Как оформлять дела в папки? Зачем нужна номенклатура и что вообще принято понимать под этим термином? Как хранить дела, папки и каким еще образом можно организовывать документацию на предприятии? В настоящее время делопроизводство - это такой комплекс задач, который требует систематического подхода и предельной аккуратности. О том, что такое номенклатура дел и для чего она предназначена, должны знать не только работники, ответственные за документооборот внутри компании, но и весь руководящий персонал, заинтересованный в подержании контроля над рабочими процессами организации.

Общая терминология

Рассматривая, что такое номенклатура дел, необходимо в первую очередь отметить, что этим термином принято обозначать такой метод систематизации, который предполагает формирование перечня заведенных внутри предприятия, учреждения дел. Для каждого из них четко прописываются сроки хранения, при этом ориентируются на правила, введенные в силу действующими законами нашей страны.

Теория и повседневность

Что такое номенклатура дел в практическом применении? Это такая распределительная схема, которая помогает группировать исполненную документацию, создавая таким образом дела. Для этого на предприятии утверждается схема, классификация, применяемая затем на практике. Также вводится указатель индексов для дел, документов. Необходимо задать длительность хранения и определить схему построения картотеки, используемой как справочный материал и применяемой для поиска документации из числа неисполненной. Отвечая на вопрос, что такое номенклатура дел, необходимо отметить, что термином принято обозначать такой учетный документ, которым регламентируют работу отделов, ответственных за делопроизводство, архивы. В номенклатуре четко прописаны все те дела, длительность хранения - в пределах десятилетия, то есть принадлежащие к числу документации временного хранения.

Зачем это нужно?

Кому требуется знать, что такое номенклатура дел, как применять ее на практике? В первую очередь это лица, ответственные за организацию документооборота на предприятии, а также собственно руководитель учреждения, юридического лица. Номенклатура помогает быстро находить необходимый документ, если известна видовая принадлежность или содержание. Качество формирования, оформления номенклатуры дел определяет, насколько оперативно будет возможно работать с документацией в стенах учреждения. В настоящее время факт наличия номенклатуры установлен как обязательный для любого юридического лица, будь то учреждение или организация, предприятие.

На государственном уровне принята ЕГСД - это такая система, которая расписывает правила ведения документации. В приложениях к ней можно найти актуальный в настоящее время образец номенклатуры дел. Кроме того, такой единый государственный систематизированный источник информации собрал в себе все положения, которыми необходимо руководствоваться при разработке и внедрении номенклатуры дел на год в учреждении, предприятии.

Особенности вопроса

В настоящее время в делопроизводстве номенклатура представляет собой сложное понятие, включающее несколько типов и групп документации. Принято говорить о типовой, примерной, конкретной номенклатуре. Отдельные принято вводить на уровне учреждения в целом и некоторого отдельного структурного подразделения.

Типовая, примерная номенклатура призваны объединять документацию, сходную по своему характеру, составу. Типовая также регламентирует конкретную систему индексации, которая используется в рамках некоторого ведомства. Применять такой перечень наименования дел необходимо в обязательном порядке. А вот примерная носит рекомендательный характер, хотя в общем случае придерживаться ее разумно и удобно, так как она помогает упорядочить весь объем официальных бумаг, скапливающийся в компании.

Система как основа порядка

Любое современное предприятие нуждается в систематизации присутствующей документации, и именно номенклатура представляет собой такой классификационный справочник, который может решить проблемы организации. Это документ, где построчно указаны наименования всех дел предприятия, которые можно завести. Одновременно с этим четко прописано, как долго нужно хранить бумагу. Номенклатуру дел бухгалтерии, кадровой службы, предприятия в целом необходимо утверждать у его руководителя.

Основные цели введения номенклатуры

Такая официальная бумага упрощает систематизацию внутреннего документооборота. Фактически она представляет собой такой план, в котором четко прописано, по каким алгоритмам необходимо распределять исполненные документы, в какие дела их предстоит поместить. Это формирует архивную систему предприятия и делает проще ориентацию среди накопленных бумажных ресурсов.

Одновременно с этим номенклатура дел кадров, бухгалтерия, а также общая по предприятию содержит четкое определение временных промежутков применительно к разным категориям документации. В структурированной системе прописано, сколько именно времени хранить документы, скомпонованные в конкретное дело. При создании дела с использованием исполненных документов необходимо сразу предположить, сколь длительным будет срок хранения. Этот этап принято называть первичной экспертизой, позволяющей выявить ценность документации.

Индекс, система и базовая информация

Номенклатура дел официально декларирует, по какой системе необходимо индексировать дела. Эта информация актуальна при регистрационном учете, так как установленный номенклатурой индекс является элементом регистрационного номера, присваиваемого каждому отдельному документу на предприятии. Номенклатура представляет собой информативный справочник, позволяющий быстро проанализировать особенности структурной организации конкретного юридического лица.

Документация используется, когда необходимо сформировать опись дел. Это актуально для хранения бумаг, которым по закону установлены сроки более десятилетия, в том числе постоянное хранение. Это делает номенклатуру дел главным учетным документом, применяемым в отделах, ответственных за делопроизводство на предприятии.

Учет и дальнейшая разработка

Нередко номенклатура дел представляет собой наиболее удобный документ, через который реализуется на предприятии учетная система, позволяющая держать под контролем временные дела, то есть предназначенные для хранения в пределах десятилетия.

Еще одно важное назначение номенклатуры дел - это ее применимость при формировании справочной картотеки, необходимой для поддержания актуальной информации об исполненной документации. Классификационная система, примененная при формировании номенклатуры, становится базой для создания картотеки, предоставляющей справочные сведения о документообороте внутри организации.

Как это выглядит?

Образец номенклатуры дел может выглядеть следующим образом.

При оформлении документации необходимо указывать свои наименования предприятия, отделов, для которых номенклатура вводится, а также актуальные даты.

Это важно!

Иногда предпринимателю кажется, что при относительно маленьком документообороте введение номенклатуры - это лишь морока, излишнее «бумагомарательство», которое не принесет реальной пользы. Такой подход к вопросу категорически неверен. Необходимо внедрить корректную, подходящую, учитывающую особенности конкретной организации номенклатуру в любой современной компании. Разрабатывая документ, необходимо проконтролировать, чтобы он охватывал весь объем документооборота предприятия, в том числе этапы создания. Необходимо, чтобы все отрасли деятельности, процессы и активность компании были отражены в номенклатуре.

Прочитать общепринятые требования к составлению такого нормативного документа можно в принятых на государственном уровне правовых актах. Этому посвящены введенные для архивов компаний правила работы, типовые инструкции, регламентирующие документооборот предприятий. В 1988 году была разработана государственная система документационного обеспечения, которая и по сей день актуальна. Регулярно принятые на государственном уровне документы дорабатываются с учётом реалий наших дней, в том числе применения электронно-вычислительной техники, в то же время базовые теории систематизации и классификации остаются прежними.

