению, указывается в командировочном талоне ещё перед служебной поездкой. Поэтому формальный сотрудник уже заранее знает о данной обязанности еще до получения направления.

Как написать отчет о командировке?

Для этого в отделе кадров необходимо запросить специальный бланк, который предполагает использование определённой локальный формы, предусмотренной в организации.

Данный бланк должен содержать указание на расход командировочных средств по дням, место проведения командировочной работы, использование всех авансовых платежей.

Во второй части прописывается наименование работ, которые были проведены в период отсутствия. Написать список таких работ необходимо также по дням, чтобы организация-работодатель могла проследить и сопоставить проведённые работы с понесенными расходами. В заключительной части указывается точное время прибытия и сдачи документов.

К данному бланку также необходимо приложить документы, которые будут свидетельствовать о проведенных работах и о расходе организационных средств.

Требования к отчету о командировке

В первую очередь его написать можно только на локальном бланке учреждения. Помимо этого не допускается его составление задним числом, потому что результат расхода организационных средств в этом случае можно будет преувеличить, что является должностным подлогом.

Еще одним требованием здесь выступает обязательное приложение документов, которые в каждом случае должны непосредственно относиться к удостоверению выполненных работ и поручений. Бланк должен быть скреплен главной подписью командировочного сотрудника.

Какие документы нужны для отчета по командировке в 2018 году?

К обязательным документам относятся все документальные данные, свидетельствующие о расходе организационных средств:

• талоны;
• любые чеки;
• платежные ведомости;
• накладные документы, которые оформлялись в процессе отсутствия.

Если работодателем были выданы документы, удостоверяющие какие-либо правомочия (к примеру, доверенности, письменные поручения, финансовая документация), то и они сдаются в обязательном порядке. Отчитываться необходимо сразу по прибытию.

Форма отчета о командировке

В настоящее время практически в каждом сегменте используется новая типовая форма Т-10а. Это стандартный бланк, состоящий из одного листа, который содержит обязательные к заполнению колонки и графы. В начальной части формы указывается место отбытия. Далее прописываются реквизиты уполномоченного лица, принимающего данный бланк к ознакомлению. Далее прописывается наименование работ, которые были проведены в период отсутствия. Написать список таких работ необходимо также по дням, чтобы организация-работодатель могла проследить и сопоставить проведённые работы с понесенными расходами.

Правила и сроки заполнения отчета о командировке

Заполняемый бланк должен содержать указание на расход командировочных средств по дням, место проведения командировочной работы, использование всех авансовых платежей.

В основной части указывается точное время прибытия и сдачи документов (ст. 391-я ТК РФ). Отчитывается формальный сотрудник в первый день прямого выхода на рабочее место. О продлении сроков принимает решение только руководитель отдела.

Образец отчета о командировке в свободной форме

Свободная форма используется редко, но сегодня это наиболее удобный вариант для отчетности с указанием документов. По согласованию с условным работодателем такая форма может быть использована, и профильное законодательство прямых запретов на этот счет не имеет.

Как отозвать из командировки - образец приказа

Понятие командировки и основные положения, связанные со служебными поездками определены ТК РФ. Направление происходит на…

Дисциплинарный проступок военнослужащих - образец 2018

Конституционный суд Российской Федерации внес постановление, в котором говорится, о том, что военнослужащего, в случае…

Договор аутстаффинга персонала - образец

Аутстаффинг - современный термин, который обозначает вывод собственных сотрудников за штат компании. Трудовые договоры у сотрудников…

Командировка в табеле учета рабочего времени - образец

Табель рабочего времени представляет собой основной акт, в котором отображаются отработанные служащими дни. Данный табель содержит полную…

Оплата проживания в командировке в 2018 году

Направление сотрудника в деловую поездку - это решение работодателя. Оно связано с текущей необходимостью или прохождением сотрудником обучения.…

После возвращения с выездного задания сотрудник оформляет документы для отчетности. Одним из самых важных является образец, в котором изложен отчет о командировке. Написание этого бланка по правильной форме актуально многим сотрудникам, поэтому наглядный пример под заполнение подлежит подробному рассмотрению.