Формы номенклатуры

В классическом варианте этот документ составляют как таблицу. Индексы, классификации становятся базой для регистрационных процессов документации, формируемой внутри предприятия, исходящей из нее внешним адресатам и принимаемой для обработки из внешних источников. Хорошо составленная номенклатура является удобным инструментом для формирования иных классификаторов, обязательно сопровождающих процесс делопроизводства любой современной компании. Так, предварительное рассмотрение документации нередко требует наличия классификатора вопросов, участков для обсуждения. Также специальные классификаторы требуются для исполненной документации. При внедрении электронной системы необходима разработка навигаторов, представлений, отражающих разные структурные подразделения и исполнителей. Дополнительно на основании номенклатуры дел можно разработать систему, позволяющую упорядочить документацию, подлежащую специальному контролю, а также другие типы.

Номенклатура принадлежит к категории плановой документации. В ней можно найти заголовки дел, предполагаемые для планирования, учета в разных направлениях активности, хозяйственной деятельности предприятия. Из номенклатуры видны функции, возложенные на компанию. Документ составляется на следующий год, поэтому в него необходимо закладывать не только имеющиеся возможности и нужды документооборота, но и планируемые в ближайшем будущем. Желательно, чтобы при составлении номенклатуры удалось довольно точно спрогнозировать нужды системы документооборота на предприятии на ближайшую пятилетку, хотя такое в нынешних сложных экономических условиях, вынуждающих предприятия подстраиваться, не всегда осуществимо.

Реальность и план

В практическом применении чаще всего номенклатуру дел рассматривают как учетную документацию, что обусловлено наличием номера, индекса у каждого заголовка, внесенного в список. Итоговая номенклатурная запись, подводящая результаты года, позволяет делать вывод о количестве, категориях дел, заведенных за истекший период. Также можно подсчитать, не прилагая особенных усилий и не теряя времени зря, число дел, томов, заведённых за прошедшее время. Это дает количественную характеристику документального фонда, системы документооборота. Необходимость такого анализа возникает как в рамках отдельного структурного подразделения, так и организации в целом.

Номенклатура, выступающая в качестве учетной документации, может использоваться, когда дела передают в архив. Это справедливо в первую очередь для предназначенных на временное хранение - не более десятилетия. Номенклатура также представляет удобную базу формирования описи, в которую включают дела, предназначенные для хранения на постоянной основе либо временной, если срок превышает десятилетие. Номенклатура удобна, когда формируется опись дел, содержащих документацию по персоналу компании, а также актов, фиксирующих уничтожение документов, выделение бумаг, которые не нужно или нельзя хранить.

Специфика некоторых типов организаций

Обязательным мероприятием будет составление номенклатуры для любого государственного учреждения. Этот документ должен присутствовать в муниципальных, подведомственных территориальных юридических лицах. Обусловлен такой обязательный порядок фактом передачи документации, формируемой в организациях, учреждениях, на хранение в архивы муниципалитета или федерального уровня.

Если речь идет о частной организации, тогда формирование номенклатуры также обязательно, но требования, которые предъявляются к ней, намного менее строгие. С одной стороны, документ так же многофункционален - это не зависит от участия государства в работе компании. Рекомендовано разрабатывать номенклатуру в момент, когда юридическое лицо только еще создается. При поглощении, слиянии нужно заново сформировать такую систему классификации документооборота, если при этом формируется новое юрлицо. По правилам разработка номенклатуры - это исключительно приоритетная задача, и над ней необходимо трудиться еще до формирования инструкции, описывающей правила документооборота.

Перефразируя известное высказывание, напомним: порядок в документах - порядок в управлении. Первый шаг в этом процессе - разработка номенклатуры дел. О значении данного нормативного документа в вопросах систематизации информации рассказывает опытный специалист по делопроизводству В.С. Иритикова.

Значение номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen – имя, название, наименование.

Цель создания номенклатуры дел – закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов, возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы, т.е. в дела с конкретными, точными и исчерпывающе понятными исполнителям названиями (заголовками дел). Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, классификации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел всегда является одним из основных классификационных справочников организации. Она устанавливает систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая закрепляется в форме главной таблицы номенклатуры дел. Индексы, присвоенные делам по номенклатуре, могут быть непосредственно использованы как основа (часть индекса) в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров.

На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте – «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, вопросам, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением, классификатор сроков хранения документов организации, список/классификатор ответственных за обеспечение сохранности и т.п.

Номенклатура дел является также плановым документом , т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно изменяться в течение примерно 5 лет). Плановый характер номенклатуры дел (как и её значение в качестве одной из форм классификации документов) был заложен исторически в определение этого термина: «номенклатура дел представляет собой список конкретных наименований дел, заводимых учреждением или его структурным подразделением на будущий год» («Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР». М., 1964)

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер) , а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения.

По номенклатуре дел как учетному документу могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. Следует отметить, что первый этап экспертизы ценности документов организации начинается в процессе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и намечаются сроки их хранения. Таким образом, номенклатура дел позволяет соблюдать принцип единства в учёте, систематизации, описании и поиске документов и в делопроизводстве, и в архиве организации.

Номенклатуру дел можно рассматривать и в качестве организационного документа . Классификационная схема (главная таблица) номенклатуры дел закрепляет организационный аспект формирования документального фонда организации, отражает или схему оргструктуры (но не всегда обязательно должна быть идентична ей) или основные направления (функции) её деятельности, фиксирует комплексы документов (дела), устанавливает сроки их хранения.

Номенклатура дел является обязательным для составления локальным нормативом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях, и органах местного самоуправления, документы которых подлежат передаче в установленном порядке в государственные или муниципальные архивы.

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, что соответствует концепции управления документами и требованиям ГОСТ Р ИСО 15489-1 – 2007.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Номенклатура дел структурного типа

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в её главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа.

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Лучшие практики рекомендуют в качестве первого названия раздела (класса 01. в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией, на уровне руководства.

Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия: «Управление делами» , «Управление документооборота и контроля» , «Департамент Генерального секретариата», «Административное управление», «Секретариат», «Общий отдел» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «профсоюзный комитет», «профсоюзная организация», «организация ветеранов предприятия» .

Например, организация имеет организационную структуру, закрепленную в штатном расписании. В главной таблице номенклатуры дел сначала должны быть перечислены так называемые «инфраструктурные» подразделения, которые обеспечивают общие функции управления, а далее – подразделения по основным направлениям деятельности по степени их значимости:

Структура по штатному расписанию:

1. Генеральный директор

2. Коммерческий директор

3. Заместитель генерального директора по экономике и финансам

4. Заместитель генерального директора по качеству

5. Заместитель генерального директора по безопасности, режиму, гражданской обороне и чрезвычайным ситуациям

6. Главный бухгалтер

7. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

8. Аппарат генерального директора

9. Склад сырья и готовой продукции

10. Отдел кадров

11. Отдел информационно-технологического обеспечения

12. Отдел логистики

13. Отдел бухгалтерского учета

14. Отдел сетевых продаж

15. Отдел региональных продаж

16. Отдел маркетинга

17. Финансовый отдел

18. Планово-экономический отдел

19. Лаборатория контроля качества сырья

20. Отдел контроля качества готовой продукции

21. Производственный отдел

Главная таблица номенклатуры дел структурного типа:

01. Аппарат

02. Отдел правового обеспечения и корпоративного управления

03. Отдел внутреннего аудита

04. Отдел кадров

05. Планово-экономический отдел

06. Финансовый отдел

07. Отдел бухгалтерского учета

08. Отдел информационно-технологического обеспечения

09. Отдел маркетинга

10. Производственный отдел

11. Лаборатория контроля качества сырья

12. Отдел контроля качества готовой продукции

13. Склад сырья и готовой продукции

14. Отдел логистики

15. Отдел сетевых продаж

16. Отдел региональных продаж

Таким образом, при разработке номенклатуры дел структурного типа необходимо обращать внимание и на «гармонизацию» индексов, принять решение о том, в каких деловых процессах какие индексы должны применяться для идентификации документов.

Номенклатура дел производственно-отраслевого и функционального типа

В номенклатуре дел производственно-­отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации, закрепленные уставом. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов) в главной таблице номенклатуры дел функционального типа. Например: типов разрабатывать сложнее, для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления и построения организационных структур, но они более стабильны и могут пересматриваться, действительно, только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная .

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел .

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

В четвертом квартале каждого календарного года служба делопроизводства приступает к реализации одного из своих важнейших плановых мероприятий - к разработке или пересмотру и подготовке к переутверждению номенклатуры дел организации на следующий календарный год. Если организационная структура, деятельность и функции относительно стабильны, то в последнем квартале текущего года номенклатура дел организации только уточняется, переоформляется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Но в этом году начал действовать новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558). Это потребует от каждой службы делопроизводства проведения серьезной аналитической работы. Необходимо сравнение действующей в организации номенклатуры дел (конкретных заголовков дел и сроков хранения) с названиями категорий документов и обобщенными наименованиями видов документов, которые закреплены в статьях Перечня. Следует изучить установленные Перечнем новые сроки хранения и применить их к тем делам, формирование которых предусматривается номенклатурой дел вашей организации в следующем году (а при необходимости - уточнить заголовки дел) и обязательно переоформить ссылки на номера статей нового Перечня при указании сроков хранения дел.

Зачем нужна номенклатура дел?

Н оменклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке .

В переводе с латинского nomenclature означает «перечень, роспись имен», а nomen - имя, название, наименование. Цель создания номенклатуры дел - закрепить структуру документального фонда организации и схему группировки документов , возникающих по всем вопросам деятельности, в первичные комплексы (т.е. в дела) с конкретными, точными и понятными исполнителям названиями (заголовками дел) . Группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой дел называется формированием дел и осуществляется с целью их систематизации, учета, быстроты поиска и обеспечения сохранности.

Номенклатура дел является одним из основных классификационных справочников организации. Она закрепляет систематизацию дел и документов в делах в соответствии с определенной классификационной схемой, которая разрабатывается в форме главной таблицы номенклатуры дел в начале процесса ее разработки. Схема классификации и индексы, присвоенные делам по номенклатуре дел, могут быть непосредственно использованы как основа в процессе регистрации поступающих и отправляемых документов при формировании их конкретных регистрационных номеров. На основе хорошо составленной номенклатуры дел могут быть разработаны другие классификаторы, необходимые в делопроизводстве организации, например, классификатор участков и вопросов деятельности для осуществления предварительного рассмотрения документов, схема классификации исполненных документов (в электронном документообороте - «навигаторы», «представления» по структурным подразделениям, исполнителям и т.п.), классификатор документов, подлежащих обязательному контролю за исполнением и др.

Номенклатура дел является плановым документом , т.к. содержит заголовки дел, которые будут сформированы и учтены по направлениям деятельности или функциям организации в следующем году (и на перспективу, если эти направления деятельности не будут существенно меняться в течение примерно 5 лет).

На практике номенклатура дел рассматривается прежде всего как учетный документ , поскольку в ней каждому заголовку дела присваивается свой индекс (номер), а в конце года в итоговой записи номенклатуры дел о категориях и количестве дел, заведенных в конкретном делопроизводственном году, фиксируется, сколько дел и сколько томов каждого дела заведено, т.е. фиксируются итоговые количественные характеристики документального фонда организации или структурного подразделения (см. Пример 5). По номенклатуре дел (как учетному документу) могут быть сданы в архив организации дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения. На основании номенклатуры дел составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, опись дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Номенклатура дел является обязательным для составления документом в государственных органах, их подведомственных территориальных организациях и муниципальных учреждениях, документы которых подлежат передаче в государственные или муниципальные архивы .

В негосударственных организациях номенклатура дел в полной мере выполняет свою роль многофункционального документа и инструмента управления документальным фондом, когда она разрабатывается в момент создания организации «с нуля» или по итогам сделки слияния и поглощения, когда образуется новое юридическое лицо (разрабатывается в приоритетном порядке, даже раньше, чем инструкция по делопроизводству). В ином случае она играет роль лишь учетного документа.

Типы и виды номенклатур дел

Как классификатор номенклатура дел может быть структурного типа, производственно-отраслевого типа, функционального типа.

Если названиями разделов номенклатуры дел (классами в главной таблице) являются названия структурных подразделений организации, то она представляет собой классификационный справочник структурного типа .

Названия разделов, которые представляют собой названия структурных подразделений в номенклатуре дел структурного типа, должны быть расположены по степени значимости подразделений в деятельности организации, в последовательности, соответствующей (но не всегда идентичной) утвержденной схеме организационной структуры и штатному расписанию. Необходимо также учитывать лучшие практики, рекомендующие в качестве первого названия раздела (класса 01 в главной таблице) выделять название подразделения, в котором происходит группировка в дела организационно-распорядительной документации на уровне управления всей организацией (на уровне руководства). Так, в государственных органах и органах местного самоуправления, которые в соответствии с требованиями Правил делопроизводства разрабатывают номенклатуры дел структурного типа, в качестве названия первого раздела могут быть использованы названия «Управление делами», «Управление документооборота и контроля», «Административное управление», «Секретариат» или другие, которые используются для названия службы делопроизводства. А завершает состав разделов номенклатуры дел обычно название общественной организации, например, «Проф­союзный комитет», «Профсоюзная организация», «Организация ветеранов предприятия».