Какие документы нужны для отчета по командировке в 2018 году?

Образец отчета по проделанной работе в командировке может составлять работник или работодатель. Сегодня ни одно подразделение трудового законодательства не требует, чтобы командированное лицо самостоятельно обязывалось выполнять оформление отчетности о выполнении работы. В связи с этим предприниматель как руководитель может сам заполнять служебный бланк, либо изложить потребность представлять результат выездной деятельности через приказ и другие нормативы.

Образец о выполнении выездного задания необходимо дополнить через сопроводительные документы. Как правило, их перечень определяет специфика деятельности, конкретная должность и потребности предприятия.

Чтобы оформить отчетность о выполнении командировочного задания, предоставляются такие документы:

• Бланк заявления на командировочную деятельность;
• Приказ, по которому назначается выполнение задания;
• Сведения, о выполнении какого задания сообщается;
• Авансовые сведения.

Ни одна статья сегодня не требует производить оформление документации о проделанной работе в обязательном порядке. Безусловно, каждый работодатель или структурный руководитель имеет право потребовать написать подотчетный документ. Если работа на выезде также предусматривала авансовый платеж, может составляться бланк, в котором регламентируется расход. Каждый чек или билет может подтвердить цель расходования денег, поэтому его можно приложить как удостоверение финансовых решений.

Как правильно сделать отчет о командировке?

Руководитель может потребовать направление данной документации по форме локального акта. После того как задание поставлено, поездка должна быть отображена в течение трех дней. Правильный пример о проделанной работе содержит краткий перечень целей, которые получилось достигать в ходе поездки. Также образец описывает служебный характер мероприятия, срок его проведения и итоги о проделанной работе и о выполнении задания под завершение выезда.

Командировочные документы могут проверяться налоговыми службами, поэтому каждый бланк заслуживает должного внимания. Для оформления сведений о выполнении такого задания можно скачать готовый пример и бланк, который далее предлагается к рассмотрению

Бланк отчета по командировке

В ближайший срок после возвращения с поездки наступает пора отчитаться о выполнении задания. Стандартная форма имеет краткий порядок изложения сведений о проделанной работе.

Также через универсальный образец составляется авансовый отчет по командировке, подпись которого может производиться одновременно с другой отчетностью по поездке. Этот пример раскрывает предмет деятельности сотрудника, ход его поездки, и образец подробных сведений о проделанной работе.

Отчет о командировке - пример написания

Стандартный пример отчета о командировке содержит краткий перечень информации о том, какая организация задействована, какой сотрудник и в каких целях направлен в поездку.

Образец ведомости о проделанной деятельности включает имя и фамилию сотрудника, должность, основание для командировочного выезда, финансирование, срок пребывания и срок окончания поездки, место отправки. Документы подписываются составляющим их лицом. Готовый пример документа продемонстрирует, как должен выглядеть заполненный бланк.

Образец отчета о проделанной работе в командировке

В категории «отчет о командировке образец» представляется актуальный на этот год служебный бланк. Перед тем, как срок поездки будет начат, в другой форме согласовываются цели поездки. Документы по командировочной отчетности соответствуют этим целям.

В официальной форме необходимо изложить данные о выполнении поставленных целей , например, рассказать, как прошли переговоры, достигнута ли договоренность, подписан ли контракт, обработаны ли документы. После того как краткий раздел бланка по сведениям о работе заполнен, следует переходить к заключению, и подписать бланк, поставить даты заполнения, и указать срок проведения выезда.

Краткий отчет о выполнении задания в командировке

Образец по стандартной форме обязательно должен описывать решение поставленных задач. Если за срок поездки какая-то из задач не исполнена, стоит вписать в образец краткий пример служебного пояснения.

При необходимости можно перекраивать пример документа, чтобы возвращение из отъезда можно было полностью охватить по форме отчетности.

Срок предоставления отчета по командировке

После возвращения предоставляется краткий срок для отчетности, что достигает трех суток. Специфика и психология поставленной задачи по составлению отчетности достаточно проста, что позволит легко выполнить задание в течение установленного срока.

В случае не предоставления доклада в назначенный срок, работодатель имеет право внести выговор в личное дело сотрудника.

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

• перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
• подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

• Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
• Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие .
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
• , утвержденный руководителем.
• Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

• Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
• Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
• Бланки строгой отчетности . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

• 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
• 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 51 – «расчетный счет»;
• 50 – «касса»;
• 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

• При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
• При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
• Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
• Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
• При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
• В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

• . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.

После совершения служебной поездки сотруднику необходимо оформить ее результаты и перечислить расходы, сопроводив их подтверждающими документами. Для этого он заполняет два вида отчетов: авансовый по расходам на командировку (для бухгалтерии) и отчет о выполнении задания на командировку (для руководства). К ним он прикладывает все имеющие отношение к поездке документы.

Как отчитаться за командировку

В настоящее время законодательство предусматривает только один обязательный вид отчета по — авансовый. Он нужен для списания выданных работнику на командировку средств. В нем работник отчитывается о своих тратах во время поездки. Если его расходы больше полученного аванса, работнику доплачивают за командировку, если меньше он должен их вернуть.

В командировочные расходы включают:

1. — этот вид расхода установлен нормативными актами и имеет фиксированную величину для поездок по территории РФ или за границу.
2. Расходы на проезд — включают покупку билетов до места назначения и для возвращения обратно к месту работы, оплату расходов на поездку на автомобиле, принадлежащем командированному работнику (покупка бензина, страховки при выезде за границу).
3. Расходы на проживание — оплата гостиницы или найма жилья.
4. Представительские расходы — сюда входят оплата сувенирной продукции, необходимые затраты на представление интересов компании.
5. Иные расходы — оплата других видов расходов, связанных с командировкой, например, при выезде за пределы России это может быть оплата виз, страховок, получения необходимых разрешительных документов и т. д.

Затраты на проезд и проживание необходимо подтверждать документарно.

Без первичных документов бухгалтерия не примет авансовый отчет и не возместит работнику расходы. Поэтому необходимо сохранять различные билеты, чеки, договоры аренды и т. д.

Второй вид отчета, который может потребоваться от работника — отчет о выполнении . В этом документе сотрудник отчитывается о решении поставленных в приказе или служебном задании задач на поездку. Такой отчет о командировке содержит результаты служебной поездки, а в случае невыполнения или частичного выполнения целей — указание причин, которые помешали выполнить поручение.

К нему также прикладывают различные документы или их копии, которые подтверждают выполнение поручения. Однако они в большинстве своем не являются финансовыми. Это заключенные в ходе поездки договора, полученные сертификаты или дипломы, акты и т. д.

Оформлять отчет о командировке нужно только в том случае, если его наличие обусловлено внутренними нормативными документами компании.

В случае невыполнения задания этот документ может стать основанием для назначения еще одной служебной поездки или решения вопроса о наказании сотрудника, если командировка прошла неудачно по его вине.

Сроки обоих отчетов о командировке могут быть разными. Для авансового отчета срок составляет три рабочих дня после возвращения из поездки.

Отчет о выполнении служебного задания может также предоставляться в течение трех дней, но у нанимателя есть возможность установить другие временные рамки для него.

Максимальный срок на заполнение и сдачу руководителю этого вида отчета не должен превышать месяца с даты окончания поездки.

Оформление авансового отчета

Существует утвержденная форма авансового отчета АО-1 (постановление Госкомстата от 01.08.2001 № 55). Она состоит из двух частей. В первой части содержится:

На оборотной стороне работник, заполняющий авансовый отчет указывает каждую израсходованную сумму и сведения о документе ее подтверждающем.

В конце отчета сотрудник, вернувшийся из командировки, ставит свою подпись.

Все документы по расходам должны быть в оригинале, копии не допустимы.