В номенклатуре дел производственно-отраслевого типа основаниями для классификации и названиями разделов в главной таблице являются направления деятельности организации. Функции, выполняемые организацией, закрепляются в качестве названий разделов (классов в главной таблице) номенклатуры дел функционального типа.

Номенклатуру дел структурного типа разрабатывать легче, но она подлежит более частому пересмотру в связи с каждым изменением структуры организации. Номенклатуры дел производственно-отраслевого и функционального типов разрабатывать сложнее (для этого необходимо знать основы организационного развития, процессного управления), но они более стабильны и могут пересматриваться действительно только 1 раз в 5 лет, как и другие документы, относящиеся к организационным.

Различают три вида номенклатур дел: индивидуальная номенклатура дел конкретной организации, типовая и примерная.

Индивидуальная номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения. Номенклатура дел организации, составленная на основе номенклатур дел ее структурных подразделений, называется также сводной номенклатурой дел .

Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными перечнями однотипных (унифицированных) заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организаций с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов.

В типовой номенклатуре дел устанавливаются типовой состав дел, единая индексация этих дел, единые сроки хранения для однотипных документов. Типовая номенклатура дел является нормативным документом и имеет обязательный характер.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел (с указанием их примерных индексов), заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, и имеет рекомендательный характер.

Чем руководствоваться при разработке номенклатуры дел?

Правовые и организационные основы разработки номенклатур дел в настоящее время устанавливаются , в соответствии с требованиями которых государственный орган формирует свой документальный фонд из образующихся в его деятельности документов путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел. Номенклатура дел как основа формирования документального фонда рассматривается и в .

Основными нормативно-методическими документами, которыми следует непосредственно руководствоваться при разработке номенклатуры дел, в настоящее время являются:

• Основные правила работы архивов организаций. Данный нормативно-методический документ одобрен решением коллегии Росархива 06.02.2002. Сейчас ожидается издание нового документа в статусе нормативного (т.е. обязательного для применения) - в следующем году возможно появление Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях;
• Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 31.07.2007 № 1182; далее - Перечень типовых архивных НТД);
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558; далее - Перечень типовых управленческих архивных документов).

Следует иметь в виду, что перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный руководителем Федеральной архивной службы России в 2000 году, совсем недавно признан утратившим силу (согласно приказу Федерального архивного агентства от 26.08.2010 № 6).

Перечни типовых архивных документов со сроками хранения (типовые перечни) являются нормативными документами и имеют обязательный характер. Типовые перечни служат нормативной основой для разработки:

• ведомственных или отраслевых перечней документов со сроками хранения, создание которых федеральными органами исполнительной власти для подведомственных организаций предусмотрено разделом 5 Правил делопроизводства, и
• примерных перечней со сроками хранения, которые разрабатывают архивные учреждения в субъектах РФ для однотипных организаций или однотипных категорий документов (по личному составу, образующихся в процессе акционирования и т.п.).

Ведомственные перечни документов со сроками хранения, отражающие отраслевую специфику документальных фондов государственных и иных органов (например, перечень документов со сроками хранения, разработанный Банком России), могут быть использованы как нормативные документы межотраслевого характера при установлении сроков хранения документов, не нашедших отражения в типовых и примерных перечнях.

Нормативными документами для некоторых организаций являются и типовые номенклатуры дел , которые обычно вышестоящие органы разрабатывают и утверждают для сети своих территориальных и подведомственных организаций, осуществляющих однотипные функции. Следовательно, в их деятельности возникают однотипные документы, по отношению к которым возможно сформулировать однотипные заголовки дел, установить обязательные сроки хранения и даже типовую индексацию дел.

В последнее время архивными учреждениями в субъектах Российской Федерации активно разрабатываются примерные номенклатуры дел для однородных организаций (отделов ЗАГС, «служб одного окна», отделов образования, нотариата и т.п.), которые в основном являются источниками комплектования муниципальных архивов.

Типовые и примерные номенклатуры дел обычно считаются методическими пособиями, которые могут использоваться при разработке индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации. Но сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, должны быть перенесены в индивидуальную номенклатуру без изменений , и в этом заключается «нормативность» данных видов номенклатур дел.

И, наконец, конкретные сроки хранения документов, не установленные перечнями и типовыми или примерными номенклатурами дел , может установить экспертная комиссия (ЭК) или центральная экспертная комиссия (ЦЭК) самостоятельно, оформив решение в протоколе заседания, на котором рассматривался вопрос о согласовании номенклатуры дел на следующий год, или в процессе подготовки соответствующих предложений на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения.

ЭК, в состав которой должны включаться наиболее квалифицированные сотрудники организации, при принятии подобных решений руководствуется действующим законодательством и нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, в которых в настоящее время «точечно» (в связи с регламентацией конкретного вопроса в определенной сфере деятельности) могут устанавливаться (а в последнее время это происходит все чаще) сроки хранения некоторых конкретных видов и разновидностей документов. Эту особенность отраслевого регулирования обычно знают и учитывают в своей деятельности члены ЭК организации.

Алгоритм разработки

В алгоритме разработки номенклатуры дел можно выделить 4 этапа работ, выполнение которых требует системных знаний о деятельности организации и о делопроизводстве:

• 1 этап: выбор типа номенклатуры дел организации, разработка классификационной схемы (главной таблицы);
• 2 этап: формулирование заголовков дел (описание состава и содержания документа в заголовке дела с использованием так называемых признаков заведения дел) и установление сроков хранения дел;
• 3 этап: систематизация (расположение) заголовков дел в номенклатуре дел в установленной последовательности (по степени значимости документов и с учетом их взаимосвязи);
• 4 этап: оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Ответственность за разработку индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации возлагается на службу делопроизводства. Архив организации или лицо, ответственное за архив, оказывает методическую и практическую помощь в разработке номенклатуры дел, согласовывает (визирует) ее проект, но не может быть ответственным за ее составление. Это необходимо помнить при составлении проекта приказа о разработке номенклатуры дел организации на следующий календарный год. К сожалению, довольно часто ответственность за разработку номенклатуры дел в форме прямого поручения в подобного рода приказах возлагается на заведующего архивом, который не отвечает за документальный фонд организации, а обеспечивает комплектование, учет, сохранность и использование архивного фонда.