Если в компании принято составлять отчет о командировке для руководства, второй экземпляр этого документа также необходимо приложить к авансовому отчету.

Отчет о командировке для руководства компании

Такой вид отчета ранее был обязательным, но с 2015 года его использование было отдано на усмотрения руководства или собственника организации. Его форма должна быть утверждена в учетной политике предприятия.

Скачать актуальный для 2018 года образец отчета о командировке.

Кроме описания самой командировки и ее итогов, этот документ также служит подтверждением местонахождения работника в рабочее время и выполнение возложенных на него обязанностей.

Во внутренних документах компании можно также предусмотреть случаи, когда отчет о командировке заполнять нет необходимости.

Например, когда работников направляют для подписания документа от имени компании или получения аттестата, необходимого для продолжения работы. Цель командировки считается выполненной, если сотрудник привез необходимый документ.

В случае невыполнения полностью или частично служебных заданий, помимо отчета о командировке сотруднику необходимо написать докладную записку, в которой изложить причины невыполнения.

По результатам рассмотрения обоих документов, руководство выносит решение о необходимости повторной поездки и степени виновности сотрудника в невыполнении задания.

Если в командировку направлялись несколько сотрудников, то они могут составить как единый отчет о командировке, так и отдельные. В этом случае все будет зависеть от поставленных целей поездки.

Например, работники были направленные для участия в выставке или семинаре, пишут совместный отчет о посещенном мероприятии, а сотрудники, решавшие разные задачи в рамках одной поездки, отчитаться каждый за свою часть — юристы за заключенные договора, а инженеры за монтаж или обследование поставленного оборудования.

Такой документ может быть составлен на бумажном носителе или в электронном виде. При оформлении его на бумаге работник распечатывает два экземпляра документа, один из которых оставляет у себя.

Если на предприятии принята система электронного документооборота и у сотрудников есть электронные подписи, отчет можно составить и направить в электронном виде. Эта форма очень удобна, если в служебную поездку направлялись несколько работников разных подразделений.

После утверждения отчета, его регистрируют, копию прикладывают к авансовому отчету, если это предусмотрено в учетной политике.

По возвращении из командировки сотрудник заполняет отчет о выполнении поручений, которые являлись целью поездки. В нем указывают:

В качестве подтверждающих документов для отчета по командировке можно приложить договоры, акты, соглашения, свидетельства, аттестаты и т. д. В самом отчете они указываются перечнем приложений.

Краткое описание целей и задач берут из или служебного задания, а также документа-обоснования необходимости командирования сотрудника.

В раздел отчета о проделанной работе включают проведенные встречи, этапы работы над заданием.

Например, при проведении обследования поставленного оборудования в рамках гарантийного обслуживания можно описать работы на каждом агрегате или станке.

Результаты поездки содержат информацию об итогах выполнения поставленных поручений, а также различные рекомендации и предложения.

Например, после поездки на международную выставку сотрудник может предложить изменение условий договоров с клиентами организации, чтобы сделать их более выгодными, чем у конкурирующих фирм. Или предложить внедрение более совершенной системы оценки качества продукции, снижения затрат, закупку современного оборудования и т. д.

В этом разделе также можно кратко указать причины неисполнения задания, а полностью оформить их докладной запиской.

Например, сотрудник заболел во время командировки, а продлевать ее срок на время болезни не стали, потому что присутствие сотрудника понадобилось на рабочем месте. В таком случае в результатах поездки можно указать, что полностью выполнить работы, предусмотренные целями командировки, не удалось по причине больничного листа, а в дальнейшем необходимо направить сотрудника в повторную командировку.

Пример отчета о командировке

УТВЕРЖДАЮ

Директор ООО «Светплюс»

Инокентьев Р. Д. (подпись)

Отчет о командировке

Сотрудника: заместителя начальника отдела маркетинга Прокофьева А. З.

Командировка: в г. Минск, Республика Беларусь, с 14.06.2018 по 18.06.2018

Цели и задачи командировки: участие в международной выставке-ярмарке «Промэкспо — 2018», проходившей с 15.06.2018 по 17.06.2018, сопровождение информационного стенда с образцами продукции, изучение возможностей выхода на новые рынки сбыта, презентация продукции потенциальным потребителям.