По общему правилу номенклатура дел организации (сводная) должна составляться на основании индивидуальных номенклатур дел структурных подразделений , согласованных ими с архивом или лицом, ответственным за архив, и подписанных руководителями этих структурных подразделений. Но в подразделениях практически никогда не хватает ресурсов и отсутствуют специалисты, способные разработать собственные номенклатуры. Поэтому можно рекомендовать оформить в приказе о разработке/составлении номенклатуры дел прямое поручение руководителям структурных подразделений представить в службу делопроизводства только списки/перечни:

• названий дел (папок), в которых хранятся документы, возникающие в деятельности подразделения,
• баз данных, директорий и представлений, в которых создаются и хранятся документы в электронном виде.

Тем более, что в случаях изменения структуры, направлений деятельности, функций и «коренного» пересмотра номенклатуры дел (1 раз в 5 лет) трудно ожидать от подразделений предоставления качественной номенклатуры. Основную аналитическую работу по созданию номенклатуры дел организации должна основательно выполнить служба делопроизводства самостоятельно или заказать эту работу компании, предоставляющей услуги разработки номенклатуры дел и другие архивные или делопроизводственные услуги на условиях аутсорсинга.

Классификационная схема

Номенклатура дел должна закреплять систематизацию всех дел, возникающих на всех документируемых участках деятельности организации. На первом этапе разработки номенклатуры дел изучаются устав организации или положение об органе управления, положения о структурных подразделениях, схема организационной структуры, структура и штатная численность, штатное расписание, планы и отчеты по основным направлениям деятельности. Выявляются временно действовавшие в организации комиссии, подразделения, органы, включая ликвидационную комиссию, дела которой должны быть включены в номенклатуру дел ликвидируемой организации. Анализу подлежат и номенклатуры дел за предыдущие годы, если они составлялись, а также конкретные первичные комплексы документов - дела, сформировавшиеся и в службе делопроизводства на уровне управления организацией, и в структурных подразделениях. В процессе разработки классификационной схемы индивидуальной номенклатуры дел конкретной организации используют также классификационные схемы (разделы содержания) типовых и ведомственных перечней документов со сроками хранения, типовых и примерных номенклатур дел.

Результатом работы на первом этапе должны стать решение о типе номенклатуры дел организации и ее классификационная схема (главная таблица). См. Пример 2.

До недавнего времени считалось, что если организация небольшая и не имеет внутренней структуры, то в ней составляется номенклатура дел производственно-отраслевого или функционального типа. Но процессное управление, внедрение матричных (не иерархических) маркетинговых, клиентских и т.п. «рыночных» схем внутренней организации предприятий делают актуальными номенклатуры дел функционального типа даже для крупных организаций.

Заголовки дел и определение сроков их хранения

Самая сложная аналитическая работа выполняется на втором этапе разработки номенклатуры дел, когда формулируются заголовки дел и одновременно определяются/намечаются сроки их хранения. Работу на этом этапе удобно выполнять на бумажных карточках, в таб­лице Excel или в базе данных, что обеспечивает удобство последующей систематизации заголовков дел.

Формулирование заголовков дел означает описание состава и содержания документов, которые будут группироваться (подшиваться, формироваться) в этом деле. Описание осуществляется на основе так называемых признаков заведения дел, методологической основой выделения которых являются реквизиты документов.

Известны шесть признаков заведения дел :

• номинальный - название вида дела (переписка, журнал, книга) или вида/разновидности документов (приказы, распоряжения, протоколы заседаний и т.п., т.к. все документы, за исключением писем, имеют название вида и «сами себя называют»);
• авторский - название организации, структурного подразделения или должностного лица - автора документа (любой документ имеет автора, это один из идентификационных реквизитов документа);
• предметно-вопросный - краткое содержание документов дела (текст есть в любом документе);
• корреспондентский - название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат - основной реквизит в письме);
• географический - название местности (территории), с которой связано содержание документов дела (используется в сочетании с корреспондентским признаком, т.к. в реквизите адресат, как правило, оформляются две части: кому и куда направляется письмо);
• хронологический - даты (период), к которым относятся документы дела (дата - реквизит, который присутствует в любом документе).

В схеме описания состава и содержания документов дела делается также указание на копийность документов (так называемый «экспертный» признак).

При описании состава и содержания документов в заголовке дела необходимо использовать максимальное количество признаков заведения дел. Традиционно сложились следующие примерные схемы формулирования заголовков дел :

1. Вид документа - его содержание:
   «Журнал регистрации поступающих документов».
2. Вид - автор - содержание:
   «Приказы генерального директора по основной деятельности»;
   «Приказы генерального директора по административно-хозяйственной деятельности»;
   «Распоряжения Главы муниципального образования г. Верея по административно­организационным вопросам. Копии».
3. План/отчет - содержание - период:
   «Годовой финансовый план на 2011 год».
4. План/отчет - автор - содержание:
   «Квартальные отчеты территориальных органов о повышении квалификации и обучении сотрудников».
5. Переписка - корреспондент - содержание:
   «Переписка с подведомственными территориальными органами о повышении квалификации и обучении сотрудников».
6. Переписка - корреспондент - территория - содержание:
   «Переписка с подведомственными территориальными органами Центрального Федерального округа о повышении квалификации и обучении сотрудников».
7. «Документы» (обобщенное название документов по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводства) - содержание - перечисление основных разновидностей:
   «Документы о проведении аттестации сотрудников (план, программы, протоколы заседаний аттестационной комиссии)».

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разная переписка», «общие материалы» и т.п.). Неконкретные формулировки часто встречаются в делах бухгалтерии. Например, дело «Счет 0 302 00» в бухгалтерии бюджетной организации должно быть названо «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00» , и в это дело должны быть сгруппированы вслед за оборотно-сальдовой ведомостью счета, счета-фактуры, накладные по расчетам с поставщиками услуг по календарным периодам. В процессе формирования дела и образования нескольких томов заголовок самого дела на обложке может уточняться, например, «Оборотно-сальдовые ведомости по счету 0 302 00 (расчеты с поставщиками услуг в 1 квартале 2011 г.)» .

В случае необходимости, когда в заголовке отражается копийность документов дела, в графе номенклатуры дел «Примечание» может быть оформлена отметка о том, где хранится оригинал. Например, в примечании к делу «Положение об отделе и должностные инструкции сотрудников. Копии» может быть указано: «Подлинники - в отделе труда и заработной платы» .

В процессе формулирования заголовков дел необходимо также учитывать и правила группировки документов в дела . Так, допускается в одно дело формировать план и отчет об исполнении этого плана («Годовой план работы отдела и отчет о его выполнении» ), а также план или отчет и переписку, возникшую в ходе исполнения этого плана или подготовки данного отчета («Квартальные отчеты подразделений о мероприятиях по охране труда и переписка об их составлении» ).

Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, т.е. документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела.

В дело включается только один экземпляр документа, т.е. дополнительные экземпляры, а также проекты и черновики документа (за исключением особо ценных) в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата.

В дело формируются документы одного календарного года (за исключением переходящих, судебных, личных дел и «досье»; кстати, к личным делам в обязательном порядке оформляется внутренняя опись документов дела).

Напоминаем, что в перечнях устанавливаются названия категорий документов, поэтому не следует механически переносить названия статей и формулировки перечня в конкретную номенклатуру дел.

Вместе с формулированием конкретного заголовка намечается и срок хранения документов данного дела. Любой перечень документов со сроками хранения имеет указатель, в котором в алфавитном порядке перечисляются категории документов, виды и вопросы их содержания со ссылками на номера соответствующих статей перечня, в которых установлены сроки хранения. Как правило, срок хранения в перечне указывается с учетом экспертного признака и места составления или разработки документа, а также снабжается примечаниями, обычно содержащими условия, при которых должен соблюдаться установленный срок хранения. Конкретный заголовок дела разработчик номенклатуры дел должен соотнести с категорией и видом документа по перечню и сделать профессиональное заключение о сроке его хранения с учетом условий, определенных перечнем.

Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел. Причем на карточке необходимо сначала указать название раздела или подраздела главной таблицы номенклатуры дел, в который в последующем будет оформлен конкретный заголовок дела со сроком хранения (см. Пример 3). Рекомендуем также для удобства последующей систематизации (сортировки) заголовков отметить на карточке категорию, к которой относятся документы конкретного дела (организационные, распорядительные, учетные, переписка с гражданами, переписка с подведомственными органами и т.п.). Следует обратить внимание и на то, что срок хранения в номенклатуре дел необходимо оформить в том виде, который установлен перечнем, включая условные сокращения, знаки препинания, примечания и условия соблюдения данного срока.

Например, при анализе документов в бухгалтерии бюджетной организации может быть оформлена следующая карточка (сделаны записи в базе данных или таблице Excel):

Перечни документов устанавливают сроки хранения документов:

• конкретные (3 г., 5 л., Пост. - «постоянно») или
• условные (с отметками «ЭК», «ЭПК», «До минования надобности», «При условии завершения ревизии» и т.п.).

Срок «5 л. ЭК» означает, что после истечения пяти лет хранения вопрос о дальнейшем хранении или выделении документов дела к уничтожению должен быть рассмотрен экспертной комиссией (ЭК) организации после проведения экспертизы ценности.

Отметки «ЭК» , «ЭПК» , «ЦЭК» могут означать, что в процессе экспертизы ценности часть документов дела может быть отнесена к сроку хранения «постоянно».

Срок хранения типовых архивных управленческих документов «До минования надобности» не может быть менее одного года.

Срок хранения «Пост.» («постоянно») в негосударственных организациях означает прежде всего «до ликвидации организации», т.е. решение о судьбе документов дела будет принимать ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий, и он не может быть менее 10 лет.

Сроки хранения документов, созданных на бумажных носителях и на электронных носителях, одинаковы и не зависят от носителя! Наоборот, согласно ГОСТу Р ИСО 15489-1-2007 выбор носителя определяется сроками хранения документов.

Уменьшение сроков хранения , установленных перечнями типовых архивных документов или типовыми и примерными номенклатурами дел, запрещается . А увеличение сроков вполне возможно, в том числе и по решению ЭК организации.

Систематизация (расположение) заголовков дел

На третьем этапе разработки номенклатуры дел осуществляется систематизация (расположение) заголовков дел по разделам проекта номенклатуры дел в определенной последовательности. Эту последовательность определяют два решающих фактора - степень значимости документов и их взаимосвязь .

Систематизация документов производится путем сортировки оформленных карточек с заголовками дел и сроками их хранения (или сортировки соответствующих записей/полей в базе данных). Схема расположения заголовков дел предусматривает, что в начале каждого раздела должны располагаться заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Заголовки дел с распорядительными документами вышестоящих организаций (решения, приказы, указания, поручения) при этом должны располагаться перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Следует помнить, что документы, относящиеся к подсистеме организационных, регламентируют не оперативное управление, а более важные организационные, правовые стороны деятельности, поэтому являются более значимыми, имеют более длительный срок действия и долговременный (как правило, постоянный) срок хранения.

Итак, в схеме расположения заголовков дел лучшей рекомендацией является такая последовательность :

• организационные документы самой организации;
• распорядительные документы вышестоящих организаций. Копии;
• распорядительные документы самой организации;
• планы по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
• за планами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих планов;
• отчеты по степени значимости (годовые, квартальные, месячные);
• за отчетами возможно расположение дел с перепиской о составлении этих отчетов;
• договоры по степени значимости (возможна их дополнительная систематизация по алфавиту названий контрагентов);
• за договорами возможно расположение дел с перепиской о заключении или выполнении этих договоров, а также учетных документов и баз данных, в которых регистрируются эти договоры;
• переписка по степени значимости вопросов или по степени значимости корреспондентов и алфавиту их названий / фамилий;
• учетные документы (все виды отдельно существующих книг, журналов, картотек, баз данных);
• регламентирующие документы об организации делопроизводства и архива предприятия (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, описи дел, акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению).

Оформление, согласование и утверждение номенклатуры

Четвертый этап - оформление проекта номенклатуры дел, подписание, согласование и утверждение.

Сводная номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации или по образцу общего бланка, причем содержательная часть документа должна быть представлена в форме таблицы с установленным названием граф (см. Методические рекомендации, приложение № 19, а также Пример 5).

В графе 1 проставляются в валовом порядке индексы (номера) дел, включенных в номенклатуру. Индекс дела состоит из цифрового обозначения (кода) раздела и порядкового номера дела в пределах данного раздела. Индексы обозначаются парами арабских цифр, оформленных через дефис. Например, 01-03 , где 01 - код структурного подразделения (например, секретариат) и 03 - номер заголовка дела в данном разделе (в секретариате). В конце каждого раздела номенклатуры оставляются резервные номера (не более трех) для отражения дел, которые могут быть заведены вновь в делопроизводственном году. Рекомендуется по возможности сохранять одинаковые индексы для однородных дел внутри разных разделов номенклатуры, а для переходящих дел (когда делопроизводство по документам, содержащимся в них, не закончено) индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел из систематизированных карточек или базы данных переносятся заголовки дел (томов, частей). В течение года заголовки могут уточняться в процессе формирования документов дела.

Графа 3 в момент оформления номенклатуры дел как планового документа не заполняется. Она заполняется по итогам календарного/делопроизводственного года. В ней арабскими цифрами рядом с заголовками дел проставляется фактическое количество томов, частей с документами данного дела, заведенных в делопроизводстве.