Выполнение задания: в ходе участия в выставке «Промэкспо — 2018», мною, Прокофьевым А. З. была проведена следующая работа.

Организовано функционирование выставочного стенда с непрерывной трансляцией рекламных видеороликов о нашей продукции, а также раздача каталогов и буклетов с контактной информацией и подробным описанием выпускаемой продукции.

В ходе конференции участников выставки, проведена презентация новейших образцов выпускаемой продукции, а также оценка рекламных компаний двух наших конкурентов (материалы прилагаются на флеш-носителе).

В рамках выставки-ярмарки посещен семинар представителей известного маркетингового агентства «Мейджикмейд», по новейшим разработкам в области стратегического маркетинга и использования возможностей интернета.

Проведены встречи с потенциальными потребителями продукции из 7 стран.

Результаты командировки: заключены предварительные соглашения о поставках продукции с тремя фирмами (переданы в юридическую службу), для оценки эффективности новых инструментов в продвижении продукции, представлен пакет предложений от рекламного агентства. Для анализа продукции конкурирующих фирм в технический отдел предоставлены каталоги с характеристиками товара других производителей. По возвращении из командировки запланирована учеба для сотрудников маркетингового отдела с изучением передового опыта в продвижении продукции на международном уровне.

Авансовый отчет по командировке — обязательный документ. О том, кто, как и когда его составляет, мы расскажем в данной статье. И конечно, предложим вам образец заполнения этого документа.

Авансовый отчет по командировке: правила составления в 2017 году

Если ваш персонал часто ездит в командировки, количество авансовых отчетов может быть существенным. А поскольку в составлении отчета непосредственное участие принимают работники, зачастую далекие от документооборота, ошибок не избежать. Чтобы сократить их количество, а также предупредить поток вопросов о том, как и что заполнять, сделайте мини-инструкцию и доведите ее до сотрудников.

Обратить внимание разъездного персонала необходимо на следующие моменты:

1. Срок представления отчета: 3 рабочих дня после возвращения из поездки (п. 26 положения о командировках, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, п. 6.3 указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Известите работника, что в случае задержки отчета могут быть негативные последствия. Воздействовать на работников вы можете материально.

Подробнее об этом читайте в статье «Работник опять задержал первичку? Накажите рублем» .

1. Форма авансового отчета: в зависимости от того, как у вас организован документооборот, можно использовать унифицированную форму АО-1 или собственный бланк организации.
2. Количество экземпляров: отчет составляется в 1 экземпляре.
3. Что заполнять работнику: оборотную сторону в форме АО-1 или поля, отведенные для работника, если используется форма, разработанная компанией.
4. Обязательное наличие подтверждающих расходы документов: билеты, счета за гостиницу и т. п. Подтверждать не нужно только суточные.

Заполненный образец авансового отчета по командировке вы можете посмотреть и скачать здесь:

Загранкомандировка: есть ли особенности

Безусловно, есть. И связаны они с тем, что в загранкомандировках работник расходует валюту.

Поэтому, во-первых, суммы в отчете должны указываться в рублях и в валюте.

Об особенностях пересчета валюты в рубли читайте в материалах:

• «Командировочную валюту переводим в рубли на дату утверждения отчета» ;
• «Как пересчитать командировочные, если нет документов на покупку валюты?» .

Во-вторых, все подтверждающие документы должны быть переведены на русский язык. Перевод должен быть построчным, на отдельном листе, а не на самих документах. Его может сделать как сторонний переводчик, так и владеющий языком сотрудник, на которого возложена такая обязанность (см., например, письмо Минфина России от 20.04.2012 № 03-03-06/1/202).

В остальном порядок оформления, утверждения и принятия «заграничного» авансового отчета к учету аналогичен отчету по командировке внутри страны.

Скачать бланк отчета вы можете на нашем сайте — см.