Из систематизированных карточек с заголовками дел в графу 4 переносятся сроки хранения документов, номера статей по конкретному перечню или ссылки на статьи, пункты и подпункты законодательных актов и других нормативных правовых документов, на основании которых установлен срок хранения документов данного дела.

В графе 5 «Примечание» указываются название перечня документов, по которому устанавливаются сроки хранения документов дела, проставляются отметки «В электронном виде», «Переходящее», отметки о лицах, ответственных за формирование дела, и другие.

Подписывает сводную номенклатуру дел руководитель службы делопроизводства. На документе оформляются:

• виза руководителя архива организации или лица, ответственного за архив;
• гриф согласования с экспертной комиссией организации (если она образована);
• гриф согласования с архивным учреждением (если организация сдает документы в государственный или муниципальный архив и является источником их комплектования). Обычно согласование оформляется протоколом заседания ЭПК архивного учреждения. Процедура согласования номенклатуры дел с архивным учреждением проводится не реже 1 раза в 5 лет и осуществляется в обязательном порядке при коренном изменении структуры, направлений деятельности и функций организации, когда приходится разрабатывать новую номенклатуру дел.

Номенклатура дел оформляется в государственных органах и муниципальных учреждениях в четырех экземплярах , в негосударственных - в трех . 1-й экземпляр хранится в службе делопроизводства, 2-й передается в государственный или муниципальных архив, с ЭПК которого согласовывалась номенклатура дел. 3й экземпляр хранится в архиве организации или у лица, ответственного за архив, а 4й является рабочим экземпляром.

Сводная номенклатура дел утверждается руководителем организации (грифом утверждения или приказом) и регистрируется в общем потоке организационных или распорядительных документов. После ее утверждения служба делопроизводства направляет в структурные подразделения в виде выписок соответствующие разделы номенклатуры дел в качестве обязательного плана формирования дел в следующем году.

По окончании года заполняется графа 3 номенклатуры дел и оформляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей). Итоговые записи к номенклатуре дел каждого структурного подразделения передаются ответственными за делопроизводство в подразделениях в службу делопроизводства. Итоговая запись к сводной номенклатуре дел организации, т.е. количественные характеристики документального фонда, направляются в обязательном порядке службой делопроизводства в государственный или муниципальный архив (если документы организации передаются на соответствующее хранение) или в архив организации (если документы не передаются в государственный или муниципальный архив). Итоговая запись к номенклатуре дел подписывается руководителем службы делопроизводства, а отметка о передаче итоговых сведений в архив подписывается сотрудником, их передавшим, с указанием должности, расшифровки подписи и даты передачи.

Сноски

Свернуть Показать

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, - месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура - документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации - от составления до утверждения на следующий год.

ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА?

Номенклатура дел - это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года - с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений. Что касается коммерческих организаций, то в обязательном порядке ее должны разрабатывать только организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов. Для прочих номенклатура теоретически не обязательна.

Однако на практике любая организация рано или поздно приходит к необходимости ее создать: когда нужно избавиться от скопившихся за годы работы документов, установить сроки их хранения (иначе как понять, что можно уничтожать, а что нет?). А перечень дел и документов организации с указанием сроков хранения - это и есть номенклатура дел. Все это касается, конечно, тех организаций, которые растут и развиваются, а не топчутся годами на одном месте в ожидании штрафов от проверяющих органов.

При работе над номенклатурой дел следует руководствоваться двумя документами (первый носит нормативный характер, второй - рекомендательный):

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, далее - Правила 2015);

Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, далее - Основные правила).

ПОРЯДОК РАБОТЫ С НОМЕНКЛАТУРОЙ ДЕЛ

Правила 2015 делят все организации на две категории: те, которые являются источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, и те, которые таковыми не являются. Требования к номенклатурам дел первых, как нетрудно догадаться, строже (Таблица 1).

1 Пункт 4.18 Правил 2015.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).

Алгоритм работы с номенклатурой дел представим пошагово в блок-схеме и подробно рассмотрим каждый из этапов:

СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ

Когда номенклатура дел составляется впервые, что называется «с нуля», заниматься этим чаще всего приходится секретарю или отделу делопроизводства. Несмотря на то, что по Правилам 2015 и по рекомендации Основных правил делать это положено структурным подразделениям организации, такое поручение чаще всего получает именно секретарь. Возможно, это и объяснимо с точки зрения распределения обязанностей в коллективе (хоть и неверно), но без помощи коллег секретарь все равно не справится. Поучаствовать им так или иначе придется. На этом этапе задача составителя номенклатуры дел заключается в том, чтобы собрать информацию о делах и документах, которые образуются в деятельности каждого структурного подразделения.

Проще всего сделать это, разослав по отделам опросные лист ы. Минимум информации, которая нужна составителю, следующий:

Заголовки дел;

Вид носителя каждого дела (бумажный или электронный);

Сроки хранения дел (если подразделение знает, каким документом они установлены).

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель не

может владеть этой информацией в полном объеме. Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.

Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.

Приведем в качестве примера фрагмент расширенной формы опросного листа (Пример 1).

2 Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее - Перечень).

ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Индекс дела обычно состоит из двух частей, первая из которых - индекс подразделения по номенклатуре, вторая - порядковый номер дела внутри раздела номенклатуры. Например, 03-15 , где 03 является индексом подразделения, а 15 - номером дела (см. Примеры 2-5).

Если индексирование производилось ранее:

Нужно решить, продолжать пользоваться этой системой либо отменять ее и устанавливать новые индексы. Это зависит от того, какие подразделения пользуются ими и насколько эти индексы актуальны.

Разумным компромиссом станет обновление системы индексации с сохранением за подразделениями, использующими индексы, присвоенных им номеров.

Если прежняя система индексации вполне актуальна, то нет смысла ее менять. В этом случае номенклатура дел создается на ее основе.

Если до сих пор организация обходилась без индексов структурных подразделений, то подразделения получат номера в общем порядке на следующем этапе работы с номенклатурой дел.

СИСТЕМАТИЗИРУЕМ РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ И ЗАГОЛОВКИ ДЕЛ

Как мы уже сказали в определении, номенклатура дел является систематизированным перечнем дел организации. Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.

Подразделения выстраиваются в порядке, определенном штатной структурой организации, либо в соответствии с утвержденной ранее системой индексации структурных подразделений. Один раздел номенклатуры дел соответствует одному подразделению (Таблица 3).

При составлении индексов для структурных подразделений не обязательно использовать дефисы. В них при необходимости могут фигурировать косая черта или (и) буквенные обозначения. Основных принципов два: первый - стремление к простоте (не нужно «накручивать» трехэтажные обозначения, если этого можно избежать), второй - уникальность (индекс каждого подразделения должен существовать в единственном числе).

Дела внутри каждого раздела располагаются в порядке, рекомендуемом Основными правилами.

УСТАНАВЛИВАЕМ СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ

■ По типовым перечням. Основными документами, устанавливающими сроки хранения дел, являются типовые перечни. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения - «номер один» среди них.

Для производственных предприятий, проектных, строительных, а также всех прочих организаций, ведущих научно-техническую деятельность, действует Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182; в ред. от 28.04.2011).

Оба перечня имеют удобную, продуманную структуру.

■ По ведомственным перечням. Помимо типовых перечней, в России действуют перечни ведомственные, то есть относящиеся к определенному ведомству. Это, например:

Перечень документов, образующихся в процессе деятельности Федерального архивного агентства и подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Росархива от 30.01.2013 № 12);

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной налоговой службы, ее территориальных органов и подведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФНС России от 15.02.2012 № ММВ-7-10/88@; в ред. от 17.06.2015).

Перечень документов, образующихся в деятельности Федеральной службы исполнения наказаний, органов, учреждений и предприятий уголовно-исполнительной системы, с указанием сроков хранения (утвержден приказом ФСИН России от 21.07.2014 № 373) и др.

Организации, работающие в обозначенной отрасли, используют «свой» перечень в обязательном порядке. Все остальные могут применять ведомственные перечни в справочных целях.

■ По отраслевым нормативным актам. Наконец, сроки хранения документов (как правило, узкоспециальных) могут содержаться в отраслевых нормативных правовых актах: законах, правилах, инструкциях.

Так, например, Федеральный закон от 13.03.2006 № 38-ФЗ «О рекламе» (в ред. от 08.03.2015, с изм. от 03.07.2016) содержит специальную статью, которая так и называется - «Сроки хранения рекламных материалов» (ст. 2). А в отделах, занимающихся энергообеспечением предприятий, чтут Межотраслевые правила по охране труда (правила безопасности) при эксплуатации электроустановок (утверждены постановлением Минтруда России от 05.01.2001 № 3, приказом Минэнерго России от 27.12.2000 № 163; в ред. от 20.02.2003), в которых тоже указаны сроки хранения для ряда документов.

Очевидно, что секретарь или делопроизводитель совершенно не обязаны знать о существовании этих документов. Именно поэтому так важно при составлении номенклатуры дел взаимодействовать с коллегами из всех структурных подразделений своей организации.

■ По протоколам ЭК. Если срок хранения документа найти не удалось либо начальник одного из отделов выразил желание увеличить срок хранения дела относительно заявленного в перечне, срок устанавливается экспертной комиссией организации (Пример 2). Если нет комиссии - приказом генерального директора. В графе 4 номенклатуры дел вместо статьи по перечню будут в этом случае указаны данные протокола заседания ЭК или приказа.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же документа, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

К завершению этого этапа составитель получает заполненную форму номенклатуры дел.

СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

УТВЕРЖДАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

Номенклатура дел утверждается первым лицом организации - генеральным директором. Он заполняет гриф утверждения на первом листе документа на всех представленных ему для утверждения экземплярах номенклатуры.

ПЕРЕДАЕМ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ СТРУКТУРНЫМ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

УТОЧНЯЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ И УТВЕРЖДАЕМ ЕЕ НА СЛЕДУЮЩИЙ ГОД

Номенклатура дел действует в течение одного года. Пользоваться на протяжении многих лет одной и той же - большая ошибка. Даже если состав дел организации за это время не поменялся (что очень маловероятно), учесть дела, заведенные в течение одного года, при таком подходе не представляется возможным.

Поэтому в последние месяцы года, обычно в ноябре-декабре, номенклатура дел просматривается, в нее вносятся правки и изменения, после чего она вновь проходит процесс согласования и утверждается генеральным директором на следующий год.

Уточнение номенклатуры дел подразумевает:

Удаление из нее дел, которые не будут вестись в следующем году;

Внесение дел, заведенных в течение года;

Уточнение индексов подразделений, если проводились изменения организационной структуры предприятия.

Источником информации обо всех новых и закрытых делах являются структурные подразделения. Составитель номенклатуры должен подойти к начальнику или ответственному за делопроизводство работнику каждого из отделов в буквальном смысле с карандашом в руках и вместе с ним просмотреть состав дел. Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко.

■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года.

■ Вносим в номенклатуру вновь заведенные дела. Если в течение года в подразделении были заведены новые дела, то они вписываются от руки во все экземпляры номенклатуры дел в специально оставленные для этого строки. Для этих дел сразу же назначается срок хранения (см. Пример 4).

■ Отслеживаем индексацию дел в номенклатуре. При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Конечно, при этом нужно стремиться сохранить максимум индексов других дел.

Если из-за вновь заведенных приходится менять индексы других дел, следует помнить о так называемых переходящих делах. Это дела, которые не были завершены в делопроизводстве в прошедшем году и перейдут в новый. Лучший пример - судебные дела, которые могут быть переходящими на протяжении нескольких лет. Индексы переходящих дел нужно стремиться сохранить в первую очередь.

Например, если дело «Приказы по основной деятельности» (не переходящее) в 2016 г. имело индекс 01-08 , а в 2017 г. из-за появления новых дел изменится на 01-10 , это совершенно не страшно. А вот если дело «Инструкция по делопроизводству» (переходящее) с индексом 01-06 получит индекс 01-08 , то об этом придется делать отметку и в графе «Примечание» новой номенклатуры, и на самом деле.

■ Уточняем индексы при изменении структуры организации. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения. Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ

По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается. Закрытие предполагает:

Заполнение графы 3 «Количество дел»;

Подсчет количества дел по каждой категории;

Составление итоговой записи.

Графа 3 «Количество дел» заполняется от руки во всех экземплярах номенклатуры дел (Пример 5). Здесь указывается реальное количество единиц хранения каждого дела, заведенных за прошедший год. Единица хранения - это, как правило, один том дела, причем в одном томе содержится не более 250 листов. Источник этой информации - опять же структурные подразделения, каждое по своему разделу. Теперь предстоит посчитать отдельно количество дел постоянного хранения, дел временного хранения (до 10 лет и свыше 10 лет).

3 Федеральный закон от 02.03.2016 № 43-ФЗ «О внесении изменений в Федеральный закон “Об архивном деле в Российской Федерации”».

Кроме того, для составления итоговой записи предстоит выделить так называемые переходящие дела.

Организации, являющиеся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, передают сведения из итоговой записи в архивное учреждение, которому подведомственны. Об этом в конце итоговой записи делается отметка. Остальные организации могут убрать эти ненужные им строки из своей итоговой записи (Пример 6).